‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫*‬ ‫הרת יישל וחיסכון‬ ‫רקע‬ ‫עיריית תל אביב ‪ -‬יפו פועלת כדי לייעל את השירותים הניתנים לתושביה ולהקטין את העלויות‬ ‫התפעוליות ‪ .‬מתוך כך מעודדת הנהלת העירייה את עובדיה להגיש לה הצעות לשיפור תהליכי‬ ‫העבודה‪ 7‬לייעול שיטות העבודה ולחיסכון‬ ‫במשאבים ‪.‬‬ ‫הסמנכ " ל למשאבי אנוש ולמינהל מינה ועדה עליונה לייעול וחיסכון ( להלן ( הוועדה העליונה ) וכן‬ ‫ועדות משנה לייעול וחיסכון בכל חטיבה‪ 7‬מינהל וביחידות עצמאיות ‪ .‬בסמכותן לבחון הצעות ייעול‬ ‫וחיסכון בתחומי פעילות העירייה‪ 7‬להחליט על יישומן ולאשר מענק כספי ‪ .‬בסמכותה של הוועדה‬ ‫העליונה לאשר מענק כספי עד לסך של‬ ‫‪37000‬‬ ‫נ‬ ‫‪.‬‬ ‫~‬ ‫בסמכות ועדות המשנה לבחון הצעות ייעול וחיסכון בתחומי פעילות החטיבה או המינהלי להחליט‬ ‫על יישומן ולאשר מענק כספי עד לסך של‬ ‫‪17000‬‬ ‫נ‬ ‫‪.‬‬ ‫בסמכותן של ועדות המשנה להמליץ לפני‬ ‫~‬ ‫הוועדה העליונה על הענקת פרס נוסף על הפרס שהן העניקו ‪ .‬במועד איסוף הממצאים ינואר ‪ -‬יוני‬ ‫‪ 2009‬פעלו בעירייה לצד הוועדה העליונה תשע ועדות‬ ‫משנה ‪.‬‬ ‫הבסיס להצעות ייעול וחיסכון הינו נוהל עירוני מספר ‪ " 663‬הצעות ייעול וחיסכון " מתאריך‬ ‫‪ ( 25 . 9 . 06‬להלן הנוהל ) ‪ .‬לנוהל נספח טופס " הצעות ייעול וחיסכון " מספר ‪360253849 . 2006‬‬ ‫( להלן הטופס ) ‪.‬‬ ‫מטרת הביקורת‬ ‫‪.5‬‬ ‫לבדוק את תאימות עבודתן של הוועדותי החלטותיהן והתנהלותן להוראות הנוהל העירוני מספר‬ ‫‪ 663‬ובכלל זה‬ ‫(‬ ‫בדיקת הנוהל והתאמתו לצורכי העירייה בשנת‬ ‫‪. 2009‬‬ ‫משך הטיפול בהצעות מתאריך הגשתן ועד לתאריך הדיון בוועדת משנה ו ‪ /‬או בוועדה‬ ‫העליונה ‪.‬‬ ‫מתן תגמול כספי לעובדים ומשך הטיפול בהעברת התגמול הכספי‬ ‫לעובד ‪.‬‬ ‫יישום הצעות שהוחלט בוועדת משנה ו ‪ /‬או ועדה עליונה לתגמל בגינן את מגיש‬ ‫הצעות‬ ‫שנדחו ‪.‬‬ ‫ההצעה ‪.‬‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫*‬ ‫השיטה‬ ‫‪.6‬‬ ‫בדיקת נושאי הביקורת חייבה עבודה על בסיס נתונים אחיד ‪ .‬איסוף הממצאים כלל את ההצעות‬ ‫שהופיעו בפורטל מאז שעלה לאוויר בתאריך ‪ 5 / 03 / 08‬ועד לתאריך ‪ ( 28 . 12 . 08‬להלן בסיס‬ ‫הנתונים ) ‪ .‬נסרקו פרוטוקולים של הוועדה העליונה וועדות המשנהל קויימו פגישות ושיחות עם‬ ‫שמונה יו " ר ועדותי מרכזי ועדות ועובדים שזכו במענק‬ ‫‪.7‬‬ ‫איסוף הממצאים נעשה במהלך החודשים ינואר ‪ -‬יוני‬ ‫כספי ‪.‬‬ ‫‪. 2009‬‬ ‫מומצאים‬ ‫נוהל עירוני מספר ‪ " 663‬הצעות ייעול וחיסכון " מתאריך‬ ‫‪.8‬‬ ‫‪25 . 9 . 06‬‬ ‫הנוהל העירוני קובע בין השארל‬ ‫התכנסות ועדה עליונה ‪ -‬מרכז הוועדה העליונה יכנס את חברי הוועדה פעמיים בשנהל‬ ‫בתחילת כל חציון ( סעיף ‪1‬‬ ‫‪. )8 .‬‬ ‫התכנסות ועדת משנה ‪ -‬מרכז ועדת משנה יכנס את חברי הוועדה ארבע פעמים בשנה‬ ‫לפחותי מדי תחילת רבעון ( סעיף ‪1‬‬ ‫‪. )7 .‬‬ ‫דיון בהצעות בוועדה העליונה ‪ -‬מצאה הוועדה הצעות שלמימושן סיכוי סביר לשיפור או‬ ‫חיסכוןל תנחה את בעלי התפקיד העירוניים המתאימים לעשות בדיקת היתכנות כלכלית או‬ ‫בדיקת תהליכים ‪ .‬ממצאי הבדיקה יוגשו בתוך ‪ 3‬חודשים ( סעיף‬ ‫דיון בהצעות בועדת משנה ‪-‬‬ ‫‪. )8 . 2‬‬ ‫הוועדה תבחן את כל ההצעות ( סעיף ‪. ) 7 . 2‬‬ ‫תיעוד בועדת משנה ובועדה עליונה ‪-‬‬ ‫החלטות הוועדה יירשמו בפרוטוקול ( סעיפים ‪3‬‬ ‫‪77 .‬‬ ‫‪. )8 . 3‬‬ ‫מענק כספי ועדת משנה‬ ‫(‬ ‫‪)1‬‬ ‫מענק כספי יינתן לבעל ההצעה במשכורתו מתקציב היחידה של העובד ( סעיף‬ ‫‪)2‬‬ ‫הצעות לייעול וחיסכון יזכו במענקי אם לא יושמו כלל קודם לכןי אם לא יושמו‬ ‫‪. )5 . 6‬‬ ‫ביחידה אחרת או אם טרם הוגשו לוועדות הייעול והחיסכון ( סעיף ‪. ) 5 . 3‬‬ ‫‪)3‬‬ ‫הוועדה רשאית לתת מענק לכל אחד מבעלי ההצעות שלדעתה יביאו לייעול וחיסכון‬ ‫בכסף ולהמליץ לוועדה העליונה על מענק נוסף ( סעיף‬ ‫‪)4‬‬ ‫‪. )5 . 4‬‬ ‫מצאה הוועדה הצעות שמימושן יביא לידי שיפור ניכר בתהליכי העבודה של‬ ‫העירייה וחיסכון בכסףי רשאית להחליט על מענק כספי ( סעיף‬ ‫‪. )7 . 2‬‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫ז‪.‬‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. ,‬‬ ‫אנ‬ ‫נ ‪1 Dh-‬‬ ‫תשלרם מע‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫*‬ ‫כספי ‪ -‬החליטה הוועדה על מענק כספיי יעביר מרכז הוועדה את פרוטוקול‬ ‫~‬ ‫לחשב היחידה של העובד ‪ .‬חשב היחידה יעביר למת " ש את פרטי העובדל סכום‬ ‫הוועדה‬ ‫המענק והסעיף בתקציב שהוא המקור למימון המענק ( סעיף ‪ 7 . 3‬ו ‪ . ) 9 . 1 -‬מנהל מת " ש‬ ‫יזקוף את תשלום המענק לעובד באמצעות המשכורת ויבצע גילום לצורכי מס וביטוח‬ ‫לאומי כנדרש ‪ .‬התשלום יועבר לעובד לא יאוחר מחודש לאחר החלטת הוועדה ( סעיף‬ ‫‪. )9 . 2‬‬ ‫מנהל מת " ש מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים כי התשלום מבוצע תוך כחודש לאחר‬ ‫קבלת ההחלטת הוועדה‬ ‫ח‪.‬‬ ‫יישרם‬ ‫במת " ש ‪.‬‬ ‫(‬ ‫‪)1‬‬ ‫מרכזי הוועדות יעקבו אחר יישום החלטות הוועדה ( סעיף‬ ‫‪)2‬‬ ‫ועדת המשנה תחל ביישום הצעות שהן בתחום פעילותה ולמימושן יש סיכוי סביר‬ ‫לייעול וחיסכון מיד עם הגשתן ( סעיף ‪1‬‬ ‫‪)3‬‬ ‫‪. )4 . 3‬‬ ‫‪. ) 10 .‬‬ ‫הוועדה העליונה תנחה את מנהלי היחידות הרלוונטיות ליישם הצעות שלמימושן‬ ‫סיכוי סביר לייעול וחיסכון ותמנה גורם בקרה לבדוק את התקדמות יישום ההצעה‬ ‫ולדווח לה ( סעיף‬ ‫‪)4‬‬ ‫מרכזי הוועדה יבדקו כי העובדים שהחליטה הוועדה לזכותם בפרס כספי אכן קיבלו‬ ‫אותו ( סעיף‬ ‫ט‪.‬‬ ‫‪. ) 10 . 2‬‬ ‫‪. )9 . 4‬‬ ‫פרסרם ‪ -‬ועדת המשנה והוועדה העליונה יפרסמו את שמות מגישי הצעות הייעולי את‬ ‫המענקיםל ואת אופן יישום הצעות הייעול ‪ .‬הצעות שיושמו יפורסמו ברמת היחידה ובכל‬ ‫העירייהל באינטראנטל במידעון המנכ " לי בעלון עירוני או בעלון ארגון העובדים ( סעיף‬ ‫‪ 11 . 1‬ו ‪. ) 11 . 2 - -‬‬ ‫י‬ ‫וצרכך התר הזשינטראשט ‪ - -‬האינטראנט יעודכן בנוהלי עבודה מעודכניםל פרוטוקולים‬ ‫וסיכומי דיון ופרוט הצעות " עול וחיסכון ( סעיף ‪1‬‬ ‫‪. ) 12 .‬‬ ‫בסיכומי ישיבות וסל הוועדה העלענהל רוכזו הנחיות וסל יו " ר הוועדה העלצנה בנווסא ייעול‬ ‫וחיסכון כמפורט להלל‬ ‫א‪.‬‬ ‫פרוטוקול ועדת התייעלות וחיסכון עלצנה מתאריך‬ ‫‪)1‬‬ ‫‪5 . 7 . 06‬‬ ‫פרקי הזמן במתן מענה להצעות וסהועברו לועדת משנה אחרת‪ /‬ריכה ומעקב ‪-‬‬ ‫התהליך צריך להתבצע ברמה השוטפתי על פי לוחות זממם מעדרים מראינה‬ ‫בהתאם לכך ;‬ ‫‪)2‬‬ ‫‪,‬‬ ‫‪ 30‬יום הית פרק זמן מקסימלי לטיפול בהצעה סהועברה‬ ‫‪,‬‬ ‫יעדת‬ ‫המשנה‬ ‫אחרונת בקרה על הטיפול בבקשהל העה סל יו " ר התעדה המעבירה את‬ ‫המקצועית ‪.‬‬ ‫הבקשה ‪.‬‬ ‫יי‬ ‫אחא‬ ‫"ת‬ ‫"י‬ ‫"‬ ‫ע ‪ ' -‬יי‬ ‫מיקי‬ ‫"י'י"‬ ‫ה‬ ‫ש‬ ‫יו " ר ועדת משנה לייעול וחיסכון של חטיבת התפעול מסר בהתייחסות לממצאים כי‬ ‫"‬ ‫‪...‬‬ ‫יש להביא‬ ‫בחשבון‬ ‫שמשך זמן המיפול בהצעות ‪,‬‬ ‫מותנה‬ ‫‪1‬םושפע במיוחד‬ ‫בקבלת תגובה מהיחידות המקצועיות ‪ ,‬כך שזמני התקן בנושא ‪ ,‬אמורים להתייחס‬ ‫גם ליחידות‬ ‫‪)3‬‬ ‫המקצועיות ‪. " .‬‬ ‫תגמול עבור הצעות ‪ -‬התשלום יבוצע מהשכרי על פי כללי המיסוי ‪ .‬מנהל מת " ש‬ ‫מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים כי תשלומים באמצעות מערכת השכר‬ ‫מבוצעים בהתאם להנחיות מס‬ ‫‪)4‬‬ ‫הסברה‪ /‬שיווק ‪ -‬ברמה חטיבתית‪ /‬מינהלית ‪ -‬מצופה מכל יו " ר לפעול וליצור פעילות‬ ‫הסברה ושיווק‬ ‫ב‪.‬‬ ‫הכנסה ‪.‬‬ ‫במינהלים ‪.‬‬ ‫פרוטוקול ועדת התייעלות וחיסכון עליונה מתאריך‬ ‫‪9 . 8 . 07‬‬ ‫יו " ר הוועדה העליונה הדגיש את חשיבות נושא הפרסום והשיווק של הוועדהל באחריות‬ ‫מרכז הוועדה העליונה לקדם פעילות‬ ‫ג‪.‬‬ ‫בנושא ‪.‬‬ ‫פרוטוקול ועדת התייעלות וחיסכון מתאריך‬ ‫‪16 . 6 . 08‬‬ ‫‪)1‬‬ ‫בחינה ‪/‬בדיקה של הצעות ייעול הינה באחריות יו " ר ויש להאיץ את הטיפול‬ ‫‪)2‬‬ ‫מת " ש ‪.‬‬ ‫‪)3‬‬ ‫הסכום לתגמול יוענק לעובד נטו בשכרי גילום המס באחריות מנהל‬ ‫החלטות הוועדה יועברו להמשך טיפולם של יו " ר‬ ‫בהצעות ‪.‬‬ ‫החטיבות ‪ /‬מינהלים ‪.‬‬ ‫הערות הביקורת למהל העירוני‬ ‫‪. 10‬‬ ‫‪ . 1‬כללי‬ ‫" בעבור הצעות שייושמו‬ ‫( ההדגשה לא במקור )‬ ‫הוועדה לייעול ולחיסכון המוסמכת לבחון את‬ ‫יוענק לעובדים ‪ -‬בעלי ההצעה תגמול שתקבע‬ ‫ההצעות ‪" .‬‬ ‫‪.‬‬ ‫הערת הביקררתל הנוהל אינו מפרט על מי מוטלת האחריות לכמת חיסכון כספי וייעול על המציע‬ ‫או על‬ ‫הוועדה ‪.‬‬ ‫מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים כי סוגייה זו מחייבת חשיבה מחודשת‬ ‫וקביעת הנחיות ברורות ותשולב בת " ע לשנת‬ ‫‪. 11‬‬ ‫‪.3‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪. 2010‬‬ ‫הגדרות‬ ‫‪.3.‬‬ ‫ועדה עליונה לייעול וחיסכון ‪ -‬הוועדה העליונה ‪-‬‬ ‫" ‪ . . .‬סמנכ " ל המישלמה ליפו ‪ -‬חבר ומרכז‬ ‫הוועדה " ‪.‬‬ ‫הערת הביקררתל בתפקיד מרכז הוועדה העליונה משנת ‪ 2008‬משמש מנהל המחלקה למשאבי‬ ‫אנוש ומינהל במינהל בת " ש ולא סמנכ " ל המישלמה‬ ‫ליפו ‪.‬‬ ‫מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים כי הנוהל יתעדכן כך שמרכז הוועדה‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫יקבע על ידי יו " ר הוועדה‬ ‫‪.3 .2‬‬ ‫העליונה ‪.‬‬ ‫ועדת משנה לייעול וחיסכון ‪-‬‬ ‫" ועדת משנה יחידתית שמזנתה ממעם ה‪11‬עדה‬ ‫הערת הביקררתל הנוהל אינו מפרט האם יש צורך בהוצאת כתב מינוי‬ ‫מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים כי‬ ‫ויעודכן‬ ‫‪.3 .3‬‬ ‫העליונה ‪" . . .‬‬ ‫‪.‬‬ ‫ולמי ‪.‬‬ ‫הנושא מחייב בדיקה ומחשבה‬ ‫בהתאם ‪.‬‬ ‫מענק ‪-‬‬ ‫ערך "‬ ‫" כסף או תגמול ש‪11‬ה‬ ‫הערת הביקררתל התגמול שניתן נכון למועד איסוף הממצאים הוא כספי‬ ‫בלבד ‪.‬‬ ‫מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים כי הנוהל יעודכן‬ ‫‪ . 3 . 4‬עובד ‪ " -‬עובד עירייה בכל‬ ‫בהתאם ‪.‬‬ ‫מעמד "‬ ‫העררת הביקררתל אין פרוט האם‬ ‫עו " ב‬ ‫*‬ ‫" בכל‬ ‫מעמד " מתייחס למנהלים בכל רמה והאם כולל‬ ‫נש " מ‪7‬‬ ‫וכיוצ " ב ‪.‬‬ ‫מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים כי אינו סבור שקיימת בעייה ‪ .‬עובד‬ ‫עירייה הינו עובד עירייה ולא‬ ‫נש " מ ‪.‬‬ ‫מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת כי נשמי " ם ועובדי עו " ב אינם רשאים להציע‬ ‫הביקורת מצאה בבסיס הנתונים בין המציעים עובד אחד של‬ ‫‪.3 .6‬‬ ‫גוף בקרה‬ ‫" גורם מקצועי שמינתה ה‪11‬עדה‬ ‫העליונה ‪" .‬‬ ‫עו " ב‪7‬‬ ‫ושני נשמי " ם באגף‬ ‫הצעות ‪.‬‬ ‫המחשוב ‪.‬‬ ‫‪.‬‬ ‫הערת הביקררתל לא נקבע מיהו הגורם המקצועי שהוועדה אמורה‬ ‫למנות ‪.‬‬ ‫מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים כי הנושא מחייב ליבון ויעודכן בנוהל‬ ‫בהתאם ‪.‬‬ ‫‪.4‬‬ ‫סמכות ואחריות‬ ‫‪.4.3‬‬ ‫מרכזי הוועדות ‪-‬‬ ‫" ינתבו הצעות לדיון ב‪11‬עד‪1‬ת משנה או ב‪11‬עדה העליונה על פי‬ ‫נושאיהן ‪" .‬‬ ‫הערת הביקררתל ניתוב ההצעות ממועד עליית הפורטל נעשה על ידי מרכז הוועדה‬ ‫‪.‬‬ ‫העליונה ‪.‬‬ ‫בנוהל אין התייחסות באשר לסמכות של מרכז הוועדה כיצד לנהוג במקרים של הצעות חדשות‬ ‫הזהות ו ‪ /‬או דומות להצעות שעלו בעברי האם יש לו סמכות סינון ‪ /‬מיון ראשונית קודם להעברתן‬ ‫לבדיקה‪ 7‬האם הוא רשאי להוציא משוב למגיש ההצעה ובאיזה‬ ‫נוסח ‪.