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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONÓMA DE
MÉXICO
FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES
CUAUTITLÁN
PROCESO DE CUENTAS POR COBRAR Y
ANÁLISIS
DE
LA
DOCUMENTACIÓN
REQUERIDA POR COCA COLA FEMSA PARA EL
OTORGAMIENTO DE LÍNEAS DE CRÉDITO A
LOS CLIENTES.
TRABAJO PROFESIONAL
QUE PARA OBTENER EL TITULO DE:
LICENCIADO EN CONTADURÍA
PRESENTA:
JULIO ANSELMO LAZARIN ABUNDIZ
ASESOR: C.P. RAFAEL CANO RAZO
CUAUTITLAN IZCALLI, EDO. DE MEX.
2012
AGRADECIMIENTOS
A Dios…
Por darme la oportunidad de conocer lo maravilloso que es la vida, concederme la
capacidad de hacer conciencia y sobre todo por guiarme en este proceso de formar en
mí a una persona sensata y finalmente por estar ahí cuando he requerido de algún
consejo o ayuda.
A la Universidad Nacional Autónoma de México, sin duda la Máxima Casa de Estudios
y en especial a la Facultad de Estudios Superiores Cuautitlan por formar en mi a una
persona con criterio y sentido de responsabilidad, resulta inmensamente gratificante
poder ser parte de esta institución.
A los profesores…
Por ser los formadores de excelentes alumnos, que tienen la oportunidad de estar en
las aulas con cada uno de ustedes que nos transmiten conocimiento y experiencia,
además de incentivarnos a tener un crecimiento constante
A mi Asesor
Profesor Rafael Cano Razo: Quien desde el principio me ofreció su apoyo para sacar
adelante este proyecto.
A mi Familia:
Ya que estoy plenamente convencido de que la Familia es lo más importante dentro
de mi vida, y su apoyo ha sido fundamental en mi crecimiento personal y profesional
gracias por estar ahí cuando más los he necesitado; mis padres ( J. Felix y Maria
Dolores), hermanas ( Cila, Nanis y Karen ) y sobrino ( Daniel Karim ).
Y a las todas demás personas amigos y familiares
durante el transcurso de mi existencia, y que con sus
incondicional me permiten seguir creciendo como ser
acompañado durante el transcurso de este hermoso
Gracias…
con los cuales he interactuado
consejos, experiencias y ayuda
humano, y los cuales me han
camino al cual llamamos vida..
Índice
Tema
Página
HISTORIA COCA COLA FEMSA.
7
OBJETIVO.
10
INTRODUCCION.
11
CAPÍTULO I. GENERALIDADES DE LAS POLITICAS DE CREDITO.
13
1.1 Estándares de Crédito.
14
1.1.1 Costos de Oficina.
15
1.1.2 Inversión de Cuentas por Cobrar.
15
1.1.3 Estimación de Cuentas Incobrables.
16
1.1.4 Volumen de Ventas.
16
1.2. Evaluación de Estándares de Crédito.
17
1.2.1 Costo de la Inversión Marginal en Cuentas por Cobrar.
17
1.2.2 Toma de Decisiones.
18
1.2.3 Análisis de Crédito.
19
1.2.3.1 Estados Financieros.
20
1.2.3.2 Oficinas de Intercambio de Referencias.
20
1.2.3.3 Bolsas Directas de Información Crediticia.
21
1.2.3.4 Verificación Bancaria.
21
1.2.3.5 Otros Proveedores.
21
1.3 Análisis de la información de crédito.
22
1.4 Condiciones de Crédito.
23
1.5 Políticas de cobro.
27
1.6 Modalidades de Procedimiento de cobro.
28
1.6.1. Correos electrónico.
28
4
Índice
Tema
Página
1.6.2 Llamadas telefónicas.
29
1.6.3 Utilización de Agencias de Cobros.
29
1.6.4 Procedimiento Legal.
29
1.7 Organigrama Funcional.
30
CAPÍTULO II. DOCUMENTACION REQUERIDA EN COCA COLA FEMSA
PARA LA ELABORACION DEL ANALISIS DE CRÉDITO.
31
2.1 Solicitud de Crédito debidamente llenada y Firmada por el
cliente
32
2.2 Escritura constitutiva.
34
2.3 Otorgamiento de Poderes.
35
2.4 Identificación Oficial de Apoderado.
36
2.5 Cedula del Registro Federal de Contribuyentes ( RFC).
37
2.6 Comprobante de Domicilio.
38
2.7 Formato R1 (Solicitud de
Contribuyentes).
Inscripción al Registro Federal de
39
2.8 Formato R2 (Avisos al registro federal de contribuyentes
Cambio de situación fiscal).
40
2.9 Balance General.
41
2.10 Balance General al cierre del mes inmediato anterior del año en
curso.
42
2.11 Estado de Resultados del 1 de Enero al 31 de Diciembre de
los últimos 2 años
43
2.12 Estado de Resultados del 1 de Enero al cierre del mes
inmediato anterior del año en curso.
46
2.13 Estado Bancario detallado de los últimos tres meses
disponibles.
47
2.14 Autorización para consultar reportes de crédito.
48
5
Índice
Tema
Página
CAPÍTULO III. PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO POR COCA COLA
FEMSA PARA EL AREA DE CUENTAS POR COBRAR.
54
3.1 Normas Generales.
55
3.2 Área Comercial.
59
3.3 Normas para el otorgamiento del Crédito Formal.
60
3.4 Actividades Área de Crédito y Cobranza.
62
3.5 Normas para la Suspensión de Crédito.
64
3.6 Normas para turnar a cobranza extrajudicial.
64
3.7 Reserva para cuentas Incobrables.
65
3.8 Procesos Operativos.
66
3.8.1 Envío de Documentación (Facturas y Notas de Crédito)
66
3.8.2 Análisis de Diferencias.
67
CAPÍTULO IV. DESEMPEÑO PROFESIONAL
68
4.1 Generalidades
69
4.2 Flujo grama.
72
CONCLUSIONES.
73
BIBLIOGRAFÍA Y CIBERGRAFÍA
79
6
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FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN
HISTORIA
COCA COLA FEMSA
7
HISTORIA COCA COLA FEMSA
1890 Inicia nuestra historia cuando grupo VISA (Valores Industriales S.A.) ahora
FEMSA (Fomento Económico Mexicano S.A.) fundan Cervecería Cuauhtémoc en
Monterrey, primera productora de cerveza de la República Mexicana.
E
Y COCA-COLA
1979 Grupo VISA adquiere las franquicias de The Coca-Cola Company para
producir y comercializar refrescos en el Valle de México y la mayor parte del
sureste de la República Mexicana.
CONSOLIDACIÓN
1993 En este año se consolidó la sociedad entre The Coca-Cola Company y
Grupo FEMSA, dando origen así a Coca-Cola FEMSA.
PANSIÓN INTERNACIONAL
1994 Coca-Cola FEMSA rebasa las fronteras mexicanas al adquirir a Coca-Cola
Sociedad Anónima, Industrial, Comercial y Financiera de Argentina, convirtiéndose
en Coca-Cola FEMSA de Buenos Aires.
INTEGRACIÓN DE MUNDET
8
2001 Coca-Cola FEMSA entró en un contrato de franquicia con FEMSA para la
producción, distribución y venta de las marcas de MUNDET en el Valle de México
y el Sureste de la República Mexicana.
INTEGRACIÓN DE PANAMCO
2003 Coca-Cola FEMSA integra a su operación a Panamco, constituyendo la
principal empresa embotelladora de productos de Coca-Cola en América Latina
con presencia en nueve países.
Coca-Cola FEMSA es el segundo embotellador de productos Coca-Cola en el
mundo y pertenece al grupo de los 10 embotelladores ancla de The Coca-Cola
Company a nivel mundial.
FEMSA es una de las organizaciones más importantes de México y la mayor
empresa del ramo de alimentos y bebidas que cotiza sus acciones en las Bolsas
de Valores de México (Bolsa Mexicana de Valores) y de Nueva York (The New
York Stock Exchange).
Coca Cola FEMSA cuenta con 30 plantas y 208 Centro de Distribución en
México, Centro y Sudamérica.
