1. No category

MØTEPROTOKOLL
KONTROLLUTVALGET I
STANGE KOMMUNE
Torsdag 11. juni 2015 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl. 0830 – 1500.
Som medlemmer møtte:
Trond Vangen (FrP), leder
Trond Enemo (uavh.), nestleder
Steinar Kjeverud (Ap)
Marit Tofastrud Vestli (BL)
Anne-Grethe Henriksen (Ap)
Følgende medlemmer hadde meldt forfall:
Ingen
Ellers møtte:
Ordfører: Nils Røhne (sakene 23-26).
Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (sakene 23-26).
Sekretær: Kjetil Solbrækken.
Møteprotokollen er sendt til:
Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og
varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa.
Utvalgsmøtet ble satt kl. 0830 med Trond Vangen som møteleder.
Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent.
Til behandling:
SAK NR. 22/2015
GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 07.05.15
Vedtak, enstemmig:
Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 07.05.15 godkjennes.
SAK NR. 23/2015
REDEGJØRELSE FOR SITUASJONEN VED
ÅKERSHAGAN EIENDOM AS
Fra behandlingen:
Generalforsamlingen i Åkershagan Eiendom AS v/ordfører
redegjorde for situasjonen med fokus på:
- Selskapets økonomiske situasjon.
- Styrets arbeid de siste årene.
- Selskapets rapportering til generalforsamlingen.
- Kommunikasjon mellom generalforsamlingen og
kommunestyret, herunder hvordan situasjonen i selskapet er
kommunisert til kommunestyret.
1
Vedtak, enstemmig:
Eventuell økonomisk risiko for kommunen, eventuelt hvilke
grep tar man for å redusere risiko.
Videre strategi for selskapet.
1. Kontrollutvalget tar ordførers/generalforsamlingens
redegjørelse til orientering.
2. Kontrollutvalget er enig med ordfører i at selskapet har et
solid økonomisk fundament i form betydelige
eiendomsverdier. Kontrollutvalget er også enig i at
selskapets drift og fremtidsutsikter er forbedret gjennom
mulighetene for ny avtale med HERO om midlertidig
transittmottaket for midreårige asylsøkere. Kontrollutvalget
mener likevel det er viktig å ha oppmerksomhet knyttet til
den økonomiske siden av driften av selskapet i
avviklingsfasen.
3. Kontrollutvalget registrerer at styreleder i selskapet er
administrativt ansatt i Stange kommune med tilknytning til
eierskapssekretariatet. På prinsipielt grunnlag oppfordres
rådmannen å vurdere om de to rollene er hensiktsmessig å
kombinere, sett i lys av kommunens vedtatte eiermelding, jf.
pkt. 2 i generell del.
SAK NR. 24/2015
STATUSRAPPORT REVISJON 1. TERTIAL 2015
Fra behandlingen:
Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder Morten Alm Birkelid
orienterte. På spørsmål fra kontrollutvalget ble det særlig orientert
om betydningen av ny kolonne i talloppstillingen i statusrapporten
«Ubrukte timer 2014».
Vedtak, enstemmig:
SAK NR. 25/2015
Statusrapport for 1. tertial 2015 fra Hedmark Revisjon IKS tas
til orientering.
STATUS FOR FORSTÅELSE AV INNGÅTTE
OPPDRAGSAVTALER MELLOM KONTROLLUTVALGET
OG HEDMARK REVISJON IKS
Fra behandlingen:
Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder Morten Alm Birkelid
orienterte om status for selskapet, herunder bakgrunnen for sak om
endring av forståelse av oppdragsavtalene, jf. vedtak i
representantskapet den 15/4-15.
Utvalgssekretær presenterte saken sett fra kontrollutvalgets ståsted.
Ordfører deltok under behandlingen av saken.
Vedtak, enstemmig:
1. Kontrollutvalget tar brevet fra representantskapet leder som
2
svar på at kontrollutvalget i Stange kommune har
gjennomført motregning til orientering. Kontrollutvalget
deler ikke leder for representantskapet sitt syn på saken.
