Rådet for Den Europæiske Union Bruxelles, den 12. juli 2016 (OR. en) 11204/16 Interinstitutionel sag: 2016/0129 (NLE) SCH-EVAL 118 VISA 239 COMIX 523 RESULTAT AF DRØFTELSERNE fra: dato: Generalsekretariatet for Rådet 12. juli 2016 til: delegationerne Tidl. dok. nr.: 10605/16 Vedr.: Rådets gennemførelsesafgørelse om fastlæggelse af en henstilling om afhjælpning af de mangler, der blev konstateret ved evalueringen i 2015 af Nederlandenes anvendelse af Schengenreglerne på området den fælles visumpolitik Vedlagt følger til delegationerne Rådets gennemførelsesafgørelse om fastlæggelse af en henstilling om afhjælpning af de mangler, der blev konstateret ved evalueringen i 2015 af Nederlandenes anvendelse af Schengenreglerne på området den fælles visumpolitik, der blev vedtaget af Rådet på 3480. samling den 12. juli 2016. I overensstemmelse med artikel 15, stk. 3, i Rådets forordning (EU) nr. 1053/2013 af 7. oktober 2013 fremsendes denne henstilling til Europa-Parlamentet og de nationale parlamenter. 11204/16 hsm DG D 1 A 1 DA BILAG Rådets gennemførelsesafgørelse om fastlæggelse af en HENSTILLING om afhjælpning af de mangler, der blev konstateret ved evalueringen i 2015 af Nederlandenes anvendelse af Schengenreglerne på området den fælles visumpolitik RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR — under henvisning til Rådets forordning (EU) nr. 1053/2013 af 7. oktober 2013 om indførelse af en evaluerings- og overvågningsmekanisme til kontrol af anvendelsen af Schengenreglerne og om ophævelse af Eksekutivkomitéens afgørelse af 16. september 1998 om nedsættelse af et stående udvalg for evaluering og anvendelse af Schengenreglerne 1, særlig artikel 15, under henvisning til forslag fra Europa-Kommissionen, og ud fra følgende betragtninger: (1) Formålet med denne afgørelse om fastsættelse af en henstilling er at fremsætte en række henstillinger om foranstaltninger til Nederlandene for at afhjælpe de mangler, der blev konstateret under Schengenevalueringen i 2015 for så vidt angår den fælles visumpolitik. Efter evalueringen vedtog Kommissionen ved gennemførelsesafgørelse C(2016) 9600 en rapport om resultaterne og vurderingen heraf, som indeholder en liste over bedste praksis og de mangler, der blev konstateret under evalueringen. (2) I lyset af betydningen af at overholde Schengenreglerne, navnlig hvad angår en korrekt gennemførelse af bestemmelserne om visuminformationssystemet (VIS), bør det prioriteres at gennemføre henstilling 2, 6 og 13 nedenfor. 1 EUT L 295 af 6.11.2013, s. 27. 11204/16 BILAG hsm DG D 1 A 2 DA (3) Denne afgørelse om fastsættelse af en henstilling bør sendes til Europa-Parlamentet og de nationale parlamenter. Inden for tre måneder efter vedtagelsen skal den evaluerede medlemsstat i henhold til artikel 16, stk. 3, i forordning (EU) nr. 1053/2013 udarbejde en handlingsplan for at afhjælpe de mangler, der blev konstateret i evalueringsrapporten, og forelægge handlingsplanen for Kommissionen og Rådet — VEDTAGET DENNE HENSTILLING: Det henstilles til Nederlandene: 1. at træffe foranstaltninger for at sikre, at slettemekanismen i N-VIS 2 anvendes på korrekt vis, således at ansøgningsfiler automatisk slettes fra N-VIS ved udløbet af den dataopbevaringsperiode, der er fastsat i national lovgivning 2. at sikre korrekt brug og gennemførelse af VIS, bl.a. ved: a) øjeblikkeligt at træffe foranstaltninger for at sikre, at annullering/inddragelse anvendes på korrekt vis, og at der indføres korrekte oplysninger i N-VIS og dermed i (EU)VIS b) at ændre nuværende praksis for så vidt angår registrering af status for visumansøgninger i de forskellige databaser, således at konsulære medarbejdere direkte kan se status for tidligere visumansøgninger i (EU)VIS, når de behandler en efterfølgende ansøgning fra den samme person c) at træffe foranstaltninger for at sikre, at den myndighed, der har truffet afgørelse om at annullere eller inddrage et visum, indfører statusoplysninger, som angiver, at visummet er annulleret eller inddraget, og andre relevante oplysninger, jf. artikel 13 i VISforordningen 3. at træffe foranstaltninger for at starte gennemførelsen af VIS Mail som fastsat i artikel 16 i VIS-forordningen og uddanne personale i brugen heraf 2 Nederlandenes nationale IT-system. 