ניהול מערכות
Thinking before Computing מחשבה לפני מחשב ניהול מערכות SYSTEMS MANAGEMENT אשר יובל ,מנכ"ל ומנהל הידע ,מתודה אוקטובר 2010 מבוא מרכיב משמעותי בעולם - ITבסדר יומם של רוב מנהלי - ITהוא העיסוק בניהול פרויקטים ,אם במסגרת של תכנית עבודה )רב( שנתית מתגלגלת ואם כחלק מתכנית אב למחשוב ותכנון אסטרטגי ארוך טווח ומקיף של 1.ITניהול פרויקטים נחשב לעשייה המאתגרת של .ITפרויקטים חדשים "צובעים למעננו את העתיד" ומבטאים את השאיפה הטבעית של כולנו להתעורר בוקר אחד ל"עולם חדש" ,עולם בו פועלות מערכות ממוחשבות מודרניות הבנויות על פלטפורמות חדישות ,קלות לתחזוקה ולשדרוגים ,גמישות לצרכיי הארגון המשתנים ,עמידות ויציבות ,בעלות החזר השקעה )(ROI משופר וכו' .ואם תשאלו את אנשי הפיתוח ואת אנשי "החזון והאסטרטגיה" :מה בינתיים? מה עם ניהול המערכות הקיימות? מה עם התחזוקה וזרם הדרישות השוטפות והשו"שים שמציף אותנו יום יום? סביר שהתשובה תהיה :אלה ישתנו וישתפרו בקרוב עם כניסת המערכות החדשות ,שכמובן "תהיינה קלות יותר לתחזוקה" ,וכל מה שצריך הוא להחזיק מעמד ,למשוך )רגליים( ולנשוך )שפתיים( עד שהמערכות החדשות ייכנסו לפעולה. נראה שכבר היינו בסרט הזה ועם כל ההשקעות וההתקדמות של המערכות והפרויקטים החדשים - ויש בהחלט התקדמות כל הזמן -תמיד נשארנו ,בסופו של יום ,עם ניהול מערכות; עם זרם הבקשות והדרישות השוטפות לשיפורים ושינויים ) , CR's (Change Requestsעם מערכות מידע ותשתית שצריך לתחזק אותן ,לתפעל אותן ולהתאימן יום יום ,הן לדרישות הארגון הדינאמיות והמשתנות והן לדרישות חיצוניות הנכפות על הארגון 2.כל פרויקט נגמר )אלה שנגמרים( במערכת חיה שיש לתפעל, לתחזק ולשדרג אותה לאורך זמן .מנקודת מבט המפתחים ,מחזור החיים של הפרויקט מסתיים "אי שם" ב"שלב קטן" של תפעול ותחזוקה ,אך אנחנו יודעים שחוק ה ,70/30 -הקובע ש 30% -מהוצאות ITמוקדשות לפיתוח ו 70% -לתחזוקה ,היה ונשאר חוק הברזל של עולם המחשבים 3.מרוב דגש על עולם הפיתוח ,על מתודולוגיות ושיטות פיתוח חדישות כגון ,Agileמחזורי חיים דינאמיים ,כלי פיתוח ) ,(CASEכלים לניהול פרויקטים וכו'; נראה ששכחנו את המקצוע המשלים ,את האח הבוגר שמחכה 1לעתים קרובות גם בחלק מתכנון אסטרטגי רחב יותר וחשיבה עסקית כוללת של ארגון האם אליו שייכת מחלקת .IT 2מה שנקרא Force Majeuresלמיניהם וכמובן באגים ותקלות שיש פשוט לתקן. 3למען הדיוק ,צריך להודות שחוק )כלל( זה אובחן )התגלה( בשנות ה 90 -ואף נמדד בשעתו; ומאז לא מצאנו מחקר שיטתי המאשר אותו או שטוען למספרים אחרים .נראה שכולם מצטטים את כולם; ועם זאת ,הרגשתנו ,המבוססת על שיחות עם מספר רב של מנהלי ,ITלא על ממצאים סטטיסטיים שיטתיים ,היא שחוק ה 70/30 -עדיין בעינו קיים .