Elevdokumentasjon og nye bevarings- og
kassasjonsregler
Gro Hendriksen
Seksjon for bevaring og kassasjon
Riksarkivet
Nytt regelverk skal sikre dokumentfangst og
gi mulighet til kassasjon

Målet er å utarbeide regler som bidrar til at offentlig sektor på en
enklere måte kan gjennomføre kassasjon og samtidig identifisere det
bevaringsverdige materialet slik at det blir bevart for ettertiden

Reglene skal være



funksjonsbaserte, medieuavhengige og uavhengig
av arkivnøkler
ta utgangspunkt i Riksarkivarens hovedprinsipper for
bevaring og kassasjon
og de skal angi bevaringsverdig materiale for all ettertid
Hva er bevaring?

Arkivlovens formålsparagraf: å sørge for at arkiver som har betydelig
kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller
viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir bevart og gjort tilgjengelig
for ettertiden
BK-OFFSEK: at arkivmateriale knyttet til den aktuelle sakstypen skal tas
vare på for all fremtid eller inntil Riksarkivaren beslutter noe annet.
Arkivmaterialet skal oppbevares i kommunen, fylkeskommunen eller i en
depotinstitusjon, i tråd med til en hver tid gjeldende krav til
langtidsbevaring for det aktuelle mediet fastsatt av Riksarkivaren.

altså langtidsbevaring.

Kort om kassasjon



Å kassere er å tilintetgjøre arkivmateriale som har vært
gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon
Kassasjon reguleres av arkivloven
Sletting / skjerming reguleres av personopplysningsloven
Ikke mulig å bevare all dokumentasjon som
skapes i offentlig forvaltning
Enorme mengder
 Den samme informasjonen lagres
mange steder
 Avlevert arkivmateriale skal bevares
for all fremtid
 Kostnader ved å langtidsbevare
elektronisk arkiv i 100, 200, 300 år…

Overordnet bevaringsformål (1)
Kommunens og fylkeskommunens funksjon i samfunnet, deres
myndighetsutøvelse og rolle i samfunnsutviklingen




Kommunens og fylkeskommunens oppgave og rolle i samfunnet
Lovpålagte og ikke-lovpålagte oppgaver
Myndighetsutøvelse
Rammer for møtet mellom myndighet og individ
Overordnet bevaringsformål (2)
Materiale som gir viktig informasjon om forhold i samfunnet på et gitt
tidspunkt, og som belyser samfunnsutviklingen
Innhentes det informasjon i saksbehandlingen
som kan belyse andre forhold enn virksomhetens
funksjon?
 Statistiske opplysninger,
totalpopulasjoner, dekkende oversikter,
pionervirksomhet

Overordnet bevaringsformål (3)
Personers og virksomheters rettigheter og plikter i forhold til det
offentlige og i forhold til hverandre

Langvarige rettigheter, fødsel, død, eiendom, lovfestet rett til skolegang, trygghet,
omsorg
Bevaringsvurdering kartlagte oppgaver

Er oppgaven bevaringsverdig i henhold til et eller flere av
bevaringsformålene?




Den offentlige myndighetsutøvelsen og lokale varianter av den
Saksbehandlingens karakter
Saksbehandlingens konsekvenser
Dekningsgrad
Elevdokumentasjon




Opplysninger som angår enkeltelev
Sensitive / ikke sensitive opplysninger
Arkivlegges på flere måter
Flere arkivskapende enheter
Funksjonsbaserte bevarings- og
kassasjonsreglene
”Elevar i offentleg grunnskoleopplæring har rett til å få
opplæringa dokumentert” (lovgrunnlag, formål)
 Vurdering av læring (oppgave)
 Sette karakter (aktivitet)
 Sette karakter i fag hvert halvår (transaksjon)
 Karakterutskrift (arkivdokument)
Funksjonsbaserte regler…
”Den pedagogisk-psykologiske tenesta skal sørgje for at det
blir utarbeidd sakkunnig vurdering der lova krev det”
(opplæringsloven § 5-6)




Utarbeide sakkyndig vurdering om behov for
spesialundervisning (oppgave)
Teste eleven (aktivitet)
Bearbeide testresultater (transaksjon)
Rapport (arkivdokument)
Spesialundervisning
Elever som ikke har eller som ikke kan få tilfredsstillende utbytte av
det ordinære opplæringstilbudet, har rett til spesialundervisning
(formål i oppll § 5-1 lovgrunnlag)



