1. No category

Kommentarer fra Vann- og avløpsetaten
R E N T VA N N T I L F O L K O G F J O R D
Forvaltningsrevisjon.
Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter
Revisjonsrapporten har initiert et prosjekt for etablering av
en felles modell for gjennomføring av kommunens
investeringsoppgaver. Ledes av Finansavdelingen.
Tema for prosjektet:
•
•
•
•
•
•
Budsjettering
Konseptvalg
Usikkerhetsanalyser
Ekstern kvalitetssikring av løsningsvalg
Gjennomføring
Rapportering
R E N T VA N N T I L F O L K O G F J O R D
Oppfølgingstiltak etter revisjonen:
• Innført konseptutvalgsmodell for kvalitetssikring og gjennomføring
av store investeringsprosjekter:
– Espeland vannbehandlingsanlegg
• Konseptvalg
• Usikkerhetsanalyse med ekstern rådgiver
• Styringsgruppe med representanter utenfor etaten
• Masteroppgave i prosjektledelse med case fra oppgraderingen av
Kvernevik renseanlegg.
• Oppgradering av de mindre renseanleggene:
• Justert tidsplan for gjennomføring for å sikre tilstrekkelig tid til
planlegging, kvalitetssikring og gjennomføring, inkl.
erfaringsoverføring fra anlegg til anlegg.
• Fylkesmannen har med denne begrunnelse godkjent utsettelse av frist
for ferdigstillelse fra 31.12.2021 til 31.12.2025
• Intern organisering og bemanning i etaten vil bli vurdert i lys
av anbefalingene i rapporten.
R E N T VA N N T I L F O L K O G F J O R D
Oppfølging i Vann- og avløpsetaten
• Vann- og avløpsetaten har gjennomført oppgraderingen av
renseanleggene og byggingen av nytt biogassanlegg i samsvar med
tidligere praksis, og som etter vår oppfatning har fungert godt:
–
–
–
–
–
–
–
–
Tydelig ledelse av prosjektene i etaten.
Lav intern bemanning og ikke dimensjonere organisasjonen for enkeltprosjekt.
Eksterne rådgivere og byggeledere.
Uten «sikkerhetsnett» i form av høye forhåndskalkyler.
Kostnadsanslag basert på foreliggende oversikt og kunnskap.
Fokus på levesyklus og driftskostnader.
Rapportering ut av etaten ved tertialrapportering og budsjettbehandling.
Sørge for kostnadsdekning gjennom budsjettjusteringer.
R E N T VA N N T I L F O L K O G F J O R D
Organisering av prosjekter:
• Konsekvenser ved slik organisering:
–
–
–
–
–
Avhengig av nøkkelpersoner med relevant kompetanse og erfaring.
Krevende å erstatte personell som slutter.
Fare for å «brenne ut» nøkkelpersoner.
Prisgitt rådgivernes kompetanse.
Sårbare i juridiske gråsoner mellom rådgivere og mellom leverandører.
R E N T VA N N T I L F O L K O G F J O R D
Organisering av prosjekt:
• Uavhengig kontroll av kostnadskalkyler var ikke et krav i BK.
Byggherrerådgiver er en ekstern part, selv om den kanskje ikke i
denne sammenheng kan karakteriseres som uavhengig
• Kontraktsalternativer og tekniske løsninger ble nøye vurdert i tidlig
prosjektfase - dette blir lite vektlagt i rapporten.
• PA-håndbok er utarbeidet for hvert enkelt anlegg med detaljerte
forretningsrutiner, organisasjon mm. Dette blir lite vektlagt i
rapporten, bare at det mangler noe formell oppdatering i
håndbøkene.
R E N T VA N N T I L F O L K O G F J O R D
Kommentar til rapporten
• I følge revisjonsrapporten og revisors tilleggsnotat har VA-etaten
godkjent endringer som går utover etatens fullmakter.
• Etter VA-etatens oppfatning har godkjenning av endringer vært i
tråd med økonomiregelverket.
• Byrådsavdeling for byutvikling deler etatens syn på at endringer i
prosjekt ikke er nye enkeltkjøp, men knyttet til inngåtte kontrakter
som VA-etaten har fått fullmakt til å følge opp. Byrådsavdeling for
finans deler denne oppfatningen. Det er også praksis i Etat for
utbygging.
• Det kan være nyttig å vurdere om formuleringer som brukes i
vedtak i dag er tydelige nok i forhold til økonomiregelverket.
R E N T VA N N T I L F O L K O G F J O R D
Fullmakter
• Etter revisjonens oppfatning er ansvar og oppgaver for
investeringsprosjekter klart fordelt i etaten (3.3.2, s.12)
• Uformelle beslutningsprosesser utenfor den etablerte styringsstrukturen i
prosjektene medfører en risiko for at beslutninger tas med for lite
bakgrunnsinformasjon og skaper også uklarhet om hvem som tar
beslutning i forhold til den enkeltes beslutningsmyndighet (4.5.2, s. 26)
R E N T VA N N T I L F O L K O G F J O R D
Om roller, ansvar og oppgaver
• Vann- og avløpsetaten er en gjennomførerorganisasjon.
• Prosjektledelsen sitter også i linjeorganisasjonen og
prosjektspørsmål drøftes jevnlig med kollegaer og ledere.
• Beslutninger blir derfor ikke alltid protollert i egne møter, men
meldt videre til rådgivere eller entreprenører fra prosjektleder og
byggeleder etter interne drøftinger, f.eks. ved godkjenning evt.
avvisning av endringsanmodninger.
R E N T VA N N T I L F O L K O G F J O R D
Kommentar:
• Vann- og avløpsetaten er sertifisert etter NS-ISO 9001 og 14001 og
vår erfaring er at revisjoner er et svært godt og nødvendig
forbedringsverktøy.
• Vann- og avløpsetaten vil i de store og viktige oppgavene vi har
foran oss bruke det vi har lært her, slik at vi kan gjennomføre
oppgavene på best mulig måte.
• Dette innebærer endringer som vil medføre mer tidsbruk og større
ressursinnsats i prosjektenes planleggings-, budsjetterings- og
gjennomføringsfase.
• Målet er å få fram robuste og kvalitetssikrede løsninger og
kostnadsvurderinger på et tidligere stadium i prosjektene.
• Etaten vil tilpasse framtidig rapportering i tråd med politiske ønsker
og beslutninger.
R E N T VA N N T I L F O L K O G F J O R D
Avsluttende kommentar