Formelt arbeid i lokallagene
Utdanningsforbundet Akershus
6. oktober 2015
Turid Pettersen
Lokallag i Utdanningsforbundet
428 kommuner – i prinsippet ett lokallag i hver
kommune. NB! Rømskog og Aurskog-Høland
Oslo er både fylkes- og lokallag.
Stor variasjon: Fra 12 medlemmer til rundt
regnet 7 700.
Lokallag i Utdanningsforbundet
Lokallagene er ett av fire besluttende
organisasjonsledd, jf. vedtektene § 14 og kan
fatte vedtak som forplikter medlemmene.
Eks.: Godtgjøringsordninger,
permisjonsreglement, lokale forhandlinger,
politisk streik m.m.
Utdanningsforbundet
Utdanningsforbundet er godt regulert hva gjelder
organisasjon, politikk, rettigheter, plikter m.m.:
- vedtekter
- politiske vedtak
- avtaleverk
To typer tillitsvalgte:
- organisasjonstillitsvalgte
- avtaletillitsvalgte
Formelt arbeid – hva er nå det?
«Ordning och reda» heter det i Sverige.
«Å ha orden i sysakene» er en norsk variant.
Tommelfingerregel:
Hva har vi selv forfattet/skrevet/laget/inngått
avtale om?
Protokoll eller referat?
Hva er forskjellen på protokoll kontra referat?
Utdanningsforbundet
Vedtaksføre organ: Protokoll
Rådgivende organ: Referat
Protokoller fra vedtaksføre organ må ha med de nødvendige
formaliteter og hvilke vedtak som ble fattet.
Referat fra rådgivende organ er ment å være kortfattede,
men er ikke alltid det, og gjengir gjerne synspunkt som kom
fram i møtet i tillegg til å konkludere med en tilråding.
Protokoll kontra referat
En protokoll skal godkjennes, f.eks.
- i neste møte
- ved underskrift av deltakerne eller
representanter for disse
Et referat trenger ikke godkjennes, men kan
godkjennes.
Å fatte seg i korthet
- Mange tale- og skriveføre i Utdanningsforbundet;
kunsten å begrense seg er krevende.
- Hvorfor bruke åtte sider når det holder med fire?
- Klipp-og-lim – ikke bare et positivt hjelpemiddel.
Protokoller skal ikke bare produseres – de skal
også leses. Og brukes.
Protokoll; formalia
Består grovt sett av to hoveddeler:
- formalia
- sakene
Formalia
• Logo, organisasjonsledd/-organ, lokallagsstyremøte nr. x/2015, xx.xx.2015
• Møtedato/tidspunkt
• Sted
• Til stede
• Permisjoner/forfall
• Møteledere
• Sekretær
• Forbehold om godkjenning i neste møte
• Saksliste
Protokoll; sakene
Hvordan er det hensiktsmessig å presentere sakene?
Saksnummer og tittel
Dokument, dvs. hvilke dokument foreligger i saken
(Saksansvarlig?)
(Ev. et kort resymé i saken?)
(Innstilling til vedtak?)  ja
Vedtak  entydig formulert. Mulig å få vedtakene mer
informative?
Ha med hvem som er ansvarlig for oppfølging?
Angi hvilken budsjettpost en bevilgning skal dekkes over?
Protokoller
Hva er aktuelt/relevant for
lokalplan?
Saksforberedelser
- Gode saksforberedelser kan lette
gjennomføringen av møtet og arbeidet med
protokollen etterpå.
- Alle lokallag har frikjøp, men dette varierer ut
fra medlemstall og egen økonomi.
 tidsklemme?
Innkalling og saksforberedelser
Det skal lages en innkalling, hvor formalia skal
være på plass.
Godt nok med e-post?
Hvilke arkivrutiner har lokallaget – fysisk og
elektronisk?
