1. No category

MØTEPROTOKOLL
KONTROLLUTVALGET I
STANGE KOMMUNE
Mandag 5. oktober 2015 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl. 0830 – 1500.
Som medlemmer møtte:
Trond Vangen (FrP), leder
Trond Enemo (uavh.), nestleder
Steinar Kjeverud (Ap)
Marit Tofastrud Vestli (BL)
Anne-Grethe Henriksen (Ap)
Følgende hadde meldt forfall:
Ingen
Ellers møtte:
Ordfører: Nils Røhne (sak 43)
Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (sakene 46-48),
forvaltningsrevisor/jurist Marit Asbjørnsen (43), oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Jo
Erik Skjeggestad (sak 44) og oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tommy Pettersen (sak 45).
Sekretær: Kjetil Solbrækken.
Møteprotokollen er sendt til:
Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og
varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa.
Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med Trond Vangen som møteleder.
Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent.
Til behandling:
SAK NR. 42/2015
GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 10.09.15
Vedtak, enstemmig:
Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 10.09.15 godkjennes.
SAK NR. 43/2015
REVISJONSRAPPORT: HEDMARK IKT –
ORGANISERING, OVERORDNET STYRING, ROLLER OG
HABILITET
Fra behandlingen:
Hedmark Revisjon IKS ved forvaltningsrevisor/jurist Marit
Asbjørnsen presenterte rapporten og svarte på spørsmål.
Vedtak, enstemmig:
INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET:
1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten til orientering og
mener rapportens springende punkt er spørsmålet om
1
Hedmark IKT er et eget rettssubjekt eller ikke.
2. Kommunestyret tar til orientering at vedtektene i Hedmark
IKT sier at virksomheten ikke er et eget rettssubjekt, mens
revisjonsrapporten synliggjør at alle kriteriene for å bli ansett
som eget rettssubjekt er oppfylt (jf. rapportens pkt. 6.3.3).
Spørsmålet om virksomheten er et eget rettssubjekt eller ikke
har betydning for flere forhold, blant annet:
-
-
Vurderingen av forholdet til anskaffelsesregelverket.
Hvorvidt styremedlemmene kan rammes av
habilitetsbestemmelsen i forvaltningsloven § 6 første
ledd, e nr. 2.
Hvorvidt løsningen med rådmennene i styret er i strid
med bestemmelser i eiermeldingen til kommunene.
Hvorvidt samarbeidets regnskap kan føres som et
særregnskap, og ikke inntas i regnskapet til
kontorkommunen.
3. Kommunestyret forutsetter at rådmannen, i samråd med de
øvrige deltakerkommunene i Hedmark IKT, sørger for å
avklare spørsmålet om selskapet er et eget rettssubjekt eller
ikke. Det forutsettes også at det tas initiativ til en vurdering
av dagens organisasjonsform, dvs. hensiktsmessigheten av
organisering som interkommunalt samarbeid etter
kommunelovens § 27.
SAK NR. 44/2015
BESTILLING AV FORUNDERSØKELSE: TJENESTER TIL
FUNKSJONHEMMEDE I STANGE KOMMUNE
Fra behandlingen:
Hedmark Revisjon IKS oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Jo
Erik Skjeggestad presenterte forslag til innfallvikler til kontroller
innenfor området.
Vedtak, enstemmig:
Med bakgrunn i revisors presentasjon og diskusjonen i møtet bes
Hedmark Revisjon IKS om å gjennomføre en forundersøkelse
rettet mot tjenesteleveransene til funksjonshemmede. Det bes
bl.a. om at følgende tema berøres i forundersøkelsen:
- Nivået på tjenesteleveransen.
- Rutiner for tildeling.
- Likebehandling.
- Måloppnåelse med fokus på kommunens egne mål, jf.
kommunestyrevedtak, plan- og styringsdokumenter mv.
2
SAK NR. 45/2015
REGNSKAPSREVISJON: PRESENTASJON AV STRATEGI
FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2015
Fra behandlingen:
Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig regnskapsrevisor
Tommy Pettersen presenterte revisjonsstrategien og svarte på
spørsmål.
Møtet ble lukket under den delen av saken som gjaldt presentasjon
av identifiserte risikofaktorer, jf. kommunelovens § 31 og
offentlighetslovens § 24.
Vedtak, enstemmig:
1. Kontrollutvalget tar hovedtrekkene i overordnet
revisjonsstrategi for revisjon av kommuneregnskapet for
2015 til orientering.
2. Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetsvurdering tas til
orientering.
SAK NR. 46/2015
STATUS FOR AVKLARING AV AVTALER FOR 2014 OG
2015 MED HEDMARK REVISJON IKS
Fra behandlingen:
Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder Morten Alm Birkelid
orienterte om status.
Vedtak, enstemmig:
Status for arbeidet med avklaring av inngåtte avtaler med
Hedmark Revisjon IKS for 2014 og 2015 tas til orientering,
herunder at styret i selskapet har fått i oppdrag å utrede
alternativer til en løsning.
SAK NR. 47/2015
STATUSRAPPORT PR. 2. TERTIAL 2015 FRA HEDMARK
REVISJON IKS
Fra behandlingen:
Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder Morten Alm Birkelid
presenterte statusrapporten.
Vedtak, enstemmig:
Statusrapport for 2. tertial 2015 fra Hedmark Revisjon IKS tas
til orientering.
SAK NR. 48/2015
OPPDRAGSAVTALE MED HEDMARK REVISJON IKS
FOR 2016
Vedtak, enstemmig:
I påvente av avklaringer i Hedmark Revisjon IKS avventes
inngåelse av ny oppdragsavtale.
3
SAK NR. 49/2015
KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2016
Vedtak, enstemmig:
INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET:
1. Budsjett for kontrollutvalg og revisjon for 2016 (ansvar
07000) fastsettes med en økonomisk ramme på
kr 1 974 000, med utgangspunkt i følgende fordeling:
10802
10803
10990
11001
11151
11500
11600
12700
13700
13750
14290
17290
Konto
Møtegodgjørelse
Tapt arbeidsfortjeneste
Arbeidsgiveravgift
Aviser og faglitteratur
Bevertning under møter
Opplæring, kurs
Skyssgodtgjøring
Konsulenttjenster
(forvaltningsrevisjon)
Kjøp av tjenester fra private
(sekretær)
Kjøp av tjenester fra Hedmark
Revisjon IKS
Betalt merverdiavgift (utgift)
Merverdiavgiftskompensasjon drift
(inntekt)
SUM KONTROLLUTVALGET
Beløp
60 000
10 000
8 000
12 000
5 000
32 000
2 000
250 000
200 000
1 395 000
50 000
- 50 000
1 974 000
2. Kommunestyret tar til orientering at Hedmark Revisjon IKS
har vedtatt å øke sine timepriser med 16 % fra 2015 til 2016
(økt fra 775 til 900) og at prisøkningen i sin helhet forklarer
økningen i kontrollutvalgets budsjettramme fra 2015 til
2016.
SAK NR. 50/2015
EGENEVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS
VIRKSOMHET 2011-2015
Vedtak, enstemmig:
Med bakgrunn i gjennomført egenevaluering av valgperioden
2011-2015 har kontrollutvalget følgende innspill til drøfting i
nytt kontrollutvalg/neste valgperiode:

