1. No category

Anbudsinbjudan
Digitala Enheter och
Kringutrustning
Dnr: 2.4.2-8831/2015
2016-01-11
stockholm.se
Utbildningsförvaltningen
Avdelningen för utveckling och samordning
Hantverkargatan 2F
104 22 Stockholm
Växel 08-508 33 000
www.stockholm.se
Anbudsinbjudan
Dnr: 2.4.2-8831/2015
2016-01-11
Innehåll
1
1.1
1.2
Upphandlingen
Inbjudan
Disposition
3
3
3
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
Administrativa bestämmelser
Allmänt
Upphandlingsförfarande
Anbudstidens utgång
Anbudets giltighet
Anbudet
Frågor och svar
Offentlighet och sekretess
4
4
4
5
5
5
6
6
3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
Vad händer när anbuden kommer in?
Anbudsöppning
Prövning av anbud
Utvärdering av anbud
Tilldelningsbeslut
Ramavtal
7
7
7
8
8
8
4
4.1
4.2
Utvärdering
Kvalitet
Metod för framtagande av ekonomiskt mest fördelaktiga
anbud
8
8
2 (9) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
9
Anbudsinbjudan
Dnr: 2.4.2-8831/2015
2016-01-11
1 Upphandlingen
1.1 Inbjudan
Staden har genomfört kvalificering av anbudssökande och inbjuder
härmed kvalificerade anbudssökande att delta i Stadens
upphandling av Ramavtal för Digitala Enheter och Kringutrustning
till Stadens Pedagogiska Verksamheter (nedan kallat ”Staden”).
Upphandlingen omfattar leverans och tillhandahållande av olika
typer av Digitala Enheter och Kringutrustning. De Digitala
Enheterna är Smarta Telefoner, Surfplattor, Bärbara Datorer och
Stationära Datorer. Kringutrustning omfattar exempelvis
mobiltelefoner, laddare, extrabatteri, datormus, tangentbord,
skärmar, dockningsstationer och lokala skrivare.
1.2 Disposition
Underlaget för denna Upphandling utgörs av ett
förfrågningsunderlag bestående av denna Anbudsinbjudan med
tillhörande bilagor samt ansökningsinbjudan.
Anbudsinbjudan inklusive dess bilagor, samt ansökningsinbjudan,
ska ses som en helhet. För att få en fullständig förståelse för
Upphandlingen måste anbudsgivaren ta del av samtliga bilagor.
1.2.1 Struktur för Anbudsinbjudan och bilagor:
Upphandlingsunderlaget består av följande dokument:
1. Ansökningsinbjudan
2. Anbudsinbjudan med bilagor:
Bilaga U1 – Svarsbilaga anbud
Bilaga A – Ramavtalsutkast
Bilaga 1 – Begrepp och definitioner
Bilaga 2 – Deltagande förvaltningar
Bilaga 3 – Säkerhet
Bilaga 4 – Allmänna leverans- och förhyrningsvillkor
Bilaga 5 – Produktöversikt
Bilaga 6 – Servicenivåer och viten
Bilaga 7 – Hållbar it
Bilaga 8 – Faktureringsrutiner
Bilaga 9 – Underleverantörer
Bilaga 10 – Mall för det Operativa Samverkansavtalet
Bilaga 11 – Mall för Inbjudan till Förnyad Konkurrensutsättning
Bilaga 12 – Mall för Kontrakt
Informativa bilagor:
Bilaga U2 – Riktlinje informationssäkerhet
Bilaga U3 – Styrande dokument
Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
3 (9)
Anbudsinbjudan
Dnr: 2.4.2-8831/2015
2016-01-11
Bilaga U4 – Nuläge och volymer
Publicerade frågor och svar samt eventuella förtydliganden och
kompletteringar under anbudstiden utgör integrerad del av
förfrågningsunderlaget.
