‫מתודה מציגה ‪ -‬תיעוד מונחה רכיבים‬ ‫מי שהביאה לשוק הישראלי את "מפת"ח"‪ ,‬מציגה עתה את תמ"ר ‪ -‬גישה חדשנית ויעילה לתיעוד‬ ‫קומפוננטיאלי של מערכות המידע והתשתית בארגון‬ ‫מאת בן לביא‬ ‫"ארגונים רבים‪ ,‬במיוחד בישראל‪ ,‬לא אוהבים להתעסק עם נושא‬ ‫התיעוד; זה נתפס בעיניהם כטרחה מכבידה‪ ,‬מייגעת ומיותרת"‪ ,‬אומר‬ ‫אשר יובל‪ ,‬מנכ"ל חברת מתודה‪ ,‬המתמחה בניהול איכות לטכנולוגית‬ ‫המידע והמפתחת של מפת"ח ‪ -‬מתודולוגיה מקיפה לפיתוח ולתחזוקה של‬ ‫מערכות ‪ .IT‬חשיבות התיעוד בשלב הפיתוח היא ברורה וידועה‪ ,‬אבל היא‬ ‫עולה שבעתיים בשלב התפעול והתחזוקה כאשר יש צורך לבצע שינויים‬ ‫ושיפורים במערכת‪ ,‬מתבצעת תחלופה של עובדים או של ספק התחזוקה‬ ‫של התוכנה ועוד‪" .‬ללא תיעוד‪ ,‬המשימה של תחזוקת המערכת וביצוע‬ ‫שינויים הופכת לקשה ביותר עד בלתי אפשרית"‪ ,‬אומר יובל ומציין כי‬ ‫תיעוד נכון מאפשר הורדה של עלויות התחזוקה‪ ,‬יכולת לשלוט בהן‪ ,‬מניעת‬ ‫האפשרות שידע ששייך לחברה נמצא אצל עובד מסוים או ספק שירותים‬ ‫כלשהו‪ ,‬ובלעדיהם לא ניתן לתפקד‪.‬‬ ‫כדי לסייע לארגונים להתמודד עם נושא התיעוד‪ ,‬פיתחה חברת מתודה‬ ‫את תמ"ר ‪ -‬תיעוד מונחה רכיבים – שמהווה למעשה‬ ‫גישה חדשנית‪ ,‬יעילה ונוחה לתחזוקה והנצלה של‬ ‫מערכות מידע ותשתית בארגון‪" .‬השיטה מאפשרת‬ ‫פירוק של כל מסמכי התיעוד 'הכבדים' לרכיבים‬ ‫פשוטים אותם ניתן לנהל באופן מודולרי וזריז‪ .‬באופן‬ ‫זה‪ ,‬כל רכיב במערכת מנוהל על ידי המומחה לתחום‬ ‫בו עוסק הרכיב ומתועד בהתאם לשינויים שחלים בו‬ ‫ובו בלבד‪ .‬ארגון יכול להחליט שהוא יתעד אך ורק‬ ‫מספר רכיבים או את המערכת כולה‪ ,‬לפי שיקולי עלות‬ ‫תועלת‪ ,‬ניהול סיכונים‪ ,‬רגולציה וכו'‪" .‬בכל מקרה"‪,‬‬ ‫מסביר יובל‪" ,‬תיעוד החלקים השונים ייאסף לבסוף‬ ‫על ידי מנתח המערכת )או מנהל המערכת( אשר‬ ‫יבצע אינטגרציה לכדי תיעוד מקיף של המערכת"‪.‬‬ ‫שיטת תמ"ר מבוססת על מספר עקרונות‬ ‫מרכזיים‪ :‬תיעוד "בזמן" )‪ (JIT - Just In Time‬של‬ ‫רכיבים חיוניים בלבד‪ ,‬בהתאם לצורך‪ ,‬לתקציב‬ ‫ולמחזור החיים של המערכת; שיטה אחידה לשימור‬ ‫הידע לתחזוקת המערכת באמצעות תבניות מובנות וקבועות; וניהול‬ ‫מרכזי של רכיבי התיעוד באמצעות כלים ארגוניים ‪ -‬החל מ‪Excel-‬‬ ‫עבור ב‪ SharePoint-‬וכלה בכלים מתקדמים יותר כגון ‪,Smart TS‬‬ ‫כלי ‪ CMS‬וכו'‪.‬‬ ‫תמ"ר כוללת גלופות חכמות המכסות את כל רכיבי עץ המערכת כגון‪:‬‬ ‫גלופה לתיעוד דוחות המערכת וגלופה לתיעוד ממשקי המערכת ‪".‬עץ‬ ‫המערכת מגדיר את כל הרכיבים הדרושים לתיעוד מערכת בכל שלב‬ ‫בחייה‪ ,‬אם בתכנונה‪ ,‬בבנייתה ובשלב התחזוקה שלה‪ .‬אוסף של גלופות‬ ‫רכיבים על בסיס עץ מערכת מאפשר להתאים את השילוב הנכון ביותר‬ ‫לצרכי הפרויקט והמוצר‪ .