1. No category

MØTEPROTOKOLL
KONTROLLUTVALGET I
STANGE KOMMUNE
Torsdag 12. februar 2015 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl. 0830 – 1300.
Som medlemmer møtte:
Trond Vangen (FrP), leder
Trond Enemo (uavh.), nestleder
Steinar Kjeverud (Ap)
Følgende medlemmer hadde meldt forfall:
Marit Tofastrud Vestli (BL)
Anne-Grethe Henriksen (Ap)
Følgende varamedlemmer møtte:
Ingen (ingen innkalt pga. sene forfall)
Ellers møtte:
Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (sak 2).
Sekretær: Kjetil Solbrækken.
Møteprotokollen er sendt til:
Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og
varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa.
Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med Trond Vangen som møteleder.
Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent.
Til behandling:
SAK NR. 01/2015
GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 11.12.14
Vedtak, enstemmig:
Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 11.12.14 godkjennes.
SAK NR. 02/2015
STATUSRAPPORT REVISJON 2014 – HEDMARK
REVISJON IKS
Fra behandlingen:
Daglig leder Morten Alm Birkelid presenterte rapporten og svarte
på spørsmål. Fra kontrollutvalget ble det spesielt stilt spørsmål om
endring i faktureringsmetode fra Hedmark Revisjon IKS overfor
flere av deltakerkommunene, bl.a. Stange kommune.
Vedtak, enstemmig:
1. Statusrapport revisjon for 2014 fra Hedmark Revisjon IKS
tas til orientering.
2. Kontrollutvalget tar daglig leders informasjon om selskapets
endring i faktureringspraksis til orientering, men er kritisk til
1
at det ikke er lagt opp til en avregning overfor kommunene
som bidrar til regnskapsføring av mellomværende pr. 31/12.
I den forbindelse vises til at Stange kommune har
forskuddsbetalt revisjonstjenester pr. 31/12-14 på kr.
387 875 uten at dette er regnskapsført som fordring i
kommunens regnskap, eller som gjeldspost i Hedmark
Revisjon IKS sitt regnskap pr. d.d.
3. Hedmark Revisjon IKS bes for fremtiden om å avregne akonto faktureringen gjennom året mot faktiske medgått tid,
slik at regnskapsførte kostnader til revisjon blir korrekt
periodisert i kommuneregnskapet.
SAK NR. 03/2015
KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2014
Fra behandlingen:
Med bakgrunn i samtaler med Hedmark Revisjon IKS v/daglig
leder Morten Alm Birkelid under sak 02/15, ble det i møtet klart at
regnskapsførte utgifter til revisjon/Hedmark Revisjon IKS i
tabellen på s. 3 i årsrapporten må korrigeres.
Vedtak, enstemmig:
Korrigert årsrapport legges frem på neste møte.
SAK NR. 04/2015
KONSULENTRAPPORT (DELOITTE): GJENNOMGANG
AV ORGANISERING OG LEDELSE I STANGE
KOMMUNES HELSE- OG OMSORGSTJENESTER
Vedtak, enstemmig:
1. Rapport fra konsulentselskapet Deloitte med gjennomgang
av organisering og ledelse med kommunens helse- og
omsorgstjenester, tas til orientering.
2. Konsulentrapporten følges opp som en del av den planlagte
videreføringen av forundersøkelse rettet mot helse- og
omsorgstjenestene senere i 2015, fortrinnsvis i
kontrollutvalgets møte den 11/6-15. Konsulentrapporten ses
i sammenheng med kommunens tertialrapport for 1. tertial
2015 og oppfølgingsspørsmål stilt i kontrollutvalgets vedtak
i sak 51/2014.
SAK NR. 05/2015
KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2015
Fra behandlingen:
Utvalgssekretær presenterte hovedpunktene fra konferansen den 4.5. februar 2015.
Vedtak, enstemmig:
1. Presentasjon av hovedpunktene på
Kontrollutvalgskonferansen 2015 tas til orientering.
