Rammeverk rundt dokumenthåndering Anne-Lill Holme Løsningsrådgiver og partner Contesto AS eDOCS Brukerforum 2015 Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger. Kort om meg Partner og med-grunder av Contesto Løsningsrådgiver Har arbeidet med denne type løsninger i ca 25 år • • • Prosjekt, løsningsdesign og implementering Dokumentasjon Prosedyre og prosesser (rammeverk) Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger. Innledning Rammeverk, behøver vi det? for Vi har jo kjøpt et bra system og alt er jo bra nå, eller mangler vi noe…? Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger. Rammeverk? Definere behov og velge Ofte den glemte delen av prosjektet • Rammeverk Prosjekt • • • Opplæring Implementering Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger. Hva skal vi bruke produktet til Hvordan skal vi bruke Finnes det system, prosesser og prosedyrer Er roller og ansvar definert i organisasjonen etter prosjektet er fullført Suksess! Systemet er tatt i bruk, eller…? Vi har jo gjort alt rett… •Skrevet kravspesifikasjon •Fått svar •Utredet svar Vi har jo gjort et godt valg… •Vurdert alle alternativer •Foretatt valget •kjøpt systemet •Leverandøren er jo kjempeflink til å kjøre slike prosjekter… Vi har jo gjennomført et godt prosjekt… •Vi har implementert systemet •- det er jo kjempebra…? •Alle har fått det de ønsker seg, ikke sant? •Men – hvorfor mangler effekten •Hvorfor klarer vi ikke å få brukerne med oss… •Hvorfor virker ikke systemet som forventet? Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger. Mangler vi noe? Produkt • • Valget er gjort Prosjektet gjennomført • • • Metodeverk Prosedyreverk Forbedringsmodell for videre • • • • Kommunikasjon Opplæring Roller og ansvar Eierskap • Definert og etablert System Organisasjon Prosesser Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger. Produkt Valg av produktet er foretatt Prosjektet er gjennomført Erfaringer høstet Løsningen er satt i drift … Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger. System Metodeverk • • • Metodikk og standarder Metode for å håndtere endringer Metode for tilgjengeliggjøring og oppdatering av prosedyreverket Prosedyreverk • • • Policys Prosedyrer Retningslinjer etc. Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger. Organisasjon Kommunikasjon Opplæring Roller og ansvar Eierskap til systemet og de prosesser som det skal håndtere Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger. Prosesser Finnes det eksisterende prosesser? Må nye prosesser etableres? Skal man etablere helt nye prosesser for • • • • Off- og onboarding av brukere Forbedringsønsker Support Etc. Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger. Oppsummering og diskusjon Oppsummering Diskusjon Det er viktig å ikke bare tenke Har du/dere opplevd dette i prosjektet Begynn tidlig med planlegging av system, prosesser og endringer i organisasjonen Følg fremdriften i prosjektet slik at ved implementering av løsningen har man • • • Rammeverket på plass Forberedt organisasjonen Roller og ansvar er klart fordelt deres organisasjon Er det noen som tok hensyn til dette før eller under prosjektet Hvordan er dette i din/deres organisasjon i dag Får dere aksept på at dette er noe som være en del av prosessen Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger. Spørsmål? Takk for oppmerksomheten! Anne-Lill Holme [email protected] no.linkedin.com/in/vintagejet @vintagejet www.contesto.no Dokumentstyring. Samhandling. Arbeidsflyt. Arkiv. Portalløsninger.
© Copyright 2024