מספר מנהלים טענו שהוא אפילו החמיר לרעת הפיתוח ,בשל ההשקעה המצטברת במערכות קיימות .אין להשוות את כמות היישומים ומערכות התשתית של ימינו עם אלה של שנות ה.90 - העלייה השנייה ,43אזור 58002 ת.ד 122 .אזור 58190 www.methoda.co.il טל03-6133336 : פקס03-6133435 : ניהול מערכות עמ' 2מתוך 14 לנו בפינה ,את ניהול המערכת .System Management -שכחנו שהיעד המרכזי של פרויקט הוא המערכת ובקצה מנהרת הפיתוח מחכה לנו המשימה האמיתית והמתמשכת של ניהול מערכת! במאמר זה ,ננסה להציע שינוי תפיסה ,לפיו יש להעמיד את ניהול המערכות במרכז המחשבה והעשייה של תחום ITולהפוך את עולם החשיבה שלנו .לא עוד ניהול פרויקטים במרכז ,אלא ניהול מערכות .לא לצאת מנקודת המחשבה של ניהול פרויקטים ,לפיה מחזור החיים של הפרויקט מסתיים בשלב תפעול ותחזוקה; אלא ההפך ,להעמיד את מחזור חיי המערכת במרכז העשייה" ,ולהכפיף" אליו את מחזור חיי הפרויקט .ניהול פרויקטים הוא "מקרה פרטי" של ניהול מערכות -אירוע אחד ,חשוב ונכבד ככל שיהיה ,במכלול האירועים והפעולות המתבצעים סביב המערכת .רוב המנהלים בדרג הביניים בתחום ,ITאינם בעצם מנהלי פרויקטים ,אלא מנהלי מערכות שתפקידם לשמר מערכות קיימות ולוודא את תקינותן הפונקציונאלית והמבנית ורלבנטיותן למטרות הארגון .האם אנשים אלה הוכשרו לכך? האם נתנו בידיהם את הכלים והאמצעים המיטביים? האם אנחנו מכירים במקצוע ובתפקיד של מנהל 4 מערכת ,כמו שאנחנו מכירים ומשקיעים במקצוע ובתואר של מנהל פרויקטים? המונח "תפיסה מערכתית" ,מקבל ,לפי הצעתנו ,משמעות מעשית ומחודשת .מנהל ITצריך לקום כל בוקר ולשאול את עצמו :מה מצב המערכות שלי? האם אני יודע מה ייעודה של כל מערכת ואיך היא מתחברת ליעדי הארגון ותורמת למטרותיו? כיצד היא מתפקדת בייצור השוטף? מה מידת הקריטיות שלה ,יציבותה ויכולתה לצמוח? מה הצפי למשך חייה? מי מנהל אותה )אחראי עליה( ומה מידת תלותה בגורמי חוץ? מה מצבה ההנדסי? אילו פעילויות מתרחשות מול המערכת הזו :שו"שים שוטפים או פרויקט? מענה לחלק נכבד של שאלות אלה ניתן באמצעות פורטפוליו מערכות עדכני ,אשר הופך בגישה החדשה למשימה עליונה של משילות 5.(ITGC) ITבתוך פורטפוליו המערכות ,ניתן לזהות קבוצה נכבדה וחשובה של פרויקטים ,שמטרתם לשדרג ,ברמה זו או אחרת ,מערכות ספציפיות או אפילו קבוצת מערכות ,או אפילו לשנות את החלוקה הנוכחית למערכות ,היינו את התפיסה המערכתית שלנו .קבוצה זו היא חלק חשוב בעשייה האסטרטגית של ITויש לבחון אותה ולנהל אותה בכלים ושיטות חשיבה של עולם ניהול הפרויקטים ,כולל בניית פורטפוליו ייעודי משלה – פורטפוליו פרויקטים .אך עדיין המטרה הסופית היא המערכת ולא הפרויקט 6.פרויקטים נוצרים על מנת לבנות או לשדרג מערכת; הם יוצאים ובסופו של יום חוזרים לעולם המערכות .