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CCF COMPENSAR
CONSEJO DIRECTIVO
REGLAMENTO DE LA ASAMBLEA GENERAL DE AFILIADOS
La Asamblea General de Afiliados es la máxima autoridad de la CCF
COMPENSAR.
1.- CONFORMACIÓN
La Asamblea está conformada por la reunión de afiliados hábiles o sus
representantes acreditados conforme a la ley y los estatutos.
2.- DIGNATARIOS
Toda reunión de la Asamblea estará presidida por el Presidente del Consejo
Directivo y, en su ausencia, por el Vicepresidente del mismo; en defecto de éstos por
otro miembro del Consejo designado para tal efecto.
Cuando el Presidente del Consejo Directivo sea un representante de los trabajadores,
la Asamblea será presidida por el Vicepresidente si este fue en representación de los
empleadores; en defecto de éstos por otro empleador, miembro del Consejo,
designado para tal efecto.
Igualmente tendrá un Secretario, que lo será el Secretario General de la Corporación
o la persona que designe ad-hoc el Presidente de la Asamblea.
3. CLASES DE ASAMBLEA
3.1. Ordinaria
La Asamblea deberá realizarse anualmente en forma ordinaria preferentemente
durante el primer trimestre de cada año, en el lugar, fecha y hora que señale el
Consejo Directivo; debiendo éste, en todo caso, convocarla dentro de los primeros
seis (6) meses de la anualidad de que se trate. La Asamblea General Ordinaria debe
ocuparse entre otros de los siguientes aspectos:
-
Informe del Director Administrativo.
-
Informe del Revisor Fiscal y consideración de los estados financieros a 31 de
diciembre del año precedente.
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-
Elección de consejeros representantes de los empleadores afiliados y de
Revisor Fiscal principal y suplente, cuando exista vencimiento del período
estatutario.
-
Fijación del monto hasta el cual puede contratar el Director Administrativo
sin autorización previa del Consejo Directivo.
-
Fijación de honorarios del Revisor Fiscal y de los miembros del Consejo
Directivo.
3.2. Extraordinarias
Las reuniones de Asamblea General de carácter extraordinario podrán ser
convocadas en cualquier tiempo, para tratar sólo los asuntos contenidos en el orden
del día, salvo que así lo dispongan por lo menos las tres cuartas partes de los
empleadores afiliados presentes en la reunión, y una vez agotado el orden del día.
4. CONVOCATORIA
Es el acto en virtud del cual se cita o llama, por escrito personal o público anuncio a
los empleadores afiliados a la Corporación para que concurran a Asamblea General
de Afiliados a un determinado lugar, en fecha y hora fijadas con anticipación.
4.1. Reglas
La Asamblea General de Afiliados se convocará con sujeción a las siguientes reglas:
4.1.1. La Asamblea General debe ser convocada por lo menos con diez (10) días
hábiles de anticipación a la fecha de su celebración.
4.1.2. La convocatoria se hará mediante aviso inserto en un periódico que circule
regularmente en la ciudad de Bogotá y radio difusión en emisoras que
funcionen dentro del ámbito territorial de la Corporación; o a través de
notificación personal por medio de comunicación dirigida a cada uno de los
empleadores afiliados a la dirección que tengan registrada en la Entidad.
4.1.3. En la convocatoria a las reuniones ordinarias y extraordinarias deberá constar
el orden del día, el sitio, la fecha y hora de la reunión, la forma y términos
para la presentación de poderes, inscripción de candidatos e inspección de
libros y documentos; así como la fecha límite para pago de quienes deseen
ponerse a paz y salvo con la Corporación por todo concepto en relación con
las obligaciones exigibles.
4.1.4. En la convocatoria a reuniones extraordinarias el orden del día debe contener
la relación de los asuntos sobre los cuales se deliberará y decidirá.
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4.2. Primera convocatoria
Es la primera citación o llamamiento a los empleadores afiliados a la Corporación
para que asistan a la Asamblea General de Afiliados con el cumplimiento de las
anteriores reglas.
4.3. Segunda convocatoria
Es el segundo llamado que se hace sesenta (60) minutos después de la hora exacta
de la convocatoria inicial a los empleadores afiliados, cuando convocada
debidamente la Asamblea por primera vez, bien sea ordinaria o extraordinaria, no se
hubiere obtenido el quórum deliberatorio correspondiente.
4.4.
Competentes para convocar
4.4.1. En las Ordinarias: El Consejo Directivo y Director Administrativo.
4.4.2. En las extraordinarias: El Consejo Directivo, el Director Administrativo, el
Revisor
Fiscal o por solicitud escrita de un número plural de empleadores
afiliados hábiles que represente por lo menos una cuarta parte del total de los
empleadores afiliados hábiles de la Corporación;
4.5.
Lugar de reuniones
Las reuniones de la Asamblea se llevarán a cabo en:
4.5.1. El domicilio de la Corporación.
4.5.2. En el lugar donde funcionan las oficinas de la Administración o,
4.5.3. En el sitio que expresamente señale en la convocatoria salvo que se trate de
reuniones sin convocatoria previa.
5. DEL QUORUM DE LA ASAMBLEA
5.1. Quórum para deliberar
Es el número de empleadores afiliados hábiles presentes para empezar la sesión y
deliberar sobre los temas que los convoca.
Según los Estatutos, la Asamblea General de Afiliados podrá deliberar con la
presencia de un número plural de afiliados que represente por lo menos un tercio del
total de sus afiliados activos, salvo que se trate de reuniones de segunda
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convocatoria. En este evento, el quórum deliberatorio se conformará con cualquier
número plural de empleadores afiliados hábiles presentes en la Asamblea, sesenta
(60) minutos después de la hora exacta de la convocatoria inicial.
5.2. Quórum para decidir
Es el número de empleadores afiliados hábiles que estatutariamente representan los
votos requeridos para tomar decisiones.
