1. No category

Byrådssak
377/16
Orientering om programmet Smart omsorg
GEHA
ESARK-40-201521714-20
Hva saken gjelder:
Programmet Smart omsorg er byrådets satsing for å muliggjøre et kvalitetsløft, en modernisering og en
langsiktig omstilling av helse- og omsorgsfeltet.
Byrådet ønsker i denne saken å orientere bystyret om arbeidet med programmet Smart omsorg. Saken er
omtalt i budsjettet for 2015 og 2016, men har ikke vært utdypet i en egen sak. Byrådet fremmer derfor
denne saken for å orientere bystyret om programmet og prosessen.
En hovedlinje gjennom programmet Smart omsorg er å møte brukerne av tjenestene mer helhetlig.
Tjenestedesign er en metode som setter brukeren i fokus, og organiserer tjenestene rundt brukeren. Både
bedre brukertilfredshet, og bedre arbeidsflyt og arbeidshverdag for medarbeiderne er hovedmål for Smart
omsorg-satsningen. Styrkingen av e-helse skal også underbygge dette, og gjøre tjenestene mer
tilgjengelige for befolkningen.
Programmet har vært i drift siden 2015 og vil fortsette ut 2018. Programmet er delt inn i fem delprogram.
Det legges med dette fram en statusoppdatering for programmet.
Det er gjennomført programrekruttering, prosjektorganisasjon har satt seg og delprogram og målsetninger
er beskrevet og planlagt. Programmet forvalter en omfattende programportefølje, der 28 prosjekter er
beskrevet, prosjektert og prioritert. Disse prosjektene er i gjennomføring. Noen prosjekter er ferdig
gjennomført, og flere prosjekter venter på prioritering. En stor andel av prosjektene er e-helseprosjekter,
med målsetninger om gevinstrealisering og kvalitetsheving.
Programmet Smart omsorg jobber kunnskapsbasert, og er i samhandling med ulike forsknings- og
utdanningsinstitusjoner. Dette styrker kommunens kompetansenettverk og bidrar til at kommunen
arbeider mer innovativt.
Begrunnelse for fremleggelse for bystyret:
Oppgaver for Bergen bystyre 2015-2019, vedtatt i bystyret 21.10.15 (B-sak 234-15), kapittel 4.1 om
Kommunale planer, planer som fastsetter mål og strategier for politikkområder og utforming av
tjenesteproduksjon og overordnete fag- og sektorplaner/delplaner.
Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak:
Bystyret tar redegjørelsen om programmet Smart omsorg til orientering.
Dato:
20. oktober 2016
Dette dokumentet er godkjent elektronisk.
Harald Schjelderup
byrådsleder
1
Rebekka Ljosland
byråd for helse og omsorg
Vedlegg:
Porteføljeoversikt iht. fremdrift
2
Saksutredning:
Bakgrunn – demografiske endringer, samfunnsreformer og IKT
Program for Smart omsorg, er etablert for å støtte opp om en betydelig omstilling og modernisering i
helse- og omsorgstjenestene. Programmet er omtalt og har funnet sin finansiering i budsjettene 2015 og
2016.
Kommunale helse- og omsorgstjenester er under press og påvirkes i stor grad av samfunnsreformer som
Samhandlingsreformen og senere Primærhelsetjenestemeldingen. Kommunene får flere helse- og
omsorgsoppgaver, og pasientene utskrives tidligere og sykere. Bergen kommune utmåler i dag 20 % flere
timer hjemmesykepleie enn for tre år siden. Forventningene til tjenestenivået i kommunene blir også
stadig større.
Det arbeides med tilpasninger i organiseringen av helse- og omsorgstjenestene i kommunene. Bedre
pasientflyt og hensiktsmessige IKT- løsninger internt i kommunene og i samhandling med sykehusene
står sentralt. Det samme gjør behovet for en styrking av kunnskapsgrunnlaget i tjenestene. Med bedre
dokumentasjon på hvilke tiltak som virker, vil tjenestene bedre sin kvalitet og produktiviteten vil øke.
