1. No category

Prosedyrebeskrivelse
Konsulentbistand –
IKT
V1.12
Prosedyrebeskrivelse
Ruter As
1
INNLEDNING .............................................................................................................. 3
2
OM OPPDRAGSGIVER.............................................................................................. 3
3
OPPDRAGETS OMFANG .......................................................................................... 3
4
LOVANVENDELSE .................................................................................................... 4
5
KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING ................................................... 4
6
KONTRAKTENS VARIGHET ..................................................................................... 4
7
FRISTER FOR ANBUDSGJENNOMFØRING ............................................................ 4
8
KVALIFIKASJONSKRAV ........................................................................................... 4
8.1
8.2
Administrative krav til tilbyder ...................................................................................... 4
Firmaopplysninger ...................................................................................................... 5
9
GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN .............................................................. 5
9.1
9.2
9.3
Tilgang til konkurransegrunnlaget ............................................................................... 5
Spørsmål og svar ........................................................................................................ 5
Rettelser av KGL ......................................................................................................... 5
10
TILBUDETS OPPBYGNING ....................................................................................... 5
10.1 Generelt ...................................................................................................................... 5
10.2 Tilbudsbrev ................................................................................................................. 5
11
INNLEVERING AV TILBUD ....................................................................................... 6
11.1
11.2
11.3
11.4
11.5
Deltilbud ...................................................................................................................... 6
Antall eksemplarer av tilbudet ..................................................................................... 6
Innsyn ......................................................................................................................... 6
Språk........................................................................................................................... 7
Innleveringssted .......................................................................................................... 7
12
BEHANDLING AV TILBUDET ................................................................................... 7
12.1
12.2
12.3
12.4
12.5
12.6
12.7
Generelt ...................................................................................................................... 7
Tilbudsregistrering ...................................................................................................... 7
Tilbudsåpning .............................................................................................................. 8
Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold ................................................................. 8
Tildelingskriterier ......................................................................................................... 8
Meddelelse.............................................................................................................. 109
Klagefrist ................................................................................................................... 10
13
AVVISNING .............................................................................................................. 10
14
AVLYSNING ............................................................................................................. 10
15
KONTAKTPERSON / KONTAKTADRESSE ............................................................ 10
16
EGENERKLÆRING OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET ..................................... 11
Side 2 av 11
Prosedyrebeskrivelse
Ruter As
1 INNLEDNING
Ruter As inviterer med dette til åpen anbudskonkurranse om levering av konsulentbistand
innenfor seks forskjellige fagområder innenfor IKT.
2 OM OPPDRAGSGIVER
Ruter As er et aksjeselskap som har ansvaret for planlegging, koordinering, og
markedsføring av rutegående kollektivtrafikk i Oslo og Akershus. Tilskudd til driften ytes av
Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. Ruter er ikke selv et operatørselskap, men
kjøper transporttjenester av flere buss-, bane-, trikk- og båtselskaper som utfører den
daglige driften. I tillegg til ordinær rutetransport har Ruter ansvaret for skolekjøring i
Akershus. Som administrasjonsselskap har Ruter konsesjon for bussdrift i Oslo og
Akershus fylke og strekningskonsesjon inn i Østfold og Buskerud fylke. Takster fastsettes
av Oslo kommune og Akershus fylkeskommune, som ledd i kommunen/fylkeskommunens
budsjettbehandling. Ruter har avtaler med Norges Statsbaner AS, Gjøvikbanen m.fl. om
bruk av Ruters billett- og takstsystem i Oslo og Akershus. Ruters tre
hovedfinansieringskilder er billettinntekter, tilskudd fra Oslo kommune, tilskudd fra Akershus
fylkeskommune og statlige tilskudd.
Ruters datterselskaper skal kunne benytte avtalen, men har ingen plikt til å benytte den.
For ytterligere informasjon om Ruter vises det til oppdragsgivers hjemmesider:
http://www.ruter.no
3 OPPDRAGETS OMFANG
Oppdragsgiver har til hensikt å signere kontrakt med 3 til 5 leverandører innenfor hvert
fagområde.