2 Administrativa bestämmelser
2.1 Allmänt
Staden vill betona den mycket stora vikt som läggs på formella krav
och korrekt dokumentation inom offentlig upphandling. Staden är
strikt i sin prövning av att inkomna ansökningar lever upp till
ställda krav. Staden uppmanar därför alla anbudsgivare att särskilt
noga granska sitt anbud och säkerställa att alla efterfrågade
uppgifter är lämnade, alla begärda redovisningar är inkluderade,
samt att dessa är utformade på ett sådant sätt att det tydligt framgår
att anbudet lever upp till ställda krav.
Anbud får endast lämnas av anbudsgivare som skriftligen inbjudits
av Staden att delta i Upphandlingen. Anbud kan därmed inte lämnas
av andra juridiska personer än de som tillställts inbjudan.
Staden förbehåller sig rätten att avbryta denna upphandling om
erforderliga politiska beslut inte fattas som krävs för
upphandlingens fullföljande.
2.2 Upphandlingsförfarande
Upphandlingen genomförs enligt bestämmelserna för selektivt
förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling.
Staden kommer endast att acceptera anbud som uppfyller samtliga
ska-krav i förfrågningsunderlaget och som innehåller i
förfrågningsunderlaget efterfrågad information.
Staden avser att teckna Ramavtal med maximalt sex (6)
anbudsgivare under förutsättning att det finns ett tillräckligt antal
anbudsgivare som uppfyller ställda krav. Staden förbehåller sig
rätten att teckna Ramavtal med färre anbudsgivare.
4 (9) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
Anbudsinbjudan
Dnr: 2.4.2-8831/2015
2016-01-11
2.3 Anbudstidens utgång
Anbud ska vara Staden tillhanda senast den 31 mars 2016.
Observera att Staden inte har möjlighet att pröva ett anbud som
inkommer efter den 31 mars 2016.
2.4 Anbudets giltighet
Anbudsgivaren är bunden till sitt anbud från och med dagen för
inlämnande av anbud till och med den 31 december 2016. I det fall
Upphandlingen vid denna tidpunkt är föremål för överprövning hos
allmän förvaltningsdomstol, förlängs giltighetstiden för anbud att
gälla fram till och med den dag som infaller en månad efter det att
dom eller beslut i målet vunnit laga kraft.
2.5 Anbudet
2.5.1 Underlag och form för anbud
Anbudsgivaren ska basera sitt anbud på de förutsättningar och krav
som anges i denna skriftliga anbudsinbjudan med tillhörande
bilagor, samt information som framkommit i ansökningsinbjudan.
Anbudsgivaren ska lämna anbud baserat på ett totalåtagande för det
som ingår i anbudsinbjudan med tillhörande bilagor. Även
tillkommande information publicerad i Visma TendSign under
anbudstiden utgör underlag för anbud.
Anbudsgivaren ska basera sitt anbud på de förutsättningar och krav
som framgår av denna anbudsinbjudan och ska beskriva situationen
den dag då anbudet lämnas såvitt kravet inte uttryckligen medger
annat. I samband med prövningen av anbudet kan Staden komma att
kontrollera de av anbudsgivaren lämnade uppgifterna. Felaktiga
uppgifter kan leda till att anbudet inte upptas till prövning. Således
kan hela anbudet komma att förkastas.
I anbudet får inget så kallat sidoanbud eller alternativt anbud
förekomma. Om anbudsgivaren lämnar förbehåll eller reserverar sig
mot villkor i förfrågningsunderlaget kan anbudet komma att
förkastas.
Anbud ska lämnas i elektronisk form genom upphandlingsverktyget
Visma TendSign. Anbudsgivaren ansvarar för att uppgifterna om
anbudsgivaren hos Visma TendSign är korrekta. Om en
kontaktperson byts ut, tillfälligt eller permanent, under den tid
Upphandlingen pågår så är det anbudsgivaren som svarar för att
uppgifterna ändras hos Visma TendSign och att Staden informeras
om förändringen.
Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
5 (9)
Anbudsinbjudan
Dnr: 2.4.2-8831/2015
2016-01-11
2.5.2 Anbudsspråk och formalia
Anbud ska lämnas på svenska. Enstaka ord, fraser och vedertagna
begrepp får vara på engelska.
