Saksdokumenter 18.05.2015
Innkalling til styremøte i Sykehusbygg HF (04/2015) Sted: Møtetidspunkt: Styremedlemmer: Radisson Blu Airport Hotel Gardemoen Mandag 18. mai 2015 kl. 16:00-20:00 Steinar Frydenlund, leder Jan Eirik Thoresen, nestleder Ivar Eriksen Hilde Rolandsen Rigmor Helene Hansen Kristin Gustavsen Bjørn Remen, kst adm.direktør Berit Valstad-Aalmo, styresekretær Fra administrasjonen: Styremøtet er åpent for publikum og presse SAKSLISTE: Med forbehold om endringer i rekkefølgen på agendaen. Saksnr SB 25/15 Beslutning/ Orientering B SB 26/15 O SB 27/15 SB 28/15 O B SB 29/15 B SB 30/15 SB 31/15 Sak Side/u.off Godkjenning av innkalling til møtet utsendt 12.05.2015 Signering av protokoll fra styremøtet 12.03.2015 Signering av protokoll fra ekstraordinært styremøte 28.04.2015 Referatsaker: 1. Notat til HOD om klassifikasjonssystemet 2. Notat til HOD om State of Nation 3. Foretaksprotokoll fra 27.04.2015 4. Referat fra Kundeforum 05.05.2015 5. Styresak 029/2015 Helse Sør-Øst 30.04.2015 Status etablering Sykehusbygg HF Rekruttering og ansettelser, U.off§15 Møtet lukkes, jf Helseforetaksloven §26a punkt 2 1 7 Muntlig U.off§15 B B Prioritering av fellesoppgaver, framdrift og ressursbruk (jf vedtak i sak 17/2015) Evaluering av KSK-ordningen (Oppfølging sak 22/2015) Forsikringer, garantier og ansvar (jf vedtak i sak 18/2015) 42 U.off§23 SB 32/15 B Oppdragsavtaler i prosjekt (jf vedtak i sak 19/2015) U.off§23 SB 33/15 SB 34/15 SB 35/15 SB 36/15 O O O Eventuelt: Arkiv.: 010.16 Møtet lukkes, jf Helseforetaksloven §26a punkt 2 Møtet lukkes, jf Helseforetaksloven §26a punkt 2 Økonomirapport 1.tertial 2015 Langtidsbudsjett 2016-2019 Sak til AD-møtet vedr KS protonterapi Forslag til tidspunkt ekstra styremøte i juni 2015: Onsdag 17.06.2015 kl. 16:00-19:00 Fredag 19.06.2015 kl. 09:00-12:00 Mandag 22.06.2015 kl. 16:00-19:00 Arkivsaksnr.: 15/00081 27 80 94 100 Side 1 av 1 Side 2 av 107 Org.nr.814630722 Foreløpig protokoll styremøte Sykehusbygg HF Sted: Møtetidspunkt: Saksnr.: Arkivsaksnr.: Møtende styremedlemmer: Radisson Blu Airport Hotel Gardemoen 12. mars kl. 08:00-14:00 SB 13/15 – SB 22/15 15/00019 Steinar Frydenlund, leder Jan Eirik Thoresen, nestleder Ivar Eriksen Hilde Rolandsen Kristin Gustavsen Forfall: Rigmor Helene Hansen Fra administrasjonen: Bjørn Remen, prosjektleder Berit Valstad-Aalmo, sekretær Merknader: Sakspapirer ble sendt per epost 05.03.2015 Offentlige sakspapirer ble publisert på Sykehusbyggs nettside 09.03.2015 www.sjukehusbygg.no Ingen dokumenter ble omdelt i møtet. Sak SB 13/2015 Godkjenning av møteinnkalling datert 05.03.2015 og protokoll fra styremøtet 22.01.2015 VEDTAK: Innkalling fra 05.03.2015 og protokoll fra styremøtet 22.01.2015 ble godkjent. SB-SAK 14/2015 Protokoll fra foretaksmøtet 23.02.2015 og oppdragsdokument 2015 VEDTAK: Styret tok saken til orientering. Side 3 av 107 Org.nr.814630722 SB-SAK 15/2015 Status etablering av Sykehusbygg HF VEDTAK: Styret tok saken til orientering. SB-SAK 16/2015 Status virksomhetsoverdragelser Oppfølging sak 08/2015 VEDTAK: Styret tok saken til orientering. SB-SAK 17/2015 Oppdragsdokument 2015, oppgaver og rekruttering VEDTAK: 1. Styret tar det framlagte notat om organisering av fellesoppgavene til orientering. Styret ber om en revidert plan hvor prioritering, framdrift og ressursbruk fremgår til neste ordinære styremøte. 2. Styret ber om at avklaring av Sykehusbyggs roller i konkrete prosjekter fortsetter. Videre at Sykehusbygg bidrar til at helseforetakene kan foreta sine bestillinger av byggherrefunksjoner hos Sykehusbygg HF. SB-SAK 18/2015 Forsikringer, garantier og ansvar VEDTAK: Styret ber administrerende direktør framlegge et kostnadsoverslag for tradisjonell forsikring i tråd med bransjestandard til neste ordinære styremøte. SB-SAK 19/2015 Oppdragsavtaler i prosjekt Møtet ble lukket, jf Helseforetaksloven § 26a punkt 2 VEDTAK: Styret ber om at forslaget til avtaledokument legges fram på nytt i neste ordinære styermøte og tar med seg de innspill og kommentarer gitt i møtet 12.03.2015. Side 4 av 107 Org.nr.814630722 SB-SAK 20/2015 Revidert budsjett 2015 VEDTAK: 1. Styret godkjenner revidert budsjett 2015 med de justeringer som kom frem i diskusjon under møtet slik at budsjettet er: • • • Etableringskostnader: 7,4 mill som er en økning i 2015 på 1 mill kroner som følge av periodisering og forskyvning av etableringskostnader fra 2014 til 2015. Administrasjon og Fellesoppgaver fastesettes til 32,6 mill kroner, jfr. vedlagte tabell, vedlegg 3. Prosjektoppgaver: 21,4 mill kroner 2. Kostnadsfordelingen mellom RHFene foretas etter at sak om finansiering av felleseide selskaper er endelig behandlet i AD-møtet. 3. Styret ber administrasjonen a-kontofakturere RHFene 2,5 mill kroner for 2. kvartal 2015. 4. Interne styremedlemmer følger opp i egne foretak at a-kontoutbetaling blir foretatt. SB-SAK 21/2015 Finansieringsplan 2015 VEDTAK: Finansieringsplanen ble diskutert under sak 20/2015 og det henvises til vedtak i denne sak. SB-SAK 22/2015 Evaluering av KS-ordningene for utviklingsplan og konseptfase VEDTAK: 1. Styret tar det fremlagte notatet om evaluering av ekstern kvalitetssikring av sykehusprosjekter til orientering. 2. Det fremlagte utkastet til tekst for utlysning av rådgivertjenester for KS-ordningene legges frem for Kundeforum til vurdering, før det så snart som mulig gjennomføres en utlysning av en konkurranse om slike rammeavtaler. 3. Saken oversendes AD-møtet for videre behandling, før den legges fram for Helse- og omsorgsdepartementet. Side 5 av 107 Org.nr.814630722 SB-SAK 23/2015 Eventuelt VEDTAK: 23.1 Forslag til fullmaktsmatrise Sykehusbygg HF intern drift Protokollsignatur: Styremøte Sykehusbygg HF, Gardemoen 12.03.2015 Steinar Frydenlund styreleder Jan Eirik Thoresen Sett: Rigmor Helene Hansen Hilde Rolandsen Ivar Eriksen Kristin Gustavsen Side 6 av 107 Org.nr.814630722 Foreløpig protokoll ekstraordinært styremøte Sykehusbygg HF Sted: Møtetidspunkt: Saksnr.: Arkivsaksnr.: Telefonmøte Tirsdag 28. april 2015 kl. 17:00 SB 24/2015 15/00091 Møtende styremedlemmer: Steinar Frydenlund, leder Jan Eirik Thoresen, nestleder Ivar Eriksen Hilde Rolandsen Kristin Gustavsen Rigmor Helene Hansen Saksdokumenter ble utlevert i møtet (elektronisk) Sak SB 24/2015 Ansettelse av administrerende direktør VEDTAK: Styret tar informasjonen om ansettelsesprosessen til orientering, og gir styreleder mandat til å fremforhandle avtale med aktuell kandidat. Protokollsignatur: Styremøte Sykehusbygg HF Steinar Frydenlund styreleder Jan Eirik Thoresen Sett: Rigmor Helene Hansen Hilde Rolandsen Ivar Eriksen Kristin Gustavsen Side 7 av 107 SB-SAK 26/2015 Referatsaker BAKGRUNN Konst. AD refererer om oppdrag bestilt fra HOD og fra møtefora som vedrører Sykehusbygg HF: 1. Notat til HOD om klassifikasjonssystemet 2. Notat til HOD om State of Nation 3. Foretaksprotokoll fra 27.04.2015 4. Referat fra møte i Kundeforum 05.05.2015. 5. Styresak 029-2015 Helse Sør-Øst FORSLAG TIL VEDTAK Styret tar referatsakene til orientering. TRYKTE VEDLEGG: 1. Notat til HOD om klassifikasjonssystemet 2. Notat til HOD om State of Nation 3. Foretaksprotokoll fra 27.04.2015 4. Referat fra Kundeforum 05.05.2015 5. Styresak 029-2015 Helse Sør-Øst Side 8 av 107 OPPFØLGING AV DOKUMENT NR. 3:11 ( 2010-2011 ), RIKSREVISJONENS UNDERSØKELSE AV EIENDOMSFORVALTNINGEN I HELSEFORETAKENE. Klassifikasjonssystemet , og evaluering av KSK-ordningen. Det vises til e-post av 31.03.2015 hvor en henviser til henvendelse fra Riksrevisjonen med oppfølgingsspørsmål knyttet til undersøkelse av eiendomsforvaltningen i helseforetakene fra 2011. Vi bes om innspill knyttet til spørsmål om: - evaluering av den eksterne kvalitetssikringsordningen. - status for prosjektet for klassifisering av sykehusareal, og - hvordan og i hvilken grad klassifikasjonssystemet brukes for å sikre langsiktig vedlikeholdsnivå. Når det gjelder evaluering av den eksterne kvalitetssikringsordningen, er denne gjennomført og behandlet i styret for Sykehusbygg HF. Det interregionale AD-møtet vil behandle evalueringen i sitt møte 29.04.2015. Evaluering og saksfremstilling vedr. denne evalueringen , følger i egen ekspedisjon. Sykehusbygg HF er bedt om å koordinere tilbakespill fra de regionale helseforetakene, vedr. både denne evalueringen og spørsmål vedr. klassifikasjonssystemet. Når det gjelder klassifisering av sykehusareal og bruk av klassifikasjonssystemet for å sikre langsiktig vedlikeholdsnivå , har vi p.t. mottatt følgende fra helseregionene: Helse Sør-Øst «Status for prosjektet for klassifisering av sykehusareal, I HSØ er ca 2/3 av arealet (BTA) i bygningsmassen kartlagt. Det er vesentlig et HF som ikke har kartlagt og et annet som har en noe forenklet kartlegging. Hvordan og i hvilken grad klassifikasjonssystemet brukes for å sikre langsiktig vedlikeholdsnivå. Planlegging av vedlikehold baserer seg på tilstandsregistrering. Till dette benyttes Multimap. Prinsippielt skal det lages vedlikeholdsplaner for alle dekomponerte verdier tilstand 2 og 3. Ved prioritering vil bruk av arealene vektlegges som en av flere kriterier.Dette kan gjøres gjennom klassifikasjonssytemet. Registreringen av tilstand gjøres iht NS3424, i en skala fra 0 til 3, der 0 og 1 er “godkjent” mens 2 og 3 er det behov for vedlikeholdstiltak. Side 9 av 107 De seneste registreringene viser at det totalt for hele Helse Sør-Øst gruppen har 9 % av arealene svært kraftige symptomer i tilstandsgrad 3 (TG 3) og 38 % med middels kraftige symptomer i tilstandsgrad 2 (TG 2). Det vil si at 47% av våre arealer har en tilstand med feil og mangler som krever tiltak. 53% av arealene har tilstand 0 og 1(uten feil og mangler).» Helse Nord «Når det gjelder klassifikasjonssystemet, har det gått tregere å få tatt det i bruk i HF-ene i Helse Nord. Vi ligger etter tidsmessig og vil neppe ha registrert alle bygg før i løpet av inneværende år. Vi har således ennå ikke tatt ut gevinster ved bruk av systemet, men det kommer i fbm forslag til husleiemodell (eiendomssjefene i HF-ene i Helse Nord og jeg har avtalt å lage utkast før sommerferien), og vi ønsker også å bruke klassifikasjonssystemet i den nye mulighetsstudien for effektiviseringstiltak innenfor eiendomsdrift og service som er under arbeid.» Helse Midt-Norge (Helse Nord-Trøndelag) «Vedr. klassifikasjonssystemet er status som følger. I 2014 utarbeidet Plania en løsning i systemet som gjør registrering mulig. I Plania er det etablert en fane for registrering i henhold til nomenklaturet (Plania oppdaterer denne iht nye versjoner). HNT har registrert alt areal (hovedfunksjon og delfunksjon) i henhold til nomenklaturet. Dette er gjort i forbindelse med «Ompakkingsprosjektet» i 2011 og senere revidert i forbindelse med utarbeidelse av utviklingsplan i 2013. I HNT er det registrert hovedfunksjon og delfunksjon. Det gjenstår registrering av romspesifikasjon og kapasistet. Dette betinger en «fysisk» gjennomgang av all bygningsmasse. Dette er stipulert til 0,5 årsverk, og det er så langt ikke funnet ressurs til gjennomgang av dette. Multimap er i dag relativt sett oppdatert i HNT. Vi planlegger en gjennomgang av data i løpet av året for å ajourføre disse. En slik oppdatering vil ikke ha nevneverdig betydning i forhold til de kalkylene som Multiconsult utførte i 2012.» Helse Vest «Helse Bergen og Helse Fonna har klassifisert alt sykehusareal. Helse Bergen bruker dette aktivt i.fm "utleie" da de har hatt internhusleie i flere år. Når det gjelder bruk av klassifikasjonssystemet i arbeidet med vedlikeholdsplanlegging er det meget begrenset. Da er bruk av Multimap mer utbredt.» Side 10 av 107 Oppsummering Som det fremgår av ovennevnte, mangler respons fra enkelte helseforetak. Det bildet som tegner seg er at kartlegging og bruk av klassifikasjonssystemet er mangelfullt. Dels skyldes dette en avventende holdning hos helseforetakene pga versjonsendringer og merarbeid forbundet med omregistrering, dels at en har hatt problemer med inkorporering i FDVU-systemene. Klassifikasjonssystemet vil særlig komme til nytte dersom det kobles mot aktivitetsdata. Dette krever imidlertid informasjon og opplæring av driftsansvarlige, brukere og beslutningstakere/ledelsen. Herunder et nært samarbeid mellom teknisk og klinisk drift. Sykehusbygg HF har til hensikt å ta tak i dette arbeidet, og hvor det bør utarbeides en plan for et slikt arbeide. Når det gjelder hvordan og i hvilken grad klassifikasjonssystemet brukes for å sikre langsiktig vedlikeholdsnivå , vil klassifikasjonssystemet komme indirekte til nytte som et verktøy i forbindelse med internhusleie og derigjennom sikring av midler for å kunne ivareta et systematisk vedlikehold. Det er imidlertid p.t. et fåtall helseforetak som har innført internhusleie. Det vises til at det er gjennomført en systematisk kartlegging av teknisk tilstand ved bruk av MultiMap og at dette verktøyet er og vil bli brukt i forbindelse med vedlikeholdsplanleggingen. Side 11 av 107 Rapporten Norges tilstand 2015 - State of the Nation Vi viser til e-post fra HOD av 10.april 2015 hvor en ber om noen overordnede merknader/kommentarer knyttet til rapporten Norges tilstand 2015 - State of the Nation, og da i forhold til de vurderinger som er gjort i forhold til dagens tilstand på helsebygg: «Departementet har mottatt oversikter over tilstandsnivå ved norske sykehus, som viser et gjennomsnittlig tilstandsnivå på 1,5 ift NS 3424 . Hvordan er dette i forhold til rapporten skjønnsmessig oversetting til en tilstandskarakter 3 Rapporten omtaler et teknisk og bygningsmessige oppgraderingsbehov på 35-45 mrd. kroner. Vet dere hvordan dette er beregnet? Og vil en slik type oppgradering aktiveres i regnskapet?. Ønsker også kommentarer knyttet til ”faktaboksen” hvor det er opplyst….. sykehusbyggene har en arealvektet alder på ca 45 år og det brukes 83 kr pr kvm i vedlikehold.» Sykehusbygg HF er blitt bedt om å koordinere tilbakemeldingen til HOD. Vi har mottatt følgende tilbakemelding fra Helse Midt-Norge RHF : «Mine foreløpige kommentarer er at dette er ikke urimelige anslag fra NIF – heller noe konservative anslag. Det faglige grunnlaget for rapporten er nok avledet fra tilstandsrapportene i Multimap (Multiconsult), og jeg mener det er en riktig vurdering at et gjennomsnittlig tilstandsnivå på 1,5 etter NS 3424 (som går fra 0-3) tilsvarer tilstandsgrad 3 på en skala fra 1-5. Skalaen ihht NS 3424 avrundes gjerne slik: Tilstandsgrad 0 (0,0-0,7) Som nytt Tilstandsgrad 1(0,7-1,4) Tilfredsstillende standard, mindre eller moderate avvik fra standard normalt vedlikehold utført Tilstandsgrad 2 (1,4-2,25) Ikke tilfredsstillende standard, vesentlige avvik fra standard – sterkt nedslitt med vesentlig skade eller redusert funksjonalitet, større grad av etterslep på vedlikehold Tilstandsgrad 3 (2,25-3,0) Veldig dårlig, totalt eller nært forestående funksjonssvikt HMN ligger som kjent noe bedre an enn landsgjennomsnitt med 1,4 som gjennomsnittlig tilstandsnivå. Men fremdeles dårligere enn målsetningen. Multiconsult har for øvrig ut fra tilstandsgraden som er oppgitt beregnet etterslepet ut fra et mål på tilstandsgrad 1,0. Dette etterslepet er så vidt jeg kan forstå også hentet fra Multimapundersøkelsen, hvor anslaget for HMNs del er et oppgraderingsbehov på 2,8 Mrd (2011kroner). Vi har en noe yngre og bedre bygningsmasse enn landsgjennomsnitt så anslaget for landet kan godt komme opp i 30-40 Mrd. Her mener jeg de har regnet veldig konservativt – Side 12 av 107 dette er teknisk oppgraderingsbehov, og behov for funksjonell oppgradering gjør at dette anslaget nok kan økes vesentlig. Ref LG-saken i HMN før påske, hvor det vises til et anslag fra HFene på nesten 4 Mrd (og da er SNR holdt unna). Teknisk oppgradering vil i hovedsak måtte aktiveres, og eventuell restverdi på enhetene som skiftes ut skal nedskrives. Men dette gjøres bare i begrenset grad, og en mindre del skal nok også kostnadsføres direkte. Arealvektet alder på 45 år kan stemme – for HMN er den ca 32 år og i oversikten fra Multimap i 2011 er landsgjennomsnitt for sykehusbygg oppgitt til ca 40 år. Faktaboksen mhp vedlikeholdskostnader på 83 kroner har jeg ikke sett noen nasjonale tall på . HMN brukte i 2012 ca 107 kr/kvm som igjen er noe over landsgjennomsnitt – men langt unna beregningene på 300-350 kr/kvm/år som er anbefalt nivå. HMNs anslag er under oppdatering, men jeg vet ikke om disse tallene er tilgjengelige til onsdag i neste uke som er fristen til HOD. Vi har som kjent en opptrapping på gang for vedlikeholdsmidløer som er finansiert i LTP fra 2017 – hvis vi greier å holde langtidsplanen havner vi på 330 kr/kvm/år fra da av. Setter stor pris på at dere i Sykehusbygg koordinerer tilbakemeldingen.» Helse Nord RHF og Helse Vest har gitt sin tilslutning til denne kommentaren. Helse Nord har følgende tilleggskommentar: «Vi hadde pr 2011 etterslep på 3,5 mrd NOK. Den gang var planer for nybygg holdt utenfor. Noe av dette tas nå med i nybygg. Det samlede etterslep er tatt noe ned. I løpet av 2015 får vi oppdatert tilstand. Ny strategi i Finnmark, UNN og Helgeland vil føre etterslep over i nye byggeprosjekter. Nlsh har tatt mye gjennom nybygg pluss salg av uhensiktsmessige DPS-er. Jeg vil tippe - uten å ha det dokumentert, at etterslepet med nye planer, vil være redusert noe, men vi er nok over 3 mrd. Vedlikehold på 83,- pr kvm og år er litt lavere hos oss. Vi jobber med dette i eiendomsforum med sikte på å bedre det og nærme oss anbefalt nivå. Vi tar ny tilstand først og gir anbefaling til vedlikeholdsnivå etter det. Vil være klart mot slutten av året.» Helse Vest har følgende tilleggskommentar: «I Helse Vest er det til dels store variasjoner mellom de enkelte HF både i etterslep og i tilstand. Jeg har sammenstilt dette for regionen og da blir det som følger: Totalt areal som er vurdert: Tilstandsgrad samlet: Vedlikeholdsetterslep ca: Midler til vedlikehold: 833 000 m2 1,59 6.145 Mill. Kr. 198,-/m2» Side 13 av 107 Fra Helse Sør-Øst RHF har vi mottatt følgende kommentar: «Helse Sør-Øst har fått opplysning om at tilstandsberegning i “State of Nation” er hentet fra og beregnet i Multimap. Dette verktøyet benyttes av alle våre helseforetak til tilstandsregistrering. Registreringen av tilstand gjøres iht NS3424, i en skal fra 0 til 3, der 0 og1 er “godkjent” mens 2 og 3 er det behov for vedlikeholdstiltak. TG 1,5 iht NS 3424 (hvor skalaen går fra 0 (som ny) til 3 (alvorligste grad) er en verdivektet TG basert på 18 parametere. En verdivektet TG 1,5 betyr at det ligger mange TG 2 og TG 3. Målet for en tilfredsstillende tilstand er verdivektet TG ca 1,1-1,2. Dette betyr at situasjonen overordnet er til dels akseptabel men ikke god nok, utfordringen sees tydeligere ved analyse av de dekomponerte verdiene(18 parametere).Totalt for hele Helse Sør-Øst gruppen har 9 % av arealene svært kraftige symptomer i tilstandsgrad 3 (TG 3) og 38 % med middels kraftige symptomer i tilstandsgrad 2 (TG 2). Det vil si at 47% av våre arealer har en tilstand med feil og mangler som krever tiltak. 