Las decisiones de la Asamblea General serán tomadas por un número plural de
afiliados que represente por lo menos la mitad más uno de los votos presentes en la
reunión, excepto que por ley o estatutos se exija una mayoría especial.
5.2.1. Por mayoría relativa: Votos que predomina una votación, sin llegar a más de
la mitad de los emitidos.
5.2.2. Por mayoría absoluta: La formada por más de la mitad de los votos.
5.2.3. Por mayoría calificada: Es la exigida por encima de la estricta mayoría
absoluta.
5.2.4. Por mayoría especial: aplicación de otras formas de decidir como por
ejemplo, cuociente electoral.
6. ASIGNACIÓN DE VOTOS POR AFILIADO
Cada uno de los empleadores afiliados tendrá derecho a un número de votos, que es
indivisible; un voto por su carácter de empleador afiliado, más votos adicionales
según el número de trabajadores beneficiarios del subsidio familiar que presten sus
servicios al empleador afiliado de acuerdo con la siguiente escala:
-
Entre
20 y
50 trabajadores beneficiarios, 1 voto adicional;
Entre
51 y 150 trabajadores beneficiarios, 2 votos adicionales;
Entre 151 y 250 trabajadores beneficiarios, 3 votos adicionales;
Entre 251 y 400 trabajadores beneficiarios, 4 votos adicionales;
Entre 401 y 600 trabajadores beneficiarios, 5 votos adicionales;
Entre 601 y 850 trabajadores beneficiarios, 6 votos adicionales;
Entre 851 y 1.150 trabajadores beneficiarios, 7 votos adicionales;
Entre 1.151 y 1.300 trabajadores beneficiarios, 8 votos adicionales;
De 1.301 trabajadores beneficiarios en adelante, 9 votos adicionales;
Para establecer el número de trabajadores beneficiarios por empleador afiliado, se
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tendrá en cuenta la nómina correspondiente al mes inmediatamente anterior a aquel
en el cual se realice la asamblea.
7. RESTRICCIONES PARA PARTICIPAR EN LA ASAMBLEA (afiliados no
hábiles)
Ningún afiliado podrá tener voz y voto, elegir y ser elegido en las reuniones de la
Asamblea General, sin que se encuentre a paz y salvo con la Corporación, por todo
concepto, con una antelación de por lo menos setenta y dos (72 ) horas continuas a
la señalada para la reunión.
8. DE LA REPRESENTACIÓN PARA LA ASAMBLEA
8.1. A través del representante legal o persona natural, según sea el caso:
El empleador afiliado, actuará ante la Asamblea por medio de su representante legal
si se trata de una persona jurídica o como persona natural si su afiliación como
empleador es como persona natural.
8.2. A través de apoderado
El empleador afiliado (persona natural o persona jurídica) podrá hacerse representar
en las reuniones de la Asamblea General, mediante poder otorgado con el
cumplimiento de los requisitos y formalidades legales y estatutarias.
8.3. Restricciones e inhabilidades frente a la representación
Ninguna persona podrá representar a más de diez (10) afiliados, ni contar con más
del 10% del total de los votos presentes o representados en la Asamblea, incluidos
los que por derecho propio le corresponden.
Los miembros del Consejo Directivo, respecto a otros afiliados, los revisores
fiscales y los funcionarios de la Caja y asociaciones de cajas, están inhabilitados
para llevar la representación de afiliados en las Asambleas Generales.
9. DE LOS PODERES
9.1. Requisitos
El poder se debe otorgar por escrito:
-
a una persona natural plenamente capaz
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-
indicando el nombre y el documento de identificación del apoderado,
la fecha de la reunión para la cual se confiere el poder,
fecha de expedición,
el nombre y cédula del poderdante,
el carácter por el cual lo confiere (como persona natural o
representante legal de persona jurídica)
firma del poderdante y del apoderado en prueba de aceptación.
Únicamente el poder otorgado por escritura pública o por documento autenticado
que lo indique expresamente, podrá comprender más de una reunión de la Asamblea.
9.2. Sustitución
Los apoderados sólo pueden sustituir sus poderes si tienen facultad para ello y en la
persona que expresamente se indique en el poder.
9.3. Presentación personal
El poder se presentará personalmente por quien lo otorga o sustituya ante la
Secretaría General de la Corporación o su delegado o se remitirá a esa Dependencia,
previa autenticación ante notario o ante funcionario público competente.
El funcionario de la Corporación ante quien se presenta el poder lo examinará de
inmediato para determinar si reúne los requisitos legales y estatutarios exigidos para
su validez y en caso de que no los reúna, lo rechazará ipso facto.
9.4. Plazo de entrega
Los poderes deberán presentarse o hacerse llegar a la Secretaría General de la
Corporación con una anticipación no inferior a veinticuatro (24) horas continuas
respecto a la hora señalada para la reunión de la Asamblea, por la convocatoria
correspondiente.
9.5. Efectos de un poder otorgado sin los requisitos exigidos
Un poder otorgado sin el lleno de los anteriores requisitos carece de toda validez.
Cuando aparecieren dos o más poderes otorgados en la misma fecha por un mismo
empleador afiliado para una reunión de Asamblea General no tendrá validez
ninguno de ellos. Si ambos fueren de fechas distintas se tendrá en cuenta el último
presentado, a menos que alguno contenga revocación expresa del otro.
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9.6. Comisión verificadora de poderes
Para efectos de constatar que los poderes recibidos en la Secretaría General de
COMPENSAR han cumplido con todos los requisitos, la Administración nombrará
una Comisión Verificadora de Poderes y contará con la participación de la Revisoría
Fiscal.
Las decisiones que tome la Comisión tienen el carácter de inapelables.
10. DE LA ACREDITACION
10.1. De la credencial como empleador afiliado
Cuando sea necesario, la administración implementará el otorgamiento de las
credenciales como empleador afiliado a la Corporación.