Profilering og synliggjøring:
Nytt kontrollutvalg oppfordres til å videreføre et aktiv og
synlig utvalg overfor kommunestyret og allmennheten.
Videreføring av utvalgsleder som saksordfører ved
behandling av saker fra kontrollutvalget til kommunestyret
anbefales.

Kommunikasjon med ordfører/rådmann:
For ytterligere å styrke kommunikasjonen med ordfører og
rådmann bør det vurderes å innarbeide fast praksis med et
årlig dialogmøte der leder og sekretær deltar på vegne av
kontrollutvalget.
4

Valg av kontroller og bruk av risiko- og
vesentlighetsvurderinger:
Et suksesskriterium for kontrollutvalgets virksomhet er
riktig valg av tema/områder for kontroll
(forvaltningsrevisjon og selskapskontroll). Det oppfordres
til å legge vekt på å finne effektive metoder som, innenfor de
tilmålte ressursene, i størst mulig grad bidrar til å avdekke
vesentlige områder med høy risiko for svikt.

Forberedelse ved orienteringer fra administrasjonen:
Det oppfordres til alltid å avsette noe tid i forkant av saker
der administrasjonen er invitert, slik at forberedelsen fra
kontrollutvalgets side kan bli best mulig. Kontrollutvalgets
rolle og fokus på kontrollaspektet bør alltid være en del av
forberedelsen.