9
Objetivo
El objetivo del presente trabajo es la descripción del proceso de cuentas por
cobrar por la venta de nuestros productos de clientes de crédito Formal así como
dar a conocer la documentación utilizada , la cual es requerida a nuestros
clientes para elaborar un estudio crediticio y finalmente otorgarles una línea
de crédito, que nos permita sanear la cartera así como un mayor control y
administración de la cartera de clientes dentro de Coca Cola FEMSA.
10
Introducción
Debido al problema de morosidad que se está presentando en la actualidad
en las empresas y por la misma necesidad de efectuar la recuperación de la
cartera vencida , las compañías se ven forzadas a implantar controles cada vez
más rigurosos que les permitan persuadir a sus clientes a cumplir con el
pago de sus deudas en las condiciones de crédito previamente establecidas.
Anteriormente no se le daba la importancia debida a este proceso en la
empresa y por lo mismo no se asignaban controles que nos permitieran en
primer
lugar
asegurar la veracidad de
proporcionados por los clientes
crédito
la
información
y
documentos
y en segundo lugar no existían líneas de
que nos permitiera de alguna manera
controlar las
compras de
nuestros clientes para evitar que contrajeran deudas con nosotros , y que en
caso de una contingencia no pudieran pagar.
En Coca Cola FEMSA se comenzó con este proceso de análisis a partir del
año 2006, esto como medida de control que nos permite una recuperación de
cartera más eficaz y sobre todo apegándonos al cumplimiento estricto de los
plazos de crédito.
La ejecución adecuada de una buena política de créditos es fundamental para la
administración exitosa de las cuentas por cobrar.
11
Para conservar los clientes y atraer nueva clientela, la mayoría de las empresas
encuentran que es necesario ofrecer crédito. Las condiciones de crédito pueden
variar entre campos industriales diferentes, pero las empresas dentro del mismo
campo industrial generalmente ofrecen condiciones de crédito similares.
Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente
incluyen condiciones de crédito que estipulan el pago en un número determinado
de días. Aunque todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro el periodo de
crédito, la mayoría de ellas se convierten en efectivo en un plazo inferior a un año;
en consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran como activos circulantes
de la empresa.
12
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FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN
CAPÍTULO I
GENERALIDADES DE LAS POLITICAS DE
CREDITO.
13
GENERALIDADES DE LAS POLITICAS DE CREDITO.
Las cuentas por cobrar representan el crédito que concede la empresa a sus
clientes con una cuenta abierta POLÍTICAS DE CRÉDITO.
La política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si debe
concederse crédito a un cliente y el monto de éste. La empresa no debe solo
ocuparse de los estándares de crédito que establece, sino también de la utilización
correcta de estos estándares al tomar decisiones de crédito.
Deben desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos de análisis de
crédito. Cada uno de estos aspectos de la política de crédito es importante para la
administración exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecución
inadecuada de una buena política de créditos o la ejecución exitosa de una política
de créditos deficientes no producen resultados óptimos.
ESTÁNDARES DE CRÉDITO.
Los estándares de crédito de la empresa definen el criterio mínimo para conceder
crédito a un cliente. Asuntos tales como evaluaciones de crédito, referencias,
periodos promedio de pago y ciertos índices financieros ofrecen una base
cuantitativa para establecer y hacer cumplir los estándares de crédito.
Política: -Modo que tiene una entidad o una persona de llevar o dirigir sus asuntos
Estándar: 1Que sirve como tipo, modelo, norma, patrón o referencia por ser corriente, de serie:
14
Al realizar el análisis de los estándares se deben tener en cuenta una serie de
variables fundamentales como los gastos de oficina, inversión en cuentas por
cobrar, la estimación de cuentas incobrables y el volumen de ventas de la
empresa.
Costos de oficina.
Si los estándares de crédito se hacen más flexibles, más crédito se concede. Los
estándares de crédito flexibles aumentan los costos de oficina, por el contrario, si
los estándares de crédito son más rigurosos se concede menos crédito y por ende
los costos disminuyen.
Inversión de cuentas por cobrar.
Hay un costo relacionado con el manejo de cuentas por cobrar.
Mientras más alto sea el promedio de cuentas por cobrar de la empresa, es más
costoso su manejo y viceversa. Si la empresa hace más flexibles sus estándares
de crédito, debe elevarse el nivel promedio de cuentas por cobrar, en tanto que si
se presentan restricciones en los estándares por ende deben disminuir.
Entonces se tiene que los estándares de crédito más flexibles dan como resultado
costos de manejos más altos y las restricciones en los estándares dan como
resultado costos menores de manejo.
La ejecución inadecuada de una buena política de créditos o la ejecución exitosa
de una política de créditos deficientes no producen resultados óptimos.
15
Los cambios en el nivel de cuentas por cobrar relacionados con modificaciones en
los estándares de crédito provienen de dos factores principalmente, en las
variaciones respecto a las ventas y otra respecto a los cobros que están
íntimamente ligados, ya que se espera que aumenten las ventas a medida que la
empresa haga más flexibles sus estándares de crédito teniendo como resultado un
promedio un mayor número de cuentas por cobrar, pero si por el contrario las
condiciones de crédito se hacen menos flexibles, se da crédito a pocos individuos
realizando un estudio exhaustivo de su capacidad de pago, por ende el promedio
de cuentas por cobrar se disminuye por efecto de la disminución en el número de
ventas.
En conclusión se tiene que los cambios de ventas y cobros operan
simultáneamente para producir costos altos de manejo de cuentas por cobrar
cuando los estándares de crédito se hacen más flexibles y se reducen cuando los
estándares de crédito se hacen más rigurosos.
Estimación de cuentas incobrables.
Otra variable que se afecta por los cambios en los estándares de crédito es la
estimación de cuentas incobrables. La probabilidad o riesgo de adquirir una cuenta
de difícil cobro aumenta a medida que los estándares de crédito se hacen más
flexibles y viceversa, esto dado también por el estudio que se hace de los clientes
y su capacidad de pago en el corto y en largo plazo.
Volumen de ventas.
Como se menciono en párrafos anteriores, a medida que los estándares de crédito
se hacen más flexibles se espera que aumenten las ventas y las restricciones las
disminuyen, se tiene entonces que los efectos de estos cambios tienen incidencia
directa con los costos e ingresos de la empresa y por ende la utilidad esperada.
16
EVALUACIÓN DE ESTÁNDARES DE CRÉDITO.
Para determinar si una compañía debe establecer estándares de crédito más
flexibles, es necesario calcular el efecto que tengan estos en las utilidades
marginales en las ventas y en el costo de la inversión marginal en las cuentas por
cobrar.
Costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar.
El costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar se puede calcular
estableciendo la diferencia entre el costo de manejo de cuentas por cobrar antes y
después de la implantación de estándares de crédito más flexibles.
Se debe calcular primero la razón financiera de promedio de cuentas por cobrar.
Promedio de C x C = Ventas anuales a crédito / Rotación de cuentas por cobrar
Después se calcula la inversión promedio en cuentas por cobrar, calculando el
porcentaje del precio de venta que representan los costos de la empresa y
multiplicarlo por el promedio de cuentas por cobrar.
Por último debe calcularse el costo de la inversión marginal en cuentas por cobrar
realizando la diferencia entre la inversión promedio en cuentas por cobrar con el
programa propuesto y el actual.
17
La inversión marginal representa la cantidad adicional de dinero que la empresa
debe comprometer en cuentas por cobrar si hace más flexible su estándar de
crédito.
Toma de decisiones.
Para decidir si una empresa debe hacer más flexibles sus estándares de crédito,
deben compararse las utilidades marginales sobre las ventas con el costo de la
inversión marginal en cuentas por cobrar.
Si las utilidades marginales son mayores que los costos marginales, deben
hacerse más flexibles los estándares de crédito; de otra manera deben
mantenerse sin modificación los que se tienen en ese momento aplicado dentro de
la empresa.
Cuando un cliente desea obtener materias primas, servicios u otros recursos se
acerca a las diferentes empresas que le puedan proveer crédito, por ello es
importante tener una buena historia crediticia, ya que esta es la clave para la
evaluación que hace el departamento de crédito de la empresa proveedora.
Una vez que la empresa ha fijado sus estándares de crédito, deben establecerse
procedimientos para evaluar a los solicitantes de crédito.
La empresa debe determinar no solamente los méritos que tenga el cliente para el
crédito, sino también calcular el monto por el cual éste pueda responder.
