‫‪MethodRFP‬‬ ‫ערכה חכמה לניהול כולל של ‪ RFP’s‬בארגון‬ ‫אהרן שבי ‪ -‬משנה למנכ"ל‪ ,‬חברת מתודה‬ ‫‪www.methoda.co.il‬‬ ‫© כל הזכויות שמורות‬ ‫ראשי הפרקים‬ ‫‪ .1‬מבוא‪ :‬מטרה ושיטה‬ ‫‪ .2‬ניהול בקשה להצעות ‪ RFP‬ספציפי‬ ‫‪ .3‬ניהול כולל של פורטל ‪ RFP’s‬בארגון‬ ‫‪ .4‬סיכום‬ ‫מתודה מחשבים בע"מ‬ ‫‪MethodRFP‬‬ ‫‪2‬‬ ‫המטרה ‪ -‬ניהול מסודר של ‪RFP’s‬‬ ‫ בקשה להצעות ‪ RFP -‬ספציפי‬ ‫}‬ ‫}‬ ‫}‬ ‫}‬ ‫}‬ ‫}‬ ‫ייעול וקיצור תהליך הכנת בקשה להצעות‬ ‫תמיכה בעבודת צוות ‪RFP Groupware -‬‬ ‫שיפור איכות מסמכי הבקשה להצעות וצמצום חשיפות‪ ,‬סיכונים ושגיאות‬ ‫ייעול ושיפור תהליך בדיקת המענים‬ ‫פישוט וזירוז תהליך ההתקשרות והיציאה לפרויקט‬ ‫שיפור בקרת תכולת הפרויקט‬ ‫ ניהול כולל של פורטל ‪ RFP’s‬בארגון‬ ‫}‬ ‫}‬ ‫}‬ ‫}‬ ‫}‬ ‫ייעול בניהול ותיעוד ה‪ RFP’s -‬שעורך הארגון‬ ‫הקמת מאגר מעודכן ונגיש של מידע וידע ארגוני‬ ‫הפקת לקחים‪ ,‬דוגמאות ושימוש חוזר‬ ‫ניהול מומחים והתמחויות‬ ‫הקמת תשתית לניהול ההתקשרות והמימוש ובקרת הביצוע‬ ‫מתודה מחשבים בע"מ‬ ‫‪MethodRFP‬‬ ‫‪3‬‬ ‫השיטה ‪ -‬מתודולוגיה ואמצעי ניהול‬ ‫ יצירת שפה אחת מובנת ומוכרת לעובדי הארגון ולספקים‬ ‫ תפישת הפנייה לספקים כחלק ממחזור חיים של הפרויקט ומקשרי‬ ‫ספק‪-‬לקוח הנמשך על פני כל תקופת ההתקשרות ומימוש הרכש‬ ‫ שימוש בכלים קיימים ללא צורך בהשקעה נוספת וחילול כלים‬ ‫ואמצעים מסייעים לעורכי המכרז‪ ,‬לספקים ולארגון‬ ‫ ניהול מונחה תוצרים )‪(Deliverables-oriented Management‬‬ ‫ שימוש במודל מפת"ח כשיטה ובכלל זה גם לנושאים שאינם‬ ‫טכנולוגיים‬ ‫מתודה מחשבים בע"מ‬ ‫‪MethodRFP‬‬ ‫‪4‬‬ ‫מאפיינים אשר משפיעים על המכרז‬ ‫ אפיון מלא או אפיון על‬ ‫ פיתוח תוכנה או רכישת חבילה‬ ‫ בקשה במחיר קבוע או לפי שעות‬ ‫ פרויקט מוגדר בזמן או פרויקט מתמשך‬ ‫ ועוד‪...