53% av arealene har tilstand 0 og 1(uten feil og mangler) Multimap er det samme verktøyet Helse Sør-Øst har benyttet ved beregning av vedlikeholdsbehovet i Helse Sør-Øst gruppen. Vi må derfor anta at de oppgitte behovet for teknisk oppgraderinger er relativt det samme for vår region. Helse Sør-Øst besitter i underkant av 60% av bygningsmassen i spesialisttjenesten i Norge. Dette gjelder teknisk oppgradering, den funksjonelle oppgradering er ikke med, men tiltak må ses i sammenheng. Tar vi med funksjonell oppdatering må vi anta at det totale oppgraderingsbehovet er større enn det som er synliggjort i denne rapporten. Fra firmaet Multiconsult har vi fått opplyst følgende: I databasen for multiMap ligger alle bygningene inne med sitt byggeår og areal. Arealvektet alder er tatt fra denne basen. Ved bruk av Statsbyggs modell for kostnadsdekkende husleie, dvs estimert vedlikehold og annuitet av utskiftinger gjennom 60 år (i sin tid i enighet med Finansdepartementet)blir årlig normtall for sykehus kr 250,- (tilsvarende for kommunale bygg er 200,-). Av normtallet på kr 250,- har vi konkludert med at det i snitt brukes ca 1/3 baseet på info fra en rekke HF´er. Det er også sammenholdt med kommunal sektor, hvor tall finnes hos SSB gjennom KOSTRA, sett i relasjon til tilstand. I våre undersøkelser tidligere ligger anbefalinger for normtall fra ulike rådgivende konsulenter i samme området, dog med noe spredning. Det er verd å merke seg at dette er et nivå forutsatt at det ikke er noe etterslep. Tar vi med innhenting av etterslep vil behovet for midler være betydelig høyere avhengig av hvor mange år innhenting skal beregnes å ta. I Helse Sør-Øst regionen i årene 2010-13 vært brukt (definisjon etter NS 3454) 30-80 kr /m2 litt ulikt år til år og mellom helseforetakene. I disse tallene er ikke utviklingskostnader eller nybygg/total rehabilitering medtatt. Side 14 av 107 Prinsipielt må vedlikehold/utskifting av komponenter i bygget kunne betraktes som aktiverbart i og med at disse investeringer forlenger byggets levetid. Det er for Helse Sør-Øst uheldig at store deler av arealet, ca 50%, har behov for vedlikehold. Vi må gå ut i fra at dette har uheldig innvirkning på den kliniske aktiviteten i byggene uten at dette er kvantifisert.» Oppsummering: Som det fremgår av ovennevnte , anses oppgraderingsbehovet på 35-45 mrd. kroner konservativt vurdert og , og det gjøres oppmerksom på at funksjonelle tilpasningsbehov ikke er hensyntatt. Beregningen av oppgraderingsbehovet er gjort med bakgrunn i kartlegging av bygg og tekniske installasjoner(Multimap). Det forutsettes at oppgradering aktiveres i regnskapet. Aldersvektingen på ca 45 år anses ikke urimelig. Helseforetakene bruker varierende beløp til vedlikehold, man alle ligger vesentlig under det som anses nødvending 250 kr/kvm. Side 15 av 107 Side 16 av 107 Side 17 av 107 Side 18 av 107 Møtetittel Kundeforum Møtested Gardermoen Park Inn Møtetid 5. mai -15, kl. 10:00-14:00 Møtenummer 04 Innkalt av/dato Bjørn Remen Referent Bjørn Remen Kopi Vedlegg Navn Organisasjon Til stede Referat E-post Tor Arne Haug Lars Magnussen Kjell Einar Bjørklund Birger Stamsø Helga Daa (observatør) Helse-nord Helse Midt-Norge Helse-vest Helse-sør-øst HOD X X X X X X X X X X [email protected]; Administrasjon Bjørn Remen Asmund Myrbostad Sykehusbygg Sykehusbygg X X X X [email protected]; [email protected]; X [email protected]; Styreleder Steinar Frydenlund [email protected]; [email protected]; [email protected]; [email protected]; Følgende saker ble gjennomgått på møtet: SAKSLISTE Sak 01 02 Tekst Ansvarlig Evaluering av KSK-ordningen Det ble henvist til retur av saken fra AD-møtet. Oppsummering fra møtet i Kundeforum: • Evalueringsrapportens hovedkonklusjoner bør opprettholdes • KSU anbefales videre som en frivillig ordning, og skjer i regi av helsehelseforetaket. Hensiktsmessigheten av en KSU må vurderes i det enkelte tilfelle. Bør primært skje når vesentlige endringer i utviklingsplan gjennomføres, og kanskje max hvert 4. år? • KSK anbefales som en obligatorisk ordning (prøveordningen er gjort permanent gjennom Oppdragsdokumentet) KS idefaserapport protonterapi Skisse for arbeidsopplegg og saksframlegg til AD-møtet ble framlagt. Skal behandles i AD-møte 18.05.15 Side 19 av 107 03 Kundeforum sin forståelse av oppgaven, medførte en presisering / tilføyelse i den utarbeidede arbeidsbeskrivelse. Denne presiseringen innebærer at den samfunnsøkonomiske analysen må vektlegge kost / nytte av de alternativer som ligger til grunn i foretaksprotokollen for RHF`ene (f.eks den samfunnsøkonomiske effekten av færre sykemeldinger etc.) Dvs en presisering av at analysen må vurdere effekten av en innføring av protonbehandling som sådan. Notat vedr organisering og gjennomføring av fellesoppgaver i 2015 Utsendt notat ble gjennomgått. Presiseringer av notatet ble tatt inn, og det ble supplert med mulig personell inn i arbeidsgruppene. Revidert notat sendes Kundeforum Side 20 av 107 Saksframlegg Saksgang: Styre Styret Helse Sør-Øst RHF Møtedato 30. april 2015 SAK NR 029-2014 BEHANDLING AV UTVIKLINGSPLANER OG BYGGEPROSJEKTER I HELSE SØR-ØST Forslag til vedtak: 1. Styret slutter seg til de foreslåtte endringer i prosedyrene for planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter i Helse Sør-Øst. 2. Det innføres formelle drøftingspunkter mellom Helse Sør-Øst RHF og helseforetakene i arbeidet med utviklingsplaner i tråd med redegjørelsen i saksdokumentet. 3. Fullmaktsmatrisen for ansvarsfordeling mellom Helse Sør-Øst RHF og helseforetakene endres slik at Helse Sør-Øst RHF kan overta ansvaret for prosjekter med kostnadsramme over 500 mill. kroner fra og med konseptfasen. Hamar, 22. april 2015 Cathrine M. Lofthus administrerende direktør Side 1 av 7 Side 21 av 107 1. Hva saken gjelder Denne saken gir generell informasjon om faseinndelt beslutningsstruktur for byggeprosjekter i Helse Sør-Øst. Det foreslås endringer i beslutningskompetanse mellom helseforetak og regionalt helseforetak, og hvordan samvirke i beslutningsprosesser kan skje i utviklingsplanfasen. Vurderingene relateres også til utvikling og bruk av Sykehusbygg HF. I styresak 016-2012 Fullmaktstruktur for bygginvesteringer – tilpasning til endrede styringskrav ble følgende beslutningsmatrise for bygginvesteringer vedtatt: Styret godkjenner følgende reviderte beslutningsmatrise for byggeprosjekter i Helse Sør-Øst RHF som en konsekvens av krav fra eier gjennom foretaksprotokollene 31.01.11 og 31.01.12: 50 Prosjektstørrelse, mill. kroner Juridisk eierskap 4) 5) 1) 2) -100 100-500 >500 HF HF HF(RHF) 4) RHF 4) 5) RHF 5) RHF 5) RHF 5) RHF 5) RHF 5) Beslutningskompetanse B1 – Idéfase oppstart/videreføring til B2 – Konseptfase neste fase B3 – Forprosjektfase HF HF RHF RHF RHF B4 – Gjennomføring RHF 3) 1) For Sunnaas sykehus HF er denne grensen på 10 MNOK 2) For foretakene i Telemark og Vestfold sykehusområde forutsetter investeringer mellom 10 og 50 MNOK likelydende investeringsvedtak i styrene. 3) Eierskap til prosjekter over 500 MNOK vurderes i hvert enkelt tilfelle. 4) Før idéfase igangsettes kreves det en utviklingsplan, som er behandlet av RHF. Dette gjelder for alle investeringsprosjekter over 100 MNOK. 5) Beslutningspunkter som krever styrebehandling I HSØ RHF. Beslutninger ved B4 skal forelegges styret ved prosjekter mellom 100 og500 MNOK dersom vesentlige forutsetninger for realitetsbehandlingen ved B3 er endret. Tabell: Gjeldende fullmaktmatrise Fra denne styresakens punkt 3.3 Konklusjon refereres også følgende: Den nåværende fullmaktsgrensen på 1 mrd. kroner reduseres til 500 mill. kroner i henhold til tilsvarende endret foreleggingskrav for Helse- og omsorgsdepartementet. Det innføres en behandlingsprosedyre for utviklingsplaner på regionalt nivå, som inkluderer styrebehandling. Denne tilpasses budsjettprosessen, og koples til behandling av økonomisk langtidsplan 2. Hovedpunkter og vurdering av handlingsalternativer 2.1 Faseinndelt beslutnings- og ansvarsmatrise i Helse Sør-Øst Status/dagens praksis Eiendomsvirksomheten i Helse Sør-Øst drives av helseforetakene, ved at helseforetakene er hjemmelshaver og juridisk ansvarlig for sine eiendommer. Både kapital- og driftskostnader skal dekkes av de totale rammene som helseforetakene får tildelt. Side 2 av 7 Side 22 av 107 For investeringer i nye prosjekter må helseforetakene ha godkjenning fra Helse Sør-Øst RHF, og prosjekter over 500 millioner kroner skal forelegges Helse- og omsorgsdepartementet (HOD). Det er Helse Sør-Øst RHF som beslutter gjennomføring i forhold til gitte prioriteringskriterier (styresak 048-2007) og prioriteringsrekkefølge. Strategi ske føringer Tidligfasen Utviklingspl an B1 Idéfa se B2 Konseptf ase K S K B3 Forprosjektfa se B4 Fig 1 Illustrasjon fasebenevnelser og beslutningspunkter i tidligfase 2.2 Utviklingsplanenes rolle Strategisk e føringer UTVIKLINGSPLAN Virksomhetsmessi g utviklingsplan Tiltak 1 Tiltak 2 Bygningsmessig utviklingsplan Tiltak n Investe ringsplan Virksomhetsutvikling Tidligfasen for investeringsprosjekt er Fig. 2 Illustrasjon prosess og resultat for utviklingsplanarbeid Status/dagens praksis Mulige alternativer for byggeprosjekt skal forankres og identifiseres gjennom helseforetakenes utviklingsplaner. En utviklingsplan består først og fremst av en virksomhetsdel som beskriver virksomhetens utvikling fremover. Avledet av denne lages også en bygningsmessig utviklingsplan. Dette er en viktig plan som må avstemmes også regionalt, både med hensyn til kapasitetsvurderinger og investeringsnivåer. Før oppstart av idéfase for et enkelt prosjekt, skal det i henhold til veilederen for tidligfaseplanlegging av sykehusprosjekter foreligge en utviklingsplan. Helse Sør-Øst RHF har ikke praktisert at utviklingsplaner eksplisitt skal godkjennes av Helse Sør-Øst RHF. Ved godkjenning av oppstart av en idéfase for prosjekter på over 500 millioner kroner, har Helse Sør-Øst RHF indirekte godkjent utviklingsplanen prosjektet bygger på. I en idéfase skal alternativsvurdering av prosjekter gjennomføres. Ved prosjekter på over 500 millioner kroner skal oppstart av en idéfase godkjennes av Helse Sør-Øst RHF. Ansvaret for gjennomføringen av en idéfase tilligger helseforetaket, og gjennomføringen skal skje i henhold veilederen for tidligfaseplanlegging av sykehusprosjekter. Side 3 av 7 Side 23 av 107 Forslag til ny modell Helse Sør-Øst RHFs rolle når det gjelder helseforetakenes utviklingsplaner er å påse at de enkeltvis og samlet er i samsvar med overordnede strategier og føringer nasjonalt og regionalt. For at Helse Sør-Øst RHF skal ha de beste muligheter for å ivareta dette foreslås det å innføre et varslingspunkt til Helse Sør-Øst RHF før oppstart av arbeidet med utviklingsplaner i et helseforetak. På denne måten får Helse Sør-Øst RHF gitt premisser og føringer for utviklingsplanene som er nødvendig for å ivareta helhet og koordinert ”sørge for”-ansvar i hele regionen. Det bør også legges føring for hvordan kommunikasjon mellom helseforetak og regionalt helseforetak skal foregå underveis i arbeidet med uviklingsplanen. Det foreslås derfor at før den bygningsmessige utviklingsplanen starter, skal den virksomhetsmessige delen av planen forelegges Helse Sør-Øst RHF, hvor premisser for den bygningsmessige utviklingsplanen utarbeides i fellesskap. Når utviklingsplanen er komplett, skal den forelegges Helse Sør-Øst RHF for drøfting, uavhengig om det skal iverksettes idéfasearbeid med utbyggingsprosjekter, og uavhengig av prosjektenes størrelse hvis det skal igangsettes idéfase. På samme måte som ansvarsmatrisen for gjennomføring av byggeprosjekter legger opp til beslutningspunkter, foreslås det i sammenheng med utviklingsplanene innført drøftingspunkter, benevnt D1, D2 og D3. D1: D2: D3: Drøfting før oppstart av utviklingsplan (også revisjoner). Utforming av premissgivende dokument fra Helse Sør-Øst RHF Drøfting av utviklingsplanenes virksomhetsdel, før oppstart av bygningsmessig utviklingsplan. Drøfting når komplett utviklingsplan foreligger, eventuelt revidert utviklingsplan foreligger. Strategisk e føringer UTVIKLINGSPLAN D Virksomhetsmessig 1 utviklingsplan D 2 Bygningsmessig utviklingsplan Tiltak 1 Tiltak 2 Investe ringsPlan B 1 Virksomhetsutvikling Økonom isk langtids Tidligfasen for plan investeringsprosjekter B 3 D Tiltak n 3 Fig. 3 Innføring av formelle drøftingstidspunkter RHF/HF i utviklingsplanarbeidet. Side 4 av 7 Side 24 av 107 2.3 Helse Sør-Øst RHFs rolle i planlegging og gjennomføring av store prosjekter Status/dagens praksis I henhold til fullmaktsmatrisen for styring av investeringsprosjekter i Helse Sør-Øst, vedtatt i styresak 016-2012, vil alle prosjekter over 50 millioner kroner ha sin behandling i Helse Sør-Øst RHF ved de forskjellige beslutningspunktene (fasemilepæler) etter at idéfasen er gjennomført. For prosjekter i størrelse mellom 50 og 100 millioner kroner foretas dette administrativt, mens prosjekter over 100 millioner kroner styrebehandles. For prosjekter over 500 millioner kroner skal også oppstart av idéfasen godkjennes av Helse SørØst RHF. For prosjekter over 500 millioner kroner skal det vurderes eierskap til prosjektene under planlegging og gjennomføring, med overføring til helseforetaket når prosjektet er ferdigstilt. Dette har vært praktisert ved gjennomføringen av de to prosjektene i Helse Sør-Øst som har vært av denne størrelse, Nye Ahus og Prosjekt nytt østfoldsykehus. For disse prosjektene har Helse Sør-Øst RHF tatt over eierskap og byggherreansvar for prosjektet i forprosjekt og byggefase, det vil si etter gjennomført konseptfase. I begge prosjektene har det etter konseptfasen (i forprosjektet) blitt foretatt omarbeiding av prosjektet på grunn av krav om kostnadsreduksjoner. Forslag til ny modell Det har fra tid til annen vært drøftet om dagnes praksis bør revurderes slik at en eventuell overtagelse av eierskap og gjennomføringsansvar for prosjektet skjer tidligere, for eksempel ved oppstart konseptfase, og at beslutningen om dette tas ved oppstart av idéfasen. Dette vil da være en ny praksis, som må nedfelles i fullmaktsmatrisen. Begrunnelsen for en tidligere inntreden i prosjektet er at Helse Sør-Øst RHF får bedre innsyn i prosjektet i en fase hvor de viktigste føringene for dimensjonering, utforming og kostnader legges. Det vil også være lettere å implementere nasjonale og regionale føringer. Videre vil en kunne få til en tettere dialog og samhandling mellom helseforetak og regionalt helseforetak, og legge en felles økonomisk forståelse til grunn, både når det gjelder gevinstrealisering og økonomisk bæreevne. Innvendingen mot at Helse Sør-Øst RHF skal være prosjekteier og ha byggherreansvar fra konseptfasen, er at det er helseforetaket som på bakgrunn av investeringen skal levere helsetjenester i henhold til gitt oppdrag og krav til resultater. Da må helseforetaket også kunne ha full råderedd over utforming av prosjektet, noe som det kan hevdes at de ikke får ved at Helse Sør-Øst RHF er prosjekteier. En endring av dagens praksis krever at samhandlingene mellom regionalt helseforetak og helseforetak må etableres slik at det er helseforetaket som er bestiller og mottaker av et prosjekt, og som gjennom ansatte og brukermedvirkning beskriver krav til prosjektets innhold, bestemmer driftsform og vurdere helsefaglige og økonomiske forutsetninger og gevinstrealiseringer gjennom ønsket investering. Helseforetaket har også ansvaret for å vurdere prosjektets innvirkning på den totale økonomiske bæreevne for foretaket. Side 5 av 7 Side 25 av 107 Fig. 5 Illustrasjon tidspunkt for HSØ RHF overtagelse av eierskap og ledelse av et utbyggingsprosjekt 2.4 Oppfølging av prosjekter som helseforetakene eier og gjennomfører Status/dagens praksis Prosjekter som er mindre enn 500 millioner kroner, eies og styres av helseforetakene i henhold til dagens fullmaktsrutiner. Helse Sør-Øst RHF har, når prosjektet godkjennes for gjennomføring, også godkjent planverket, herunder de økonomiske beregningene og finansieringen av prosjektet. Forslag til ny modell Det er viktig at prosjektene gjennomføres i henhold til planene og vedtatte kostnadsrammer. På denne bakgrunn bør det også legges til rette for en styring og rapportering fra helseforetakenes side som gir full transparens ovenfor Helse Sør-Øst RHF uten at det fratar helseforetakene det fulle ansvaret for prosjektet. Dette kan for eksempel skje gjennom at helseforetaket avgir regelmessig rapporter med opplysninger om økonomi, fremdrift, kvalitet etc. for alle prosjekter, i henhold til krav til rapportering utarbeidet av Helse Sør-Øst RHF. Det er også relevant å be helseforetakene benytte ressurser fra Sykehusbygg HF både under tidligfaseplanlegging og gjennomføring av prosjektene, vurdert etter helseforetakets egen kompetanse og kapasitet. Føringer for dette kan også gis når en prosjektfase godkjennes. 2.5 Sykehusbygg HFs innvirkning på organisering og prosjektgjennomføring i Helse Sør-Øst Forutsetningen for opprettelse av Sykehusbygg HF var at det ikke skulle endre på eierstruktur eller ansvarslinjer. Dette er blitt fulgt opp, og Helse Sør-Øst RHF har samme ansvar for prosjekter som tidligere. Det er likevel en forutsetning for opprettelsen av Sykehusbygg HF at det fellseide helseforetaket skal ha en rolle i planleggingen og gjennomføringen av byggeprosjekter. Sykehusbygg HF skal kunne stille spisskompetanse og prosjektledelse til rådighet, og kunne påta seg byggherrefunksjoner. Byggeherreansvaret ligger fortsatt hos prosjekteier. Sykehusbygg HF vil etter hvert som det bygges opp ha tilstrekkelig egenbemanning til å kunne påta seg planlegging og gjennomføring av større byggeprosjekter. Eventuelt må det også påregnes innleie styrt av Sykehusbygg HF for komplettering av prosjektorganisasjonen. Skal Helse Sør-Øst RHF bidra aktivt i henhold til hensikten med oppdraget fra Helse - og omsorgsdepartementet om opprettelsen av Sykehusbygg HF, må Helse Sør-Øst RHF pålegge Side 6 av 7 Side 26 av 107 prosjekteierne å benytte personell fra Sykehusbygg HF når prosjektorganisasjonens nøkkelposisjoner bygges opp. Dette gjelder både tidligfasen og gjennomføringsfasen. Det er forutsatt at Sykehusbygg HF skal være en erfaringsbase, kunnskapsformidler og kompetansebygger. For å oppnå dette må Sykehusbygg HF inneha nøkkelposisjoner i prosjektene i de forskjellige fasene. Helse Sør-Øst RHF vil derfor pålegge alle helseforetak som prosjekteiere å benytte Sykehusbygg HFs prosjektpersonell i nøkkelposisjoner, der Sykehusbygg HF kan stille slike til disposisjon. Erfaringsoverføring og kunnskapsoverføring må skje toveis mellom Sykehusbygg HF og prosjekter, og det er derfor viktig at det skjer en profesjonell og koordinert samhandling med Sykehusbygg HF. 3. Administrerende direktørs anbefaling Administrerende direktør ønsker å etablere en tettere samhandling mellom Helse Sør-Øst RHF og det enkelte helseforetak i arbeidet med helseforetakenes utviklingsplaner. Det anbefales innført formaliserte drøftingstidspunkter under arbeidet med utviklingsplan, hvor det regionale helseforetaket og helseforetaket kan avstemme premisser og løsningsforslag. Det anbefales videre at i de tilfeller Helse Sør-Øst RHF skal ha eierskap og ledelse av et prosjekt frem til ferdigstillelse, bør dette skje fra oppstarttidspunktet av konseptfasen. Medvirkning fra det enkelte helseforetak skal være som tidligere. Hensikten med de foreslåtte endringene er å sikre at Helse Sør-Øst RHF skal ha en god overvåkning av hvordan kapasitetsbehovet skal løses i regionen, og ha gjennomgående kravsetting og løsninger i nye prosjekter. Dette ansees som viktig også for å opptre som en profesjonell bestiller og samarbeidspart for Sykehusbygg HF. Trykte vedlegg: Ingen Utrykte vedlegg: Ingen Side 7 av 7 Side 27 av 107 SB-SAK 29/2015 Prioritering av fellesoppgaver, framdrift og ressursbruk (jf sak 17/2015) OPPSUMMERING Det er utarbeidet et notat som beskriver aktuelle fellesoppgaver i 2015, og med særlig bakgrunn i mottatte oppdragsdokument. Arbeidsgruppene starter sitt arbeid i juni, og vil pågå i hele 2015. FORSLAG TIL VEDTAK Styret gir sin tilslutning til den prioritering av fellesoppgaver som er skissert i vedlagte notat datert 8. mai 2015. TRYKTE VEDLEGG: 1. SB-sak 17/2015 2. Notat fellesoppgaver datert 8. mai 2015 Side 28 av 107 BAKGRUNN: Vedlagt følger notat av 8. mai 2015 vedr. organisering og gjennomføring av fellesoppgaver i 2015. Notatet er supplert og justert etter møte i Kundeforum 5. mai. Styret ba i forrige møte om en revidert plan til neste styremøte, hvor prioritering, framdrift og ressursbruk framgår. Denne planen er fortsatt ikke ferdigstilt, da vi er avhengig av en prosess særlig mot de som foreslåes som prosjektledere i de ulike oppgavene. Og dette er prosjektledere som delvis ikke har begynt i Sykehusbygg ennå. Vårt mål med en slik framdriftsplan, bør overordnet også inkludere alle de øvrige oppgaver i 2015. Dette er også et arbeid som betinger avklaringer med kundene vedr. prosjekt og ressursbehov, og nødvendige ressurser til å bidra internt til å utarbeide en slik overordnet plan. Administrasjonen har satt opp en prioritering av fellesoppgavene, slik dette er skissert innledningsvis i vedlagte notat. Og noen prosjektplaner er allerede utarbeidet. Det påregnes oppstart i de første arbeidsgruppene i juni, og dette er alle arbeider som vil pågå i hele 2015 og delvis ut i 2016. Framdriftsplan for hver deloppgave skal utarbeides. Samlet ressursbruk i 2. halvår 2015, er grovt kalkulert til mellom 7 og 9 personer i 100 %-stillinger for å gjennomføre disse prioriterte fellesoppgavene. Arbeidene knyttet til KS protonsenterrapport, og utbedring av helikopterlandingsplasser, kommer i tillegg til disse nevnte fellesoppgavene. Side 29 av 107 Vedlegg 1 SB-sak 29/2015 SB-SAK 17/2015 Oppdragsdokument 2015, oppgaver og rekruttering OPPSUMMERING Med bakgrunn i Oppdragsdokumentet 2015 for Sykehusbygg HF (se sak 14/2015), er det gitt klare føringer for bruk av Sykehusbygg HF i alle nasjonale sykehusprosjekter. Administrasjonen vil med bakgrunn i disse føringene, anbefale at Sykehusbygg får en bestilling fra RHF/HF-ene på alle prosjekt som p.t. er eller skal i gang med idefasen eller konseptfasen. I alle andre prosjekt skal også Sykehusbygg HF benyttes, og det foreslås her at dette skjer gjennom enkeltoppdrag/delavtaler slik som skissert i saksframlegget. Rekruttering av personell må skje ut fra de forventninger som ligger i Oppdragsdokumentet. VEDTAK: 1. Styret tar det framlagte notat om organisering av fellesoppgavene til orientering. Styret ber om en revidert plan hvor prioritering, framdrift og ressursbruk fremgår til neste ordinære styremøte. 2. Styret ber om at avklaring av Sykehusbyggs roller i konkrete prosjekter fortsetter. Videre at Sykehusbygg bidrar til at helseforetakene kan foreta sine bestillinger av byggherrefunksjoner hos Sykehusbygg HF. TRYKTE VEDLEGG: 1. 2. 3. 4. Oversikt over prosjekter, basert på en oversikt fra HOD pr. des. 2014 Notat om fellesoppgaver per 05.03.2015 Presentasjon knyttet til forståelsen av Foretaksprotokoll/Oppdragsdokument Saksframlegg sak 06/2015 Side 30 av 107 BAKGRUNN: Bakgrunn for saken beskrives gjennom 4 delpunkter: 1. 2. 3. 4. Administrative oppgaver Interne prosjektoppgaver/fellesoppgaver Eksterne prosjektoppgaver Rekruttering 1. Administrative oppgaver Det er fortsatt betydelige oppgaver som gjenstår for å få det nye foretaket i full drift. I tillegg ligger det mange deloppgaver i mottatt Oppdragsdokument for 2015, herunder også forberedelser til møte med eierstyringsgruppa 24. april. (Tema for styreseminar 11.03.2015). Styret i Sykehusbygg ble forelagt disse arbeidsoppgavene i sak 06/2015 i møtet 22. januar. Det etableres nødvendige arbeidsgrupper med de tilgjengelige ressursene som Sykehusbygg har pt, men dette arbeidet må også tilpasses framdriften med ansettelser framover. 