Arbeidsflyt og
eDOCS DM
Anne-Lill Holme
Løsningsrådgiver og partner
Contesto AS
eDOCS Brukerforum 2015
Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.
Arbeidsflyt – GTO
Document Management.
Dokumentstyring.
Collaboration.
Samhandling.
Workflow.
Arbeidsflyt.
Records
Arkiv.
Management.
Portalløsninger.
Portal solutions.
Contesto arbeidsflyt – hva kommer
 Standardisert modell for oppgavedistribusjon




•
•
Med dokument vedlagt
Bare oppgaven
Rollebasert rammeverk
Tilbyr egen innboks på web for bruker og administrator
Alle hendelser vises og utføres fra web-grensesnittet
Meldingstjeneste per e-post ved
•
•
•
•
Tildeling av oppgave
Delegering av oppgave
Avvisning av oppgave
Overskridelse av angitte tidsfrister
Document Management.
Dokumentstyring.
Collaboration.
Samhandling.
Workflow.
Arbeidsflyt.
Records
Arkiv.
Management.
Portalløsninger.
Portal solutions.
Contesto arbeidsflyt – hva kommer




Det medfølger en generisk arbeidsflyt som kan konfigureres med
•
•
•
Antall steg
Type godkjenning (parallell og sekvensiell)
Personer, grupper og roller
eDOCS integrasjon
•
•
Kan starte arbeidsflyt direkte fra eDOCS DM
Oppdatering av profil basert på gitte hendelser
Enkelt å opprette nye arbeidsflyt-modeller
•
•
Basert på mal(er)
Ad-hoc
Adaptivt design
•
Klargjort for mobile enheter
Document Management.
Dokumentstyring.
Collaboration.
Samhandling.
Workflow.
Arbeidsflyt.
Records
Arkiv.
Management.
Portalløsninger.
Portal solutions.
Eksempel:
Dokumentgodkjenning
Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.
Godkjenner
Verfiserer
Saksbehandler
Start arbeidsflyten fra eDOCS DM
 Høyreklikk på dokumentet og velg Send til godkjenning
 Dersom dokumentet allerede er i en
godkjenningsprosess, vil det komme opp en melding om
dette.
 Hvis ikke, åpnes startbildet
Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.
Legg inn Verifiserer og Godkjenner, sett dato
 Velg Verifiserer og
Godkjenner fra liste
 Listene kan hentes fra
eDOCS DM eller være
egendefinert
8
Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.
E-post sendt til Verifiserer (saksbehandler)
 Klikk på lenken for å gå
direkte til arbeidsflyten
 Du tas direkte til din innboks
for arbeidsflyt
9
Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.
I Tildelt-innboks, velg flyt og handling


10
Velg Aksepter, Deleger eller Avvis
Knappen Åpne dokument lar deg se og redigere dokumentet
Document Management.
Dokumentstyring.
Collaboration.
Samhandling.
Workflow.
Arbeidsflyt.
Records
Arkiv.
Management.
Portalløsninger.
Portal solutions.
Oppgave sendes til Akseptert-innboks

11
Velg ønsket flyt i Akseptert-listen i Innboks
Document Management.
Dokumentstyring.
Collaboration.
Samhandling.
Workflow.
Arbeidsflyt.
Records
Arkiv.
Management.
Portalløsninger.
Portal solutions.
Oppgaven startes fra Akseptert-innboks


12
Velg Godkjenn eller…
Historikken vises alltid under
Document Management.
Dokumentstyring.
Collaboration.
Samhandling.
Workflow.
Arbeidsflyt.
Records
Arkiv.
Management.
Portalløsninger.
Portal solutions.
Oppgaven startes fra Akseptert…

13
Eller du kan velge Avvis. Da må du legge inn en kommentar før du kan avvise oppgaven
Document Management.
Dokumentstyring.
Collaboration.
Samhandling.
Workflow.
Arbeidsflyt.
Records
Arkiv.
Management.
Portalløsninger.
Portal solutions.
Verifiserer har godkjent
 E-post sendes til Godkjenners
e-post
14
Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.
Tildelt oppgave for Godkjenner


15
Godkjenner har fått tildelt en oppgave
Oppgaven legges i Tildelt-listen hos Godkjenner
Document Management.
Dokumentstyring.
Collaboration.
Samhandling.
Workflow.
Arbeidsflyt.
Records
Arkiv.
Management.
Portalløsninger.
Portal solutions.
Godkjenner velger handling…

16
Godkjenner velger Aksepter og deretter Utfør
Document Management.
Dokumentstyring.
Collaboration.
Samhandling.
Workflow.
Arbeidsflyt.
Records
Arkiv.
Management.
Portalløsninger.
Portal solutions.
Eller Deleger….

17
Ved delegering må kommentar legges inn samt delegat velges
Document Management.
Dokumentstyring.
Collaboration.
Samhandling.
Workflow.
Arbeidsflyt.
Records
Arkiv.
Management.
Portalløsninger.
Portal solutions.
Eller Avvis…

18
Godkjenner velger Avvis, da må kommentar legges inn
Document Management.
Dokumentstyring.
Collaboration.
Samhandling.
Workflow.
Arbeidsflyt.
Records
Arkiv.
Management.
Portalløsninger.
Portal solutions.
Akseptert oppgave


19
Oppgaven legges til Godkjenners Akseptert-boks
Aksepterte oppgaver kan åpnes herfra
Document Management.
Dokumentstyring.
Collaboration.
Samhandling.
Workflow.
Arbeidsflyt.
Records
Arkiv.
Management.
Portalløsninger.
Portal solutions.
Godkjenner kan godkjenne…


20
Godkjenn oppgaven ved å velge Godkjenn og sluttfør
Ved Godkjenn og sluttfør settes status FS (Ferdigstilt via godkjenningsflyt) på dokumentet og det låses
for endringer i eDOCS DM
Document Management.
Dokumentstyring.
Collaboration.
Samhandling.
Workflow.
Arbeidsflyt.
Records
Arkiv.
Management.
Portalløsninger.
Portal solutions.
Eller avvise…

21
Dersom Avvis velges må kommentar legges inn
Document Management.
Dokumentstyring.
Collaboration.
Samhandling.
Workflow.
Arbeidsflyt.
Records
Arkiv.
Management.
Portalløsninger.
Portal solutions.
Dokumentet settes til ferdigstilt

22
Dokumentet kan nå ikke endres (kan tilbakestilles av dokumenteier/admin)
Document Management.
Dokumentstyring.
Collaboration.
Samhandling.
Workflow.
Arbeidsflyt.
Records
Arkiv.
Management.
Portalløsninger.
Portal solutions.
Dokumenthistorikk
23
Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.
Hva kommer videre?
Contesto Arbeidsflyt
ny versjon
Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.
Spørsmål?
Takk for oppmerksomheten!
Anne-Lill Holme
[email protected]
no.linkedin.com/in/vintagejet
@vintagejet
www.contesto.no
Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.