10.2. De la acreditación como empleador afiliado hábil para ingreso a la
Asamblea
En la fecha, hora y sitio que indique la convocatoria, el empleador afiliado hábil o su
apoderado, que cumpla con los requisitos exigidos, se registrará e inmediatamente se
le acreditará como miembro afiliado hábil, con plenos derechos para participar con
voz y voto y para elegir y ser elegido en la Asamblea General.
11. DE LAS VOTACIONES
Para el proceso de elección de Consejeros representantes de los empleadores
afiliados a la Corporación y de Revisor Fiscal principal y suplente y demás
propuestas o decisiones que hayan de adoptarse por la Asamblea General, se
utilizaran los sistemas de votación establecidos en el presente reglamento.
Entendiéndose por votación la expresión pública o secreta de una preferencia ante
una opción.
11.1. Principios de los sistemas de votación
En los procesos de votación, según sea el sistema adoptado, se aplicarán los
siguientes principios, los cuales servirán para la interpretación y aplicación de lo
previsto en el presente Reglamento:
11.1.1. Confiabilidad: El sistema de votación debe garantizar plenamente los
aspectos relacionados con aptitud para participar, voto secreto, imparcialidad,
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manejo de la información, escrutinio y demás relacionados, de tal suerte que tanto la
participación con el voto como los resultados obtenidos sean plenamente confiables
y se ajusten a la realidad de lo actuado.
11.1.2. Reserva: El sistema de votación debe garantizar la confidencialidad acerca
de la decisión de voto de los participantes cuando la votación sea secreta. El sistema
será cerrado, entendiéndose que el manejo de la información es exclusivamente para
efectos de la correspondiente elección o votación de que se trate.
11.1.3. Transparencia: El sistema de votación debe garantizar plenamente la
autónoma, espontánea y libre evolución de los procesos participativos que se den
entre los afiliados, permitiendo bajo toda circunstancia que se exprese en forma
diáfana y sin interferencia alguna la voluntad de los habilitados.
11.1.4. Principio de imparcialidad: El sistema de votación debe garantizar el no
otorgamiento de ventaja alguna en favor de planchas, campañas o candidatos,
propuestas, datos y reportes que puedan influir en la intención de voto de los
participantes o afectar en modo alguno el proceso de votación.
11.2. De la responsabilidad por la asistencia a la Asamblea y participación a
través del voto.
De conformidad con los estatutos, el empleador afiliado, tiene la obligación de
asistir a las reuniones de la Asamblea General de Afiliados y derecho al voto, si está
habilitado para ello. Por lo tanto, si decide libremente participar ejerciendo el voto
por el sistema electrónico fuera de la sede de la Asamblea y no pueda ejercer su
derecho al mismo por cualquier causa que ella fuere, o habiendo votado, pierde
validez el voto y no pueda ejercer el derecho al voto por el plan de contingencia
implementado, no podrá reclamar en ningún momento, ni ante la Corporación ni
ante las autoridades competentes que no se le permitió ejercer el derecho al voto.
Si un empleador afiliado hábil opta libremente por ejercer su derecho al voto
electrónico fuera de la sede de la Asamblea y por causas atribuibles o no a él o por
causa de terceros, no puede hacerlo, puede trasladarse a la sede de la Asamblea
dentro del tiempo establecido para la votación y ejercer su derecho al voto.
11.3. Comisión escrutadora
La Asamblea General de Afiliados designará de su seno una comisión escrutadora
previamente a la apertura de la votación.
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Prestarán servicios de apoyo a la comisión escrutadora para lo de su competencia, la
Secretaría General y la Auditoria Externa cuando se trate de votaciones por el
sistema electrónico.
11.3.1. Competencia de la comisión escrutadora: Corresponde a la comisión
escrutadora:
a. El recuento, cálculo y lectura de los votos que a cada lista o candidato han
correspondido, dependiendo del sistema de votación.
b. Informar a la Asamblea General de Afiliados el resultado del escrutinio.
11.4. Sistema de votación por medios electrónicos
Por regla general y según lo indique la convocatoria correspondiente, las elecciones
en las Asambleas Generales de COMPENSAR se harán por medios electrónicos,
aplicando los principios señalados en el presente reglamento.
11.4.1. Acceso al sistema de votación electrónica: Se dispondrá de un código de
acceso para los empleadores acreditados como afiliados hábiles, a través del cual se
permita participar en el proceso de votación electrónica correspondientes en la
Asamblea, según los siguientes parámetros:
a. A cada empleador afiliado le corresponderá un código de acceso individual y
exclusivo que le permita ingresar al sistema de votación disponible en la
página de Internet de la Corporación habilitada para tal fin.
b. El código individualizado y exclusivo, será activado al empleador afiliado
hábil o a su apoderado al momento de su acreditación para participar en la
Asamblea de que se trate o remitido con las seguridades del caso, por correo
certificado y entrega personalizada al empleador afiliado que lo solicite
directamente mediante comunicación escrita radicada en la Secretaría
General de COMPENSAR, dentro del término que para el efecto se
establezca en la convocatoria correspondiente. La entrega se hará en la
dirección que tengan registrada ante COMPENSAR.
d. El empleador afiliado hábil o apoderado emitirá su voto, ingresando al
sistema de votación disponible en la página de Internet de la Corporación
habilitada para tal fin, cumpliendo los procedimientos establecidos al efecto,
bien en la sede de la Asamblea o fuera de ella, en este ultimo caso cuando se
trate de elecciones de Consejo Directivo y Revisor Fiscal, cuando así lo
disponga la correspondiente convocatoria.
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e. El empleador afiliado que haga uso del código de acceso se responsabiliza y
obliga a:
-
La custodia, buen manejo y uso del código de acceso frente al
proceso de votación de que se trate.
-
Reportar por escrito a COMPENSAR toda anomalía,
irregularidad o dificultad que se le presente en relación con la
entrega y habilitación del código de acceso, sus condiciones
de seguridad y demás aspectos relacionados con interferencias
posibles en curso del proceso.