2. Interne prosjektoppgaver/fellesoppgaver Styresak 06/2015 som også omhandlet fellesoppgaver og mottatt Oppdragsdokument, gir betydelige oppgaver som skal gjennomføres i 2015. Sykehusbygg har startet et arbeid med å konkretisere og organisere opp dette virksomhetsområdet. Se vedlagte arbeidsnotat datert 06.03.2015, som viser en prosjektoversikt og en foreløpig skisse til et slikt prosjektarbeid. Notatet vil også bli drøftet i Kundeforum 10.03.2015. Innholdet og opplegget som skisseres i notatet, er et foreløpig utkast. Men kan være et viktig innspill for hvordan det kan inviteres personell fra foretakene inn i arbeidet. I noen tilfeller vil det også være hensiktsmessig å invitere eksterne inn i arbeidsgrupper. Det er foreløpig skissert 18 prosjekter/oppgaver. Oppgaver som har sin bakgrunn i mottatt Oppdragsdokument for 2015, vil bli prioritert. 3. Eksterne prosjektoppgaver Styret ble i forrige møte orientert om at styreleder og konst. AD ville besøke alle RHF og HF-ene i løpet av februar/mars. Slike møter er gjennomført, men det gjenstår å besøke noen HF innen HSØ. Side 31 av 107 Følgende samlinger er gjennomført: • • • • Helse Nord -Tromsø 4. februar, med RHF og alle HF. Helse Vest - Bergen 16. februar, med RHF og alle HF. Vestfold, sykehuset i Tønsberg, 11. februar Helse Midt – Stjørdal, 13. februar, med RHF og alle HF. Gjenstår: • • • Helse Innlandet, Gardermoen 11. mars. Helse Sørlandet – Kristiansand? OUS – Oslo? Kort oppsummert fra disse samlingene så langt: - Det var en meget nyttig gjennomgang. Samlingene var 2-delte, med infodel om Sykehusbygg og infodel om prosjektene i de ulike HF. Dette ga totalt mye informasjon om de prosjektene som vil komme og som er i gang. Og ikke minst veldig viktig å få en god dialog med Sykehusbyggs framtidige kunder og bestillere. Dvs menneskene som vil være nære samarbeidspartnere på ulike måter. - Stemningen i møtene var positive. Det virket som om det var positiv vilje til å benytte Sykehusbygg i prosjekter videre. Dog er det mye spørsmål omkring formaliteter og ansvar. Hvilke roller, ansvar og myndighet skulle/kunne Sykehusbygg ha i prosjektene som egentlig det enkelte RHF eller HF hadde det formelle ansvar for? Her er det fortsatt behov for at ledelsene i RHF/HFene i enda sterkere grad tydeliggjør hvordan dette skal gjennomføres. - Oppsummeringene om prosjekter rundt omkring i landet, er at det er veldig mange prosjekter på gang. I etterkant av disse samlingene, har administrasjonen hittil kun mottatt 2-3 henvendelser om mulig bistand fra Sykehusbygg. Disse vil Sykehusbygg besvare innen medio mars. For øvrig har Sykehusbygg mottatt en bestilling på utredninger, og deretter ombygging av div. helikopterlandingsplasser. Nedenfor vil det redegjøres litt mer om aktuelle prosjekter for Sykehusbygg HF. Vi viser til vedlegg 3, som redegjør for en mulig forståelse av Statsrådens forventninger til Sykehusbygg, og hvordan Sykehusbygg skal benyttes fra 2015. Side 32 av 107 Primærmodellen: Sykehusbygg overtar ansvaret/byggherrefunksjonen på vegne av bestiller/byggherre, for alle prosjekt som skal/er i tidligfasen, dvs. i idefase eller i konseptfasen. Dette bør innebære at eksisterende ansatte i prosjektorganisasjonen, helt eller delvis, må inngå i Sykehusbygg sin prosjektorganisasjon. Sekundærmodellen: For de øvrige prosjekt som enten er i prosjekteringsfasen eller i utbyggingsfasen, skal Sykehusbygg benyttes gjennom deloppgaver under ledelse av eksisterende prosjektorganisasjon. Disse deloppgavene kan være utleie av enkeltpersoner inn i deler av et prosjekt, eller utføre deloppgaver etter bestilling. Primærmodellen – aktuelle prosjekt? Med bakgrunn i de samlinger administrasjonen har hatt med RHF/HF-ene, vil man her foreslå aktuelle prosjekt som gjennomføres hvor Sykehusbygg HF bør ha en posisjon med byggherrefunksjon. Denne oversikten er ikke komplett, da det ennå ikke har vært samlinger med alle foretak innen HSØ: Helse Nord: • • • • • • Helgelandssykehuset (oppstart ide/konseptfasen) UNN-Tromsø, psykiatri Åsgård, (idefasen) PET-Tromsø (KSK er i gang) Protonsenter UNN UNN Narvik, rus-psykiatri-somatikk,(KSK er i gang) Sykehuset i Hammerfest (oppstart idefase aug.15) Helse Midt: • Her inngår alle de prosjekt som inngår i prosjektporteføljen ved virksomhetsoverdragelsen av Helsebygg. Se vedlegg til sak 16/15. De største prosjektene her er: Nytt akuttsykehus i Nordmøre og Romsdal (konseptfasen), psykiatribygg Østmarka/Trondheim (entreprise er kunngjort), psykiatribygg Levanger (forprosjekt), tilbygg Namdal sykehus (idefasen), syklotron St.Olav (konseptfasen). Side 33 av 107 Helse Vest: • • • • Stavanger universitetssykehus (konseptfasen) Haugesund sykehus (konseptfasen) Førde sentralsjukehus, ombygging (konseptfasen) Haukeland sykehus, partikkelanlegg (konseptfasen) Helse Sør-Øst: • • • Vestre Viken (konseptfasen) Sykehuset Innlandet (idefasen?) Sykehuset Sørlandet? 4. Rekruttering Det vil bli virksomhetsoverført 18 personer fra Helsebygg til Sykehusbygg HF pr. 1. april 2015. I løpet av våren påregnes ytterligere 5 personer fra HSØ. Det er ansatt 2 personer i Sykehusbygg, hvorav 1 person har tiltrådt, mens den andre begynner 1. juni. Sykehusbygg har annonsert etter sykehusplanleggere, og etter en lang intervjurunde, er det gitt tilbud til 7 personer. Hittil har 6 av akseptert tilbudet, mens det forventes svar fra den siste 9. mars. Sykehusbygg har nå i tillegg en rekke stillinger utlyst med søknadsfrist 8. mars. Det er stor oppmerksomhet omkring disse. Dette vil det bli redegjort for nærmere i styremøtet 12. mars. Sykehusbygg anslår ca. 10 tilsettinger etter denne søknadsrunden. Med bakgrunn i den uklare situasjon rundt oppdragsmengde/oppdragstype i 2015, ønsker administrasjonen en diskusjon om dette i styremøtet. Side 34 av 107 NOTAT VEDR. ORGANISERING OG GJENNOMFØRING AV FELLESOPPGAVER I 2015 8. mai 2015 v/ konst. AD Bjørn Remen. Grunnlag for dette notat, er styresak i Sykehusbygg HF 22.01.15 vedr. oppgaver i 2015, og Oppdragsdokument mottatt 23.02.2015. Innledning. Vi tilstreber å gjennomføre de enkelte oppgaver som delprosjekter i Sykehusbygg i 2015. Det vil bli satt en prosjektansvarlig for hver deloppgave. Vedkommende må snarest: - Foreslå sammensetning av ei lita arbeidsgruppe. Utarbeide et arbeidsopplegg, mandat og framdrift for oppgaven. Herunder en beregnet ressursinnsats med tilhørende kostnadsanslag. Oppgaver med bakgrunn i bestilling gjennom Oppdragsdokument vil bli prioritert ! ( og særlig oppgaver som skal fullføres i 2015 ). Følgende oppgaver planlegges med oppstart i mai -august 2015 : Oppgave 1, 2, 3, 4, 5, 6, 12, 13, 15 ( de øvrige avventes noe ) ! Oppgave 16 og 17 haster det med utifra Sykehusbygg sine egne behov. Oppgave 9 er nesten sluttført. 1. Sikre standardisering av nye sykehusbygg – hva og hvordan? Prosjektnummer: 800201008 Prosjektnavn: Utvikling av standarder – standardløsninger av rom/sykehusbygg. Denne oppgaven er sammensatt og krever brei kompetanse: • Avgrense innholdet i standardiseringsbegrepet • Standardisering av krav til datagrunnlag og metoder/verktøy for tidligfaseplanlegging • Standardisering av programkrav til funksjoner og rom • Standardisering av bruk av verktøy og prosess/organisering for styring og gjennomføring • Standardisering av krav til bygg, teknikk • Standardisering av sykehusbygg ? Standardisering av rom og romløsninger.Hvordan kan dette påvirkes av den kliniske utviklingen ? Kan økt standardisering medføre en stagnasjon i utviklingen ? Prioritering av videre arbeid med dette i 2015/2016. Vi foreslår en todeling av oppgaven. Standardiseringsbegrepet må innledningsvis avklares og gjennomgåes i gruppene, og det forutsettes at de overordnede føringer hensyntaes ift. målsettinger om standardisering! For øvrig skal ovennevnte kulepkt. være de sentrale tema i gruppene: Side 35 av 107 1. Tidligfaseplanlegging, med tilhørende krav til datagrunnlag, metoder, prosesser, organisering , fysiske løsninger ( eks. standardromskatalog ). PL = Marte Lauvsnes. Arbeidsgruppe : Rune Abrahamsen (V.Viken), Ellen Kongshaug (SiV), O.J. Førland, Rita Konstante, Hilde Tradin, Helge Stene-Johansen (?), Helge Bergmann (H.Bergen), Harald Aas (Studio4). 2. Prosjektering og bygging, med tilhørende krav til verktøy, BIM, kontrahering, entreprisemodeller, løsninger mv. PL = Lars Abrahamsen Arbeidsgruppe : Dag Bøhler (HSØ), Tor Arne Hanssen (H.N.), Kjell Ivar Bakkmoen, Askjell Utaker (H.Bergen), Birger Stamsø (HSØ), Terje Winther (Nordlandssykehuset), Rune Reinås. Arbeidsgruppe: Brei sammensetning innen planlegging, prosjektering, bygg. Økonomi, teknisk fag, IKT-kompetanse. Involvering av flere HF/RHF? 2. Erfaringsoverføring og gjenbruk av løsninger. Prosjektnummer: 800201009 Prosjektnavn: Utvikling av modell for erfaringsoverføring og type løsninger. Delvis samme problemstilling som for pkt 1 (?), med behov for en brei faglig tilnærming hvor både planlegging, prosjektering og bygg må være involvert. PL = Hilde Tradin. Arbeidsgruppe : Unni Dahl, Helge Bergmann (H.Bergen), Rune Reinås, Kjell Olav Lyngsmo, Rune Abrahamsen (V.Viken), flere ? Arbeidsgruppe: Brei sammensetning med planlegging, prosjektering, bygg. Økonom, IKTkompetanse. ( utkast til prosjektplan er laget ) 3. Videreutvikle metodikk for evaluering av sykehusprosjekter. Prosjektnummer:800201010 Prosjektnavn: Utvikling av metodikk for evaluering av sykehusprosjekter Side 36 av 107 Delvis samme problemstilling som for pkt 1 med behov for en brei faglig tilnærming hvor både planlegging, prosjektering og bygg må være involvert. Etablere en metodikk som kan gjenbrukes fra prosjekt til prosjekt. PL = Nina Kristiansen (HSØ) Arbeidsgruppe : Rita Konstanse, Hilde Tradin, Unni Dahl, Endre Fjellestad, Hans Stenby (H.V.), Terje Winther (Nordlandssykehuset), NTNU v/ Ole Jonny Klakegg. Arbeidsgruppe: Brei sammensetning med planlegging, prosjektering, bygg. 4. Videreutvikle metodikk for framskrivninger. Prosjektnummer:800201011 Prosjektnavn: Videreutvikling og drift av fremskrivingsmodellen I dette punktet bør det også inngå et opplegg for utvikling, drift og vedlikehold av datagrunnlag, erfaringsreferanser, trendanalyser, endringsfaktorer og beregningsmodeller. Oppdatert beskrivelse av fremskrivingsmodellen er klar. Veileder for bruk og en plan for drift og vedlikehold må vurderes. Må sees i sammenheng med pkt 1 og 2. PL = Kjell Solstad Arbeidsgruppe : Rita Konstante, Glenn Flandorfer (HSØ), Terje Beck Nilsen (Helse Vest) , Liv Haugen, Lillian Leistad (NPR), Marte Lauvsnes. Arbeidsgruppe: Faglig bredde: Planlegger, klinikk, statistikk/samfunnsøkonomi, byggfag/prosjektledelse, prosessledelse. 5. Ivareta nasjonal database for sykehusareal. Utarbeide en samlet oversikt over klassifiserte sykehusareal i løpet av 2015. Prosjektnummer:800201012 Prosjektnavn: Nasjonal database og etablere en oversikt over klassifiserte sykehusareal. PL = Pål Ingdal. Arbeidsgruppe: Ole Kr. Kvarsvik, NOSYKO. Thor Åsmund Evjen (St.Olav), Marte Lauvsnes, Gunn Håberget, Sigmund Stikbakke HSØ, Gro Aarlie (H.Bergen), Heidi Stien (Multiconsult), NN-klinisk virksomhet, (Helse Nord ?)… Verdien av klassifikasjonssystemet er bl.a. knyttet til muligheten til å koble virksomhet/produksjon, organisasjon, lokalisering og byggkapasitet og kvalitet. Det er et sentralt verktøy for tidligfaseplanlegging fra Utviklingsplan til forprosjekt og gir bl.a. et Side 37 av 107 grunnlag for å tallfeste sammenhenger mellom virksomhet/aktivitet og kapasitet/krav til bygget. Det er også et viktig styringsverktøy for HF, RHF og opp til et politisk nivå/beslutningstakere. 6. Revisjon av tidligfaseveilederen . Prosjektnummer:800201013 Prosjektnavn: Revisjon av veiledere for tidligfaseplanlegging . Arbeidet igangsatt, utkast til endringsforslag er utarbeidet. Det legges til grunn at et bearbeidet forslag til prosjektplan legges fram for Kundeforum, for deretter en sluttbehandling i styret før arbeidet settes i gang for fullt. PL = Marte Lauvsnes. Arbeidsgruppe: En fra hvert RHF/dvs. Kundeforum, Askjell Utaker (H.Bergen), Svein Petter Raknes (Hospitalitet), Liv Haugen. Observatør : Helga Daae fra HOD . ( utkast til prosjektplan er utarbeidet ). 7. Utarbeide veileder for overordnet teknisk program ( OTP ). Prosjektnummer:800201014 Prosjektnavn: Utvikling av veileder for overordnet teknisk program (OTP) Viktig at OTP samordnes med den øvrige tidligfaseplanleggingen og ift forprosjekt. OTP bør bidra til å begrense arbeidsmengden i konseptfasen slik at man ikke begynner å spise av forprosjektarbeidet. Bør være en PL fra teknisk fagområde men med deltakelse fra programmering/planlegging. Ambisjonsnivå må avklares i prosjektplan ( et overordnet funksjonelt program ). PL = ( avventes noe ) Arbeidsgruppe : Kari Solem Aune, Jan Petter Egseth, Mats Hobber, flere ? Arbeidsgruppe: Planlegger/kunnskap om tidligfaseplanlegging, utstyrsplanlegging, tekniske fag 8. Etablere veileder for brukermedvirkning.( ansatte og pasienter ). Prosjektnummer:800201015 Prosjektnavn: Utvikling av veileder for brukermedvirkning i sykehusprosjekter Side 38 av 107 Dette er veldig prosjektavhengig og bør avgrenses til en veileder som beskriver hva som er gode brukerprosesser. Viktig med god sykehusfaglig kompetanse og erfaring fra sykehus. PL = Rune Reinås ( avventes noe ) Arbeidsgruppe : Gunn Håberget, Pål Ingdal, Nina Kristiansen (HSØ), Eivind Solheim (Nordlandssykehuset ) …flere ? Arbeidsgruppe: Prosessledelse er viktig. Også viktig å ha med noen som kobler dette punktet til pkt 1 og standardisering og pkt 4 Videreutvikling metodikk mv. 9. Evaluere ordningen med ekstern kvalitetssikring. Framlegges Dep. Ny anskaffelse av kvalitetssikringsleverandør (KSK). Innhente erfaringer. Prosjektnummer:800201016 Prosjektnavn: Evaluering av KSK – utlysning av ny rammeavtale Utkast til evalueringsrapport er utarbeidet og framlegges nå for behandling. Forslag til kravspesifikasjon for ny utlysning er utarbeidet. Utlysning av rammeavtale skjer etter styrebehandling i styret for Sykehusbygg HF. PL = Asmund Myrbostad Arbeidsgruppe: Kundeforum. 10. Digital kommunikasjon. Digitale tjenester for kommunikasjon med samarbeidspartnere (jfr. pkt. s. i Oppdragsdok.) PL = avventes noe. 11. Gjennomføre en kartlegging og analyse vedr. sykehusbyggenes tilgjengelighet, og strategi for å gjøre Norge universelt tilgjengelig innen 2025. PL = avventes noe. Arbeidsgruppe : Repr. fra St.Olav og PNØ, UU lab., Hig/NTNU, Universell utforming as, repr. fra drift og vedlikehold. Side 39 av 107 12. Etablere kravdokument vedr. miljø og klimatiltak. Etablere miljøledelse og miljøstyringssystem ( jfr. Oppdragsdok. Pkt. r. ). PL = (avklares ) Arbeidsgruppe : Sigmund Stikbakke, Lene Omdahl, Bjørn Remen, ……flere ! Må også sees i sammenheng med pkt. 7. Totalutformingen av bygget, herunder hensyntatt klinisk drift, vil være viktig ift. et slikt kravdokument. 13. Etablere og videreutvikle verktøy som viser tilstandsgrad ved norske sykehus. Bør kanskje kobles mot klassifikasjonssystemet. Viktig for vurdering av 0-alternativet og ombygg og påbygg prosjekter. Sees også i sammenheng med pkt. 5. Hvordan sikre eierskap til data, må inngå i denne oppgaven. PL = Sigmund Stikbakke HSØ. Arbeidsgruppe: Thor Åsmund Evjen (St.Olav), Anne Kathrine Larssen (Multiconsult), Gunn Håberget, Unni Dahl, Per W. Torgersen . 14. Fullføre prosjekt vedr. sammenligning av byggekostnader mellom Norge og Danmark. Arbeidet er igangsatt. Oppgaven bør gjennomføres som en helhet men inndeles i flere delprosjekter for å skille de ulike faktorene som påvirker kostnadene og som kan gi forskjeller. Dermed kan aktiviteter prioriteres iht krav til fremdrift. • • • • • • • Hvordan skape sammenlignbarhet mellom prosjekter? o Skille nummer i bygningsdeltabellen som har bygget å gjøre og de som ikke er påvirket av den bygningsmessige løsningen. o ? Programmering, driftskrav. Er det forskjeller som kan slå ut i ulikheter på kostnader (andel spesialrom/kostbare arealer, blanding/oppdeling av funksjoner i ulike deler av bygg oa) Programmering, tekniske krav. Har vi større krav til teknikk i Norge (ventilasjon, luftbehandling, IKT, sikkerhet oa) Planprosess: Fordeling av oppgaver/kostnader på byggherre og prosjekt, metoder, prosess oa) Pris på materialer og lønn, marked/konkurranse Gjennomføring. Marked, enterprisemodeller oa Brukerutstyr Oppstart avventes noe ! Side 40 av 107 PL = : Teknisk kompetanse/prosjektlederkompetanse. Ansvar for gjennomføring av sammenligningen. Prosjektgjennomføring, marked, entreprisemodeller .( Oppstart avventes i påvente av tilgjengelige ressurser ). PL undergruppe 1: = Programmeringskompetanse/planlegging. Krav fra virksomhet til bygg, brukerutstyr. PL undergruppe 2: Teknisk kompetanse. Huskost etter bygningsdelstabellen, priser. Hvis gruppen startes opp med en gruppeleder for hele jobben samt 1 fra undergruppe 1 og 1-2 personer fra undergruppe 2 så kan man fort komme i inngrep med bl.a. SUS som gjerne vil delta. 15. «Sykehusbygg-skolen». Etablere en intern kompetanseenhet og kontakt/avtaler med eksterne kompetansemiljø. PL : Bjørn Remen ( foreløpig ). Arbeidsgruppe : Nils Arne Bjordal, Unni Dahl, Rita Konstante, Hilde Tradin, Jone Erdal, Rune Reinås, Endre Fjellestad. Drøftinger er igangsatt , foreløpig med NTNU. 16. Prosjektstyringsverktøy og støttesystemer (og databaser ?) Mulig samordning ? PL : ? Arbeidsgruppe : Kjell Ivar Bakkmoen, «ByggIT», Lars Abrahamsen, Endre Fjellestad 17. Etablering av prosjektstyringssystem. PL : Endre Fjellestad Arbeidsgruppe : Lars Abrahamsen, Knut Ola Haug, Helse Vest ?, Helse Nord ? 18. Myndighetskontakt. Koordinator ift. eksterne nettverk ( nasjonalt/internasjonalt ). PL : Bransjen blir betydelig involvert og invitert i prosesser vedr. ulike endringer innen standarder, forskrifter, høringsdokumenter etc. Dette kan være innen en rekke tilsynsområder, direktorater, bransjeorganisasjoner. Her bør spesialisthelsetjenesten koordinere dette arbeidet gjennom Sykehusbygg(?). På hvilken måte ? Side 41 av 107 19. Kulturminnevern. Bør kobles mot klassifikasjonssystemet. Praktisk med en merking av hvilke arealer som har begrensninger for ombygging og påbygg. Dette arbeidet er i ordinær drift. PL : Jone Erdal Arbeidsgruppe : Dagens styringsgruppe ? 20. Avhending, bygg og eiendom . PL : Bo Vegar Grøtvedt Dette arbeidet er i ordinær drift. 21. Oppdatering av veileder for økonomisk bærekraft . PL : ( avventes noe ) Arbeidsgruppe : Tarald Rohde, Espen Remme, ….flere ? 22. Nettverksbygging, nasjonalt og internasjonalt. PL : Marte Lauvsnes Arbeidsgruppe : Kari Solem Aune, Lars Abrahamsen, Jone Erdal, Birger Stamsø (HSØ), Kari Gro Johanson (SUS). 23. Sykehuslogistikk. PL : Gunn Håberget ( avventes noe ) Arbeidsgruppe : Bjørn Bakken, Hilde Tradin, ……… 24. Virksomhetsutvikling, organisering, ibruktaking- planprosess og metodeutvikling. PL : Unni Dahl ( avventes noe ). Arbeidsgruppe : Rune Reinås, Pål Ingdal, Side 42 av 107 SB-SAK 30/2015 Evaluering av KSK-ordningen (jf sak 22/2015) OPPSUMMERING Se vedlagte forslag til saksframlegg til neste AD-møte. AD-møte 27.04, sak 039/2015 returnerte saken, med følgende konklusjon: 1. AD-møtet sender saken tilbake til Sykehusbygg HF, fordi den anses som ikke fullstendig belyst med bakgrunn i HF-styrets behandling. 