Helse- og omsorgsfeltet i norske kommuner utgjør nå større samlede driftsutgifter enn
spesialisthelsetjenestene. Reduserte skatteinntekter til kommunen i årene som kommer vil, sammen med
økningen i eldrebefolkningen gi et press på de kommunale helse- og omsorgstjenestene. Kommunene
merker allerede demografiutviklingen, og befolkningsframskrivinger for 2016-2100 fra SSB viser at
denne økningen er større enn forventet i gruppen eldre over 90 år.
Kommunene må posisjonere seg for å innføre forbedrede e-helseløsninger som følge av nasjonal satsing.
Det er opprettet et eget Direktorat for e-helse under Helse- og omsorgsdepartementet. IKTstandardisering er et hovedvirkemiddel, og kommunene og sykehusene arbeider sammen om målbildet Èn
innbygger og èn journal.
Undersøkelse om IKT og digitalisering i kommune-Norge viser at helse- og omsorgsfeltet også ligger
etter mht. digitalisering. Tall som kommer fra Direktoratet for e-helse viser at kommunene bruker 40 %
til IKT-investeringer. Til sammenlikning bruker sykehusene 60 %. Nasjonale prosjekter på IKT-området
er etablert, men krever en utvikling av infrastrukturen kommunalt. Det kreves samordning og etablering
av IKT-plattformer i kommunene som muliggjør kommunikasjon mellom borgeren, kommunen og
spesialisthelsetjenesten. Videre er det behov for å styrke beslutningsstøttesystemer i kommunen alle
områder. Dette er foreløpig mangelfullt og vil være av stor betydning for kvaliteten i helsetjenestene.
En IKT-analyse av Byrådsavdeling for helse og omsorgs fagsystemer gjennomført ved etableringen av
Smart omsorg-programmet, viste at bare denne avdelingen forvalter 44 ulike, lukkede fagsystemer.
Fragmenteringen skaper hindre for god samhandling, også internt i kommunen.
1. Smart omsorg programmet
En hovedlinje gjennom programmet Smart omsorg er å møte brukerne av tjenestene mer helhetlig.
Tjenestedesign er en metode som setter brukeren i fokus, og organiserer tjenestene rundt brukeren. Både
bedre brukertilfredshet, og bedre arbeidsflyt og arbeidshverdag for medarbeiderne er hovedmål for Smart
omsorg-satsingen. Styrkingen av e-helse skal også underbygge dette, og gjøre tjenestene mer tilgjengelige
for befolkningen.
Programmet er byrådets satsing for å muliggjøre en modernisering og langsiktig omstilling av tjenester og
arbeidsflyt innen helse- og omsorgsfeltet. Det har vært i drift siden 2015 og vil fortsette ut 2018.
Programmet er delt inn i fem delprogram.
3
1.Bo lenger hjemme
Dette delprogrammet er det mest omfattende, og har som mål å legge til rette for at innbyggerne skal
kunne bo lenger i eget hjem. Dette er i tråd med det de fleste eldre selv ønsker. For eldre personer kan det
være kritisk å komme raskt tilbake etter et funksjonsfall. Trening og støtte skjer i hjemmet, og det er
viktig at treningen relateres til daglige aktiviteter som oppleves viktig for den enkelte slik at personen
opplever motivasjon og mestring. Derfor rettes tjenestene mot å forebygge og legge til rette for
hverdagsmestring. Dette omtales som et paradimeskifte i tjenester hvor man går fra å gi passiv hjelp til å
gi hjelp til selvhjelp. Hvis vi skal greie å opprettholde gode tjenester til en raskt voksende eldre
befolkning må ressursene utnyttes godt. Det er et mål å bruke mer tid på pasientrettetarbeid og mindre tid
på administrativt arbeid og logistikk. Organisering og arbeidsflyt i hjemmetjenestene, og styrket
samarbeid med fastlegene er av betydning for å nå dette delmålet. Det samme er mer bruk av teknologi,
som trygghetspakker, og organisering av responssenter.