18
Una vez que esto se ha hecho, la empresa puede establecer una línea de crédito,
estipulando el monto máximo que el cliente puede deber a la empresa en un
momento cualquiera.
Las líneas de crédito se establecen para eliminar la necesidad de verificar el
crédito de un cliente importante cada vez que se haga una compra a crédito.
Análisis de Crédito.
Finalmente el análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de
información de crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura
de los estándares de crédito de la empresa
Una empresa obraría con poca prudencia al gastar más dinero del monto que
adquieren sus clientes para otorgarle un crédito. Los dos pasos básicos en el
proceso de la investigación del crédito son obtener información de crédito y
analizar la información para tomar la decisión del crédito.
Si la empresa ya le ha concedido anteriormente crédito al solicitante, ya tiene su
información histórica acerca de los patrones de pago del solicitante. Las fuentes
externas principales de información crediticia es la brindada por los estados
financieros, por las oficinas de referencias comerciales, las bolsas de información
crediticia, la verificación bancaria y la consulta de otros proveedores.
19
Estados Financieros.
Pidiéndole al solicitante que suministre sus estados financieros de los últimos
años, la empresa puede analizar la estabilidad financiera de éste, su liquidez,
rentabilidad y capacidad de endeudamiento. Aunque en un Balance o un Estado
de resultados no aparece información con respecto a las normas de pago
pasadas, el conocimiento de la situación financiera de la empresa puede indicar la
naturaleza de la administración financiera total.
La buena voluntad por parte de la empresa solicitante para suministrar estos
estados puede ser un indicador de su situación financiera. Los estados financieros
auditados son una necesidad en el análisis de crédito de solicitantes que deseen
hacer compras importantes a crédito o que deseen que se les abran líneas de
crédito.
Oficinas de intercambio de referencias.
Las empresas pueden obtener información de crédito por medio de los sistemas
de intercambio de referencias, que es una red que cambia información crediticia
con base en reciprocidad.
Accediendo a suministrar información crediticia a esta oficina de créditos acerca
de sus clientes actuales, una empresa adquiere el derecho de solicitar información
a la oficina de créditos relacionada con clientes en perspectiva.
20
Los informes que se obtienen por medio de estas relaciones de intercambio de
información crediticia más qué analíticos son acerca de casos definidos.
Comúnmente se cobran honorarios por cada solicitud.
El objetivo general con respecto a la administración de cuentas por cobrar debe
ser no solamente el de cobrarlas con prontitud, sino la alternativa costo-beneficio.
Bolsas directas de información crediticia.
Otra manera de obtener información crediticia puede ser por intermedio de
asociaciones locales, regionales o nacionales. Estas asociaciones se pueden
organizar como parte de ciertas asociaciones industriales y comerciales. A
menudo, una asociación industrial mantiene cierta información crediticia a
disposición de todos sus miembros.
Verificación bancaria.
Puede que sea posible que el banco de la empresa obtenga información crediticia
del banco del solicitante. Sin embargo, el tipo de información que se obtiene
probablemente es muy vago a menos que el solicitante ayude a la empresa, en su
consecución. Normalmente se suministra un estimado del saldo en caja de la
empresa.
Otros proveedores.
Este consiste en obtener información de otros proveedores que vendan al
solicitante del crédito y preguntarles cuáles son las normas de pago y sus
relaciones inter-empresariales.
21
ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN DE CRÉDITO.
Los estados financieros de un solicitante de crédito y el mayor de cuentas por
pagar se pueden utilizar para calcular su plazo promedio de cuentas por pagar.
Esta cifra se puede entonces comparar con las condiciones de crédito que la
empresa ofrece actualmente. Un segundo paso puede ser el plazo de las cuentas
por pagar del solicitante para obtener una idea mejor de sus normas de pago.
Para clientes que solicitan créditos grandes o líneas de crédito, debe hacerse un
análisis de razones detallado acerca de la liquidez, rentabilidad y deuda de la
empresa utilizando los estados financieros de ésta.
Una comparación cíclica de razones similares en años diferentes debe indicar
algunas tendencias del desarrollo.
Una empresa puede establecer las razones o programas de evaluación de crédito
a la medida de sus propios estándares de crédito. No hay procedimientos
establecidos, pero la empresa debe encajar su análisis a sus necesidades.
Esto da una sensación de confianza que se están tomando los tipos de riesgos de
crédito deseados.
22
Una de las principales contribuciones en la decisión final del crédito es el juicio
subjetivo del analista financiero acerca de los méritos que tenga una empresa para
el crédito.
Para determinar los méritos crediticios, el analista debe agregar sus conocimientos
acerca de la índole de la administración del solicitante, las referencias de otros
proveedores y las normas históricas de pagos de la empresa a cualquier cifra
cuantitativa que se haya establecido.
Basado en su propia interpretación subjetiva de los estándares de crédito de la
empresa, puede entonces tomar una decisión final acerca de si se debe conceder
el crédito al solicitante y probablemente el monto de éste.
Muy a menudo estas decisiones nos la toma una sola persona, sino un comité de
revisión de créditos.
Las condiciones de crédito de una empresa especifican los términos de pago que se
estipulan para todos los clientes a crédito.
CONDICIONES DE CRÉDITO.
Las condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener mayores
clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos
que en ocasiones podrían resultar nocivos para la empresa.
23
Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa
pueden tener efectos en su rentabilidad total.
Los factores positivos y negativos relacionados con tales cambios y los
procedimientos cuantitativos para evaluarlos se presentan a continuación.
Nivel óptimo La empresa debe determinar cual es el nivel óptimo de gastos de
cobro desde el punto de vista costo-beneficio.
Descuentos por pronto pago Cuando una empresa establece o aumenta un
descuento por pronto pago pueden esperarse cambios y efectos en las utilidades,
esto porque el volumen de ventas debe aumentar, ya que si una empresa está
dispuesta a pagar al día el precio por unidad disminuye.
Si la demanda es elástica, las ventas deben aumentar como resultado de la
disminución de este precio.
También el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo así el costo del
manejo de cuentas por cobrar. La disminución en cobranza proviene del hecho de
que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo
hagan.
24
La estimación de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio
los clientes pagan más pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala,
este argumento se basa en el hecho de que mientras más se demore un cliente en
pagar, es menos probable que lo haga.
Mientras más tiempo transcurra, hay más oportunidades de que un cliente se
declare técnicamente insolvente o en bancarrota.
Tanto la disminución en el periodo promedio de cobro como la disminución en la
estimación de cuentas incobrables deben dar como resultado un aumento en las
utilidades.
El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es una
disminución en el margen de utilidad por unidad ya que hay más clientes que
toman el descuento y pagan un precio menor.
La disminución o eliminación de un descuento por pronto pago tendría efectos
contrarios.
Los efectos cuantitativos de los cambios en descuentos por pronto pago se
pueden evaluar por un método por un método similar al de la evaluación de
cambios de las condiciones de crédito.
25
Periodo de descuento por pronto pago El efecto neto de los cambios en el periodo
de descuento por pronto pago es bastante difícil de analizar debido a los
problemas para determinar los resultados exactos de los cambios en el periodo de
descuento que son atribuibles a dos fuerzas que tienen relación con el periodo
promedio de cobro.
Cuando se aumenta un periodo de descuento por pronto pago hay un efecto
positivo sobre las utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron
el descuento por pronto pago ahora lo hacen, reduciendo así el periodo medio de
cobros.
Si en el momento de otorgar un crédito el cliente decide pagar su cuenta en un
periodo menor al estipulado, este accedería a un descuento.
Sin embargo hay también un efecto negativo sobre las utilidades cuando se
aumenta el periodo del descuento porque muchos de los clientes que ya estaban
tomando el descuento por pronto pago pueden aún tomarlo y pagar más tarde,
retardando el periodo medio de cobros.
El efecto neto de estas dos fuerzas en el periodo medio de cobros es difícil de
cuantificar.
Periodo de crédito Los cambios en el periodo de crédito también afectan la
rentabilidad de la empresa.
26
Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo de
crédito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el periodo de
cobros como la estimación de cuentas incobrables también aumenten, así el
efecto neto en las utilidades puede ser negativo.
POLÍTICAS DE COBRO.
Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para
cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento.
La efectividad de las políticas de cobro de la empresa se puede evaluar
parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables. Este
nivel no depende solamente de las políticas de cobro sino también de la política de
créditos en la cual se basa su aprobación.
Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible a las políticas de crédito de
la empresa es relativamente constante, puede esperarse un aumento en los
gastos de cobro para reducir las cuentas de difícil cobro de la empresa.
El aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimación de cuentas
incobrables y el periodo medio de cobros, aumentando así las utilidades.
27
Los costos de esta estrategia puede incluir la pérdida de ventas además de
mayores gastos de cobro si el nivel de la gestión de cobranza es demasiado
intenso; en otras palabras, si la empresa apremia demasiado a sus clientes para
que paguen sus cuentas, estos pueden molestarse y llevar sus negocios a otra
parte, reduciendo así las ventas de la empresa.
La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de
cobros, si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un
periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro.
Modalidades de procedimiento de cobro Normalmente se emplean varias
modalidades de procedimientos de cobro.
A medida que una cuenta envejece más y más, la gestión de cobro se hace más
personal y más estricta. Los procedimientos básicos de cobro que se utilizan en el
orden que normalmente se siguen en el proceso de cobro.
Correos Electrónicos.
Después de cierto número de días contados a partir de la fecha de vencimiento de
una cuenta por cobrar, normalmente la empresa envía correos electrónicos en
buenos términos, recordándole al cliente su obligación.
Si la cuenta no se cobra dentro de un periodo determinado después del envío de
el correo electrónico, se envía una segundo recordatorio vía correo electrónico
28
más perentorio, cabe aclarar que estos son el primer paso en el proceso de
cobros de cuentas vencidas.
Llamadas Telefónicas.
Si las cartas son inútiles, el gerente de créditos de la empresa puede llamar al
cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable, se
puede hacer arreglos para prorrogar el periodo de pago.
Utilización de Agencias de Cobros.
Una empresa puede entregar las cuentas incobrables a una agencia de cobros o a
un abogado para que las haga efectivas. Normalmente los honorarios para esta
clase de gestión de cobro son bastante altos y puede ser posible reciba un
porcentaje mucho menor del que espera recibir.
Procedimiento Legal.
Este es el paso más estricto en el proceso de cobro. Es una alternativa que utiliza
la agencia de cobros.
El procedimiento legal es no solamente oneroso, sino que puede obligar al deudor
a declararse en bancarrota, reduciéndose así la posibilidad de futuros negocios
con el cliente y sin que garantice el recibo final de los traslados.
Existe un punto más allá del cual los gastos adicionales de cobro no ofrecen un
rendimiento suficiente; la empresa debe tener en cuenta este punto.
29
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
30
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FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN
CAPÍTULO II
DOCUMENTACION REQUERIDA EN COCA COLA
FEMSA PARA LA ELABORACION DEL ANALISIS
DE CRÉDITO.
31
A continuación conoceremos la documentación requerida para llevar a cabo el
análisis de crédito y la posterior asignación de líneas de crédito en los casos
de Personas Morales y Personas Físicas,
que para cuestiones internas se
manejan como de crédito Formal, además se detallan los procesos de cuentas
por cobrar establecidos por Coca Cola FEMSA.
DOCUMENTACION
REQUERIDA
EN
COCA
COLA
FEMSA
PARA
LA
ELABORACION DEL ANALISIS DE CREDITO.
Documentos Necesarios para Análisis de Crédito
de Coca Cola FEMSA
Operaciones México.
Documentación requerida para Personas Morales
Solicitud de Crédito Debidamente llenada y Firmada por el cliente.
La solicitud de crédito debe estar debidamente llenada (Monto y plazo del crédito
solicitado incluyendo referencias comerciales) y debe estar debidamente firmada
por el apoderado legal de la empresa, cuya firma debe coincidir con la copia de la
identificación oficial.
Coca Cola Femsa = CCF
32
33
Escritura Constitutiva
La
escritura
constitutiva
es
la
constancia
de
que
la
empresa
existe
verdaderamente, para poder verificar lo anterior, es muy importante que la
escritura constitutiva se encuentre sellada por registro público del comercio.
34
Otorgamiento de Poderes.
Para que el crédito esté legalmente constituido es muy importante que la persona
que firma la solicitud de crédito tenga los poderes necesarios para suscribir títulos
de crédito o en su caso poderes de administración.
35
Identificación oficial del apoderado
Para confirmar que la persona que firmó la solicitud de crédito es quien aparece
en el otorgamiento de poderes de la empresa, se verifica la identificación oficial
con firma.
36
Cédula RFC.
Para poder facturar al cliente es necesario registrar el RFC en el sistema, por lo
que es muy importante recibir la Cédula de RFC totalmente legible para evitar
errores de facturación.
37
Comprobante de Domicilio.
Con el comprobante de domicilio se verifica la dirección del cliente. Los
comprobantes aceptados por KOF son: Estado de cuenta telefónico (Telmex),
Recibo de Agua y Recibo de Luz.
38
Formato R-1
El formato R-1 es el formato por medio del cual las empresas se inscriben en el
Registro Federal de Contribuyentes. En dicho formato se especifica el domicilio de
la empresa, por lo que para efectos de la facturación, es indispensable conocer el
domicilio fiscal.
39
Formato R-2
El formato R-2 es el formato por medio del cual se registran cambios en la
situación fiscal de las empresas, es decir: Cambio de Razón Social, Cambio de
Domicilio, Cambio de Régimen Fiscal, Etc. Por lo anterior, si un cliente cambia de
domicilio, es necesario recibir su formato R-2, para conocer la nueva ubicación y
poder facturar correctamente.
40
Balance General.
Para poder determinar si un cliente es sujeto de crédito o no, es indispensable
contar con información financiera para el desarrollo del análisis de crédito. En
ocasiones, los clientes argumentan no tener información financiera por ser un
cliente de reciente creación y aun no iniciar operaciones, sin embargo, el cliente al
haberse constituido, está obligado a llevar contabilidad por lo que debe contar con
dicha información financiera donde se muestren sus activos, pasivos y capital
contable. Se solicitan los últimos 2 años disponibles, para poder analizar el
comportamiento de la empresa, así como los movimientos en los activos, pasivos
y capital a lo largo de estos años.
41
Balance General al cierre del mes inmediato anterior del año en curso.
Para poder determinar si un cliente es sujeto de crédito o no, es indispensable
contar con información financiera para el desarrollo del análisis de crédito. En
ocasiones, los clientes argumentan no tener información financiera por ser un
cliente de reciente creación y aun no iniciar operaciones, sin embargo, el cliente al
haberse constituido, está obligado a llevar contabilidad por lo que debe contar con
dicha información financiera donde se muestren sus activos, pasivos y capital
contable. Se solicitan la información del mes inmediato anterior del año en curso,
para poder analizar el comportamiento de la empresa, así como los movimientos
en los activos, pasivos y capital a lo largo del año.
42
Estado de Resultados del 1 de Enero al 31 de Diciembre de los últimos 2 años
disponibles.
Para poder determinar si un cliente es sujeto de crédito o no, es indispensable
contar con información financiera para el desarrollo del análisis de crédito. En
ocasiones, los clientes argumentan no tener información financiera por ser un
cliente de reciente creación o porque aún no inicia operaciones, sin embargo, el
cliente al constituirse está obligado a llevar contabilidad, por lo que este debe
43
contar con dicha información en donde se reflejen sus ingresos y egresos. Las
personas morales están obligadas a presentar al final del año un estado de
resultados desde la fecha de su constitución al 31 de diciembre del año que
finaliza. Por lo anterior, si el cliente se constituyó durante el año inmediato anterior
al año en curso, debe contar con un estado de resultados. Se solicitan los últimos
2 años disponibles, para poder analizar el comportamiento de los resultados a lo
largo de estos años y poder observar el crecimiento o decrecimiento de la
empresa.
44
45
Estado de Resultados del 1 de Enero al cierre del mes inmediato anterior del año
en curso.
Para poder determinar si un cliente es sujeto de crédito o no, es indispensable
contar con información financiera para el desarrollo del análisis de crédito. En
ocasiones, los clientes argumentan no tener información financiera por ser un
cliente de reciente creación o porque aún no inicia operaciones, sin embargo, el
cliente al constituirse está obligado a llevar contabilidad, por lo que este debe
contar con dicha información en donde se reflejen sus ingresos y egresos. Se
solicita el estado de resultados al cierre del mes inmediato anterior del año en
curso, para poder analizar el comportamiento de los resultados a lo largo de este
año.
