‫איכות ומצוינות במחשוב רפואי‬ ‫נועה דנאי‪ ,‬לוי צכמייסטר‬ ‫ניהול ידע ומידע‪ ,‬משרד הרופא הראשי‪ ,‬ישראל‬ ‫רקע ורציונל‬ ‫ניהול מערכת רשומות יעילה ומסודרת‬ ‫שירותי בריאות כללית‪ ,‬בהיותו ארגון הבריאות הגדול בארץ‪ 31 -‬בתי חולים ושירותי קהילה בכל רחבי‬ ‫הארץ‪ ,‬נדרש לקבוע לעצמו נהלים ותהליכי עבודה המגדירים את אופן שמירה ושליחה של מסמכים‬ ‫לארכיון החיצוני‪ .‬תהליכים שתפקידם לשמור על שלמות הרשומה הרפואית ועם זאת תהליכים יעילים על‬ ‫מנת לחסוך בעלויות הכרוכות בשמירת הרשומות‪.‬‬ ‫תיאור מצב קיים‪/‬בעיות‬ ‫בכללית יש רשומות רפואיות ולא רפואיות בבתי החולים ובקהילה אולם לא היו קיימים‪:‬‬ ‫תהליכים אחידים ויעילים לגבי אופן שמירת המסמכים‪ ,‬ומה צריך להישמר ומה לא‬ ‫מערכת ממוחשבת בה ניתן לאתר את תקופות השמירה השונות בהתאם לסוג המסמכים‬ ‫תהליכים אחידים ויעילים לשליחת מסמכים לארכיון‬ ‫תהליכי בקרה על מסמכים שהגיע זמנם לביעור ועוד‬ ‫מצב זה גרם לכך שלא הייתה אחידות‪ ,‬מסמכים רבים הודפסו שלא לצורך במקום לשמרם במחשב‪,‬‬ ‫מסמכים נשלחו לארכיון חיצוני לתקופות ארוכות או לצמיתות ‪.‬כל זה גרם גם לעלויות מיותרות שניתן‬ ‫היה לחסוך באמצעות קביעת תהליכים אחידים וממוחשבים‪.‬‬ ‫מטרות‬ ‫קביעת נוהל המגדיר תהליך אחיד של שמירת מסמכים רפואיים בבתי חולים ובקהילה‪ ,‬על מנת לשמור על‬ ‫שלימות רשומה רפואית‪ ,‬איתור רשומות במהירות המרבית‪ ,‬ולחסוך בעלויות שמירת המסמכים‪.‬‬ ‫קביעת תקופות שמירה מוגדרות למסמכים השונים‬ ‫קביעת כללים אחידים לתיוק ושליחת מסמכים על מנת שכל עובד יוכל לאתר רשומות בכל עת בצורה‬ ‫קלה מהירה וידידותית‪.‬‬ ‫הגדרת תהליך עבודה עם ארכיונים חיצוניים‪.‬‬ ‫הגדרת תהליך של ביעור רשומות‪.‬‬ ‫תוצאות וממצאים עיקריים‬ ‫במסגרת הייעול הוגדרו תהליכים חדשים שמטרתם בין השאר לחסוך עלויות‬ ‫הוגדרו שני נהלים חדשים בארגון‪ :‬נוהל שמירת מסמכים רפואיים בבתי החולים ובקהילה‪ ,‬נוהל שמירת‬ ‫מסמכים לא רפואיים בבתי החולים ובקהילה‪.‬‬ ‫מוחשב תהליך שליחת מסמכים לא רפואיים לארכיון באמצעות כלי ‪31‬‬ ‫הוקם אתר בפורטל הארגוני שבו ניתן לאתר את כל המסמכים ותקופות השמירה שלהם‪.‬‬ ‫נבנתה תכנית הטמעה בארגון‪.‬‬ ‫מסקנות‬ ‫על מנת להגדיר תהליך אחיד וייעיל ובכך אף לחסוך בעלויות מיותרות על שמירת מסמכים הוחלט על‬ ‫הצעדים הבאים‪:‬‬ ‫אחסון רשומות של מטופלים שהגיעו למיון ולא אושפזו בקלסר אחד‬ ‫הדפסת עותק נוסף של סיכום אשפוז‪/‬מחלה בסיום האשפוז‪ ,‬שמירת‬ ‫כתיבת תאריך ביעור על המסמכים הרפואיים‪ ,‬לאחר תום תקופת השמירה שהוגדרה בחוק‪/‬תקנות‬ ‫עדכון תקופות שמירה בארגון; הגדרת תהליך בקרה‪/‬מעקב על שליחה וביעור מסמכים‬ ‫בניית מערכת לניהול שליחת מסמכים לא רפואיים לארכיון‬ ‫הגדרת אילו מסמכים חייבים להדפיס בסיום אשפוז‬ ‫הגדרת גורם אחראי לבקרה‪ ,‬ביעור ותיוק המסמכים ברמת מנהל לוגיסטי במוסד‬ ‫קיימות רשומות רבות בארכיון החיצוני שנשלחו במשך השנים ולא הוגדר להם תאריך לביעור‪ ,‬ולכן הן‬ ‫נשמרות לצמיתות‪ .‬יש לבנות תוכנית עבודה על מנת לקבוע להם תאריך ביעור מתאים‬ ‫תרומה והשלכות‬ ‫ניהול הרשומות הרפואיות והלא רפואיות הינו נושא חשוב מאד בארגון והוא כרוך בעלויות נכבדות ‪.‬‬ ‫הגדרת תהליכים אחידים ויעילים לכלל הארגון ומחשוב תהליכים הקשורים לאופן השמירה והשליחה‬ ‫לארכיון יעשו סדר בארגון ויחסכו בעלויות רבות‪.‬‬