17.3.15 Heidi E. Rygg
Hvordan implementere
innovative anskaffelser i egen
virksomhet
Tjenestestedets navn
Bærum kommune - Hovedtall
Tall
Antall bæringer
120 000
Antall kommunalt ansatte (2013)/årsverk
12 500 / 7 245
Innkjøp 2014
2,3 mld. kr.
Antall etablerte samkjøpsavtaler
100
Omsetning over e-handel 2014
120 mill. kr.
Tjenestestedets navn
Bærum 2035:
Et felles utfordringsbilde
• 30.000 flere bæringer.
• Velferdstjenester med økte
behov, lovkrav & forventninger
• Ikke mer penger. Tøffere
prioriteringer.
• Skaffe nok ansatte. Mestring og
endring
• Innbyggere. Dialog og samarbeid.
Tjenestestedets navn
Hva skal til for å implementere innovative
anskaffelser i egen virksomhet?
Kategoristyring
Portefølje
-styring
Kompe
-tanse
Strategi
Forankring
Organisering
Kultur
Samhandling
Tjenestestedets navn
Strategi
Tjenestestedets navn
Strategi
Bærum kommunes
anskaffelsesstrategi
Formålseffektiv og kostnadseffektiv,
i henhold til lover og regler
Innovative
anskaffelser
Samfunnsansvar og
etikk
Kontraktsoppfølging
Tjenestestedets navn
Kompetanse
Arbeidsprosesser
Strategi
Hva skal vi oppnå?
• Effektiv organisering, styring og kontroll av
anskaffelsesvirksomheten i kommunen
• Tydelig beslutningsprosess for igangsetting
av anskaffelser
• Tydelig prosessansvar
• Tydelig faglig ansvar
• Effektiv ressursutnyttelse
• Effektive anskaffelsesprosesser
Tjenestestedets navn
Forankring
Forankring av strategien
• På ledernivå
• I hele organisasjonen
• Anskaffelsesstrategien vedtatt i
kommunestyret nov 2014.
• Vi jobber nå med å forankre strategien i
hele kommunen.
Tjenestestedets navn
Organisering
RÅDMANN
Erik Kjeldstadli
RÅDMANNSGRUPPEN
Organisasjon og utvikling
Kristin Weidemann
Wieland
Velferd
Eva Waaler
Samfunn
Arthur Wøhni
Stab
Kommuneadvokat
Kommunikasjonsenheten
Tekniske tjenester
Plan, miljø og kultur
Barne- og
ungdomstjenester
24.2.15
Barnehage
Skole
Helse og sosial
Pleie og omsorg
Eiendom
Digitalisering og IT
Strategi og utvikling
Økonomi
HR og service
Tjenestestedets navn
Organisering
Anskaffelsesenheten
12 ansatte med
tverrfaglig kompetanse
Ekspertkompetanse på
offentlige anskaffelser
E-handel
Virksomhetsovergripen
de rammeavtaler
Anskaffelser med verdi
over 500 000 kroner
eks. mva.
Anskaffelsesstrategi
Anskaffelsesprosess
Anskaffelsesstøtte
Rådgivning
Nettverk
Tjenestestedets navn
Årlig verdi for
anskaffelser i Bærum
2014:
ca. 2,3 MRD
Organisering
Fullmaktsstruktur
Roller
Avtaleeier
(komunalsjef)
Prosessansvarlig
(ansk.sjef)
Helhetlig
porteføljeplan
Godkjenner
Utarbeider i
samarbeid
med avtaleeier
Anskaffelsesplan
Godkjenner
Konkurransegrunnlag
Godkjenner
Kunngjøring
Prosjekt/prosessleder
Faglig
ansvarlig
Ansk.faglig
rådgiver/kval
itetssikrer
Godkjenner
Ansvarlig
Bidrar
Bidrar
Godkjenner
Ansvarlig
Bidrar/kvalitet
ssikrer
Bidrar/kvalitet
ssikrer
Informeres
Ansvarlig
Evaluering
Innstilling
(ved behov)
Godkjenner
Tildelingsbrev
Signerer
Kontrakt
Signatur 1
Anskaffelsesprotokoll
Godkjenner
Kvalitetssikrer
Ansvarlig
Bidrar
Bidrar
Ansvarlig
Kvalitetssikrer
Kvalitetssikrer
Ansvarlig/Sig
nerer
Signatur 2
Klargjør
Utarbeider og
Tjenestestedets
navn
signerer
Kvalitetssikrer
Bidrar
Bidrar
Signerer
Samhandling
Samhandling
• Etablere samhandlingsarenaer på ledernivå
mellom involverte enheter i
anskaffelsesarbeidet
• Forankre roller og ansvar
• Fagmiljøene og innkjøpsansvarlige må
samarbeide ut fra felles mål (teamarbeid)
Tjenestestedets navn
Portefølje
-styring
Porteføljestyring
• Kommunen må få en helhetlig oversikt over
sin totale anskaffelsesportefølje.
• Sikre tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i
anskaffelsesteamene.
• Gjennomføring av anskaffelser skal
besluttes på ledernivå.
Tjenestestedets navn
Kategorisering av innkjøp
Kategoristyring
% andel av totalbeløp
Eiendom og infrastruktur
Finansielle poster
Forbruksmateriell
Helse
IKT
Kontor og administrasjon
Kunnskap
Mat
Profesjonelle tjenester
Renholds- og vaskeritjenester
Transporttjenester
Undervisningsmateriell
Tjenestestedets navn
Kompe
-tanse
Kompetanse
• Styrke den strategiske anskaffelseskompetansen
• Styrke organisasjonens anskaffelseskompetanse
• Bærum kommune har deltatt i
Leverandørutviklingsprogrammet siden 2012
• Vi har gjennomført en pilot (smart mat) og flere er
under planlegging.
Tjenestestedets navn
Kultur
Innovasjonskultur
Tjenestestedets navn
Kultur
Forbedring krever en ny måte å se ting på
”You will not solve the
problem with the same
mindset that created them”
Tjenestestedets navn
Kilder
• Strategi for økt innovasjonseffekt av
offentlige anskaffelser, departementene
• Veileder: Mål, strategi og resultatstyring av
offentlige anskaffelser, Difi
Tjenestestedets navn
Takk for meg!
Tjenestestedets navn