2.Riktig innsats for barn og unge
Byrådet leverer planen Bergens barn, byens framtid, og delprogrammet Riktig innsats for barn og unge
skal støtte opp om satsingene i planen, og bidra til å gi helhetlige tjenester for barn og unge. En god
oppvekst varer hele livet, og Smart omsorg skal sikre en brukerorientert utvikling av tjenester for barn og
unge.
For lite systematisk og lite helhetlig bruk av virkemidler kan før til unødvendig bruk av mer omfattende
tiltak. Barneverntjenesten i Bergen har høye tiltakskostnader. Riktig innsats til riktig tid skal løse
utfordringsbildet gjennom økt bruk av forebyggende tjenester, standardisere terskler og arbeidsprosessene
i barnevernet og redusere avvik som følge av bedre kvalitet. Det arbeides med å fjerne tidstyvene i
barnevernet og helsestasjonene, med bruk av teknologi og bedre organisering.
3. Modernisere tjenester til utviklingshemmede
Hverdagen til mennesker med utviklingshemming og deres pårørende kan være utfordrende, og
delprogrammet Modernisere tjenester til utviklingshemmede skal forbedre dagtilbud, avlastning og bolig
på en smartere måte, til beste for målgruppen.
Å modernisere tjenester til utviklingshemmede handler om å bruke personalressurser på en mer
hensiktsmessig måte, styrke kunnskapsbaserte fagmiljø og utnytte boliger og arealer på en bedre måte.
Tjenestene for utviklingshemmede er fragmentert med mange små enheter. Videre ligger dagtilbudet
gjerne langt fra stedet brukeren bor. Dette er dyrt og ressurskrevende for Bergen kommune med tanke på
både areal, transport og ressurser. Også her er det et mål å øke den relative brukerrettede tiden, og
fokusere på kvalitet og trivsel for den enkelte bruker. Å styrke fagmiljøene handler om å øke den formelle
kompetansen til de ansatte, og videreutvikle gode bemanningsløsninger.
4. Modernisere forvaltningen
Delprogrammet skal bidra til å gi rett tjeneste med riktig utmåling innenfor vedtatte rammer, og dreie
forvaltningspraksisen i retning av hverdagsmestring og andre nye tiltak. Riktige vurderinger er viktig for
å kunne gi borgeren gode tjenester. Å kunne sette inn forebyggende tiltak til rett tid gjør at ressurser hos
borgeren og tjenestene brukes fornuftig. Hverdagsrehabilitering skal mobilisere brukerens ressurser på en
god måte som gjør personen mer selvhjulpen. Modernisering av forvaltningen skal bidra til å løse
utfordringsbildet gjennom digitalisering og automatisering av prosesser. Det er også et mål å gjøre
forvaltningstjenestene enda mer tilgjengelige for brukere og pårørende.
5. Digitalisere helse og omsorg
Mange fagsystemer med liten grad av integrasjon som ikke i tilstrekkelig grad støtter opp rundt det
samlete tjenestebehovet, bidrar til økte kostnader for kommunen. Digitalisere helse og omsorg skal løse
utfordringsbildet gjennom automatisering av arbeidsprosesser, økning i graden av digital
innbyggerinteraksjon og innføring av nye nasjonale løsninger. Ved å integrere systemene vil man blant
annet få et bedre kunnskapsgrunnlag for å ta beslutninger.
4
Med Smart omsorg vil Bergen kommune sikre at tjenestene organiseres med utgangspunkt i
brukerperspektivet, at tjenestene har god kvalitet og utnytter kommunens ressurser på en god måte. For å
nyttiggjøre seg den teknologiske utviklingen innen IKT, velferdsteknologi og e-helse kreves
koordinering, samarbeid og struktur. Programmet har en bred kontaktflate internt og eksternt og bidrar til
bedre oversikt og styring av Bergen kommunes mange prosjekter på helse og omsorgsfeltet. Programmet
forholder seg til fagplaner, politiske mål og Bergen kommunes rammeverk for virksomhetsutvikling.