Saksbehandlingen i møtene – innledning til saker:
For å sikre best mulig grunnlag for saksbehandlingen i
utvalgets møter oppfordres til alltid å gi en innledning der
det orienteres om bakgrunnen for saken, hensikt/formål med
saken og eventuell historikk mv.

Åpenhet og kultur for diskusjon mv:
Nytt kontrollutvalg oppfordres til å videreføre dagens
praksis med utvalgsmøter som er preget av åpenhet,
inkludering, kultur for å kunne stille spørsmål og komme
med ideer, respekt for og god ivaretakelse av gjester og
samarbeidspartnere mv.

Opplæring (kontrollutvalg og kommunestyret):
Det må legges vekt på god opplæring av kontrollutvalgets
medlemmer, særlig i starten på valgperioden. Ekstra
opplæringsmøte tidlig i ny valgperiode bør vurderes.
Løpende opplæring gjennom valgperioden bør prioriteres.
Informasjon om kontrollutvalget ansvar og oppgaver overfor
kommunestyret må sikres som en del av
folkevalgtopplæringen.
SAK NR. 51/2015
PLANLEGGING AV FØRSTE MØTE I NY VALGPERIODE
Vedtak, enstemmig:
Med bakgrunn i erfaringer fra inneværende valgperiode vil
kontrollutvalget gi følgende innspill i forbindelse med
planlegging og gjennomføring av første møte i ny valgperiode:


Første møte tilrettelegges som et informasjons- og
opplæringsmøte der det overordnede målet er å
etablere en god rolleforståelse og å gi økt interesse
for å engasjere seg i arbeidet med tilsyn og kontroll
med kommunen.
Utvalgssekretær lager et opplegg for første møte med
5



Stange, 5. oktober 2015.
fokus på:
 Rammevilkår og praktisk utvalgsarbeid.
 Roller, ansvar og oppgaver.
 Samarbeid og kommunikasjon.
 Erfaringer fra forrige valgperiode.
 Administrative rutiner, informasjon om
møtegodtgjørelse mv.
Ved eventuelt skifte av utvalgsleder inviteres
tidligere leder til å orientere om sine erfaringer.
Alle får Kontrollutvalgsboken (veileder utgitt av
departementet i 2011)
Varamedlemmer inviteres til første møte (minimum
1. vara).
RETT UTSKRIFT:
Stange, 5. oktober 2015.
Kjetil Solbrækken
utvalgssekretær
NESTE MØTE
Dato:
Tidspunkt:
Aktuelle saker:
Torsdag 10. desember 2015
Kl. 0830


Opplæring nytt kontrollutvalg
Møteplan 2016
Saker til oppfølging i senere møte:
 Status for Stange Helse- og Omsorgssenter (KU-sak 34/15)
 Kommunens beredskapsarbeid (ku-sak 30/15)
 Samhandlingsreformen – div. spørsmål (ku-vedtak 04/13)
 Overordnet internkontroll – rådmannens ansvar for «betryggende
kontroll» (KU-vedtak sak 07/14)
 Internrevisjon/oppfølging av gjennomførte tiltak etter
Helsetilsynets rapport fra 2013 om tjenester til voksne med
psykiske lidelser (vedtak KU-sak 09/14) – oppfølging 2015
6




2016, 1. kvartal: Oppfølging av tilsynsrapport –
kvalifiseringsprogrammet/NAV Stange (KU-sak 07/15)
2016: Markedsføring og profilering av ledige tomter (KU-sak
10/15)
2015/2016: Videreføring forundersøkelse: Interkommunale
samarbeid (ku-sak 12/15)
Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter:
 Revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom 100 000 og
500 000
 Revisjonsrapport vedr. rammeavtaler
 Hedmark IKT
Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon
mv):
 Forundersøkelse: Tjenestetilbudet til funksjonshemmede(KU-sak
44/15)
Møteplan for 2015:







Torsdag 12.02.15 kl. 0830
Torsdag 19.03.15 kl. 0830
Torsdag 07.05.15 kl. 0830
Torsdag 11.06.15 kl. 0830
Torsdag 03.09.15 kl. 0830
Torsdag 15.10.15 kl. 0830 – endret til mandag 05.10.15 kl. 0830
Torsdag 10.12.15 kl. 0830
7