Rammeverk rundt
dokumenthåndering
Anne-Lill Holme
Løsningsrådgiver og partner
Contesto AS
eDOCS Brukerforum 2015
Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.
Kort om meg
 Partner og med-grunder av
Contesto
 Løsningsrådgiver
 Har arbeidet med denne type
løsninger i ca 25 år
•
•
•
Prosjekt, løsningsdesign og
implementering
Dokumentasjon
Prosedyre og prosesser
(rammeverk)
Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.
Innledning
Rammeverk, behøver vi det?
for
Vi har jo kjøpt et bra system og alt er jo
bra nå, eller mangler vi noe…?
Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.
Rammeverk?
Definere
behov og velge
 Ofte den glemte delen
av prosjektet
•
Rammeverk
Prosjekt
•
•
•
Opplæring
Implementering
Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.
Hva skal vi bruke
produktet til
Hvordan skal vi bruke
Finnes det system,
prosesser og prosedyrer
Er roller og ansvar
definert i
organisasjonen etter
prosjektet er fullført
Suksess!
Systemet er
tatt i bruk,
eller…?
Vi har jo gjort alt rett…
•Skrevet kravspesifikasjon
•Fått svar
•Utredet svar
Vi har jo gjort et godt valg…
•Vurdert alle alternativer
•Foretatt valget
•kjøpt systemet
•Leverandøren er jo
kjempeflink til å kjøre slike
prosjekter…
Vi har jo gjennomført et godt
prosjekt…
•Vi har implementert systemet
•- det er jo kjempebra…?
•Alle har fått det de ønsker seg,
ikke sant?
•Men – hvorfor mangler effekten
•Hvorfor klarer vi ikke å få
brukerne med oss…
•Hvorfor virker ikke systemet
som forventet?
Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.
Mangler vi noe?
 Produkt
•
•
Valget er gjort
Prosjektet gjennomført
•
•
•
Metodeverk
Prosedyreverk
Forbedringsmodell for videre
•
•
•
•
Kommunikasjon
Opplæring
Roller og ansvar
Eierskap
•
Definert og etablert
 System
 Organisasjon




 Prosesser
Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.
Produkt





Valg av produktet er foretatt
Prosjektet er gjennomført
Erfaringer høstet
Løsningen er satt i drift
…
Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.

System
 Metodeverk
•
•
•
Metodikk og standarder
Metode for å håndtere
endringer
Metode for tilgjengeliggjøring
og oppdatering av
prosedyreverket
 Prosedyreverk
•
•
•
Policys
Prosedyrer
Retningslinjer etc.
Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.

Organisasjon




Kommunikasjon
Opplæring
Roller og ansvar
Eierskap til systemet og de
prosesser som det skal
håndtere
Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.

Prosesser
 Finnes det eksisterende
prosesser?
 Må nye prosesser etableres?
 Skal man etablere helt nye
prosesser for
•
•
•
•
Off- og onboarding av brukere
Forbedringsønsker
Support
Etc.
Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.

Oppsummering og diskusjon
Oppsummering
Diskusjon
 Det er viktig å ikke bare tenke
 Har du/dere opplevd dette i
prosjektet
 Begynn tidlig med planlegging
av system, prosesser og
endringer i organisasjonen
 Følg fremdriften i prosjektet
slik at ved implementering av
løsningen har man
•
•
•
Rammeverket på plass
Forberedt organisasjonen
Roller og ansvar er klart
fordelt
deres organisasjon
 Er det noen som tok hensyn til
dette før eller under
prosjektet
 Hvordan er dette i din/deres
organisasjon i dag
 Får dere aksept på at dette er
noe som være en del av
prosessen
Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.
Spørsmål?
Takk for oppmerksomheten!
Anne-Lill Holme
[email protected]
no.linkedin.com/in/vintagejet
@vintagejet
www.contesto.no
Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.