46
Estado de Cuenta Bancario detallado de los últimos 3 meses disponibles.
Se solicita el estado de cuenta bancario detallado de los últimos 3 meses, a
efectos de analizar si el cliente presenta un buen manejo de sus cuentas, evitando
tener sobregiros por cheques sin fondos. Al hablar de estado de cuenta bancario
detallado, nos referimos al detalle de todas las operaciones realizadas durante el
mes.
47
Autorización para Consultar Reportes de Crédito
La Autorización para consultar reportes de crédito, sirve para conocer el
comportamiento crediticio del cliente en Buró de Crédito. Esta debe estar firmada
por el apoderado legal de la empresa y debe estar debidamente llenada. La
autorización original firmada por el cliente deberá entregarse al área de Análisis de
Crédito junto con toda la documentación requerida.
48
El resultado que nos arroja el estudio de crédito para este cliente en
específico no arroja como resultado el otorgamiento de cierta cantidad
cual se denomina como límite de crédito
49
la
Posteriormente conforme se den de alta nuevos números, a solicitud del
cliente se elaborara un estudio por cada unidad a la cual se le ligara con el
límite de crédito de un mandante y estas unidades serán sujetas a las mismas
condiciones de crédito, en cuanto a montos y días establecidos para la
Razón Social, hablando de este caso en específico Operadora de Cinemas S.A.
de C.V. , cuyo nombre comercial es Cinemex
50
Así mismo se elabora un estudio el cual se denomina por estacionalidad el
cual es utilizado para incrementar limites de crédito en los casos de que el
cliente solicite mayor producto, que se pueden dar por temporada de ventas
altas para nuestros clientes como es el caso de la temporada navideña, o
en las estaciones calurosas , en las cuales la demanda aumenta y por
consecuencia nuestros clientes requieren mayor producto.
51
A continuación se describen los requisitos solicitados para las Personas
Físicas los cuales son prácticamente iguales, diferenciando los documentos
que por la misma naturaleza de las personas se requieran.
Documentación requerida para Personas Físicas
La solicitud de crédito debe estar debidamente llenada, incluyendo: Monto de
crédito solicitado, Plazo del crédito solicitado y Referencias Comerciales
Asimismo, la firma de la solicitud debe coincidir con la firma de la identificación
oficial del Propietario del negocio.
Cuestionario ScoreCard
El cuestionario Scorecard es una serie de preguntas que se deben imprimir junto
con la solicitud de crédito. Las respuestas a las preguntas son en base a rangos,
para facilitar al cliente responderlas de manera segura. Las respuestas a dicho
Scorecard se capturan en el sistema de Análisis de Crédito Scorecard disponible
en este portal, el cual determinará el monto máximo de crédito a otorgar a dicho
cliente.
Identificación Oficial del Apoderado
Para confirmar que la persona que firmó la solicitud de crédito es quien aparece
en el otorgamiento de poderes de la empresa, se verifica la identificación oficial
con firma.
Score Card= Cuadro de mando, cuestionario elaborado por CCF para obtener información cuantitativa de los clientes.
52
Comprobante de Domicilio
Con el comprobante de domicilio se verifica la dirección del cliente. Los
comprobantes aceptados por KOF son: Estado de cuenta telefónico (Telmex),
Recibo de Agua y Recibo de Luz
Estado de Cuenta Bancario
Se solicita el estado de cuenta bancario detallado para comprobar si el cliente
contestó adecuadamente el cuestionario Score Card
Autorización para consultar a Buró de Crédito
Para que el crédito sea otorgado al cliente, este debe firmar la autorización para
consultarlo en Buró de Crédito. Al consultarlo en Buró de Crédito observamos la
conducta crediticia del cliente y nos permite obtener una evaluación del cliente,
misma que se califica en el Score Card.
Pagaré debidamente firmado por el cliente
De acuerdo a la política de crédito informal, que entrará en vigor próximamente, el
Pagaré debe estar en blanco (Monto y fecha de vencimiento), no debe contener
borraduras o tachaduras, no debe estar roto, no debe estar llenado con distintas
tintas y debe estar firmado por el cliente en el espacio destinado para ello.
Se anexa el Manual utilizado para el llenado del Archivo de Activación, el
cual se puede encontrar en la página de Intranet de Coca Cola FEMSA, el
cual será llenado en conjunto por el cliente. y el Área Comercial de COCA
COLA FEMSA.
53
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MÉXICO
FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN
CAPÍTULO III
PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO
POR
COCA
COLA FEMSA PARA EL AREA DE CUENTAS POR
COBRAR.
54
PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO POR COCA COLA FEMSA PARA EL AREA
DE CUENTAS POR COBRAR.
NORMAS GENERALES.
El sistema de facturación será el único canal para la emisión de facturas por la
venta de nuestros productos y sus variantes.
• Recuperación de promociones ( liquido, envase )
• Bonificaciones en especie.
• Descuento confidencial.
• Notas de crédito.
Al cliente se le deberá facturar toda su venta registrada en sistema, todas las
facturas que se emitan deberán ser elaboradas por el total de lo vendido, no se
podrá facturar por ventas parciales.
Cuando el cliente modifique su registro federal de contribuyentes, el área
comercial deberá informar al área de análisis de crédito, así como al área de
crédito y cobranza para elaborar el análisis y autorización con una carta o correo
electrónico,
donde
el
cliente
lo
solicite
explícitamente
adjuntando
la
documentación que ampare dicha modificación ante el SAT.
El cliente contara con un crédito temporal por un periodo de 30 días, mientras se
realiza la actualización de sus datos.
55
En caso de Extravío de facturas por personal de CCF el responsable deberá
levantar acta ante las autoridades correspondientes, la mencionada acta se
deberá incluir en el consecutivo fiscal de las facturas canceladas.
Por la pérdida de documentos tales como contra – recibos, remisión, o requisitos
para cobro y a raíz de la misma no se cuente con los elementos necesarios para
la recuperación del crédito, la compañía podrá tomar las medidas que considere
necesarias para recuperar el crédito y que eviten pérdidas posteriores y
reincidencias.
Todo cliente que ya cuente con un crédito anterior y solicite su reactivación y
ampliación, será sujeta a revisión del mismo y se determinarán sus nuevas
condiciones de crédito
Todo cliente nuevo que solicite crédito formal, será sujeto de análisis para el
otorgamiento del mismo
.Para el otorgamiento de crédito a clientes formales se deberá sujetar a los
lineamientos marcados por la dirección administrativa de operaciones México.
• Efectuar y aprobar el análisis de crédito de los clientes.
• Vigilar el cumplimiento de las políticas y normas que hablan acerca de los
límites y plazos de crédito para los clientes autorizados.
56
Para los créditos administrados de manera central la aplicación de la reserva de
créditos incobrables, debe tener la autorización de la gerencia de contraloría.
El vendedor al momento de la entrega del producto y factura deberá solicitar al
cliente el folio de entrada de la mercancía y/o los requisitos para cobro, así como
verificar que coincida en cajas e importe si existe diferencia se deberá aclarar con
el cliente en el momento.
El liquidador al momento de liquidar la ruta deberá validar al 100% que el folio y o
hoja de entrada coincida con la factura en cajas e importe., en caso de existir
diferencias el liquidador deberá aclararlo con el vendedor, en caso contrario la
factura quedara como folio marcado hasta que se aclare tal situación.
El vendedor no deberá entregar el producto si no se proporcionan los requisitos
indispensables para el cobro.
Todo Folio marcado que presente una antigüedad mayor a 8 días deberá estar
autorizado por el área de ventas y responsable administrativo.
El liquidador responsable deberá llevar un control de las facturas liquidadas y que
no cuentan con folio de entrada para vigilar que la antigüedad de su recuperación
no exceda de 8 días, en caso de existir alguna excepción deberá de contener la
autorización del Gerente de la distribuidora.
57
El analista administrativo de cada distribuidora y planta, es el responsable de
enviar al área de cuentas por cobrar la documentación completa para cobro
(facturas, folios de entrada y sumarias de facturación emitida
por sistema,
anexando la relación de folios pendientes por recuperar (folios marcados).
El analista de cuentas por cobrar al momento de detectar diferencia en el pago
deberá proceder al análisis al 100%, para identificar el origen y poder realizar la
reclamación al cliente (diferencia en precio, cajas, descuentos no procedentes,
promociones, rentas de espacio, etc.).