Fagområde 1:
Fagområde 2:
Fagområde 3:
Fagområde 4:
Fagområde 5:
Fagområde 6:
Strategi og ledelse innen IKT
IKT-prosjekter
Test og testledelse
IKT drift og forvaltning
Informasjonssikkerhet
Forretningsanalyse og rapportering
Hvert enkelt fagområde er nærmere beskrevet i oppdragsbeskrivelsens punkt 1.2-1.7
Kontraktene innenfor hvert fagområde vil være parallelle. Det medfører at oppdragsgiver vil
gjennomføre en minikonkurranse for hvert avrop på avtalene, med unntak av anskaffelser
med en totalverdi under 200.000,-.
Da vil oppdragsgiver fritt kunne tildele bland avtaleleverandørene, innenfor det enkelte
fagområde.
Antall oppdrag under rammeavtalen er ukjent.
Side 3 av 11
Prosedyrebeskrivelse
Ruter As
4 LOVANVENDELSE
Konkurransen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr.
69 med Forsyningsforskriften av 7. april 2006 nr 403, med kjøpsformen "Åpent anbud”.
Det er ikke anledning til å forhandle.
5 KONKURRANSEGRUNNLAGETS OPPBYGNING
1. Prosedyrebeskrivelsen (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning
for hvordan konkurransen vil bli gjennomført.
2. Et utkast til Rammeavtale som angir vilkår for kontraktsforholdet mellom
oppdragsgiver og leverandøren med følgende vedlegg:
Vedlegg 1: Oppdragsgivers oppdragsbeskrivelse samt Leverandørens tilbud
Vedlegg 2: Prisskjema
Vedlegg 3: Konfidensialitetserklæring (leverandør)
6 KONTRAKTENS VARIGHET
Kontraktene gjelder fra den blir signert og til 31.12.2016.
Oppdragsgiver har en opsjonsrett på inntil ett pluss ett/ 1+1 år, nærmere definert i
rammeavtalen.
7 FRISTER FOR ANBUDSGJENNOMFØRING
Oppdragsgiver har satt opp følgende foreløpige fremdriftsplan:
Tidsplan
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget
Siste dag oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål
evt. også oppdatering av konkurransegrunnlaget
Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist)
Lukket tilbudsåpning
Vedståelsesfrist
Dato
Klokkeslett
12.1.2015
15.1.2015
27.1.2015 Kl 10:00
27.1.2015
1.3.2015
8 KVALIFIKASJONSKRAV
Tilbydere og eventuelle underleverandører som leverer tilbud til anbudskonkurransen
«Konsulentbistand – IKT», skal innlevere følgende dokumentasjon for å bli kvalifisert.
Dokumentasjon skal fremlegges med følgende inndeling og skille ark mellom hvert
hovedpunkt.
8.1 Administrative krav til tilbyder




Skatteattest for merverdiavgift – ikke eldre en 6 mnd
Skatteattest for skatt – ikke eldre enn 6 mnd
HMS – egenerklæring - utfylt skjema punkt 16
Firmaattest - ikke eldre enn 6 mnd
Side 4 av 11
Prosedyrebeskrivelse
Ruter As
8.2 Firmaopplysninger
Potensielle tilbyderes erfaring fra tilsvarende arbeider
Oversikt over de 5-8 mest relevante oppdrag de siste 3 år. Opplysningene kan gis på eget
skjema, med henvisning til dette punkt, eller bruke skjema krav F5, punkt 2.4 i
oppdragsbeskrivelsen.
Det påhviler enhver tilbyder å dokumentere sitt tilbud tilstrekkelig. Mangel på
dokumentasjon/ oppfyllelse av punktene over kan føre til avvisning av tilbudet.
9 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN
9.1 Tilgang til konkurransegrunnlaget
Konkurransegrunnlaget er tilgjengelig på følgende nettadresse
http://www.kollektivanbud.no se «Pågående konkurranser».
9.2 Spørsmål og svar
Alle spørsmål vedrørende konkurransen rettes skriftlig via eget spørreskjema på nett
adresse http://www.kollektivanbud.no se «Pågående konkurranser». Alle spørsmål som gir
grunnlag for et svar som inneholder nye eller endrede opplysninger vil være tilgjengelige for
alle tilbydere evt. i anonymisert (omarbeidet) form på nevnte nettadresse.