11204/16 BILAG hsm DG D 1 A 3 DA For så vidt angår ambassaden/konsulatet i Ankara 4. at informere offentligheden bedre bl.a. ved at: a) sikre, at callcentret giver korrekte og opdaterede oplysninger b) sikre, at der overalt gives korrekte og overensstemmende oplysninger (dvs. på den eksterne tjenesteyders websteder, konsulatets websted og opslagstavler uden for ambassadebygningen) c) opdatere både den eksterne tjenesteyders og konsulatets websteder med manglende oplysninger, navnlig vedrørende de lempelser, der tilbydes familiemedlemmer til EUborgere, der er omfattet af direktiv 2004/38/EF 3 5. at træffe foranstaltninger for at sikre, at den eksterne tjenesteyders lokaler forbedres, og sikre, at der undgås fortrinsbehandling af visse ansøgere, bl.a. ved: a) eventuelt i samarbejde med andre medlemsstater indtrængende at opfordre den eksterne tjenesteyder til i den nærmeste fremtid at opgradere visumansøgningscentrets lokaler for at forbedre den generelle komfort og sikre fortrolighed for ansøgerne (og eventuelt forbedre personalets fysiske arbejdsforhold, hvorved risikoen for at forlægge eller sammenblande ansøgninger nedbringes) b) at kræve, at lokalernes fysiske sikkerhed styrkes for at forhindre uvedkommende personer i at få adgang til ansøgningsfiler, navnlig rejsedokumenter 3 Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/38/EF af 29. april 2004 om unionsborgeres og deres familiemedlemmers ret til at færdes og opholde sig frit på medlemsstaternes område, om ændring af forordning (EØF) nr. 1612/68 og om ophævelse af direktiv 64/221/EØF, 68/360/EØF, 72/194/EØF, 73/148/EØF, 75/34/EØF, 75/35/EØF, 90/364/EØF, 90/365/EØF og 93/96/EØF (EUT L 158 af 30.4.2004, s. 77). 11204/16 BILAG hsm DG D 1 A 4 DA c) at meddele den eksterne tjenesteyder, at selv om supplerende tjenester og mere bekvemmelige faciliteter kan tilbydes som en særlig tjeneste, er fortrinsbehandling af ansøgere for så vidt angår visumprocedurer, f.eks. mulighed for hurtigere at få en aftale, ikke acceptabel; at ændre det retlige instrument, der fastsætter betingelserne for samarbejde med den eksterne tjenesteyder, for at fastslå, at eksterne tjenesteydere ikke kan tilbyde en sådan fortrinsbehandling 6. at sikre, at alle obligatoriske felter som fastsat i VIS-forordningen systematisk udfyldes i VIS 7. at omfordele personale, således at sorteringen af ansøgninger foretages af konsulære medarbejdere og ikke af personale fra et sikkerhedsselskab, da sidstnævnte ikke bør have adgang til ansøgernes personoplysninger via adgang til ansøgningerne 8. at fastsætte interne retningslinjer vedrørende specifikke kontrolforanstaltninger, som skal gennemføres, for at yde vejledning til lokalt og udsendt personale i at foretage en grundigere undersøgelse af visse ansøgere og en mere systematisk og individuel vurdering af migrationsrisikoen i lyset af lokale forhold og i overensstemmelse med artikel 21 i visumkodeksen; at minde personalet om, at den interne "protokol" for beslutningstagning snarere er en retningslinje end en instruktion i relation til beslutningstagning 9. at revidere den nuværende "protokol", således at gyldighedsperioden for de udstedte visa i højere grad svarer til en individuel vurdering af ansøgernes behov (jf. artikel 24, stk. 2, i visumkodeksen 4), og tage behørigt hensyn til tidligere visa udstedt af andre medlemsstater 10. at konsultere den nederlandske databeskyttelsesmyndighed om, hvorvidt den lokale liste over ansøgninger, der kræver særlig opmærksomhed, er forenelig med Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF 5 og de nederlandske gennemførelsesbestemmelser, og anmode databeskyttelsesmyndigheden om at rapportere om sine resultater 4 5 Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 810/2009 af 13. juli 2009 om en fællesskabskodeks for visa (visumkodeks) (EUT L 243 af 15.9.2009, s. 1). Europa-Parlamentet og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (EFT L 281 af 23.11.1995, s. 31). 