2. AD-møtet ber om en grundig redegjørelse hvorfor HF-et skal pålegges flere oppgaver enn det som er vedtatt i foretaksmøtene med RHF-ene. FORSLAG TIL VEDTAK Styret gir sin tilslutning til det vedlagte forslag til saksframlegg til neste AD-møte. TRYKTE VEDLEGG: 1. Forslag til saksframlegg til AD-møte 2. Notat datert 21. februar 2015 Notat til AD-møtet Side 43 av 107 Vedlegg 1, SB-sak 30/2015 Til : AD-møtet Fra : Sykehusbygg HF Dato : 6. mai 23015 Saksbehandlende RHF: Unntatt offentlighet: Dato for ev. tidligere behandlinger i AD-møte: AD-møtesak 000-2015 Evaluering av KS-ordningen for utviklingsplan og konseptfase Hva saken omhandler i korte trekk Sykehusbygg HF har gjennomført en evaluering av KS-ordningene som har vært brukt i til sammen 10 store investeringsprosjekter fra 2011 til i dag. Krav til KSK bygger på veileder for tidligfaseplanlegging og den kravspesifikasjonen som lå til grunn for etablering av rammeavtaler med leverandører av rådgivertjenester innenfor sykehusplanlegging og strategisk planlegging. Målet med evalueringen var å innhente erfaringer med bruken av KSK og på dette grunnlaget vurdere om • ordningen skal videreføres • det var behov for endringer i kravspesifikasjonene • det bør utarbeides egne kravspesifikasjoner for KS av utviklingsplaner og idéfaserapporter. Vedlagte notat av 21. februar 2015 oppsummerer gjennomføringen av og resultatene fra evalueringen. Evalueringen viser at det gjennom KSK-ordningen er påvist svakheter i flere av de gjennomgåtte konseptrapportene og at dette har bidratt til økt kvalitet i grunnlaget som legges frem for beslutningstakerne. Ordningen anbefales videreført med konkrete anbefalinger til endringer i kravspesifikasjonene, herunder krav til kompetanse på sykehussektoren hos leverandørene. I Oppdragsdokumentet til Sykehusbygg HF for 2015, er det også konkludert med at ordningen med ekstern kvalitetssikring av sykehusprosjekter skal gjøres permanent. Erfaringene med KS av fire utviklingsplaner viser at det er behov for klarere regler for utarbeidelse av slike planer og det anbefales etablert en ordning med KS også for utviklingsplaner (KSU). Foretakene bør dog stå fritt om de vil gjennomføre KS av sine utviklingsplaner. Evaluering av KSK har vist at det er behov for revisjon av veileder for tidligfaseplanlegging. Sykehusbygg har planer om å gjennomføre en slik revisjon i løpet av 2015. I notatet er det tatt inn et utkast til kravspesifikasjon for utlysning av konkurranse for ny rammeavtale. I dette notat er det hensyntatt mulighet for å gjennomføre KS både for utviklingsplaner og for konseptrapporter. Side 44 av 107 Bakgrunn for saken Planfasene i et sykehusprosjekt er beskrevet i «Veileder for Tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter» som er utarbeidet av Helsedirektoratet. KS-ordningen ble gjennom foretaksprotokollene fra januar 2011, etablert som en prøveordning for å sikre kvaliteten i utredninger og arbeidsprosesser i konseptfasen (KSK), og for å styrke beslutningsgrunnlaget før oppstart forprosjekt. Ifm statsbudsjettet for 2015 er KSK-ordningen gjort permanent. Rammeavtale for gjennomføring av KSK utløp ved utgangen av 2014. Før det utlyses konkurranse om nye rammeavtaler, ble det besluttet å gjennomføre en evaluering av ordningen. Særskilte forhold AD-møtet bør være kjent med Som en frivillig ordning har flere HF gjennomført KS av utviklingsplaner og idéfaserapporter, og av de 10 prosjektene som er evaluert gjaldt fire KS av utviklingsplaner (KSU) og to KS av idéfaserapporter (KSI). Dette er plandokumenter som gir grunnlag for utredninger i konseptfasen. Sammenheng og konsistens mellom fasene i planprosessen er vesentlig for kvaliteten i planene. I evalueringen kommer det frem at det er behov for å etablere en ordning for KS av utviklingsplaner (KSU), mens en egen ordning for KS av idéfaserapporter (KSI) ikke er aktuelt før idéfasens rolle i planprosessen er avklart. Dette vil i så fall skje ifm revisjon av veileder for tidligfaseplanlegging. I veileder for tidligfaseplanlegging forutsettes det at gjennomføring av investeringsprosjekter er forankret i en utviklingsplan for virksomheten. Evalueringen av fire KSU for utviklingsplaner viser at det er store ulikheter i prosess, innhold og kvalitet for utviklingsplaner. Den virksomhetsmessige delen av en utviklingsplan skal beskrive forventet og planlagt utvikling i sykehusenes primærvirksomhet, konsekvenser av dette og behov for tiltak. Utvikling av et langsiktig, strategisk plandokument for helseforetakene går dermed ut over behovet for strategiske avklaringer som er nødvendig for å gjennomføre et investeringsprosjekt. Mens planprosessen for investeringsprosjektene i hovedsak initieres og styres fra eiendomsavdelingen og prosjektorganisasjonen, må utarbeidelse av den strategisk viktige utviklingsplanen forankres i foretakenes samlede ledelse. Tidligfaseplanlegging omfatter metoder og verktøy for fremskriving av aktivitet og kapasitetsbehov i sykehus som også kan benyttes i HF-enes strategiske planlegging og styring. Sykehusbygg har som oppgave å videreutvikle datagrunnlag, metoder og verktøy for planlegging. Arbeidet med eventuelt å lage et felles rammeverk for arbeidet med utviklingsplaner (en veileder) er RHF-ene og HF-enes ansvar. Sykehusbygg HF ønsker eventuellt å bidra til å avklare innhold i og oppbygging av en slik veileder, og hvordan dette arbeidet kan organiseres og gjennomføres. En slik veileder vil ikke bli igangsatt uten en nærmere bestilling. Prosess Sykehusbygg HF overtok oppgaven med å evaluere KSK-ordningen fra Kompetansenettverk for sykehusbygging som ble avviklet ved utgangen av 2014. Sykehusbygg har utarbeidet et notat datert 21. februar 2015 som oppsummerer resultatet fra evalueringen. Evalueringen bygger på informasjoner innhentet fra alle RHF-ene og fra 10 HF/prosjekter som er gjennomført etter reglene for KSK. Informantene har besvart et åpent spørreskjema og i noen tilfeller har det vært telefonisk kontakt. Både plandokumenter og rapporter fra gjennomførte KS-prosesser er gjennomgått. Side 45 av 107 Styret for Sykehusbygg HF behandlet saken i sitt møte den 18. mai 2015 (sak 30/2015), etter at saken ble returnert fra AD-møtet . AD-møtet behandlet denne i sak 039/2015. Styret i Sykehusbygg vedtok i møte 18.05.2015 følgende: ……….. Vurdering De veiledere, verktøy og metoder for gjennomføring av sykehusprosjekter som har blitt utviklet i regi av Kompetansenettverket på vegne av Helsedirektoratet og RHF-ene, er viktig for kvaliteten i gjennomføringen av prosjektene. AD-møtet ser betydningen av at Sykehusbygg HF på vegne av helseforetakene, har ansvaret for forvaltning og videreutvikling av datagrunnlag, verktøy og metoder for planlegging og gjennomføring av sykehusprosjekter, herunder etablering av rammeavtaler for leveranse av rådgivertjenester for å gjennomføre KSK. Analyser og vurderinger av den fremtidige virksomheten er grunnlaget for planlegging av et sykehusprosjekt. Grunnlaget for beregninger av endringer i virksomheten og i byggenes kapasitet og utforming må være felles og konsistente, og det bør finnes en felles plattform som beskriver oppgaver, metoder, arbeidsmåter og beslutningsprosesser. Et slikt grunnlag er etablert gjennom Veileder for Tidligfaseplanlegging. Den gjennomførte evalueringen og erfaringer fra sykehusprosjekter viser at det også er behov for en veileder som gir felles rammer for utarbeidelse av utviklingsplaner. En veileder for arbeidet med utviklingsplaner ligger utenfor Sykehusbygg HFs arbeidsområder og det vil være de regionale helseforetakenes ansvar eventuelt å initiere og gjennomføre/bestille dette arbeidet. Inntil det foreligger en veileder for utviklingsplaner og en tilhørende KS-ordning, kan HF-ene ved behov benytte den rammeavtalen som skal inngås for rådgivertjenester til KSK. Budsjettmessige forhold Arbeidet med evalueringen er gjennomført med Sykehusbygg HFs egne ressurser og innenfor budsjettet for 2015. Behov for fremtidige avsjekkpunkt i AD-møtet Ingen spesielle. Forslag til konklusjon: 1. AD-møtet gir sin tilslutning til de hovedkonklusjoner vedr. evaluering av KSKordningen, slik dette er beskrevet i saksframlegget . Dvs at ordningen med KSK videreføres og at tidligfaseveilederen revideres slik dette er beskrevet i vedlagte notat. En gjennomføring av KS for utviklingsplaner, må vurderes av det enkelte HF ift. hensiktsmessighet. 2. Sykehusbygg gjennomfører en konkurranse om rammeavtale for KSK-ordningene. Konkurransegrunnlaget må utarbeides slik at det åpner for en mulighet til å inngå avtaler også for KSU, når foretakene finner dette nødvendig. Side 46 av 107 3. AD-møtet ber om at RHF-ene i samarbeid med Sykehusbygg HF, vurdere om det er ønskelig å utvikle en felles veileder også for arbeidet med utviklingsplaner, og som beskriver den fremtidige for virksomheten i HF-ene og hvordan et slikt arbeid kan organiseres. Vedlegg: 1. Evaluering av KS-ordningen for Utviklingsplaner og Konseptfase, notat datert 21. februar 2015 Side 47 av 107 Vedlegg 2 SB-sak 30/2015 NOTAT Evaluering KS-ordningene for Utviklingsplan og Konseptfase Rådgiver Asmund Myrbostad 21. februar 2015 Side 48 av 107 Innhold Bakgrunn og mål...................................................................................................................................... 4 Dagens ordning........................................................................................................................................ 5 Kvalitetssikring Idéfasen (KSI).............................................................................................................. 5 Kvalitetssikring Konseptfasen (KSK) .................................................................................................... 7 Kvalitetssikring Utviklingsplanen (KSU) ............................................................................................. 10 Kartlegging, metode .............................................................................................................................. 12 Status og erfaringer KS for idéfasen (KSI).............................................................................................. 13 Om prosjektene ................................................................................................................................. 13 Gjennomføring, kompetanse ............................................................................................................ 13 Er kravspesifikasjonen for KSK tilpasset KS av Idéfasen? .................................................................. 13 Medførte KSI endringer i rapporten? ................................................................................................ 14 Forslag til endringer............................................................................................................................... 14 Oppsummering KSI ................................................................................................................................ 14 Status og erfaringer KS for konseptfasen (KSK)..................................................................................... 15 Om prosjektene ................................................................................................................................. 15 Gjennomføring, kompetanse ............................................................................................................ 15 Er kravspesifikasjonen for KSK tilpasset KS av konseptfasen? .......................................................... 15 Medførte KSK endringer i rapporten? ............................................................................................... 16 Forslag til endringer i kravspesifikasjonen for KSK............................................................................ 16 Oppsummering KSK ............................................................................................................................... 17 Status og erfaringer KS for utviklingsplanen (KSU) ............................................................................... 18 Om prosjektene ................................................................................................................................. 18 Gjennomføring, kompetanse ............................................................................................................ 18 Er kravspesifikasjonen for KSK tilpasset KS av utviklingsplanen? ..................................................... 18 Medførte KSU endringer i rapporten? .............................................................................................. 18 Forslag til endringer............................................................................................................................... 19 Oppsummering KSU .............................................................................................................................. 19 Oppsummering og anbefaling ............................................................................................................... 20 Fremtidig bruk av KS-ordningen ........................................................................................................ 20 Revisjon av Veileder for tidligfaseplanlegging .................................................................................. 20 Utvikling av veileder for Utviklingsplan ............................................................................................. 22 Finansdepartementets KS-ordninger – en sammenligning ................................................................... 23 Utlysning av rammeavtaler ................................................................................................................... 27 Side 49 av 107 Rådgivertjenester for kvalitetssikring av plandokumenter ................................................................... 28 Generelt............................................................................................................................................. 28 Kvalitetssikring av Utviklingsplanen (KSU) ............................................................................................ 30 Kvalitetssikring av konseptfasen (KSK) .............................................................................................. 31 Kompetansekrav................................................................................................................................ 32 Side 50 av 107 Bakgrunn og mål Kravene til KSK står i foretaksprotokollene fra januar 2011, og forutsatte enn 4-årig prøveperiode fra og med 2011, som bygger på teksten i statsbudsjettet for 2011: ”……. For å legge til rette for mer overordnet styring med helseforetakenes investeringer, vil grensen for prosjekter som forelegges departementet settes ned fra 1 mrd. kroner til 500 mill. kroner fra 2011. Videre vil de regionale helseforetakene fra og med 2011 underlegges en 4-årig prøveordning med ekstern kvalitetssikring av konseptfaseutredninger, tilsvarende den statlige KS-1 ordningen.” I statsbudsjettet for 2015 står det: ”For prosjekter over 500 mill. kroner skal resultater og vurderinger etter endt konseptfase legges fram for departementet, sammen med ekstern kvalitetssikring. Ordningen har til nå vært en prøveordning, men blir nå videreført permanent.”: Den utgående ordningen med kvalitetssikring av konseptrapporter var midlertidig. I forbindelse med at den nå er blitt permanent og rammeavtaler skal utlyses på nytt, er det behov for at eventuelle endringer avklares, og om disse får konsekvenser for innholdet i veilederen. Dette gjelder bl.a. sammenhengene mellom etablering av utviklingsplaner i alle HF og sammenhenger mellom utviklingsplaner og planprosessen for tidligfasen, spesielt oppstart av og innhold i Idéfasen. I forbindelse med avvikling av Kompetansenettverket for sykehusbygg er nettverkets oppgaver for en stor del overført til Sykehusbygg HF. Dette omfatter også arbeidet med evaluering av Veileder for Tidligfaseplanlegging, og en evaluering av KSK ordningen. Målsetting med evalueringen er å få en helhetlig vurdering av KS-ordningen slik den er brukt i ulike faser i planprosessen. I utgangspunktet kan det være relevant å vurdere om KS-ordningen bør omfatte både utviklingsplanen og alle fasene i planprosessen for tidligfasen. Utgangspunktet for dette er erfaringer fra gjennomførte KS-oppdrag og hvordan resultatene fra KSK har bidratt til å sikre et godt beslutningsgrunnlag for videreføring av prosjektet fra en fase til den neste, samt signaler fra Helse- og omsorgsdepartementet. Konkurransen for tildeling av rammeavtaler for rådgivertjenester for KSK ble gjennomført i 2011 og følgende leverandører/grupper har inngått rammeavtale. Disse avtalene gir grunnlag for avrop for oppdrag fra alle RHF og HF: o o o o Deloitte AS Holte Consulting AS PriceWaterhouseCoopers AS Terramar AS Tabellen nedenfor viser hvilke prosjekter, planfaser og leverandører som har vært inkludert i denne evalueringen av KSK-ordningen. Det gjøres oppmerksom på at Helse Sør-Øst RHF, foruten den interregionale KSK-avtalen, også har egne rammeavtaler for kvalitetssikring, som i noen grad har vært benyttet til ekstern kvalitetssikring i andre faser enn konseptfase. HF/Prosjekt Helse Sør-Øst RHF OUS HF OUS HF, Campus Oslo Planfase Leverandør Utviklingsplan Idéfaserapport Holte Consulting AS og SINTEF OPAK AS og Metier AS Side 51 av 107 Vestre Viken HF Sykehuset i Vestfold, byggetrinn 7 SSHF, PSA i Kristiansand Utviklingsplan Konseptrapport SSHF Utviklingsplan Sykehuset Innlandet HF Helse Vest RHF Helse Bergen, BUSP Utviklingsplan Helse Midt-Norge RHF Nytt sykehus Nordmøre og Romsdal Helse Nord RHF Finnmarkssykehuset HF, Nye Kirkenes sykehus Konseptrapport OPAK AS Terramar AS, Hospitalitet AS og Oslo Economics AS Terramar AS, Hospitalitet AS og Oslo Economics AS Terramar AS, Hospitalitet AS og Oslo Economics AS Deloitte AS og Nordic Konseptrapport PWC AS, Bygganalyse AS, Eliasen & Lambert-Nilsen Idéfaserapport Holte Consulting AS Konseptrapport (forenklet KSK) Holte Consulting AS Dagens ordning Kvalitetssikring Idéfasen (KSI) Rammeavtalen for KSK, og HSØ RHF sin egen KS-avtale, er også anvendt for kvalitetssikring av innholdet i og arbeidet med Idéfasen. Dette har vært i prosjekter hvor bl.a. avklaringer som normalt gjøres i utviklingsplanarbeidet er dratt videre med inn i idéfasen Etter at krav til utviklingsplaner ble innført, er behovet for en omfattende idéfaseutredning redusert. Generelle utviklingstrekk og føringer for alternative investeringsbehov er i mange HF håndtert i utviklingsplanen. Dette åpner for at konkrete, prosjektrettede utredninger kan vurderes å starte med konseptfasen på grunnlag av de strategiske avklaringer utviklingsplanen gir, og da fortrinnsvis med en kort idefase som avgrenser det konkrete prosjektet og gir et presist mandat for arbeidet i konseptfasen. I tabellen nedenfor er de gjeldende kravene til KSK satt opp mot krav til gjennomføring av idéfasen, slik dette er beskrevet i veilederen. I kommentarfeltet er dette sett i forhold til innholdet i utviklingsplanen. Side 52 av 107 Krav i Kravspesifikasjon for KSK Gjennom den eksterne kvalitetssikringen skal det sikres at det er samsvar med det virksomhetsstrategiske grunnlaget for investeringen og den framlagte konseptvalgrapporten. Det skal videre sikres at målhierarkiet/strukturen er konsistent, avklart og ikke for komplisert eller for generell til å være operasjonell. Målene må være prosjektspesifikke, og det må være konsistens mellom nasjonale helsepolitiske mål, målene til de regionale helseforetakene og det prosjekteiende helseforetak. Anbyder skal vurdere om resultatmålene er hensiktsmessig prioritert og kontrollere i hvilken grad kravene som følger av målstrukturen er relevante og riktig prioritert. Det skal sikres at de alternativene som er belyst i konseptvalgutredningen representerer en tilstrekkelig bredde i forhold til mulighetsrommet, slik at den fulle bredden i mulighetsrommet for å oppfylle det regionale helseforetakets ”sørge for”-ansvar er ivaretatt. Det skal sikres at alternativene er riktig prioritert i forhold til målhierarki/struktur og tilhørende prioriterte krav. Anbyder skal dessuten kvalitetssikre at alternativene er vurdert opp mot den økonomisk og finansiell bæreevne det regionale helseforetaket har for å gjennomføre dem. Vurderingen av alternativene opp mot hvilke gevinster som ønskes realisert. Vurderingen av prosjektets ”plassering” innenfor det regionale helseforetakets totale tilbud, inklusive avgrensninger til andre sykehus, spesialiteter og Relevans ift innhold idéfasen Relevant. Finne alternative konsepter og avklare om/hvilke som er liv laga, dvs om det er relevant, gjennomførbart og levedyktig. Relevant, men krav til målhierarki er ikke klart i veilederen. Vektlegger idésøk og prinsipielle løsninger. Ikke grunnlag for å vekte alternativene (ikke prosjektspesifikt) Relevant, understrekes at det er viktig med bredde i idésøkene. Relevant, sjekke om alternativene er liv laga. Ikke strenge krav til prioritering. Relevant, avklare om alternativene er gjennomførbare og levedyktige. Det er ikke krav om detaljerte driftsøkonomiske analyser som gir grunnlag for bærekraftsanalyser. Relevant, avklare om alternativene er gjennomførbare og levedyktige. Relevant, avklare om alternativene er relevant. Også del av aktivitets- og kapasitetsberegningene. Kommentar Inngår også i Utviklingsplanen hvor det virksomhetsmessige tillegges stor vekt og prosjektet skal avstemmes mot en investeringsplan. Dette punktet er som regel tydeligere formulert i en utviklingsplan når det gjelder strategiske mål. Det er mindre vekt på det prosjektspesifikke. Det kan forsterkes i utviklingsplanen eller ivaretas i konseptfasen hvor det foreligger mer detaljert underlag på prosjektnivå. En prosjektplan skal som regel inneholde en tiltaksliste med investeringsbehov. Inngår i utviklingsplanen som beskriver alle tiltak, både driftsmessige og investeringsmessige. Forsterkes og utdyper i konseptrapporten Gjøres også i utviklingsplanen, bør utdypes Vurdering av prinsippløsninger med konsekvenser for investeringsbehov inngår i utviklingsplanen. Kobling mot investeringsplanen krever analyse av finansiell bærekraft i utviklingsplanen Kan inngå i utviklingsplanen på et overordnet nivå. Skal være avklart i utviklingsplanen. Detaljeres i konseptrapporten Side 53 av 107 funksjoner. Vurderingene av hvordan samhandling med primærhelsetjenesten og vertskommuner vil påvirke forutsetningene for prosjektet. Beskrivelsen og beregningen av befolkningens fremtidige behov for helsetjenester (demografisk og epidemiologisk, tilpassing av forbruksrater) Vurderingen av eventuelle muligheter for omstilling og effektivisering av tjenestetilbudet. Vurdering av hvordan framtidige behandlingsformer og prioriteringer vil slå ut for de ulike tjenestene. Vurdering av hvordan prosjektet forholder seg til overordnede krav om ivaretakelse av indre og ytre miljø, Vurdering av pasientsikkerhet, på hvilken måte bygg og infrastruktur kan medvirke til å redusere uønskede hendelser. Vurderingen av hvordan prosjektet vil imøtekomme befolkningens krav til kvalitet i tjenestene. Anbyder skal også kvalitetssikre at alternativene i tilstrekkelig grad har beskrevet og vurdert øvrige samfunnsmessige konsekvenser, og at det i prosjektmaterialet er lagt opp til en hensiktsmessig prosess for å håndtere dette. Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Skal være avklart i utviklingsplanen. Detaljeres i konseptrapporten. Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Skal være avklart i utviklingsplanen. Detaljeres i konseptrapporten Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Skal være avklart i utviklingsplanen. Detaljeres i konseptrapporten Skal være avklart i utviklingsplanen. Detaljeres i konseptrapporten Lokaliseringsalternativer er viktig i utviklingsplanen. Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Lokaliseringsalternativer (ytre miljø) er viktig i idefasen. Ikke relevant, ikke grunnlag i idefasen. Relevant, inngår i avklaring om alternativene er relevante. Relevant, inngår i avklaring om alternativene er gjennomførbare. Inngår heller ikke i utviklingsplanen Skal være avklart i utviklingsplanen. Detaljeres i konseptrapporten Viktig for hele tidligfasen, inkludert utviklingsplanen Oversikten viser at de fleste punktene i kravene for KSK har relevans for en evaluering av idefasen, men at idéfasen omfatter mer overordnede problemstillinger/resultater enn konseptfasen. Samtidig ser vi at de problemstillinger som behandles i en idéfase i mange tilfeller vil være grundig vurdert i en utviklingsplan slik dette er praktisert i noen prosjekter. I utviklingsplanen vil det normalt ikke være et systematisk idésøk som er så omfattende og konkret som i idéfase, men kriterier for vurdering av alternativer vil stort sett være de samme. På den andre siden vil ulike virksomhetsmessige konsepter være bedre utredet i en utviklingsplan og vurdering av samfunnsmessige konsekvensene vil inngå. De aktuelle tomt- og utbyggingsalternativer som idéfasen omfatter, vil normalt være tatt med blant alternativene som utviklingsplanen beskriver, men muligheter og begrensninger ved alternativene blir utredet i konseptfasen. Endringer i tidligfaseveilederen for å få en klarere praksis på dette området bør vurderes. Kvalitetssikring Konseptfasen (KSK) Grunnlaget for KSK ligger i foretaksprotokollen fra januar 2011 med henvisning til St.prp. nr. 1 (20102011). De regionale helseforetakene utarbeidet i 2011 en kravspesifikasjon for KSK som inngikk i konkurransegrunnlaget for tildeling av rammeavtaler for gjennomføring av KSK. Utgangspunktet er Side 54 av 107 Veileder for Tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter, revidert versjon fra 2011. I kravspesifikasjonen presiseres det «at den eksterne kvalitetssikringen i utgangspunktet skal være en ren kvalitetssikring av foreliggende dokumentasjon, og at det ikke forutsettes gjennomført egne analyser i regi av ekstern kvalitetssikrer». Målet med KSK er dermed å bidra til at beslutningstakerne gjennom konseptrapporten har et godt nok grunnlag for valg av alternativ og for å beslutte at prosjektet gjennomfører forprosjektfasen (eller ikke). I tabellen nedenfor er de gjeldende kravene til KSK satt opp mot krav til gjennomføring av konseptfasen slik dette er beskrevet i veilederen. I kommentarene er det inkludert noen av innspillene fra kartleggingen som er nærmere omtalt i punktet nedenfor. Krav i Kravspesifikasjon KSK Gjennom den eksterne kvalitetssikringen skal det sikres at det er samsvar med det virksomhetsstrategiske grunnlaget for investeringen og den framlagte konseptvalgrapporten. Det skal videre sikres at målhierarkiet/strukturen er konsistent, avklart og ikke for komplisert eller for generell til å være operasjonell. Målene må være prosjektspesifikke, og det må være konsistens mellom nasjonale helsepolitiske mål, målene til de regionale helseforetakene og det prosjekteiende helseforetak. Anbyder skal vurdere om resultatmålene er hensiktsmessig prioritert og kontrollere i hvilken grad kravene som følger av målstrukturen er relevante og riktig prioritert. Det skal sikres at de alternativene som er belyst i konseptvalgutredningen representerer en tilstrekkelig bredde i forhold til mulighetsrommet, slik at den fulle bredden i mulighetsrommet for å oppfylle det regionale helseforetakets ”sørge for”-ansvar er ivaretatt. Det skal sikres at alternativene er riktig prioritert i forhold til målhierarki/struktur og tilhørende prioriterte krav. Anbyder skal dessuten kvalitetssikre at alternativene er vurdert opp mot den økonomisk og finansiell bæreevne det regionale helseforetaket har for å Relevans ift innhold konseptfasen Relevant. Konseptrapporten skal gi grunnlag for å vurdere fremtidig arbeidsoppgaver, aktivitet, driftsmodeller, kapasitetsbehov, driftsøkonomi. Relevant. Krav til målhierarki er ikke klart i veilederen. Det skal produseres mange delutredninger med ulike formål og det helhetlige målhierarkiet må være konsistent. Relevant. Relevant. Relevant. Kommentar I noen prosjekter er det en oppfatning at de strategiske elementene får for stor plass og at de konkrete løsningene får for liten. Veilederen passer ikke så godt for om- og påbyggprosjekter med mange byggefaser. Viktig at strategiske mål er avklart og gjort operasjonelle i utviklingsplanen og at det konkrete prosjektet er godt avgrenset i idefasen. Dette er mangelfullt i noen prosjekter. Inngår i utviklingsplanen, forsterkes og utdyper i konseptrapporten. Blir utredet i detalj men dette vil være avklart i utviklingsplanen og idéfasen. Gjøres også i utviklingsplanen, bør utdypes. Vurdering av prinsippløsninger med konsekvenser for investeringsbehov inngår i Side 55 av 107 gjennomføre dem. Vurderingen av alternativene opp mot hvilke gevinster som ønskes realisert. Relevant. Vurderingen av prosjektets ”plassering” innenfor det regionale helseforetakets totale tilbud, inklusive avgrensninger til andre sykehus, spesialiteter og funksjoner. Vurderingene av hvordan samhandling med primærhelsetjenesten og vertskommuner vil påvirke forutsetningene for prosjektet. Beskrivelsen og beregningen av befolkningens fremtidige behov for helsetjenester (demografisk og epidemiologisk, tilpassing av forbruksrater). Vurderingen av eventuelle muligheter for omstilling og effektivisering av tjenestetilbudet Vurdering av hvordan framtidige behandlingsformer og prioriteringer vil slå ut for de ulike tjenestene. Vurdering av hvordan prosjektet forholder seg til overordnede krav om ivaretakelse av indre og ytre miljø. Relevant. Dette omfatter som regel strategiske diskusjoner om sykehusstruktur. Vurdering av pasientsikkerhet, på hvilken måte bygg og infrastruktur kan medvirke til å redusere uønskede hendelser. Vurderingen av hvordan prosjektet vil imøtekomme befolkningens krav til kvalitet i tjenestene. Relevant Anbyder skal også kvalitetssikre at alternativene i tilstrekkelig grad har beskrevet og vurdert øvrige samfunnsmessige konsekvenser, og at det i prosjektmaterialet er lagt opp til en hensiktsmessig prosess for å håndtere dette. Relevant, konkret inngår i beslutningsgrunnlaget. Uklart hva som er tilstrekkelig. utviklingsplanen. Kobling mot investeringsplanen krever analyse av finansiell bærekraft i utviklingsplanen Kan også inngå i utviklingsplanen på et overordnet nivå. Skal være avklart i utviklingsplanen. Detaljeres i konseptrapporten Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Skal være avklart i utviklingsplanen. Detaljeres i konseptrapporten Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Skal være avklart i utviklingsplanen. Detaljeres i konseptrapporten Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Skal være avklart i utviklingsplanen. Detaljeres i konseptrapporten Skal være avklart i utviklingsplanen. Detaljeres i konseptrapporten Lokaliseringsalternativer inngår i utviklingsplanen og detaljeres i idefasen og eller konseptfasen. Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Relevant Relevant Skal være avklart i utviklingsplanen, (sykehusstruktur, arbeidsdeling). Detaljeres i konseptrapporten Følge opp strategiske mål, inngår i utviklingsplanen Tabellen viser at punktene i kravspesifikasjonen i hovedsak er dekkende for gjennomføring av KS for konseptfasen (KSK). Side 56 av 107 Kvalitetssikring Utviklingsplanen (KSU) Revisjonen av tidligfaseveilederen fra 2011 satte fokus på det strategiske grunnlaget for planene for et investeringsprosjekt, og behovet for å se den virksomhetsmessige utvikling som en klarere premiss for et sykehusprosjekt. Krav til utviklingsplaner på et overordnet nivå er omtalt i veilederen, og krav til utarbeidelse av utviklingsplaner som grunnlag for å planlegge og gjennomføre både virksomhetsmessige og investeringsmessige tiltak, er tatt inn i foretaksprotokollen fra 2012. Foretaksmøtet ba om at RHF-ene «legger prinsipper og føringer i Helsedirektoratets Veileder for tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter til grunn i planprosesser. Revidert veileder legger bl.a. til grunn at investeringsprosjekter skal forankres i de regionale helseforetakenes overordnede strategiplaner og i helseforetakenes utviklingsplaner». De investeringsmessige konsekvensene av den bygningsmessige utviklingsplanen skal også sees i sammenheng med helseforetakenes investeringsplaner. Tidligfaseveilederen inneholder ikke detaljerte krav eller føringer for hva som skal inngå i en utviklingsplan og det er i praksis store ulikheter i oppbygging av og innhold i slike planer. Dette vil naturlig nok også påvirke gjennomføringen av KSU. I tabellen nedenfor er de gjeldende kravene til KSK satt opp mot krav til gjennomføring av utviklingsplanen slik dette er beskrevet i veilederen. Krav i Kravspesifikasjon KSK Gjennom den eksterne kvalitetssikringen skal det sikres at det er samsvar med det virksomhetsstrategiske grunnlaget for investeringen og den framlagte konseptvalgrapporten. Det skal videre sikres at målhierarkiet/strukturen er konsistent, avklart og ikke for komplisert eller for generell til å være operasjonell. Målene må være prosjektspesifikke, og det må være konsistens mellom nasjonale helsepolitiske mål, målene til de regionale helseforetakene og det prosjekteiende helseforetak. Anbyder skal vurdere om resultatmålene er hensiktsmessig prioritert og kontrollere i hvilken grad kravene som følger av målstrukturen er relevante og riktig prioritert. Det skal sikres at de alternativene som er belyst i konseptvalgutredningen representerer en tilstrekkelig bredde i forhold til mulighetsrommet, slik at den Relevans ift innhold utviklingsplanen Relevant. Utviklingsplanen skal gi grunnlag for å vurdere fremtidig arbeidsoppgaver, aktivitet, driftsmodeller, kapasitetsbehov, driftsøkonomi. Relevant. Krav til målhierarki er ikke klart i veilederen. Viktig å sikre konsistens i målhierarki i de mange delutredningene. Relevant, men alternativene har fokus på struktur/modell og ikke så konkret på løsning. Kommentar Samme som for KSK som er konkret, detaljert Samme som for KSK som er konkret, detaljert Side 57 av 107 fulle bredden i mulighetsrommet for å oppfylle det regionale helseforetakets ”sørge for”-ansvar er ivaretatt. Det skal sikres at alternativene er riktig prioritert i forhold til målhierarki/struktur og tilhørende prioriterte krav. Anbyder skal dessuten kvalitetssikre at alternativene er vurdert opp mot den økonomisk og finansiell bæreevne det regionale helseforetaket har for å gjennomføre dem. Vurderingen av alternativene opp mot hvilke gevinster som ønskes realisert Vurderingen av prosjektets ”plassering” innenfor det regionale helseforetakets totale tilbud, inklusive avgrensninger til andre sykehus, spesialiteter og funksjoner. Vurderingene av hvordan samhandling med primærhelsetjenesten og vertskommuner vil påvirke forutsetningene for prosjektet. Beskrivelsen og beregningen av befolkningens fremtidige behov for helsetjenester (demografisk og epidemiologisk, tilpassing av forbruksrater). Vurderingen av eventuelle muligheter for omstilling og effektivisering av tjenestetilbudet Vurdering av hvordan framtidige behandlingsformer og prioriteringer vil slå ut for de ulike tjenestene. Vurdering av hvordan prosjektet forholder seg til overordnede krav om ivaretakelse av indre og ytre miljø, Vurdering av pasientsikkerhet, på hvilken måte bygg og infrastruktur kan medvirke til å redusere uønskede hendelser. Vurderingen av hvordan prosjektet vil imøtekomme befolkningens krav til kvalitet i tjenestene. Anbyder skal også kvalitetssikre at alternativene i tilstrekkelig grad har beskrevet og vurdert øvrige samfunnsmessige konsekvenser, og at det i prosjektmaterialet er lagt opp til en hensiktsmessig prosess for å håndtere dette. Relevant. Viktig at kriterier og vekting kommer klart frem Relevant. Samme som for KSK som er konkret, detaljert. Relevant. Samme som for KSK som er konkret, detaljert. Samme som for KSK som er konkret, detaljert. Relevant. Samme som for KSK som er konkret, detaljert Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Samme som for KSK som er konkret, detaljert. Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Samme som for KSK som er konkret, detaljert. Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Samme som for KSK som er konkret, detaljert. Relevant, del av aktivitetsog kapasitetsberegningene. Samme som for KSK som er konkret, detaljert. Relevant. Samme som for KSK som er konkret, detaljert. Ikke så relevant. Relevant, på strategisk nivå. Samme som for KSK som er konkret, detaljert. Relevant. Samme som for KSK som er konkret, detaljert. Side 58 av 107 Tabellen viser at punktene i kravspesifikasjonen for konseptfasen er til dels relevant for KSU men at innholdet i konseptfasen er mer konkret og prosjektrettet, mens utviklingsplanen er strategisk og overordnet. Kartlegging, metode Sykehusbygg HF har gjennomført følgende aktiviteter for å kartlegge status og erfaringer med bruk av dagens KS-ordning for konseptrapporter, idéfaserapporter og utviklingsplaner: • • • Innhenting av informasjon ved hjelp av strukturerte spørsmål/spørreskjema. Ved uklarheter er det gjennomført oppfølging per telefon. Dette er gjennomført separat for HF/prosjekter og RHF. . Innhenting og gjennomgang av oppdragsbeskrivelser og rapporter Sammenstilling av innhentet informasjon og drøfting og behandling av erfaringsresultater og forslag til endringer i Kundeforum og i Sykehusbygg HF sin arbeidsgruppe. Følgende personer har behandlet spørreskjemaene: Navn Helse Sør-Øst Tone Elisabeth Mydske Olsen, Øystein Dolva Frode Instanes Ellen Kongshaug Per Torgersen Roger Jenssen Organisasjon E-postadresse Telefon OUS HF [email protected] 94 84 87 56 Vestre Viken HF SiV HF SSHF Sykehuset Innlandet HF 90 03 27 61 90 87 06 83 91 86 22 19 97 09 76 31 Birger Stamsø Helse Midt-Norge Espen Remme Helse Sør-Øst RHF [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] Nytt sykehus Nordmøre og Romsdal Helse Midt-Norge RHF [email protected] 96 64 09 44 [email protected] 97 51 41 62 Kirkenes sykehus 90 60 30 41 Helse Nord RHF oyvin.grongstad@finnmarkssykehus et.no [email protected] Helse Bergen HF Helse-Vest RHF [email protected] [email protected] Lars Magnussen Helse Nord Øyvin Grongstad Tor-Arne Haug Helse Vest Helge Bergmann Hans K Stenby 93 45 56 57 90 84 79 10 Side 59 av 107 Status og erfaringer KS for idéfasen (KSI) Om prosjektene Det er gjennomført ekstern KS for Idéfaserapporter i to prosjekter: • • OUS HF, Campus Oslo Nytt sykehus Nordmøre og Romsdal I begge prosjektene er det tidligere vært gjennomført utviklingsplaner som ikke ga god nok avklaring for oppstart idéfase. I det ene tilfelle ble det gjennomført KSU som også påviste dette. Dette førte til at idéfasen i de to prosjektene ble mer omfattende enn veilederen forutsetter. Informasjonen fra de to prosjektene vil derfor ha begrenset verdi når det gjelder vurdering av innhold i kravspesifikasjon for KSI iht. veilederen. Det har vært ingen eller begrenset konkurranse om oppdragene. Dette skyldes at miljøet er lite og at flere at rådgiverne med rammeavtale også har bidratt i utarbeidelsen av rapportene. Gjennomføring, kompetanse Tid for gjennomføring av KSI varierer fra 3 til 7 mnd. I det ene prosjektet var evalueringen inndelt i 3 deler: • • • Styringsopplegg og organisering Prosess, metodikk Idéfaserapporten Kompetansen oppfattes å være god men det vises til at rådgiverne ikke kjenner sektoren godt nok og i noen grad mangler brei sykehusfaglig kompetanse. Er kravspesifikasjonen for KSK tilpasset KS av Idéfasen? Utgangspunktet for begge prosjektene har vært kravspesifikasjonen for KSK men det har vært forutsatt at også tidligfaseveilederen skal legges til grunn. Utlysningene har vært supplert med tilleggsopplysninger og andre krav som var nødvendig for å klargjøre oppdraget. Slik informasjon forelå delvis som supplement ved utlysning, men det ble også gjort avklaringer og presiseringer underveis. Grunnen er både at innhold og opplegg for idéfaserapportene avviker fra tidligfaseveilederens rammer, men det skyldes også at innholdet i idéfasen var avvikende/mer omfattende og går ut over kravene for gjennomføring av idéfasen. Fordi utviklingsplanene var mangelfulle har noen analyser og utredninger som tilhører utviklingsplanen blitt tatt inn i idéfasen. Det pekes i det ene prosjektet på at KSK-kravene forutsetter et mer detaljert nivå enn det som skal forventes i en idéfase og at dette preger vurderingene. For det ene prosjektet kan organisering av KS-prosessen ha skapt usikkerhet. For å spare tid fikk rådgiverne løpende tilgang til dokumenter/underlag (f.eks. høringsdokumenter) men avtalen var at de kun skulle evaluere sluttrapporten. Kritikken av rapporten kan være fargelagt av inntrykk fra enkeltdokumenter. Det var også uklart om det skulle ha vært gjort en usikkerhetsanalyse (P50/P85), noe som normalt ikke forutsettes gjennomført på det grove grunnlaget man finner i en idéfaseutredning. Side 60 av 107 Medførte KSI endringer i rapporten? Gjennomføring av KSI oppleves som nyttig og det kom relevante, gode og konkrete forslag til endring til rapporten. Anbefalingene er i noen grad sammenfallende mellom prosjektene, og tar opp utforming av mandat, presisjonsnivå for målformuleringer, økonomiske beregninger, beskrivelse av behov, oppgaver, alternativer, fremskriving oa. Det ble også pekt på svakheter i de overordnede føringene. Dette tyder på at KS-prosessen var innrettet mot et mer strategisk nivå tilsvarende utviklingsplanen. Gjennomgang av KS-rapportene viser at de aktuelle idéfaserapportene er svakest på områder som beskriver de virksomhetsmessige forholdene mens avklaringene på bygningsmessige løsninger og utredning er mer presise. Forbedringer ble løst ved revisjon av rapporten eller ved at utredninger skyves over til neste fase/konseptrapporten. Forslag til endringer Tilbakemelding fra prosjektene er at KSI ikke er nødvendig og KS-ordningen passer best for en konseptfase. Fra prosjekter som har gjennomført KSK for konseptfasen argumenteres det derimot med at KS-ordningen er mest nyttig/relevant på et mer overordnet nivå, dvs utviklingsplan og idéfase. Det vises bl.a. til at utredning av 0-alternativet og krav til samfunnsøkonomiske analyser bør gjøres bare i utviklingsplanen. Tilbakemeldingen fra RHF-ene er delt. Det bør gjennomføres KS for utviklingsplanen og konseptfasen men behovet for KS for idéfasen er avhengig det enkelte prosjektet og hvor omfattende idéfasen har vært. En revisjon av veilederen med økte krav til utviklingsplanen, og et eventuelt redusert fokus på idéfasen, vil påvirke dette. Hovedkonklusjonen er at en fast KSI-ordning ikke anses som hensiktsmessig, men, hvis den blir gjennomført, krever at det utarbeides egen kravspesifikasjon som reflekterer innholdet i den aktuelle idéfaserapporten og formålet med idéfasen. Alternativt kan det utarbeides en felles kravspesifikasjon men med nyansering for de enkelte planfasene. KSI som er gjennomført viser at det er svakheter at i de idéfaserapportene som er vurdert. Det viser også at kravene i veilederen må presiseres, spesielt gjelder dette krav til målformuleringer, fremskriving av aktivitet, utredning/beskrivelse av virksomhetsmodeller og økonomiske beregninger. Det vises også til at både idéfaseutredningene og KSI vil variere mellom prosjektene. Det er ulikheter mellom store og små prosjekter, og mellom nybygg-prosjekter og prosjekter med omfattende ombygging, påbygg, nybygg og som går over lang tid. I den siste gruppen vil strategiske føringer og viktig planforutsetninger kunne være avklart ifm. tidligere byggetrinn, mens den aktuelle rapporten gjelder et langt senere byggetrinn. Krav til oppdatering av planforutsetningene må inngå i planene og kvalitetssikringen. Oppsummering KSI • Det er vurdert kun to prosjekter, begge med avvikende innhold ift tidligfaseveilederen Side 61 av 107 • • • • • Ikke reell konkurranse om oppdragene, noe manglende sektorkompetanse/ sykehuskompetanse Kravspesifikasjonen for KSK er delvis relevant, men det har vært nødvendig å presisere og utdype innholdet i oppdraget, ut over kravspesifikasjonen for KSK Kvalitetssikringen har vært nyttig og gitt grunnlag for oppdatering av rapporten og presisering av arbeidet i konseptfasen Hvis ordningen med KSI skal gjøres permanent bør det utarbeides eget mandat/kravspesifikasjon for arbeidet. Det anbefales ikke at en KSI-ordning innføres som et generelt krav, men det kan være nyttig i noen prosjekter hvor det har vært behov for å gjennomføre en omfattende idéfase. Status og erfaringer KS for konseptfasen (KSK) Om prosjektene Det er gjennomført KSK for Konseptfasen for fire prosjekter: • • • • Sykehuset Vestfold HF, byggetrinn 7 i Tønsberg Sørlandet sykehus HF, Ny psykiatrisk avdeling i Kristiansand (PSA) Helse Bergen HF, BUSP ved Haukeland sykehus Helse Finnmark HF, Nye Kirkenes sykehus Alle prosjektene har fulgt tidligfaseveilederen. Det ene prosjektet er et nybygg-påbygg-ombygg prosjekt som har gått over lang tid. Konseptfasen har vært avvikende med bl.a. mindre vekt på utredning av 0-alternativet og strategiske føringer som har vært avklart i tidligere fase. Det har vært ingen eller begrenset konkurranse om oppdragene (1-2 tilbydere). Dette skyldes at miljøet er lite og at flere at rådgiverne med rammeavtale også har bidratt i utarbeidelsen av rapportene. Gjennomføring, kompetanse Tid for gjennomføring av KSK varierer fra 2 til 8 mnd. Leveransene har i de fleste prosjektene vært gjennomført med bredt sammensatte team. Alle oppgir at kompetansen er god, men at leverandørene i noen grad mangler erfaringer og brei sykehusfaglig kompetanse. Er kravspesifikasjonen for KSK tilpasset KS av konseptfasen? På spørsmålet om at kravspesifikasjonen for KSK er relevant for oppgaven er det gitt