Por los descuentos en pago relacionados con MKT derivados de (rentas de
espacio, aperturas de tienda, etc.) el analista de crédito deberá investigar, y en
caso de que proceda, el área comercial deberá solicitar la nota de crédito al área
de finanzas, para que se afecte el presupuesto de mercado destinados para los
distintos clientes.
El área de análisis de crédito deberá validar que los datos fiscales en el sistema
sean los correctos con el expediente de cada cliente que cuente con crédito
formal., así mismo es responsable de activar las condiciones de crédito formal en
sistema, además de custodiar los expedientes con información relativa al análisis
del cliente y a la información necesaria para el otorgamiento del crédito formal.
El ejecutivo comercial y el área de control interno son los únicos facultados para
actualizar los datos relativos a la cadena de los clientes y verificar que todos los
clientes estén ligados a la misma.
58
El Área de control interno es responsable de la modificación de precios
de
acuerdo a los catálogos enviados por el área comercial.
Los pre vendedores así como el personal del call center tienen prohibido vender
productos no dados de alta en el catalogo de los clientes.
AREA COMERCIAL.
Es la responsable de comunicar y verificar que las condiciones comerciales se
respeten con todos los clientes de crédito formal así mismo dar el apoyo en la
recuperación de la cartera al área de cuentas por cobrar, así mismo es el área
responsable de notificar a los clientes los montos y plazos de crédito, cambios de
precio, y ofertas de acuerdo a su contrato y días pactados con anticipación a su
vigencia, recabando firma de aceptación del cliente y enviarla a control interno y
cuentas por cobrar corporativo.
El área comercial deberá validar, que los clientes hayan efectuado los cambios de
precio, ofertas y promociones en sus sistemas, para evitar diferencias en pago,
también deberán mantener actualizada la información en el sistema relacionada a
la cadena que
pertenece el cliente, la cual es
comerciales.
59
base para las condiciones
NORMAS PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO FORMAL.
Los requisitos para el otorgamiento de crédito formal son:
• Formato de solicitud de crédito debidamente requisitada y firmada por el
representante legal o propietario del negocio.
• Copia de identificación del representante legal
• Copia de comprobante de domicilio.
• Copia del acta constitutiva de la empresa.
• Copia del poder notarial del representante legal.
• Realizar análisis de crédito al cliente
• Tratándose de una nueva franquicia que pertenezca a un grupo que ya
goce de crédito será sujeta de crédito temporal previo aval por escrito del
corporativo de la franquicia, y aviso por escrito, así como autorización del
área comercial, en tanto se realiza el análisis de crédito correspondiente.
Estados Financieros dictaminados, o en su defecto estados financieros internos
preferentemente firmados por el representante legal de la empresa de los últimos
2 años disponibles, así como estados financieros acumulados al mes inmediato
anterior del año en curso.
Las activaciones temporales de crédito deberán estar autorizadas por la gerencia
de tesorería operativa.
60
El área de análisis de crédito dará seguimiento y vigilara el plazo de los créditos
temporales, para los cuales se tendrá un plazo de 30 días para definir el crédito o
rechazarlo de acuerdo a lo que arroje el análisis de crédito correspondiente.
En caso de que algún cliente solicite una línea de crédito mayor a la autorizada en
el análisis de crédito, el total de la línea de crédito deberá ser garantizada de
acuerdo a la recomendación del área legal y /o análisis de crédito.
Cuando se presenten los cambios de razón social de los clientes derivados de un
cambio de dueños o socios, será necesario elaborar un nuevo análisis de crédito.
De acuerdo a la información que nos proporcione el análisis de crédito, las
autorizaciones para otorgar los montos de crédito serán como a continuación se
describen:
• Hasta $500,000.00 MN será autorizado por el responsable del área de
análisis de crédito.
• Hasta $1, 500,000.00 MN será autorizado por el responsable del área de
análisis de crédito, y el Gerente de Tesorería Operativa.
• Hasta $3, 000,000.00 MN será autorizado por el responsable del área de
análisis de crédito,
el Gerente de Tesorería Operativa, así como
la
Dirección de Administración de Operaciones México.
• Para montos superiores
$3, 000,000.00 MN será autorizado por el
responsable del área de análisis de crédito,
el Gerente de Tesorería
Operativa, la Dirección de Administración de Operaciones México, además
de la Dirección de operaciones México.
61
ACTIVIDADES AREA DE CREDITO Y COBRANZA.
La
cobranza deberá efectuarse mediante transferencia electrónica, depósito
bancario, o
en su defecto con cheque para abono en cuenta
y
nunca
en
efectivo.
Todo cliente nuevo que goce de crédito deberá efectuar sus pagos a través de
transferencia electrónica o por depósito bancario.
Cada zona será responsable de identificar los ingresos concentrados en tesorería
y deberán ser acreditadas a la filial correspondiente, y tratándose de clientes
centralizados el área de crédito y cobranza es la responsable de identificar los
mencionados depósitos.
La gestión de cobranza se realizara en las fechas de revisión que el cliente indique
para recoger los desgloses y recepción de cheques, así como de las fichas de
depósito.
Solo se aceptaran los cheques que provengan de la cuenta bancaria autorizada
para cada cliente o de la misma razón social.
La incidencia en presentación de hasta 3 cheques sin fondos en los últimos 12
meses será motivo de suspensión de crédito. La reactivación del crédito del cliente
se hará una vez que realice sus pagos vía transferencia bancaria, depósito
62
bancario, o cheque certificado, así mismo el cliente deberá pagar el monto de la
comisión bancaria más IVA, además del 20% de comisión por cheques devueltos.
La recuperación de los cheques devueltos deberá realizarse en un periodo
máximo de 48 horas a partir de la presentación del documento devuelto al cliente.
Bajo ninguna circunstancia se aceptan cheques post fechados o pago en efectivo.
Las
condiciones para conservar el abasto de contado una vez que se haya
suspendido el crédito es que el cliente pague el 100%, durante un periodo que no
exceda 15 días a partir del día en que fue suspendido su crédito.
Una vez suspendido el abasto, si el cliente no liquida el 100% de su adeudo en un
periodo que no exceda 10 días, el caso se turnara al
recuperación,
área legal para su
ya cuando el cliente se encuentra en litigio judicial para su
recuperación, le será suspendida la venta de cualquier forma.
El registro contable y pago se realizara de acuerdo a los reportes de pago
proporcionados por los clientes, y
encuentren incluidas
en los
nunca se tomaran facturas que no se
mencionados reportes,
dicho registro deberá
aplicarse al momento que tesorería informe que el ingreso se encuentra reflejado
en la cuenta bancaria.
.
63
NORMAS PARA LA SUSPENSION DE CREDITO
Serán sujetos de suspensión de crédito, cuando el cliente rebase su monto de
crédito establecido o cuando presente vencimientos mayores a 14 días.
Cuando el responsable de crédito y cobranza detecta cartera vencida, fuera de
política, informa de la morosidad al cliente, solicitando el pago de inmediato,
transcurridos 7 días después del primer aviso y en caso de que el cliente no haya
liquidado su adeudo el responsable de crédito y cobranza emitirá un aviso de
suspensión al cliente
para lo cual se le da al cliente un periodo de 7 días
adicionales para que liquide su adeudo y se ponga al corriente, transcurridos los 7
días posteriores al aviso de suspensión, y en caso de que el cliente continúe sin
solventar la deuda su crédito será suspendido.
El aviso de suspensión se enviará al Área Comercial para que ellos a su vez
notifiquen a su cliente de la situación de su adeudo y los persuadan a poner al
corriente, en caso de que se llegue a alguna negociación especial de pago con el
cliente (fuera de política), tendrá que contener el Vo. Bo. Por parte de la Gerencia
de Tesorería Operativa.
NORMAS PARA TURNAR A COBRANZA EXTRAJUDICIAL.
Son motivos para turnar las cuentas por cobrar a la cobranza extrajudicial los
casos señalados en la suspensión de crédito, además como todos los casos que
sean turnados al área legal deberán ser acompañados de todo el soporte
64
documental que exige el procedimiento para tal fin, ( Facturas con requisitos
completos, contra recibos emitidos por el cliente).
