Realisere kostnadsreduksjoner gjennom enkel og effektiv dokumentdistribusjon
28 April 2015
Muligheter i Multikanal
Ferdig integrert med Unit4 Business World
Agenda
• Digital kommunikasjon blir hovedregelen. Hvilke
muligheter og utfordringer gir dette?
• Verdiforslag – Hva må leverandørene løse?
• Beskrivelse av Multikanal løsning integrert med
Unit4 Business World
2
Digitale Postkasser – En del av det totale kommunikasjonsbehovet
SvarUt
Innbygger/næringsliv
3
Totalbehov for innbygger- og kundekommunikasjon
SvarUt
Innbygger/næringsliv
4
Multikanal – Alt på ett sted
EVRY
Multikanal
Aksesspunkt
Track & Trace
Vask mot ELMA
SvarUt
Registervask
Fakturahotell
Innbygger/næringsliv
5
Utfordringer
• Bruk av elektroniske distribusjonskanaler for fakturadistribusjon
krever ofte endringer i virksomhetens interne systemer
o
Fordi endringer skjer kontinuerlig i løsningene utenfor virksomheten
• Det brukes mye tid på å tilpasse virksomhetens ERP systemer for å
håndtere distribusjon av dokumenter i ulike kanaler
o
En felles løsning gir virksomhetene nødvendig stabilitet med stor fleksibilitet
• Det er vanskelig å ha en god status på distribuerte dokumenter når
disse distribueres i ulike kanaler. Dette fører til mindre effektiv og
kundevennlig dialog
• Muliggjør også et mer dynamisk innhold sammen med dokumentene
uten å etablere denne funksjonaliteten i ERP systemet
o
6
Brev eller annen informasjon på eller sammen med dokumentet/fakturaen
Hva må Leverandørene løse?
• Tilby en effektiv prosess på å flytte kunder fra brev
(print) til elektroniske kanaler
• Finne mottakerne i de kanaler som er tilgjengelige
• Understøtte kundeservice ifbm forespørsler om
utsendte dokumenter (herunder fakturaer)
• Gi sluttkundene tilgang til utsendte dokumenter via
dokumenthotell
• Understøtte tilføring av informasjon slik at
dokumentene som distribueres kan inneholde
tilpasset kundekommunikasjon
• Produsere og sende dokumenter på en enhetlig og
kostnadseffektiv måte og uavhengig av
distribusjonskanal
• Håndtere nye samt alle endringer i eksisterende
kommunikasjonskanaler
7
Hva gjør EVRY i dette bildet?
• Organisasjon og satsing for å støtte digitaliseringen
• Tettere samhandling på tvers av tjenesteområdene
• Tjenesteutvikling som understøtter kommuner og etaters behov
og arbeidsflyt i forhold til saksbehandling og bruk av offentlige
felleskomponenter
• Gjør det enklere for offentlige virksomheter å distribuere
informasjon til innbyggere/brukere i riktig format
o
trygghet for at man bruker riktig kanal
• Innbyggere får tilgang til riktig informasjon på valgt format
• Bruker alltid oppdaterte registerdata (Compliance)
8
Dokumentdistribusjon i Unit4 Business World
• Håndtere flyt av genererte dokumenter ut til ansatte, kunder og
innbyggere på en enkel, sikker og kostnadseffektiv måte
o
o
Mottakers prefererte mottakskanal
Enhetlig distribusjon fra Unit4 Business World som en del av eksisterende
prosesser
o
Kvittering per kanal med status per dokument, samt totalt for distribusjonen
o
Rapporter i Unit4 Business World for oversikt
• Tilpasset Unit4 Business World støtter dokumentdistribusjon gjennom
o
9
Ajourført ansattregister og kunderegister. Eksempel på kundemerking (epost):
Multikanal - Track & Trace
10
Flere kommuner er i produksjon
Multikanal - Status
• Gausdal, Lillehammer og Øyer (GLØ) kommunene anvender EVRY Multikanal
for
o
Inngående og utgående Aksesspunkt
o
Elektronisk distribusjon av fakturaer og lønnsslipper til Digital Postkasse (Digipost)
o
Fakturahotell og eFaktura
o
Print av fakturaer og lønnsslipper
o
Med mulighet for konfigurering av valgt utkanal per mottaker i Unit4 Business World
• 5 andre kommuner har nettopp etter anbudskonkurranse valgt EVRY for all
inngående og utgående fakturadistribusjon
• Noen andre kunder på Multikanal – velprøvd og anerkjent løsning
11
Verdiforslag
• Integrert løsning med Unit4 Business World som kan installeres og
konfigureres
• En leverandør som håndterer og tar ansvar for hele verdikjeden
• Tilgang til å nå mottagere i flere ulike digitale flater og postkasser
• En helhetlig løsning gir bedre oversikt, kontroll og trygghet
• Utnytter standardiserte løsninger som gir den nødvendige
funksjonelle fleksibilitet
• Miljøgevinst gjennom bruk av elektroniske løsninger
12