Oslo kommune Byrådsavdeling for finans Strategi for valg av Noark5 integrasjoner Tore Somdal-Åmodt IKA Kongsberg – Arkivlederseminar 29. august 2012 1 2 …..når vi ser inn i fremtiden… • Kommuneplanarbeidet – Kommuneplan 2013 – 2030 • • • • • • • • • • Oslo som hovedstad Verdiskapning Kunnskapsutvikling Befolkningsutvikling Boligbygging Transportutvikling Miljø Kultur Levekår Tjenesteutvikling m m 3 Kommuneplan 2013 – 2030 • Oslo er en by i sterk vekst, og det forventes at befolkningen vokser med over 200 000 nye innbyggere mot 2030. Den rekordstore befolkningsveksten vil skape nye muligheter, men vil også legge press på byens arealer, infrastruktur, miljø og økonomi. – Veksten vil være det gjennomgående temaet i Kommuneplan 2013, hvor både muligheter og utfordringer vil bli adressert. 4 En strategi for økt digital modenhet i kommunen og brukerfokus i den digitale tjenesteytelsen Fase III, 2017 – 2030 Gevinstrealisering Fase II, 2014-2016 Etablering av flere tjenester Fase I, 2012-2013 Strategisk planlegging og pilotering NÅ-SITUASJONEN ■ LAV DIGITAL MODENHET ■ FÅ ELEKTRONISKE TJENESTER ■ VIRKSOMHETSFOKUS DIGITALT FØRSTEVALG  Samhandling med innbyggere og næringsliv – enklere og raskere  Brukerfokus - evne til å effektivisere og fornye seg  Flere innbyggere - økt tjenesteytelse til lavere kost Digitalt førstevalg? • Elektronisk kommunikasjon er den primære kanalen for dialog med kommunens innbyggere og næringsliv – der tjenestene gjør dette mulig og hensiktsmessig – Totalkonseptet innebærer at de elektroniske tjenestene skal integreres med fagsystemer og journal/arkiv. 6 Lav digital modenhet? • Digital modenhet: – ”Graden av intern og ekstern digitalisering” » DIFI’s rapport ”Digitalt førstevalg 2011:2” • Det er et vesentlig skille i digital modenhet mellom virksomhetene som har godt utviklede elektroniske og automatiserte saksbehandlingssystemer og de som har få systemer. – Høy: mange elektroniske tjenester, automatisert saksbehandling og elektronisk arkiv – Lav: kan ha skjema tilgjengelig på nett, men har manuell saksbehandling 7 Digitalt førstevalg • Fokus på brukeren – Brukeren av de kommunale tjenester • Innbygger • Næringsliv • Fokus på kommunen – Arbeidsprosesser – Organisering – Teknologi 8 Brukerfokus: kommunen vil innrette sin digitale tjenesteytelse for enklere samhandling og behandling av henvendelser og svar • Prosesser: • Samhandling med innbyggere og næringsliv – enklere og raskere • Brukerfokus - evne til å effektivisere og fornye seg • Flere innbyggere - økt tjenesteytelse til lavere kost Eksempel funksjonelt målbilde for digitalt førstevalg i henhold til foreslått strategi Brukerens Prosess Behov Orientering og søk Dialog og samhandling Bruker Proaktiv veiledning Informert veiledning Behovsavklaring og henvendelse Informert og veiledet dialog Svar og oppfølging Felles Støtteprosesser Proaktiv innholds- og tjenesteforvaltning Brukerprosessen (øverst) understøttes av tjenester levert gjennom et sett med felles støtteprosesser (midten), som igjen underbygger og støtter (samhandler mot) virksomhetenes tjenesteprosess (nederst). Validering av henvendelse Mottak Brukertilpasset tjenestedialog Status og innsyn Svar Virksomhetens Tjenesteprosess Virksomhet Mottak og journalføring av henvendelse Behandling av henvendelse Svar, etterbehandlingog arkivering Viktig! • Elektronisk arkiv er en forutsetning for vellykket måloppnåelse i prosjektet Digitalt førstevalg. – Digitalt valg • Kan gjøres uten elektronisk arkiv – Digitalt førstevalg • Kan ikke skje uten elektronisk arkiv 11 Oslo kommune • De fleste virksomheter har – elektroniske dokumentbehandlingssystemer • men likevel ikke elektronisk arkiv • Mange virksomheter har også – elektroniske fagsystemer • men likevel ikke elektronisk arkiv • Åtte av 48 virksomheter – har godkjent elektronisk arkiv • Flere virksomheter planlegger å innføre 12 Elektronisk arkiv? • Elektronisk dokumentbehandlingssystem integrert med et elektronisk arkiv, – Virksomhetens saksdokumenter, egenproduserte og de som mottas, behandles og lagres elektronisk. – Den elektroniske versjonen av dokumentet er arkiveksemplaret Vi slipper papiret som arkiveksemplar og lagringsmedium! 