1. No category

MØTEPROTOKOLL
KONTROLLUTVALGET I
STANGE KOMMUNE
Torsdag 19. mars 2015 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl. 0830 – 1400.
Som medlemmer møtte:
Trond Vangen (FrP), leder
Trond Enemo (uavh.), nestleder
Steinar Kjeverud (Ap)
Marit Tofastrud Vestli (BL)
Anne-Grethe Henriksen (Ap)
Følgende medlemmer hadde meldt forfall:
Ingen
Ellers møtte:
Fra administrasjonen: Kommunalsjef Frode Haugan og virksomhetsleder Erik Sletner (sakene
10-12). Sistnevnte møtte også som styreleder i Åkershagan Eiendom AS (sak 11).
Sekretær: Kjetil Solbrækken.
Møteprotokollen er sendt til:
Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og
varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa.
Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med Trond Vangen som møteleder.
Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent.
Til behandling:
SAK NR. 09/2015
GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 12.02.15
Vedtak, enstemmig:
Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 12.02.15 godkjennes.
SAK NR. 10/2015
TOMTESITUASJONEN I STANGE KOMMUNE
Fra behandlingen:
Kommunalsjef Frode Haugan orienterte og svarte på spørsmål.
Status for de ulike boligtomteområdene i kommunen ble
gjennomgått:
- Korsødegården - Tangen
- Engebakkfallet - Vallset
- Granfaret - Vallset
- Navneberget - Stange
- Bottenfjellet - Åsbygda
1
Det ble også orientert om ledige næringsarealer som er planavklart,
og hvordan man jobber med profilering.
Vedtak, enstemmig:
1. Rådmannens presentasjon av kommunale boligtomter og
ledige næringsarealer tas til orientering.
2. Det tas til orientering at kommunens strategi i forhold til
boligtomter ikke er å være en aktiv aktør i et marked, men å
supplere det private tomtemarkedet i kommunen med tilbud
om byggeklare tomter til selvbyggere.
3. Kontrollutvalget mener tilrettelegging og tilgjengeliggjøring
av tomter er et viktig virkemiddel for å nå målsettingen om
økt bosetting og næringsutvikling.
4. Kontrollutvalget mener Stange kommune kan være mer
aktive i forhold til markedsføring og synliggjøring av det
totale antall ledige tomter og tomteområder i kommunen.
Det tas til orientering at man er i ferd med å ansette en
kommunikasjonsansvarlig, der en del av oppgaven er å jobbe
mer aktivt med markedsføring/profilering mv.
Kontrollutvalget vil følge opp dette arbeidet, og vil ta be om
en orientering om dette etter en tid (2016).
SAK NR. 11/2015
ÅKERSHAGAN EIENDOM AS
Fra behandlingen:
Åkershagan Eiendom AS v/styreleder Erik Sletner orienterte om
bakgrunnen for etablering av Åkershagan Eiendom AS (stiftet i
2004) og etablering av datterselskapet Åkershagan Bolig AS (stiftet
i 2005). Det ble også orientert om den finansielle situasjonen i
selskapet og om bakgrunnen for sak i kommunestyret høsten 2014
(k.sak 62/14) der det ble stilt garanti for en refinansiering av
selskapets gjeld.
På spørsmålet fra kontrollutvalget ble det også orientert om
selskapets rapportering og kommunikasjon med eier/Stange.
Kommunalsjef Frode Hauan orienterte om kommunens arbeid med
utvikling av eiendommen og planarbeidet, herunder den interne
organisering av utviklingsarbeidet (egen styringsgruppe mv.) og
nytilsatt ingeniør/arkitekt til å drive frem arbeidet.
Vedtak, enstemmig:
1. Styreleders informasjon om Åkershagan Eiendom AS tas til
orientering.
2. Kontrollutvalget vil uttrykke sterk bekymring for selskapets
økonomiske situasjon og framtidsutsikter. Med bakgrunn i
dette bes generalforsamlingen v/ordfører om å redegjøre for
situasjonen med fokus på:
2
-
-
SAK NR. 12/2015
Selskapets økonomiske situasjon.
Styrets arbeid de siste årene.
Selskapets rapportering til generalforsamlingen.
Kommunikasjon mellom generalforsamlingen og
kommunestyret, herunder hvordan situasjonen i
selskapet er kommunisert til kommunestyret.
Eventuell økonomisk risiko for kommunen, eventuelt
hvilke grep tar man for å redusere risiko.
Videre strategi for selskapet.