3. Programorganisering
Kommunaldirektør for BHO er programeier av Smart omsorg. Styringsgruppen ledes av
kommunaldirektør og består av byrådsavdelingens store ledergruppe med seksjonsledere, etatsdirektører
og ansattrepresentanter. Gruppen sikrer god forankring i organisasjonen og arbeidstakerorganisasjonene.
Programleder for Smart omsorg er Alette Hilton Knudsen. Programleder rapporterer direkte til
kommunaldirektør. Programmet er inndelt i fem delprogram som ledes/koordineres av
delprogramkoordinatorer. Koordinatorene utgjøres av medarbeiderne i programkontoret.
I hvert delprogram er det flere prosjekter som ledes av prosjektledere, ofte er det en medarbeider som er
hentet fra linjeorganisasjonen.
Kompetansen i programkontoret er tverrfaglig sammensatt med helsefag, arbeids og
organisasjonspsykologi, IKT-virksomhetsarkitektur, generell IKT, tjenestedesign og arealplanlegging.
Dette er et godt utgangspunkt for å tenke innovativt og nærme seg problemstillinger på andre måter enn
tidligere. Virksomhetsarkitektur er nytt fagområde i byrådsavdelingen og har fokus på helhetlig tenkning
på IKT-området. Også tjenestedesign er et relativt nytt fagområde i offentlig sektor som setter brukeren i
sentrum for tjenesteutviklingen, og organiserer tjenestene rundt brukeren.
Programmet er avhengig av et tett og forpliktende samarbeid med linjeorganisasjonen, som besitter og
legger til rette for et godt samarbeid med prosjektene gjennom prosjektoppfølging og kompetansehevende
tiltak. Prosjektlederne benytter kontorarbeidsplasser i Smart omsorg sine lokaler i Magistraten. Læring og
endring må finne sted i linjen om man skal greie å realisere gevinstene som er forventet i programmet.
Dette krever kompetente og dedikerte linjeledere som kan endringsledelse og evner å ta prosjekter opp i
linjen på en systematisk og målrettet måte.
Også IKT-konsern, under Byrådsavdeling for finans, innovasjon og eiendom bidrar betydelig til
programmet. En tett samhandling med kommunens ikt-utviklingsmiljø er en forutsetning for
resultatoppnåelse i programmet.
4. Prosjektportefølje
Delprogrammet Bo lenger hjemme har til nå 7 prosjekter. Trygghetspakker prøver ut velferdsteknologi
som trygghetsalarmer, gps-sporing og ulike former for medisineringsstøtte i de hjemmebaserte tjenestene.
Prosjektet er i en evalueringsfase. Hverdagsrehabilitering er et intensivt tverrfaglig rehabiliteringstilbud
som nå utbreddes til alle bydeler. Hverdagsmestring er en viktig tankegang i dette prosjektet som viser
gode resultater med hensyn til brukereffekt, som også gir gevinster i de hjemmebaserte tjenestene. Elås
gir hjemmetjenesten anledning til å låse seg inn hos pasienter ved hjelp av mobiltelefonen ved at en
elektronisk lås monteres i døren. Dette gir større trygghet for pasienten og sparer hjemmetjenesten for en
omfattende og tidkrevende nøkkellogistikk. Responssenter er muliggjort gjennom den nye elektroniske
trygghetsalarmen, og skal motta alarmer fra ulike typer velferdsteknologi og alarmer i de hjemmebaserte
tjenestene. Mobil omsorg og Smart organisering av hjemmebaserte tjenester er sentrale prosjekter i denne
porteføljen. Mobil omsorg og bruk av mobiltelefon i tjenesten på sikker sone gir hjemmebaserte
tjenestene anledning til å bli helsefaglig oppdatert og operativ hjemme hos brukerne, uten å måtte dra
tilbake til basen for å oppdatere seg. Mye dobbeltarbeid unngås ved innføring av nye verktøy og
teknologi, og dette kan styrke den brukerrettede delen av tjenestene. Smart organisering av de
hjemmebaserte tjenestene bygger på en ekstern logistikkanalyse, og har som mål å frigjøre mer tid til
5
pasientrettet arbeid i hjemmetjenesten.