2.5.3 Anbudets innehåll
Anbudsgivare ska i anbudet visa att de i förfrågningsunderlaget
uppställda förutsättningarna och kraven är uppfyllda.
Anbudsgivaren ska använda Bilaga U1 (Svarsbilaga anbud) vid
lämnande av anbud. Endast svarsrutor i dokumenten är åtkomliga
för ifyllnad, innehållet får i övrigt inte medvetet ändras. Bilaga U1
(Svarsbilaga anbud) ska undertecknas av behörig företrädare för
anbudsgivaren och skannas in som en separat bilaga till anbudet.
2.6 Frågor och svar
I det fall en anbudsgivare uppfattar att förfrågningsunderlaget
innehåller oklarheter av betydelse för att ta fram ett korrekt och
fullständigt anbud, eller ser en risk för att missförstånd kan uppstå,
ska anbudsgivaren kontakta Staden på nedan angivet sätt. Notera att
Staden enbart kommer att besvara frågor som kompletterar eller
förtydligar den information som lämnats i förfrågningsunderlaget.
Frågor kan enbart ställas via Visma TendSigns funktion för frågor.
Samtliga av Staden lämnade svar kommer att distribueras genom
Visma TendSigns funktion för frågor och svar.
Eventuella frågor tas emot så snart som möjligt så att eventuella
förtydliganden kan publiceras i god tid innan sista anbudsdag.
Staden kan inte lämna några garantier för att svar kan lämnas på
frågor som inkommer senare än fjorton (14) kalenderdagar före
sista anbudsdag. Svar på frågor skickas ut senast sju (7)
kalenderdagar före sista anbudsdag.
2.7 Offentlighet och sekretess
Staden omfattas normalt av de regler som benämns
offentlighetsprincipen, vilket innebär bland annat att allmänna
handlingar ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av
dem. Absolut sekretess gäller under hela upphandlingsprocessen till
dess att alla anbudsansökningar och anbud offentliggörs, eller
tilldelningsbeslut fattats, eller att ärendet dessförinnan slutförts.
Därefter blir alla anbudsansökningar och anbud och övriga
dokument normalt offentliga handlingar. Undantag kan
huvudsakligen göras i två fall:
6 (9) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
Anbudsinbjudan
Dnr: 2.4.2-8831/2015
2016-01-11


om det kan antas att det allmänna lider skada om
uppgiften röjs
om det av särskild anledning kan antas att en enskild
som trätt i affärsförbindelse med Staden lider skada om
uppgift om affärs- eller driftsförhållanden röjs.
En anbudssökande som önskar att uppgifter i anbudsansökan ska
sekretessbeläggas ska ange det i anbudet, liksom vad i handlingen
som är skyddsvärt och vilken skada denne skulle lida om
uppgifterna röjs. Bedömningen om tillräckliga skäl för sekretess
föreligger görs av Staden i samband med att någon begär att få
tillgång till uppgifterna. Sekretessprövning kan således aldrig göras
i förväg. Möjligheten för en anbudssökande att erhålla begärd
sekretess är generellt mycket begränsat. Staden kan därför inte
lämna garantier om att önskemålet om sekretessbeläggning
uppfylls.
Observera att den motivering som anbudssökanden lämnar är den
som Staden kommer att utgå ifrån vid en eventuell
sekretessbedömning. Utlämnande av uppgifter kan komma att ske
utan att detta kommuniceras med anbudssökanden. De motiveringar
för sekretessbeläggning som bedömts som otillräckliga för att
utgöra en sekretessgrund i lagens mening, kan också komma att
lämnas ut utan att detta kommuniceras med anbudssökanden.
Stadens skriftliga beslut i sekretessärendet om att inte lämna ut
handlingar kan överklagas. I övrigt se offentlighets- och
sekretesslagen (2009:400).
3 Vad händer när anbuden
kommer in?
3.1 Anbudsöppning
Efter anbudstidens utgång kommer Staden att genomföra
anbudsöppning och protokollföra inkomna anbud.