Slike forespørsler må være registrert på nettsiden i henhold til punkt 7 og besvares skriftlig
på nettsidene. Siste dag det blir lagt ut svar på spørsmål, eventuelt en oppdatering av KGL i
henhold til punkt 7.
9.3 Rettelser av KGL
I perioden frem til tilbudsfristens utløp, har oppdragsgiver anledning til å foreta rettelser,
suppleringer, eller endringer av konkurransegrunnlaget. Informasjon om dette vil bli lagt ut
på ovennevnte nettadresse. Oppdragsgiver kan forlenge tilbudsfristen.
Oppdragsgivers eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr. epost.
10 TILBUDETS OPPBYGNING
10.1 Generelt
Tilbudet skal innleveres etter følgende oppsett:
Tilbudsbrev med vedlegg.
Tilbudsbrev
Vedlegg 1: Dokumentasjon på kvalifikasjonskrav ref. punkt 8
Vedlegg 2: Tilbyders svar på vedlegg 1 - oppdragsbeskrivelsen
Vedlegg 3: Utfylt vedlegg 2 - prisskjema
10.2 Tilbudsbrev
Tilbudsbrevet skal som minimum angi:
Side 5 av 11
Prosedyrebeskrivelse






Ruter As
Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet.
Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist ref. punkt 7.
Tilbyders kontaktperson med kontaktinformasjon (e-post og tlf).
En bekreftelse på at tilbudet gis basert på de vilkår som fremgår av kontrakten.
Tilbyder skal bekrefte at tilbudet gis basert på krav og betingelser angitt i
oppdragsbeskrivelsen.
En uttømmende oversikt over eventuelle forbehold, ref punkt 12.4
Tilbudsbrevet skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen
og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette.
Tilbyder skal oppgi en kontaktperson som Ruter kan kontakte for å få presisert uklarheter i
tilbudet. Ruters eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt pr. e-post.
Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje
skriftlig. Endring av tilbudet blir betraktet som nytt tilbud.
11 INNLEVERING AV TILBUD
11.1 Deltilbud
Det er anledning til å gi tilbud på ett eller flere fagområder av oppdragsbeskrivelsen.
Der er ikke anledning å levere tilbud på deler av et fagområde.
Fagområde 1:
Fagområde 2:
Fagområde 3:
Fagområde 4:
Fagområde 5:
Fagområde 6:
Strategi og ledelse innen IKT
IKT-prosjekter
Test og testledelse
IKT drift og forvaltning
Informasjonssikkerhet
Forretningsanalyse og rapportering
Hvert enkelt fagområde er nærmere beskrevet i oppdragsbeskrivelsens punkt 1.2-1.7
11.2 Antall eksemplarer av tilbudet
Tilbudet med dokumentasjon skal leveres i en ringperm.
I tillegg skal en versjon være lagret på en minnepinne, samt en sladdet versjon ref punkt
11.3.
11.3 Innsyn
Ruter er f.o.m. 1.1.2009 underlagt den nye offentleglova med derav følgende innsynsrett i
søknader/tilbud som Ruter mottar. Innsyn i tilbud i denne konkurransen vil uansett ikke bli
gitt før tildelingen av oppdraget er gjennomført.
Hvis tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal tilbyder levere en komplett
elektronisk versjon av tilbudet hvor forretningshemmeligheter er sladdet (papirversjon av
sladdet versjon er ikke nødvendig). Den sladdede versjonen av tilbudet skal legges på egen
mappe på ovennevnte minnepinne.
Side 6 av 11
Prosedyrebeskrivelse
Ruter As
Ruter forbeholder seg retten til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er
forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte tilbyder.
11.4 Språk
Tilbudet skal være utformet på norsk og all kommunikasjon med potensielle
tilbydere/kontraktspartner(e) skal foregå på norsk.