Delprogrammet Riktig innsats til riktig tid har prosjekter rettet mot barn og unge. Prosjektet Sammen om
riktig hjemsted i barnevernet har som formål å styrke kvaliteten på tjenestene for barn og unge.
Delprogrammet følger kunnskapsbaserte råd om at tiltak i familien og i nettverk er det beste for barn og
unge som skal ha tjenester av barnevernet. Det arbeides med opplæring, holdningsskapende arbeid samt
arbeid med å identifiserte barrierer i kommunen, i samhandlingen med Bufetat og andre samarbeidsparter
(PBU, Helse Bergen). Prosjektet skal sikre at det enkelte barn får riktig tiltak med riktig varighet.
Prosjektet er initiert sammen med brukerorganisasjonen Forandringsfabrikken. Bedre bruk av teknologi,
e-helse og mobile plattformer er også områder som vil løftes innen dette delprogrammet.
Delprogrammet Modernisere tjenester til utviklingshemmede har også flere prosjekter i gang. Målet er å
gi enda bedre tjenester til våre brukere med utviklingshemming, og gode og robuste fagmiljø for våre
ansatte. I prosjektet Strategisk boligportefølje gjennomføres en kartlegging for å få oversikt over
bofelleskapene for videre vurdering av hva som kan styrke tjenesten, nødvendige utbedringer, påbygg
eller avvikling. Hensikten med kartleggingen er å vurdere mulighet til å; redusere arealkostnader ved å få
et hensiktsmessig antall brukere i bofelleskap, redusere driftskostnader ved å bruke det arkitektoniske
som verktøy og skape mer robuste og større fagmiljøer og gi bedre kvalitet for bruker ved at en har bedre
tilgang på kompetente fagressurser.
Logistikk prosjektet gjennomgår tjenester til utviklingshemmede, for å kartlegge brukerrettet tid og om
innsatsområdene er utnyttet optimalt. Denne analysen vil kunne gi grunnlag for prioriteringsarbeidet som
skal gjøres i forkant av nye prosjekter og tiltak i delprogrammet. Det identifiseres hvordan tjenestene til
utviklingshemmede eventuelt kan organiseres bedre, med en mer hensiktsmessig daglig drift i
bofellesskap, dagsenter, avlastning og hjemmetjenester utenfor bofellesskap.
Delprogrammet Modernisering av Forvaltningen inngår i de øvrige delprogrammene, men prosjektet
Anskaffelse av digitale medarbeidere vil gjøre teknologi for automatisering av arbeidsprosesser
tilgjengelig i Bergen kommune på sikker sone. Teknologien omtales som Robotic Process Automation
(RPA). I prosjektet vil man vurdere hvorvidt fire foreslåtte arbeidsprosesser fra Byrådsavdelingen for
helse og omsorg bør automatiseres. Prosesser som blir funnet egnet vil bli implementert i verktøyet.
Delprogrammet Digitalisering i helse og omsorg er det andre store delprogrammet, som inkluderer
samtlige etater. Av 13 prosjekter i dette delprogrammet er noen nasjonale, der Bergen kommune deltar i
utviklingen av standard løsninger. E-resept/forskrivningsmodulen, felles legemiddelliste og digital
innbyggertjenester handler om å gjøre kommunen i stand til å ta i bruk nasjonale løsninger. Dette støtter
også opp om målbildet en innbygger, en journal. I disse dager sluttføres også innføringen av helsefaglig
beslutningstøttesystem på alle sykehjemmene i Bergen. Det gir bedre helsefaglige tjenester, og leverer
automatiserte datauttrekk til forskning.
Det arbeides også internt i Bergen kommune med å konsolidere og integrere våre systemer, slik at
beslutninger kan fattes på et enda bedre helsemessig informasjonsgrunnlag på alle nivåer i
organisasjonen.