2. Kontrollutvalget tar til orientering at ordfører vil ta initiativ
til et møte med de øvrige eierne i Hamarregionen for å drøfte
saken og med tanke på å finne en løsning.
SAK NR. 26/2015
ENDRING AV OPPDRAGAVTALE MED HEDMARK
REVISJON IKS FOR 2015
Fra behandlingen:
Svar fra Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder ble referert (e-post
av 5/6-15 til kontrollutvalget v/utvalgssekretær)
Vedtak, enstemmig:
Kontrollutvalget har tatt initiativ overfor Hedmark Revisjon IKS
til endring av oppdragsavtalen for 2015. Det tas til orientering at
dette avvises av selskapet.
SAK NR. 27/2015
STATUS FOR REVISJONSPROSJEKTET «HEDMARK
IKT»
Vedtak, enstemmig:
Status for revisjonsprosjektet «Hedmark IKT – organisering,
styring og habilitet» tas til orientering.
SAK NR. 28/2015
FORUNDERSØKELSE HELSE OG OMSORG
Vedtak, enstemmig:
1. Saken utsettes til neste møte.
2. I tillegg til allerede oversendte spørsmål til rådmannen i
saken, bes også om en kommentar til artikkel i Kommunal
Rapport 28/5-15 «Kan spare liv og penger med færre
medisiner».
SAK NR. 29/2015
RAPPORT: EVALUERING AV KONTROLLUTVALG OG
KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATER
Fra behandlingen:
Utvalgssekretær orienterte med utgangspunkt i Deloitte sin
presentasjon av rapporten på Kontrollutvalgskonferansen 2015.
Vedtak, enstemmig:
Rapporten «Evaluering av kontrollutvalg og
kontrollutvalgssekretariater», utarbeidet av Deloitte på oppdrag
fra Kommunal og moderniseringsdepartementet i 2014, tas til
orientering.
3
SAK NR. 30/2015
REFERATSAKER
Følgende saker ble referert:
1. Informasjon til kontrollutvalget vedr. internrevisjon/oppfølging
av gjennomførte tiltak etter Helsetilsynets rapport for 2013 (epost av 21/4-15 fra helse- og omsorg)
2. Revisors beretning om pasientregnskap ved Ottestad Helse- og
omsorgssenter for 2014
3. Samordning av kontroll og tilsyn – Fylkesmannen i Hedmark
og kommunene
4. Sammendrag fra NIBR-rapporten «Kommunale selskap og
folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap»
5. Diverse avisartikler
6. Neste møte: Tidspunkt/saksliste
Vedtak, enstemmig:
Referatsakene tas til orientering.
SAK NR. 31/2015
HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET: KLAGE PÅ
MANGLENDE HELSEVURDERING MV.
Fra behandlingen:
Saken ble enstemmig satt på sakslista.
Med bakgrunn i at henvendelsen inneholdt personopplysninger ble
møtet lukket i forbindelse med behandlingen av saken, jf.
kommunelovens § 31, jf. offentlighetslovens § 13.
Brev av 10/6-15 til kontrollutvalget ble delt ut og gjennomgått.
Spørsmålet om henvendelsen var innenfor kontrollutvalgets
kompetanseområde ble drøftet. Her ble henvist til
Kontrollutvalgsboken (s 55) som bl.a. sier følgende:
Det er likevel viktig å presisere at kontrollutvalget ikke er et
klageorgan, og at det derfor ikke behandler klager på enkeltvedtak
som har vært til administrativ behandling. Krav om å få omgjort et
vedtak må behandles i kommunens klageinstanser i tråd med
forvaltningsloven. For klager på enkeltvedtak er det klagenemnder,
kommunestyret, formannskapet/fylkesutvalget eller fylkesmannen
som er klageinstans, og klagen skal fremsettes for det organet som
fattet vedtaket. Eventuelt kan slike saker behandles av
sivilombudsmannen. Det kontrollutvalget kan gjøre, er å undersøke
henvendelser som kan indikere svikt i den kommunale
saksbehandlingen, eller at kommunen ikke følger de lover og
retningslinjer som den er underlagt. Fokuset bør være på
systemkontroll.