11.5 Innleveringssted
Potensielle tilbydere har ansvaret for at dokumentasjonen når frem til Ruters lokaler i
Dronningens gate 40, 4. etasje innen fristen. Eventuelt kan tilbudet sendes som vanlig post
til Ruter. Postkvittering og annet som er egnet til å vise at tilbudet var avsendt i rimelig tid i
forhold til innleveringsfristen, vil ikke bli godtatt, hvis tilbudet blir mottatt etter tilbudsfristen.
Postadresse
Leveringsadresse
Ruter As
Ruter As
Postboks 1030 Sentrum
Dronningensgate 40, v/resepsjonen 4 etasje
0104 OSLO
0154 OSLO
Tilbudet skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte den potensielle
tilbyderen, og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette.
Potensielle tilbydere skal oppgi en kontaktperson med tlf.nr. og e-post som Ruter kan
kontakte for å få presisert uklarheter i tilbudet. Ruters eventuelle behov for avklaringer i
forbindelse med tilbudet vil bli meddelt pr. e-post.
Tilbudet skal merkes: "Konsulentbistand – IKT"
12 BEHANDLING AV TILBUDET
12.1 Generelt
Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudsdokumentasjonen til de tilbydere som ikke blir valgt.
Tilbudsåpningen er lukket for andre enn prosjektgruppen hos Ruter. Kostnader som
tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering og avklaring av tilbudet,
skal dekkes av tilbyder.
12.2 Tilbudsregistrering
Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer
inn. På anmodning vil Ruter skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt.
Alle tilbud er bindende til vedståelsesfristens utløp, med mindre tilbudet er skriftlig avvist av
Ruter.
Side 7 av 11
Prosedyrebeskrivelse
Ruter As
12.3 Tilbudsåpning
Det vil bli gjennomført en lukket tilbudsåpning i Ruter. Tilbudene vil bli undergitt skriftlig
administrativ behandling hos Ruter. Avgjørelse om tildeling av kontrakt vil bli tatt av Ruters
administrasjon.
Ruter forbeholder seg retten til å avvise tilbud som leveres etter den ovennevnte tilbudsfrist
eller som er mangelfulle.
12.4 Avvik fra konkurransegrunnlaget/forbehold
Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, herunder om det er tatt
forbehold, skal dette fremgå av tilbudsbrevet. Det skal vedlegges en oversikt som
uttømmende angir alle avvik/forbehold. Oversikten skal inneholde en henvisning til hvor i
tilbudet et forbehold er nærmere beskrevet.
Alle forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og skal være prissatt i tilbudsbrevet.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å vurdere og fastsette priskonsekvens av alle
forbehold.
Det er ikke anledning til å ta forbehold som er vesentlige. Tilbud som etter oppdragsgivers
vurdering inneholder vesentlige forbehold, vil bli avvist.
12.5 Tildelingskriterier
Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med den tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige
tilbudet, basert på følgende tildelingskriterier. Oppdragsgiver har til hensikt å signere
kontrakt med 3 til 5 leverandører innenfor hvert fagområde.
Tildelingskriterier
Tekniske og faglige kvalifikasjoner og erfaringer, punkt 2.4 krav F5 (90 %)i
oppdragsbeskrivelsen, samt besvarelse på F6 (10%),
Pris og merkantile forhold (F1 (90 %), F2 (4%), F3 (3%), F4 (3%)), inkl
utfylt Vedlegg 2 - Prisskjema
Leveringssikkerhet og kapasitet (F07 (90%) -F08 (10%))
Vekting
60 %
30 %
10 %
Definisjon av tildelingskriteriet Teknisk og faglig kvalifikasjon og erfaring:
Oppdragsgiver skal evaluere/vurdere Tilbyders besvarelsene/oppdragsbeskrivelsene til
punkt 2.4 krav F5, både i bredde og dybde. Denne vurderingen er en kvalitativ vurdering.
Vurderingen er basert på tilbakemeldinger som Tilbyder levere om sine 5 til 8 oppdrag
Tilbyder har hatt de siste tre årene (Skjema F5) og beregnes på følgende måte:
Bredde-vurdering skal ha 60% vekt og er satt sammen av Tidligere oppdragsgivere 50%,
Omfang 30% og kompleksitet 20%.