-
Informar a COMPENSAR, en forma inmediata y por escrito,
el daño o deterioro, la pérdida, el hurto o robo del código de
acceso suministrado, evento en el cual COMPENSAR
procederá a la inhabilitación del mismo y dispondrá la
asignación de un nuevo y diferente código de acceso, si así lo
solicita el empleador o apoderado.
f. El suministro del código de acceso a los empleadores afiliados con
anterioridad a la fecha de la Asamblea, no genera por sí el derecho a
participar en la correspondiente Asamblea ni a participar de las votaciones.
g. En caso de no cumplirse con las condiciones legales y estatutarias
establecidas para la habilitación de un empleador afiliado en cuanto a su
participación en la Asamblea General de Afiliados, no será posible participar
en ella ni en los procesos de votación que se surtan. A través del sistema se
adoptarán las medidas que se requieran para la validación de dicho derecho e
impedirá la votación por parte de quien no sea empleador afiliado hábil.
11.4.2. Apertura de la votación: Con una única certificación de conformidad del
sistema de votación electrónica que al efecto expida la Auditoria Externa, la
Presidencia de la Asamblea declarará la apertura de las votaciones a que haya lugar,
de acuerdo con el orden del día establecido.
Cuando se trate de elecciones de miembros del Consejo Directivo y Revisor Fiscal, a
partir del horario establecido, el sistema habilitará la votación electrónica tanto en la
sede de la Asamblea como fuera de ella, según la convocatoria correspondiente.
11.4.3. Desarrollo de las votaciones: Mientras permanezca habilitado el sistema de
votación electrónico, se adoptarán las medidas conducentes a garantizar su
invulnerabilidad y la aplicación de los principios de los sistemas de votación
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adoptados en el presente reglamento.
11.4.4. Cierre de la votación: Cumplido el término que al efecto se señale, el
Presidente declarará el cierre de las votaciones, el cual se surtirá de manera
automática y simultánea para quienes sufraguen en la sede de la Asamblea y fuera
de ella cuando sea del caso y se procederá al escrutinio.
11.4.5. Escrutinio: El escrutinio de las votaciones electrónicas se realizará en forma
automática, reportándose los resultados a la Comisión Escrutadora, la cual informará
los resultados a la Asamblea General de Afiliados, quien acogerá las decisiones
adoptadas y declarará la elección según corresponda.
11.4.6. Votación electrónica tanto en sede de Asamblea como fuera de ella: En
la convocatoria para la Asamblea General de Afiliados, podrá establecerse que las
votaciones que en ella se realicen, bien para elegir miembros del Consejo Directivo
en representación de los empleadores afiliados o Revisor Fiscal, principal y
suplente, se efectúen por el sistema electrónico tanto en la sede de la Asamblea
como fuera de ella.
Para los efectos anteriores, en la convocatoria se señalara el horario de apertura y
cierre de las votaciones y demás condiciones a que haya lugar en un momento dado.
El quórum deliberatorio de la correspondiente Asamblea se establecerá según los
empleadores afiliados hábiles presentes en la sede de la Asamblea.
Para las mayorías decisorias de elección de Consejo Directivo y Revisor Fiscal, se
contabilizarán automáticamente tantos los votos electrónicos emitidos en la sede de
la Asamblea como fuera de ella, cuando la convocatoria establezca la votación fuera
de sede.
11.4.7. Exclusión de alternativas de voto concurrente: El sistema de votación
electrónica, adoptará todas las medidas para impedir la posibilidad que un mismo
empleador afiliado hábil sufrague en forma concurrente o doble, en una misma
elección.
11.4.8. Auditoria externa: El sistema de votación electrónico estará auditado en
forma integral por un agente externo a COMPENSAR, con independencia de las
responsabilidades y controles internos que competen a la Administración en relación
con los mismos. La Administración adelantará las gestiones que sean necesarias en
orden a disponer la actuación de un agente externo, especializado e idóneo que
adelante la citada auditoría.
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11.4.9. Plan de contingencia (sistema de papeleta): Si el sistema de votación
electrónico presenta fallas de cualquier índole y no permite la culminación del
proceso de votación con el escrutinio y ya hubiesen votado algunos empleadores,
estos votos pierden su validez y COMPENSAR implementará dentro de la sesión de
la Asamblea como plan de contingencia, el sistema de votación por medio de
papeleta, aplicándose en ese evento todas las disposiciones en materia de
acreditación, voto ponderado, indivisibilidad del voto, comisión escrutadora, urna, y
demás aspectos atinentes.
11.5. Otros sistemas de votación
En las Asambleas Generales de COMPENSAR, también se podrá hacer uso de otros
sistemas de votación a saber: sistema de aclamación, ordinario (elevando el brazo),
por medio de papeleta, secreto, u otro cuando a ello diere lugar.
11.6. Identificación de las opciones electorales y otras propuestas:
Independientemente del sistema de votación que se adopte, se dispondrá de
presentaciones que permitan al votante identificar claramente las opciones
(planchas, candidatos y/o propuestas) que se presenten, individualizando cada
proceso electoral y votación de propuestas.
Igualmente se posibilitará la opción del voto en blanco, claramente identificado.
11.7. Clases de Voto
11.7.1. Voto válido: Es aquel en el cual una vez culminado todo el proceso de
votación, aparece marcada claramente una opción electoral y que, por llenar los
requisitos establecidos, debe ser contabilizado y adquiere su eficacia.
11.7.2. Voto no válido: Es aquel voto emitido con todos los requisitos establecidos,
que pierde su validez al no culminar el proceso de votación con el escrutinio.
11.7.3. Voto en blanco: Es aquel en el que aparece marcada en la casilla
correspondiente a dicha forma de expresión electoral.
11.7.4. Voto nulo: Es aquel que no se contabiliza, porque en él aparece marcada
más de una opción electoral; o no queda clara la voluntad del elector o la opción se
consigna en una presentación no oficial.