5. Samarbeid og kunnskapsbasering
For å kunne fortsette å gi helhetlige og gode helse- og omsorgstjenester for byens innbyggere, og for å
løse fremtidens komplekse utfordringer ser kommunen det som helt nødvendig å samarbeide med
kompetansemiljøer, næringslivet og leverandører av løsninger for e-helse. Som følge av dette deltar
kommunen blant annet i innovasjonsklyngen Center for Service Innovation (NHH). Klyngen er et
samarbeid mellom privat næringsliv offentlige aktører og forskere, og har fokus på blant annet
helsetjenester og utvikling av velferdsteknologi.
6
Byrådsavdelingens satsing på forskning, utdanning og innovasjon, er en parallellsatsing med relevans for
programmet. Spesialisthelsetjenestene har over mange tiår nytt godt av en solid forskningsaktivitet, noe
som har ført til at det er større sikkerhet om sykehusenes effekt av virkemidler og tiltak. Med den
nasjonale strategien HelseOmsorg21 vil kommunene sikres en større del av forskningsmidlene.
Forsknings- og utdanningsinstitusjonene i Bergen bidrar til dette, og har inngått i et langsiktig
forpliktende samarbeid med kommunen. Programmet samarbeider i dag med flere forsknings og
utdanningsinstitusjoner i Bergensområdet deriblant Uni Research Rokkan, Design Arena og Høyskolen i
Bergen. Samarbeidet styrker prosjektene og programmet. To av prosjektene er tatt inn i Design Arena sin
Design Thinking utdannelse. Reelle kasus fra prosjektene blir belyst og drøftet.
Smart omsorg har også et samarbeid med Helse-Bergens Innovasjonscamp 2017. Et prosjekt er under
etablering og vil bidra til at man jobber med innovasjonsprosesser innen e-helse. Bergen kommune har
videre fått finansiert to offentlige PhD-stillinger gjennom Norges forskningsråd. Den ene av disse
omhandler lysbehandling for personer med demens i sykehjem og er særlig relevant for programmet.
Videre er det satt av kompetansemidler fra fylkeskommunen og det er foreslått av byrådet i budsjett 2017
som bidrar til å heve kompetansen innen kommunen på strategiske områder.
Smart omsorg og Bergen kommune er og en viktig aktør i Helseklynge Årstadvollen som skal etableres i
2019. Samlokaliseringen vil styrke samhandling og kunnskapsutvikling mellom Bergen kommune og
viktige forsknings og utviklingsmiljø i Bergensregionen. Helsecampus Årstadvollen vil ved siden av
forsknings og utviklingsarbeid også bidra til å synliggjøre velferdsteknologiske løsninger ved at Bergen
kommune etablerer et visningsrom for hjelpemidler og velferdsteknologi sammen med HiB sitt
Omsorgsteknologi-laboratorium. Dette skal blant annet bidra til å synliggjøre velferdsteknologiske
løsninger for byens borgere.
For å synliggjøre og markedsføre programmet og prosjektene har programkontoret drevet et betydelig
informasjonsarbeid. Programmet er presentert på en rekke ulike arenaer. Kunnskapsdepartementet,
Norges forskningsråd, Bergen næringsråd, Høyskolen i Bergen, Universitetet i Bergen, Helse-Bergen og
Helse vest, samt internt i Bergen kommune for å nevne noen steder der programmet er presentert. En
Facebookside blir etablert for programmet i oktober.
6. Planer for Smart omsorg
Smart omsorg-programmet har siden juni 2016 hatt et fulltallig programkontor. Porteføljen teller p.t. 28
prosjekter, hvorav 60-80 % er e-helseprosjekter. E-helseprosjekter må følges opp med kompetanse,
rutineutvikling og gevinstrealisering. Programmet gir gode rammer for slik helhetlig iverksetting, og
programkontoret er godt i gang med mange prosjekter (se vedlagt porteføljeoversikt iht.fremdrift ).
Resultater av prosjektene sees, og disse vil kunne beskrives mer i en 2017-statusmelding.
Det utvikles fremdeles nye ideer og forslag til forbedringer, og programmet skal prioritere tiltak som har
potensielt stor gevinst for brukere av tjenester og for kommunen. Det er lagt opp til en betydelig
innsparing i langtidsbudsjettet som effekt av gevinstrealisering av Smart omsorg-programmet.
.
7