Tidligere oppdragsgivere: oppdragsgivere som er angitt i skjema F5
Omfang: Totalt ca. antall timer som er angitt i skjema F5
Kompleksitet: Ruters vurdering basert på beskrivelse i skjema F5
Bredde vurderingen av Tidligere oppdragsgiver skal ta alle Tidligere oppdragsgivere samlet
og legge vekt på en kombinasjon av stor andel oppdrag med Tidligere oppdragsgivere som
Side 8 av 11
Prosedyrebeskrivelse
Ruter As
ligner på Oppdragsgiver, i kombinasjon med variasjon i oppdragsgivere som viser Tilbyders
evne til å håndtere andre typer oppdragsgivere.
Bredde-vurderingen av Omfang og Kompleksitet skal ta alle oppdragene samlet og legge
vekt på en kombinasjon av stor andel oppdrag med omfang og kompleksitet som antas å
ligne på Oppdragsgivers, i kombinasjon med en variasjon som viser Tilbyders evne til å
håndtere andre typer oppdrag eller størrelser på oppdrag.
Dybde-vurdering skal ha 40% vekt og er satt sammen av Relevans 80% og Innovasjon
20%.
Dybde-vurderingen skal vurdere hvert oppdrag som Tilbyder har beskrevet i skjema F5
individuelt og vil ha hovedvekt på Oppdragsgivers vurdering av relevans og innovasjon i
forhold til det enkelte fagområde.
Definisjon av tildelingskriteriet Pris og merkantile forhold:
Her vil oppdragsgiver vektlegge Stykkpris ved å vektlegge Utdanning og Erfaring. Utdanning
og Erfaring vektlegges ulikt innenfor hvert fagområde.
Stykk pris regnes ut etter følgende modell:
Oppgitt pris delt på ((utdanning x A%) + (erfaring (praksis) x B%)) = Stykkpris
Pris
Formatert tabell
-------------------------------------------------
= Stk.pris
(Utdanning x 80 A % + erfaring x 20 B %)
Definisjon av tildelingskriteriet Leveringssikkerhet og kapasitet:
Her vil oppdragsgiver bruke informasjon fra tilbyder i skjema F5 og beregne «turnover» i
organisasjonen etter følgende formel:
Side 9 av 11
Prosedyrebeskrivelse
Ruter As
Dersom krav med prioritet O ikke er innfridd, kan tilbudet avvises.
12.6 Meddelelse
Før kontrakt med valgte tilbydere signeres blir samtlige tilbydere meddelt hvilket tilbud som
er valgt. Det vil bli gitt en begrunnelse og opplysninger om klageadgangen.
12.7 Klagefrist
Klagefristen på kontraktstildeling er 10 kalender dager før Ruter signerer kontrakt med
valgte tilbydere.
13 AVVISNING
Et tilbud kan avvises når det på grunn av avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter, uklarheter
eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de andre
tilbudene.
14 AVLYSNING
Ruter kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn.
15 KONTAKTPERSON / KONTAKTADRESSE
Anita Eek Vandsemb er Ruters kontaktperson i forbindelse med denne anskaffelsen.
Mobiltelefon telefon: +47 464 09 317 - Sentralbord: 400 06 700
Epost: [email protected] - [email protected]
Merk: alle spørsmål skal legges inn som spørsmål på nettsiden www.kollektivanbud.no
Side 10 av 11
Prosedyrebeskrivelse
16
Ruter As
EGENERKLÆRING OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET
Denne bekreftelsen gjelder:
Firma
_________________________________
Adresse
_________________________________
Postnr/-sted _________________________________
Land1
_________________________________
Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene
i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om
systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften)
fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr 1127 i medhold av lov av 17. juni 2005 nr 62
om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern.
Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og
arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter.
Det aksepteres at Ruter as etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon
av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet.
Daglig leder
Dato:
(sign.)
Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav
i helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen.
Representant for de ansatte
Dato:
(sign.)
1
For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende:
Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om
systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl.res. av 6 desember 1996 i medhold
av lov av 4 februar 19787 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv.
Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-,
miljø- og sikkerhetsarbeid.
Forpliktende underskrift
Daglig leder
(sign.)
Dato:
Side 11 av 11