‬‬ ‫מרכז הוועדה מעבירי נכון למועד איסוף הממצאים‪ 7‬הצעות מסוג זה ליו " ר הוועדה ו ‪ /‬או לגורם‬ ‫מקצועי אחר לקבלת התייחסותי כאשר המידעי ( מדובר בהצעות חוזרות שנידונו וניתנו החלטות‬ ‫בענינן ) קיים וזמין בפורטל ‪ .‬מידע זה אינו מועבר ליו " ר הוועדה שאמור לבדוק את‬ ‫‪7‬‬ ‫ההצעה ‪.‬‬ ‫מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים כי נכון יהיה לקבוע כללים ברורים‬ ‫ומוגדרים הנוהל יעודכן‬ ‫בהתאם ‪.‬‬ ‫‪ " . 4 . 8‬מנהל תכנון ‪1‬פית‪1‬ח משאבי אנוש ‪ -‬אחראי לעדכון הש‪1‬מף של נושאי ייעול וחיסכון באתר‬ ‫האינמראנם‬ ‫העירוני ‪" .‬‬ ‫‪.‬‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫*‬ ‫הערת הביקררת ( העדכון השוטף נעשהל נכון למועד איסוף הממצאיםל על ידי מרכז הוועדה‬ ‫העליונה ומזכירה בכירה במשרד הסמנכ " ל למשאבי אנוש‬ ‫ולמינהל ‪.‬‬ ‫מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים כי הנוהל יעודכן‬ ‫‪. 12‬‬ ‫‪.5‬‬ ‫בהתאם ‪.‬‬ ‫הוראות כלליות‬ ‫‪ " . 5 . 4‬ועדת המשנה לייעול וחיסכון רשאית לתת‬ ‫העליונה ‪.‬‬ ‫‪ " . 5 . 5‬הוועדה‬ ‫מענק ‪.‬‬ ‫‪ . .‬עד‬ ‫ל ‪ . . .‬יי‬ ‫‪.‬‬ ‫‪ . . .‬רשאית לתת מענק ‪ . .‬עד ל ‪. " . . .‬‬ ‫הערת הביקררת ( הנוהל אינו מפרט מהם המדדים ‪ /‬קריטריונים למענק מלא ו ‪ /‬או‬ ‫חלקי ‪.‬‬ ‫מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים כי הקריטריונים והמדדים לא ניתנים‬ ‫לקביעה מראש ‪ .‬השיקולים והמדדים נעשים עניינית על ידי הגורמים המקצועיים הבוחנים את‬ ‫ההצעות ‪.‬‬ ‫‪ " . 5 . 6‬מענק‬ ‫כספי ‪. . . . .‬‬ ‫ינתן מתקציב היחידה של העובד " ‪.‬‬ ‫הערת הביקררת ( ביחידות אין סעיף תקציב " צבוע " למענק כספי ‪ -‬ייעול וחיסכון ‪ .‬החלטות של‬ ‫ועדות משנה עשויות לחייב תקציב יחידה שאינה שייכת ארגונית לוועדת המשנה שדנה בהצעה‬ ‫והחליטה על מענק כספי ‪ .‬יו " ר ועדת משנה לייעול וחיסכון של חטיבת התפעול מסר בהתייחסות‬ ‫‪. 13‬‬ ‫לממצאים כי‬ ‫" רצוי להקצות סעיף תקציב כלל עירוני לתגמול‬ ‫כיום ‪ -‬סעיף‬ ‫‪.‬‬ ‫‪.6‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪5 6‬‬ ‫העובד ‪,‬‬ ‫ולא כפי המצויין בנוהל‬ ‫" מענק כספי יינתן לבעל ההצעה במשכורתו מתקציב היחידה של‬ ‫העובד ‪" .‬‬ ‫‪.‬‬ ‫הגשת הצעות ייעול וחיסכון‬ ‫‪ " . 6 .‬עובד המעוניין להגיש הצעת ייעול וחיסכון יכתוב את פרמי ההצעה‬ ‫הערת הביקררת‬ ‫(‬ ‫במופס ‪" . . .‬‬ ‫‪.‬‬ ‫הגשת הצעות בנושא ייעול וחיסכון נעשותל נכון למועד איסוף הממצאיםל‬ ‫באמצעות הפורטל ‪ .‬מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים כי הנוהל יעודכן‬ ‫בהתאם ‪.‬‬ ‫בטופס נדרש מגיש ההצעה למלא את הפרטים הבאים ( שם פרטי ומשפחהל מספר זהותי תאריך‬ ‫הגשת ההצעהל תפקידי טלפון פנימיל יחידה ארגונית ( חטיבה או מינהלי‬ ‫אגףל מחלקהל מדור ) ‪.‬‬ ‫בפרטי הצעת ייעול נדרש העובד לציין את היחידה ( החטיבה או המינהל) שההצעה נוגעת‬ ‫מהות ההצעהל כלי מדידהל אחוז השיפורי החיסכון‬ ‫להל‬ ‫הצפוי ‪.‬‬ ‫הטופס המוצע לעובד בפורטל ומגיע ישירות למרכז הוועדה העליונה אינו כולל את הפרטים‬ ‫המפורטים להלן שנדרשו בטופס המקורי ( תפקידי כלי מדידהל אחוז השיפורי החיסכון‬ ‫‪. 14‬‬ ‫‪.7‬‬ ‫דיון בהצעות והחלטות ועדת המשנה לייעול‬ ‫‪.7. 1‬‬ ‫הצפוי ‪.‬‬ ‫וחיסכון ‪.‬‬ ‫" מרכז ועדת המשנה יכנס את חברי הוועדה ארבע פעמים בשנה לפחות מדי תחילת‬ ‫רבעון ‪" . . . .‬‬ ‫‪.‬‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫*‬ ‫העררת הביקררתל‬ ‫א‪.‬‬ ‫רובם של של יו " ר הוועדות מסרו לביקורת כי הוועדות בראשותם אינן מתכנסות ארבע‬ ‫פעמים‬ ‫בשנה ‪.‬‬ ‫הוועדות מתכנסות שיש הצעות בעלות פוטנציאל לחיסכון ואפשרות ליישום בלבד וזאת‬ ‫ב‪.‬‬ ‫לאחר שנבדקו על ידי גורמים‬ ‫מקצועיים ‪.‬‬ ‫מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים כי הערת המבקר אכן מתארת את‬ ‫המציאות בשטח ‪ .‬מחייב ליבון וקביעת הגדרה חד משמעית והנוהל יעודכן‬ ‫בהתאם ‪.‬‬ ‫הערת הביקררתל הסמנכ " ל למשאבי אנוש ולמנהל ויו " ר הוועדה העליונה בסיכום מתאריך‬ ‫‪ 5 . 7 . 06‬קבע בנושא כי‬ ‫אחרת ‪ /‬ריכוז ומעקב‬ ‫" פרקי‬ ‫במתן‬ ‫הזמן‬ ‫מענה‬ ‫להצעות‬ ‫‪ -‬התהליך צריך להתבצע ברמה‬ ‫אשר‬ ‫השוספת ‪,‬‬ ‫מועברות‬ ‫משנה‬ ‫לוועדת‬ ‫עפ " י לוחות זמנים מוגדרים‬ ‫מראש בהתאם לכך ‪:‬‬ ‫א‪.‬‬ ‫‪30‬‬ ‫ב‪.‬‬ ‫אחריות בקרה על המיפול בבקשה ‪ ,‬הינה של יו " ר הוועדה המעבירה את‬ ‫יום הינו פרק זמן מקסימלי למיפול בהצעה שהועברה לוועדת המשנה‬ ‫המקצועית ‪.‬‬ ‫הבקשה ‪. " .‬‬ ‫מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים כי נושא תקני זמן מחייב קביעה‬ ‫ברורה ‪ .‬הנושא יועלה לדיון בוועדה העליונה והנוהל יעודכן‬ ‫‪ . . . " . 7 . 3‬מרכז הוועדה יכתוב את החלמות הוועדה‬ ‫בהתאם ‪.‬‬ ‫בפרומוקול ‪" . . .‬‬ ‫‪.‬‬ ‫הערת הביקררתל הפרוטוקולים בוועדות אינם אחידים זאת מאחר והסעיף בנוהל אינו מפרט את‬ ‫מבנה הפרוטוקול הנדרש ‪ .‬מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים כי‬ ‫סבור שיש לקבוע מבנה אחיד לפרוטוקולים ‪ .‬הנושא יעלה לדיון בוועדה‬ ‫‪. 15‬‬ ‫‪.9‬‬ ‫העליונה ‪.‬‬ ‫תשלום מענק כספי על פי החלטות ועדת המשנה והוועדה העליונה לייעול‬ ‫‪ " 9 . 1‬חשב היחידה של העובד יעביר למת " ש את פרמי‬ ‫בתקציב שהוא המקור למימון‬ ‫המענק ‪" .‬‬ ‫העובד ‪,‬‬ ‫אינו‬ ‫ולחיסכון ‪.‬‬ ‫סכום המענק‬ ‫הכספי ‪,‬‬ ‫והסעיף‬ ‫‪.‬‬ ‫הערת הביקררתל בנוהל לא צויין שיש להעביר למת " ש את פרוטוקול הוועדהל ולא הודגש שמת " ש‬ ‫יטפל בביצוע התשלום לאחר העברת כל הפרטים והמסמכים שפורטו לעיל‬ ‫בלבד ‪.‬‬ ‫מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים כי כיום הליך התגמול נעשה על ידי‬ ‫מרכז הוועדה העליונה אשר מעביר למת " של פרוטוקול הוועדהל שם‬ ‫לחיוב ועוקב אחר ביצוע התגמול בפועלי והנוהל יעודכן‬ ‫‪. 16‬‬ ‫‪. 10‬‬ ‫בהתאם ‪.‬‬ ‫יישום הצעות ייעול וחיסכון‬ ‫" הוועדה העליונה‬ ‫על‬ ‫המציע ‪ /‬הל ת ‪ .‬זל‬ ‫וסעיף תקציב‬ ‫הממצאים ‪" .‬‬ ‫‪.‬‬ ‫תנחה ‪. . .‬‬ ‫ותמנה אף גורם בקרה לבדוק את התקדמות יישום ההצעה ‪1‬לד‪11‬ח לה‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫*‬ ‫הערת הביקררתל גורם בקרה הוא מונח כללי שלא מונה ולא קיים בפועל ‪ .‬פרט לכך נקבע בסעיף‬ ‫‪. 17‬‬ ‫הוועדה ‪.‬‬ ‫‪4.3‬‬ ‫כי זה תפקידם של מרכזי‬ ‫‪. 12‬‬ ‫נושא ייעול וחיסכון באתר האינטראנט‬ ‫" מנהל תכנון ופיתוח משאבי אנוש באגף משאבי אנוש יעדכן באופן‬ ‫שוסף ‪" . . .‬‬ ‫‪.‬‬ ‫הערת הביקררתל מרכז הוועדה העליונה מעדכן ולא מנהל תכנון ופיתוח משאבי אנוש באגף‬ ‫משאבי‬ ‫אנוש ‪.‬‬ ‫מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים כי אין כיום אתר אינטראנטל אלא‬ ‫פורטל ייעודי ליעול וחיסכוןל והנוהל יעודכן‬ ‫בהתאם ‪.‬‬ ‫כללי‬ ‫‪. 18‬‬ ‫כיו " ר הוועדה העליונה משמש הסמנכ " ל למשאבי אנוש ולמינהל ולמרכז הוועדה מונה סמנכ " ל‬ ‫המישלמה ליפו ‪ .‬בתאריך ‪ 19 . 5 . 05‬מינה הסמנכ " ל למשאבי אנוש ולמינהל יו " ר לוועדות המשנה‬ ‫בחטיבות ובמנהלים אשר ישמשו חברים בוועדה העליונה לייעול‬ ‫וחיסכון ‪ .‬בחודש אוקטובר ‪2007‬‬ ‫הנחה הסמנכ " ל למשאבי אנוש ולמינהל את מנהל המחלקה למשאבי אנוש ומינהל במינהל בת " ש‬ ‫לבנות פורטל לייעול וחיסכון ‪ .‬בתחילת שנת ‪ 2008‬מינה הסמנכ " ל למשאבי אנוש ולמינהל את‬ ‫מנהל המחלקה למשאבי אנוש ומינהל במינהל בת " ש לשמש מרכז הוועדה העליונה לייעול וחיסכון‬ ‫( להלן מרכז הוועדה‬ ‫‪. 19‬‬ ‫העליונה ) ‪.‬‬ ‫מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת כי עבודות ההכנה מול הגורמים המקצועיים הנוגעים בדבר‬ ‫ארכו מספר‬ ‫חודשים ‪.‬‬ ‫קודם להעלאת הפורטל העבירו ועדות המשנה למרכז הוועדה העליונה‬ ‫סיכומי פעילות שנעשו בוועדות בנושא ייעול וחיסכון ‪ .‬מרכז הוועדה איתרל והזין ידנית כ ‪80 -‬‬ ‫הצעות והחלטות שהתקבלו בוועדות השונות ‪ .‬מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת כי איתר את‬ ‫מרבית החומר אך לא את‬ ‫‪. 20‬‬ ‫כולו ‪.‬‬ ‫בתאריך ‪ 5 / 3 / 08‬עלה לאויר הפורטל העירוני לייעול וחיסכון ‪ .‬מרכז הוועדה מסר לביקורת כי‬ ‫העלאת הפורטל לוותה בפרסום כלל עירוני ‪ .‬בפרסום הושם דגש בין היתר על כךי שהגשת הצעות‬ ‫לייעול וחיסכון תיעשה באמצעות הפורטל היעודי בלבד וניתובן לגורמים הנוגעים ייעשה על ידי‬ ‫מרכז הוועדה ‪ .‬בחודשים יולי אוגוסט ‪ 2008‬עלתה לאויר גירסה משופרת של הפורטל ‪ .‬מרכז‬ ‫הוועדה מסר לביקורת כי עד למועד העלאת הפורטלי ההצעות הוגשו לוועדות על גבי טופס‬ ‫עירוני ‪ .‬ההצעות עברו בין היחידות ללא בקרה ושליטה מרכזית‬ ‫כלשהי ‪.‬‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫‪. 21‬‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫בפורטלי נכון לתאריך‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫‪728 / 12 / 08‬‬ ‫‪ 388‬הצעות ‪ .‬מספר מגישי ההצעות שהתקבל עמד על ‪207‬‬ ‫להלן התפלגות מספר מגישי ההצעות לפי מספר ההצעות שהוגשו על ידי כל אחד מהם‬ ‫מספר מגישי‬ ‫*‬ ‫(‬ ‫מספר הצעות שהוגשו‬ ‫הצעות‬ ‫‪1‬‬ ‫‪143‬‬ ‫‪ ,0‬כי‬ ‫‪)1‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪9‬‬ ‫י‬ ‫‪6‬‬ ‫‪5‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪6‬‬ ‫י‬ ‫וץ‬ ‫‪1‬‬ ‫‪8‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪13‬‬ ‫‪1‬‬ ‫סה " כ‬ ‫‪. 22‬‬ ‫‪-‬‬ ‫‪46‬‬ ‫‪388‬‬ ‫‪207‬‬ ‫בפורטל נקבעו ‪ 11‬תחומי פעילות להגשת ההצעות ( סעיף " שונות " אינו נמנה בין תחומי הפעילות‬ ‫המופיעים בפורטל) ‪ .‬ב ‪ 25 -‬הצעות לא צויין בפורטל תחום הפעילות ‪ .‬להלן התפלגות התחומים‬ ‫ממוינים לפי א " ב‬ ‫ממ " ד‬ ‫(‬ ‫מספר הצעות‬ ‫מספר ההצעות באחוזים‬ ‫תחום‬ ‫‪1‬‬ ‫בניין ראשי‬ ‫‪2‬‬ ‫‪0. 5%‬‬ ‫‪2‬‬ ‫דואר עירוני‬ ‫‪2‬‬ ‫‪0. 5%‬‬ ‫‪3‬‬ ‫הוצאות חשמל ואנרגיה‬ ‫‪34‬‬ ‫‪9%‬‬ ‫‪4‬‬ ‫חזות העיר‬ ‫‪17‬‬ ‫‪5%‬‬ ‫‪5‬‬ ‫מחזור‬ ‫‪7‬‬ ‫‪2%‬‬ ‫‪6‬‬ ‫מחשוב‬ ‫‪29‬‬ ‫‪8%‬‬ ‫‪7‬‬ ‫רכש ‪ /‬מלאי ‪ /‬מחסנים ‪ /‬דלק‬ ‫‪18‬‬ ‫‪5%‬‬ ‫‪8‬‬ ‫שונות‬ ‫‪37‬‬ ‫‪10 %‬‬ ‫‪9‬‬ ‫שיפור תהליכי עבודה‬ ‫‪111‬‬ ‫‪31 %‬‬ ‫‪10‬‬ ‫שירות לאזרח‬ ‫תקציבי ניהול משרד ‪ /‬ציוד‬ ‫‪42‬‬ ‫‪12 %‬‬ ‫‪59‬‬ ‫‪16 %‬‬ ‫‪12‬‬ ‫תקשורת‬ ‫‪5‬‬ ‫‪1%‬‬ ‫‪363‬‬ ‫‪100 %‬‬ ‫‪11‬‬ ‫סה " כ‬ ‫התנהר הוועדה העליונה וועדות המשנה לייעול וחיסכון‬ ‫‪. 23‬‬ ‫הביקורת בדקה את התנהלות הוועדות מול דרישות הנוהל העירוני מספר ‪ 663‬ומול הנחיות יו " ר‬ ‫הוועדה העליונה כפי שהופיעו בפרוטוקולים של הוועדה העליונה ‪ .‬יו " ר הוועדה העליונה קיים‬ ‫בתאריך ‪ 5 . 7 . 06‬ובתאריך ‪ 8 . 1 . 08‬מפגשים עם יו " ר ועדות משנה חטיבות ומינהליםל לסיכום‬ ‫פעילות הוועדות בשנים ‪ 2005‬ו ‪ . 2007 -‬נושאים והתייחסויות שעלו במפגשים אלה הקשורים‬ ‫לנוהל העירוניל שולבו בממצאי הביקורת המפורטים להלן‬ ‫(‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫א‪.‬‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫ועדה עליונה‬ ‫‪ O ' D :‬הקריירה ל‬ ‫ייבא‬ ‫" י הגיהי‬ ‫התכנסות הוועדה‬ ‫מרכז‬ ‫(‬ ‫מרכז הוועדה יכנס את חברי הוועדה‬ ‫פעמיים בשנה בכל חציון ( סעיף ‪1‬‬ ‫‪. )8 .‬‬ ‫‪.‬‬ ‫הליקירה‬ ‫הוועדה‬ ‫מסר‬ ‫יישום‬ ‫(‬ ‫יישום החלטות הוועדה ( סעיף‬ ‫‪. )4 . 3‬‬ ‫לביקורת‬ ‫כי‬ ‫הוועדה‬ ‫מתכנסת לפי הצורך ולא בתדירות שנקבעה‬ ‫בנוהלי זאת כפועל יוצא של כמות ההצעות‬ ‫המגיעות לדיון לוועדה‬ ‫מרכזי הוועדות יעקבו אחר‬ ‫*‬ ‫העליונה ‪.