Vedtak, enstemmig:
1. Kontrollutvalget oppfatter henvendelse primært som en
klage på et enkeltvedtak om tilbud om omsorgstjenester.
Kontrollutvalget er ikke et klageorgan og oversender derfor
henvendelsen til rådmannen for fremleggelse i korrekt organ
for behandling av denne type klage.
4
2. Med bakgrunn i henvendelsen ønsker kontrollutvalget å
kartlegge omfanget av klager på helse- og omsorgstjenester,
hvilke tjenester det klages på og eventuelt antall omgjøringer
etter klagebehandling. Rådmannen inviteres til å redegjøre.
SAK NR. 32/2015
KOMMUNENS BEREDSKAPSARBEID OG RISIKO- OG
SÅRBARHETSANALYSER
Fra behandlingen:
Saken ble enstemmig satt på sakslista.
Med bakgrunn i Riksrevisjonens undersøkelse av Justis- og
beredskapsdepartementets arbeid med samfunnssikkerhet ble
spørsmålet om kommunens beredskapsarbeid drøftet.
Vedtak, enstemmig:
Rådmannen inviteres til å:
- Presentere kommunens beredskapsplan siste risiko- og
sårbarhetsanalyse (ROS-analyse).
- Orientere om opplæring av ansatte, gjennomførte øvelser
og hvordan man sikrer læring fra øvelsene.
Stange, 11. juni 2015.
_________________________
Trond Vangen
leder
RETT UTSKRIFT:
Gjøvik, 11. juni 2015.
Kjetil Solbrækken
utvalgssekretær
5
NESTE MØTE
Dato:
Tidspunkt:
Aktuelle saker:
Torsdag 3. september 2015
Kl. 0830





Forundersøkelse helse- og omsorg (KU-sakene 04/15, 51/14 og
28/15)
Revisjonsrapport «Hedmark IKT…»
Regnskapsrevisjon: Strategi for revisjon av kommuneregnskapet
for 2015
Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS for 2016
Kontrollutvalgets budsjett for 2016
Saker til oppfølging i senere møte:
Møte 15/10-15:
 Kommunens beredskapsarbeid (ku-sak 30/15)
 Oppfølging av kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon og
selskapskontroll 2012-2015
 Egenevaluering kontrollutvalget – valgperioden 2011-2015
Senere møter:
 Samhandlingsreformen – div. spørsmål (ku-vedtak 04/13)
 Overordnet internkontroll – rådmannens ansvar for «betryggende
kontroll» (KU-vedtak sak 07/14)
 Internrevisjon/oppfølging av gjennomførte tiltak etter
Helsetilsynets rapport fra 2013 om tjenester til voksne med
psykiske lidelser (vedtak KU-sak 09/14) – oppfølging 2015
 2016, 1. kvartal: Oppfølging av tilsynsrapport –
kvalifiseringsprogrammet/NAV Stange (KU-sak 07/15)
 2016: Markedsføring og profilering av ledige tomter (KU-sak
10/15)
 2015/2016: Videreføring forundersøkelse: Interkommunale
samarbeid (ku-sak 12/15)
 2015: Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter:
 Revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom 100 000 og
500 000
 Revisjonsrapport vedr. rammeavtaler
Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon
mv):
 Revisjonsprosjekt: Hedmark IKT (samarbeid med kontrollutvalget
i Hamar kommune)
Møteplan for 2015:







Torsdag 12.02.15 kl. 0830
Torsdag 19.03.15 kl. 0830
Torsdag 07.05.15 kl. 0830
Torsdag 11.06.15 kl. 0830
Torsdag 03.09.15 kl. 0830
Torsdag 15.10.15 kl. 0830
Torsdag 10.12.15 kl. 0830
6