11.7.5. Voto por poder: Es aquel que se emite a través de apoderado con los
requisitos de ley y estatutarios.
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12. DEL CONSEJO DIRECTIVO
12.1. Composición
El Consejo Directivo está conformado por diez (10) miembros principales con sus
respectivos suplentes personales e integrado así:
- Cinco (5) miembros principales con sus respectivos suplentes en representación de
los empleadores afiliados, elegidos en asamblea.
- Cinco (5) miembros principales con sus respectivos suplentes en representación de
los trabajadores, nombrados por el Ministerio de la Protección Social o quien
haga sus veces.
12.2. Período
El período de los Consejeros es de dos (2) años contados a partir del momento en
que se haga la respectiva elección. El ejercicio de las funciones comienza a partir de
la autorización de la Superintendencia del Subsidio Familiar y hasta entonces habrá
prórroga automática de quienes estén desempeñándolos.
Los nombramientos y elecciones posteriores a la fecha de la Asamblea General
Ordinaria sólo tendrán vigencia por el resto del período. Tanto los Consejeros
principales como los suplentes podrán ser reelegidos indefinidamente.
12.3. Requisitos para ser elegido Consejero
Para poder ser elegido Consejero principal o suplente por la Asamblea General de
Afiliados en representación de los empleadores afiliados, se requiere:
12.3.1. Ser empleador afiliado a la Corporación en calidad de persona natural o
persona jurídica o tener un vínculo laboral con un empleador afiliado que tenga la
calidad de persona jurídica. En este último caso la autorización para representar al
empleador afiliado deberá otorgarse mediante documento autenticado ante notario o
autoridad competente.
12.3.2. Haber cumplido a cabalidad sus obligaciones para con la Corporación.
12.4. Régimen de Inhabilidades, Incompatibilidades, Responsabilidades y
Prohibiciones para ser elegido Consejero y desempeñarse como tal
12.4.1. Inhabilidades: De conformidad con el artículo 3º del Decreto 2463 de 1981,
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el Decreto 973 de 1994 y demás normas concordantes no podrá ser elegido miembro
del Consejo Directivo quien:
a) Se halle en interdicción judicial o inhabilitado para ejercer el comercio.
b) Haya sido condenado a pena privativa de la libertad por cualquier delito, excepto
los culposos.
c) Haya sido sancionado por faltas graves, en el ejercicio de su profesión.
d) Haya ejercido funciones de control fiscal de la Corporación durante el año
anterior a la fecha de su elección, o desempeñado cargos de nivel directivo, asesor,
ejecutivo, técnico o administrativo en la Superintendencia del Subsidio Familiar.
12.4.2. Incompatibilidades: Sobre las causales de incompatibilidad, las cuales se
configuran con el ejercicio del cargo que se da con la posesión o autorización de la
Superintendencia del Subsidio Familiar, el artículo 2º del Decreto 2463 de 1981
prevé: “Entre los miembros de los consejos o juntas directivas, directores
administrativos o gerentes y los revisores fiscales de las Cajas no podrán existir
vínculos matrimoniales ni de parentesco dentro del cuarto grado de
consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil ni de asociación profesional,
comunidad de oficina o sociedad comercial, excepción hecha de las sociedades
anónimas y de las comanditarias por acciones.”.
12.4.3. Prohibiciones: Los Consejeros no podrán pertenecer a más de un Consejo
Directivo de Caja de Compensación Familiar,
Por contar la Corporación con un programa como Entidad Promotora de Salud se
incluyen así mismo las limitaciones para ser miembro de Consejo Directivo de
conformidad con el artículo segundo del Decreto 973 de 1994:
“Los miembros de Juntas Directivas de Entidades Promotoras de Salud no podrán
ser:
a. Representantes legales, miembros de los Organismos Directivos, Directores
Administradores de otras Entidades Promotoras de Salud, o de Entidades
que por disposición legal administren riesgos profesionales o de
Instituciones Administradoras de Servicios de Salud.
No obstante cuando la Institución prestadora de servicios sea filial de la
promotora, los directores o representantes legales de ésta podrán hacer
parte de la Junta u organismo Directivo de la Institución Prestadora.
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Tampoco se aplicará esta incompatibilidad cuando la Entidad Promotora de
Salud sea una subordinada de una Entidad que por disposición legal
administre Riesgos Profesionales o ésta lo sea de aquella, o cuando la misma
Entidad Promotora de Salud administre directamente los riesgos
profesionales.
b.
Representantes legales, administradores, empleados en los niveles directivo,
asesor o profesional, directores o miembros de organismos directivos de
firmas comisionistas de bolsa, de sociedades administradoras de fondos de
inversión, de fondos de inversión o fondos mutuos de inversión, ni de bolsas
de valores, ni en general, de cualquier entidad que tenga el carácter de
inversionista institucional.
a. Comisionistas de bolsa, comisionistas independientes, ni intermediarios de
otras entidades promotoras de salud.
d.
Socios de una agencia o sociedad intermediaria para la colocación del Plan
Obligatorio de Salud.
Para la cabal aplicación de lo aquí dispuesto se entiende por filial aquella
entidad en la cual la participación en su capital por parte de la matriz no es
inferior al 51% de las acciones suscritas ya sea directamente o con el concurso
de sociedades vinculadas a la matriz”.
12.5. Pérdida de la calidad de Consejero
Se pierde la calidad de Consejero principal o suplente cuando durante el período
correspondiente a la elección:
12.5.1. El empleador elegido (persona natural o jurídica) no conserva el carácter de
afiliado.
12.5.2. No se conserva el carácter de la representación legal o la vinculación laboral
con la persona jurídica afiliada a la Corporación. En estos casos, la persona
jurídica continúa como miembro en el Consejo a través de su nuevo
representante legal o del empleado autorizado con las formalidades exigidas.