‬‬ ‫מתודה מחשבים בע"מ‬ ‫‪MethodRFP‬‬ ‫‪5‬‬ ‫דוגמאות לניסיון מתודה בכתיבת מכרזים‬ ‫מכרז למיקור חוץ של‬ ‫תשתיות ואפליקציות‬ ‫מכרז למיקור חוץ של‬ ‫תשתיות ותמיכה ביישומים‬ ‫מכרז למערכות לניהול ‪IT‬‬ ‫מכרז למיקור חוץ של‬ ‫תשתיות ותמיכה‬ ‫מכרז למיקור חוץ של‬ ‫תשתיות ותמיכה ביישומים‬ ‫מכרז למיקור חוץ של‬ ‫מערך הפלטים‬ ‫מתודה מחשבים בע"מ‬ ‫‪6‬‬ ‫דוגמאות לניסיון מתודה בכתיבת מכרזים‬ ‫מכרזים בנושא ניהול‬ ‫זהויות ומשאבי אנוש‬ ‫הכנת מכרזים בתחומי‬ ‫חומרה‪ ,‬תשתיות‪,‬‬ ‫תקשורת ושירותים‬ ‫מכרז לפתרון ‪DRP‬‬ ‫בניית תשתית להכנת‬ ‫מכרזים‪ ,‬כולל מרכיבים‬ ‫ניהוליים ומשפטיים‬ ‫מתודה מחשבים בע"מ‬ ‫כתיבת מכרזים למספר‬ ‫מערכות‪,Helpdesk :‬‬ ‫ניהול משימות‪GRI-EMS ,‬‬ ‫סיוע בכתיבת מספר רב‬ ‫של מכרזים באגף פיתוח‬ ‫מערכות מידע‬ ‫‪7‬‬ ‫ראשי הפרקים‬ ‫‪ .1‬מבוא‪ :‬מטרה ושיטה‬ ‫‪ .2‬ניהול בקשה להצעות ‪ RFP‬ספציפי‬ ‫‪ .3‬ניהול כולל של פורטל ‪ RFP’s‬בארגון‬ ‫‪ .4‬סיכום‬ ‫מתודה מחשבים בע"מ‬ ‫‪MethodRFP‬‬ ‫‪8‬‬ ‫ניהול הבקשה להצעות עד בחירת הזוכה‬ ‫ שימוש בכלים קיימים‬ ‫}‬ ‫}‬ ‫}‬ ‫}‬ ‫תבניות מסמכי ‪) Word‬דוגמת תבנית ‪(WORD‬‬ ‫תבניות ‪Excel‬‬ ‫תבניות למצגות )‪(PP‬‬ ‫‪HTML‬‬ ‫ תבנית‪/‬תבניות מכרז‬ ‫ טבלאות עלות‬ ‫ מפ"ל‬ ‫)דוגמת תבנית מכרז(‬ ‫)דוגמת טבלאות עלות(‬ ‫)דוגמת מפ"ל(‬ ‫ תכנית עבודה ג'נרית‬ ‫)דוגמא לתכנית עבודה(‬ ‫ עזרים לבדיקה‪ ,‬הערכת ושקלול המענים‬ ‫)דוגמת טופס בדיקת מענה( )דוגמת ערכת בודק( )דוגמת ערכת ריכוז מפ"ל(‬ ‫אין צורך ברכישת תוכנה ‪ -‬הכל נמצא על שולחנך!‬ ‫מתודה מחשבים בע"מ‬ ‫‪9‬‬ ‫תבנית תיקייה מוסכמת ואחידה‬ ‫תוכנית עבודה‬ ‫תבניות סיכומי דיון וסקרים )מפת"ח(‬ ‫מסמכי ייזום ואפיון )מפת"ח(‬ ‫מסמך המכרז‬ ‫טבלאות עלות‬ ‫מפ"ל ללא ציונים )"ריק"(‬ ‫טופס בדיקת מענה‪ ,‬ערכת בודק‬ ‫ערכת ריכוז מפ"ל )"מלא"(‬ ‫‪SOW‬‬ ‫מתודה מחשבים בע"מ‬ ‫"המטר האחרון של המכרז‪ ,‬המטר הראשון של הפרויקט"‬ ‫‪MethodRFP‬‬ ‫‪10‬‬ ‫ניהול ההתקשרות )‪(SOW‬‬ ‫ שילוב הבקשה להצעות וההבהרות שנוספו יחד עם המענה של‬ ‫הספק הנבחר ל"מסמך חכם" אחד )‪ (SOW‬הכולל תצוגה נוחה לפי‬ ‫ראשי פרקים וסעיפים‪ ,‬אינדקס‪ ,‬מנוע חיפוש וקישור תלוי