‬‬ ‫מרכז הוועדה מסר לביקורת כי הוא לא ביצע‬ ‫מעקב על היישום‪ 7‬ולמיטב ידיעתו לא קיים או‬ ‫הוועדה העליונה תמנה גורם בקרה‬ ‫מונה גוף או גורם בקרה על התקדמות יישום‬ ‫לבדוק התקדמות יישום ההצעה‬ ‫ההצעה ‪.‬‬ ‫( סעיף‬ ‫מרכז‬ ‫‪. ) 10 . 2‬‬ ‫הוועדה‬ ‫מסר‬ ‫העליונה‬ ‫לביקורת‬ ‫בהתייחסות לממצאים כי הנושא הוגדר כיעד‬ ‫ויבחן במסגרת הוועדה העליונה בתוכנית עבודה‬ ‫לשנת‬ ‫הערת הביקורת‬ ‫‪. 2010‬‬ ‫(‬ ‫פעילות הוועדה בנושא ( דיון בהצעותי תיעוד בפרוטוקולים‪ 7‬מעקב על מענק כספי ופרסום‬ ‫נעשתה בהתאם‬ ‫לנוהל ‪.‬‬ ‫חטיבת משאבי אנוש‬ ‫היעדייך‬ ‫ל‬ ‫"י‬ ‫התכנסות הוועדה‬ ‫פעמים‬ ‫ארבע‬ ‫שיהל‬ ‫""‬ ‫קאן‬ ‫ההןקיהמ‬ ‫יו " ר הוועדה ומרכזת הוועדה מסרו לביקורת כי‬ ‫(‬ ‫לפחותי‬ ‫בשנה‬ ‫בכל‬ ‫הוועדה התכנסה בתאריכים‬ ‫(‬ ‫‪714 . 6 . 06 77 . 2 . 06‬‬ ‫תחילת רבעון ( סעיף ‪. ) 7 . 1‬‬ ‫‪. 11 . 8 . 08 725 . 4 . 07‬‬ ‫מענק כספי ‪.‬‬ ‫יו " ר הוועדה ומרכזת הוועדה מסרו לביקורת כי‬ ‫ההצעה‬ ‫לא ידעו שהמענק הכספי ניתן מתקציב היחידה‬ ‫כספי‬ ‫מענק‬ ‫במשכורתו מתקציב היחידה של העובד‬ ‫של העובד מתוך חוסר היכרות מספקת עם‬ ‫( סעיף‬ ‫יישום‬ ‫מרכזי‬ ‫יינתן‬ ‫לבעל‬ ‫הנוהל ‪.‬‬ ‫‪. )5 . 6‬‬ ‫מרכזת הוועדה מסרה לביקורת כי היא לא‬ ‫(‬ ‫הוועדות יעקבו‬ ‫אחר‬ ‫יישום‬ ‫החלטות הוועדה ( סעיף ‪. ) 4 . 3‬‬ ‫קיימה מעקב אחר יישום החלטות הוועדה וגם‬ ‫לא ידוע לה שהדבר נדרש לפי הנוהל ‪ .‬באשר‬ ‫ליישום הצעות ראה להלן סעיף‬ ‫‪10‬‬ ‫‪. 40‬‬ ‫איי"‪,‬‬ ‫א‬ ‫י ' י " ת תי‬ ‫גייס‬ ‫א " נ ‪ ' -‬בו‬ ‫‪luDn‬‬ ‫‪nl‬‬ ‫~‬ ‫מנקר ה‬ ‫""‬ ‫י הגיהי‬ ‫וועדת המשנה תחל ביישום ההצעות‬ ‫"‬ ‫‪"1‬ה‬ ‫*‬ ‫'‬ ‫ההיקדרה‬ ‫ייצאי‬ ‫בתחום אחריותה מיד עם הגשתן‬ ‫( סעיף ‪1‬‬ ‫‪. ) 10 .‬‬ ‫הערת הביקורת‬ ‫(‬ ‫פעילות הוועדה בנושא ( דיון בהצעותי תיעוד בפרוטוקולים ופרסום נעשתה בהתאם‬ ‫יו " ר הוועדה מסר בהתייחסות לטיוטת הממצאים‬ ‫ואין לו‬ ‫לנוהל ‪.‬‬ ‫הממצאים מייצגים את המצב לאשורו‬ ‫כיל‬ ‫הערות ‪.‬‬ ‫חטיבת התפעול‬ ‫ה הקו‪7‬‬ ‫"‬ ‫וח יקל‬ ‫התכנסות הוועדה‬ ‫ארבע‬ ‫פעמים‬ ‫הקהי‬ ‫קפקאי‬ ‫מרכזת הוועדה מסרה לביקורת מסמך לפיו בין‬ ‫(‬ ‫בשנה‬ ‫תחילת רבעון ( סעיף‬ ‫ההןקוהח‬ ‫לפחותי‬ ‫בכל‬ ‫השנים ‪ 2008 - 2006‬התקיימו בסה " כ שתי‬ ‫ישיבות של הוועדה בתאריכים‬ ‫‪. )7 . 1‬‬ ‫‪ 8 . 11 . 05‬ו ‪-‬‬ ‫(‬ ‫יו " ר ועדת משנה לייעול וחיסכון של‬ ‫‪. 20 . 1 . 09‬‬ ‫חטיבת התפעול מסר בהתייחסות לממצאים‬ ‫על‬ ‫למפל‬ ‫מנת‬ ‫באופן‬ ‫בהצעות‬ ‫ויעיל ‪,‬‬ ‫זריז‬ ‫מזמלץ שההצעזת המביעזת ליז " ד הזזעדה יבחנז‬ ‫מיידית‬ ‫‪au‬‬ ‫הגשתן‬ ‫המקצועיות הנוגעות‬ ‫חיובית או‬ ‫באמצעות‬ ‫בדבר ‪.‬‬ ‫לחילופין ‪ ,‬היו " ר ‪,‬‬ ‫היחידות‬ ‫במידה ‪1‬ת‪11‬ת הדעת‬ ‫עפ " י שיקול‬ ‫סבור שההצעה היא בעלת סיכוי סביר‬ ‫אזי‬ ‫תובא‬ ‫ההצעה‬ ‫להחלמת‬ ‫ההצעות שנפסלו מכל סיבה‬ ‫ליישום ‪,‬‬ ‫הוועדה ‪.‬‬ ‫שהיא ‪,‬‬ ‫דעתו ‪,‬‬ ‫שאר‬ ‫ימופלו ללא‬ ‫שהות באופן של מתן תשובה שלילית‬ ‫לפונה ‪.‬‬ ‫על כן ‪ ,‬תדירות התכנסות הוועדות תהא בכפוף‬ ‫רלוונמיות‬ ‫להצעות‬ ‫פומנציאל‬ ‫לזכייה‬ ‫שתוגשנה‬ ‫ותהיינה‬ ‫בעלות‬ ‫ותגמול ‪.‬‬ ‫מודגש‬ ‫בזאת ‪,‬‬ ‫ששיטה זו מיושמת בפועל בחמיבת התפעול‬ ‫באופן‬ ‫מוצלח‬ ‫ולשביעות‬ ‫רצון‬ ‫כל‬ ‫הנוגעים‬ ‫בדבר ‪. " .‬‬ ‫דיון בהצעות‬ ‫בסיכום ישיבה של הוועדה מתאריך‬ ‫(‬ ‫הוועדה תבחן את כל ההצעות‬ ‫‪8 . 11 . 08‬‬ ‫שהוציא יו " ר הוועדה לחברי הוועדה ציין בסעיף‬ ‫[‬ ‫‪1‬‬ ‫איי"‪,‬‬ ‫א‬ ‫י ' י " ת תי‬ ‫ריס‬ ‫א " נ ‪ ' -‬בו‬ ‫‪luDn‬‬ ‫‪nl‬‬ ‫~‬ ‫( סעיף ‪. ) 7 . 2‬‬ ‫מנקר ה‬ ‫""‬ ‫י הגיהי‬ ‫ייצאי‬ ‫"‬ ‫‪"1‬ה‬ ‫'‬ ‫*‬ ‫המיקדמה‬ ‫‪ 4‬בסיכום ; " ‪ bu‬מנת לייעל את תהליך המיפול‬ ‫סוכם שכל הצעה שתוגש לועדה ‪ ,‬תופנה במיידי‬ ‫למנהל הרלוונמי על מנת לקבל את התייחסותו‬ ‫וחוות‬ ‫דעתו ‪,‬‬ ‫החמיבתית ‪" .‬‬ ‫‪.‬‬ ‫במרם‬ ‫ואת‬ ‫תתכנס‬ ‫הוועדה‬ ‫מרכזת הוועדה מסרה לביקורת‬ ‫בתאריך ‪ 13 . 5 . 09‬התייחסות ממנה עולה‪ 7‬כי‬ ‫בהתאם‬ ‫להחלטת‬ ‫חברי‬ ‫הוועדה‬ ‫החטיבתית‬ ‫ובראשם יו " ר הוועדה ( מרכזת הוועדה מסרה‬ ‫לביקורת כי ההחלטה התקבלה בעל פה ואין לה‬ ‫תיעוד בכתב) י לוועדה מוגשות הצעות שנבחנו‬ ‫ואושרו ע " י היחידה העירונית האחראית לנושא‬ ‫ההצעה ו ‪ /‬או הצעות שעל פי שיקול דעת יו " ר‬ ‫הוועדה הן בעלות סיכוי סביר ליישום‬ ‫בלבד ‪.‬‬ ‫שאר ההצעות אינן נידונות בוועדה והפונה‬ ‫מקבל מכתב מנומק מיו " ר הוועדה על דחיית‬ ‫הצעתו ( לביקורת נמסרו דוגמאות‬ ‫למכתבים ) ‪.‬‬ ‫מרכזת הוועדה מסרה לביקורת מסמך ריכוז‬ ‫פניות‬ ‫ייעול‬ ‫לועדת‬ ‫וחיסכון‬ ‫לשנת‬ ‫‪. 2008‬‬ ‫מהמסמך עולה כי הצעה אחת בלבד נדונה‬ ‫בוועדה מתוך‬ ‫‪ 24‬הצעות שהוגשו לוועדה בשנת‬ ‫‪ 72008‬וזיכתה את מגיש ההצעה במענק‬ ‫מענק‬ ‫כספי ‪.‬‬ ‫מרכזת הוועדה מסרה לביקורת כי לא ידועה לה‬ ‫כספי ;‬ ‫מרכז הוועדה יעביר את הפרוטוקול‬ ‫לחשב היחידה של העובד ( סעיף ‪) 7 . 3‬‬ ‫הוראת הנוהל בדבר אחריותה לבדוק שהעובד‬ ‫קיבל את המענק‬ ‫הכספי ‪.‬‬ ‫ויבדוק כי העובד קיבל את המענק‬ ‫הכספי ( סעיף ‪. ) 9 . 4‬‬ ‫הערת‬ ‫הביקורת ;‬ ‫פעילות הוועדה בנושא ; תיעוד בפרוטוקולים‪ 7‬יישום ופרסום נעשתה בהתאם לנוהל ‪ .‬מרכזת‬ ‫הוועדה מסרה בהתייחסות לטיוטת הממצאים כיי הם מאשרים את תוכן הדברים הקשורים‬ ‫לוועדת המשנה של חטיבת‬ ‫התפעול ‪.‬‬ ‫איי"‪,‬‬ ‫א‬ ‫ד‪.‬‬ ‫י ' י " ת תי‬ ‫א " נ ‪ ' -‬בו‬ ‫מנקר ה‬ ‫"‬ ‫‪"1‬ה‬ ‫'‬ ‫*‬ ‫חטיבת התכנון‬ ‫ייצאן‬ ‫הצויירה יקי הגיהי‬ ‫ההלו‪7‬ןח‬ ‫התכנסות הוועדה ( ארבע פעמים בשנה‬ ‫יו " ר הוועדה מסר לביקורת מסמכים ולפיהם‬ ‫( סעיף‬ ‫הוועדה בכל רבעוןל‬ ‫לפחותי‬ ‫‪1‬‬ ‫בכל‬ ‫תחילת‬ ‫רבעון‬ ‫בשנת ‪ 2007‬התכנסה‬ ‫ובשנת ‪ 2008‬התכנסה הוועדה פעם אחת בכל‬ ‫‪. )7 .‬‬ ‫חצי שנה ‪ .‬יו " ר הוועדה מסר בהתייחסות לטיוטת‬ ‫הממצאים כי התכנסות הוועדה מבוצעת כאשר‬ ‫מתקיימים תנאים לכךי רוצה‬ ‫לומרל צבר הזמנות‬ ‫לדיון ‪.‬‬ ‫מענק כספי‬ ‫שלושה עובדים בחטיבה קיבלו מענק כספי‬ ‫(‬ ‫יו " ר הוועדה מסר‬ ‫הזכאות למענק קמה אם ההצעה לא‬ ‫בשנים ‪- 2006‬‬ ‫יושמה כלל קודם להגשתהל לא יושמה‬ ‫לביקורת כי הוחלט בוועדה שהמענק הכספי‬ ‫ביחידה אחרתי או טרם הוגשה לוועדה‬ ‫( סעיף‬ ‫‪. 2008‬‬ ‫ינתן עד לרמה של מנהל מחלקה‬ ‫בלבד ‪.‬‬ ‫הביקורת מציינת כי הנוהל העירוני אינו מגביל‬ ‫‪. )5 . 3‬‬ ‫את המענק הכספי לדרג הניהול של העובד ‪ .‬יו " ר‬ ‫הוועדה מסר בהתייחסותו לטיוטת הממצאים‬ ‫ההחלטה מקבילה לנוהל עובד‬ ‫מצטיין ‪.‬‬ ‫כיל‬ ‫בפועל‬ ‫עד היום למעט מקרה בודד של מנהל מחלקה‬ ‫בחטיבה שההתייחסות להצעה הייתה ככל הצעה‬ ‫אחרתי לא נדרשו‬ ‫יישום‬ ‫(‬ ‫מרכזי הוועדות יעקבו אחר‬ ‫יישום החלטות הוועדה ( סעיף‬ ‫לסוגיה ‪.‬‬ ‫יו " ר הוועדה מסר לביקורת כי בהיותו מנהל‬ ‫התכנון והבקרה בחטיבת התכנוןי הוא מקיים‬ ‫‪)4 . 3‬‬ ‫וועדת המשנה תחל ביישום ההצעות‬ ‫מעקב ביד היתר אם ההצעה נכנסה לתוכנית‬ ‫הגשתן‬ ‫העבודה של היחידה הרלבנטיתל אך לא מסר‬ ‫בתחום‬ ‫( סעיף ‪1‬‬ ‫אחריותה‬ ‫מיד‬ ‫עם‬ ‫לביקורת תיעוד על כך ‪ .‬תיעוד על הכנסת אחת‬ ‫‪. ) 10 .‬‬ ‫ההצעות לתוכנית עבודה נמסרה לביקורתי על‬ ‫ידי עובדת החטיבה שהצעתה זיכתה אותה‬ ‫בקבלת‬ ‫מענק‬ ‫כספי ‪.‬‬ ‫יו " ר‬ ‫בהתייחסותו לטיוטת הממצאים‬ ‫נושא התיעוד‬ ‫‪13‬‬ ‫ישופר ‪.‬‬ ‫הוועדה‬ ‫כיל‬ ‫מסר‬ ‫קיים מעקב‬ ‫אייבא יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫מגקרהע ' ‪ " 1‬ה‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫*‬ ‫הערת הביקורתל‬ ‫פעילות הוועדה בנושאל דיון בהצעותי תיעוד בפרוטוקולים ופרסום נעשתה בהתאם לנוהל‬ ‫יו " ר‬ ‫ה‪.‬‬ ‫מינהל הכספים‬ ‫ק הקוןייח וקן‬ ‫ההןהי‬ ‫פרסום ושיווקל הצעות ייעול שיושמו‬ ‫יפורסמו‬ ‫אינטרה‬ ‫ברמת‬ ‫נט‬ ‫היחידה‪7‬‬ ‫מידעון‬ ‫עירייה‪7‬‬ ‫מנכ " לי‬ ‫בעלון‬ ‫עירוני או בעלון ארגון עובדים‬ ‫( סעיף‬ ‫קק‪ 4‬ן‬ ‫היןקוךח‬ ‫בסיכום‬ ‫מפגש‬ ‫"‬ ‫ועדות‬ ‫של יו " ר‬ ‫משנה‬ ‫סמנכ " ל משאבי אנוש ומינהל בתאריך‬ ‫עם‬ ‫‪7 . 1 . 08‬‬ ‫דיווחה יו " ר הוועדה של מינהל הכספים כי‬ ‫בשנת ‪ 2007‬נעשו מעט פעולות שיווק‬ ‫בחטיבה ‪.‬‬ ‫הוועדה מינתה נאמני ייעול וחיסכון שתפקידם‬ ‫‪. ) 11 . 2‬‬ ‫בין היתר לעודד את העובדים להגיש הצעותי‬ ‫הופצו‬ ‫במינהל כרזות‬ ‫לעידוד‬ ‫המודעות‬ ‫צבעוניות‬ ‫העובדים‬ ‫על לוחות‬ ‫הצעות ‪.‬‬ ‫להגיש‬ ‫מרכזת הוועדה המציאה לביקורת דוגמא לכרזה‬ ‫ולכתב מינוי לנאמן ייעול‬ ‫וחיסכון ‪.‬‬ ‫הערת הביקורתל‬ ‫פעילות הוועדה בנושאל התכנסות הוועדה‪ 7‬דיון בהצעותי תיעוד בפרוטוקולים‪ 7‬מעקב על‬ ‫מענק כספי ומעקב על יישום נעשתה בהתאם‬ ‫לנוהל ‪.‬‬ ‫מינהל השרותים החברתיים‬ ‫הקקדלהח לקן‬ ‫התכנסות הוועדהל‬ ‫ארבע‬ ‫פעמים‬ ‫דיקאן המלוואח‬ ‫שוהי‬ ‫בשנה‬ ‫תחילת רבעון ( סעיף ‪1‬‬ ‫לפחותי‬ ‫יו " ר הוועדה מסר לביקורת כי הוועדה התכנסה‬ ‫בכל‬ ‫אחת לשנה ‪ .‬בשנת ‪ 2009‬הוועדה דנה בהצעות‬ ‫שהגישו עובדי העירייה שהופנו לחוות דעת של‬ ‫‪. )7 .‬‬ ‫המינהל ‪ .‬הוועדה מתכנסת בהתאם‬ ‫מעובדי המינהל‬ ‫קיבלו‬ ‫לצורך ‪.‬‬ ‫מענק‬ ‫כספי ‪.‬‬ ‫מענק כמפיל‬ ‫שמונה‬ ‫הזכאות למענק קמה אם ההצעה לא‬ ‫המענק ניתן מסעיף תקציב מצוינות של מינהל‬ ‫החברתיים ‪.‬‬ ‫יושמה כלל קודם להגשתה‪ 7‬לא יושמה‬ ‫השרותים‬ ‫ביחידה אחרתי או טרם הוגשה לוועדה‬ ‫בסיכום‬ ‫( סעיף ‪ ) 5 . 3‬חשב היחידה של העובד‬ ‫מתאריך ‪ 26 . 1 . 06‬הוועדה החליטה לתת מענק‬ ‫יעביר למת " ש את פרטי העובדי סכום‬ ‫כספי לר ‪ .‬ע ‪ .‬וד ‪ .‬מ ‪ .‬בסך של ‪ 800‬נ‬ ‫דיון‬ ‫הוועדה‬ ‫להתייעלות‬ ‫‪7‬‬ ‫~‬ ‫‪14‬‬ ‫וחיסכון‬ ‫לש ‪ .‬ב ‪.‬‬ ‫איי"‪,‬‬ ‫א‬ ‫י ' י " ת תי‬ ‫אנ ' נ ‪ ' -‬בו‬ ‫מנקר ה‬ ‫גייס היועדיי " י הגיהי‬ ‫""‬ ‫"‬ ‫‪"1‬ה‬ ‫*‬ ‫'‬ ‫ההיקדרה‬ ‫ייצאי‬ ‫המענק הכספי והסעיף בתקציב שהוא‬ ‫בסך של ‪ 500‬נ לס ‪ .‬א ‪ .‬בסך של ‪ 300‬נ‬ ‫~‬ ‫~‬ ‫מנהל מת " ש מסר לביקורת רשימת עובדים‬ ‫מנהל מת " ש יזקוף את תשלום המענק‬ ‫מקבלי פרס עידוד ייעול וחיסכון החל משנת‬ ‫המקור למימון המענק ( סעיף ‪1‬‬ ‫לעובד‬ ‫גילום‬ ‫באמצעות‬ ‫לצורכי‬ ‫‪. )9 .‬‬ ‫המשכורת‬ ‫ויבצע‬ ‫וביטוח‬ ‫לאומי‬ ‫מס‬ ‫כנדרש ( סעיף ‪. ) 9 . 2‬‬ ‫‪.‬‬ ‫‪7‬‬ ‫‪ 2003‬ועד ינואר‬ ‫העובדים‬ ‫‪. 2009‬‬ ‫המוזכרים‬ ‫אינס‬ ‫לעיל‬ ‫מופיעים‬ ‫ברשימת לדברי מרכזת הוועדה העובדים לא‬ ‫תוגמלו בתלוש השכרי המענק הכספי הועבר‬ ‫ישירות לחשבון הבנק‬ ‫בתאריך‬ ‫‪29 . 1 . 07‬‬ ‫כספי למ ‪ .‬ע ‪ .‬בסך‬ ‫שלהם ‪.‬‬ ‫החליטה הוועדה לתת מענק‬ ‫‪17000‬‬ ‫נ‬ ‫‪7‬‬ ‫למ ‪ .‬א ‪ .‬בסך ‪500‬‬ ‫~‬ ‫העובדים המוזכרים‬ ‫נ‬ ‫לח ‪ .‬פ ‪ .‬בסך ‪ 300‬נ‬ ‫~‬ ‫~‬ ‫לעיל אינם מופיעים ברשימת העובדים מקבלי‬ ‫‪.‬‬ ‫‪7‬‬ ‫וחסכון ‪.‬‬ ‫פרס עידוד ייעול‬ ‫לדברי מרכזת הוועדה העובדים לא תוגמלו‬ ‫בתלוש השכרי המענק הכספי הועבר ישירות‬ ‫שלהם ‪.‬‬ ‫לחשבון הבנק‬ ‫מ‪.‬‬ ‫ע‪.‬‬ ‫ור ‪.‬‬ ‫באוקטובר ‪ 2007‬מענק כספי בסך‬ ‫א‪.‬‬ ‫קיבלו‬ ‫‪27000‬‬ ‫נ‬ ‫~‬ ‫ובסך‬ ‫‪37000‬‬ ‫בהתאמה בגין החלטת ועדת‬ ‫נ‬ ‫~‬ ‫המשנה והוועדה‬ ‫העליונה ‪ .‬ש ‪ .‬א ‪- .‬‬ ‫ק ‪ .‬קיבלה‬ ‫מענק כספי בשנת ‪ 2008‬בסך ‪ 37000‬ש " ח בגין‬ ‫החלטה‬ ‫של‬ ‫הוועדה‬ ‫העליונה ‪.‬‬ ‫העובדים‬ ‫המוזכרים לעיל מופיעים ברשימת מקבלי פרס‬ ‫עידוד ייעול וחיסכון של‬ ‫הערת הביקורת‬ ‫מת " ש ‪.