konkrete kommentarer: • • • Ja, kravspesifikasjonen er relevant og godt tilpasset oppgaven Usikker på om dette er verd pengene I prosjekter med trinnvis utbygging over mange år vil mange spørsmål være avklart i tidligere delprosjekter og faser. (Svakheten gjelder også tidligfaseveilederen). Side 62 av 107 • • • • • • Oppbyggingen av tidligfaseveilederen kan oppfattes som formalistisk og tar ikke hensyn til prosjekthistorien. Det kan ha betydning for innholdet i veilederen, gjennomføring av planfasene og KS-ordningen. KSK skulle være mer konkret og rettet mot løsninger, beste praksis, erfaringer og standarder, og i mindre grad mot strategiske spørsmål og samfunnsmessige forhold. Det bør være avklart på et tidligere tidspunkt i utviklingsplanen, eventuelt med oppdatering og tillegg i en forkortet idéfase. Kravspesifikasjonen må være tilpasset konseptfasen og ikke være generell for alle planfasene. Utlysning av KS kan være felles for alle planfasene og gi muligheter for å gi tilbud på en eller flere faser. KS for utviklingsplanen (og evt. idéfasen) er viktigere enn for konseptfasen. Det kan skje sammenblanding med statens KS1. Medførte KSK endringer i rapporten? En KS-ordning oppfattes som viktig og flere prosjekter oppgir at KSK ga verdifulle og relevante innspill. Det ble påvist til dels store mangler som fikk betydning for kvaliteten på og innholdet i konseptrapporten, også på konkret programnivå. Noen opplyser at endringer ble skjøvet over til forprosjektet. For noen prosjekter førte behovene for endringer til forsinkelser i behandlingen av konseptrapporten og dermed noe kostnadsøkning (ikke konkretisert). Hvis mangler skyves over til neste fase kan det lett oppstå en «mellomfase» som også gir økninger i tid og kost. Det betyr at beslutningsgrunnlaget for valg av prosjekt er vekket. Forslag til endringer i kravspesifikasjonen for KSK Flere har anført at KS-ordningen passer bedre på et mer overordnet, strategisk nivå (idefase, utviklingsplan). Dette gjelder f.eks. utredning av 0-alternativet som skjer (bør skje) i utviklingsplanen, og krav til samfunnsøkonomiske analyser som hører hjemme i utviklingsplanen. Tabellen som er vist ovenfor viser også at flere av de problemstillingene som tas opp i KSK (og som er relevante for konseptfasen), også er berørt i utviklingsplanen, og i noen grad i idéfasen, men på et mer overordnet nivå. Dette kan bety behov både for endring i kravspesifikasjonen eller endring i veilederens krav til konseptfasen. KSK bør ha større fokus på om løsningene er godt begrunnet og inneholde henvisning til andre, relevante prosjekter samt til «beste praksis». Det betyr en innretning mer mot løsning/kvalitet i tillegg til analyser/prosess/gjennomføring. Det vil stille større krav til rådgiverne og med en risiko for at det må gjøres egne utredninger/beregninger i KSK-sammenheng, noe som ikke har vært ønskelig. Hvis en slik presisering er viktig bør det tas inn i veilederen. Noen mener at det bør legges vekt på at analysene (i konseptfasen) omfatter konseptuelle løsninger, dvs at løsningsprinsipper og konsekvenser kommer klart frem. Det setter fokus på de viktigste problemstillingene som skal ligge til grunn for valg av alternativ og sikre at prosjektet er bærekraftig. Veilederen bør presisere bedre hva som skal inngå i konseptfasen, hvilke tema og analyser som skal inngå og på hvilket presisjonsnivå som skal gjelde. Det kan være behov for å utarbeide en mer konkret sjekkliste i tillegg til de eksemplene som veilederen viser til. Side 63 av 107 Av svarene fremkommer det klart at det ikke bør gjelde samme krav til innholdet i og gjennomføring av kvalitetssikringen for alle planfasene. Det bør utvikles egne spesifikasjoner som grunnlag for rammeavtale med rådgivere som bygger på krav til gjennomføring av KS av utviklingsplaner, idefaser og konseptfaser. Et alternativ er å utvikle en felles kravspesifikasjon men med presisering av krav til innholdet i de ulike fasene. Oppsummering KSK • • • • • • Det ene prosjektet hadde gjennomført en forenklet konseptfase. De andre tre prosjektene var gjennomført iht veileder. Ikke reell konkurranse om oppdragene (1-2 tilbydere), noe manglende sektorkompetanse/ sykehuskompetanse Med et unntak ble kravspesifikasjonen for KSK oppfattet som relevant og tilpasset oppgaven. Noen prosjekter hadde tillegg til kravspesifikasjonen i utlysningen. Kvalitetssikringen har vært nyttig og gitt grunnlag for oppdatering av rapporten. Noe arbeidet skjøvet over til forprosjektfasen. Førte i noen grad til økt tidsbruk og kostnader. KSK bør rettes mer mot de de alternative løsningene og hvordan disse er evaluert og prioritert, og mindre mot strategiske føringer som skal være avklart i utviklingsplanen. Hvis det kreves KS-ordningen for alle faser må det utarbeides eget mandat/kravspesifikasjon for arbeidet for hver fase. Side 64 av 107 Status og erfaringer KS for utviklingsplanen (KSU) Om prosjektene Det er gjennomført KSU for Utviklingsplan fire prosjekter: • • • • Vestre Viken HF Sykehuset Sørlandet HF OUS HF Sykehuset Innlandet HF Gjennomføring av og innholdet i utviklingsplanarbeidet har ikke en detaljert veileder og det er store variasjoner i innhold og gjennomføring mellom prosjektene. Det har vært ingen eller begrenset konkurranse om oppdragene (1-2 tilbydere). Dette skyldes at miljøet er lite og at flere at rådgiverne med rammeavtale også har bidratt i utarbeidelsen av rapporten. Gjennomføring, kompetanse Tid for gjennomføring av KSU varierer fra 2 til 9 mnd. Alle leveransene har vært gjennomført med bredt sammensatte team og kompetansen har vært god, men at det i noen grad mangler brei sykehusfaglig kompetanse. Er kravspesifikasjonen for KSK tilpasset KS av utviklingsplanen? For de fleste prosjektene har man utarbeidet egne mandat med tillegg og presiseringer av oppdraget ut over kravspesifikasjonen. Det er klare påpekinger om at kravspesifikasjonen for KSK ikke er godt nok tilpasset kvalitetssikring av utviklingsplanen, og at krav til gjennomføring av KSU måtte suppleres for at det skulle klart fremgå hva evalueringen skulle omfatte. Slik supplering ble gitt ifm utlysning og i noen tilfeller underveis i gjennomføringen av KSU. Det var nødvendig å flytte fokus fra byggutvikling til virksomhetsutvikling og samfunnsmessige konsekvenser av alternative løsningsmodeller, herunder oppgavefordeling og sykehusstruktur. I utviklingsplanen er det behov for å vurdere prosessene som involvere kommunene med bl.a. datainnsamling og intervjuer med kommuner og andre interessenter. Medførte KSU endringer i rapporten? KSU førte i noen tilfeller til nyttige endringer og tillegg i utviklingsplanen. Dette innebar mer utredningsarbeid med forsinkelser og økte kostnader, og rapporten måtte omarbeides. Alternativt førte påpekinger i KSU ikke til endring i utviklingsplanen, men noen endringer ble fanget opp i idéfasen. Bruk av KSU støttes men det må utarbeides egne kravspesifikasjoner som grunnlag for å gjennomføre KSU. Dette vil ha betydning for kompetansekravet og utlysning av rammeavtale. Det er viktig at det gjennomføres KS for utviklingsplanen og konseptrapporten, men det stilles spørsmål om det er nødvendig med KS for idéfasen (KSI). Det ble også stilt spørsmål om idéfasen kan Side 65 av 107 utgå når utviklingsplanen inkluderes. Det vises til at hele planprosessen inkludert flere KS-runder tar for lang tid. Forslag til endringer Det kom ingen konkrete endringsforslag men generelt må kravspesifikasjon for KSU tilpasses gjennomføring av arbeidet med utviklingsplanen og ha fokus på løsningsstrategier, prinsipper, modeller for virksomheten og økonomi. Samfunnsmessige konsekvensvurderinger er også sentralt. Utvikling av byggene kommer som en konsekvens av den virksomhetsmessige utviklingen og et viktig mål er å optimalisere løsningene for virksomhet og bygg innenfor de rammene som vil gjelde i fremtida, inkludert de samfunnsmessige og økonomiske rammene. Det er viktig at arbeidet med en utviklingsplan ikke utløses av et byggeprosjekt men er en del av den løpende, langsiktige planleggingen. Det ble påpekt at utviklingsplanen er en del av det rullerende planverket på RHF/HF-nivå, og at arbeidet med en slik strategisk, virksomhetsmessig plan må knyttes til foretakenes faglige ledelse sammen med HR, økonomi og eiendomsutvikling. Oppsummering KSU • • • • • • Ikke reell konkurranse om oppdragene (1-2 tilbydere), noe manglende sektorkompetanse/ sykehuskompetanse Med et unntak ble kravspesifikasjonen som ble brukt oppfattet som relevant, men det var i de fleste prosjektene behov for tillegg og presiseringer. Med ett unntak ble kvalitetssikringen oppfattet som nyttig og hadde gitt grunnlag for oppdatering av rapporten. Noen forslag førte til nye utredninger i senere fase. Hvis det kreves KS-ordningen for alle faser må det utarbeides eget mandat/kravspesifikasjon for arbeidet for hver fase. Det ble påpekt at utviklingsplanen er et rullerende plandokument og KSU knyttes til første gang planen utvikles. Fokus skal være på metode og prosess og ikke utløses alternative utredninger som en del av KS-prosessen. Side 66 av 107 Oppsummering og anbefaling Fremtidig bruk av KS-ordningen På grunnlag av kartlegging av KS-rapporter som er gjennomført for 10 prosjekter og samtaler med en del av kontaktpersonene ved HF/RHF gis det følgende anbefalinger vedr KS-ordningen: • • • • • • Opprettholde KS-ordningen for konseptfasen (KSK) i hovedsak slik den har vært gjennomført i prøveperioden, men med mer fokus på om løsningene er gode og godt begrunnet. Ved utvikling av ny kravspesifikasjon bør kvaliteten på grunnlaget for evalueringen av de alternative løsningene presiseres. Hvis det er gjennomført utredninger av strategier og overordnede føringer i utviklingsplaner eller idéfaserapporter, bør disse temaene få mindre fokus i KSK. Kravet til sykehusfaglig grunnlag for vurderingene bør understrekes. Det sammen gjelder generelle krav til kvaliteten på utredningsarbeidet (målformuleringer, presisering av forutsetninger, transparens, økonomiske beregning oa). Svarene viser at det er tvil om behovet for (og nytten av) ekstern KS av idéfasen, og det anbefales ikke å gjennomføre krav til kvalitetssikring av idéfasen for alle prosjekter. Hvis det i HF-et ikke foreligger en oppdatert utviklingsplan som gir klare strategiske føringer og rammer, må dette fanges opp i idéfasen. I slike tilfeller kan det gjøres en tilpasset KSI basert på krav til kvalitetssikring av utviklingsplaner. Men hovedløsningen bør være å oppdatere utviklingsplanen, og da heller kvalitetssikre denne. Tilbakemeldingene støtter innføring av ekstern KS av utviklingsplanen (KSU) og av noen oppfattes dette som viktigere enn KSK. Det foreligger ikke en egen veileder for arbeidet med utviklingsplaner. Utarbeidelse av en kravspesifikasjon for KSU bør inngå som en del av arbeidet med utvikling av en veileder for utviklingsplanen. En felles og generell kravspesifikasjon for alle planfasene er ikke hensiktsmessig. En felles spesifikasjon hvor spesielle krav til de ulike planfasene er presisert er en mulig løsning, men kan forsinke revisjon av kravspesifikasjonen for KSK. Denne revisjonen bør utarbeides straks på grunnlag de erfaringene som foreligger, mens spesifikasjon for KSU (og eventuelt KSI) må avvente en avklaring av behovet for engen veileder for utviklingsplanen. For å sikre utvikling av en felles kunnskapsbase bør det for alle planfasen og KS-ordningene, gjelde krav til datagrunnlag, bruk av modeller og metoder og faglige grunnlag/referanser. Av samme grunn bør det stilles noen formelle krav til innholdet i og oppbygging av KSrapportene. Det vil lette arbeidet med oppbygging av felles erfaringsgrunnlag og mulighetene for gjenbruk av erfaringene. Norge er et begrenset marked og det er i praksis ingen konkurranse om KS-oppdragene. Noen Danske firma gjennomfører/deltar i konseptfaseutredninger og vil kunne være relevante leverandører til KS-oppgaver. Krav til sykehusfaglig kompetanse må komme tydelig frem i utlysningene og inngå som et kriterium for vurdering av egnethet. Krav til kompetanse må tilpasses de ulike KS-ordningene. Revisjon av Veileder for tidligfaseplanlegging Det er avdekket behov for revisjon av tidligfaseveilederen på noen områder: • Innføring av utviklingsplaner har gitt uklarheter om sammenhengene mellom utviklingsplanen (både den virksomhetsmessige og bygningsmessige utviklingsplanen) og idéfasen i investeringsprosjekter. Dette gjelder også til en viss grad beregninger av Side 67 av 107 • • • • • fremskrevet aktivitet og kapasitetsbehov i konseptfasen. Avhengig av krav til innholdet i en utviklingsplan bør det vurderes om idéfasen skal gå ut eller reduseres til en innledende aktivitet i konseptfasen som omfatter avgrensing av et konkret prosjekt (rekkefølge, tid, økonomi), og mandat for konseptfasen (alternative løsninger for drift og utbygging). Dette må tilpasses krav til innholdet i utviklingsplanen som vil framgå av en eventuell egen veileder. Det bør også vurderes om grunnlagstallene for fremtidig aktivitet kan hentes direkte fra en oppdaterte utviklingsplan. I alle tilfeller bør det være klare henvisninger til sammenhenger og eventuelle endringer mellom dokumenter fra de ulike planfasene som bygger på hverandre. Det er behov for å skille mellom langvarige utbyggings- og ombyggingsprosjekter og større, enhetlige byggeprosjekter. Prosjektene har uttrykt usikkerhet med bruken av KS-ordningen (og veilederen) fordi prosjektene er ulike og krever ulike modeller for gjennomføring. Det ble vist til at veilederen er beregnet for nybyggprosjekter, mens mange prosjekter er en kombinasjon av påbygg, ombygg, nybygg, som går over svært lang tid. Forskjeller mellom store og små prosjekter har vært nevnt i flere sammenhenger og at veilederen er tilpasset relativt store prosjekter. Hvordan veilederen kan vise forskjeller i innhold og fremgangsmåte avhengig av prosjekttype og størrelse, bør tas opp i en revisjon av veilederen. Dette gjelder spesielt konseptfasen. Konseptfasen bør ha større fokus på løsninger, beste praksis, kvalitet. Det strategisk avklares i utviklingsplanen. For å sikre et godt erfaringsgrunnlag bør det i veilederen presiseres krav til datagrunnlag, metodebruk, beregningsmodeller, etterprøvbarhet/transparens, kriterier for valg av alternativer og for evaluering av prosjektet. Rapporter fra planfasene har svakheter når det gjelder målformuleringer, presisering av rammer og forutsetninger, referanser/kunnskapsgrunnlag oa. Dette bør tas inn i en revisjon av tidligfaseveilederen. Er det rom for/behov for forenkling av veilederen og krav til innholdet i tidligfasen? Det er en bekymring om at økt fokus på KS vil føre til forsinkelser og økte kostnader. I tillegg er det i andre sammenhenger pekt på behov for følgende tillegg/endringer: • • • I veilederen er det etablert et skarpt skille mellom konseptfasen, hvor beslutning om gjennomføring skal fattes, og forprosjektfasen, som er første ledd i gjennomføringen av prosjektet. Konseptfasen skal gi grunnlag for å vurdere, evaluere og velge alternativ for gjennomføring. Hvilke fagområder/tema som må være utredet for at prosjekteier skal ha nødvendig og tilstrekkelig grunnlag for å gjøre et riktig valg bør presiseres og begrunnes, bl.a. i lys av krav til innholdet i utviklingsplanen og spørsmålet om utvikling av en veileder for overordnet teknisk program (OTP). Om det skal gjennomføres og krav til intern evaluering og kvalitetssikring underveis (følgeevaluering) og etter ibruktaking bør fremgå av veilederen. Kriterier for evaluering bør inngå som en del av målsettingene eller rammene for prosjektet. Dette bør skilles fra krav til ekstern kvalitetssikring. Krav til energiklasse og energitekniske løsninger bør inngå som en del av de overordnede tekniske kravene (OTP). Side 68 av 107 • • Krav til grunnlag for evaluering og valg av det optimale alternativet bør presiseres og avgrenses. Eksempler på innholdet i sluttrapportene bør utvides med sjekklister for hva som skal inngå og med referanser til hvordan man finner datagrunnlag, analyse- og beregningsmodeller, referanseprosjekter oa. Utvikling av veileder for Utviklingsplan Når det gjelder behovet for utvikling av en egen veileder for utviklingsplanen kan det anføres: • • • • • • • • • Et byggeprosjekt stiller krav til avklaringer av strategiske og overordnede faglig spørsmål vedrørende utvikling av virksomheten. Den virksomhetsmessige utviklingsplanen (skal) utarbeides og rulleres som et planleggings- og styringsverktøy for kjernevirksomheten, og gi grunnlag for å analysere og beskrive konsekvenser for den bygningsmessige utviklingen. En veileder for arbeidet med utviklingsplanen bør fange begge disse planleggingsaspektene og vise avhengigheten mellom dem. Ansvaret for å utarbeide og rullere den samlede utviklingsplanen ligger i HF-est ledelse og berører klinisk ledelse, økonomi og eiendomsforvaltning. Utviklingsplanen er et rullerende plandokument som vil bli oppdatert med jevne mellomrom. Kvalitetssikring knyttes til første gang planen utvikles. KSU skal ha fokus på metode og prosess og ikke utløse alternative utredninger Det bør vurderes hvilken rolle det regionale foretaket skal ha i denne sammenhengen og om det skal utvikles samlede planer for hele RHF-et. I denne sammenhengen er også en samordning med den nasjonal helse og sykehusplanen viktig når det gjelder rammer og forutsetninger, datagrunnlag, metoder og sammenlignbarhet på sluttresultatet. Status for bruk av utviklingsplaner i de ulike HF-ene bør avklares med hensyn til etablerte planer og grunnlaget for dem, modell for utvikling og rullering, organisering av arbeidet/roller, i hvilken sammenheng brukes planene, utviklingsplanenes status i plan- og styringssystemet. Det anbefales at RHF-ene i felleskap gjennom AD-møtet utarbeide et mandat for arbeidet med en veileder for utviklingsplaner. I dette arbeidet inngår også krav til kvalitetssikring av utviklingsplanene (KSU). Utviklingsplanen gir grunnlag for å utarbeide en investeringsportefølje som skal vise rekkefølge og avhengigheter for gjennomføring av tiltakene innenfor en investeringsplan, og hvordan dette kan finansieres. En veileder for utviklingsplanen må ta hensyn til hvor konkret dette grunnlaget skal være. Hvis en slik samlet utviklingsplan kan beskrive alternative tiltak (for virksomheten og byggene) og tilpasse disse innenfor rammene av den økonomiske bærekraften til HF-et, faller behovet for idéfaseutredningene for en stor del bort. En kvalifisering av det optimale alternativet krever en detaljert utredning av driftsmodell, kapasitet, program og løsning, tilsvarende det man i dag finner i konseptfasen. Side 69 av 107 Finansdepartementets KS-ordninger – en sammenligning Finansdepartementets KS-ordningen omfatter to kontrollpunkter i investeringsprosjektets planleggingsprosess: • KS1 - Kvalitetssikring av konseptvalg før beslutning i regjeringen om å starte forprosjekt • KS2 - Kvalitetssikring av styringsunderlag samt kostnadsoverslag før fremleggelse for endelig investeringsbeslutning i Stortinget Figuren viser hvordan KS-systemet følger beslutningsprosessen i regjering og storting. Gjennom et identifisert behov og en forstudie av alternative løsninger, kan regjeringen, basert på en konseptvalgutredning og KS1, beslutte å igangsette er forprosjekt. Forprosjektet gjennomgår en KS2 ordning som, sammen med forprosjektet, inngår som grunnlag for stortingets behandling av investeringsprosjektet. Figuren nedenfor viser en todeling av prosessen før KS1: • • Første del er en behovskartlegging og en idéutvikling Neste del er utredning og evaluering av alternative idéer/konsepter for løsning. Den valgte løsningen videreføres i et forprosjekt. Side 70 av 107 KS1 gjennomføres for å sikre at konseptutviklingen har avklart behov og vist relevante, alternativer løsningsideer (konsepter), og at konseptevalueringen har kommet frem til den beste løsningen i forhold til oppsatte kriterier. Kriteriene omfatter fleksibilitet, produktivitet, måloppnåelse, konsekvens, relevans, levedyktighet, robusthet. Figuren nedenfor viser hvilke oppgaver som inngår i konseptvalgutredningen. Etter konseptvalgutredningen er ferdig og KS1 er gjennomført, går prosjektet over i forprosjektfasen. Figuren nedenfor viser planprosessen for tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter. Når man forutsetter at konseptrapporten gir grunnlaget for å beslutte å igangsette prosjektet og utløse investeringer så er KSK sammenfallende med KS2 i statens ordning. Hvis vi forutsetter at utviklingsplanen, eventuelt med tillegg av idéfaserapporten tilsvarer konseptvalgutredningen, så vil KSU tilsvare KS1. Utredningene i «Konseptvalgutredningen» er relativt overordnet og det detaljerte grunnlaget for bl.a. kostnadskalkyler er skjøvet ut til forprosjektfasen basert på ett, valgt alternativ. En hovedforskjell mellom prosjekter som følger finansdepartementets KS-ordning og tidligfaseveilederen, er at det i sykehusprosjekter gjennomføres en mer omfattende utredning av virksomhetsmessige og bygningsmessige alternative løsninger i flere trinn, før man velger et alternativ og starter et forprosjekt. Strategiske føringer Tidligfasen Utviklingsplan B1 Idéfase B2 Konseptfase K S K B3 Forprosjektfase B4 Side 71 av 107 Innholdet i konseptutviklingen i den statlige KS-ordningen er på et strategisk, overordnet nivå og knyttet direkte til politiske prosesser og prioriteringer i regjeringen. Konseptvalgutredningen utreder behov og overordnede krav til en fremtidig løsning, og utvikler forslag til alternativ, konseptuelle