11204/16 BILAG hsm DG D 1 A 5 DA 11. at sikre, at den supplerende "interviewformular" afskaffes, og at personale, offentligheden og den eksterne tjenesteyder gøres opmærksom på, at det eneste ansøgningsskema, der skal udfyldes ved ansøgning om visum, er skemaet i bilag I til visumkodeksen For så vidt angår det regionale støttekontor i Pretoria 12. at revidere webstedet for at informere offentligheden om, hvordan man indgiver ansøgning direkte til ambassaden, jf. artikel 17, stk. 5, i visumkodeksen sammenholdt med artikel 47, stk. 1, litra a) og c), og sikre, at der oplyses om, hvordan der aftales tid 13. straks at sikre korrekt gennemførelse af bestemmelserne i artikel 13, stk. 1, i visumkodeksen, således at visumansøgeres fingeraftryk kun indsamles hver 59. måned, medmindre ansøgerne tilhører en af de kategorier, der er fritaget for dette krav 14. at sikre, at det regionale støttekontors personale har kendskab til retligt bindende harmoniserede lister, som gælder for de lande, hvor der findes ansøgningscentre 15. at informere alt personale om, at maskinlæsbarhed for det rejsedokument, der fremlægges, ikke er et antagelighedskriterium (artikel 19 i visumkodeksen), og straks afskaffe praksis med at tage hensyn til maskinlæsbarheden ved antagelighedsvurderingen 16. at træffe foranstaltninger for at sikre, at den eksterne tjenesteyders lokaler opgraderes, og sikre fuldstændig overholdelse af bestemmelserne i visumkodeksen for så vidt angår de opgaver, der kan udføres af eksterne tjenesteydere, bl.a. ved: a) at sikre, at den eksterne tjenesteyders lokaler udstyres med sikre oplagringsfaciliteter for visumansøgninger for til enhver tid at sikre et højt beskyttelsesniveau, der beskytter ansøgernes personoplysninger mod hændeligt tab, tilintetgørelse eller uautoriseret adgang (bilag X, punkt A, litra e), i visumkodeksen) b) at anmode den eksterne tjenesteyder om straks at ophøre med at indføre kommentarer om ansøgningerne i systemet; desuden at overveje at fjerne "kommentar"-feltet fra den indlæsningsgrænseflade, som den eksterne tjenesteyder har adgang til 11204/16 BILAG hsm DG D 1 A 6 DA c) at sikre, at den eksterne tjenesteyder opkræver afgifterne i henhold til det retlige instrument, eller at ændre den relevante del i det retlige instrument for at sikre, at de retlige instrumenter afspejler virkeligheden 17. at træffe foranstaltninger for at sikre, at der ikke bare foretages en formel gennemgang af støttedokumenterne, men en grundig og mere omfattende vurdering af ansøgernes personlige situation, og at personale med grundigt lokalt kendskab til de respektive lande under det regionale støttekontors jurisdiktion og med de relevante sprogkundskaber bidrager til denne vurdering 18. at revidere den nuværende "protokol" for at sikre, at gyldighedsperioden for de udstedte visa i højere grad svarer til en individuel vurdering af ansøgernes behov (jf. artikel 24, stk. 2, i visumkodeksen) under behørig hensyntagen til tidligere visa udstedt af andre medlemsstater 19. at sikre, at bestemmelserne i artikel 34, stk. 5, i visumkodeksen og retningslinjerne i håndbogen om visumkodeksen, del I, kapitel 11.3, anvendes, således at: a) sikkerhedselementet "kipeffekt" og udtrykket "visum" gøres ubrugeligt ved brug af et skarpt instrument, og b) der placeres et stempel, som angiver, at visummet er annulleret og inddraget, på visummærkater, der allerede er indsat i passet. Udfærdiget i Bruxelles, den [...]. På Rådets vegne Formand 11204/16 BILAG hsm DG D 1 A 7 DA