12.5.3.Se incurre en cualquiera de las incompatibilidades o inhabilidades señaladas
en la Ley o en los Estatutos de la Corporación.
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12.6. De la elección de miembros del Consejo Directivo representantes de los
empleadores afiliados
12.6.1. Inscripción de candidatos: Para la elección de los miembros que deben
representar a los empleadores afiliados en el Consejo Directivo, los candidatos se
presentarán a través de listas, las cuales contendrán al menos el nombre de un
principal con su suplente personal.
La inscripción de las listas deberá hacerse en las oficinas de la Secretaría General de
COMPENSAR, según lo dispuesto por el artículo vigésimo noveno de los estatutos
y en los términos que señale la convocatoria correspondiente.
Con cada lista o plancha deberá adjuntarse un escrito que contenga:
a) Hoja de vida de cada uno de los candidatos
b) Fotocopia del documento de identificación de cada uno de los candidatos.
c) Aceptación de la candidatura a miembro del Consejo Directivo de la CCF
COMPENSAR
d) Manifestación expresa de conocer y someterse al régimen jurídico aplicable
para el desempeño de la misión dentro del sistema de subsidio familiar, en
particular las disposiciones sobre inhabilidades, incompatibilidades y
conflictos de interés previstas por el Decreto 2463 de 1981, Decreto 973 de
1994 y la Ley 789 de 2002 y demás normas concordantes.
e) Manifestación expresa de no hallarse incurso en ninguna de las causales de
inhabilidad para ser elegido como miembro del Consejo Directivo o
incompatibilidad para desempeñarse como tal, de conformidad con las
disposiciones legales y estatutarias aplicables; en las personas jurídicas, tanto
éstas como su representante legal o representado si es un empleado.
f) La indicación del nombre de la persona jurídica a la cual representa, si es el
caso.
g) Solicitud de posesión y autorización para ejercer el cargo en caso de ser
elegido, dirigida a la Superintendencia del Subsidio Familiar.
h) La antefirma, firma y número de documento de identificación.
i) Deberá anexarse también la autorización autenticada ante notario o autoridad
competente, del empleador afiliado (persona jurídica), si el aspirante es un
empleado que lo representa para aspirar a miembro del Consejo Directivo.
12.5.2. Rechazo de inscripción de listas: Ningún candidato a Consejero en
representación de los empleadores afiliados puede figurar en más de una lista. En el
evento de figurar una misma persona (natural o jurídica) en más de una lista; la
última lista que se presente será rechazada de plazo por la Secretaría General de la
Corporación, salvo que la anterior sea retirada por todos sus integrantes.
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Igualmente la inscripción de candidatos que no cumplan con las condiciones legales
o que estén inhabilitados o que se hallen restringidos para participar por encontrarse
en mora con la Corporación, no será admitida incluyendo la inscripción del renglón,
principal y suplente, que corresponda.
12.5.3. Sistema del cuociente electoral: Para la elección de los Consejeros, como
en todos los eventos en que se trate de elegir un cuerpo colegiado o comisión, se
aplicará el sistema del cuociente electoral.
Este se determinará dividiendo el número total de los votos válidos emitidos,
incluidos los votos en blanco, por el número de miembros que hayan de elegirse
como principales.
La operación para aplicar el cuociente electoral se comenzará por la lista que
hubiere obtenido mayor número de votos y así en orden descendente.
De cada lista se declararán elegidos tantos miembros principales con sus suplentes
(renglones) cuantas veces quepa el cuociente en el número de votos emitidos por la
misma y si quedaren puestos por proveer, éstos corresponderán a los residuos más
altos, escrutándolos en el mismo orden descendente.
12.5.4. Solución en caso de empate: En caso de empate se preferirá para la
designación al empleador afiliado que ocupe un mayor número de trabajadores
beneficiarios.
En el evento de subsistir el empate, se tendrá en cuenta la fecha de vinculación del
empleador a COMPENSAR, para otorgarle preeminencia a aquel empleador que
tenga más tiempo de afiliada a la Caja. Si con todo subsiste el empate, se decidirá
por suerte.
13.- DE LA REVISORIA FISCAL
Es el órgano que bajo la dirección y responsabilidad de un contador público le
corresponde fiscalizar a la Corporación en los términos que le señala la ley y los
estatutos. Serán elegidos Revisor Fiscal principal y suplente, quienes hayan
obtenido la primera y segunda mayoría relativa de los votos, respectivamente.
Debe tenerse en cuenta que la elección es de Revisor Fiscal Principal y Suplente.
Por ningún motivo puede la misma persona jurídica ostentar la calidad de principal y
suplente a la vez.
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El Revisor Fiscal suplente sólo actuará en ausencias temporales o definitivas del
principal.
13.1. Período y honorarios
El período del Revisor Fiscal es por un año, contado a partir de la fecha de la
respectiva elección o reelección, pero el ejercicio de las funciones comienza a partir
de la fecha de posesión o autorización de la Superintendencia del Subsidio Familiar
para cada periodo y hasta cuando se produzca la posesión de quien deba
reemplazarlo; por lo tanto habrá prórroga automática de quien viene
desempeñándose.
Los honorarios que fije la Asamblea General al Revisor Fiscal son para el período
para el cual fue elegido y no podrán ser incrementados para el mismo periodo y se
empezarán a causar a partir de la posesión y efectivo ejercicio de las funciones. Si
por cualquier circunstancia el tiempo ejercido por la revisoría fiscal es menor al
período de un año, los honorarios serán pagados proporcionalmente al tiempo
ejercido; en el evento de la prórroga automática mientras se posesiona el sucesor o
se da la posesión como reelegido, los honorarios serán conforme a la propuesta
presentada y aprobada por la Asamblea General.
El Revisor Fiscal principal o suplente puede ser reelegido o removido por la
Asamblea en cualquier época. La elección en caso de remoción sólo tendrá vigencia
por el resto del período.
