NY REGISTRERINGS- OG
ARKIVERINGSLØSNING
Jean-Philippe Caquet – Rådgiver Trondheim Byarkiv
Stiklestad 23.10.2015
Trondheim Byarkiv: Arkivtjeneste for store deler
av kommunen
Lovkrav til dokumentasjon
Dokumentasjon
Arkiveringsplikt
Journalføringsplikt
Informasjon
Åpen, Modig og Kompetent
Arkiverings- og Journalføringsplikt
• Begge hjemlet i Arkivloven men to forskjellige krav med
forskjellige formål
– Arkiv: Dokumentasjon
– Journalføring: Korrespondansekontroll
• Journalføring iht. NOARK 5 heter ”registrering”
• I tillegg kommer Record management. Hvordan håndtere
dokumentasjon på en trygg og sikker måte, som ikke kan
kompromitteres, eller ”endres på”. Noen som har hørt om
dette før?
Tilgang for
alle enheter
655.000
dokument
63.000 saker
Arbeidsprosesser
66 saksflyter
44 dokumentflyter
EKIT Innsyn
for FMST i
klagesaker
PDF
konvertering
SvarUt/
EDU
Kart
(flere)
Extens
22
papir
6000/2600
brukere
108
El.Skjema
Integrasjoner
WebCruiter
Tilganger/
roller
• Saksbeh
• Leder
• Arkivar
16
El.ark
38
Arkiv
Jupiter
Selvbetjent
innsyn på nett
5 ”fagsystem”
(Byggesak, plansak,
møte og utvalg
mv.)
221
pol.utvalg
22 aktive
BOEI
SFO
Hypernet
Saksoppfølging
Saksbehandling
Informasjonsforvaltning
Postjournal
Samarbeidsrom
Transaksjonslogg
Dokumenthåndtering
Arkiv
Offentlig Innsyn
Kommunikasjon
Record
Management
REELT VALG FOR DOKUMENTASJON
Journalføre og arkivere
La være…
Det skjer mye rart i…
•
•
•
•
•
•
Våre 300 fagsystemer
Outlook, Google, Sharepoint, Jira o. l.
Dokumentlagre og servere
Samarbeidsrom i og utenfor kommunen
På smarttelefoner og nettbrett (Apper)
Asosiale medier
Skyen er en lagringsfilosofi, og at noe ”ligger i skyen”
sier oss egentlig ingenting”
”INFORMATION SUPERHIGHWAY”
2eF R
reffn
n
ref
n
i!!!!!!
Ghtyeb

cgbfg
b
gbbdfb
gb!!!!!!
SakArkiv
Andre skilsmissegrunner
• Systemene er unødvendig store og
komplekse
• Brukermengden er et stort risikoelement…
• … og skaper problemer ved oppgraderinger,
kurs, feilsituasjoner
• Det obligatoriske ”GUIet” legger for mye
føringer på saksbehandlingen
• Fagspesifikke metadata krangler om plass i
databasefeltene
Skytjenester er lov, men krevende
•
•
•
•
•
•
•
Sikkerhet
Sikkerhet
Sikkerhet
Plassering (hvor i verden?)
Lovverk (norsk?)
Avtaleverk (herunder databehandleravtaler)
Rettigheter til data
RECORD MANAGEMENT
HÅRETE MÅL
ARKIVET I DOKUMENTET
OG IKKE DOKUMENTET I
ARKIVET
Fremgangsmåte
• Prosjektgruppe med deltakere fra både IT og
Arkiv
• En ekstern konsulent
• Samarbeid med arkitekter
• Verktøy: Prosessanalyse
• For en støtteprosess???