FORUNDERSØKELSE: INTERKOMMUNALE
SAMARBEID OG STANGE KOMMUNE
Fra behandlingen:
Rådmannen v/kommunalsjef Frode Haugan presenterte en oversikt
over kommunens engasjement i selskaper og samarbeid:
-
3 samarbeid etter kommunelovens § 27 styrt av et styre
13 aksjeselskaper (helt eller delvis eid)
1 selskapet med delt ansvar (DA)
1 selskapet med begrenset ansvar (BA)
3 interkommunale selskaper
1 kommunalt foretak
1 stiftelse
7 vertskommunesamarbeider
Virksomhetsleder/eiersekretariatet Erik Sletner supplerte
orienteringen og informerte om arbeidet med del 2 av
eierskapsmeldingen (oversikt over selskaper mv.). Det ble også
informert om organiseringen av eierskapssekretariatet i Stange
kommune, der kommunalsjef Frode Haugan er leder.
Vedtak, enstemmig:
1. Kontrollutvalget tar til orientering at man er i gang med å
utarbeide del 2 av eiermeldingen, og at det tas sikte på å
presentere denne overfor politikerne tidlig i neste
valgperiode.
2. Kontrollutvalget ønsker å videreføre forundersøkelsen rettet
mot de interkommunale samarbeidene med fokus på
følgende tema/områder:
 Måloppnåelse
 Effektiv drift
 Kunde-/brukertilfredshet
 Benchmarking
 Internkontroll (avvikshåndtering og
risikovurderinger)
3
SAK NR. 13/2015
KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2014
Vedtak, enstemmig:
INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET:
Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 tas til orientering.
SAK NR. 14/2015
SAMORDNING AV TILSYN – FYLKESMANNEN OG
KOMMUNENE I HEDMARK FYLKE
Vedtak, enstemmig:
Med bakgrunn i kommunelovens kap 10 a, og spesielt § 60 e,
samt departementets 85 tilrådinger for styrket egenkontroll i
kommunene, støtter kontrollutvalget i Stange kommune
initiativet om å etablere rutiner for samordning og
informasjonsutveksling mellom Fylkesmannen og kommunene
v/kontrollutvalgene.
SAK NR. 15/2015
REFERATSAKER
Følgende saker ble referert:
1. Årsregnskap 2014 – notat til kommunestyrets representanter
2. Kontrollrapport 2014 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen
for Stange kommune
3. Invitasjon til fagkonferanse om kontroll og tilsyn 3-4. juni 2015
4. Diverse avisartikler
5. Endring i fakturapraksis fra Hedmark Revisjon IKS:
Behandling i kontrollutvalgene i Ringsaker, Hamar og Løten
og Hedmark Revisjon IKS sin kartlegging av
representantskapets forståelse av bestemmelse i
selskapsavtalen
6. Neste møte: Tidspunkt/saksliste
Vedtak, enstemmig:
Referatsakene tas til orientering.
Stange, 19. mars 2015.
_________________________
Trond Vangen
leder
RETT UTSKRIFT:
Gjøvik, 19. mars 2015.
Kjetil Solbrækken
utvalgssekretær
4
NESTE MØTE
Dato:
Tidspunkt:
Aktuelle saker:
Torsdag 7. mai 2015
Kl. 0830



Årsregnskap 2014 – Stange kommune
Årsregnskap 2014 – Stange kommunale boligforetak KF
Åkershagan Eiendom AS – orientering ved
genreralforamlingen/ordfører
Saker til oppfølging i senere møte:
 KRDs evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariater
(KU-sak 05/15)
 Juni 2015: Forundersøkelse helse- og omsorg (KU-sak 04/15 og
sak 51/14):
 Samhandlingsreformen – div. spørsmål (ku-vedtak 04/13)
 Overordnet internkontroll – rådmannens ansvar for «betryggende
kontroll» (KU-vedtak sak 07/14)
 Internrevisjon/oppfølging av gjennomførte tiltak etter
Helsetilsynets rapport fra 2013 om tjenester til voksne med
psykiske lidelser (vedtak KU-sak 09/14) – oppfølging 2015
 2016, 1. kvartal: Oppfølging av tilsynsrapport –
kvalifiseringsprogrammet/NAV Stange (KU-sak 07/15)
 2016: Markedsføring og profilering av ledige tomter (KU-sak
10/15)
 2015/2016: Videreføring forundersøkelse: Interkommunale
samarbeid (ku-sak 12/15)
 2015: Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter:
 Revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom 100 000 og
500 000
 Revisjonsrapport vedr. rammeavtaler
Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon
mv):
 Revisjonsprosjekt: Hedmark IKT (samarbeid med kontrollutvalget
i Hamar kommune)
Møteplan for 2015:
 Torsdag 12.02.15 kl. 0830
 Torsdag 19.03.15 kl. 0830
 Torsdag 07.05.15 kl. 0830
 Torsdag 11.06.15 kl. 0830
 Torsdag 03.09.15 kl. 0830
 Torsdag 15.10.15 kl. 0830
 Torsdag 10.12.15 kl. 0830
5