1. No category

Sekretariatschef,
Velfærdsforvaltningen
Norddjurs Kommune, august 2016
1
Opdragsgiver
Norddjurs Kommune
Adresse
Torvet
3
8500 Grenaa
Telefon 89 59 10 00
Stilling
Sekretariatschef, velfærdsforvaltningen
Refererer til
Velfærdsdirektør Kenneth Koed Nielsen
Ansættelsesforhold
Ansættelsen sker på overenskomstvilkår med et årligt lønniveau på ca. 600.000 kr., excl. pension.
Tiltrædelse er den 1. november 2016.
Yderligere oplysninger
Kan fås ved henvendelse til velfærdsdirektør Kenneth Koed
Nielsen, Norddjurs Kommune, telefon 21 37 56 17 / 89 59 10
06.
Der
henvises
til
Norddjurs
Kommunes
hjemmeside
www.norddjurs.dk
Rekrutteringsprocessen
Følgende datoer er planlagt i forløbet:
Ansøgningsfrist:
12.september 2016
1. samtale:
20. september 2016
Test:
21.-22. september 2016
2. samtale:
26. september 2016
2
Kort om Norddjurs Kommune
Norddjurs Kommune har et samlet areal på godt 721 km2 og byder bl.a. på et rigt kulturliv og en enestående natur, herunder 114 km kyststrækning. Infrastrukturen er på plads med gode forbindelser til Aarhus
og Randers.
Norddjurs Kommune har ca. 38.000 indbyggere, og der er ca. 3.600 ansatte i kommunen.
På Norddjurs Kommunes hjemmeside kan der læses mere om kommunen – herunder kommunens værdier,
personalepolitik og ledelsesgrundlag.
Politisk organisation
Norddjurs Kommunes kommunalbestyrelse består af 27 medlemmer. Jan Petersen (A) er borgmester.
Der er etableret følgende udvalgsstruktur i kommunen:

Økonomiudvalg

Arbejdsmarkedsudvalg

Børne- og ungdomsudvalg

Kultur- og udviklingsudvalg

Miljø- og teknikudvalg

Voksen- og plejeudvalg

Erhvervsudvalget.
Administrativ organisation
Der er en flad, administrativ organisering i Norddjurs Kommune med 2 ledelseslag, henholdsvis et direktions- og et fagchefniveau.
Den kommunale organisation er kendetegnet ved et betydeligt ledelsesrum og en tydelig handlingsorientering.
3
Velfærdssekretariatet
Velfærdssekretariatet er en central og tværgående sekretariatsfunktion i velfærdsforvaltningen. Sekretariatschefen refererer til velfærdsdirektøren og indgår i velfærdsforvaltningens chefgruppe sammen med
velfærdsdirektøren, skole- og dagtilbudschefen, socialchefen, samt sundheds- og omsorgschefen.
Der er fem dygtige og engagerede medarbejdere i sekretariatet – heraf tre med AC-baggrund og to med
HK-baggrund.
Velfærdsforvaltningens overordnede organisationsstruktur fremgår nedenfor.
4
Velfærdsdirektør
Velfærdssekretariat
Sundheds- og
omsorgsområdet
Socialområdet
Skoledagtilbudsområdet
Velfærdssekretariatet varetager en lang og bred række af funktioner og opgaver, der bl.a. omfatter følgende:

Udarbejdelse og kvalitetssikring af dagsordener til børne- og ungdomsudvalget samt voksen- og
plejeudvalget.

Udarbejdelse af konkrete dagsordenspunkter i sager af tværgående karakter.

Opfølgning på udmøntningen af politiske beslutninger i de to fagudvalg samt økonomiudvalget og
kommunalbestyrelsen.

Udarbejdelse og løbende opdatering af arbejdsplaner for børne- og ungdomsudvalget og voksenog plejeudvalget samt styring/koordination i forbindelse med velfærdsforvaltningens udarbejdelse
af dagsordenspunkter.

Udarbejdelse og kvalitetssikring af dagsordener til handicaprådet, ældrerådet, frivilligrådet, dialogforum for socialt udsatte samt dialogforum for integration.

Sagsbehandling i forbindelse med udmøntning af frivilligpuljen samt handicaprådets tilgængelighedspulje.

Understøttelse ad det frivillige sociale arbejde i Norddjurs Kommune ved bl.a. at give råd og vejledning til frivillige sociale foreninger samt medarbejdere i Norddjurs Kommune.

Indgå i det tværgående samarbejde sammen med de centrale sekretariatsfunktioner i Norddjurs
Kommune.