løsninger. Når dette alternativet er valgt går man over i forprosjektfasen som innebærer detaljert utforming av krav (programmering) og prosjektering av den endelige løsningen. Før bygging kan iverksettes skal forprosjektet sammen med KS2 godkjennes av stortinget. I planprosessen for tidligfasen skjer utvikling og konkretisering av alternative løsninger i flere trinn før det igangsettes et forprosjekt basert på et valgt alternativ: • • • I utviklingsplanen: Som en konsekvens av den virksomhetsmessige utviklingen og valg av strategiske utviklingsretninger for sykehusstruktur og bygningsmasse, beskrives mulige løsningsmodeller/-alternativer, inkludert 0-alternativet. Basert på oppsatte kriterier anbefales en utviklingsretning inkludert investeringsbehov for byggene. I idéfasen: Som en konsekvens av et omfattende idésøk beskrives mulige løsninger for den utbyggingstiltakene som er prioritert i utviklingsplanen. Dette vil inngå i utviklingsplanen men gjennomføres som en idéfase og som første ledd i en tidligfaseplanprosess for et investeringsobjekt I konseptfasen: Som et resultat av et beregnet fremtidig aktivitet og kapasitetsbehov (program) og utkast til løsninger (skisseprosjekt/OTP) for investeringsprosjekt, velges det alternativet som gir den funksjonelt og økonomisk beste løsning. Dette inngår i konseptfasen som omfatter detaljert programmering, skisseprosjekt og beregning av økonomisk bærekraft. Etter at konseptrapporten og KSK er behandlet er prosjektet klart for gjennomføring av den valgte løsningen, og første aktivitet er forprosjektet. • • Alt 0 Alt n Programkrav Programkrav Løsning Løsning Prosjektkostnad Driftsøkonomi Prosjektkostnad Driftsøkonomi Konseptrapport: Evaluering, rangering - Faglig relevans - Økonomisk bæreevne K S K Sett i et eier- eller ansvarsperspektiv betyr det at HF-et og/eller RHF-et, med henvisning til krav til utvikling av virksomheten og med referanse til nasjonale føringer, gir rammer og avgrensinger for et investeringsprosjekt i utviklingsplanen og idéfasen. Basert på alternative løsningsmuligheter som utredes, vurderes og velges i konseptfasen, startes en forprosjektfase som i etter detaljering og kvalitetssikring av løsningen og kostnadene, er en del av gjennomføringen av prosjektet. Det er et mål at det ikke skal skje endring i kapasitet, funksjoner og innhold etter at konseptfasen og KSK er besluttet. Settes den statlige KS-ordningen inn i planprosessen i tidligfaseveilederen ligger KS1 før beslutningspunkt B1 (unntaksvis før B2, i den grad uavklarte forhold, primært av virksomhetsmessig karakter, dras med over i idéfasen). Med en utviklingsplan som viser den virksomhetsmessige utviklingen og hvordan den påvirker alternative løsningsalternativer (inkludert 0-alternativet), Side 72 av 107 reduseres betydningen av idéfasen. Det kan da være aktuelt å gjøre en KS, tilsvarende KS1, på grunnlag av utviklingsplanen. I veileder for KS-ordningen heter det at KS2 skal «kvalitetssikre styringsunderlag samt kostnadsoverslag for det valgte prosjektalternativ før prosjektet legges frem til investeringsbeslutning i Stortinget. Dels skal det være en kontroll av om prosjektet er veldefinert med realistiske rammer, dels skal analysen peke fremover ved å kartlegge de styringsmessige utfordringene i gjenstående faser av prosjektet» Det forutsettes at dette skjer på grunnlag av et forprosjekt. Et annet viktig element i KS2 er å «etterse at prosjektkonseptet er veldefinert og tydelig avgrenset, samt at prosjektet er videreført i tråd med forutsetningene fra KS1. Vurdere om det har skjedd endringer i forutsetningene som kan påvirke anbefalingene fra KS1». I planprosessen for tidligfasen tilsvarer dette til at man i konseptfasen sikrer et veldefinert og tydelig avgrenset prosjekt, og at det utarbeides et kostnadsoverslag med beregning av usikkerheter som viser at prosjektet er innenfor realistiske rammer. Disse rammene kontrolleres i forprosjektet men rammer og forutsetninger for innhold og funksjonalitet skal ligge fast fra konseptrapporten, med mindre det har skjedd endringer av betydning. Hensikten med denne klare avgrensingen og kvalitetssikring av grunnlaget i konseptrapporten er å unngå at uløste, funksjonelle krav føres inn i forprosjektfasen eller at det oppstår en mellomfase hvor ubesvarte spørsmål fra konseptfasen tas opp før man kan starte forprosjektet. Strukturen i KS-ordningene i staten og for HF-enes sykehusprosjekter er lik men som det er vist til ovenfor, så er innhold og vektlegging den virksomhetsmessige delen ulik. Det synes derfor ikke å være hensiktsmessig med en samordning slik KS-ordningene fremstår i dag, men det det kan på sikt være rom for bedre samordning. Side 73 av 107 Utlysning av rammeavtaler Vedlegg 1 viser et utkast til oppdragsbeskrivelse ifm utlysning av ny rammeavtale for rådgivere for gjennomføring av KSK. Som grunnlag for en frivillig KSU er det lagt til et supplement som skal sikre krav til kompetanse for å gjennomføre KSU. I evalueringene kom det klart frem at det er behov for en KS-ordning for konseptfasen og utviklingsplanen, men at det var tvil om nytten av KS for idéfasen. Omfanget av idéfasen er også usikker sett i forhold til utviklingsplanens rolle. Det kom også frem at det i kravspesifikasjonen måtte være tydelig presisering og avgrensing av oppgavene og det ikke var hensiktsmessig med en felles kravspesifikasjon som skulle brukes ved alle utlysninger. Teksten til dette utkastet til utlysningen er bygget opp med en generell del som skal fange opp forståelsen av både delene, sammenhengen og helheten i planprosessen. Det skal bidra til at tilbyderne bedre forstår bredde i oppgaven og spesielt kravet om sykehusfaglig kompetanse og til at samme rammeavtale kan benyttes for konseptrapport og utviklingsplan. I tillegg er det beskrevet krav knyttet til KSU og KSK spesielt. Det skal bidra til at tilbyderne forstår avgrensingen av et oppdrag enten det er en KSU eller en KSK som etterspørres. Det skal også gi rom for at HF som etterspør tjenestene kan legge ved presiseringer av omfang og innhold i den kvalitetssikringen de etterspør. En annen erfaring er at det er behov for mer sykehusfaglig kompetanse, og at det i noen KSK var en sammenblanding av tema som hører hjemme i utviklingsplanen (samfunnsmessige konsekvenser, overordnede, strategiske føring), og den konkrete vurderingen av kvaliteten i beslutningsgrunnlaget for evaluering og valg av alternativ. Samtidig ser vi i noen prosjekter at det ikke er en helhetlig og gjennomgående bruk av datagrunnlag og metoder fra utviklingsplan til konseptrapport. Det kan føre til at det er vanskelig å etterprøve om målene og forutsetningene som er lagt i utviklingsplanen, blir fulgt opp og konkretisert i det konkrete investeringsprosjektet, eventuelt etter en oppdatering. Sammenhengene mellom de virksomhetsmessige forutsetningene og de konkrete løsningsalternativene blir dermed svekket. Side 74 av 107 Vedlegg 1 Rådgivertjenester for kvalitetssikring av plandokumenter Generelt Styring og finansiering av investeringsprosjekter i sykehus følger ikke samme styringssystem som ordinære, statlige prosjekter. Det gjøres derfor oppmerksom på noen grunnleggende særtrekk: • • • • • Mens øvrige statlige investeringsprosjekter eies av fagdepartementene, fremmes av Regjeringen og vedtas i Stortinget, tilligger det de regionale foretakene å vedta sine investeringer, innenfor sine ordinære inntektsrammer. Ut over dette kan Stortinget bevilge likviditet i form av lån. De regionale helseforetakene har et «sørge for»-ansvar for helsetjenestene, med fullt ansvar for ressursbruken innenfor sine inntektsrammer. Dette inkluderer beslutning og gjennomføring av investeringsprosjekter. Videre eies bygningsmassen, og også investeringsprosjektene, av de enkelte helseforetak, selv om de regionale helseforetakene kan velge å tre inn som prosjekteier/byggherre i hele eller deler av beslutnings- og/eller gjennomføringsprosessen. Fra oktober 2014 er det etablert et felleseid HF som skal benyttes i - med ulik grad av ansvar for - planlegging og gjennomføring av byggeprosjekter som eies av foretakene, Sykehusbygg HF. Dette endrer ikke ansvaret til HF-et som byggherre og eier av det ferdige bygget, men sykehusbygg vil være ansvarlig for gjennomføring av utredningsarbeidet i tidligfasen (Idéfasen, Konseptfasen, Forprosjektfasen), mens HF-et har ansvaret for Utviklingsplanen. Spesialisthelsetjenesten har utviklet en egen Veileder for tidligfaseprosessen i sykehusprosjekter (http://www.sykehusplan.no/data/tidligfaseveilederis0256.pdf), som gir grunnlag for planlegging, analyser, dokumentasjon og beslutninger av investeringer innen spesialisthelsetjenesten. Den vil dermed også være grunnlag for krav til den eksterne Planprosessen for tidligfaseplanlegging skal gjennomføres som vist i figur 2. Forut for, og som grunnlag for tidligfasen skal det utarbeides en utviklingsplan som samler strategisk føringer og gir rammer for utvikling av sykehusenes virksomhet og bygg. Dette er illustrert i figur 1. Gjennom praksis for tidligfaseplanlegging og i protokoll fra foretaksmøtet, er det etablert et krav om at det skal utarbeides en utviklingsplan og at tidligfasen for et investeringsprosjekt ikke kan startes uten at prosjektet er forankret i denne utviklingsplanen. I tillegg skal prosjektet være inkludert i HFets langsiktige investeringsplan. Gjennomføring av store sykehusprosjekter har gitt grunnlag for en faglig kunnskapsutvikling som omfatter innsamling og tilrettelegging av data om virksomheten og byggene, verktøy og metoder for fremskriving av aktivitet, metoder for beregning av kapasitetsbehov og erfaringsbaserte standarder for beskrivelse av løsninger og beregning av arealbehov. Det samme gjelder beregning av økonomiske konsekvenser av gjennomføring av store investeringsprosjekter. Det tilgjengelige erfaringsmateriale viser løsninger i mange prosjekter og for noen områder er det etablert en «standard» (beste praksis). Faglige krav til løsningene innebærer bl.a. omfattende deltakelse i brukerprosesser og samfunnsmessige konsekvensvurderinger forutsetter deltakelse fra mange Side 75 av 107 interessenter. Ifm kvalitetssikring av konkrete prosjekter skal organisering og gjennomføring av slike prosesser tas med i vurderingene. Figur 1 Sammenheng mellom utviklingsplan og tidligfasen Innholdet i Konseptrapporten bygger på Utviklingsplanen og Idéfaserapporten, og de strategiske føringene og idésøket som ligger i disse dokumentene skal gi konkrete føringer og avgrensinger av prosjektet. For å sikre konsistens i planene bør det imidlertid være det samme datagrunnlaget og de samme metodene og modellene for fremskriving av aktivitet og kapasitetsbehov og beregning av arealer og kostander som brukes i de ulike fasene, men på ulike nivå og med ulike krav til detaljering og konkretisering. Figur 2 Planprosess for tidligfasen Grunnlaget for å vurdere om et prosjekt på beslutningspunkt B3 er det «riktige» prosjektet og om det kan besluttes gjennomført ligger i tre (to) plandokumenter: • • • Utviklingsplanen som viser tiltakene i et langsiktig, strategisk perspektiv for utvikling av virksomheten og som beskriver mulige virksomhetsmessige og investeringsmessige konsekvenser av dette. I Idéfasedokumentet som med utgangspunkt i et investeringstiltak i utviklingsplanen, skal gjøre idésøk og avdekke hvilke alternative, prosjekter som er «liv laga» og som dermed er aktuelle for kvalifisering i konseptfasen. I noen HF vil idésøk inngå som en del av utredningene i den bygningsmessige utviklingsplanen. Da vil en gjennomføring av en separat idéfase være mindre aktuell og kan erstattes med en presisering og avgrensing av de alternativene som skal utredes i konseptfasen, samt et mandat for dette arbeidet. Konseptrapporten som gir grunnlaget for å vurdere alternativer mot hverandre og mot de evalueringskriteriene som er gitt i bl.a. mål, rammer og forutsetninger. Side 76 av 107 En kvalitetssikring av beslutningsgrunnlaget omfatter dermed minimum to beslutningspunkter med ulike krav til nivå og innhold i beslutningsgrunnlaget: • • Godkjenning av Utviklingsplanen som grunnlag for oppstart tidligfase for et konkret investeringsprosjekt (B1). Hvis Utviklingsplanen ikke gir et tilstrekkelig grunnlag vil det være nødvendig å utvikle et grunnlag for B2, tilsvarende en Idéfaserapport. Beslutning om gjennomføring av et investeringsprosjekt basert på det foretrukne alternativet (B3). En prøveordning med ekstern kvalitetssikring for investeringer i de regionale helseforetakene ble innført ifm behandlingen av St.prp. nr. 1 S(2010—2011). Denne ordningen omfattet Konseptfaen og ble betegnet KSK. Ordningen ble gjort permanent fra og med 2015. Med bakgrunn i erfaringer fra bruk av KSK i flere prosjekter, er ordningen utvidet til også å omfatte Utviklingsplanen, foreløpig som en frivillig ordning. Av faglige grunner er det etablert et skille med egne KS-ordninger for KSK og KSU (Kvalitetssikring Utviklingsplanen). Det er ikke besluttet innført en KS-ordning for Idéfaserapporter. De enkelte prosjektene kan imidlertid velge å benytte samme rammeavtale for å gjøre en kvalitetssikring av Idéfaserapporter (KSI). Det skal inngås rammeavtaler med kompetente fagmiljøer for kvalitetssikring av både KSK og KSU med tilhørende plandokumenter. Hvilke ytelser som ønskes er presentert nedenfor på et overordnet nivå. For å vise breddene i kravet til kompetanse er det skilt mellom KSU og KSK. Fokuset på sammenhengen mellom virksomhet og bygg og avhengigheten mellom delfasene, understreker kravet til breddekompetanse og sykehusfaglig kompetanse. Ved utlysning av konkurranser om oppdrag vil det, i tillegg til tidligfaseveilederen og andre relevante dokumenter, foreligge en beskrivelse av prosjektet og en presisering av krav til innhold i kvalitetssikringsoppdraget. Ekstern kvalitetssikrer skal til enhver tid forholde seg til gjeldende veileder og de krav til dokumentasjon som dette omfatter. Det presiseres videre at den eksterne kvalitetssikring i utgangspunktet skal være en ren kvalitetssikring av foreliggende dokumentasjon, og at det ikke forutsettes gjennomført egne analyser i regi av ekstern kvalitetssikrer. Rammeavtaler for ekstern kvalitetssikring kan benyttes til å gjennomføre usikkerhets- og risikoanalyser eller andre tilleggsutredninger, men i så fall forutsettes det at samme kontraktspart ikke kan utføre ekstern kvalitetssikring i samme prosjekt. Kvalitetssikring av Utviklingsplanen (KSU) I Veileder for tidligfaseplanlegging understrekes det at: «Alle tiltak som ønskes gjennomført skal være tilstrekkelig forankret i en overordnet plan for helseforetaket, og planlegging av et konkret tiltak kan ikke startes før det foreligger en slik plan, her kalt en «utviklingsplan». En utviklingsplan er en operasjonalisering av overordnede planer og strategier og skal gi et fremtidsbilde av helseforetakets planer for virksomhetsmessig og bygningsmessig utvikling». Alle relevante dokumentasjon og alle relevante analyser, beregninger og vurderinger som gir grunnlag for å beslutte oppstart av et byggeprosjekt, forutsettes å være gjennomført i utviklingsplanen og konseptvalgutredningen. Prosjektene varierer i størrelse og typer og hvilke Side 77 av 107 konsekvenser dette kan ha for gjennomføringen av KSU vil fremgå av presiseringer av kravene i utlysningen. Som modellene i figur 1 og 2 viser er det en sammenheng og kontinuitet fra utviklingsplanen via idéfasen til konseptvalg og oppstart forprosjekt. Den virksomhetsmessige delen av utviklingsplanen viser forventet utvikling av virksomheten med konsekvenser for aktivitet, organisering og bygg. Dette kan sees uavhengig av et eventuelt behov for å gjennomføre investeringsmessige tiltak. På den andre siden kan ikke slike tiltak gjennomføres uten at de inngår i utviklingsplanen, og at det kan sannsynliggjøres at de kan innpasses i en fremtidig investeringsplan. Dette innebærer at grunnlaget for beslutningen om gjennomføring av et byggeprosjekt (B3) må være konsistent med grunnlaget for de analyser og beregninger som ligger til grunn for anbefalingene i utviklingsplanen. Det samme vil gjelde datagrunnlag og bruk av metoder og beregningsmodeller som benyttes for beregning av fremtidig aktivitet, kapasitetsbehov og arealbehov, samt vurdering av fremtidige driftsmodeller. Konsistens og etterprøvbarhet er for øvrig et viktig kvalitetskrav i planlegging av komplekse prosjekter. I utviklingsplanen skal eventuelle samfunnsmessige konsekvenser av virksomhetsmessige endringer vurderes. Investeringer i sykehusbygg skal bidra til at hele befolkningen får ressurseffektive helsetjenester av høy kvalitet, men eventuelle endringer i sykehusenes tilbud, oppgaver og lokalisering kan ha store konsekvenser for lokalsamfunn, transport og miljø og må derfor vurderes i et samfunnsmessig perspektiv. KSU skal videre sikre at målhierarkiet/-strukturen er konsistent, avklart og ikke for komplisert eller for generell til å være operasjonell. Målene må være prosjektspesifikke, og det må være konsistens mellom nasjonale helsepolitiske mål, målene til de regionale helseforetakene og det prosjekteiende helseforetaket. Kvalitetssikring av konseptfasen (KSK) Konseptrapporten (også kalt konseptvalgrapporten) skal gi grunnlaget for å vurdere og velge den riktige løsningen. De alternativene som utredes i konseptfasen skal være valgt på grunnlag av de kravene som følger av forventet, virksomhetsmessig utvikling og de investeringsmessige tiltakene som er vurdert i utviklingsplanen. I konseptrapporten skal det gjennomføres utredninger som er nødvendig (og tilstrekkelig) for å kunne evaluere løsningene og gi en anbefaling til beslutningstakerne. Det er viktig at utredningene i konseptrapporten gir likeverdig dokumentasjon av alternativene, at utredningene gir grunnlag for å vurdere løsningene opp mot målsettinger og oppsatte kriterier for valg og det beregningene er transparente og etterprøvbare og det er mulig å beregne og vise konsekvenser av endringer i forutsetningene. «Likeverdig» betyr ikke nødvendigvis «like». I den grad utviklingsplanen har begrenset antall reelle alternativ, må dette forutsettes å være kvalitetssikret ved KSU, og skal derfor ikke revurderes ved KSK. Videre innsnevring av alternativ kan derimot være et tema ved KSK. Konseptuelt løsningsvalg forutsettes å være dokumentert og transparent, slik at dette kan kvalitetssikres ved KSK. Side 78 av 107 Beregninger av fremtidig aktivitet og kapasitetsbehov gjennomføres både i utviklingsplanen og i Konseptrapporten. Kvaliteten på datagrunnlag og metoder er viktig for beregningene og for etterprøving og oppdatering av planforutsetningene over tid. Det er et generelt mål å kunne overføre kunnskap og kompetanse mellom prosjekter. Konsistens mellom beregningene i utviklingsplanen og grunnlaget for alternativutredningene i konseptrapporten er også sentralt Målene i konseptfasen skal være konsistente med målene i de utredninger og grunnlagsdokumenter Konseptrapporten bygger på, og den operasjonelle konsekvensen av strategiske mål skal kunne identifiseres og etterprøves. Mandatet for konseptfasen og de løsningsalternativene som er utredet skal være i overensstemmelse med strategiske føringer og rammer som er gitt i Utviklingsplanen og andre grunnlagsdokumenter. KSK skal bidra til å sikre at det er samsvar mellom anbefalingene i Konseptrapporten og det virksomhetsstrategiske grunnlaget for investeringen slik dette er beskrevet i utviklingsplanen. Hvis foreliggende dokumentgrunnlaget ikke oppfattes å være tilstrekkelig for å gjennomføre kvalitetssikringen, skal det gis beskjed om dette med konkret forslag til utbedringer / suppleringer. I konseptrapporten utvikles løsningene funksjonelt, fysisk og økonomisk. Det er viktig at de konseptuelle valgene som er gjort står seg i en sammenligning med andre prosjekter og «beste praksis». Det er viktig at rådgiver etterspør grunnlaget for slik sammenligning og eventuelt påviser mangler i grunnlaget eller anvendelsen av det. KS-rådgiver skal ikke selv utrede hva som er «beste praksis» men det legges vekt på rådgivers sykehusfaglige kompetanse som grunnlag for slike vurderinger. Vurdering og anbefaling av alternativene forutsetter at: • Det er etablert relevante kriterier som gir grunnlag for å «måle» og skille alternativene. • Alternativene er riktig prioritert i forhold til målhierarki/-struktur og tilhørende prioriterte krav. Det er viktig at målstrukturen er relevante og at resultatmålene er hensiktsmessig prioritert. • Alternativvurderingene skal omfatte alle relevante krav til løsningen. Det er viktig at alternativene er vurdert opp mot den økonomisk og finansiell bæreevne det regionale helseforetaket har for å gjennomføre dem. Eventuelle driftsmessige innsparinger som er en forutsetning for finansieringen, skal være knyttet til investeringstiltakene og sees i et livssyklusperspektiv. • De samfunnsmessige konsekvensene knyttet til investeringene skal være tilstrekkelig utredet i Utviklingsplanen og der det er relevant skal det hensyntas i vurderingen av alternativene. Hvis dette ikke i tilstrekkelig grad er dekket i tidligere utredninger må konsekvenser av dette vurderes. Kompetansekrav Det forutsettes at ekstern kvalitetssikrer skal ha tilstrekkelig: • • kompetanse innen planlegging av store offentlige prosjekter, spesielt innen tidligfaseplanlegging (utredningskompetanse), økonomisk kompetanse, Side 79 av 107 • • sykehusfaglig kompetanse, herunder kunnskap om driftsmodeller og bemanning av sykehusfunksjoner, og samfunnsfaglig kompetanse. Det understrekes at kravene