13.2. Requisitos para ser elegido
Los aspirantes a desempeñar la Revisoría Fiscal deberán acreditar:
13.2.1. Persona Jurídica
a) Certificado de existencia y representación
competente.
legal expedido por autoridad
b) Una comunicación del representante legal donde se indique claramente
quién es el contador público que actuará en su nombre.
c) Hoja de vida, fotocopia de la cédula de ciudadanía, tarjeta profesional y
antecedentes disciplinarios con no más de treinta días de expedición a la
fecha de la correspondiente Asamblea del contador público designado por la
persona jurídica para actuar.
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d) Manifestación escrita tanto de la persona jurídica como del contador
público designado para actuar en su nombre de no encontrarse incursos en las
causales de inhabilidad e incompatibilidad de que trata el Decreto Ley
2463 de 1981 y demás normas afines con la revisoría fiscal; de haberse
informado sobre la estructura y funcionamiento de la Caja y aceptación del
cargo en caso de ser electo como Revisor Fiscal principal o suplente.
e) Solicitud de autorización para ejercer el cargo, dirigida por el contador
público al Superintendente del Subsidio Familiar.
f) Autorización de la Persona Jurídica y contador público a la Superintendencia
del Subsidio Familiar para tramitar la solicitud de certificados de
antecedentes disciplinarios ante la Junta Central de Contadores.
g) Consignación bancaria por el valor correspondiente a los certificados
inmediatamente mencionados.
h) Propuesta clara y precisa que contenga:
- el valor mensual de sus honorarios más IVA, el valor total de los
honorarios durante el período de un año más IVA y el porcentaje de
ajuste o no en el evento de ejercer por más del periodo sin que haya sido
reelegido.
- recurso humano y técnico que utilizará en su labor (deberá ser acorde
con las necesidades de la Corporación),
- experiencia relacionada con el cargo tanto de la persona jurídica como
del contador público designado para actuar.
i) Presentación como candidato a Revisor Fiscal por uno o varios empleadores
afiliados a la CCF COMPENSAR.
f) Formato debidamente diligenciado, suministrado por la Secretaría General de
COMPENSAR.
13.2.2.Persona Natural
a. Hoja de vida, fotocopia de la cédula de ciudadanía y de la tarjeta
profesional y antecedentes disciplinarios del aspirante con no más de
treinta días de expedición a la fecha de la correspondiente Asamblea.
b. .Manifestación escrita del aspirante de no encontrarse incurso en
las causales de inhabilidad e incompatibilidad de que trata el
Decreto Ley 2463 de 1981 y demás normas afines con la revisoría
fiscal; de haberse informado sobre la estructura, funcionamiento de la
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Caja y sobre el régimen del Subsidio Familiar y aceptación del cargo
en caso de ser electo como Revisor Fiscal principal o suplente.
c. Solicitud de autorización para ejercer el cargo, dirigida al
Superintendente del Subsidio Familiar.
d. .Autorización a la Superintendencia del Subsidio Familiar para
tramitar la solicitud de certificados de antecedentes disciplinarios ante
la Junta Central de Contadores.
e. Consignación bancaria por el valor correspondiente a los certificados
inmediatamente mencionados
f. Propuesta clara y precisa que contenga:
- el valor mensual de sus honorarios más IVA, el valor total de
los honorarios durante el período de un año más IVA y el
porcentaje de ajuste o no en el evento de ejercer por más del
periodo.
- recurso humano y técnico que utilizará en su labor (deberá ser
acorde con las necesidades de la Corporación),
- experiencia relacionada con el cargo.
g. Presentación como candidato a Revisor Fiscal por uno o varios
empleadores afiliados a la CCF COMPENSAR.
h. Formato debidamente diligenciado, suministrado por la Secretaría
General de COMPENSAR.
13.3. Inhabilidades e Incompatibilidades.
No podrá ser Revisor Fiscal principal o suplente:
a) Quien tenga el carácter de empleador afiliado o sea representante legal o
empleado de una empresa afiliada a la Corporación.
b) Quien esté vinculado con un miembro del Consejo Directivo, con el
Director Administrativo o con cualquier otro funcionario de la
Corporación, por matrimonio, por parentesco dentro del cuarto grado de
consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, por asociación
profesional, comunidad de oficina o sociedad comercial, excepción hecha
de las sociedades anónimas abiertas y de las comanditarias por acciones.
c) Quien esté vinculado a la Corporación en cualquier otro cargo diferente al
de Revisor Fiscal.
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d) Quien haya desempeñado cualquier cargo, contratado o gestionado
negocio, por sí o por interpuesta persona, dentro del año inmediatamente
anterior, en o ante la Corporación.
e) Quien se halle en interdicción judicial o inhabilitado para ejercer el
comercio.
f) Quien haya sido condenado a pena privativa de la libertad por cualquier
delito excepto los culposos.
g) Quien haya sido sancionado por falta grave, en el ejercicio de su
profesión.
h) A quien le haya sido cancelada su matrícula como contador.
i) Quienes sean consocios de los miembros del Consejo Directivo, de
cualquier funcionario de la Corporación.
j) Quienes tengan con los funcionarios directivos amistad íntima o
enemistad grave, intereses comunes o cualquier otra circunstancia que
pueda restarle objetividad a sus conceptos y actuaciones.
k) El Revisor Fiscal no podrá prestar su servicio como tal simultáneamente a
más de dos entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia de
Subsidio Familiar.
13.4. De la elección de Revisor Fiscal
13.4.1. Inscripción de candidatos: Cualquier empleador afiliado a la CCF
COMPENSAR podrá presentar individualmente, o en asocio de otros afiliados,
candidato individual para Revisor Fiscal, sea persona natural o jurídica. La
postulación o presentación deberá ser por escrito y anexarse a la propuesta.
La inscripción del aspirante y la propuesta deberá hacerse en las oficinas de la
Secretaría General de COMPENSAR, en los términos de la correspondiente
convocatoria.