13 Hvorfor elektronisk arkiv? • rett informasjon til rett person til rett tid – rask tilgang til informasjon og dokumentasjon – mer effektiv dokumentbehandling • Oversikt over sakene • gjenbruk av saker • Enklere tilgang til relevant dokumentasjon – enklere praktisering av innsyn • plassbesparende • 1000 hm skapes hvert år? • 450 hm avleveres til Byarkivet • forutsetning for elektronisk samhandling! 14 Reglene åpner for det • Saksdokument i offentlege arkiv kan lagrast elektronisk (§ 2-13). – Ein føresetnad for slik lagring er at det blir nytta fullgode system, rutinar, dokumentlagringsformat og lagringsmedium som er godkjende av Riksarkivaren gjennom generelle føresegner eller enkeltvedtak. • Riksarkivaren kan fastsetje at visse typar arkivmateriale også skal arkiverast på papir. Skal godkjennes! • Riksarkivaren skal godkjenne – Arkivloven § 2-12 • Byarkivaren skal godkjenne – Arkivinstruks for Oslo kommune, punkt 2.3 • Byarkivaren skal godkjenne arkivløsninger som medfører at elektronisk arkivering erstatter papirbaserte arkiver – Utarbeidet veiledning for innføring av elektroniske saksdokumenter i Oslo kommune » Dialog med virksomheten: melding til, gjennomgang av rutiner med mer, testperiode Byarkivarens godkjennelse • Innebærer i praksis – veiledning i innføring av elektronisk arkiv, og – å etterse at bestemmelsene om elektronisk arkivering av saksdokumenter i Forskrift av 1.desember 1999, nr. 1566, kapittel IX er overholdt • • • • Generelle bestemmelser Krav til systemer, formater og lagringsmedier Krav til organisering og rutiner Dialog, rapportering og godkjenning Noark-standarden • Riksarkivarens forskrift kapittel IX: • Journalføring av elektroniske saksdokumenter skal som hovedregel skje i et system som følger Noarkstandarden (§ 2-1) – Forsterket i ”Arkivinstruks for Oslo kommune”: ved anskaffelse av systemer for saksbehandling, journalføring og arkiv skal disse følge noarkstandarden”. • Fagsystemer er en utfordring • der behandles dokumenter/opplysninger som er å regne for ”forvaltningens saksdokumenter” – Uten at systemet har tilstrekkelige funksjoner for gjennfinning og bevaring – over tid. Fagsystem? • Spesialiserte saksbehandlingssystemer • 80/90 fagsystemer i bruk i kommunens virksomheter – Undersøkselse foretatt av Byarkivet 2009/2010 • Håndterer spesialiserte fagoppgaver » barnevern, sosial omsorg, skole, barnehage, lønn og personal med mer Full adgang til å bruke fagsystemer • Men, hvis – systemet brukes til å behandle ”forvaltningens saksdokumenter”, og det ikke tilfredsstiller de obligatoriske kravene til journalføring og arkivering - og heller ikke har nødvendige funksjoner for uttrekk av data – (Både med tanke på data som skal bevares i en mer begrenset periode og data som skal avleveres til arkivdepot). – må virksomheten ha et papirbasert arkivsystem i tillegg. Funksjonelt målbilde for innbyggere – fra virksomhetsperspektiv til tjenesteperspektiv Etablert ny og brukervennlig internettløsning som: •sikrer digitalt førstevalg for kommunens brukere •tilbyr flere og nye elektroniske tjenester mot innbyggere og næringsliv •tilbyr en solid internettløsning og moden IT-leverandør for Oslo kommune som effektivt publiserer og støtter videreutvikling av tjenester for innbyggere og næringsliv •løsning integrert med journal/arkiv: - dokumentbehandlingssystem - fagsystem Potensielle kilder Eksterne fellesregistre Fellesløsninger i offentlig sektor Oslo kommunes systemer Mangfold i Oslo kommune Ulike systemer/Noark-versjoner – DocuLive + SKOP – ePhorte – Acos WebSak – DocuLive – Public 360 – Acos WebSak – DocuLive – Public 360 Noark 4/Noark 5? Noark -4 Noark -4 Noark -4 Noark -4 Noark -5 Noark -5 Noark -4 Noark -5 22 Noark-4 - En kravspesifikasjon til et godt fungerende korrespondansearkiv, med integrerte funksjoner for journal, arkiv og generell saksbehandling - krav til • • • • • • journal og arkivstyring elektronisk arkiv administrativ oppbygging og arkivstruktur tilgangsstyring og brukeradministrasjon og utvalgsbehandling e-post og digitale signaturer periodisering, rapporter, bortsetting og avlevering • metadata knytter alle enheter og nivåer sammen, og sikrer dokumentbehandlingen. Noark-4 definerer et et komplett sak-/arkivsystem Verden endrer seg.. • Noark 4 dekker ikke dagens utfordringer – kravspesifikasjonen er skreddersydd for et tradisjonelt korrespondansearkiv for enkeltsaksbehandling – For rigid i forhold til nye arbeidsformer : • Spesialisert saksbehandling (bruk av fagsystemer) • Virtuelle løsninger, eks der selvbetjeningsløsninger erstatter vanlig saksbehandling • Digital kommunikasjon • Bedre sikkerhetsløsninger – forsendelse av taushetsbelagte opplysninger • Vanskelig å integrere med fagsystem – ikke umulig, men vanskelig og kostbart • Leverer svært kompliserte avleveringsuttrekk – Og dermed også kostnadskrevende å gjennomføre Veien videre: fra 8 til 48 – Er det mulig å etablere nye elektroniske tjenester med de løsninger etaten(e) har i dag? – Hvordan komme fra Noark-4 til Noark-5? – Er virksomhetenes nåværende systemer og bruk av ulike systemer et hinder for den mest effektive og (kostnadseffektive) løsning for Oslo kommune – totalt sett? – Er det behov for å revidere gjeldende Arkivinstruks for Oslo kommune? – Er en rammeavtale for valg av system egnet virkemiddel? 25 Veien videre: • Vil Oslo kommune være tjent med å etablere en eller flere sentraliserte arkivløsninger! – Alle (flere) virksomheter gis tilgang til • et felles dokumentsenter • felles arkivtjeneste • felles sak-/arkivsystem – Integrert med fagsystemer og innbyggerportal 26 Byrådets tiltredelseserklæring • Byrådet vil: – utvikle flere og bedre elektroniske tjenester – etablere en egen selvbetjeningsportal der alle digitale tjenester for innbyggerne er samlet – innføre elektronisk saksbehandling og kommunikasjon mellom borger og kommunen som hovedprinsipp, men samtidig ivareta og legge til rette for de som ikke bruker digitale løsninger – begrense skjemavelde, byråkratiske prosesser 27 BAKGRUNN • Godt fungerende arkivløsninger fordrer bruk av IKT og er viktig virkemiddel for å bedre kvaliteten på offentlige tjenester • IKT/dokumentbehandling/arkiv/fagsystem • Uløselig knyttet til hverandre – Behandler opplysninger om mennesker, bedrifter og miljø • ”Elektronisk arkiv er en av forutsetningene for elektronisk kommunikasjon og effektivisering av interne prosesser” (KS eKommune 2012) 28 ”Digitalt førstevalg” • Elektronisk kommunikasjon skal være den primære kanalen for dialog med kommunens innbyggere og næringsliv, der tjenestene er slik at dette er mulig og hensiktsmessig. – Totalkonseptet innebærer at de elektroniske tjenester skal integreres med fagsystemer og journal/arkiv. • Hvordan kommer vi dit? 29 Samlet grep omfatter…. 30 Fokus på IKT - arkitektur • Prinsippene gjelder både ved anskaffelser, endringer, løpende forvaltning og drift av IKT-systemer. Kommunale virksomheter skal legge prinsippene til grunn ved både nyutvikling og/eller endringer i sine IKTløsninger. 