‬‬ ‫(‬ ‫פעילות הוועדה בנושא‬ ‫(‬ ‫דיון בהצעותי תיעוד בפרוטוקולים‪ 7‬מעקב על יישום‪ 7‬פרסום‪7‬‬ ‫נעשתה בהתאם לנוהל ‪ .‬יו " ר הוועדה מסר בהתייחסותו לטיוטת הממצאים את הדברים‬ ‫הבאים‬ ‫(‬ ‫איי"‪,‬‬ ‫א‬ ‫י ' י " ת תי‬ ‫א " נ ‪ ' -‬בו‬ ‫מנקר ה‬ ‫" דוח הביקורת מקיף ובהחלט ממצה היטב את‬ ‫"‬ ‫‪"1‬ה‬ ‫'‬ ‫*‬ ‫הנושא ‪.‬‬ ‫אנו מקבלים את הערות הביקורת בכל הנוגע לשינויים בנוהל העירוני ולמתן הגדרות‬ ‫ברורות יותר באשר לגורם האחראי ולתקני ומן‬ ‫הטיפול ‪.‬‬ ‫מהדוח עולה כי נושא ההתייעלות והחיסכון הוממע היסב בכל היחידות העירוניות ומופעל‬ ‫בצורה עקבית‬ ‫ומקצועית ‪.‬‬ ‫אנו מוצאים כי ההבדלים באופן ההפעלה ובתדירות התכנסות הוועדות ביחידות השונות‬ ‫משקף את הצרכים והמאפיינים השונים של היחידות ואנו רואים בכך יתרון ולא‬ ‫חיסרון ‪.‬‬ ‫אחת מהסיבות להצלחת הממעת‬ ‫הנושא ‪.‬‬ ‫היכולת של התוכנית לאפשר גמישות זו לדעתנו‬ ‫הכנסת כל הנושא לפורטל אביב וניהולו ברוכה מאוד אך למעשה כמעט והוציאה את‬ ‫הערך המוסף של הועדות המקומיות ‪ .‬לדעתנו יש לחשוב מחדש על אופן הפעלות הועדות‬ ‫העירוני ‪. " .‬‬ ‫המקומיות אם בכלל יש בהם צורך ‪ ,‬ולהתאים זאת גם בנוהל‬ ‫ז‪.‬‬ ‫מינהל החינוך‬ ‫‪ ,‬גשי ה"עיייה ל "י‬ ‫שמחאך ההדקדהח‬ ‫הקוהי‬ ‫‪1‬‬ ‫התכנסות הוועדה ( ארבע פעמים בשנה‬ ‫יו " ר הוועדה מסר לביקורת כי בשנים ‪- 2005‬‬ ‫( סעיף‬ ‫בשנת‬ ‫לפחותי‬ ‫‪1‬‬ ‫תחילת‬ ‫בכל‬ ‫רבעון‬ ‫‪. )7 .‬‬ ‫תיעוד‬ ‫החלטות‬ ‫(‬ ‫הוועדה‬ ‫יירשמו‬ ‫בפרוטוקול ( סעיפים ‪ 7 . 3‬ו ‪. ) 8 . 3 -‬‬ ‫‪ 2006‬התכנסה הוועדה פעמיים‬ ‫‪2007‬‬ ‫הוגשו‬ ‫לתאריך‬ ‫‪3 . 3 . 09‬‬ ‫יישום‬ ‫הצעות ‪.‬‬ ‫הצעה בסעיף " החלטת ועדת המשנה לייעול‬ ‫מרכזי הוועדות יעקבו אחר‬ ‫יישום החלטות הוועדה ( סעיף‬ ‫לא הוגשו‬ ‫בשנת‬ ‫‪2008‬‬ ‫עד‬ ‫החלטות הוועדה נרשמו על גבי טופס הגשת‬ ‫וחיסכון "‬ ‫(‬ ‫‪5‬‬ ‫הצעות ‪.‬‬ ‫בשנה ‪.‬‬ ‫‪.‬‬ ‫לא נעשה מעקב ולא הוחל ביישום הצעתו של‬ ‫ק‪ .‬א‪.‬‬ ‫‪)4 . 3‬‬ ‫וועדת המשנה תחל ביישום ההצעות‬ ‫בתחום אחריותה מיד עם הגשתן‬ ‫( סעיף ‪1‬‬ ‫‪. ) 10 .‬‬ ‫פרסום ושיווק‬ ‫יפורסמו‬ ‫אינטרה‬ ‫(‬ ‫הצעות ייעול שיושמו‬ ‫יו " ר הוועדה ומרכז הוועדה מסרו לביקורת כי‬ ‫עירייהל‬ ‫בשנת ‪ 2006‬הופצה במינהל החינוך ובבתי‬ ‫בעלון‬ ‫מרכז‬ ‫ברמת‬ ‫נט‬ ‫היחידהל‬ ‫מידעון‬ ‫מנכ " לי‬ ‫עירוני או בעלון ארגון עובדים‬ ‫( סעיף‬ ‫הספר‬ ‫הוועדה‬ ‫‪. ) 11 . 2‬‬ ‫איגרת בנושא‬ ‫העביר‬ ‫ייעול‬ ‫לביקורת‬ ‫דוגמת‬ ‫האיגרת‬ ‫שהופצה ‪ .‬לדברי יו " ר הוועדה בשנים‬ ‫‪- 2007‬‬ ‫‪ 2008‬לא נעשתה פעילות‬ ‫ס‬ ‫וחיסכון ‪.‬‬ ‫שיווק ‪.‬‬ ‫איי"‪,‬‬ ‫א‬ ‫י ' י " ת תי‬ ‫הערת‬ ‫א " נ ‪ ' -‬בו‬ ‫מנקר ה‬ ‫"‬ ‫‪"1‬ה‬ ‫*‬ ‫'‬ ‫הביקורת ;‬ ‫פעילות הוועדה בנושא דיון בהצעות ומעקב על מענק פרס כספיי נעשתה בהתאם‬ ‫יו " ר הוועדה מסר בהתייחסות לטיוטת הממצאים כי מצאי הביקורת נבדקו ואין לו‬ ‫ח‪.‬‬ ‫לנוהל ‪.‬‬ ‫הערות ‪.‬‬ ‫מינהל בת " ש‬ ‫‪ ,‬ה עדלרה‬ ‫"‬ ‫לקן‬ ‫שיהל‬ ‫התכנסות הוועדה ; ארבע פעמים בשנה‬ ‫לפחותי‬ ‫תחילת‬ ‫בכל‬ ‫רבעון‬ ‫( סעיף‬ ‫‪. )7 . 1‬‬ ‫" " יאי‬ ‫ההןקייה‬ ‫יו " ר הוועדה ומרכז הוועדה מסרו לביקורת כי ‪7‬‬ ‫הצעות נדונו בוועדה בין השנים‬ ‫‪- 2006‬‬ ‫פי‬ ‫המסמכים‬ ‫‪. 2008‬‬ ‫שנמסרו‬ ‫הוועדה‬ ‫התכנסה‬ ‫לביקורת‬ ‫על‬ ‫והמצויים‬ ‫בפורטל‬ ‫פעם‬ ‫בשנה ‪ .‬מרכז הוועדה מסר לביקורת בהתייחסות‬ ‫לממצאים כי הוועדה התכנסה לפי הצורך בכפוף‬ ‫להצעות שהצטברו על‬ ‫דיון‬ ‫בהצעות ;‬ ‫הוועדה תבחן את כל‬ ‫ההצעות ( סעיף ‪. ) 7 . 2‬‬ ‫שולחנה ‪.‬‬ ‫יו " ר הוועדה ומרכז הוועדה מסרו לביקורת כי‬ ‫( מסמך מתאריך ‪ 14‬לספטמבר ‪ ) 2005‬הוחלט‬ ‫בוועדה שהצעות ייעול שיגיעו לוועדה יועברו‬ ‫לאנשי מקצוע במינהל בת " ש לחוות דעתם על‬ ‫מידת ישימות ההצעה לפני התכנסות‬ ‫הוועדה ‪.‬‬ ‫הצעות ישימות יידונו בוועדה ויישלחו לכל‬ ‫חברי הוועדה טרם התכנסותה‬ ‫פרסום ושיווק‬ ‫יפורסמו‬ ‫אינטרה‬ ‫;‬ ‫הצעות ייעול שיושמו‬ ‫יו " ר הוועדה מסר לביקורת כי לא נעשתה‬ ‫היחידה ~ עירייהל‬ ‫במינהל פעילות פרסום ושיווק לעודד עובדים‬ ‫בעלון‬ ‫עידוד‬ ‫ברמת‬ ‫נט‬ ‫מידעון‬ ‫מנכ " לי‬ ‫עירוני או בעלון ארגון עובדים‬ ‫( סעיף‬ ‫‪. ) 11 . 2‬‬ ‫הוועדה ‪.‬‬ ‫להגשת‬ ‫הצעות‬ ‫ייעול‬ ‫וחיסכון‬ ‫למעט‬ ‫חשיבה בשיחות עם עובדים ‪ .‬מרכז הוועדה מסר‬ ‫לביקורת‬ ‫בהתייחסות‬ ‫לממצאים‬ ‫כי‬ ‫בכוונת‬ ‫המינהל לצאת במסע פרסום ושיווק בקרב כלל‬ ‫עובדי המינהל להגשת הצעות ייעול‬ ‫הערת‬ ‫וחיסכון ‪.‬‬ ‫הביקורת ;‬ ‫פעילות הוועדה בנושא ; תיעוד בפרוטוקולים ומעקב על מענק כספי נעשתה בהתאם‬ ‫לנוהל ‪.‬‬ ‫איי"‪,‬‬ ‫א‬ ‫ט‪.‬‬ ‫י ' י " ת תי‬ ‫א " נ ‪ ' -‬בו‬ ‫מנקר ה‬ ‫"‬ ‫‪"1‬ה‬ ‫'‬ ‫*‬ ‫מינהל הנדסה‬ ‫ייצאן‬ ‫הצויירה יקי הגיהי‬ ‫ההלו‪7‬ןח‬ ‫התכנסות הוועדהל ארבע פעמים בשנה‬ ‫יו " ר הוועדה המשמש גם כמרכז הוועדה מסר‬ ‫( סעיף‬ ‫לביקורת כי ישיבת ועדת הייעול האחרונה‬ ‫לפחותי‬ ‫‪1‬‬ ‫בכל‬ ‫תחילת‬ ‫רבעון‬ ‫התקיימה בתאריך ‪ 18 / 12 / 06‬ומאז לא התקיימו‬ ‫‪. )7 .‬‬ ‫ישיבות ‪.‬‬ ‫החלטות‬ ‫תיעודל‬ ‫יירשמו‬ ‫הוועדה‬ ‫בפרוטוקול ( סעיפים ‪ 7 . 3‬ו ‪. ) 8 . 3 -‬‬ ‫יו " ר הוועדה מסר לביקורת כי החלטות הוועדה‬ ‫לא נרשמו‬ ‫בפרוטוקול ‪.‬‬ ‫מענק כמפיל‬ ‫חמישה‬ ‫הזכאות למענק קמה אם ההצעה לא‬ ‫הוועדה במינהל הנדסה ועל פי החלטת ועדת‬ ‫יושמה כלל קודם להגשתהל לא יושמה‬ ‫מינהל הכספים למענק כספי ‪ .‬העובדים לא קיבלו‬ ‫ביחידה אחרתי או טרם הוגשה לוועדה‬ ‫את המענק הכספי ‪ .‬יו " ר הוועדה מסר לביקורת‬ ‫( סעיף ‪ ) 5 . 3‬חשב היחידה של העובד‬ ‫כי הגיש בקשה לתקציב עבור בטיחות ייעול‬ ‫יעביר למת " ש את פרטי העובדי סכום‬ ‫וחיסכון על סך‬ ‫המענק הכספי והסעיף בתקציב שהוא‬ ‫‪ . 2006‬הבקשה נדחתה בדיוני התקציב ובקשות‬ ‫המקור למימון המענק ( סעיף‪1‬‬ ‫עובדים‬ ‫היו‬ ‫זכאים‬ ‫‪207000‬‬ ‫על‬ ‫פי‬ ‫החלטת‬ ‫נ~ לשנת העבודה‬ ‫נוספות לא הגיש ‪ .‬יו " ר הוועדה מסר לביקורת‬ ‫‪. )9 .‬‬ ‫מסמך סרוק של הפנייה והדחייה ‪ .‬יו " ר הוועדה‬ ‫הוסיף כי עד סוף שנת ‪ 2006‬התקיימו דיוני‬ ‫הוועדה והחל משנת העבודה ‪ 2007‬לא הייתה‬ ‫פעילות בוועדה ‪ .‬העובדים שהצעתם התקבלה או‬ ‫עובדים שהצעתם נדחתה לא עודכנו על כך ‪ .‬כמו‬ ‫כן לא נדונו הצעות חדשות החל מתחילת שנת‬ ‫‪. 2007‬‬ ‫יישום‬ ‫(‬ ‫מרכזי הוועדות יעקבו אחר‬ ‫יישום החלטות הוועדה ( סעיף‬ ‫יו " ר הוועדה המשמש כמרכז הוועדה מסר‬ ‫לביקורת כי הוא לא קיים מעקב על‬ ‫‪)4 . 3‬‬ ‫היישום ‪.‬‬ ‫וועדת המשנה תחל ביישום ההצעות‬ ‫בתחום אחריותה מיד עם הגשתן‬ ‫( סעיף ‪1‬‬ ‫‪. ) 10 .‬‬ ‫פרסום ושיווקל הצעות ייעול שיושמו‬ ‫מפרוטוקול סיכום ישיבה של הוועדה העליונה‬ ‫היחידה ‪ ,‬עירייהל‬ ‫עולה כי לדעתו של יו " ר‬ ‫יפורסמו‬ ‫אינטרה‬ ‫ברמת‬ ‫נט‬ ‫מידעון‬ ‫מנכ " ל ‪,‬‬ ‫בעלון‬ ‫‪18‬‬ ‫מתאריך‬ ‫‪5 . 7 . 08‬‬ ‫הוועדה לייעול וחיסכון במינהל הנדסה ‪ ,‬מנהלים‬ ‫איי"‪,‬‬ ‫א‬ ‫י ' י " ת תי‬ ‫גייס‬ ‫א " נ ‪ ' -‬בו‬ ‫‪luDn‬‬ ‫‪nl‬‬ ‫מנקר ה‬ ‫""‬ ‫~‬ ‫י הגיהי‬ ‫ייצאי‬ ‫עירוני או בעלון ארגון עובדים‬ ‫( סעיף‬ ‫"‬ ‫‪"1‬ה‬ ‫'‬ ‫ההיקדרה‬ ‫בשטח צריכים לעודד ולצאת בפרסום‬ ‫בפגישה עם הביקורת בתאריך‬ ‫‪. ) 11 . 2‬‬ ‫*‬ ‫‪ 2009‬אמר‬ ‫מסיבי ‪.‬‬ ‫‪ 21‬לינואר‬ ‫יו " ר הוועדה כי הוועדה בראשותו‬ ‫אינה פעילה מזה כשנתיים כפי שהוסבר לעיל‬ ‫בנושא מענק‬ ‫כספי ‪.‬‬ ‫הערת הביקורת‬ ‫‪-‬‬ ‫פעילות הוועדה בנושא דיון בהצעות נעשתה בהתאם לנוהל ‪ .‬יו " ר ועדת משנה במינהל‬ ‫הנדסה מסר בהתייחסות לטיוטת הממצאים כי אין לו מה להגיבי‬ ‫להעיר ‪ /‬להאיר ‪.‬‬ ‫מישלמה ליפו‬ ‫הקקדלהח לקן‬ ‫שוהי‬ ‫התכנסות הוועדה ארבע פעמים בשנה‬ ‫לפחותי‬ ‫‪1‬‬ ‫‬‫תחילת‬ ‫בכל‬ ‫רבעון‬ ‫( סעיף‬ ‫מרכזת הוועדה‬ ‫הצעות ייעול שיושמו‬ ‫פרסום ושיווק‬ ‫יפורסמו‬ ‫אינטרה‬ ‫‬‫ברמת‬ ‫נט‬ ‫היחידה‪7‬‬ ‫מידעון‬ ‫מנכ " לי‬ ‫עירוני או בעלון ארגון עובדים‬ ‫מסרה לביקורת כי הוועדה‬ ‫התכנסה פעם אחת בשנתי ‪ 2005‬פעם אחת‬ ‫בשנת‬ ‫‪. )7 .‬‬ ‫( סעיף‬ ‫ייצאי‬ ‫הג‪7‬ווהח‬ ‫‪72006‬‬ ‫בשנת‬ ‫‪. 2008‬‬ ‫יו " ר‬ ‫הוועדה‬ ‫פעמיים בשנת ‪ 2007‬ופעמיים‬ ‫מסר‬ ‫לביקורת‬ ‫מבלי‬ ‫שצרף‬ ‫עירייה‪7‬‬ ‫אסמכתא כי‪ 7‬נושא פרסום ושיווק עלה בישיבות‬ ‫בעלון‬ ‫כי‬ ‫הסגל ובישיבות מנהלים‬ ‫במישלמה ‪.‬‬ ‫אם‬ ‫ההיענות הייתה מצומצמת ‪ .‬יו " ר הוועדה מסר‬ ‫לביקורת בתאריך ‪ 6 . 4 . 09‬כי הוא מתכוון‬ ‫‪. ) 11 . 2‬‬ ‫להוציא רענון בנושא הוועדה לכל‬ ‫בתאריך ‪ 11 . 6 . 06‬מסר‬ ‫העובדים ‪.‬‬ ‫יו " ר הוועדה לביקורת‬ ‫כי העביר לעובדים במישלמה כרענון את הנוהל‬ ‫העירוני ‪.‬‬ ‫הערת הביקורת‬ ‫‪-‬‬ ‫פעילות הוועדה בנושא דיון בהצעות ותיעוד בפרוטוקולים נעשתה בהתאם לנוהל ‪ .‬בוועדה‬ ‫‬‫לא ניתן מענק כספי ועל כן לא היה צורך‬ ‫ביישום ‪.‬‬ ‫יו " ר ועדת משנה מישלמה מסר‬ ‫בהתייחסותו כי אין לו הערות לטיוטת הממצאים ‪ .‬בנוסף הציע לבחון הענקת הפרס ‪ /‬מענק‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫*‬ ‫שלא באמצעות תלוש המשכורתי ולהעניקו במעמד הולם ‪ .‬הכסף שניתן בתלוש המשכורת‬ ‫נבלע‬ ‫בשוטף ‪.‬‬ ‫הצעות בסטטוס " בטיפול "‬ ‫‪. 24‬‬ ‫הנוהל אינו מפרט בתוך כמה זמן ממועד הגשת ההצעה יש לסיים את הטיפול בה ‪ .‬יש הנחייה של‬ ‫יו " ר הוועדה העליונה לסיים טיפול בהצעה שהועברה לוועדת משנה מקצועית בתוך ‪ 30‬יום ראה‬ ‫סעיף‬ ‫‪. 25‬‬ ‫‪ . 9‬א‪.2 .‬‬ ‫בפורטל ‪ 141‬הצעות בסטטוס " בטיפול " עד לתאריך‬ ‫‪ 141‬הצעות מתאריך הגשת ההצעה עד לתאריך‬ ‫‪. 28 . 10 . 08‬‬ ‫‪. 12 . 08‬‬ ‫להלן התפלגות משך הטיפול של‬ ‫‪( 28‬‬ ‫משך הטיפול מתאריך ההגשר‬ ‫מספר הצעות‬ ‫באחוזים‬ ‫עד שלושה חודשים‬ ‫‪45‬‬ ‫‪32 %‬‬ ‫עד חצי שנה‬ ‫‪22‬‬ ‫‪15 %‬‬ ‫עד שנה‬ ‫‪54‬‬ ‫‪38 %‬‬ ‫יותר משנה‬ ‫‪20‬‬ ‫‪15 %‬‬ ‫מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים‬ ‫כיל‬ ‫יו " ר הוועדה העליונה הנחה את‬ ‫יו " ר וועדות המשנהל להשלים את הטיפול בהצעות שהופנו אליהם על ידי מרכז הוועדה העליונהל‬ ‫עד לתאריך‬ ‫‪. 3 1 . 12 . 09‬‬ ‫כמו‬ ‫כןל‬ ‫ייקבעו בוועדה העליונה תקני זמן לטיפול בהצעות והנוהל יעודכן‬ ‫בהתאם ‪.‬‬ ‫הצעות בסטטוס ייהסתייפיי‬ ‫‪. 26‬‬ ‫הביקורת מיינה ‪ 246‬הצעות בסטטוס " הסתיים " לפי וועדות ‪ .‬המיון כלל בנוסף לוועדות שתי‬ ‫קטיגוריות נוספות גורם מקצועי ( אליו פנתה הוועדה לצורך קבלת חוות דעת באשר להיתכנות‬ ‫היישום והחיסכון ) והצעות שטופלו על ידי מרכז הוועדה העליונה ‪ .‬בקטיגוריות אלה תאריך הדיון‬ ‫היה חסרי והביקורת השלימה נתון זה בהתאם להנחיותיו של מרכז הוועדה‬ ‫א‪.‬‬ ‫להלן טבלת התפלגות הצעות בסטטוס " הסתיים " לפי ועדות‬ ‫‪,‬שם‬ ‫ו‬ ‫"‬ ‫‪,‬‬ ‫‪.‬‬ ‫עין ‪,‬‬ ‫גורם מ צועיי‬ ‫(‬ ‫מן ‪,‬‬ ‫מיננהל פינוי וותוסת ז‬ ‫‪7‬‬ ‫‪89‬‬ ‫מיננהל הנדכא‪:‬‬ ‫דחקינוך‬ ‫‪7‬‬ ‫ונ‬ ‫מינד‪ :‬ל כספים‬ ‫‪:! 3‬‬ ‫מינדדי‬ ‫‪.‬‬ ‫ליוננה‬ ‫מרכז ועדו‪:‬‬ ‫חטט‪ :‬וז וון ןךי אנועז‬ ‫‪32‬‬ ‫‪:! 7‬‬ ‫( הצעה אחת לא נדתה בתעדה )‬ ‫ועדה עלצנה ‪-‬‬ ‫‪24‬‬ ‫‪20‬‬ ‫העליונה ‪.‬‬ ‫כן ‪ ,‬צע ‪,‬‬ ‫ן ;‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪..‬‬ ‫‪DW‬‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫*‬ ‫‪,‬‬ ‫ו ‪ , , ,‬כו ‪3 ,‬ע ו ;‬ ‫וליעור ‪,‬‬ ‫מינהל שירותים חברתיים‬ ‫חטיבת התכנ ן‬ ‫‪12‬‬ ‫חטיבת התפעול‬ ‫‪16‬‬ ‫‪14‬‬ ‫להלן טבלת התפלגות הצעות בסטטוס " הסתכלם " לפי מספר חודרים שחלפו בץ מועד‬ ‫הגשת ההצעה ועד לדתן בךעדהל‬ ‫שם התעדה‬ ‫התפלגות לפי תקופה‬ ‫התפלגות לפי מספר הצעות‬ ‫מינהל בינוי ותשתית‬ ‫עד שלושה חודשים‬ ‫עד שלושה חודשים‬ ‫עד חצי שנה‬ ‫עד שנה‬ ‫יותר משנה‬ ‫‪7‬‬ ‫‪2‬‬ ‫מינהל הנדסה‬ ‫עד חצי שנה‬ ‫‪4‬‬ ‫גורם מקצועי‬ ‫‪11‬‬ ‫‪8‬‬ ‫עד שנה‬ ‫‪3‬‬ ‫מינהל החינוך‬ ‫עד ארבעה חודשים‬ ‫‪4‬‬ ‫מינהל כספים‬ ‫עד חודש‬ ‫עד שלושה חודשים‬ ‫עד חצי שנה‬ ‫עד שנה‬ ‫יותר משנה‬ ‫‪14‬‬ ‫מרכז ועדה עליונה‬ ‫עד‬ ‫עד‬ ‫עד‬ ‫חודש‬ ‫חודשיים‬ ‫חצי שנה‬ ‫חודש‬ ‫‪2‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪11‬‬ ‫‪18‬‬ ‫‪3‬‬ ‫חטיבת משאבי אנוש‬ ‫עד‬ ‫( הצעה אחת לא נדונה‬ ‫בוועדה )‬ ‫עד שלושה חודשים‬ ‫עד חצי שנה‬ ‫‪10‬‬ ‫עד שנה‬ ‫‪3‬‬ ‫‪9‬‬ ‫‪4‬‬ ‫ועדה עליונה ‪-‬‬ ‫עד שלושה חודשים‬ ‫‪1‬‬ ‫( לשתי הצעות חסר תאריך‬ ‫דיון בוועדה )‬ ‫עד חצי שנה‬ ‫עד שנה‬ ‫‪4‬‬ ‫‪16‬‬ ‫יותר משנה‬ ‫‪1‬‬ ‫מינהל שירותים חברתיים‬ ‫עד חודש‬ ‫חודשיים‬ ‫‪13‬‬ ‫‪1‬‬ ‫חטיבת התכנון‬ ‫חודש‬ ‫‪6‬‬ ‫עד חצי שנה‬ ‫יותר מחצי שנה‬ ‫‪5‬‬ ‫‪1‬‬ ‫עד חודשיים‬ ‫עד ארבעה חודשים‬ ‫‪2‬‬ ‫‪5‬‬ ‫עד חצי שנה‬ ‫‪3‬‬ ‫חטיבת התפעול ( שש‬ ‫הצעות חסר תאריך דיון )‬ ‫‪. 27‬‬ ‫‪68‬‬ ‫ועדות המשנה המליצו על העברת ‪ 24‬הצעות לוועדה העליונה ‪ .‬הביקורת בדקה מתוכן ‪ 21‬הצעות‬ ‫המתייחסות לשנים ‪ . 2008 - 2006‬להלן התפלגות לפי חודשים שחלפו ממועד הדיון בוועדות‬ ‫המשנה ועד למועד הדיון בוועדה העליונהל‬ ‫‪21‬‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫*‬ ‫שתי הצעות בין חודש לחודשיים‬ ‫שלושה עשר הצעות בין חודשיים לחצי שנה‬ ‫חמש הצעות בין חצי שנה לשנה‬ ‫הצעה אחת יותר משנה‬ ‫מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים‬ ‫לטיפול בהצעות והנוהל יעודכן‬ ‫כי‪7‬‬ ‫בוועדה העליונה ייקבעו תקני זמן‬ ‫בהתאם ‪.‬‬ ‫התפלגות מגישי ההצעות לפי עובדים‪ /‬מנהלים‬ ‫‪. 28‬‬ ‫הביקורת בדקה מבין מגישי ההצעות את ההתפלגות לעובדים ומנהלים ‪ .‬הביקורת הגדירה לצורך‬ ‫כך " מנהל " כל עובד שלתואר תפקידו יש מאפיין ניהולי כגון ( מנהל מחלקה‪ 7‬מפקח ראשיי ראש‬ ‫צוותי רכזי אחראי‪ 7‬נציג גבייה בכיר מפיק בכיר וכד ' ‪ .‬הבדיקה העלתה כי מספר המנהלים‬ ‫‪106‬‬ ‫ומספר העובדים ‪ . 101‬נראה לכאורה כי מרבית העובדים הינם עובדי מטה שיש להם נגישות‬ ‫למחשב ומיעוטם עובדי‬ ‫שטח ‪.‬‬ ‫תגמול העובדים‬ ‫‪. 29‬‬ ‫הוראות הנוהל בנושא מענק כספי פורטו בסעיפים ‪ 5 . 6 - 5 . 3‬ובסעיף‬ ‫‪. 30‬‬ ‫קיימים שני מקורות מידע לעובדים שקיבלו מענק ו ‪ /‬או שהיו זכאים למענק על פי החלטות ועדות‬ ‫‪ 9‬בנוהל ‪.‬‬ ‫המשנה והוועדה העליונה ( מת " ש והפורטל ‪ .‬מנהל מת " ש העביר לביקורת רשימת עובדים מקבלי‬ ‫פרס עידוד ‪ -‬ייעול וחיסכון ( סמל ‪ ) 1211‬משנת ‪ 2003‬עד חודש ינואר שנת ‪ . 2009‬סך הפרסים‬ ‫ברשימה הסתכם ב ‪-‬‬ ‫‪467350‬‬ ‫ש " ח ‪ .‬הרשימה כוללת ‪ 28‬עובדים אשר קיבלו את המענק באמצעות‬ ‫תלוש השכר וכן את חודש השכר ‪ .‬חמישה עובדים המשתייכים למינהל הנדסה לא קיבלו את‬ ‫המענק הכספי שהיו זכאים לו על פי החלטות ועדת המשנה של מינהל הנדסה ומינהל‬ ‫הכספים ‪.‬‬ ‫יו " ר וועדת ייעול וחיסכון במינהל הנדסה מסר לביקורתי כי העובדים לא תוגמלו בשל חוסר ודאות‬ ‫תקציבית ובהעדר תקציב מסומן לנושא‬ ‫זה ‪.‬‬ ‫מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים‬ ‫כי‪7‬‬ ‫אחד העובדים במינהל הנדסה‬ ‫תוגמל מתקציב הסמנכ " ל למשאבי אנוש ‪ .‬עובד נוסף לא תוגמל בשל היותו נש " ם ‪ .‬מנהל מת " ש‬ ‫מסר בהתייחסות לממצאים כי לא ניתן לבצע תשלום בהיעדר סעיף‬ ‫‪. 31‬‬ ‫תקציב ‪.‬‬ ‫בפורטל יש קובץ אקמל " ריכוז תגמולי ההצעות נכון ליולי ‪ " 2008‬שהופק על ידי מרכז הוועדה‬ ‫‪7‬‬ ‫העליונה ‪ .‬הטבלה כוללת את שמות העובדים וסכום התגמול שהוענק להם בועדות המשנה ובוועדה‬ ‫העליונה ‪ .‬חמשת עובדי מינהל הנדסה מופיעים בין העובדים המתוגמלים ‪ .‬הפורטל מאפשר לבצע‬ ‫מיון במאגר ההצעות ‪ .‬במיון של " הצעות שתוגמלו " מתקבל דוח של העובדים שתוגמלו וגם בדוח‬ ‫זה מופיעים שמות העובדים במינהל הנדסה כמי‬ ‫‪22‬‬ ‫שתוגמלו ‪.‬‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫*‬ ‫מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת כי למונח " תגמול " אכן יש משמעות כפולה של תגמול על‬ ‫ידי הוועדה ותגמול בפועל והוא יבדוק שימוש במונח שישקף מענק כספי בפועל ‪ .‬וכי נושא זה‬ ‫יקבל ביטוי ברור בעדכון‬ ‫‪. 32‬‬ ‫הנוהל ‪.‬‬ ‫בישיבות הוועדה של מינהל השירותים החברתיים מתאריך ‪ 5 . 7 . 06‬ומתאריך‬ ‫‪29 . 1 . 07‬‬ ‫מענק כספי לחמש עובדות של המינהל ‪ .‬המענק הכספי ניתן להן שלא באמצעות תלוש‬ ‫‪-‬‬ ‫מענק בסך‬ ‫‪17000‬‬ ‫הוחלט על‬ ‫השכר ‪ .‬מ ‪ .‬ע ‪.‬‬ ‫שוועדת המשנה של מינהל השרותים החברתיים החליטה לתגמל את‬ ‫נ‬ ‫~‬ ‫העובדתי אינו כלול ברשימת פרסי עידוד ייעול וחיסכון שהעביר מנהל מת " ש לביקורת ‪ .‬מנהל אגף‬ ‫מינהל ומשאבים במינהל הרווחה מסר לביקורת כי התגמול למציעה ניתן מסעיף " טיפוח מצויינות‬ ‫ מינהלי " ‪ 018411007868‬של מינהל השרותים‬‫החשבונות של העירייה ומצאה כי‬ ‫לנדרש בנוהל בסעיף‬ ‫‪17000‬‬ ‫החברתיים ‪.‬‬ ‫הביקורת בדקה במערך הנהלת‬ ‫שולמו לה בשיק ולא באמצעות תלוש השכר בהתאם‬ ‫נ‬ ‫~‬ ‫‪. 9.4‬‬ ‫מנהל מת " ש מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים כי‪ 7‬תשלום מענק‬ ‫התייעלות חייב להיעשות באמצעות מערכת השכרי וזאת לצורך ניכוי מס הכנסה וביטוח‬ ‫‪. 33‬‬ ‫לאומי ‪.‬‬ ‫מרכזת הוועדה מסרה לביקורת כי במועד ישיבות הוועדה במקרים המפורטים לעילי לא הייתה‬ ‫דרישה בנוהל של תשלום המענק הכספי בתלוש‬ ‫השכר ‪.‬‬ ‫הביקורת מציינת כי יו " ר הוועדה העליונה קבע בישיבת הוועדה העליונה מתאריך‬ ‫‪5 . 7 . 06‬‬ ‫שהתשלום לעובד בגין הצעתו יבוצע מהשכר על פי כללי המיסויי והנוהל העירוני התקף הנו‬ ‫מתאריך ‪. 25 . 9 . 06‬‬ ‫‪. 34‬‬ ‫להלן שתי התייחסויות של הוועדה העליונה להמלצות ועדות משנה לתת מענק כספי נוסף על זה‬ ‫שניתן על ידי ועדות המשנהל‬ ‫ע ‪ .‬ל‪- .‬‬ ‫הצעה לבטל את מינויי " ילקוט הפרסומים " בעירייה בשל פרסום הילקוט חינם‬ ‫באינטרנט ‪.‬‬ ‫ועדת המשנה במינהל הכספים המליצה בנוסף למענק הכספי להביא את ההצעה לדיון בוועדה‬ ‫העליונה ‪ .‬הוועדה העליונה מתאריך ‪ 4 . 10 . 06‬דנה והחליטהל‬ ‫" ‪ . . .‬כי לא ינתן תגמול נוסף מאחר וכל‬ ‫הנוכחי ‪.‬‬ ‫בנוסף המנויים הצהירו כי השימוש‬ ‫הצעה בנושא האינמרנם הינה מריוויאלית בעידן‬ ‫באינמרנם נעשה כבר תקופה לא מבומלת " ‪.‬‬ ‫ר ‪ .‬ג‪- .‬‬ ‫ועדת המשנה של חטיבת התכנון המליצה בנוסף למענק כספי להביא את ההצעה לדיון‬ ‫בוועדה העליונה ‪ .‬הוועדה העליונה מתאריך ‪6 . 8 . 07‬‬ ‫דנה והחליטהל " דא לתגמל בנוסף ‪.‬‬ ‫הפורמל‬ ‫העירוני יועד לשם ניהול הידע ואין כל חידוש בהצעה " ‪.‬‬ ‫‪. 35‬‬ ‫שלושה עובדים ששמותיהם מופיעים ברשימת מקבלי פרס עידוד ייעול וחיסכון ברשימת‬ ‫מת " ש‪7‬‬ ‫אינם מופיעים ברשימת מקבלי פרס ייעול וחיסכון בפורטל העירוני ‪ .‬מרכז הוועדה מסר לביקורת‬ ‫בהתייחסות לממצאים כי שמות העובדים אינו מופיע בפורטל מאחר ובדיקתו נעשתה מול הוועדות‬ ‫ועימם‪ 7‬מבלי שנעשתה במקביל בדיקה מול‬ ‫מת " ש ‪.‬‬ ‫‪23‬‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫‪. 36‬‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫*‬ ‫במהלך שלוש משכורות ( סה " כ ‪ 750‬נ ) במקום‬ ‫עובדת אחת קיבלה מענק כספי בסך של ‪ 250‬נ‬ ‫~‬ ‫~‬ ‫‪ 250‬נ שאושרו לה בוועדת המשנה של מינהל הכספים ‪ .‬בברור שקיימה הביקורת עם סגן מנהל‬ ‫~‬ ‫מת " ש עלהל כי התקלה נבעה מטעות בדיווח בטופס סמלי תשלום ‪ .‬הטעות נעשתה על ידי מ " מ של‬ ‫ממונה הנהלת חשבונות מת " ש שנעדרה מהעבודה לרגל חופשת‬ ‫לידה ‪.‬‬ ‫הטעות תוקנה בעקבות‬ ‫הערת הביקורת ‪ .‬סגן מנהל מת " ש ביצע בעקבות מקרה זה בדיקה חוזרת של כל העובדים אשר‬ ‫קיבלו מענק כספי ונמצאו תקינים ‪ .‬סגן מנהל מת " ש ציין כי הנחייה למת " ש לביצוע מענק כספי‬ ‫לעובדי מתקבלת ממרכז הוועדה העליונה בלבד ( קודם למינוי מרכז הוועדה העליונה הגיעו פניות‬ ‫גם מהוועדות ) ‪ .‬סגן מנהל מת " ש מסר לביקורת כי לצורך ביצוע מענק כספי אין די בהנחייה של‬ ‫מרכז הוועדה העליונהל ועליו לצרף בפנייתו למת " ש‬ ‫(‬ ‫החלטה של הוועדהל שם העובדי סכום‬ ‫המענק הכספיי סעיף תקציב לחיוב ותעודת זהות של העובד ‪ .‬התשלום מאושר לביצוע רק לאחר‬ ‫המצאת כל המפורט לעיל ‪ .‬מנהל מת " ש מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים‬ ‫החלטת הוועדה לדרישת התשלום המועברת‬ ‫למת " ש ‪.‬‬ ‫מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים‬ ‫בעדכון‬ ‫כיל‬ ‫כיום מצורפת‬ ‫כיל‬ ‫הסיפא של הסעיף יקבל ביטוי‬ ‫הנוהל ‪.‬‬ ‫החלטה על תגמול בוועדת משנהעעדה רונה מול תגמול בפועל‬ ‫‪. 37‬‬ ‫ננוהל נקבע ( סעיף ‪ ) 9 . 2‬כי התשלום יועבר לעובד לא יאוחר מחודש לאחר החלטת‬ ‫הביקורת בדקה כיצד יושמה הוראה זו בפועל בשנים ‪ 2008 - 2006‬להלן הממצאים‬ ‫א‪.‬‬ ‫קבלת מענק כספי בוועדות משנה‬ ‫(‬ ‫‪ 3‬עובדים קיבלו את המענק עד חודש בהתאם לנוהל ;‬ ‫‪ 8‬עובדים קיבלו את המענק עד שלושה חודשים ;‬ ‫‪ 6‬עובדים קיבלו את המענק עד חצי שנה ;‬ ‫‪ 4‬עובדים קיבלו את המענק עד שנה ;‬ ‫עובד אחד יותר‬ ‫ב‪.‬‬ ‫משנה ‪.‬‬ ‫קבלת מענק כספי בוועדה עליונה‬ ‫(‬ ‫אף עובד לא קיבל מענק עד חודש ימים בהתאם לנוהל ;‬ ‫‪ 7‬עובדים קיבלו את המענק עד חודשיים ;‬ ‫‪ 3‬עובדים קיבלו את המענק עד שלושה חודשים ;‬ ‫‪ 5‬עובדים קיבלו את המענק עד חצי שנה ;‬ ‫‪24‬‬ ‫(‬ ‫הוועדה ‪.‬‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫עובד אחד קיבל את המענק עד‬ ‫ש‬ ‫שנה ‪.‬‬ ‫יי‪9‬טרבו‬ ‫‪. 38‬‬ ‫בסעיף ‪ 4 . 3‬וסעיף ‪1‬‬ ‫אחריותה ‪35 .‬‬ ‫‪10 .‬‬ ‫בנוהל נקבע כי האחריות ליישום היא על הוועדה שההצעה בתחום‬ ‫הצעות נמצאו ראויות למענק כספי במסגרת ועדות המשנה והוועדה‬ ‫הצעות יושמו‪ 8 7‬הצעות לא‬ ‫העליונה ‪27 .‬‬ ‫יושמו ‪.‬‬ ‫הצעות שלא יושמו‬ ‫‪. 39‬‬ ‫ר‪ .‬א‪- .‬‬ ‫ההצעה נדונה בועדת המשנה של חטיבת משאבי אנוש ובוועדה העליונה ‪ .‬תקציר ההצעה ‪-‬‬ ‫על מנת לשמור על אורך חיי הסוללה ותפקודה היעיל של תאורת החרום המותקנת במבנים‬ ‫ציבוריים נדרש לבצע פריקה של‬ ‫התקנת מנגנון המבצע זאת באופן אוטומטי עשוי‬ ‫הסוללה ‪.‬‬ ‫להאריך את חיי המנורה ב ‪ 12 -‬שנים במקום כשלוש שנים ‪ .‬בשלוש השנים הראשונות אין חיסכון‬ ‫כספי ויש עלות נוספת של ‪7‬‬ ‫אש " ח‪7‬‬ ‫החל מהשנה הרביעית יש חיסכון של בין ‪ 20 - 15‬אש " ח‬ ‫בשנה ‪ .‬הנושא נבדק ע " י מנהל מחלקת החשמל באגף בתי העירייה וע " י מנהל המחלקה הכלכלית‬ ‫באגף‬ ‫התקציבים ‪.‬‬ ‫החלטת הוועדה העליונה מתאריך‬ ‫‪6 . 8 . 07‬‬ ‫(‬ ‫" לתגמל‬ ‫בסכום‬ ‫לבחינת יישום בכלל העירייה באחריות ממנהל האגף לרכש ולוגיסמיקה " ‪.‬‬ ‫מירבי ‪.‬‬ ‫כניסה‬ ‫הביקורת ביקשה‬ ‫ממנהל האגף המשמש כיו " ר הוועדה הסבר מדוע ההצעה לא יושמה ‪ .‬בתאריך ‪ 28 . 6 . 09‬מסרה‬ ‫מרכזת הוועדה של חטיבת משאבי אנוש לביקורת כי הנושא נמצא בבדיקה מול המציע והספק‬ ‫המספק את‬ ‫‪. 40‬‬ ‫הפריט ‪.‬‬ ‫ל ‪ .‬ג ‪ -‬ההצעה ( הוגשה בשיתוף עם סגן מנהל אגף המחשוב לשירות לקוחות ותפעול) נדונה בועדת‬ ‫המשנה של חטיבת משאבי אנוש ובוועדה העליונה ‪ .