השירותים ש ITנותן לארגון 7 האם ולקוחותיו הם באמצעות מערכות עובדות ומתפקדות ולא ביצוע פרויקטים. למהפך מחשבתי-ניהולי זה מוקדש מאמר זה .אולי נחדש דבר או שניים ,אך סביר שעיקר "המהפך" יהיה ע"י מבט מחודש ,הצפה ,ארגון ושידוד של דברים שכולנו כבר מכירים .ככלל ,כותב מאמר זה 8 מאמין שעולם המחשבים ,בדומה לטכנולוגיות חדישות אחרות ,מתפתח בשיטת .(R)Evolution 4האם מישהו מכיר מוסד בשם ) ,SMI (System Management Instituteבדומה למוסד המכובד PMI (Project Management ) ?Instituteהאם לצד פונקצית ה PMO -המוכרת כ"כ ,אנחנו מודעים לצורך באחיה הוותיק והבוגר חסר השם – ?SMO 5המונח ITGהורחב לאחרונה ל ,ITGC – IT Governance & Control -כשהוא נתמך בפונקצית .OCIO – Office of the CIO אך גם פונקציה זו מתמקדת בעיקר בפיתוח והופכת להיות מעין הרחבה של פונקצית ה.PMO - 6כמה אנרגיה מושקעת ,לעיתים קרובות ,בתיאור "יעדי הפרויקט" ,בתיעוד המלווה את הפרויקט ,וחבל .הדגש העיקרי ,צריך להיות על "יעדי המערכת" ומטרותיה ,כפי שמודגש בנוהל מפת"ח למשל .יעדי הפרויקט הם ברורים ומובנים מאליהם ונגזרים מיעדי המערכת. אמור מה הם יעדי המערכת בכפוף ללוחות זמנים ומשאבים ברורים ונבין כולנו מה הם יעדי הפרויקט :לבצע את זה בהצלחה. 7יש ארגונים ,בעיקר גופי פיתוח ,שאכן נמדדים על השלמת פרויקטים ולא על תפעול מערכות .אנחנו מכוונים ליחידת ITקלאסית ולמנהל ITבתוך ארגון עסקי או ציבורי שעיקר ייעודו הוא לספק שירותי ITלארגון האם או ללקוחות חיצוניים .בארגונים אלה היעד העיקרי הוא מתן שירותים עסקיים כפי שמדגישות מתודולוגיות ITIL SOA ,BPMואחרים .זו הליבה העסקית-ארגונית .הקשר בין שירותים ומערכות מידע הוא הדוק ומיידי ,בעוד שהקשר עם פרויקטים הוא משני ועתידי. 8לאמור ,מדברים הרבה בעולם ,ITעל שיטות חדשניות ומהפכות טכנולוגיות ,מלווים בזימזומילים ) (Buzzwordsהמבשרים לנו ,אחת לשנתיים-שלוש ,על סיומו של עידן ישן ותחילתו של עידן חדש; אבל בראייה ארוכת טווח ,עולם ITמתפתח בשיטות אבולוציוניות לא רבולוציוניות .הזימזומילים ברי המזל והתוכן משתקעים בהדרגה בתהליך האבולוציוני ותורמים את חלקם; בעוד שהאחרים ,נמוגים ונעלמים )ומוחלפים בזימזומילים חדשות .(... העלייה השנייה ,43אזור 58002 ת.ד 122 .אזור 58190 www.methoda.co.il עמ' 2מתוך 14 טל03-6133336 : פקס03-6133435 : ניהול מערכות עמ' 3מתוך 14 איור מס' :1מניהול פרויקטים לניהול מערכות ניה ול ה מערכת – תפעול ותחזוקה על מנת להבין במה בעצם מדובר ,ומה החידוש של מאמר זה ,חשוב לדמיין מערכת ITעובדת ולתאר את מכלול הפעילויות ,האירועים והתהליכים המתבצעים סביבה: .1ייצור ותפעול שוטף ,כולל בזמני חירום ואירועים חריגים: • ניהול הייצור עפ"י