Svet Evropske unije Bruselj, 12. julij 2016 (OR. en) 11204/16 Medinstitucionalna zadeva: 2016/0129 (NLE) SCH-EVAL 118 VISA 239 COMIX 523 IZID POSVETOVANJA Pošiljatelj: Datum: Prejemnik: generalni sekretariat Sveta 12. julij 2016 delegacije Št. predh. dok.: 10605/16 Zadeva: Izvedbeni sklep Sveta o priporočilu za odpravo pomanjkljivosti, ugotovljenih leta 2015 med ocenjevanjem uporabe schengenskega pravnega reda na področju skupne vizumske politike na Nizozemskem V prilogi vam pošiljamo Izvedbeni sklep Sveta o priporočilu za odpravo pomanjkljivosti, ugotovljenih leta 2015 med ocenjevanjem uporabe schengenskega pravnega reda na področju skupne vizumske politike na Nizozemskem, ki ga je Svet sprejel na 3480. seji 12. julija 2016. V skladu s členom 15(3) Uredbe Sveta (EU) št. 1053/2013 z dne 7. oktobra 2013 bo to priporočilo poslano Evropskemu parlamentu in nacionalnim parlamentom. 11204/16 ag/BAI/tu DG D 1 A 1 SL PRILOGA Izvedbeni sklep Sveta o PRIPOROČILU za odpravo pomanjkljivosti, ugotovljenih leta 2015 med ocenjevanjem uporabe schengenskega pravnega reda na področju skupne vizumske politike na Nizozemskem SVET EVROPSKE UNIJE – ob upoštevanju Uredbe Sveta (EU) št. 1053/2013 z dne 7. oktobra 2013 o vzpostavitvi ocenjevalnega in spremljevalnega mehanizma za preverjanje uporabe schengenskega pravnega reda in razveljavitvi Sklepa Izvršnega odbora z dne 16. septembra 1998 o ustanovitvi stalnega odbora o ocenjevanju in izvajanju Schengenskega sporazuma 1 ter zlasti člena 15 Uredbe, ob upoštevanju predloga Evropske komisije, ob upoštevanju naslednjega: (1) Namen tega sklepa o oblikovanju priporočila je Nizozemski priporočiti popravne ukrepe za odpravo pomanjkljivosti, ki so bile leta 2015 ugotovljene v okviru schengenske evalvacije na področju skupne vizumske politike. Po ocenjevanju je bilo z Izvedbenim sklepom Komisije C(2016) 9600 sprejeto poročilo, ki vključuje ugotovitve in ocene ter dobre prakse in pomanjkljivosti, ugotovljene med ocenjevanjem. (2) Glede na pomen uskladitve s schengenskim pravnim redom, zlasti glede pravilnega izvajanja določb, povezanih z vizumskim informacijskim sistemom (VIS), bi bilo treba prednost nameniti izvajanju priporočil (2), (6) in (13). 1 UL L 295, 6.11.2013, str. 27. 11204/16 PRILOGA ag/BAI/tu DG D 1 A 2 SL (3) Ta sklep o oblikovanju priporočila bi bilo treba poslati Evropskemu parlamentu in parlamentom držav članic. V skladu s členom 16(3) Uredbe (EU) št. 1053/2013 ocenjena država članica v treh mesecih od sprejetja priporočila pripravi akcijski načrt za odpravo pomanjkljivosti, ugotovljenih v ocenjevalnem poročilu, ter ga predloži Komisiji in Svetu – PRIPOROČA: Nizozemska bi morala: 1. sprejeti ukrepe za zagotovitev, da se mehanizem čiščenja v sistemu N-VIS 2 pravilno izvaja, tako da se dosjeji samodejno izbrišejo iz N-VIS po poteku obdobja hrambe podatkov, ki je določeno v nacionalni zakonodaji; 2. zagotoviti pravilno uporabo in izvajanje VIS, med drugim tako, da: (a) takoj sprejme ukrepe za zagotovitev pravilne uporabe razveljavitve/preklica ter vnašanje pravilnih informacij v N-VIS in posledično v (EU)VIS; (b) spremeni trenutno prakso za evidentiranje statusa vlog za izdajo vizuma v različnih podatkovnih zbirkah, tako da lahko konzularno osebje v (EU)VIS neposredno vidi status predhodnih vlog za izdajo vizuma, ko obravnava naslednje vloge iste osebe; (c) sprejme ukrepe za zagotavljanje, da ob sprejemu odločitve o razveljavitvi ali preklicu vizuma organ, ki je sprejel odločitev, doda informacijo o statusu, ki nakazuje, da je bil vizum razveljavljen ali preklican, in druge zadevne informacije v skladu s členom 13 uredbe o VIS; 3. sprejeti ukrepe za začetek izvajanja mehanizma VISMail, kot to določa člen 16 Uredbe VIS, in usposobiti osebje za njegovo uporabo; 2 Nizozemski nacionalni IT sistem. 