‬תקציר ההצעה ‪ -‬צמצום עלויות החשמל בבנין‬ ‫העירייה על ידי כיבוי מסכים בימים א ‪ -‬ד וכיבוי המחשבים בסופי‬ ‫שבוע ‪ .‬חיסכון של כ ‪240 -‬‬ ‫אש " ח לשנה עם מקדם של ‪ 50 %‬מהחיסכון האופטימלי ‪ .‬המציע מסר לביקורת כי הצעתו אינה‬ ‫מיושמת בשל הזמן הרב שהוא מקדיש במסגרת עבודתו בשיפוץ הבניין ‪ .‬השיפוץ אינו מותיר לו‬ ‫זמן לבדוק בפועל אם הצעתו אכן חוסכת עלויות כפי שציין בהצעתו ‪ .‬היתכנות יישום הצעתו‬ ‫נוספים ל ‪ 17500 -‬נ‬ ‫עשויה על פי החלטת הוועדה העליונה לתגמל אותו ב ‪ 17500 -‬נ‬ ‫~‬ ‫החלטת הוועדה העליונה מתאריך‬ ‫יישום ‪.‬‬ ‫במידה‬ ‫ויתכן ‪,‬‬ ‫‪6 . 8 . 07‬‬ ‫יתוגמל העובד ב ‪-‬‬ ‫(‬ ‫" לתגמל ‪.‬‬ ‫‪1500‬‬ ‫הנחייה לבצע כרוח‬ ‫אך בעבודה אצל‬ ‫ב‪.‬‬ ‫ההצעה ‪.‬‬ ‫"‪.‬‬ ‫בכל‬ ‫~‬ ‫פנייה לאגף המחשוב לבניית כלי תומך‬ ‫ש" ח‬ ‫נוספים ‪ . " .‬סגן מנהל אגף מחשוב לשירות‬ ‫(‬ ‫" למיסב זכרונו נשלחה הודעה ללקוחות עם‬ ‫לקוחות ותפעול מסר לביקורת בתאריך ‪ 26 . 6 . 09‬כי‬ ‫מקרה ‪,‬‬ ‫שקיבל ‪.‬‬ ‫ישנה הצעה נוספת יותר רחבה‬ ‫שבעבודה ‪,‬‬ ‫מרם יושמה‬ ‫הביקורת מבקשת לציין כי ההצעה שסגן מנהל האגף מתייחס אליה‪ 7‬הוגשה‬ ‫‪25‬‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫על ידי המציע בתאריך‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫ולהערכת המציע עשוייה לחסוך בין‬ ‫‪11 . 12 . 08‬‬ ‫*‬ ‫‪ 4957000 - 1437000‬נ‬ ‫~‬ ‫לשנה ‪.‬‬ ‫מנהל אגף המחשוב ומ " מ מסר לביקורת בהתייחסות לטיוטת הממצאים כי‬ ‫לא לכבות את המחשבים בסיום יום‬ ‫בתוך‬ ‫נדיסקים )‬ ‫המחשב ‪.‬‬ ‫בשנים‬ ‫עבודה ‪,‬‬ ‫האחרונות ‪,‬‬ ‫" בזמנו ההמלצה הייתה‬ ‫מכיוון שהיה קיים חשש לנזק לאמצעי האחסון‬ ‫עם התקדמות‬ ‫המכנולוגיה ‪,‬‬ ‫מגבלה זו‬ ‫הוסרה ‪,‬‬ ‫ההמלצה המקצועית הינה שניתן לכבות את המחשב לעיתים קרובות לצורך חיסכון‬ ‫מעבר למידע‬ ‫זה ‪,‬‬ ‫וכיום‬ ‫בחשמל ‪.‬‬ ‫באמור בהמלצה יש צורך ברכיב מכנולוגי המכבה באופן ייזום את המחשבים‬ ‫בסוף יום העבודה לצורך חיסכון‬ ‫בחשמל ‪.‬‬ ‫עובד אגף‬ ‫המחשוב ‪,‬‬ ‫הגיש הצעה ליישום רכיב שכזה‬ ‫במסגרת פרויקם סיום קורס מנהלי מדורים וזכה בתמיכה ליישום פתרון‬ ‫שכזה ‪.‬‬ ‫הכוונה היא‬ ‫להתקין רכיב זה באותם מחשבים שאינם נדרשים להמשיך ולפעול לצורך חיבור מהבית ותמיכה‬ ‫בתהליכי עבודה לאחר שעות‬ ‫העבודה ‪.‬‬ ‫היו שתי חלופות ‪ :‬שימוש בתוכנה " חינמית " מהאינמרנם‬ ‫נבם לא מתאימה במיוחד וגם היום נמצאת מחר‬ ‫תחנה‬ ‫נייש‬ ‫לנו ‪,‬‬ ‫לא ‪.‬‬ ‫)‬ ‫והשנייה בעלות של כמה עשרות‬ ‫וההוצאה גדולה ומחזירה עצמה לאחר כשלוש‬ ‫‪) 4 , 000‬‬ ‫שנים ‪.‬‬ ‫‪$‬‬ ‫לכל‬ ‫במקביל איתרנו‬ ‫חברת " הזנק " ישראלי עם מוצר שעונה על הדרישות ואנו אמורים לקיים פגישה איתם בימים‬ ‫‪.‬‬ ‫הקרובים לצורך בדיקת המוצר " ‪.‬‬ ‫‪. 41‬‬ ‫א ‪ .‬צ ‪ - .‬ההצעה נדונה בועדת המשנה של מינהל הכספים ובוועדה העליונה ‪ .‬תקציר ההצעה ‪-‬‬ ‫קבצים הנמצאים בזיכרון מדפסת סיסטם מעל זמן קצוב ימחקו אוטומטית או ידנית‪ 7‬התהליך יחסוך‬ ‫בניירת ‪ .‬בבדיקה שקיימה יו " ר וועדת משנה של מינהל הכספים עם אגף המחשוב לגבי ישימות‬ ‫ההצעה‪ 7‬קיבלה התייחסות של ארכיטקט ראשי באגף מחשוב ומערכות מידע לפיהו‬ ‫היגיון‬ ‫רב ‪,‬‬ ‫היות וסביר שאם מישהו שלח הדפסה ומסיבות שונות היא לא‬ ‫" ‪ . . .‬יש בהצעה‬ ‫הודפסה ‪,‬‬ ‫סביר שאינה‬ ‫רלוונמית וחבל על הדפים ‪ .‬אנו באגף המחשוב נעשה מאמץ לבצע את ההגדרות באמצעות תוכנה‬ ‫שנרכשה נבמידה והדבר‬ ‫אפשרי ) " ‪.‬‬ ‫ועדת המשנה המליצה על מענק כספי ובנוסף להביא את‬ ‫ההצעה לדיון בוועדה העליונה ‪ .‬על פי מסמך סיכום של מרכז הוועדה העליונה מתאריך‬ ‫הסיכום בוועדה העליונה היה שהעובדת תתוגמל ב ‪-‬‬ ‫‪16 . 6 . 08‬‬ ‫נוספים מותנה בכך שההצעה‬ ‫‪ 1 . 000‬נ‬ ‫~‬ ‫ישימה ‪ .‬העובדת קיבלה‬ ‫‪17000‬‬ ‫נוספים ‪ .‬מרכז הוועדה העליונה וסגן מנהל האגף למיחשוב לא‬ ‫נ‬ ‫~‬ ‫המציאו לביקורת אסמכתא לכך שנעשתה בדיקת ישימות מעבר להתייחסות ארכיטקט ראשי באגף‬ ‫מיחשוב ומערכות מידע במסגרת ועדת המשנה של מינהל הכספים ‪ .‬בבדיקה שערכה הביקורת‬ ‫באגף המחשוב מסר לה ארכיטקט ראשי באגף מחשוב ומערכות מידע כיל‬ ‫" בסביבת חלונות לא‬ ‫ניתן לבצע מחיקה אומוממית מהתור ( של קבצים הנמצאים בזכרון של מדפסת סיסטם לא במקור )‬ ‫ללא פיתוח תוכנה מיוחדת היות וזה מנוהל‬ ‫‪100 , 000‬‬ ‫מקומית ‪.‬‬ ‫פיתוח תוכנה שכזאת יעלה סדר גודל של‬ ‫גש סכום שאינו פרופורציונלי לחיסכון שלדעתי שואף לאפס חסכון בנושא זה קיים רק‬ ‫במחשב המרכזי ‪ ,‬בסביבה המבוזרת זה זניח " ‪ .‬מנהל אגף המחשוב ומ " מ מסך לביקורת בהתייחסות‬ ‫לטיוטת הממצאים כי נרכשה תוכנה מתאימה לצורך יישום ההמלצה והיא פועלת מזה חצי‬ ‫שנה ‪.‬‬ ‫‪ cto‬וארכיטקט ראשי באגף מחשוב ומערכות מידע מסר לביקורת כי‪ 7‬במועד הגשת ההצעה הייתה‬ ‫‪26‬‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫*‬ ‫קיימת תוכנה באגף המחשוב שאיפשרה לבצע יישומים שונים במחשב המרכזי ‪ .‬ההצעה שנועדה‬ ‫לחסוך הדפסות מיותרותי ניתנה ליישום בתוכנה הקיימתי והיא שולבה ומיושמת בין יישומים‬ ‫נוספים שנעשו מזה כחצי שנה ‪ cto .‬וארכיטקט ראשי באגף מחשוב ומערכות מידע לא דיווח‬ ‫לוועדת ייעול וחיסכון במינהל הכספים על יישום ההצעהל וגם לא נעשתה אליו פנייה מהוועדה‬ ‫לברר אם ההצעה יושמה ‪ .‬ההתייחסות הראשונית שנתן למינהל הכספים בנושא ההצעה התייחסה‬ ‫אך ורק למחשב המרכזי ולא לסביבה מבוזרת ‪ .‬הרחבת חיסכון בהדפסות בסביבה מבוזרתי נבדק‬ ‫על ידי אגף התקציבים ואינו קשור להצעה שהתייחסה כאמור למחשב המרכזי‬ ‫‪. 42‬‬ ‫בלבד ‪.‬‬ ‫ההצעה נדונה בועדת המשנה של חטיבת התכנון ‪ .‬תקציר ההצעה ‪ -‬הקמת מאגר יועצים‬ ‫ר ‪ .‬ג‪- .‬‬ ‫בפורטל העירוני ‪ .‬יו " ר ועדת המשנה של חטיבת התכנון מסר לביקורת כי ההצעה הועלתה פעמיים‬ ‫בתוכניות העבודה ונדחתה בשל אילוצי תקציב ‪ .‬ההצעה תועלה שוב לדיון בפני המנכ " ל באמצעות‬ ‫מנהל הידע בת " ע ‪. 2010‬‬ ‫‪. 43‬‬ ‫י‪ .‬א‪- .‬‬ ‫ההצעה נדונה בועדת המשנה של מינהל החינוך ובוועדה העליונה ‪ .‬תקציר ההצעה ‪ -‬החלפת‬ ‫אגרות ברכה במדבקה המוצמדת לתלוש השכר ‪ .‬מרכז הוועדה מסר לביקורת כי ההצעה לא יושמה‬ ‫בשל כך שהנושא טופל על ידי גורמים שונים במינהל ולא גורם מרכז‬ ‫‪. 44‬‬ ‫א‪ .‬ו‪- .‬‬ ‫אחד ‪.‬‬ ‫ההצעה נדונה בועדת המשנה של מינהל הנדסה ‪ .‬תקציר ההצעה ‪ -‬הצבת כספומט במינהל‬ ‫הנדסה ‪ .‬יו " ר ועדת משנה של מינהל הנדסה מסר לביקורת כי ההצעה לא ניתנה למימוש בשל חוסר‬ ‫כדאיות כלכלית לרווח של החברה‬ ‫‪. 45‬‬ ‫נ‪.‬‬ ‫א‪.‬‬ ‫א‪.‬‬ ‫‪-‬‬ ‫המפעילה ‪.‬‬ ‫ההצעה נדונה בועדת משנה של מינהל‬ ‫הנדסה ‪.‬‬ ‫תקציר ההצעה ‪ -‬הפחתת תאורה‬ ‫לעובדים מול מחשבים ‪ .‬יו " ר הוועדה מסר לביקורת כי אינו זוכר את ההצעה ולדעתו היא לא‬ ‫יושמה ‪.‬‬ ‫‪. 46‬‬ ‫ש ‪ .‬ב‪- .‬‬ ‫ההצעה נדונה בועדת משנה של מינהל השירותים החברתיים ‪ .‬תקציר ההצעה ‪ -‬ריכוז‬ ‫דואר במעטפה אחת למשרד הרווחה ‪ .‬מרכזת הוועדה מסרה לביקורת כי במהלך יישום ההצעה‬ ‫הסתבר כי היא מסרבלת תהליכים ולמעשה אינה חוסכת והוחלט לחזור לתהליך העבודה הקודם‬ ‫משלוח עצמי של דברי דואר‬ ‫‪. 47‬‬ ‫מ‪ .‬א‪- .‬‬ ‫למשרד ‪.‬‬ ‫ההצעה נדונה בועדת משנה של מינהל השירותים החברתיים ‪ .‬תקציר ההצעה ‪ -‬שילוב‬ ‫פיקוח עירוני בכוננות ‪ .‬מרכזת הוועדה מסרה לביקורת כי לאחר בדיקה התברר כי הרעיון אינו בר‬ ‫יישום מאחר ולפיקוח העירוני אין כלי רכב פנויים לבצע את‬ ‫‪27‬‬ ‫המשימה ‪.‬‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫*‬ ‫הצעות שנדחו‬ ‫‪. 48‬‬ ‫הביקורת בדקה בנוסף להצעות שהתקבלו גם הצעות שנדחו ומצאה‬ ‫נימוקים שחוזרים על עצמם כגון‬ ‫(‬ ‫(‬ ‫לא לכל עובד יש מחשב ;‬ ‫לא לכל עובד יש דוא " ל ;‬ ‫הנושא נבדק בעבר ונמצא כי אינו‬ ‫ישים ‪.‬‬ ‫תשובות שניתנו למציעים לעיתים קרובות בנוסח המופיע להלן‬ ‫(‬ ‫נבחן ע " י גורם מקצועי ‪ -‬מבלי לפרט מיהו הגורם המקצועי ;‬ ‫נבחן ע " י גורמים מקצועיים רלבנטיים ‪ -‬מבלי לפרט מיהם אותם גורמים ;‬ ‫הועבר לחוות דעת מקצועית של היחידה האחראית ‪ -‬מבלי לפרט מי‬ ‫מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים‬ ‫העליונה והנוהל יעודכן‬ ‫הנושא ייבחן בוועדה‬ ‫כיל‬ ‫בהתאם ‪.‬‬ ‫להלן דוגמאות להצעות שנדחו‬ ‫‪)1‬‬ ‫היחידה ‪.‬‬ ‫(‬ ‫הצעה של ש ‪ .‬א ‪ .‬בנושא משיכת שיחות מתא קולי בלשכות שהתקבלה בפורטל‬ ‫בתאריך ‪ 13 / 7 / 08‬והועברה להתייחסות מנהל התכנון והבקרה בחטיבת‬ ‫לדעת המציעה הצעתה עשוייה להקל על העבודה נענתה‬ ‫הגורמים הרלוונטיים ונמצא כי ההצעה אינה‬ ‫‪)2‬‬ ‫ש‪.‬‬ ‫הצעתך נבחנה ע " י‬ ‫רלוונטית ‪.‬‬ ‫בנושא חיסכון הוצאות חשבונות טלפון באמצעות שימוש‬ ‫הצעה של‬ ‫א‪.‬‬ ‫בסלולרים‬ ‫שהתקבלה‬ ‫תכנון ‪ /‬מחשוב ‪.‬‬ ‫(‬ ‫התכנון ‪.‬‬ ‫בפורטל‬ ‫בתאריך‬ ‫‪26/ 6 / 08‬‬ ‫והועברה‬ ‫לחוות‬ ‫דעת‬ ‫לדעת המציע ניתן לחסוך עלות כספית ניכרת בהוצאות טלפון‬ ‫נענתה ( ההצעה נבחנה על ידי הגורמים המקצועיים הרלבנטיים ונמצא כי הנושא‬ ‫ידוע וקיים בעירייה ‪ .‬אין כיום ( ‪ ) 26 . 6 . 08‬בעירייה נתונים המצביעים על היקפי‬ ‫שיחות והחיסכון‬ ‫‪)3‬‬ ‫הכלכלי ‪.‬‬ ‫הצעה של ר ‪ .‬י ‪ .‬בנושא נתב שיחות למינהל בת " ש שהתקבלה בתאריך ‪26/ 3 / 08‬‬ ‫והועברה לחוות דעת סגן מנהל מינהל בת " ש ‪ .‬המציעה שעיסוקה בפנ " צ סברה על‬ ‫סמך נסיונה כי הדבר עשוי לשפר את‬ ‫שאינה ישימה ומסורבלת‬ ‫למדי ‪.‬‬ ‫‪28‬‬ ‫השירות לתושב ‪ .‬הצעתה נדחתה בנימוק‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪)4‬‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫*‬ ‫הצעה של ד ‪ .‬ש ‪ .‬בנושא בקרת הדפסות בפלוטרים שהתקבלה בפורטל בתאריך‬ ‫‪ 5 / 3 / 08‬והועברה לחוות דעת אגף המחשוב ‪ .‬לדעת המציעה יש בזבוז עצום של נייר‬ ‫למפות שמודפסות‪ 7‬שלא לוקחים אותם או שמדפיסים יותר עותקים מהנדרש ‪ .‬גלילי‬ ‫הנייר והצבעים עולים כסף‬ ‫ליחידות‬ ‫השונות ‪.‬‬ ‫רב ‪.‬‬ ‫ההצעה הייתה להציב מודד לפלוטרים ושיוך‬ ‫הדבר יביא לצמצום נפח ההדפסותי וחיוב היחידה לפי מה‬ ‫שצרכה ‪ .‬ההצעה נדחתה לאור חוות דעת הגורמים המקצועיים בשל קשיים טכניים‬ ‫בביצוע מדידות כמוצע ‪ .‬לבקשת הביקורת מסרה המציעה נתונים על העלויות של‬ ‫החומרים הצבע והנייר ( " גלילי הנייר והצבע עולים כסף רב " ) מהם עולה כי בשנת‬ ‫‪ 2008‬הוצא בגינם סך של כ ‪-‬‬ ‫‪907000‬‬ ‫נ ‪ .‬מנהל אגף המחשוב ומ " מ מסר לביקורת‬ ‫~‬ ‫בהתייחסות לטיוטת הממצאים כי אכדי קיים בזבוז רב בנושא שרטוט מפות ‪ .‬החל‬ ‫משנת‬ ‫‪72009‬‬ ‫האחריות לתקציב עבור גיליונות הניר ולדיו השרטוטי הועברה‬ ‫למינהל בת " ש ולמינהל הנדסה‪ 7‬כולל שיוך הפלוטרים השונים לפי מינהלים ומרגע‬ ‫זה‪7‬‬ ‫‪)5‬‬ ‫קיימת הקפדה על‬ ‫ההוצאות ‪.‬‬ ‫הצעה של מ ‪ .‬א ‪ .‬בנושא תלושי משכורת ללא צורך במעטפה שהתקבלה בפורטל‬ ‫בתאריך ‪ 7/ 8 / 08‬והועברה לבדיקתו של מנהל אגף רכש ולוגיסטיקה ‪ .‬המציעה ציינה‬ ‫כי משלוח תלוש שכר ללא מעטפה חיסכון של‬ ‫כ‪-‬‬ ‫‪1307000‬‬ ‫‪117000‬‬ ‫מעטפות בחודש וחיסכון של‬ ‫מעטפות בשנה ‪ .‬המציעה נענתה על ידי מנהל מת " ש כי ההצעה אינה‬ ‫ישימה מהסיבות הבאותו התלוש ישוגר כמעטפית ולא ניתן לצרף לתלוש צרופות‬ ‫( הודעות שונות ) י הפתיחה כרוכה בקריעת התלוש ואי נוחות רבה‪ 7‬גם משלוח‬ ‫התלוש במעטפית כרוך בעלות‬ ‫כספית ‪.