Innkalling
Lokallagsstyrets medlemmer
1. varamedlem
Leder av Pedagogstudentene
Ikke-møtende varamedlemmer til orientering
Innkalling til styremøte nr. 9/2015
Det innkalles til styremøte i Utdanningsforbundet NN
Sted:
Rådhuset, møterom B
Tid:
8 oktober 2015 kl. 15.00-18.00
Forslag til saksliste
Sak 56/2015: Godkjenning av innkalling og saksliste
Sak 57/2015: Godkjenning av protokoll
Sak 58/2015: Tariff 2016
Sak 59/2015: Landsmøte 2015
Sak 60/2015: Bemanningssituasjonen i barnehagene
Sak 61/2015: Aktuelle saker
Sak 62/2015: Eventuelt
Forfall meldes leder så raskt som mulig…
For Utdanningsforbundet NN
Eksempel saksforberedelse
Vi ser nærmere på disse sakene:
Sak 58/2015
Tariff 2016
Sak 60/2015
Bemanningssituasjonen i
barnehagene
Eksempel saksforberedelse forts.
Kommentar til sakslista
Sak 58/2015 Tariff 2016
Dok.: xxx
Det skal gjennomføres tariffhøring forut for
tariffoppgjøret 2016. Hvordan bør vi som lokallag legge
opp dette arbeidet? Medlemsmøte? Arbeidsplassbesøk?
Andre forslag?
Forslag til vedtak
Utdanningsforbundet NN …
Eksempel saksforberedelse forts.
Sak 60/2015
Bemanningssituasjonen i barnehagene
Dok.: Bemanningssituasjonen i barnehagene i NN kommune
Som kjent har lokallaget gjennomført en kartlegging av
bemanningssituasjonen i barnehagene i kommunen, både de
kommunale og de ikke-kommunale barnehagene. Kartleggingen viser
at (…noe om pedagogtetthet, antall dispensasjoner m.m.)
Forslag til vedtak
Utdanningsforbundet NN (…tas opp med kommunen som
tilsynsmyndighet/som barnehageeier, få medieoppslag…)
Ansvarlig for oppfølging: Leder og hovedtillitsvalgt
Arkivrutiner
- Utdanningsforbundet sentralt og på fylkesnivå
har et felles elektronisk
dokumenthåndteringssystem - 360⁰
- Hvilke arkivrutiner har man i lokallaget?
NB!
Vi skal ikke ha privatiserte og frakoblede
tillitsvalgte! Vi er Utdanningsforbundet.
Årsmøte
De fleste lokallagene har årsmøte hvert år; allmøter.
Årsmøtet i større lokallag – 800 medlemmer eller
flere – kan «vedta å gjennomføre delegatårsmøter
etter modell av den ordningen som praktiseres for
fylkeslagene, jf. § 44.» - sier § 57.2.
Fotnote 24 sier at lokallaget må søke fylkesstyret
om dette.
Årsmøte
Lokallagets høyeste myndighet.
- formelt organ
- viktig med gode saksforberedelser
- viktig med en god årsmøteprotokoll
Årsmøteprotokoll
Viktige element i en protokoll:
- formalitetene
- konstituering
- øvrige saker
Kan det være aktuelt å ha vedlegg til
protokollen?
Vedtektene
- er grunnmuren i enhver forening
- angir regler, rammer og prosedyrer, men
regulerer ikke alt
- skal sikre demokrati og innflytelse og hindre
maktmisbruk
Viktig å kjenne – og bruke – vedtektene!
http://www.utdanningsforbundet.no/upload/Publik
asjoner/Brosjyrer/Vedtekter_Utdanningsforbundet
%202012-2015.pdf
Vedtektene
A Generell del; §§ 1-27; gjelder alle nivå
B1
B2
B3
B4
Landsplan; §§ 28-41
Fylkesnivå; §§ 42-54
Kommunenivå; §§ 55-68
Arbeidsplassnivå; §§ 69-75
Retningslinjer
Retningslinjer vedtas av sentralstyret og supplerer vedtektene på ulike områder. Noen
eks.:
- Retningslinjer for Utdanningsforbundets tillitsvalgte etter hovedavtalene
- Retningslinjer vedrørende studentmedlemmer som er ansatt i pedagogisk stilling i
utdanningssystemet
- Retningslinjer for årsmøter i lokallag – sammensetning, valg og valgreglement
(allmøte)
- Retningslinjer for årsmøter i lokallag – sammensetning, valg og valgreglement
(delegatmøte)
- Generelle retningslinjer for håndtering av konfliktfylte personalsaker
http://www.utdanningsforbundet.no/Hovedmeny/Om-forbundet/Vedtekter-ogretningslinjer/Retningslinjer/