El área legal deberá notificar en máximo 48 horas la aceptación o rechazo del
saldo recibido, toda la aceptación por parte del área legal deberá ser registrada
contablemente, así mismo es responsabilidad del área legal el seguimiento y
conciliación mensual del saldo que mantenga por casos extrajudiciales.
A todos los clientes que se encuentren en proceso legal no se podrá realizar venta
de contado ni de ninguna otra modalidad, las excepciones deberán ser
autorizadas por la Dirección Comercial México, y la Dirección de Administración
México.
En caso de que el cliente liquide el total de su adeudo como resultado del litigio
judicial, y se restablezca la relación comercial, se podrá dar abasto únicamente en
forma de contado durante un año, y en caso de que el cliente solicite nuevamente
el crédito se sujetara a los lineamientos para el otorgamiento de crédito.
RESERVA PARA CUENTAS INCOBRABLES.
La reserva para cuentas incobrables se calculara y ajustara en forma mensual
con base al siguiente criterio:
• Cuentas en Jurídico
100%
• Saldos con 91 y hasta 120 día de antigüedad de vencimientp.50%
• Saldos con antigüedad de 121 días y mas
CCF, Coca Cola FEMSA
CXC Área de Cuentas por cobrar
SKU, Stock Keeping Unit , Identificador que permite el seguimiento sistemático de los productos
65
100%
PROCESOS OPERATIVOS
1. Envío de documentación Facturas y Notas de Crédito.
Los
jefes Administrativos de cada
deberán enviar al área de Cuentas
unidad Operativa (Distribuidora, Planta),
por
cobrar, mediante la sumaria de
facturación la información de la venta que corresponda al día inmediato anterior
de manera completa.
La sumaria de facturación deberá contener la siguiente información:
 Numero de cliente.
 Nombre del cliente
 Numero de Factura.
 Fecha de Factura.
 Status del Folio.
 Total Importe.
Las Facturas deberán contener:
 Folio
 Sello del cliente
 Firma de recepción de la mercancía.
 Cualquier otro requisito de cobro solicitado por el cliente.
 En caso de contener Nota de crédito, anexarla a la factura correspondiente.
 En caso de re facturación anexar la cancelada a la que sustituye en un solo
tanto.
66
En caso de no
enviar completa la información mencionada anteriormente se
deberán incluir los comentarios acerca de la causa por la que no fue enviada la
totalidad de la información contenida en el reporte.
2. Análisis de las diferencias.
Cualquier diferencia que se detecte en precio deberá reportarse inmediatamente
al área comercial, y en caso de que el cliente requiera del análisis, éste se
llevara a cabo por sku para determinar la diferencia, cuando.
El área de cuentas por cobrar es la encargada de la determinación de diferencias
al momento de la conciliación entre
el reporte de pago del cliente
y
la
facturación en sistema de CCF, posterior al pago del cliente el área de CXC
contara con 7 días para el análisis de las diferencias y posterior aclaración con el
cliente.
El resultado del análisis se deberá comunicar al área comercial, para que el
ejecutivo comercial efectúe
las
correcciones
en el catalogo de precios del
cliente.
En caso de existir negativa a liquidar las diferencias por parte del cliente, se
informara al área comercial para que nos apoye en el seguimiento y solución de la
aclaración.
67
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MÉXICO
FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN
CAPÍTULO IV
DESEMPEÑO PROFESIONAL.
68
DESEMPEÑO PROFESIONAL.
A continuación expondré un breve resumen de lo que anteriormente describí en
este trabajo acerca del proceso de cuentas por cobrar y análisis de crédito;
éste nace al momento que el cliente solicita a nuestra área comercial (
Ventas ), la apertura de una línea de crédito, posteriormente, para llevar a cabo
el análisis de crédito se solicita al cliente la documentación anteriormente
descrita en este trabajo , para que el área encargada de la determinación de
las líneas de crédito
procese la
información mediante
el uso de razones
financieras, las cuales nos arrojaran un resultado que finalmente será el monto
de crédito que se proporcionara a nuestros clientes.
Durante este proceso se asigna un crédito temporal de 30 días naturales, el
cual se otorga para que nuestro cliente recopile la totalidad de la documentación
que requerimos, posteriormente el cliente vía el área que denominamos Tel
Venta, levanta sus pedidos los cuales son entregados al día siguiente, o
dependiendo su frecuencia de visita.
Al momento de la entrega del producto el operador del camión de reparto se
encarga de la recopilación de los requisitos establecidos por nuestros clientes
para la posterior revisión y cobro de la factura, después se reúnen las facturas
en las distribuidoras y se envían al corporativo de Coca Cola FEMSA para su
organización en los archivos de los clientes, las cuales serán enviadas a revisión
en los
días
que se
tengan determinados de
acuerdo
a las indicaciones
previamente establecidas por los clientes, posteriormente se envían las facturas
a revisión, se deja transcurrir el periodo de crédito que cada cliente tiene
asignado por contrato con el Área Comercial ya sea 8,15,30 y 60 días ya
transcurrido este periodo se procede a la recuperación de la cartera, en caso
de que el cliente tarde en emitir el pago de su adeudo 15 días después de que
haya transcurrido el plazo de crédito se establecerá contacto vía telefónica, correo
electrónico, etc., para revisar el motivo de su atraso y establecer la fecha de
pago, en caso de la negativa o que no se haya podido establecer contacto con el
69
cliente para la revisión de lo referente a sus pagos, y sin tener justificación por el
atraso del mismo, se procederá al envío de un “ aviso de morosidad ”, el cual se
notificara al Área Comercial para que nos apoyen a revisar con el cliente el
motivo de su atraso así como informar al mismo el apremio de la liquidación de
su adeudo.
Se dejaran transcurrir 8 días naturales posterior al envío del aviso de morosidad
durante los cuales se tendrá una constante comunicación con el cliente revisando
los motivos de su atraso y la posible fecha de pago, y en caso de no existir una
respuesta positiva por parte del mismo, se procederá a enviar el aviso de
suspensión, para lo cuales se dejaran transcurrir nuevamente 8 días naturales,
transcurrido este periodo sin obtener respuesta positiva del cliente se procederá
a la suspensión inmediata, en caso de no obtener el cobro de la totalidad del
adeudo por parte del cliente se procederá el envío de la cuenta al cobro por la
vía legal, además se realizarán
los correspondientes
registros contables así
como la entrega al área legal del expediente del adeudo del cliente.
Por otro lado además de las actividades antes descritas se revisa que los datos
fiscales
en la facturación de nuestros clientes sean correctos, así mismo se
analizan diferencias que se pueden dar en precios las cuales se generan al
momento de la aplicación de sus pagos, las mencionadas diferencias se deben
de revisar en conjunto con el Área Comercial quienes son los encargados de
establecer los precios , así como de tener un catalogó firmado por nuestros
clientes en los cuales se establecen la vigencia de los mismos y las fechas en
las cuales aplican.
Además se asiste a juntas con los clientes para tocar diferentes temas, es
decir formas de trabajo para el envío de la facturación, periodos de pago,
facturación con morosidad, cambio de sistema por parte del cliente que pueda
generar atrasos. Implementación de portales por parte del cliente donde se
puede consultar información de pagos, status de facturas, órdenes de compra,
publicación de comunicados, etc.
70
Por otro lado a nivel interno se tienen juntas con nuestras unidades operativas
(Distribuidoras), para la determinación de los procesos y formas de trabajo en
cuanto al flujo de información de los cliente hacia el corporativo, así como el
análisis y solución de las
diferentes problemáticas que se presentan en las
formas de trabajo de los diferentes clientes.
71
Solicitud de Crédito por parte de
cliente
Coca Cola FEMSA solicita
documentación establecida para
otorgar crédito, Personas Físicas y
Personas Morales
Documentación
completa
NO
Se procede a la activación temporal y se
otorga crédito de 30 días naturales.
SI
El cliente recopila el total de la
documentación solicitada y la entrega a
Coca Cola FEMSA
Se lleva a cabo el
análisis de crédito
Resultado del análisis se activa la línea
de crédito por determinado monto al
cliente
El cliente efectúa pedidos de producto
Se envía aviso de morosidad siempre que
hayan transcurrido 15 días naturales
posteriores al periodo de crédito
establecido para el cliente sin existir el
pago por parte del mismo.