‬‬ ‫למשונות לב ‪:‬‬ ‫התייחסויות המבוקרים ואחרים לטיוטת ממצאי הביקורת בשלב אימות הממצאים ‪,‬‬ ‫מצורפות לדוח בפרק הנספחים ‪,‬‬ ‫ומהוות חלק בלתי נפרד מדוח‬ ‫הביקורת ‪.‬‬ ‫הנספחים‬ ‫העירייה ‪.‬‬ ‫להתייחסויות ( אם צורפו ) שמורים במשרד מבקר‬ ‫נספח א ‪ -‬התהחסות מנהל אגף רכש ולוגיסטיקה ויו " ר הוועדה לייעול וחיסכון‬ ‫חטיבת משאבי אנוש מתאריך ‪. 22 . 7 . 09‬‬ ‫נספח‬ ‫ב‬ ‫‪-‬‬ ‫התייחסות‬ ‫מנהל‬ ‫אגף‬ ‫מינהל‬ ‫ומשאבים‬ ‫במינהל‬ ‫השירותים‬ ‫החברתיים ויו " ר הוועדה לייעול וחיסכון במינהל השירותים החברתיים מתאריך‬ ‫‪23 . 7 . 09‬‬ ‫‪.‬‬ ‫נספח ג ‪ -‬התייחסות מנהל האגף לביטחון ושירותי חירום ויו " ר הוועדה לייעול‬ ‫וחיסכון חטיבת התפעול מתאריך ‪26 . 7 . 09‬‬ ‫‪29‬‬ ‫‪.‬‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫נספח ד ‪-‬‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫התייחסות‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫מנהל‬ ‫התכנן‬ ‫בחטיבת‬ ‫והבקרה‬ ‫לייעול וחיסכון חטיבת התכנן מתאריך ‪27 . 7 . 09‬‬ ‫‪1‬י‪ " 1‬ר‬ ‫התכנן‬ ‫נספח‬ ‫‪1‬‬ ‫‪-‬‬ ‫התייחסות‬ ‫מנהל אגף‬ ‫חינוך במינהל‬ ‫לייעול וחיסכון מינהל החינוך מתאריך ‪29 . 7 . 09‬‬ ‫‪.‬‬ ‫‪1‬י‪ " 1‬ר ה‪11‬עדה‬ ‫החינוך‬ ‫‪.‬‬ ‫נספח ז ‪ -‬התייחסות מנהל אגף המחשוב מתאריך ‪2 . 8 . 09‬‬ ‫נספח ח ‪ -‬התייחסות ממונה על נהלים מתאריך ‪2 . 8 . 09‬‬ ‫‪.‬‬ ‫‪.‬‬ ‫נספח ט ‪ -‬התייחסות ארכיטקט ראשי אגף המחשוב מתאריך ‪4 . 8 . 09‬‬ ‫נספח י ‪ -‬התייחסות מרכז ה‪11‬עדה העליונה מתאריך ‪4 . 8 . 09‬‬ ‫נספח יא ' ‪-‬‬ ‫התייחסות מנהל מחלקת משאבי‬ ‫אנוש‬ ‫"‬ ‫נספח‬ ‫‪1‬חיסכח מתאריך ‪7 . 9 . 09‬‬ ‫נספח טר ‪-‬‬ ‫‪.‬‬ ‫לביטחון‬ ‫ושירותי‬ ‫ל " ע‪1‬ל ‪1‬חיסכח חטיבת התפעול מתאריך ‪24 . 8 . 09‬‬ ‫יד ' ‪-‬‬ ‫ומרכז‬ ‫ועדת‬ ‫ש מתאריך ‪5 . 8 . 09‬‬ ‫נספח ע ' ‪ -‬הת " חס‪1‬ת מנהל האגף‬ ‫התייחסות‬ ‫‪.‬‬ ‫‪.‬‬ ‫מינהל בת " ש‬ ‫משנה לייעול וחיסכון מינהל בת " ש מתאריך ‪4 . 8 . 09‬‬ ‫נספח יב ' ‪ -‬הת " חס‪1‬ת מנהל מת‬ ‫ה‪11‬עדה‬ ‫‪.‬‬ ‫נספח ה ‪ -‬התייחסות סמנכ " ל המישלמה ליפו מתאריך ‪27 . 7 . 2009‬‬ ‫משאבי‬ ‫*‬ ‫מנשאבי‬ ‫סמנכ " ל‬ ‫אנמש‬ ‫חירום‬ ‫ת‬ ‫" ר ועדת משנה‬ ‫‪.‬‬ ‫חקר‬ ‫ה‪11‬עדה‬ ‫העלקנה‬ ‫לייעול‬ ‫‪.‬‬ ‫התייחסות סגן‬ ‫מהנדס העיר למינהל ת‬ ‫מינהל הנדסה מתאריך ‪76 . 9 . 09‬‬ ‫" ר ה‪11‬עדה‬ ‫לייעול ‪1‬חיסכח‬ ‫‪.‬‬ ‫רקמת‬ ‫*‬ ‫הביקורת רואה בהצעות ייעול וחיסכץ וסל עובדי העיר "‬ ‫הל‬ ‫נדבך נוסף במסגרת וסל תרבות ארגונית‬ ‫שמובילה הנהלת העיריהל לחטוק תחושת העךיכות ‪ ,‬סל עובדי העיר "‬ ‫הל‬ ‫ושיתופם במאמץ ל " עול וחיסכוה‬ ‫הצעות " עול וחיסכץ הוא נתסא רוחבק חוצה ארגץ ‪ .‬ממצאי הביקורת ומעלו בדוח זה הינם תוצאה וסל‬ ‫העלאת הצעות ייעול וחיסכץ הלכה ( הנוהל העירא ) למעוסה ( הפעילות כפי ויווווין‬ ‫בפועל ) ‪.‬‬ ‫הבוהל העירוני ‪ -‬החלטה אחריות וסמכות‬ ‫‪. 49‬‬ ‫הנוהל הקיים לא עודכן משנת ‪ 2006‬חרף שינויים שחלו בבעלי תפקידיםל בתהליכי עבודת‬ ‫הוועדות עם העלאת הפורטל ‪ .‬ההגדרות בנושא סמכות ואחריות לא היו ברורות וחד משמעיותל לא‬ ‫נקבעו תקני זמן לתהליכי עבודת הוועדות ‪ .‬מאחר והוראות הנוהל לא תאמו לשינויים שחלו בשטח‬ ‫( העלאת הפורטלי צמצום במספר ההצעות וכד ' ) י התאימו הוועדות את פעילותן לשינויים אלהי‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫*‬ ‫קודם לעדכון וריענון הנוהל באופן מסודר באגף לארגון ותקינה ‪ .‬במצב זה פעילות הוועדות לא‬ ‫הייתה אחידה בנושאים כגון ( דיון בהצעותי יישוםל מענק כספי‬ ‫‪. 50‬‬ ‫וכד ' ‪.‬‬ ‫לדעת הביקורתי הבדלים באופן פעילותן של הוועדות אינו משקף בהכרח צרכים ומאפיינים שונים‬ ‫של היחידותי אלא מצב בו הנוהל אינו דינמי ועובר ריענון ועידכון בהתאם לצרכים משתנים‬ ‫בשטח ‪ .‬הביקורת סבורה כי הנוהל במהותו נועד ליצור אחידות ‪ .‬הגמישות והיצירתיות באות לידי‬ ‫ביטוי בהצעותי וביכולתן של הוועדות להעריך איזו מהן עשויה להיות יעילה חסכונית‬ ‫‪. 51‬‬ ‫וישימה ‪.‬‬ ‫מממצאי הביקורת והתייחסות המבוקרים לנושא הנוהל העירוניל עלה בברור הצורך בעדכון‬ ‫וריענון הנוהל הקיים והתאמתו לפעילות בפורטל ולשינויים שחלו בשטח מאז עדכונו האחרון‬ ‫בשנת‬ ‫‪. 2006‬‬ ‫תהלך הטיפול בהצעות ‪ -‬תקשורת פנים ארמנית‬ ‫‪. 52‬‬ ‫ממצאי הביקורת הצביעו על העדר לו " ז בתהליך ‪ .‬חסרונו של לו " ז בנוהל בצמוד לתהליכי העבודהל‬ ‫הינו ליקוי בנושא מעקב וניהול החלטותי ועשוי להסביר את התמשכות הטיפול בבחינת הצעותי‬ ‫דיון בהצעותי תשלום מענק כספי‬ ‫‪. 53‬‬ ‫ויישום ‪.‬‬ ‫מממצאי הביקורת והתייחסות המבוקרים עלה באופן ברור הצורך של שילוב מעקב ובקרה‬ ‫בתהליך עבודת הוועדות ‪ .‬בנוסף ובהמשך לכךי עלה גם הצורך להגדיר ולקבוע באופן ברור מי‬ ‫הגורם האחראי על המעקב והבקרה‬ ‫‪. 54‬‬ ‫בתהליך ‪.‬‬ ‫מרכז הוועדה העליונה מרכז את הפעילות בפורטל ‪ .‬ניתוב ההצעות על ידי מרכז הוועדה מהווה את‬ ‫תחילת התהליך של הטיפול בהצעהל ומכאן גם חשיבותו הרבה להמשך התהליך ‪ .‬לדעת הביקורתי‬ ‫העברת כל הצעה ובכלל זה הצעות דומות שעלו בעבר לטיפול גורם מקצועי או ישירות לוועדה‬ ‫ללא סינון מוקדם של מרכז הוועדהל מאריך שלא לצורך את תהליך בחינת ההצעה והדיון‬ ‫ליקוי הטעון תיקון בנוהל בנושא מרחב החלטה וסמכות של מרכז‬ ‫‪. 55‬‬ ‫בה ‪.‬‬ ‫הוועדה ‪.‬‬ ‫ההתייחסויות שניתנו למציעים שהצעתם נדחתהל לקו לעיתים בחוסר שקיפות הנוגעת לסיבות‬ ‫בגינם ההצעה נדחתה ולזהותם של הגורמים המקצועיים ‪ .‬לדעת הביקורתי יש בכך ליקוי בתקשורת‬ ‫פנים ארגוניתל מאחר והשקיפות הינה אחת מאבני הבניין החשובות ביעד אל תרבות ארגונית ככלל‬ ‫ושיתוף העובדים‬ ‫‪. 56‬‬ ‫בפרט ‪.‬‬ ‫ההחלטות בוועדות התבססו בעיקר על חוות דעת של גורמים מקצועיים שזהותם לרוב אינה‬ ‫שקופה לא בפורטל ולא למציעי ופחות על קביעת מדדים וקריטריונים בנוהל הניתנים לשיקלולי‬ ‫דרוג וקבלת החלטות ‪ .‬חוות הדעת של הגורמים המקצועיים קובעת קטגורית גורלה של הצעה‬ ‫לשבט או לחסד ‪ .‬עיון בחוות דעת של גורמים מקצועיים להצעותי העלה לעיתים נטייה לשמר את‬ ‫הקיים ולהימנע משינוייםל כמו גם ראייה נקודתית של ההצעה ולא בהכרח ראייה כוללת ‪ .‬הביקורת‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫*‬ ‫סבורה כי השתתפות הגורמים המקצועיים בדיון לצד גורמים אחרים ( משתמשים פוטנציאלים‬ ‫וכד ' ) עדיפה על המצב הקיים ‪ .‬במצב זה זמינות הגורמים המקצועיים‪ 7‬עשויה לייעל ולקצר את‬ ‫תהליך הדיון בהצעה‪ 7‬ולתרום לאיזון וסיעור מוחות וקבלת החלטות מתוך ראיה‬ ‫‪. 57‬‬ ‫רחבה ‪.‬‬ ‫בשני מקרים לפחותי דחתה הוועדה העליונה המלצות ועדת משנה לאשר מענק כספי ‪ .‬הביקורת‬ ‫התרשמה‪ 7‬כי דחיית ההמלצות לוותה בביקורתיות על עצם ההמלצה למתן מענק כספי בגין הצעות‬ ‫אלו ‪.‬‬ ‫‪. 58‬‬ ‫‪141‬‬ ‫הצעות שהטיפול בהן לא הסתיים ( יש לציין בהקשר‬ ‫זה‪7‬‬ ‫כי סמנכ " ל משאבי אנוש הנחה‬ ‫בעקבות ממצאי הביקורת את יו " ר הוועדות לסיים את הטיפול עד ‪ ) 31 . 12 . 09‬י הצעות שהטיפול‬ ‫בהן הסתיים‪ 7‬אך משך הטיפול היה ממושךי במיוחד ההצעות שהיו בטיפול גורם מקצועי‪ 7‬מלמדות‬ ‫על בעיה בתקשורת בין הוועדותי בין הוועדות לבין הגורמים המקצועיים שהתבקשו לחוות את‬ ‫דעתם על חיסכוןי יעילות וישימות ההצעות ‪ .‬העדר מעקב על ניהול החלטותי בין היתר החלטות של‬ ‫יו " ר הוועדה העליונה‪ 7‬דיון כפול בוועדת משנה ובוועדה עליונה על הצעות ליישום ‪ /‬הגדלת סכום‬ ‫המענק הכספיי מענקים כספיים לעובדים שלא בהתאם להחלטת הוועדה העליונה‪ 7‬דבר המעיד על‬ ‫ליקוי במעקב וניהול החלטות הוועדה העליונה ‪ .‬הצעה בעלת פוטנציאל חיסכון של מאות אלפי‬ ‫שקלים בשנה לא יושמה בשל ליקוי מעקב וניהול החלטות בוועדה ושל הגורמים המקצועיים שהיו‬ ‫אמורים ליישם‬ ‫אותה ‪.‬‬ ‫כרבע מההצעות שאושרו בוועדות לא‬ ‫יושמו ‪.‬‬ ‫המשמעותל ליקוי במעקב‬ ‫וניהול החלטותי לא נעשתה בדיקה מעמיקה של אפשרויות היישום‪ 7‬ניתן מענק כספי ללא‬ ‫‪. 59‬‬ ‫יישום ‪.‬‬ ‫לדעת הביקורתי המצב המתואר לעיל עשוי להיות תוצאה של ביזור הטיפול בהצעות ייעול וחיסכון‬ ‫בין תשע ועדות משנה והוועדה העליונה ‪ .‬שיטת הביזור התאימה יותר לשלב ההטמעה של הצעות‬ ‫ייעול‬ ‫וחיסכון ‪ .‬כיום‪7‬‬ ‫לאחר שנושא הצעות יעול וחיסכון הוטמע‪ 7‬הושגה מודעות של העובדים‬ ‫ברמה העקרונית ( הגם שיש כר נרחב לפעול לשיפור הנושא ) י והכנסת הפורטל ( שלדעת הביקורת‬ ‫שינה וצימצם את תפקיד וועדת המשנה " ההיסטורי " באופן משמעותי ) י הבשילו התנאים להכנסת‬ ‫שינוי מבני בנושא הצעות ייעול וחיסכוןי על מנת לשפר את תהליך הטיפול‬ ‫בהצעות ‪.‬‬ ‫מנהל תכנון ובקרה ומרכז הוועדה העליונה לייעול וחיסכון מסרו לביקורת בהתייחסותם לטיוטת‬ ‫דוח הביקורת בתאריך ‪ 15‬במרקי‬ ‫הנדרש ללא שינוי‬ ‫‪72010‬‬ ‫כי שינוי בתהליכי העבודה וקביעת לו " ז יתן את המענה‬ ‫מבני ‪.‬‬ ‫‪32‬‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫*‬ ‫מעקב פיקוח בקרה ויישום ‪ -‬מעקב ניהול החלטות‬ ‫‪. 60‬‬ ‫לא מבוצעת הערכה תקופתית למידת התועלות והחיסכון שהושגו ( אם הושגו ) כתוצאה מיישום‬ ‫ההצעה ואין דרישה לכך בנוהל ‪ .‬כתוצאה מכך חסרה בקרה על תוצאות יישום ההצעה למערכת‬ ‫מהיבט של ייעול‬ ‫‪. 61‬‬ ‫וחיסכון ‪.‬‬ ‫הצעה הועלתה פעמיים לאישור במסגרת תוכניות העבודה ונדחתה בשל אילוצי תקציב ‪ .‬כתוצאה‬ ‫מכךי הצעה בעלת פוטנציאל לייעול אינה‬ ‫מיושמת ‪.‬‬ ‫תגמול ‪ -‬משא נספי‬ ‫‪. 62‬‬ ‫התגמול על פי הנוהל הנו כספי או שווה‬ ‫א‪.‬‬ ‫ערך‪7‬‬ ‫בפועל התגמול הנו כספי בלבד ‪ .‬מהממצאים עלה כיל‬ ‫היעדר סעיף תקציב כלל עירוני לנושא הצעות ייעול וחיסכון ו ‪ /‬או " סעיף תקציב צבוע "‬ ‫ביחידות העירייה לנושא זה עשוי לעכב או למנוע מענק כספי‬ ‫ב‪.‬‬ ‫לעובד ‪.‬‬ ‫בחלקן של הוועדות לא אושר מענק כספי כלל ‪ .‬במידה וניתן מענק כספיי היה זה בגין‬ ‫החלטה של ועדה אחרת ‪ .‬מצב זה עשוי להיות תוצאה של שיקול ענייניי עם זאת‪ 7‬התרשמה‬ ‫הביקורתי כי קיימת נטייה להעדיף הוצאה מתקציב היחידה לטובת נושאים הקשורים‬ ‫לצורכי היחידה על פני מענק‬ ‫ג‪.‬‬ ‫תשלום מענק כספי שלא באמצעות תלוש השכר התאפשר בין היתר בשל היעדר תקציב‬ ‫כלל עירוני לנושא הצעות‬ ‫ד‪.‬‬ ‫כספי ‪.‬‬ ‫ייעול ‪.‬‬ ‫בפורטל מופיעה כרזה ( באנר )‬ ‫" נותנים לך ‪ 3 , 000‬גש לא תיקח ? "‬ ‫נכון לתאריך ‪28 / 12 / 08‬‬ ‫היו בפורטל ‪ 388‬הצעות שהוגשו על ידי ‪ 207‬עובדים ‪ .‬מבדיקת התפלגות מספר מגישי‬ ‫ההצעות לפי מספר ההצעות שהגיש כל אחד‬ ‫מהם‪ 7‬עלה כי ‪ ) 69 % ( 143‬הגישו הצעה אחת‪7‬‬ ‫ו ‪ 64 -‬עובדים ( ‪ ) 3 1 %‬הגישו יותר מהצעה אחת‪ 7‬מתוכם הגישו שני עובדים ‪ 59‬הצעות‬ ‫המהוות ‪15 %‬‬ ‫מסה " כ ההצעות ( ‪ . ) 388‬התוצאה מצביעה על כך שקבוצה המונה ‪64‬‬ ‫עובדים הגישה חלק ניכר מההצעות ‪ .‬הביקורת סבורה כי המסר המועבר באמצעות הכרזה‬ ‫( באנר ) עשוי לעודד תופעה זו של " מציעים סדרתיים "‬ ‫ה‪.‬‬ ‫‪.‬‬ ‫פרופ ' דן אריאלי בספרו " לא רציונלי ולא במקרה "‬ ‫‪7‬‬ ‫הוצאת מטר שנת‬ ‫במחקרים שערך ( בפרק " מחירן של נורמות חברתיות " עמ '‬ ‫‪) 86 - 71‬‬ ‫הנורמות החברתיות שולטות ועולם שבו נורמות השוק קובעות את‬ ‫‪72008‬‬ ‫מבחין‬ ‫בין עולם שבו‬ ‫הכללים ‪.‬‬ ‫בעוד‬ ‫שבנורמה החברתית אין ציפייה לתשלום בגין עזרה‪ 7‬הרי נורמות השוק בנויות מיחסי קח ‪-‬‬ ‫תן הדים וברורים‪ 7‬ודרישה ברורה לתועלת פחות או יותר זהה לשני‬ ‫הצדדים ‪.