11204/16 PRILOGA ag/BAI/tu DG D 1 A 3 SL v zvezi z veleposlaništvom/konzularnim oddelkom v Ankari: 4. izboljšati obveščanje javnosti, med drugim z: (a) zagotavljanjem, da klicni center zagotavlja pravilne in najnovejše informacije; (b) zagotavljanjem, da so vsepovsod navedene pravilne in ujemajoče se informacije (npr. na spletnem mestu zunanjega ponudnika storitev, spletnem mestu konzularnega oddelka in oglasnih deskah zunaj stavbe veleposlaništva); (c) posodabljanjem spletnega mesta zunanjega ponudnika storitev in spletnega mesta konzularnega oddelka z manjkajočimi informacijami, zlasti v zvezi s poenostavitvami, ki se ponudijo družinskim članom državljanov EU, ki jih zajema Direktiva 2004/38/ES 3; 5. sprejeti ukrepe za zagotavljanje, da se izboljšajo prostori zunanjega ponudnika storitev in zagotovi preprečevanje preferencialne obravnave nekaterih prosilcev, med drugim s: (a) pozivanjem zunanjega ponudnika storitev, po možnosti v sodelovanju z drugimi državami članicami, naj v bližnji prihodnosti posodobi prostore centra za sprejem vlog za izdajo vizuma s ciljem izboljšanja splošnega udobja in zasebnosti prosilcev (ter po možnosti izboljša fizične delovne pogoje za zaposlene ter tako zmanjša tveganje, da se dosjeji založijo ali pomešajo); (b) zahtevo, da se izboljša fizična varnost prostorov, tako da se prepreči, da bi nepooblaščene osebe lahko dobile dostop do dosjejev, zlasti do potovalnih dokumentov; 3 Direktiva 2004/38/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 29. aprila 2004 o pravici državljanov Unije in njihovih družinskih članov do prostega gibanja in prebivanja na ozemlju držav članic, ki spreminja Uredbo (EGS) št. 1612/68 in razveljavlja Direktive 64/221/EGS, 68/360/EGS, 72/194/EGS, 73/148/EGS, 75/34/EGS, 75/35/EGS, 90/364/EGS, 90/365/EGS in 93/96/EGS (UL L 158, 30.4.2004, str. 77). 11204/16 PRILOGA ag/BAI/tu DG D 1 A 4 SL (c) obveščanjem zunanjega ponudnika storitev, da sicer lahko ponuja dodatne storitve in udobnejšo infrastrukturo kot izbirno storitev, vendar preferencialna obravnava prosilcev v zvezi z vizumskimi postopki, kot je dogovarjanje za zgodnejši obisk, ni sprejemljiva; spremembo pravnega instrumenta, ki določa pogoje sodelovanja z zunanjim ponudnikom storitev, tako da zunanjemu ponudniku storitev prepoveduje ponujanje takšne preferencialne obravnave; 6. zagotoviti, da se vsa obvezna polja, določena v Uredbi VIS, v sistemu VIS sistematično izpolnjujejo; 7. prerazporediti osebje, tako da razvrščanje vlog opravlja član konzularnega osebja, ne pa osebje varnostne službe, saj to ne bi smelo imeti dostopa do osebnih podatkov prosilcev preko dostopa do vlog; 8. zagotoviti notranje smernice v zvezi s posebnimi kontrolami, ki jih je treba opraviti, da bi lokalno osebje in osebje na delu v tujini usmerjale, naj natančneje preverja določene prosilce ter zagotavlja bolj sistematično oceno in oceno posameznih primerov v zvezi z migracijskim tveganjem na podlagi lokalnih razmer in v skladu s členom 21 vizumskega zakonika; opomniti osebje, da je notranji „protokol“ smernica, ne pa navodilo za odločanje; 9. pregledati trenutni „protokol“, da je veljavnost izdanih vizumov bolj skladna z oceno potreb prosilca za vsak primer posebej (v skladu s členom 24(2) vizumskega zakonika 4) in da se ustrezno upoštevajo predhodni vizumi, ki so jih izdale druge države članice; 10. zaprositi nizozemski organ za varstvo podatkov za mnenje o združljivosti lokalnih seznamov oseb, pri katerih bo naslednja vloga strožje obravnavana, z Direktivo 95/46/ES Evropskega parlamenta in Sveta 5 in nizozemsko zakonodajo, s katero se direktiva izvaja, ter organ zaprositi za poročilo o njegovih ugotovitvah; 4 5 Uredba (ES) št. 810/2009 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 13. julija 2009 o vizumskem zakoniku Skupnosti (vizumski zakonik) (UL L 243, 15.9.2009, str. 1). Direktiva Evropskega parlamenta in Sveta 95/46/ES z dne 24. oktobra 1995 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov (UL L 281, 23.11.1995, str. 31). 