‬תיעוד רכיבים מסייע לארגונים בכך שהוא מקל‬ ‫על עומס התיעוד ‪ -‬לא עוד מסמכים עבי כרס ותיקי מערכות אלא רק תיעוד‬ ‫הרכיבים הקריטיים"‪ ,‬אומר יובל‪" .‬לא מדובר שוב בערימה של מסמכים‬ ‫שיושבים בספריות אלא באיסוף של מידע עיקרי וחשוב עבור כל רכיב‬ ‫שינוהל ברמת כלי המימוש"‪.‬‬ ‫גורם מרכזי בהצלחת השיטה הוא ניהול נכון של ה‪Metadata-‬‬ ‫)נתוני על( עבור כל רכיב‪" .‬ניהול ותצוגה מוצלחת של התיעוד הארגוני‬ ‫מבוסס על ייבוא רכיבים לבסיס נתונים ייעודי וביצוע מפתוח ואינדוקס‬ ‫‪64‬‬ ‫גיליון ‪1374‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪ 5‬בדצמבר ‪2011‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪InformationWorld‬‬ ‫‪‬‬ ‫‪IT Leadership Magazine‬‬ ‫‪‬‬ ‫באמצעות ה‪ Metadata-‬שמוכל בכל רכיב‪ .‬רק כך מתאפשר חיפוש‬ ‫טקסטואלי מלא על מאגר הרכיבים הארגוני ושליטה אנכית ברמת מערכת‬ ‫או אופקית ברמת רכיב‪ .‬נתוני העל הם שמאפשרים יצירת בסיס נתונים של‬ ‫כל הידע שקיים ברכיבים‪ .‬ללא מידע זה לא ניתן להגיע אל התיעוד הרצוי‪,‬‬ ‫טוב ככל שיהיה"‪ .‬לדברי יובל‪ ,‬מנהלי תיעוד הרכיבים צריכים להקפיד על‬ ‫הצמדות אדוקה לכללי ה‪ Metadata-‬הארגוניים ואף על כללי התעתיק‬ ‫במעבר משפות שונות‪ .‬הוא מציין כי חברת יבמ‪ ,‬שהכירה בחשיבות הנושא‪,‬‬ ‫פיתחה את תקן ‪ ,DITA‬המסדיר את הטיפול במאפייני הרכיב והתאמת‬ ‫הרכיבים לתקני כתיבה ועריכה מגוונים‪.‬‬ ‫יובל מדגיש כי תמ"ר מהווה בשורה חשובה לארגונים שמחפשים לבצע‬ ‫תיעוד של מערכות קיימות וגם באפיון של מערכות חדשות‪" .‬בארגונים‬ ‫רבים קיימות מערכות מידע שיש להן תפקיד חשוב וחיוני לארגון‪ ,‬אבל הן‬ ‫פועלות‪ ,‬ללא תיעוד ראוי או ללא תיעוד כלל‪ .‬מנהלים שניסו להוציא אל‬ ‫הפועל פרויקט תיעוד מקיף נתקלים בחוסר שיתוף פעולה מצד עמיתים‬ ‫ועובדים בטענה שחבל על המאמץ כי מדובר בפרויקט גדול וזולל משאבים‬ ‫שלעולם לא יסתיים‪ .‬השיטה הקומפוננטיאלית של מתודה מסייעת לארגון‬ ‫להבין מה חיוני וחשוב לו לתעד ומתי‪" .‬משימת התיעוד הופכת לפשוטה‬ ‫וידידותית"‪ .‬לדבריו‪ ,‬עניין זה קשור קשר אמיץ בהנצלת מערכות‪" .‬עם תיעוד‬ ‫מסודר‪ ,‬הארגון יכול לבצע שינויים ושיפורים במערכות קיימות‪ ,‬להאריך את‬ ‫חייהן ולחסוך משמעותית בעלויות"‪ ,‬אומר יובל ומונה רשימה של לקוחות‬ ‫שעשו שימוש מוצלח בתמ"ר‪ ,‬ביניהם‪ :‬חברת דלק ולאומי ליסינג‪.‬‬ ‫לסיכום‪ ,‬יובל מונה את תועלות הגישה החדשה של מתודה לתיעוד‬ ‫מונחה רכיבים‪ :‬מענה לדרישות עסקיות ורגולטוריות‪ ,‬תיעוד ‪JIT-JE‬‬ ‫)‪ ,(Just in Time, Just Enough‬שילוב יעיל בכלים לניהול תכנים‪ ,‬שליטה‬ ‫ובקרה על תכני המערכת ומחזור והנצלה של רכיבי תיעוד והמערכות עצמן‪.‬‬ ‫‪People & Computers Publications‬‬