Jean-Philippe Caquet, ny registrerings
NY REGISTRERINGS- OG ARKIVERINGSLØSNING Jean-Philippe Caquet – Rådgiver Trondheim Byarkiv Stiklestad 23.10.2015 Trondheim Byarkiv: Arkivtjeneste for store deler av kommunen Lovkrav til dokumentasjon Dokumentasjon Arkiveringsplikt Journalføringsplikt Informasjon Åpen, Modig og Kompetent Arkiverings- og Journalføringsplikt • Begge hjemlet i Arkivloven men to forskjellige krav med forskjellige formål – Arkiv: Dokumentasjon – Journalføring: Korrespondansekontroll • Journalføring iht. NOARK 5 heter ”registrering” • I tillegg kommer Record management. Hvordan håndtere dokumentasjon på en trygg og sikker måte, som ikke kan kompromitteres, eller ”endres på”. Noen som har hørt om dette før? Tilgang for alle enheter 655.000 dokument 63.000 saker Arbeidsprosesser 66 saksflyter 44 dokumentflyter EKIT Innsyn for FMST i klagesaker PDF konvertering SvarUt/ EDU Kart (flere) Extens 22 papir 6000/2600 brukere 108 El.Skjema Integrasjoner WebCruiter Tilganger/ roller • Saksbeh • Leder • Arkivar 16 El.ark 38 Arkiv Jupiter Selvbetjent innsyn på nett 5 ”fagsystem” (Byggesak, plansak, møte og utvalg mv.) 221 pol.utvalg 22 aktive BOEI SFO Hypernet Saksoppfølging Saksbehandling Informasjonsforvaltning Postjournal Samarbeidsrom Transaksjonslogg Dokumenthåndtering Arkiv Offentlig Innsyn Kommunikasjon Record Management REELT VALG FOR DOKUMENTASJON Journalføre og arkivere La være… Det skjer mye rart i… • • • • • • Våre 300 fagsystemer Outlook, Google, Sharepoint, Jira o. l. Dokumentlagre og servere Samarbeidsrom i og utenfor kommunen På smarttelefoner og nettbrett (Apper) Asosiale medier Skyen er en lagringsfilosofi, og at noe ”ligger i skyen” sier oss egentlig ingenting” ”INFORMATION SUPERHIGHWAY” 2eF R reffn n ref n i!!!!!! Ghtyeb cgbfg b gbbdfb gb!!!!!! SakArkiv Andre skilsmissegrunner • Systemene er unødvendig store og komplekse • Brukermengden er et stort risikoelement… • … og skaper problemer ved oppgraderinger, kurs, feilsituasjoner • Det obligatoriske ”GUIet” legger for mye føringer på saksbehandlingen • Fagspesifikke metadata krangler om plass i databasefeltene Skytjenester er lov, men krevende • • • • • • • Sikkerhet Sikkerhet Sikkerhet Plassering (hvor i verden?) Lovverk (norsk?) Avtaleverk (herunder databehandleravtaler) Rettigheter til data RECORD MANAGEMENT HÅRETE MÅL ARKIVET I DOKUMENTET OG IKKE DOKUMENTET I ARKIVET Fremgangsmåte • Prosjektgruppe med deltakere fra både IT og Arkiv • En ekstern konsulent • Samarbeid med arkitekter • Verktøy: Prosessanalyse • For en støtteprosess??? • Ja. Vi identifiserte 10 grunnleggende prosesser for arkiv Prosessene • • • • • • • • • • P1 Registrere og arkivere P2 Arkivere manuelt P3 Konvertere til arkivformat P4 Validere metadata og dokument P5 Endre metadata P6 Slette arkivobjekt P7 Kassere arkivobjekt P8 Deponere P9 Avskjerme/avgradere P10 Gjøre tilgjengelig arkiv og registreringer + Støtteprosesser