Deltage i Norddjurs Kommunes lederforum.

Indgå i det tværgående samarbejde i forbindelse med IT-sikkerhed og udvikling af de administrative IT-systemer.

Indgå i den tværgående kommunikationsgruppe.

Deltage i udarbejdelsen af overordnede og tværgående politikker.

Deltage i løsningen af større, strategiske og/eller tværgående analyse-, planlægnings-, økonomi-,
IT-, velfærdsteknologi- og udviklingsopgaver.
5

Udarbejdelse af velfærdsforvaltningens bidrag til kommuneplanen.

Indgå i arbejdet med rammeaftaler og sundhedsaftaler.

Bistå med planlægning, styring og koordinering af anlægsprojekter – og herunder sikre og formidle
det tværgående samarbejde med udviklingsforvaltningen og økonomiafdelingen.

Bogføring af udgifter i forbindelse med anlægsprojekter.

Varetage juridisk og administrativ bistand og koordination i forbindelse med komplicerede sager
om udbud, klager, forsikringsforhold, offentligretlige forhold mv. i samarbejde med andre specialistfunktioner i kommunen.

Udarbejdelse af ledelsesinformation med henblik på løbende opfølgning på bl.a. forbruget af servicetilbud samt velfærdsforvaltningens resultater og målopfyldelse.

Udvikling og gennemførelse af brugertilfredshedsundersøgelser.

Sekretariats- og konsulentbistand til ledelsen i Djurs Mad I/S.

Deltage i diverse kommunesamarbejder og tværkommunale klyngemøder.

Koordinering og udbygning af aktiviteterne i konsulentnetværket for udviklingskonsulenter i velfærdsforvaltningen.

Koordinering af aktiviteterne i forbindelse med Must-Win-Battles.

