2. Erik Borge – Kategoristyring - Helse Sør-Øst
Kategoristyring av innkjøpsarbeidet Tverrfaglig brobygger mellom behov og marked Oslo, 28.januar 2015 Erik Borge Kategorisjef – Kirurgiske produkter Utvikling av kategoristyring • Kategoristyring og organisering i strategidokumenter for innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst siden 2009 • Etablert kategorier • Videreutviklet kategoristruktur • Første kategorisjef-stillinger opprettet i 2014 – Medisinsk forbruksmateriell – Kirurgiske produkter -1- Kategorier 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Administrasjon FDVU (forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling) Medisinsk grunnutstyr Helsetjenester IKT Kirurgiske produkter Laboratorium Medisinske forbruksvarer Medisinsk teknisk utstyr Personal/HR Prehospitale tjenester Bildediagnostikk Renhold og tekstil Storhusholdning Støttetjenester Transport Medikamenter -2- Nivå Formål Definisjon og eksempel 1. Hovedområde Dele spend-basen inn i medisinsk og ikkemedisinsk relatert spend Hovedgruppering av kategorier i hva som er medisinsk og ikke-medisinsk. 2. Kategori Tilrettelegge for rapportering, oppfølging og dialog med ledelse En samling innkjøpsgrupper som har håndteringsmessige eller kompetansemessige synergier, f.eks. ved at de har fellestrekk i markedsdynamikk, innkjøpstrategi, verdikjede eller stakeholdergruppe. 3. Innkjøpsgruppe Tilrettelegge for en optimal involvering av fagressurser fra spesialisthelsetjenesten i innkjøpsarbeidet Gruppering av anbudspakker som har fagmessige synergier og som tilrettelegger for involvering av fagressurser i innkjøpsarbeidet i spesialisthelsetjenesten F.eks: - Ortopedi, Anestesi Tilrettelegge for dialog med leverandørmarkedet og identifisere innkjøpskostnader knyttet til et anskaffelses-prosjekt. Anbudspakken utgjør produkter eller tjenester som typisk leveres av et definert leverandørmarked. Anbudsforespørselen retter seg mot et leverandørmarked eller deler av et leverandørmarked. Tilrettelegge for å knytte artikler mot anbudspakker. Grupper defineres for å klassifisere data fra kildesystemene inn i hensiktsmessige pakker, som videre kan knyttes opp mot anbudspakker og innkjøpsgrupper. Fagdimensjon 4. Anbudspakke Markedsdimensjon 5. Produktgruppe Produktdimensjon Produkter med felles bruksområde F.eks: Laparoskopiske instrumenter, engangs 6. Artikkelgruppe Samme type artikler F.eks: Laparoskopiske sakser, engangs 7. Artikkel Enkeltartikler, med unike egenskaper (dimensjoner, funksjonalitet etc) -3- Hovedlinjer Innkjøpsgruppe • Fagorientert Anbudspakke • Markedsorientert Produktgruppe • Artikkel -4- Etablering av kategoristruktur Medisinske forbruksvarer Uklass MFV Innkjøpsgruppe Innkjøpsgruppe SårAnestesi Inkontinens og intensiv behandling Hygiene Anbuds -pakke produktgruppe Anbuds -pakke Anbuds -pakke produktgruppe produktgruppe Anbuds -pakke Anbuds -pakke -5- De regionale produktrådenes rolle Arbeidet i de regionale produktrådene er en viktig forløper til innføring av kategoribasert innkjøp i Helse Sør-Øst. Produktrådene er og vil også i fremtiden være viktige for å sikrer tilstrekkelig faglig forankring i kategoriarbeidet og input til endringsforslag -6- Kartlegge innkjøpsgrupper Identifisere innkjøpsgruppens kjennetegn for å kunne ta beslutning om hensiktsmessige anbudspakker -7- Kategoristyring • Skifte fokus fra enkeltanskaffelser til helhetlig kategori • Analysere og organisere statistikk ihht kategoristruktur – Avdekke og kartlegge lekkasje og områder uten avtaledekning • Ulik innkjøpsstrategi for ulike kategorier • Klargjøre utgangspunkt for konverteringslister ihht kategoristruktur i forkant av konkurranser -8- Kategoristyring • Alle innkjøpsrelaterte kostnader plasseres i en kategori. Hensikten med et slikt prinsipp er å sikre at ingen kostnadsområder ”faller mellom to stoler” • Bedre oversikt på at hele produktområder omfattes av konkurranser -9- Organisering av konkurranser • Tilpasset kategori, innkjøpsgruppe og marked – Oppdeling/samling av produktområder – Tildeler i hovedsak på produktgruppe – Støtte opp om SMB-markedet – Legge til rette for økt konkurranse • Mulighet for nisje-leverandører – Sikre de beste tilbudene på ulike områder (kvalitet/pris) - 10 - Kategoriplan • Beskrivelse av nåsituasjon – Generell informasjon om kategorien • Kategoriteam, produktråd, RACI-matrise, datagrunnlag – Kategoriprofil • • • • • Kategoristruktur Forbruk pr innkjøpsgruppe Forbruk pr helseforetak ABC-analyse produkter Topp produkter - 11 - Forts. kategoriplan • Internanalyse – Kritikalitet, risikoanalyse, behovsutvikling, etisk handel og miljø • Analyse av leverandørmarkedet – 10 største leverandører, ABC-analyse, leverandøranalyse m/utviklingstiltak • Innkjøpsstrategi – Plassering i innkjøpsmatrisen, strategimål, kritiske suksessfaktorer og risikoer - 12 - GAP analyse leverandør - 13 - Forts. kategoriplan • Implementeringsplanlegging – Anskaffelsesplan 2015 • Hver anskaffelse knyttes til strategimål – Organisatoriske initiativ – Utrullingsplan 2016-2019 - 14 - Spesialisering av innkjøpsfunksjonen • Bedre rustet til faglig dialog (fag og leverandør) • Bedre oversikt over markedet – Tettere dialog med markedet – Utvikling og endring i markedet – Bearbeide markedet – Tilpasse innkjøpsstrategier til utvikling i markedet - 15 - Kategoristyring Innkjøp en mer profesjonell og strategisk partner og brobygger mellom behov og marked - ikke bare innkjøpskompetanse - 16 - Takk for oppmerksomheten Erik Borge Kategorisjef – Kirurgiske produkter Tlf: +47 32235362 Mobil: +47 46942290 [email protected]
© Copyright 2024