‬‬ ‫חלחול‬ ‫נורמות שוק למערכת יחסים חברתית‪ 7‬מפר את הנורמות החברתיות ופוגע בקשרים‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫החברתיים ‪.‬‬ ‫יחסים‬ ‫ו‪.‬‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫*‬ ‫מרגע שנורמות שוק חלחלו למערכת יחסים חברתית‪ 7‬קשה לחזור למערכת‬ ‫חברתית ‪.‬‬ ‫הביקורת סבורה כי התרבות הארגונית בעירייה שייכת לעולם הנורמות החברתיות ‪ .‬בסקר‬ ‫האקלים הארגוני העניקו העובדים את הציונים הגבוהים ביותר למחויבות לעבודה ותפיסת‬ ‫ביצוע ‪ .‬מתוצאות הסקר ניתן להסיק לכאורה על תשתית קיימת של נורמות חברתיות ‪ .‬יתרה‬ ‫מכך‪ 7‬הביקורת סבורה כי נורמה זו היא במידה רבה מבחן הישימות של הציונים שהתקבלו‬ ‫בסקר ‪.‬‬ ‫‪. 63‬‬ ‫בנוהל העירוני נקבע כי המענק ינתן ב " כסף או תגמול בשווה ערך " ‪ .‬החלופה של תגמול שווה ערך‬ ‫לא יושמה‪ 7‬ולדעת הביקורת ניתן ליישמה לדוגמא באמצעות הענקת תעודת הוקרה במעמד הנהלת‬ ‫העירייה‪ 7‬פרסום בפורטל העירוני וכד ' ולא להתמקד רק בתגמול‬ ‫‪. 64‬‬ ‫כספי ‪.‬‬ ‫המונח תגמול בפורטל אינו מכוון בהכרח למענק כספי בפועל ‪ .‬שימוש במונח זה עשוי לתת מידע‬ ‫שגוי לגבי עובדים שקיבלו לכאורה מענק כספי בעוד שבפועל לא קיבלו ‪ .‬מרכז הוועדה העליונה‬ ‫מסר לביקורת כי‬ ‫" למונח " תגמול " אכן יש משמעות כפולה של תגמול על ידי הוועדה ותגמול‬ ‫בפועל והוא יבדוק שימוש במונח שישקף מענק כספי‬ ‫בפועל ‪" .‬‬ ‫‪.‬‬ ‫קשר מנהל ‪ -‬עובד‬ ‫‪. 65‬‬ ‫ועדת משנה של מינהל הנדסה החליטה לאשר מענק כספי לעובדים במינהל ‪ .‬יו " ר ועדת המשנה של‬ ‫מינהל הנדסה‪ 7‬המשמש גם כמרכז הוועדה‪ 7‬לא פעל בהתאם להוראות הנוהל בנושא מענק כספיי‬ ‫וכתוצאה מכך העובדים לא קיבל מענק כספי שאושר להם בוועדה ‪ .‬הביקורת סבורה‪ 7‬כי התנהגות‬ ‫זו הינה ליקוי בקשר מנהל עובד מעבר לנוהלי ומחטיאה את מטרת הוועדה בנושא שיתוף עובדים‬ ‫ותרבות ארגונית ‪.‬‬ ‫‪. 66‬‬ ‫עובדים מיחידות עירוניות דוגמת אגף מבני ציבורי אגף רובעים ושכונותי אגף‬ ‫קנו " ס‪7‬‬ ‫שפ " ח ועוד‬ ‫לא השתתפו בהגשת הצעות ייעול וחיסכון ( בבסיס הנתונים שהביקורת בדקה ) ‪ .‬הדבר עשוי להיות‬ ‫בין היתר תוצאה של אחת או יותר הסיבות להלן‬ ‫(‬ ‫א‪.‬‬ ‫חוסר עניין ;‬ ‫ב‪.‬‬ ‫חוסר ידיעה ‪ /‬פרסום ‪ -‬ליקוי בקשר מנהל ‪ -‬עובד ותקשורת פנים ארגונית ;‬ ‫ג‪.‬‬ ‫הפורטל אינו זמין לעובדים שאין להם ו ‪ /‬או בסביבת עבודתם מחשב ‪ -‬ליקוי בתקשורת‬ ‫פנים ארגונית ;‬ ‫ד‪.‬‬ ‫בעקבות כךי נמנעת מעובדים‪ 7‬אפשרות להשתתף בפרויקט ולהיות שותפים‬ ‫בו‪7‬‬ ‫מספר‬ ‫המציעים וההצעות מצומצם ביחס לפוטנציאל הקיים‪ 7‬והמטרה של שיתוף עובדים מושגת‬ ‫באופן חלקי‬ ‫בלבד ‪.‬‬ ‫‪34‬‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫*‬ ‫עלמות‬ ‫‪. 67‬‬ ‫לעדכן את נוהל ‪ 663‬בהתאם להערות הביקורת בממצאים ובכלל זה‬ ‫א‪.‬‬ ‫התאמה בין הנוהל והפעילות‬ ‫(‬ ‫בפורטל ‪.‬‬ ‫ניסוח ברור ומפורט של סעיפי הנוהל העוסקים בהגדרותי סמכויות ואחריותי בקרה‪ 7‬מעקב‬ ‫ויישום ‪.‬‬ ‫קביעת קריטריונים ומדדים כבסיס למיון הצעות פוטנציאליות עם מרכיב יעילות חיסכון‬ ‫ויישום ‪.‬‬ ‫קביעת תקני זמן לכל תהליכי‬ ‫העבודה ‪.‬‬ ‫קביעת גורם בקרה ופיקוח על תקני הזמן ועל נושא‬ ‫‪)1‬‬ ‫היישום ‪.‬‬ ‫סמנכ " ל משאבי אנוש ומינהל מסר לביקורת בהתייחסות לממצאים כי במסגרת‬ ‫תוכנית העבודה לשנת ‪ 2010‬שולבו נושאי הבקרה‪ 7‬מעקב ויישום אחר הצעות‬ ‫ראויות וכן נושאים נוספים שזכו להתייחסות בטיוטת ממצאי‬ ‫‪)2‬‬ ‫הביקורת ‪.‬‬ ‫מרכז הוועדה העליונה מסר לביקורת בהתייחס לטיוטת הממצאים כי הנוהל יעודכן‬ ‫ו ‪ /‬או הערות הביקורת בנושא הנוהל יועלו לדיון בוועדה העליונה במסגרת תוכנית‬ ‫העבודה לשנת‬ ‫‪. 2010‬‬ ‫מנהל תכנון ובקרה ומרכז הוועדה העליונה לייעול וחיסכון מסרו לביקורת בהתייחסותם לטיוטת‬ ‫דוח הביקורת בתאריך ‪ 15‬במרקי‬ ‫‪. 68‬‬ ‫‪72010‬‬ ‫כי הנושא באחריותם והוא טופל בנוהל‬ ‫לייעל ולפשט את תהליך הטיפול בהצעות ‪ .‬הביקורת ממליצה לשקול שתי אפשרויות אחת במבנה‬ ‫הוועדות הקיים כיום והשניה שינוי ברמה האסטרטגית של מבנה הוועדות‬ ‫‪. 69‬‬ ‫החדש ‪.‬‬ ‫(‬ ‫במבנה הקיים ‪ -‬הביקורת מאמצת את המלצות יו " ר ועדת המשנה של חטיבת התפעול בהתייחסותו‬ ‫לטיוטת הממצאים‬ ‫(‬ ‫" ‪ bu‬מנת למפל בהצעות באופן זריז ויעיל ‪ ,‬מומלץ שההצעות המגיעות ליו " ר‬ ‫הוועדה יבחנו מיידית ‪ au‬הגשתן באמצעות היחידות המקצועיות הנוגעות‬ ‫הדעת חיובית או‬ ‫ליישום ‪,‬‬ ‫לחילופין ‪,‬‬ ‫היו " ר ‪,‬‬ ‫עפ " י שיקול‬ ‫אזי ההצעה תובא להחלמת‬ ‫הוועדה ‪.‬‬ ‫ללא שהות באופן של מתן תשובה שלילית‬ ‫דעתו ‪,‬‬ ‫בדבר ‪.‬‬ ‫סבור שההצעה היא בעלת סיכוי סביר‬ ‫שאר ההצעות שנפסלו מכל סיבה‬ ‫לפונה ‪.‬‬ ‫מיושמת בפועל בחמיבת התפעול באופן מוצלח ולשביעות רצון כל הנוגעים‬ ‫דומה התקבלה ממרכז ועדת השנה של מינהל בת " ש לפיה‬ ‫לגורמים‬ ‫המקצועיים‬ ‫במינהל‬ ‫שהיא ‪,‬‬ ‫ימופלו‬ ‫על כן ‪ ,‬תדירות התכנסות הוועדות תהא בכפוף‬ ‫להצעות רלוונמיות שתוגשנה ותהיינה בעלות פומנציאל לזכייה ותגמול ‪ .‬מודגש‬ ‫יעלה‬ ‫במידה ‪1‬ה‪11‬ת‬ ‫את עבודת הוועדה‬ ‫(‬ ‫" העברה‬ ‫בדונה‬ ‫ובנושא לו " ז בתהליך הציע יו " ר ועדת המשנה של חטיבת התפעול‬ ‫בזאת ‪,‬‬ ‫בדבר ‪ . " .‬התייחסות‬ ‫מקדמית‬ ‫של‬ ‫בהצעות רלבנמיות‬ ‫(‬ ‫ששימה זו‬ ‫ההצעות‬ ‫ליישום ‪. " .‬‬ ‫" יש להביא בחשבון שמשך‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫זמן המיפול‬ ‫התקן‬ ‫‪. 70‬‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫בהצעות ‪,‬‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫מותנה ‪1‬םושפע במיוחד בקבלת תגובה מהיחידות‬ ‫אמורים להתייחס גם ליחידות‬ ‫בנושא ‪,‬‬ ‫המקצועיות ‪.‬‬ ‫המקצועיות ‪,‬‬ ‫*‬ ‫כך שזמני‬ ‫"‪.‬‬ ‫מבנה חדש ‪ -‬אשך אמוך לייעל את נושא ההצעותי להעניק לו שקיפות ובחינה של ההצעות בהרכב‬ ‫הכולל גורמים מקצועיים רלבנטיים לצד גורמים אחרים ( לדוגמא משתמשים פוטנציאלים )‬ ‫‪7‬‬ ‫בספקטרום רחב בשונה מהקיים ‪ .‬השינוי יכלול את ביטול ועדות המשנה אשר יוחלפו בשלוש רמות‬ ‫טיפולל‬ ‫א‪.‬‬ ‫רמה ראשונה ‪ -‬סינון ומיון ראשוני של הצעות על ידי מרכז הוועדה העליונה והפורטל ומתן‬ ‫תשובה‬ ‫למציע ‪.‬‬ ‫מנהל תכנון ובקרה ומרכז הוועדה העליונה לייעול וחיסכון מסרו לביקורת בהתייחסותם‬ ‫לטיוטת דוח הביקורת בתאריך ‪ 15‬במרץ‪7‬‬ ‫ב‪.‬‬ ‫‪72010‬‬ ‫כי הנושא טופל בנוהל‬ ‫החדש ‪.‬‬ ‫רמה שנייה ‪ -‬העברת ההצעה לוועדה שבהרכבה יכללו חברים מתחומים כלליים בעירייה‬ ‫לצד גורמים מקצועיים מתחומי העיסוק העירוניים ‪ .‬הוועדה תבחן את ההצעות ( ותסתייעי‬ ‫במידת הצורך‪ 7‬בבדיקות כלכליות במחלקה לבדיקות כלכליות באגף תקציבים וכלכלה )‬ ‫להצעות לא רלבנטיות לנושא ייעולי חיסכון וישימות יוצא מיד משוב מנומק‬ ‫להצעות רלבנטיות‪ 7‬תועבר חוות דעת‪ /‬המלצה לוועדה‬ ‫ג‪.‬‬ ‫למציע ‪.‬‬ ‫העליונה ‪.‬‬ ‫רמה שלישית ‪ -‬הוועדה העליונה תדון ותחליט על אישור ההצעה ואופן‬ ‫התגמול ‪.‬‬ ‫מנהל תכנון ובקרה ומרכז הוועדה העליונה לייעול וחיסכון מסרו לביקורת בהתייחסותם לטיוטת‬ ‫דוח הביקורת בתאריך ‪ 15‬במרץ‪7‬‬ ‫‪72010‬‬ ‫כי הנושא טופל באמצעים חלופיים במסגרת המבנה‬ ‫הקיים ‪.‬‬ ‫‪. 71‬‬ ‫יש לעגן בנוהל מדדים וקריטריונים הניתנים לשקלולי דרוג וקבלת החלטות לצורך הסינון והמיון‬ ‫של מרכז הפורטל ברמה הראשונה‪ 7‬וכן את מרחב ההחלטה והסמכות של מרכז הפורטל‬ ‫בנושא ‪.‬‬ ‫לא למותר לציין כי‪ 7‬גם במבנה החדש של הוועדותי ייקבעו ויוגדרו בנוהל תקני זמן והגורמים‬ ‫האחראים על‬ ‫יישומם ‪.‬‬ ‫מנהל תכנון ובקרה ומרכז הוועדה העליונה לייעול וחיסכון מסרו לביקורת בהתייחסותם לטיוטת‬ ‫דוח הביקורת בתאריך ‪ 15‬במרץי ‪ 72010‬כיל " בשלב זה אין מקום לקביעת תנאי סף לזכאות‬ ‫למענק ‪.‬‬ ‫יחד עם זאת הנושא ייבחן שוב בעתיד לאחר שייצבר מספיק ניסיון וידע לקבוע מדדים‬ ‫כאמור ‪" .‬‬ ‫‪.‬‬ ‫‪,‬‬ ‫אי‬ ‫‪. 72‬‬ ‫א‬ ‫יי‬ ‫" תת‬ ‫‪. . ,‬‬ ‫אנ נ ‪ -‬סו‬ ‫מגקרהע‬ ‫'‪"1‬ה‬ ‫לוודא חשיפה מירבית של כלל העובדים לנושא הצעות ייעול וחיסכון באמצעות פרסום‬ ‫*‬ ‫וכד ' ‪.‬‬ ‫מנהל תכנון ובקרה ומרכז הוועדה העליונה לייעול וחיסכון מסרו לביקורת בהתייחסותם לטיוטה‬ ‫דוח הביקורת בתאריך ‪ 15‬במרץי‬ ‫ויו " ר ועדות‬ ‫‪. 73‬‬ ‫‪72010‬‬ ‫כי הנושא טופל והוא באחריות מרכז הוועדה העליונה‬ ‫המשנה ‪.‬‬ ‫לעגן בנוהל מנגנון למעקב והערכה תקופתית למידת התועלת והחיסכון כתוצאה מיישום הצעה‬ ‫ולהגדיר מי אחראי‬ ‫לו ‪.‬‬ ‫מנהל תכנון ובקרה ומרכז הוועדה העליונה לייעול וחיסכון מסרו לביקורת בהתייחסותם לטיוטח‬ ‫דוח הביקורת בתאריך ‪ 15‬במרץי‬ ‫‪. 74‬‬ ‫‪72010‬‬ ‫כי הנושא באחריותם והוא טופל בנוהל‬ ‫החדש ‪.‬‬ ‫הביקורת ערה לכך שיישום הצעה עשוי לעיתים לארוך זמן אם וכאשר הנסיבות מצדיקות מצב‬ ‫לכןי במקרים בהם אין לכאורה סיבות המונעות את היישום‪ 7‬מן הראוי ליישם בהקדם‬ ‫זה ‪.‬‬ ‫האפשרי ‪.‬‬ ‫מנהל תכנון ובקרה ומרכז הוועדה העליונה לייעול וחיסכון מסרו לביקורת בהתייחסותם לטיוטח‬ ‫דוח הביקורת בתאריך ‪ 15‬במרץי‬ ‫‪. 75‬‬ ‫‪72010‬‬ ‫כי הנושא טופל בהתאם‬ ‫לשפר את נושא התיעוד בנושא מעקב על יישום‬ ‫לנוהל ‪.‬‬ ‫ההצעות ‪.‬‬ ‫מנהל תכנון ובקרה ומרכז הוועדה העליונה לייעול וחיסכון מסרו לביקורת בהתייחסותם לטיוטח‬ ‫דוח הביקורת בתאריך ‪ 15‬במרץי‬ ‫‪. 76‬‬ ‫‪72010‬‬ ‫כי הנושא טופל בנוהל‬ ‫החדש ‪.‬‬ ‫לדעת הביקורתי עדכון המשתתפים במסגרת הדיונים לאישור תקציב על הפוטנציאל בחיסכון‬ ‫וייעול הקיים בהצעה‪ 7‬עשוי לסייע בקביעת סדרי העדיפויות ובמתן המשקל הראוי‬ ‫להצעה ‪.‬‬ ‫מנהל תכנון ובקרה ומרכז הוועדה העליונה לייעול וחיסכון מסרו לביקורת בהתייחסותם לטיוטח‬ ‫דוח הביקורת בתאריך ‪ 15‬במרץי‬ ‫‪. 77‬‬ ‫‪72010‬‬ ‫כי הנושא טופל והוא‬ ‫לשקול הכנסת סעיף תקציב כלל עירוני לתגמול‬ ‫העובדים ‪.‬‬ ‫התפעול המליץ להקצות סעיף תקציב כלל עירוני לתגמול‬ ‫באחריותם ‪.‬‬ ‫הביקורת מציינת כי יו " ר חטיבה‬ ‫העובד ‪.‬‬ ‫מנהל תכנון ובקרה ומרכז הוועדה העליונה לייעול וחיסכון מסרו לביקורת בהתייחסותם לטיוטח‬ ‫‪. 78‬‬ ‫דוח הביקורת בתאריך ‪ 15‬במרץי‬ ‫‪72010‬‬ ‫בשלב זה לא יהיה כל שינוי בנושא‬ ‫זה ‪" .‬‬ ‫כי‬ ‫" הנושא עלה לדיון לפני‬ ‫מנכ " ל העירייה וסוכם כ '‬ ‫‪.‬‬ ‫לשקול תגמול חלופיי ולא רק באמצעות מענק כספיי‬ ‫לעובד ‪.‬‬ ‫מנהל תכנון ובקרה ומרכז הוועדה העליונה לייעול וחיסכון מסרו לביקורת בהתייחסותם לטיוטח‬ ‫דוח הביקורת בתאריך ‪ 15‬במרץ‪7‬‬ ‫ויו " ר ועדות‬ ‫המשנה ‪.‬‬ ‫‪72010‬‬ ‫כי הנושא טופל והוא באחריות מרכז הוועדה העליונה‬ ‫רק‪41‬‬ ‫י‪444‬‬ ‫עיריית‬ ‫"‬ ‫חי‬ ‫אייב יפי‬ ‫מב‬ ‫"‬ ‫י‬ ‫ש‪4‬ן‪.‬‬ ‫העייייה‬ ‫לתשומת לב ‪:‬‬ ‫התייחסויות המבוקרים ואחרים למסקנות והמלצות הביקורת ‪,‬‬ ‫הנספחים ומהוות חלק בלתי נפרד מדוח‬ ‫שמורים במשרד מבקר‬ ‫הביקורת ‪.‬‬ ‫מצורפות לדוח בפרק‬ ‫הנספחים להתייחסויות ( אם צורפו )‬ ‫העירייה ‪.‬‬ ‫נספח טז ' ‪ ' 0 -‬כום ישיבת וועדת ייעול וחיסכון עליונה מתאריך ‪ . 09‬רר ‪0 .‬ר‬ ‫‪.‬‬ ‫נספח יז ' ‪ -‬התייחסות סמנכ " ל משאבי אנוש לטיוטת דוח ביקורת בנושא ייעול‬ ‫וחיסכון מתאריך ‪ . 72 . 09‬ר‪2‬‬ ‫נספח‬ ‫יח ' ‪-‬‬ ‫התייחסות‬ ‫‪.‬‬ ‫מנהל‬ ‫וחיסכון מתאריך ‪0‬ר‪5 . 3 . 20‬ר‬ ‫‪.‬‬ ‫תכנון‬ ‫ובקרה‬ ‫ומרכז‬ ‫הוועדה‬ ‫העליונה‬ ‫לייעול‬