2. Kommunal- og moderniseringsdepartementets evaluering av
kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariater følges opp
som egen sak på et senere møte.
2
SAK NR. 06/2015
STATUS FOR REVISJONSPROSJEKTET HEDMARK IKT
Vedtak, enstemmig:
Kontrollutvalget tar oppstartsbrev fra Hedmark Revisjon
IKS til rådmannen i Hamar kommune (vertskommunen)
til orientering, herunder at prosjektet er planlagt
gjennomført i perioden februar – mai 2015.
SAK NR. 07/2015
HELSETILYNETS RAPPORT – TILDELING OG
GJENNOMFØRING AV KVALIFISERINGSPROGRAM I
STANGE KOMMUNE 2014
Vedtak, enstemmig:
1. Helsetilsynets rapport fra tilsyn med Stange
kommunes ansvar for å sikre forsvarlig tildeling og
gjennomføring av kvalifiseringsprogrammet, tas til
orientering.
2. Kontrollutvalget ønsker å følge opp påpekt avvik er
korrigert, og at endringer i rutiner/systemer faktisk
fungerer i praksis etter at det er gått en tid. Saken
følges opp i første kvartal 2016 ved at rådmannen
inviteres til å orientere om kommunens oppfølging av
saken.
SAK NR. 08/2015
REFERATSAKER
Følgende saker ble referert:
1. Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold
til Stange kommune 2015 (brev fra Hedmark Revisjon IKS)
2. Ny daglig leder i Stange kommunale boligforetak KF
3. Diverse avisartikler
4. Kommunestyrets behandling av kontrollutvalgets budsjett for
2015
5. Neste møte: Tidspunkt/saksliste
Vedtak, enstemmig:
Referatsakene tas til orientering.
Stange, 12. februar 2015.
_________________________
Trond Vangen
leder
RETT UTSKRIFT:
Gjøvik, 12. februar 2015.
Kjetil Solbrækken
utvalgssekretær
3
NESTE MØTE
Dato:
Tidspunkt:
Aktuelle saker:
Torsdag 12. februar 2015
Kl. 0830




Tomtesituasjonen i Stange kommune: Tomteområder, salg og
markedsføring
Videreføring forundersøkelse: Interkommunale samarbeid
Orienteringssak: Rapport fra konsulentfirmaet Deloitte sin
gjennomgang av organisering og ledelse i Stange kommunes helse
og omsorgstjenester
Samhandling mellom Fylkesmannen og kontrollutvalgene
Saker til oppfølging i senere møte:
 KRDs evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariater
(KU-sak 05/15)
 Juni 2015: Forundersøkelse helse- og omsorg (KU-sak 04/15 og
sak 51/14):
 Samhandlingsreformen – div. spørsmål (ku-vedtak 04/13)
 Overordnet internkontroll – rådmannens ansvar for «betryggende
kontroll» (KU-vedtak sak 07/14)
 Internrevisjon/oppfølging av gjennomførte tiltak etter
Helsetilsynets rapport fra 2013 om tjenester til voksne med
psykiske lidelser (vedtak KU-sak 09/14) – oppfølging 2015
 2016, 1. kvartal: Oppfølging av tilsynsrapport –
kvalifiseringsprogrammet/NAV Stange (KU-sak 07/15)
 2015: Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter:
 Revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom 100 000 og
500 000
 Revisjonsrapport vedr. rammeavtaler
Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon
mv):
 Revisjonsprosjekt: Hedmark IKT (samarbeid med kontrollutvalget
i Hamar kommune)
Møteplan for 2015:
 Torsdag 12.02.15 kl. 0830
 Torsdag 19.03.15 kl. 0830
 Torsdag 07.05.15 kl. 0830
 Torsdag 11.06.15 kl. 0830
 Torsdag 03.09.15 kl. 0830
 Torsdag 15.10.15 kl. 0830
 Torsdag 10.12.15 kl. 0830
4