El horario de inscripción será de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Todas las propuestas deberán presentarse en sobre cerrado.
13.4.2. Rechazo de inscripción de candidatos: La solicitud de inscripción de
candidatos que no cumplan con los requisitos legales, estatutarios o reglamentarios,
que estén inhabilitados o que presten sus servicios simultáneamente a más de dos
entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia del Subsidio Familiar,
será rechazada.
13.4.3. Solución en caso de empate: En caso de empate, se tendrán en cuenta los
años de experiencia como Revisor Fiscal del contador público que ejercerá la
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revisoría fiscal en instituciones sin ánimo de lucro, dándose prioridad a aquél que
más tiempo de experiencia tenga. Si persiste el empate, se decidirá por suerte.
14. DE LAS PLANCHAS DE CANDIDATOS PARA CONSEJO DIRECTIVO
Y DE CANDIDATOS PARA REVISORIA FISCAL Y SUS PROPUESTAS.
14.1. Acta de cierre de inscripción de candidaturas a Consejo Directivo y
Revisor Fiscal y presentación y apertura de propuestas para la revisoría fiscal.
Inmediatamente después de concluido el término que la convocatoria fije para la
inscripción de planchas de candidaturas a Consejo Directivo y Revisor Fiscal y
recepción de propuestas para la revisoría fiscal, se levantará un acta de cierre de
inscripción de planchas de candidaturas a Consejo Directivo y Revisor Fiscal y
recepción de sus propuestas y apertura de éstas últimas en la que se consignará el
cumplimiento de requisitos. En esta diligencia participará el Director Administrativo
o su delegado, el Secretario General y el Auditor Interno de COMPENSAR. Los
postulados podrán hacerse presentes en dicha diligencia.
14.2. Sorteo para el orden de presentación
En la misma diligencia de cierre de inscripción de candidaturas y propuestas, se
procederá por sorteo a establecer el número en orden ascendente que le corresponda
a cada una de ellas, iniciando por el número 1, mismo que se conservará para la
presentación de las propuestas a Revisoría Fiscal ante la Asamblea y que servirá
para la colocación de cada una de las propuestas y listas en la presentación para su
identificación.
14.3. Reporte de información
A quienes aspiren a alguno de los cargos de elección de la Asamblea General de
Afiliados se les suministrará un formato una vez se verifique que el candidato
cumple con los requisitos para su aspiración, el cual deberá ser debidamente
diligenciado de manera veraz y puntual con la información que en él se solicita con
el propósito de contar con datos específicos y comparables.
14.4. Publicación de la información correspondiente a los candidatos y
propuestas
Con la información diligenciada por los candidatos en los formatos suministrados y
acorde con los términos de la propuesta para el caso de Revisor Fiscal, se elaborará
el cuadro comparativo que se publicará en la página web de COMPENSAR, de
conformidad con los parámetros técnicos que previamente se establezcan y en
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aplicación de los principios de imparcialidad, objetividad y transparencia que
regulan el proceso de votación.
14.5. Elaboración, publicación y fijación del cuadro comparativo de los
candidatos a la Revisoría Fiscal y sus propuestas
La Secretaría General de COMPENSAR, elaborará el cuadro comparativo de los
candidatos a Revisor Fiscal y sus propuestas a que se refiere el ítem anterior con
base en la información aportada por cada uno de ellos tanto en el formato
diligenciado como de sus propuestas.
Antes de publicarse, el cuadro comparativo estará dispuesto para consulta de los
candidatos en la Secretaría General de la Corporación, en la fecha y horarios
comunicados por ésta a los candidatos a través de correo electrónico que
suministrarán en la propuesta y al momento de la inscripción; si observaren alguna
inconsistencia lo comunicarán para que sea resuelta de plano por la Secretaría
General de la Corporación; si la inconsistencia es evidente, realizará los ajustes del
caso y procederá a la publicación del cuadro comparativo en la página web de
COMPENSAR en los términos de la convocatoria. Es entendido que no habrá lugar
a admitir informaciones o aclaraciones que impliquen adición, complementación o
mejora de las condiciones de la propuesta o de cualquier manera cambios o ajustes
que afecten el principio de objetividad.
La Secretaría General de COMPENSAR también fijará en un lugar visible y de fácil
acceso en la sede de la Asamblea en la fecha y hora de realización de la misma, el
cuadro comparativo de las propuestas de los aspirantes a Revisoría Fiscal, radicadas
oportunamente y que reúnan los requisitos exigidos.
14.6. Presentación ante la Asamblea de las propuestas para Revisoría Fiscal y
manifestación de aceptación
En la Asamblea General de Afiliados se realizará la presentación de las propuestas
en forma directa por el candidato en caso de ser persona natural, o por el
representante legal o por el contador designando para actuar en su nombre.
Cada presentación se ceñirá estrictamente al tiempo previamente establecido al
efecto por la Presidencia de la Asamblea
Quienes resulten elegidos como Revisor Fiscal, principal y suplente, deberán
ratificar ante la Asamblea su aceptación.
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14.7. Disponibilidad de trámites
Quienes resulten elegidos como miembros del Consejo Directivo o Revisor Fiscal,
principal y suplente, deberán prestar todo su concurso para adelantar las gestiones
necesarias en orden a su acreditación ante las autoridades competentes y, en
particular, para los trámites de autorización previa requeridos ante la
Superintendencia del Subsidio Familiar.
15. PARTICIPACIÓN DE LA SUPERINTENDENCIA DEL SUBSIDIO
FAMILIAR
En los términos de ley, la Superintendencia del Subsidio Familiar participará en
cuanto estime pertinente en el desarrollo de la Asamblea General de Afiliados a
COMPENSAR.
16. OTRAS DISPOSICIONES
Para la interpretación de cualquier medida de este reglamento, se tendrán en cuenta
las disposiciones legales y estatutarias vigentes.
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