Identifisert behov, initiativ ved at foresatt, elev, skole ber
om vurdering
Rektors ansvar
Tilmelding til PPT
Spesialundervisning






Utredning hos PPT, eventuelt med
anbefaling om spesialundervisning (tilråding)
Enkeltvedtak kommune (ev rektor)
Hvis medhold i vedtak, inkl tildeling av ressurser:
 Skolen utarbeider individuell opplæringsplan
 Skolen utarbeider emneplaner
Undervisning
Evaluering
Eventuell ny tilmelding til PP-tjenesten
Individuell opplæringsplan





Mal, utfylt mal, utkast, under arbeid, endelig versjon (mål,
innhold og metode for opplæringen)
Pedagogisk rapport
Emneplaner
Evaluering
IOP for neste periode
Hva skal bevares fra
grunnskoleopplæring?

Kommunens og skolens retningslinjer og prosedyrer, planer og
evalueringer




Kriterier for opplæringens organisering og
innhold
Kriterier for evaluering
Årsplaner, årsmeldinger, lokale fagplaner, oppgavetekst lokale
eksamener
Saker i skolens øverste samarbeidsorgan
Hva skal bevares…
Om alle elever bevares følgende dokumentasjon:


Hvilke elever som har gått på hvilken skole, inkludert fravær
Halvårsvurdering med karakter, standpunktkarakter,
eksamenskarakter. Ved fritak for vurdering med karakter skal
det bevares annen dokumentasjon av opplæringen
Hva skal bevares…
Om enkelte elever bevares følgende:




Saker om rettigheter og plikter knyttet til innhold og
organisering av opplæringen, blant annet fritak fra aktiviteter,
tegnspråkopplæring og annen særskilt språkopplæring (jf kap 2
i opplæringslova)
Saker om spesialundervisning, individuell opplæringsplan med
vurdering
Saker om fysisk og psykososialt skolemiljø
Skademelding
Hva skal bevares fra Pedagogiskpsykologisk tjeneste?


Årsplan, årsmelding
Systemarbeid, referater fra team- og fagmøter, testverktøy,
metoder og maler
Om enkeltindivider bevares følgende dokumentasjon:
Utredninger og sakkyndige vurderinger nødvendig for at
kommune, fylkeskommune og skole kan fatte vedtak etter
opplæringsloven, inkludert arbeidsnotater i utredningsarbeidet.
Nytt: Struktur og innhold


BK-reglene er knyttet til sakstyper og
informasjonstyper
BK-reglene oppgir hva som skal bevares



Det som ikke er nevnt kan kasseres
Innholder ikke kassasjonsfrister
Bestemmelsene er medieuavhengige

Omfatter alt materiale: sak- og arkivsystem,
papirarkiver, fagsystemer, web, e-postsystemer
skytjenester
Nytt: Langvarige rettigheter


Økt fokus på dokumentasjon av langvarige rettigheter
Endret metodikk: ikke lenger bruk av statistiske utvalg


Tidligere bevaring av saker om personer født 1., 11. og 21. hver
måned, eksempel fra spesialundervisning der 25 år og deretter 20 %
utvalg.
Nytt regelverk totalbevarer individopplysninger som dokumenterer
langvarige rettigheter
Nytt: Kommunens ansvar

Eget dokumentasjonsbehov



Administrative behov, annet lovverk
Kommunen og fylkeskommunen skal sørge for at materiale det er
knyttet rettigheter og plikter til i annet lovverk bevares så lenge
rettighetene og pliktene løper.
Kassasjonsfrister


Kommunens ansvar å utarbeide forsvarlige kassasjonsfrister. som tar
hensyn til plikter og rettigheter i annet lovverk.Vurdere hva som er
tilstrekkelig oppbevaringstid for kassabelt materiale i henhold til
juridisk og administrativt behov.
En kassasjonsfrist skal gjelde for alle saker innen en bestemt sakstype i
en kommune eller fylkeskommune. To enheter i samme kommune eller
fylkeskommune kan ikke ha ulik kassasjonsfrist for likt materiale.