תוכן‬ ‫לתיקיות‬ ‫}‬ ‫המחשה ידנית‬ ‫}‬ ‫המחשה אוטומטית‬ ‫ הגדרת המסמך המשולב כבסיס להסכמות בין הלקוח לספק וכחלק‬ ‫מהסכם ההתקשרות‬ ‫ קישור תיקיות הבקשה להצעות והביצוע בפועל של ההתקשרות‬ ‫למסמך המשולב‬ ‫ דוגמא למימוש הרעיון ב‪) HTML-‬דוגמת ‪(SOW‬‬ ‫מתודה מחשבים בע"מ‬ ‫‪MethodRFP‬‬ ‫‪11‬‬ ‫ראשי הפרקים‬ ‫‪ .1‬מבוא‪ :‬מטרה ושיטה‬ ‫‪ .2‬ניהול בקשה להצעות ‪ RFP‬ספציפי‬ ‫‪ .3‬ניהול כולל של פורטל ‪ RFP’s‬בארגון‬ ‫‪ .4‬סיכום‬ ‫מתודה מחשבים בע"מ‬ ‫‪MethodRFP‬‬ ‫‪12‬‬ ‫ניהול ‪ RFP’s‬ברמה הארגונית‬ ‫ הגדרת מערך תיקיות הכולל‪:‬‬ ‫ מתודולוגיה‬ ‫ מנהלה‬ ‫ ‪ RFP’s‬של הארגון‬ ‫ בניית סביבת ניהול ה‪) RFP’s-‬פורטפוליו(‬ ‫ ‪) Excel‬דוגמת פורטפוליו ‪(Excel -‬‬ ‫ ‪) SharePoint‬דוגמת פורטפוליו ‪(SharePoint -‬‬ ‫ חבילת תוכנה )דוגמת פורטפוליו ‪(Documentum -‬‬ ‫מתודה מחשבים בע"מ‬ ‫‪MethodRFP‬‬ ‫‪13‬‬ ‫פורטל מכרזים ארגוני‬ ‫ "שער כניסה" לכל סביבת המכרזים של הארגון ובכלל זה‬ ‫למתודולוגיה‪,‬‬ ‫לנהלים‪,‬‬ ‫לפורטפוליו‬ ‫המכרזים‬ ‫ולתיקיות‬ ‫המכרזים השונים‪.‬‬ ‫ דוגמאות למימוש פורטל מכרזים באמצעים שונים‬ ‫}‬ ‫בתשתית ‪File Server‬‬ ‫}‬ ‫בסביבת ‪SharePoint‬‬ ‫מתודה מחשבים בע"מ‬ ‫‪MethodRFP‬‬ ‫‪14‬‬ ‫ראשי הפרקים‬ ‫‪ .1‬מבוא‪ :‬מטרה ושיטה‬ ‫‪ .2‬ניהול בקשה להצעות ‪ RFP‬ספציפי‬ ‫‪ .3‬ניהול כולל של פורטל ‪ RFP’s‬בארגון‬ ‫‪ .4‬סיכום‬ ‫מתודה מחשבים בע"מ‬ ‫‪MethodRFP‬‬ ‫‪15‬‬ ‫סיכום‬ ‫ מה יש לנו?‬ ‫; שיטה מובנית ופשוטה לעריכת מכרזים ולניהול ההתקשרות והמימוש‬ ‫; שימוש באמצעי מחשוב המצויים על כל שולחן העבודה של כ"א ‪ -‬אין צורך‬ ‫ברכישת תוכנה‬ ‫; התבססות על נוהל מפת"ח ונהלים משלימים‬ ‫ מה עלינו לעשות?‬ ‫‪ Á‬ללמוד מהניסיון ולנתח את הקיים‬ ‫‪ Á‬להחליט מה השיטה והאמצעים המועדפים‬ ‫‪ Á‬להגדיר את התיקיות‪ ,‬התבניות ואמצעי העזר החדשים‬ ‫‪ Á‬לקבוע גורם ממונה בארגון‬ ‫מתודה מחשבים בע"מ‬ ‫‪MethodRFP‬‬ ‫‪16‬‬ www.methoda.co.il ‫תודה‬ 17 MethodRFP ‫מתודה מחשבים בע"מ‬