Arkitektur, tilgangsstyring, sikkerhet, drift og vedlikehold Anskaffelsen • Vi kjøper egentlig ”bare” to store åpne lager med adgangskontroll begge veier N5WS Registreringsløsning Arkiveringsløsning N5WS Ny digital arkivarkitektur • Arkivarkitektur bygger på prinsipper for virksomhetsarkitektur, er en form av informasjonssarkitektur og understøttet av kommunens it- og sikkerhetsarkitektur • Informasjon som felles ressurs og informasjonssikkerhet står i sentrum • Mye handler om NOARK og bruken av standarden • Prinsipper for Record Management står i sentrum • Defineres ut fra behov og lovkrav • En del av det store bildet. Arkivarkitektur 1 Skisse pr 3.9.2015 Ferdigstiller detaljer i arkivarkitektur høsten 2015 Skisse: Trondheim byarkiv v/Jean P. Caquet Min Side Saksbehandlings-og ogfagsystemer fagsystemer SaksbehandlingsSaksbehandlingsog fagsystemer Saksbehandlings- og fagsystemer CRM ARKIVAR GUI SAKSBEHANDLING SAKSFLYT, DOKUMENTFLYT, DOKUMENTHÅNDTERING, PROSJEKTSTYRING, SAKSBEHANDLINGSSTØTTE, STYRINGSDATA - SAKSBEHANDLING HENVENDELSE MOTTAK, REGISTRERING, JOURNALFØRING, UTSENDING, KUNDEBEHANDLING, STYRINGSDATA - HENVENDELSE ARKIVARTJENESTER BEVARING, KASSASJON, AVSKJERMING, INNSYN, DEPONERING, FEILRETTING, ARKIVBYGGING, INTEGRASJONER, STYRINGSDATA DOKUMENTASJON Registrering Korrespondansekontroll, offentlig journal Arkiv KUNDEREGISTER Tar vare på og strukturerer dokumentasjon Administrerer kundeforhold SIKKERHETSLØSNING API – NOARK 5 WS AD Styrer tilgang, gir rettigheter Oppvekst - skoler Trondheim Dagens situasjon Innsyn Skoleadministrativt system (Extens) Base i Systemet Elevmappe (ESA Sak) Sikker elevmappe (ESA Sak) ESA Sikker Administrativt system (ESA Sak) Læringsplattform (It’s Learning) ESA Base i Systemet Oppvekst Utdanning – Målbilde Meldinger (ikkearkiverte) Overbyggende: Innsyn Innsyn i ”mappa mi” Ansattes innsyn Hva skjer i ”min sak”? Innsyn i postjournal Registrering Skoleadministrativt system (Anskaffes) Elevmappe (Nytt system?) Sikker elevmappe ( Nytt system?) Ny Arkivløsning Administrativt Arkiv Administrativt System (Ny SBløsning?) Ny Arkivløsning Elevmapper Læringsplattform (Anskaffes) Digital Meldingsbok Annet? Hva blir nytt? • • • • • • Funksjonsbasert arkiv Flere mappenivåer Automatiserte prosesser Overliggende sikkerhetsarkitektur Rettighetsstyrte tilganger Inngang KUN gjennom API K-KODER? Hva må gjøres før anskaffelse av nye fagapplikasjoner som eByggesak? • Kvalitetskrav til Arkiv og registrering • Prosesskartlegging. Identifiser informasjonsobjektene • BK (Bevaring og Kassasjon) – Hvem lever og hvem dør? • Avklaring om lovverk og tilgangsbehov (Ikke bare mot arkiv) Såeh… eByggesak? • eByggesak - eBygg • Vil være et av de første fagsystemene som følger denne malen • Også et av de mer avanserte iht arbeidsprosesser, men et av de ”enklere” iht tilgangsstyring. • Arkivstruktur? Bort med ”saks-fokuset” og inn med et ”objekts-fokus” SPØRSMÅL?
© Copyright 2024