til kompetanse vil være ulike i de ulike fasene, slik at samfunnsfaglig kompetanse er viktig ved KSU, mens KSK krever mer kompetanse knyttet til funksjonelle og driftsmessige forhold, samt kunnskap om sykehusbygg som sådan. Side 80 av 107 STYREMØTE 04/2015 – SAKSFRAMLEGG SB-SAK 33/2015 Økonomirapport 1.tertial 2015 OPPSUMMERING Resultat per 30.4.2015 viser et overskudd på 50 tnok, mot budsjettert underskudd på 3,1 mnok. Avvik forklares i hovedsak av at kostnader påløper senere enn budsjettert, og er forventet utjevnet i neste periode. Prosjektportefølje fra Helsebygg gir en stor andel eksterne prosjekter i Helse Midt-Norge, og bidrar til høy faktureringsgrad. Lave kostnader på fellesoppgaver skyldes senere oppstart enn opprinnelig planlagt. Oppgavene er organisert i prosjekter, og antall prosjekter og kostnader forventes å øke i neste periode. FORSLAG TIL VEDTAK Styret tar saken til orientering. TRYKTE VEDLEGG: Økonomirapport 1.tertial 2015 Arkiv.: 010.16 Saksnr.: 15/00081 Side 1 av 1 Side 81 av 107 Økonomirapport Sykehusbygg HF 1. Tertial 2015 Side 82 av 107 Innhold 1) 2) 3) 4) 5) 6) Etableringskostnader Resultatregnskap Arbeidstimer Kostnadsfordeling RHF Eksterne prosjekter Interne prosjekter Side 83 av 107 Etableringskostnader Inntektsført tilskudd Personalkostnader Leie maskiner, inventar o.l. Kostnadsførte anskaffelser Rekruttering og rådgivning Salgs og reklamekostnader Sum kostnader Perioden, Januar - April Regnskap Budsjett Avvik Avvik i % 2015 Budsjett 2 594 334 - 32,3% 7 375 825 337 500 - 43,6% - 21,2% 4 788 325 2 250 000 - 32,3% 7 375 825 6 622 1 117 656 1 458 489 11 566 2 594 333 3 832 325 1 982 325 1 850 000 3 832 325 -1 237 991 6 622 - 864 669 - 391 511 11 566 -1 237 992 Side 84 av 107 Resultatrapport PERIODEN REGNSKAP BUDSJETT Salgsinntekter Sum driftsinntekter Fremmedytelser Sum varekostnad Lønnskostnad Arbeidsgiveravg. og pensjonsk. Andre personalkostnader Sum personalkostnader Kostnader lokaler 2015 % BUDSJETT 9 084 503 -1 454 871 -16,0 % 61 096 463 7 629 632 9 084 503 -1 454 871 - 16 ,0 % 61 096 463 7 629 632 AVVIK 94 140 0 94 140 i/a 0 94 140 0 94 140 i/ a 0 2 018 346 2 268 000 -249 654 -11,0 % 23 680 000 378 195 1 041 115 -662 920 -63,7 % 10 796 735 1 263 667 -1 260 264 -99,7 % 4 170 500 2 399 944 4 572 782 -2 172 838 - 4 7 ,5 % 38 647 235 3 402 0 126 500 -126 500 -100,0 % 1 844 500 Leie maskiner, inventar o.l. 6 622 44 236 -37 614 -85,0 % 398 123 Kostnadsførte anskaffelser 1 171 425 2 572 942 -1 401 517 -54,5 % 10 103 877 Fremmede tjenester 3 636 661 4 328 409 -691 748 -16,0 % 6 606 500 Kontorkostnad 87 813 98 889 -11 076 -11,2 % 330 000 Telefon, porto o.l. 13 722 46 227 -32 505 -70,3 % 291 233 142 829 166 667 -23 837 -14,3 % 500 000 Salgs og reklamekostnader 11 566 0 11 566 Kontingenter og gaver 13 302 263 889 -250 587 595 0 595 Kostnad og godtgjørelse for reiser Annen kostnad Sum driftskostnader Driftsresultat i/a -95,0 % i/a 0 2 375 000 0 5 084 536 7 647 759 -2 563 222 - 3 3 ,5 % 22 449 233 51 012 -3 136 037 3 187 049 - 10 1,6 % -5 Resultat mot budsjett Side 85 av 107 Side 86 av 107 Arbeidstimer Nøkkeltall Fakturerbar tid Interntid Fordeling per område Administrasjon Fellesoppgaver Eksterne prosjekter (plan og utvikl., prosjekt og gj.f.) Interntid Virkelig Budsjett Avvik i % 78 % 33 % 138 % 5% 10 % -50 % Virkelig Budsjett Avvik 496 626 -130 41 1126 -1085 2218 1001 1217 143 306 -163 Side 87 av 107 Kostnadsfordeling RHF Kostnader Etableringskostnader Finansieres 25 % av hvert enkelt RHF Administrasjonskostnader 25 % av hvert enkelt RHF Fellesoppgaver "Etter Magnussen-fordelingen" HSØ: HV: HMN HN: 54 % 19 % 14 % 13 % Side 88 av 107 Kostnadsfordeling RHF Kostnad per region, 1. tertial Helse Sør-Øst Helse Vest Helse Midt-Norge Helse Nord Total kostnad Fakturert per region, 1.tertial Helse Sør-Øst Helse Vest Helse Midt-Norge Helse Nord Totalt fakturert Etableringskostnader Administrasjon Fellesoppgaver Sum finansiering 648 584 685 266 58 263 1 392 113 648 584 685 266 20 500 1 354 349 648 584 685 266 15 105 1 348 955 648 584 685 266 14 026 1 347 876 2 594 334 2 741 063 107 895 5 443 292 1. a-konto 2 500 000 2 500 000 2 500 000 2 500 000 10 000 000 2. a-konto Sum innbetaling 2 500 000 5 000 000 2 500 000 5 000 000 2 500 000 5 000 000 2 500 000 5 000 000 10 000 000 20 000 000 Saldo per 30.4 3 607 887 3 645 651 3 651 045 3 652 124 14 556 708 Side 89 av 107 Eksterne prosjekter Fordeling per region Side 90 av 107 Eksterne prosjekter NR NAVN INNTEKTER pr 30.4.2015 Helse Midt-Norge 400401030 LØ-prosjektet 400401036 NSSIL 404401040 BF 2 Ferdigstillelse 410301023 Utvidelse H-bygg Namsos 410401027 Forprosjekt Psykiatriløftet Levanger 420301025 Psykiatrisenteret Øya 420401026 Akuttpsykiatri Østmarka 420401028 Forprosjekt PET-senter prod. av radioformaka 29 077 420401032 Prosjektledelse Kunnskapsportalen 10 100 420401034 FS Innredning Dyrestallen fase 2 75 262 420401035 FS Ombygging 4. og 5. etasje 420401038 Ombygging postkjøkken 440301024 Sjukehuset Nordmøre og Romsdal (SNR) 450401005 Produksjonsrom SAP Molde oppgradering 26 340 450401029 Vareautomater SAP Midt-Norge 36 640 450401031 Ombygging MTFS Vest SAP 15 690 Sum Helse Midt-Norge 215 275 53 410 1 014 208 42 140 105 269 11 130 0 8 766 83 926 255 292 1 982 525 Side 91 av 107 Eksterne prosjekter NR NAVN INNTEKTER pr 30.4.2015 Helse Sør-Øst 111301006 HFP for NVVS 114301045 SIV: Prosjektadministrasjon Tønsberg 123 551 0 Sum Helse Sør-Øst 123 551 SUS Konseptfasen 0 Sum Helse Vest 0 510301046 Protonsenter idefaserapport, kvalitetssikring 0 512401047 Usikkerhetsanalyse, anskaffelse. UNN, PEt-senter 13 610 516401043 Vareautomater Sykehuset Nord 26 285 Sum Helse Nord 39 895 Helse Vest 310301039 Helse Nord Nasjonale prosjekter 610401037 Kategoriarbeid energi 700301046 Protonsenter idefaserapport, kvalitetssikring 800401004 Helikopterlandingsplasser 0 Sum nasjonale prosjekter 40 370 Sum alle prosjekter 0 40 370 2 319 435 Side 92 av 107 Interne prosjekter KOSTNAD pr 30.4.2015 NR NAVN 800101021 Prosjektavklaringer / Akkvisisjon 800101022 Kundeforum 800201009 Erfaringsoverføring og gjenbruk av løsninger 800201011 Videreutvikle metodikk for framskrivninger, veileder 6 305 800201012 Driftsmodell for klassifikasjonssystem for sykehusbygg 5 820 800201013 Revisjon av veiledere for tidligfaseplanlegging 16 490 800201016 Evaluering av KSK - utlysning av ny rammeavtale 14 060 800201042 Fellesoppgaver avklaringer 28 980 800201044 State of Nation 4 360 800201048 KSK og Klassifikasjonssystemet 7 630 Sum fellesoppgaver 3 880 970 24 250 154 801 Side 93 av 107 Oppsummering • Resultat viser et overskudd på 50 tnok mot budsjettert underskudd 3,1 mnok. • - Avvik forklares av: Økte inntekter eksterne prosjekter. Periodisering av personalkostnader i budsjett. Etableringskostnader påløper senere enn budsjettert. • Prosjektportefølje fra Helsebygg gir stor andel prosjekter i Midt-Norge. • Fellesoppgaver organiseres som prosjekter. Det forventes stor økning både i antall og i aktivitet neste tertial. Side 94 av 107 SB-SAK 34/2015 Langtidsbudsjett 2016-2019 OPPSUMMERING Sykehusbygg HF har på bakgrunn av henvendelse fra Helse Midt-Norge RHF på vegne av de fire RHFene, utarbeidet et langtidsbudsjett for 2016 – 2019. FORSLAG TIL VEDTAK Styret i Sykehusbygg HF tar saken til orientering. TRYKTE VEDLEGG: 1. Brev fra HMN RHF til Sykehusbygg HF, datert 13.04.2015 2. Svar fra Sykehusbygg HF til HMN RHF, datert 04.05.2015 Side 95 av 107 BAKGRUNN/UTREDNING: Viser til vedlagte henvendelse fra Helse Midt-Norge på vegne av de fire RHFene. Sykehusbygg HF har ut i fra dagens kunnskap om kommende oppdragsmengde tatt nødvendige forutsetninger for å kunne utarbeide langtidsbudsjett for 2016 – 2019. Viser til vedlagte svarbrev fra Sykehusbygg til Helse Midt-Norge. Side 96 av 107 Side 97 av 107 Side 98 av 107 Side 99 av 107 Side 100 av 107 SB-SAK 35/2015 Sak til AD-møtet vedr KS protonterapi OPPSUMMERING Sykehusbygg HF fikk i Foretaksmøte 27.04.2015 i oppgave å få gjennomført en ekstern KS av idefaserapporten for regionale protonsentre (se referatsakene), samt få gjennomført en samfunnsøkonomisk analyse. Det er allerede igangsatt en tilbudskonkurranse vedr. disse tjenestene, da framdriften i dette oppdraget anses særdeles stramt. Vedlegg 1 viser arbeidsbeskrivelsen for dette oppdraget. Videre er det også utarbeidet et saksframlegg til AD-møte, da frist for slik oversending var 4. mai. I denne saken framgår forslag til budsjett og framdrift for oppdraget. AD-møtet har i sitt siste møte konkludert med at saker som skal fremmes inn for dette forum, skal sendes via det foretak som til enhver tid har styrelederen. Det betyr at Sykehusbygg HF skal fremme saker til AD-møte via Helse Sør-Øst. FORSLAG TIL VEDTAK Styret tar vedlagte arbeidsbeskrivelse og framlagte AD-sak til orientering. TRYKTE VEDLEGG: 1. Bilag A – Arbeidsomfang (tilbudskonkurranse) 2. Notat til AD-møte, datert 4. mai 2018 Side 101 av 107 BILAG A ARBEIDSOMFANG Side 102 av 107 INNLEDNING I 2014 gjennomførte Helse Vest RHF i samarbeid med de andre regionale helseforetakene, utredninger tilsvarende en idefaserapport for etablering av sentre for protonterapi i Norge. I forkant og parallelt med dette gjennomførte det enkelte RHF en idefaseutredninger eller en mulighetsstudier for etablering av protonsenter i sin region. Disse rapportene er del av «Idefaserapport Regionale senter for protonterapi» som var ferdig i november 2014. Rapporten ble behandlet i styrene i de 4 regionale foretakene i løpet av 2014. I felles foretaksmøte for de regionale foretakene i april 2015 ble det besluttet at «de regionale foretakene gjennom Sykehusbygg HF gjennomfører ekstern kvalitetssikring av idéfaserapporten «Regionale senter for protonterapi», samt samfunnsøkonomiske analyser knyttet til etablering av protonterapi i Norge. Frist for oppdraget setter til 1. august 2015». I brev datert 15. april fra Helse Nord RHF ber de regionale foretakene Sykehusbygg HF om å sette i gang arbeidet med den eksterne kvalitetssikringen av idefaserapporten i tråd med foretaksmøtets vedtak. I protokollen fra foretaksmøte for Sykehusbygg HF bes Sykehusbygg HF om å «iverksette arbeidet med ekstern kvalitetssikring av idéfaserapport Regionale sentre for protonterapi i tråd med vedtaket 9. april 2015. Plan for gjennomføring av denne kvalitetssikringen og budsjett for arbeidet leges frem for AD-møtet snarest mulig». Fristen for leveransen settes til 1. august 2015. Gjennom denne mini-konkurransen ønsker Sykehusbygg HF å inngå avtale med rådgivere for å gjennomføre følgende oppgaver: 1. Kvalitetssikring av idéfaserapport for Regionale senter for protonterapi 2. Samfunnsøkonomiske analyser BESKRIVELSE AV OPPDRAGET Kvalitetssikring av idéfaserapport for Regionale senter for protonterapi Idéfaserapport for etablering av regional sentre for protonterapi er vedlagt. I tillegg er følgende underliggende dokumenter vedlagt: • Protokoll fra foretaksmøte Helse Vest RHF 15. oktober 2012 • Planlegging av norsk senter for partikkelterapi datert 15, juni 2013 • Veileder for Tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter, Helsedirektoratet desember 2012. Det vises også til Regionale idéfaserapporter for etablering av protonseter utarbeidet av de regionale foretakene, styrebehandlinger i de regionale foretakene i perioden 2012 – 2014 vedrørende etablering av protonsenter i Norge og andre brev og protokoller som legger premisser for arbeidet med Idéfaserapporten. Utredning av idéfasen i sykehusprosjekter skal følge kravene i Veileder for Tidligfaseplanlegging som er utarbeidet av Helsedirektoratet, versjon 12/2011. Planprosessen er illustrert i figuren nedenfor. Side 103 av 107 I idéfasen skal tiltaket presiseres og avgrenses i forhold til andre tiltak både når det gjelder økonomisk bæreevne og tid for gjennomføring. Målet med idefasen er, på grunnlag av en vedtatt utviklingsplan for helseforetaket, å identifisere mulige løsninger på et behov. Hvis det ikke foreligger en utviklingsplan skal idefaseutredningene bygge på overordnede, strategiske føringer fra utredninger, planer, og vedtak i overordnede organer. Idéfasen skal avklare hvilke alternative prosjekt som er «liv laga» og som kan videreføres for analyser i konseptfasen. Det innebærer at alternativet er: • Relevant. Oppfyller de overordnede målene som gjelder for helseforetaket. • Gjennomførbart. Kan gjennomføres innenfor helseforetakets finansielle handlingsrom. • Levedyktig. Helseforetakets økonomiske bæreevne kan opprettholdes gjennom prosjektets levetid. Behandling av idéfaserapporten skjer iht det regionale helseforetakets styringssystem. Det skal besluttes: • • • hvilke alternative løsninger som kan videreføres i konseptfasen mandat og rammer for konseptfasen plan for gjennomføring av konseptfasen For å oppnå målsettingen bør idefasen omfatte følgende aktiviteter: • Gjennomgå utviklingsplanen og eventuelt underlaget for denne, eventuelt andre dokumenter med strategiske føringer. • Avgrense prosjektet fra andre prosjekter. Dette kan omfatte kapasitet, arealer, investeringer og tid. • Gjennomføre et idésøk som viser bredden i mulige, alternative løsninger. Presisere hvilke alternative løsninger som skal utredes i konseptfasen. Alternativene skal være reelle og kunne skilles klart fra hverandre. • Utarbeide mandat for konseptfasen. • Utarbeide følsomhetsanalyser på et overordnet nivå. Kvalitetssikringen skal vise om idéfaserapporten med vedlegg gir er godt nok beslutningsgrunnlag for å gå videre med konseptfaseutredninger. Vi vil ellers trekke frem noen viktige problemstillinger: Strategisk og faglig forankring Referanser til underliggende dokumenter og vedtak. Konsistens og etterprøvbarhet. Side 104 av 107 Datagrunnlag og beregningsmodeller Kvalitet og innhold i grunnlagsdata, modeller for beregning av framskrevet aktivitet og kapasitetsbehov. Avgrensinger og forutsetninger. Alternativer, analyser og vurderinger Sammenhenger mellom anbefaling av alternativer og konsekvenser for kvalitet, kapasitet og økonomi. Kvalitet i analyser av alternativ og kriterier for vurdering av alternativ Planprosess Organisering og gjennomføring av prosessen, interessenter og roller. Som figuren viser er det sentralt å oppnå sammenheng og kontinuitet i planprosessen hvor resultater fra en fase gir grunnlag for å beslutte oppstart av den neste. Kvalitetssikringen skal se på hvordan den foreliggende idefaserapporten inngår i en slik helhetlig planprosess. Ekstern kvalitetssikrer skal til enhver tid forholde seg til gjeldende veileder og de krav til dokumentasjon som dette omfatter. Det presiseres at den eksterne kvalitetssikring i utgangspunktet skal være en ren kvalitetssikring av foreliggende dokumentasjon, og at det ikke forutsettes gjennomført egne analyser i regi av ekstern kvalitetssikrer. Samfunnsøkonomiske analyser Det er ikke gjennomført en egen samfunnsøkonomisk analyse som en del av idefaseutredningen. Foretaksmøtet ønsker derfor at slik analyse utføres i tillegg til idefaseutredningen og parallelt med kvalitetssikringen. De samfunnsøkonomiske konsekvensene av å etablere et tilbud om protonbehandling i Norge, slik dette er beskrevet i Idéfaserapporten, samt alternative modeller for etablering av regionale senter for protonterapi, skal gjennomføres iht «Veileder for samfunnsøkonomiske analyser» datert september 2014, utgitt av Direktoratet for økonomistyring. Ut over dette vil vi spesielt peke på betydningen av å få vurdert konsekvenser for utdanning, kompetanseutvikling og rekruttering av fagpersonell, som de 3 alternativene innebærer. Veileder for samfunnsøkonomiske analyser, Direktoratet for økonomistyring følger vedlagt. Leveranse og gjennomføring Det forutsettes at det leveres separate rapporter for begge oppdragene innen 15. juli 2015. Den korte tidsfristen vil være dimensjonerende for omfanget av arbeidet som utføres og organisering og gjennomføring av oppgavene. Notat til AD-møtet Side 105 av 107 Vedlegg 2, SB-sak 35/2015 Til : AD-møtet 18.05.2015 Fra : Sykehusbygg HF Dato : 4.5.2015 Saksbehandlende RHF: Helse Sør-Øst RHF Unntatt offentlighet: Dato for ev. tidligere behandlinger i AD-møte: Regionale sentre for protonterapi. AD-møtesak xxx-2015 Plan for gjennomføring av ekstern Kvalitetssikring. Hva saken omhandler i korte trekk Sykehusbygg er bedt om å få utarbeidet en ekstern kvalitetssikring av idefaserapport for regionale protonsentre, og samtidig å få utarbeidet en utredning av de samfunnsøkonomiske konsekvensene knyttet til etableringen av slike sentre. Det forutsettes at disse utredningene er gjennomført, behandlet og oversendt Helse- og omsorgsdepartementet innen 1. august 2015. Bakgrunn for saken På bestilling fra de regionale foretakene og foretaksmøtet for Sykehusbygg HF, har Sykehusbygg fått ansvaret for å gjennomføre KS av idéfaserapport for regionale protonsentre og utredning av samfunnsøkonomiske konsekvenser knyttet til etableringen av slike sentre. Leveranse til HOD skal skje innen 1. august 2015. Arbeidet er organisert som et prosjekt i Sykehusbygg. Sykehusbygg har ikke egen kompetanse og kapasitet til å utføre oppgaven, og gjennom utlysning av mini-konkurranse henter man derfor inn eksterne rådgivere for å gjennomføre selve utredningsarbeidet. Særskilte forhold AD-møtet bør være kjent med Oppdraget har en særdeles stram framdriftsplan. Sykehusbygg har lagt opp til en framdrift som ivaretar Foretaksmøtet sin sluttfrist 1. august, og har forstått det slik at KS-evalueringen skal være ferdig behandlet i RHF-regi innen denne dato. Dette vil innebære behov for ADmøte/styremøte i uke 30/31. Prosess og organisering Arbeidet er organisert som et prosjekt i Sykehusbygg HF. Ansvarlig for prosjektet er konstituert AD Bjørn Remen og rådgiver Marte Lauvsnes er satt på som prosjektleder. Etter behov benyttes spesialisert kompetanse for å bistå med gjennomføring av konkurranse, faglige avklaringer og saksbehandling for besluttende organer. Side 106 av 107 Mål Målet for prosjekt er å organisere og gjennomføre kvalitetssikring av den foreliggende Idèfaserapporten, og organisere og gjennomføre analyser av samfunnsøkonomiske konsekvenser av etableringen av regionale protonsenter, gjennom innhenting og av eksterne rådgivere. Den samfunnsøkonomiske analysen forutsettes gjennomført iht. «Veileder for samfunnsøkonomiske analyser», utgitt av Direktoratet for økonomistyring. Metode, arbeidsmåte Gjennom mini-konkurransen blant 4-5 inviterte leverandører, vil Sykehusbygg HF inngå avtale med rådgivere for å gjennomføre følgende oppgaver: 1. Kvalitetssikring av idéfaserapport for Regionale senter for protonterapi 2. Samfunnsøkonomiske analyser Avhengig av tilbydernes tilbud og kompetanse, skal det tegnes avtale med en leverandør til begge oppgavene eller 2 leverandører som får ansvar for å gjennomføre hver sin deloppgave. Innleide rådgivere skal levere på selvstendige faglig grunnlag, sluttrapporter for hvert tema i regi av eget firma. Sykehusbygg gjennomfører et oppstartsmøte og bidrar til å avklare spørsmål etter behov. Etter intern gjennomgang og kvalitetssikring skal Sykehusbygg oversende rapportene til oppdragsgiver/RHF-ene den 20. juli 2015, slik at endelig oversendelse til HOD kan skje som forutsatt innen 1. august. Aktiviteter og fremdrift Tabellen viser aktiviteter og fremdrift for arbeidet. Begge deloppgavene gjennomføres samtidig og aktiviteter knyttet til tilbuds- og kontraktarbeidet er parallelle. KS av Idéfaserapport protonsenter og samfunnsøkonomiske analyser Mai juni juli Uke Aktivitet Ansvarlig Forberedelse konkurranse AMY Invitasjon tilbud LSL Tilbudsfrist LSL Gjennomgang tilbud LSL Tilbud avklart LSL Klagefrist Kontrakt, oppstartsmøte LSL Gjennomføring MLA Leveranse MLA Saksbehandling Oversende oppdragsgiver MLA LSL, MLA BRE 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 04.mai 18.mai 21.mai 28.mai 01.jun 15.jul 20.jul Side 107 av 107 Ressurser og kostnader Timeforbruk og kostnader hos Sykehusbygg knyttet til tilbudsarbeidet og prosjektledelse er vist nedenfor. Timebruk og kostnader for rådgivere er klare etter at tilbudsrunden er avsluttet og kontrakt er inngått. Man har grovt kalkulert kostnadene slik gjengitt under. Kostnader er eks. mva. : • • • • • Sykehusbygg :Gjennomføring av minikonkurranse, saksbehandling etc : Ekstern rådgiver, KS idefaserapport : : Ekstern rådgiver samfunnsøkonomisk analyse : Reserveavsetning : SUM KOSTNADER EKSL. MVA : : Kr. 150.000 Kr. 500.000 Kr. 500.000 Kr. 350.000 Kr. 1.500.000 Vurdering: I den angitte ressursinnsats med tilhørende kostnader, er den stramme framdriften det forhold som styrer ressursinnsats. I ressursvurderingene ovenfor, er det kalkulert med ca. 3 personer på heltid i rådgivergruppen i 6 uker, for å gjennomføre de nødvendige vurderingene. Det er mulig dette er for lavt kalkulert. I foretaksmøte 9. april 2015 ble de regionale helseforetakene tildelt 3,975 MNOK hver til utredninger knyttet til regionale sentre for partikkelterapi og til kompetanseoppbygging. Sykehusbygg HF vil fakturere de endelige kostnadene for kvalitetssikring med 25 % på hvert regionalt helseforetak. Omdømme Denne saken vil trolig kunne få stor oppmerksomhet, da dette er en aktivitet som alle RHF helt naturlig har stor oppmerksomhet omkring. Med store helsemessige positive effekter og de faglige utfordringer slike sentra vil gi, må en påregne stor oppmerksomhet internt i HFene og i media. Behov for fremtidige avsjekkpunkt i AD-møtet Ingen spesielle. Forslag til konklusjon: 1. AD-møtet gir sin tilslutning til den framlagte plan for gjennomføring av kvalitetssikringen iht. Foretaksmøtets protokoll i sak 5 av 27. april 2015.
© Copyright 2024