11204/16 PRILOGA ag/BAI/tu DG D 1 A 5 SL 11. zagotoviti, da se dodatni „obrazec za razgovor“ odpravi ter da se osebje, javnost in zunanjega ponudnika storitev seznani, da je ob predložitvi vloge za izdajo vizuma treba izpolniti le obrazec vloge, kot je določen v Prilogi I k vizumskemu zakoniku; v zvezi z uradom za regionalno podporo v Pretorii: 12. pregledati spletno mesto, da javnosti predloži informacije, kako oddati vlogo neposredno na veleposlaništvu, v skladu s členom 17(5) vizumskega zakonika, v povezavi s členom 47(1)(a) in (c); zagotoviti, da so navedene informacije o tem, kako se dogovoriti za obisk; 13. takoj zagotoviti pravilno izvajanje določb člena 13(1) vizumskega zakonika, tako da se vsem prosilcem za vizum prstni odtisi odvzamejo le vsakih 59 mesecev, če ne spadajo v eno od kategorij, za katere se ta zahteva opusti; 14. zagotoviti, da se osebje urada za regionalno podporo zaveda pravno zavezujočih usklajenih seznamov spremnih dokumentov, ki se uporabljajo za države, kjer so uradi za sprejem vlog; 15. naročiti vsem uslužbencem, da strojna čitljivost predanega potovalnega dokumenta ni del meril za dopustnost (člen 19 vizumskega zakonika) in da morajo zato takoj odpraviti prakso, po kateri to upoštevajo v oceni dopustnosti; 16. sprejeti ukrepe za zagotavljanje, da se prostori zunanjega ponudnika storitev izboljšajo in da je zagotovljena popolna skladnost z določbami vizumskega zakonika v zvezi z nalogami, ki jih lahko izvaja zunanji ponudnik storitev, med drugim z: (a) zagotavljanjem, da so prostori zunanjega ponudnika storitev opremljeni z zmogljivostmi za varno skladiščenje vlog za izdajo vizuma, da se vedno zagotovi visoka raven varstva osebnih podatkov prosilcev pred izgubo, uničenjem ali nepooblaščenim dostopom (Priloga X, točka A(e) vizumskega zakonika); (b) navodili zunanjemu ponudniku storitev, naj takoj preneha vnašati pripombe o vlogah v sistem; razmisliti tudi o odstranitvi polja „pripombe“ iz vmesnika za vnos podatkov, ki je na voljo zunanjemu ponudniku storitev; 11204/16 PRILOGA ag/BAI/tu DG D 1 A 6 SL (c) zagotavljanjem, da zunanji ponudnik storitev zaračuna pristojbino v skladu s pogoji iz pravnega instrumenta ali da se spremeni zadevni del pravnega instrumenta, da se zagotovi skladnost pravnega instrumenta z dejanskim stanjem; 17. sprejeti ukrepe za zagotavljanje, da se ne opravi samo formalni pregled spremnih dokumentov, ampak tudi poglobljena in celovita ocena osebnih razmer prosilca, ter da k tej oceni prispeva osebje z dobrim lokalnim znanjem o posameznih državah v jurisdikciji urada za regionalno podporo ter ustreznimi jezikovnimi znanji; 18. pregledati trenutni „protokol“ za zagotavljanje, da je veljavnost izdanih vizumov bolj skladna z oceno potreb prosilca za vsak primer posebej (v skladu s členom 24(2) vizumskega zakonika), tako da se ustrezno upoštevajo predhodni vizumi, ki so jih izdale druge države članice; 19. zagotoviti, da se določbe člena 34(5) vizumskega zakonika in smernic iz poglavja 11.3, dela I priročnika za vizumski zakonik uporabljajo tako, da: (a) se varnostni element „z učinkom skrite podobe“ in beseda „vizum“ uničijo z ostrim predmetom, tako da jih ni več mogoče uporabljati, in (b) da se žig, ki označuje razveljavitev in preklic vizuma, odtisne na vizumsko nalepko, ki je že v potnem listu. V Bruslju, Za Svet predsednik 11204/16 PRILOGA ag/BAI/tu DG D 1 A 7 SL