Ad hoc opgaver – f.eks. udarbejdelse af notater mv.
Sekretariatschefens opgaver
Sekretariatschefen har ansvaret for velfærdssekretariatets ledelse, udvikling og opgavevaretagelse – herunder den direkte personaleledelse af sekretariatets medarbejdere.
Sekretariatet varetager en lang række, meget forskellige og spændende opgaver, der spænder fra strategisk vigtige udviklingsopgaver til væsentlige, driftsrettede opgaver. Opgavemængden spænder fra opgaver, der skal løses her og nu, til opgaver, som løses i længere udviklingsprocesser, fra servicering af to
politiske udvalg over omfattende analyse- og udviklingsfunktioner til deltagelse i det kommunale planarbejde.
Foruden, at sekretariatschefen skal fungere som den administrative garant for opgavernes og sagernes
kvalitet og levering, rummer stillingen således muligheder for, at sekretariatschefen kan engagere sig
mere dybdegående i de opgaver eller funktioner, hvor den nye chef har særlige kompetencer/interesser.
Der er plads til udvikling og til at engagere sig i opgaver, som alle har en væsentlig strategisk betydning
for velfærdsforvaltningen. Stillingen kan derfor være en spændende mulighed for ledere/ledelsestalenter,
der er på vej i karrieren og/eller som springbræt til en senere stilling med større ansvar.
6
I sekretariatsarbejdet skal den nye chef fungere med udpræget professionalisme og med et skarpt blik for,
hvad der foregår i velfærdsforvaltningen, ligesom chefen formår at tage initiativ til at sætte nye opgaver,
løsninger og processer i værk.
Det er ikke mindst vigtigt, at sekretariatschefen kan se idéen med en organisationsstruktur baseret på
sammenhængende faglige indsatser, og hvilke muligheder dette giver i en administrativ og servicemæssig
sammenhæng. De understøttende administrative processer og arbejdsgange skal forløbe med smidighed,
ensartethed, rigtig timing og være præget af positiv dialog, så der ikke skabes unødige flaskehalse. Sekretariatschefen skal sætte sig i spidsen for, at den administrative, økonomiske og velfærdsfaglige kvalitetssikring er i top, og at der løbende udarbejdes kvalitetsstandarder, når der er behov for det.
I ledelsesarbejdet indgår sekretariatschefen i tæt og løbende sparring med velfærdsdirektøren. Sekretariatschefen skal hurtigt finde ind til et konstruktivt samspil med direktøren på en sådan måde, at der skabes
merværdi i de administrative og forvaltningsmæssige processer. Sekretariatschefen fungerer med overblik
over forvaltningens samlede opgavevaretagelse og skal således kunne navigere både internt i velfærdsforvaltningen og på tværs af hele kommunens forvaltning, så vedkommende til stadighed er afstemt og i balance med forvaltningens retning. Det er således vigtigt, at sekretariatschefen indgår aktivt i det tværgående samarbejde med kommunens øvrige sekretariatschefer.
I samspillet med forvaltningens fagchefer formår sekretariatschefen på en og samme tid at understøtte og
udfordre opgaveløsningen. Det er helt centralt, at sekretariatschefen fungerer som en aktiv medspiller i
den tværgående og strategiske ledelse og udvikling af den samlede velfærdsforvaltning i samspil med forvaltningens direktør og chefgruppe. I dette arbejde skal den nye chef medvirke til, at der skabes hensigtsmæssige og enkle strukturer og processer.
Det er ligeledes væsentligt, at sekretariatschefen formår at koordinere og udbygge det tværgående konsulentnetværk, der er etableret på tværs af forvaltningen – herunder styrke arbejdet med must-win-battles.
Det er vigtigt, at sekretariatschefen ikke er bange for selv at tage fat i den konkrete opgaveløsning og
samtidig giver plads til at sekretariatsmedarbejderne kan udfolde deres særlige kompetencer. I den løbende ledelse af sekretariatet formår sekretariatschefen at skabe overblik og prioritering, give faglig sparring og sikre kontinuitet.
På den faglige bane formår sekretariatschefen at levere høj administrativ kvalitet og levering til tiden. I
den forbindelse formår den nye chef at byde ind med forslag til løsninger og på den måde skabe merværdi
i sagerne. Sekretariatschefen skal derfor mestre både skriftlig og mundtlig formidling på overbevisende
måde.
7
Kompetenceprofil
Uddannelse og erfaring
Den nye chef har formentlig en samfundsvidenskabelig uddannelsesbaggrund gerne suppleret med en ledelsesmæssig efteruddannelse.
Det forventes, at den nye chef formår at arbejde analytisk og strategisk på højt niveau samt er fortrolig
med problemstillinger og udfordringer inden for de brede velfærdsindsatser. Indsigt i et eller flere af forvaltningens fagområder foretrækkes.
Ledelseserfaring fra en politisk styret organisation er væsentlig, og ledelsestalentet må derfor godt må
fylde en del. Det er af afgørende vigtighed, at den nye chef er helt skarp på og har forståelse for at arbejde på strategisk niveau i en politisk styret organisation. Erfaringer opnået i en kommunal sammenhæng
er ønskelige, men ikke en forudsætning.
Et godt indblik i og erfaring med planlægning, styring, økonomi og administration kendetegner ligeledes
sekretariatschefens baggrund.
Personlige egenskaber
Sekretariatschefen skal først og fremmest gå forrest i løsningen af velfærdssekretariatets opgaver, men
samtidig give plads til dygtige og engagerede medarbejdere. Den nye chef trives i og motiveres af sekretariatsarbejdet – også når det til tider går rigtig stærkt.
I ledelsesarbejdet formår sekretariatschefen at have mange bolde i luften og er kendetegnet ved stort
overblik, troværdighed og analytisk skarphed. Sikker dømmekraft, høj kvalitet samt en veludviklet strategisk og økonomisk sans er væsentlige egenskaber. Sekretariatschefen er udadvendt, kommunikerende
samt resultat- og udviklingsorienteret.
Sekretariatschefen mestrer til fulde det tværgående samspil og samarbejde både internt i velfærdsforvaltningen og på tværs af hele den kommunale organisation – herunder samarbejdet med kommunens andre forvaltningssekretariater. Evnen til at navigerer i en position, hvor flere modsatrettede interesser
mødes er tydelig, og sekretariatschefen fungerer her med både diplomati, vedholdenhed og på en direkte
facon.
Internt i velfærdsforvaltningen fungerer den nye chef som en aktiv holdspiller og kompetent sparringspartner i forhold til direktøren og chefgruppen, ligesom vedkommende formår at vise initiativ og gennemslagskraft.
8
Ledelsesstilen har et værdibaseret udgangspunkt, hvor loyalitet og ordentlighed er fremtrædende egenskaber. I samarbejdet med ledere og medarbejdere agerer sekretariatschefen med åbenhed, tillid og situationsfornemmelse samt med blik for at inddrage og involvere bredt. Samspillet skal være præget af en
uformel og uhøjtidelig tilgang.
Naturlig gennemslagskraft, høj personlig integritet samt særdeles gode evner til skriftlig og mundtlig formidling og kommunikation er nødvendige forudsætninger.
Andet
Kandidater til stillingen skal være indstillet på at gennemgå et testforløb.
9