3.2 Prövning av anbud
Vid prövningen av inkomna anbud kontrolleras att krav som ställs
på anbuden är uppfyllda. Endast de anbud som uppfyller kraven tas
vidare till utvärdering. Anbuden måste innehålla de redovisningar
och bekräftelser vilka efterfrågas i förfrågningsunderlaget. Anbud
som inte är kompletta kan komma att uteslutas.
Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
7 (9)
Anbudsinbjudan
Dnr: 2.4.2-8831/2015
2016-01-11
3.3 Utvärdering av anbud
De anbud som klarar prövningen enligt 3.2 Prövning av anbud går
vidare till nästa steg som är Utvärdering av anbud. Utvärdering och
tilldelning utförs enligt den metod för anbudsutvärdering som
framgår nedan under avsnitt 4 Utvärdering samt av Bilaga U1
(Svarsbilaga anbud).
3.4 Tilldelningsbeslut
Beslut om vilka anbud som antagits fattas skriftligen. Så snart
Staden fattat tilldelningsbeslut kommer information om beslutet,
med redovisning av skälen, att meddelas samtliga anbudsgivare som
deltagit i Upphandlingen. Meddelande om tilldelningsbeslut utgör
inte accept i avtalslagens mening.
3.5 Ramavtal
Som ett resultat av Upphandlingen kommer ett Ramavtal, förlaga
till Ramavtal utgörs av Bilaga A (Ramavtalsutkast), att tecknas
mellan Staden och valda anbudsgivare. Avtalet tecknas tidigast när
avtalsspärren löpt ut. Avtalsspärrens längd kommer att anges i
meddelandet om tilldelningsbeslut.
4 Utvärdering
De anbud som uppfyller samtliga ställda krav kommer att
utvärderas enligt vad som anges i detta avsnitt 4.
4.1 Kvalitet
I förfrågningsunderlaget beskrivs de krav och förutsättningar som
Staden har på de leveranser som ingår i Upphandlingen. Staden har
i förfrågningsunderlaget ställt krav på en hög nivå och en leverans
som klarar de grundläggande kraven förväntas vara en fullgod
leverans av hög kvalitet.
Det finns dock vissa aspekter av Leveransen som Staden särskilt vill
lyfta fram och som kan betraktas som kvalitativt mervärde. En
beskrivning av detta kvalitativa mervärde och hur det värderas
framgår av Bilaga U1 (Svarsbilaga anbud).
8 (9) Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
Anbudsinbjudan
Dnr: 2.4.2-8831/2015
2016-01-11
Anbudsgivaren bör uppmärksammas om att inget mervärde tilldelas
för redogörelser för åtaganden som krävs för att uppfylla redan
ställda krav i denna Upphandling.
4.2 Metod för framtagande av ekonomiskt
mest fördelaktiga anbud
De sex (6) anbud som får högst utvärderingspoäng tilldelas
Ramavtal.
Maximalt utvärderingspoäng är 4.
Om flera anbudsgivare får samma utvärderingspoäng så avgörs
vilka/vilket anbud av de med samma utvärderingspoäng som
tilldelas ramavtal genom lottning.
Ett anbud som vid utvärderingen endast erhåller en (1) poäng kan
aldrig vara ekonomiskt mest fördelaktigt. Ett sådant anbud kommer
således inte att antas, utan kommer att förkastas.
4.2.1 Process för utvärdering
Inkomna anbud avidentifieras innan de distribueras till en
bedömningsgrupp. Värderingen av de inkomna förslagen genomförs
av denna bedömningsgrupp som utses av Staden. Gruppen kommer
att bestå av verksamhetspersoner med god inblick i de behov som
ligger till grund för Upphandlingen samt av olika experter med
relevant kompetens. Förslagen kommer att bedömas och betygsättas
utifrån angivna förutsättningar och bedömningsgrunder, se Bilaga
U1 (Svarsbilaga anbud).
Därefter fastställs anbudets utvärderingspoäng.
Upphandling av Digitala Enheter och Kringutrustning
9 (9)