מהלכים ברורים כולל ריצות חוזרות ,התניות ,התגברות על תקלות וכו', • ניהול המשתמשים ,כולל מתן הרשאות ,פעולות חריגות ואבטחת מידע, • זמינות ,שרידות ועמידות :תהליכי גיבוי והתאוששות ושחזורים, • המשכיות עסקית BCP/DRP -למקרים קיצוניים, .2ניהול ומעקב תקלות ובעיות :ניטור ,טיפול ,ניתוח והפקת לקחים, .3דוחות ביצועים ,נפחים ועומסים ,מעקב ותכנון קיבולת, .4ניהול מרכז תמיכה ושירות, .5תחזוקה -ניהול דרישות ושינויים .צבירת כל הדרישות לשיפורים ושינויים פונקציונאליים )שו"שים( וניתובם בהתאם: • תחזוקה הכרחית :הכנסת שינויים חיוניים ודחופים ביישום או בתשתית, • תחזוקה מונעת :הכנסת עדכונים בתשתית )וביישום( למניעת תקלות והשבתות, • עדכונים תקופתיים :הכנסת שיפורים ושינויים באמצעות גרסאות מסודרות, • העברה לתהליכי פיתוח של מהדורה חדשה, .6תיעוד ,ניהול תצורה ומעקב ,Baseline .7רה-ארגון וטיוב נתונים, .8הדרכות והטמעות שוטפות: • העצמת השימוש במערכת, • טיפול בתחלופת משתמשים, • טיפוח ושימור משאבי אנוש המתחזקים ,טיפול בתחלופת המתחזקים, העלייה השנייה ,43אזור 58002 ת.ד 122 .אזור 58190 www.methoda.co.il עמ' 3מתוך 14 טל03-6133336 : פקס03-6133435 : ניהול מערכות עמ' 4מתוך 14 .9אמידת עלויות שוטפות :תחזית שנתית, .10שמירה שוטפת על הקשר עסקי – ),Business Alignment (Relevance – System Assessment .11הערכה תקופתית של רלוונטיות המערכת מההיבט העסקי וההנדסי. ולא הזכרנו :אבטחת מידע ,מדדים וכו' .על מנת להשתלט על רשימה מפורטת זו )שאינה מלאה( ולנהל אותה באופן מסודר ,מקובל להפריד בין פונקצית הייצור והתפעול השוטף ) (Data Centerובין פונקצית התחזוקה .הראשונה כוללת את רוב הפעילויות המוזכרות לעיל .השנייה מתמקדת במס' ,5-7אך מסייעת באופן הדוק לכל שאר הפעילויות .אנו נתמקד יותר בפונקציה השנייה – קרי ניהול ותחזוקת 9 מערכות .ITנושא התפעול והייצור ,יהיה ,בעיקרו ,מחוץ לתחום מאמר זה. פעילויות ניהול מערכת שוטפות אלה נדרשות בתקני איכות ורגולציה מתקדמים דוגמת ITIL ,ISO9000:2008ו.COBIT- הנדסת מערכות I T S y s t e m E n g i n e e r i n g – I T ניהול מערכות טכנולוגיות בכלל ,מערכות ITבפרט ,נשען על רובד הנדסי שתפקידו להבין ולשמר את המערכת :החל מארכיטקטורה ומבנה כללי – ארכיטקטורת היישום וארכיטקטורת התשתית הטכנולוגית – דרך החלוקה לתת מערכות ומודולים ראשיים וכלה באובייקטי קוד ומבני נתונים הפרטניים ביותר .במילים אחרות ,מאילו רכיבים ומאפיינים בנויה המערכת ,אילו תהליכים וזרימת מידע מתרחשים בה ,אילו תלויות וקשרים חיצוניים יש לה ,אילו אירועים מפעילים אותה ,מה רמת סיבוכיותה ,איכותה ועמידותה ,יכולתה להשתדרג וכו' .