Transcurre el periodo que
corresponde a sus días de crédito
NO
El cliente paga
SI
Transcurren 8 días Naturales posteriores
al envío de aviso de morosidad
Fin del proceso
El cliente da respuesta NO
respecto al adeudo
Se envía el aviso
de suspensión de la
línea de crédito
SI
El cliente paga de manera inmediata su
adeudo vencido
Transcurren 8 días
naturales posteriores
al envío de aviso de
suspensión
NO
El cliente da
respuesta
respecto al
adeudo
SI
El cliente paga de manera
inmediata su adeudo vencido
72
Se concreta la
suspensión
inmediata de la
línea de crédito
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MÉXICO
FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN
CONCLUSIONES
73
CONCLUSIONES
Resultado de las diversas situaciones experimentadas al interior de Coca Cola
FEMSA, considero que se trata de una gran organización la cual se reinventa
permanentemente y por lo tanto se encuentra
en un proceso constante de
cambio, debido a lo anterior, puedo comentar que los cambios observados nos
han llevado a optimizar recursos, así como la mejora de algunos procesos como
en el caso particular del Área de cuentas por cobrar en la cual actualmente se
están efectuado
grandes innovaciones que nos permiten en primer lugar a
eliminar la morosidad que se presentaba en el pasado así como a una
recuperación más rápida de la cartera, implementando procesos y controles que
nos ayudan a que la administración de la cobranza de nuestros clientes sea más
efectiva.
Resultado de toda la reingeniería vivida en la organización se propicia la apertura
de
áreas de oportunidad derivadas de los
avances tecnológicos
que se
desarrollan en el entorno de la empresa, así como al interior de la misma.
Por lo descrito anteriormente dentro del área de cuentas por cobrar desde mi
particular punto de vista enlisto algunas sugerencias que permitirían que el área
desarrolle con mayor eficiencia:
-REVISION DE FACTURAS DE MANERA ELECTRONICA.
Como primer punto en la actualidad muchos de nuestros clientes requieren que
la
revisión de facturas ya no se
lleve de
manera
física,
por
lo que es
conveniente elaborar una base de datos que contenga a los cliente con estas
características y programar el envío semanal vía correo electrónico de las
revisiones que incluya la facturación en formato XML o PDF , así como las
remisiones correspondientes que amparen la recepción de mercancía por parte
del cliente. De este procedimiento se
solicitaría un acuse de recepción vía
electrónica que puede ser también un correo electrónico donde el cliente este
de acuerdo con la información recibida.
74
En este mismo contexto Coca Cola FEMSA creó un portal de cual se crearon
usuarios y
contraseñas para nuestros
clientes del cual podrán bajar
la
facturación que les corresponde en los formatos XML y PDF
De lo anterior se deberá considerar aquellos clientes que por las magnitudes de
su negocio no cuentan con la infraestructura para tener acceso a internet de
manera inmediata y bajar del portal la documentación antes señalada, para lo
cual se propone que al momento de la entrega del producto los camiones
repartidores efectúen la impresión de los CFDI y se entregue al instante a los
clientes así mismo y para complementar la información se solicitaría en el caso
de clientes catalogados como resto de mercado ( es decir pequeñas tiendas,
abarroteras ,etc. ) que los pre vendedores soliciten un correo electrónico a cada
cliente lo cual permitiría la construcción de una base de datos sobre la cual se
estaría enviando mediante un servidor la facturación electrónica para este tipo
de clientes y de alguna manera se subsanaría este punto cubriendo todos los
ángulos en cuanto a proporcionarles a nuestros clientes esta información.
75
-EMISION DE REPORTES DE AGOTAMIENTO SOBRE LAS LINEAS DE
CREDITO OTORGADAS A NUESTROS CLIENTES.
Por otra parte para subsanar otro tipo de problemática que constantemente se
presenta con los clientes debido a los bloqueos de sus cuentas por sistema se
propone la creación de reportes de agotamiento para los clientes que cuentan
con líneas de crédito, es decir constantemente se presenta la molestia por parte
de muchos clientes que nos indican que su cuenta se encuentra bloqueada por
la saturación en sistema de la línea de crédito, y por lo descrito anteriormente
surge la necesidad de crear un reporte que nos indiqué el porcentaje de línea de
crédito que lleva consumido el cliente así como otro reporte donde nos enliste
los clientes que están próximos a situarse en su primer día de mora, es decir que
cuando la línea de crédito de nuestros clientes esté a punto de saturarse o
que se encuentren a 2 o 3 días de culminar sus días de crédito el sistema nos
arroje una alarma ( esto mediante la construcción de una plataforma o modulo
en sistema que genere estas alertas) lo cual
nos
permita identificar
a
los
clientes que se encuentran en estos supuestos y de esta manera poder
enfocarnos sobre estos casos en específico y dar inicio a la gestión de cobranza
vía telefónica y por correo electrónico informando a nuestros clientes acerca de
esta situación e invitándolos a considerar la programación de un pago para
evitar caer en días de morosidad o la misma saturación de su línea de
crédito..
-IDENTIFICAR TRANSFERENCIAS ELECTRONICAS
Dado la gran problemática que se presenta con nuestros clientes para obtener
los datos de la fecha de pago, monto de las transferencias además de la relación
de facturas que nos están pagando , en primer lugar propongo establecer
comunicación con los clientes para sugerir que
al momento de efectuar sus
transferencias puedan ingresar como referencia su número de cliente, esto
permitiría que al momento de revisar nuestra cuenta ( la cual contiene una gran
cantidad de Transferencias electrónicas, y depósitos ) se pueda identificar los
76
pagos de nuestros clientes y posteriormente de manera puntual, solicitar
la
relación de facturas pagadas y así aplicar oportunamente el pago con abono a
su cuenta, y por otro lado además se propone la creación en conjunto con el
banco que administra nuestra cuenta una especie de requisito para deposito o
transferencia a favor de nuestra cuenta que al momento que los clientes nos
efectúen su pago forzosamente les solicite una referencia que
sea el numero de
cliente y de esta
manera
en este caso
al momento de
efectuar la
transferencia o deposito en nuestra cuenta de clientes sea un requisito este dato
y así poder tener un mayor control sobre la gran cantidad de depósitos no
identificables de nuestros clientes, creo que la parte medular de todo esto es el
dato con el cual identificamos a cada uno de los clientes que es su número SAP
( numero de cliente) para que ellos lo tengan presente al momento de efectuarnos
un pago.
-TRATO CLIENTES (FILIALES)
En el caso de estos clientes que son parte del grupo FEMSA y hablando
específicamente de las tiendas OXXO, se necesita tener un mayor control con
lo que respecta a
sus
días de crédito, es decir estos
cliente se
manejan
actualmente con un trato preferencial y no se aplica las políticas de crédito
(Coca Cola FEMSA) de manera rígida como ejemplo puedo mencionar que este
cliente no cuenta con una línea de crédito establecida además Cadena Comercial
OXXO nunca se ha bloqueado a pesar de los atrasos que presenta su cuenta,
por lo que propondría que cuando se presente morosidad en este cliente se
elabore canales especiales de comunicación para
tratar
las
problemáticas
relacionadas con este cliente es decir construir un manual de procedimientos
donde se detalle los diversos casos que se presentan con OXXO y la solución a
cada uno donde se detallen los datos de los contactos ( de parte de Coca Cola y
OXXO ) que darán seguimiento a cada tema en específico y que nos apoyara a
la solución así como el teléfono y correo electrónico y todos los datos necesarios
para establecer comunicación, además se incluirán los datos de contactos
alternativos que apoyaran la gestión como el caso del jefe inmediato superior de
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la persona encargada de proporcionar solución, además se propone asentar
dentro del manual el detalle de los tiempos de respuesta , tiempo de solución de
problemáticas, es decir será una especie de políticas entre proveedor y cliente
del mismo grupo ( Filiales) que se deberá cumplir, de lo contrario el personal que
incumpla este manual será acreedor a un acta administrativa que perjudicara su
evaluación anual.
Lo anterior se elabora con la finalidad de mantener una relación sana y cordial
entre las empresas del mismo grupo, que no perjudique el fin común que es la
elaboración de bebidas así como la distribución mediante estas tiendas que al
final de cuentas representan un medio que hacen llegar nuestros productos al
consumidor final.
78
UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MÉXICO
FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLÁN
BIBLIOGRAFÍA
Y
CIBERGRAFÍA
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BIBLIOGRAFÍA.
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El Flujo