• Ja. Vi identifiserte 10 grunnleggende prosesser
for arkiv
Prosessene
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
P1 Registrere og arkivere
P2 Arkivere manuelt
P3 Konvertere til arkivformat
P4 Validere metadata og dokument
P5 Endre metadata
P6 Slette arkivobjekt
P7 Kassere arkivobjekt
P8 Deponere
P9 Avskjerme/avgradere
P10 Gjøre tilgjengelig arkiv og registreringer
+ Støtteprosesser Arkitektur, tilgangsstyring, sikkerhet, drift og vedlikehold
Anskaffelsen
• Vi kjøper egentlig ”bare” to store åpne lager
med adgangskontroll begge veier
N5WS
Registreringsløsning
Arkiveringsløsning
N5WS
Ny digital arkivarkitektur
• Arkivarkitektur bygger på prinsipper for
virksomhetsarkitektur, er en form av
informasjonssarkitektur og understøttet av kommunens
it- og sikkerhetsarkitektur
• Informasjon som felles ressurs og informasjonssikkerhet står i sentrum
• Mye handler om NOARK og bruken av standarden
• Prinsipper for Record Management står i sentrum
• Defineres ut fra behov og lovkrav
• En del av det store bildet.
Arkivarkitektur 1
Skisse pr 3.9.2015
Ferdigstiller detaljer i
arkivarkitektur høsten 2015
Skisse: Trondheim byarkiv v/Jean P. Caquet
Min Side
Saksbehandlings-og
ogfagsystemer
fagsystemer
SaksbehandlingsSaksbehandlingsog
fagsystemer
Saksbehandlings- og fagsystemer
CRM
ARKIVAR GUI
SAKSBEHANDLING
SAKSFLYT, DOKUMENTFLYT,
DOKUMENTHÅNDTERING,
PROSJEKTSTYRING,
SAKSBEHANDLINGSSTØTTE,
STYRINGSDATA - SAKSBEHANDLING
HENVENDELSE
MOTTAK, REGISTRERING,
JOURNALFØRING, UTSENDING,
KUNDEBEHANDLING,
STYRINGSDATA - HENVENDELSE
ARKIVARTJENESTER
BEVARING, KASSASJON,
AVSKJERMING, INNSYN, DEPONERING,
FEILRETTING, ARKIVBYGGING,
INTEGRASJONER, STYRINGSDATA DOKUMENTASJON
Registrering
Korrespondansekontroll,
offentlig journal
Arkiv
KUNDEREGISTER
Tar vare på og strukturerer
dokumentasjon
Administrerer kundeforhold
SIKKERHETSLØSNING
API – NOARK 5 WS
AD
Styrer tilgang, gir rettigheter
Oppvekst - skoler Trondheim Dagens situasjon
Innsyn
Skoleadministrativt
system (Extens)
Base i
Systemet
Elevmappe (ESA Sak)
Sikker elevmappe (ESA Sak)
ESA
Sikker
Administrativt
system (ESA Sak)
Læringsplattform
(It’s Learning)
ESA
Base i
Systemet
Oppvekst Utdanning – Målbilde
Meldinger (ikkearkiverte)
Overbyggende: Innsyn
Innsyn i ”mappa mi”
Ansattes innsyn
Hva skjer i
”min sak”?
Innsyn i postjournal
Registrering
Skoleadministrativt
system (Anskaffes)
Elevmappe
(Nytt system?)
Sikker elevmappe
( Nytt system?)
Ny
Arkivløsning
Administrativt
Arkiv
Administrativt
System (Ny SBløsning?)
Ny
Arkivløsning
Elevmapper
Læringsplattform
(Anskaffes)
Digital
Meldingsbok
Annet?
Hva blir nytt?
•
•
•
•
•
•
Funksjonsbasert arkiv
Flere mappenivåer
Automatiserte prosesser
Overliggende sikkerhetsarkitektur
Rettighetsstyrte tilganger
Inngang KUN gjennom API
K-KODER?
Hva må gjøres før anskaffelse av nye
fagapplikasjoner som eByggesak?
• Kvalitetskrav til Arkiv og registrering
• Prosesskartlegging. Identifiser
informasjonsobjektene
• BK (Bevaring og Kassasjon) – Hvem lever og
hvem dør?
• Avklaring om lovverk og tilgangsbehov (Ikke
bare mot arkiv)
Såeh… eByggesak?
• eByggesak - eBygg
• Vil være et av de første fagsystemene som
følger denne malen
• Også et av de mer avanserte iht
arbeidsprosesser, men et av de ”enklere” iht
tilgangsstyring.
• Arkivstruktur? Bort med ”saks-fokuset” og
inn med et ”objekts-fokus”
SPØRSMÅL?