31 Arkitekturprinsipper • Vurdering av mulighet for – Gjenbruk – Utveksling med andre systemer gjennom standariserte grensesnitt – Universell utforming og tilgjengelighet – Sikkerhet og konfidensialitet – Bruk av åpne standarder – Fleksibilitet i systemene – Krav til oppetid og stabilitet – Krav til levetid • Teknologiskog kostnadsmessig levetidsvurdering 32 Fokus på IKT – infrastruktur • Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) er et avgjørende og sentralt virkemiddel for kommunens tjenesteproduksjon og drifts- og forvaltningsoppgaver. • IKT-infrastruktur ligger som en viktig forutsetning for bruk av IKT. – IKT-infrastruktur omfatter både programvare, nettverk og maskinvare. 33 Fokus på informasjonssikkerhet • Nytt styringssystem for informasjonssikkerhet er under utarbeidelse. • Eget prosjekt – Overordnet plan – Veiledninger – Detaljerte rutiner – Oppfølging/kontroll 34 Fokus på elektronisk arkiv! • Hvordan komme fra 8 til 48? – Ulike systemer/Noark-versjoner • Sentralt styrt anskaffelse som eget prosjekt – Konsernovergripende rammeavtale • Mål: utarbeide en samkjøpsavtale som virksomhetene kan gjøre avrop i forhold til når det er ønskelig å anskaffe nye journal-/sak/arkivløsninger. 35 Utfordringer: • Hva skal vi egentlig anskaffes? – Et system? – Flere systemer? – Et system som kan dekke ulike behov? • Hvilke behov? – Kontraktstrategien må avklare dette! – Når man vet det så kan man begynne arbeidet med kravspesifikasjon • Ny utfordring: hvordan gjør man det – hvor detaljert må den være? » Funksjonell beskrivelse? » Teknisk beskrivelse? 36 GJENNOMFØRING • Anskaffelsesprosessen – Hovedaktiviteter: • • • • • • • Etablere anskaffelseskomité Utarbeide og ferdigstille konkurransegrunnlaget Utlysning Vurdere tilbud Gjennomføre forhandlinger Innstille til valg av leverandør(er) Kontrakt klar for signering 37 Nye systemer skal vurderes i forhold til Noark5 – Noark 5: standard for arkivdanning • stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet. – skal kunne brukes for alle typer arkivdanning, uavhengig av teknologisk løsning og type organ. • Alle former for aktiviteter som skaper dokumenter som det er viktig å sørge for at oppbevares og gjenfinnes i autentisk form, skal i prinsippet inngå i en løsning for arkivdanning. 38 Noark5 • Noark5 – Settes sammen av moduler • Indre kjerne (arkivet) – Arkivfunksjonalitet » Arkivregelverk og arkivstruktur – Dokumentfangst, gjenfinning, periodisering, bevaring/kassasjon, avlevering, admin, metadata – Den indre kjerne kan og skal fungere sammen med et fagsystem 39 Noark 5 • Noark5 – Ytre kjerne • De krav som arkivet stiller til den funksjonalitet som arkivet skal virke mot: – Saksbehandling, – e-post, adm oppbygging, møte-/utvalgsbehandling, bruksfunksjonalitet, – sikkerhet og tilgangsstyring, rapportering, brukeradm, 40 Noark5 komplett – med indre og ytre kjerne • Spesifiserer et fullstendig elektronisk arkivsystem som kan integreres med elektronisk post og elektronisk saksbehandling, og som har fullt utviklet funksjonalitet for elektronisk lagring av saksdokumentene • Krav til frittstående moduler eller systemer som utgjør en komplett sak-, journal- og arkivløsning i et gitt brukermiljø. Dette er fag- og forsystemer som den enkelte virksomhet har behov for å bruke og som kan være levert av forskjellige leverandører 41 Noark 5: Egentlig en standard i tre lag Den indre kjernen: Grunnleggende funksjonalitet for journalføring og arkivering. O- og B-krav. Den ytre kjernen: Kjernens krav til eksterne moduler. Funksjonalitet som kan styres utenfra, men som påvirker innholdet i kjernen. O- og B-krav. Den indre og ytre kjernen utgjør tilsammen Noark 5 kjerne. Noark 5 komplett: Eksterne moduler (for-systemer, fagsystemer) V-krav. 42 Men: • Hvordan bruker vi den egentlig? 43