מדובר לא רק בהנדסת תוכנה הכוללת נושאים כמו :שפות תכנות ,מבני נתונים ,מבניות תוכנה ואלגוריתמים; אלא גם הנדסת מערכת ממוחשבת הכוללת נושאים כגון :חומרה ,ארכיטקטורת מחשוב ,תקשורת ,ניהול תצורה ,ממשקים ,אמינות ושרידות ,עומסים ותכנון קיבולת וכו' .לכל אלה יש התייחסות מרובה בעולם הפיתוח וניהול פרויקטים .מהנדס המערכת הוא פונקציה שהולכת ותופסת את מקומה בעולם הפיתוח ,לצד מנהל הפרויקט ומנתח המערכת 10.טענתנו היא ,שתפקיד זה חיוני לא פחות ,אולי אפילו יותר ,בעולם ניהול המערכות והתחזוקה .כל נגיעה והכנסת שינוי במערכת חיה ומתפקדת ,ללא הבנה בסיסית של המבנה ההנדסי שלה ,היא מסוכנת למדי .האם מישהו היה מכניס את המכונית שלו לטיפול במוסך שאין לו את ספר המכונית? האם מישהו היה משפץ את הבית שלו בלי שרטוטים וחוות דעת של מהנדס? הנדסת מערכות )תוכנה( היא הבסיס לניהול מערכת .IT ההיבט התיא ורטי -אקדמאי הפער בין ניהול פרויקטים לניהול מערכות ,נראה בולט במיוחד באקדמיה ובמכונים בהם מכשירים את אנשי המקצוע שלנו .תשומת לב רבה ניתנת ,בתוכנית הלימודים ,למתודולוגיות פיתוח ופרדיגמות 9למרות ההפרדה הנכונה בין תפעול ותחזוקה ,ורצוננו להתמקד בתחזוקה ,יש לזכור ש"ניהול מערכת" במשמעותו הרחבה כולל את שניהם .מנקודת ראות הנהלת הארגון שניהם כלולים ב"שוטף" לעומת "הפיתוח" ,מה שנקרא גם Run the business vs. Grow the business.שניהם שייכים ל .Run the business -למרות שנתמקד רק בתחזוקה ובשיפור המערכות ,טענתנו העקרונית נכונה לגבי שניהם ,היינו שבהשקעה נכונה ותשומת לב רבה יותר ל ,Run -ולשיפור ניהול המערכות ,אפשר להפיק ערך רב לארגון ולתעל חלק ניכר מהגידול ) ,(Growלאפיקי התפתחות אורגניים ואבולוציוניים ופחות מהפכניים. 10יש כאן אתגר מרכזי ביותר למקצוע מנתחי המערכות להשתדרג למהנדסי מערכות ITאו שנצטרך לצוות מקצוען נוסף לתהליך – מהנדס מערכת – כפי שעושים כבר גופים מסוימים. העלייה השנייה ,43אזור 58002 ת.ד 122 .אזור 58190 www.methoda.co.il עמ' 4מתוך 14 טל03-6133336 : פקס03-6133435 : ניהול מערכות עמ' 5מתוך 14 מחזורי חיים ,לכלי פיתוח ) ,(CASEכלים לניהול פרויקטים ,לשיטות פיתוח חדישות כגון אג'ייל, למחזורי חיים דינאמיים וכו' .מרוב דגש על עולם הפיתוח נראה ששכחנו את המקצוע המשלים ,את ניהול המערכת .System Management -שכחנו שהיעד המרכזי של פרויקט הוא המערכת ולפיכך תפקידנו להכשיר מנהלי מערכות ,לא פחות ואפילו יותר ,מאשר מנהלי פרויקטים. ושכחנו אולי גם את הנדסת התוכנה שהיא הבסיס המשותף לשניהם – לניהול פרויקטים ולניהול מערכות .הנדסת תוכנה ,או הנדסת מערכת ,ITצריכה להיות מקצוע עצמאי ובסיסי ,שמשרת הן את עולם פיתוח התוכנה והן את עולם התחזוקה וניהול מערכות תוכנה קיימות .טכניקה כמו ERD (Entity ) Relationship Diagramהמיועדת להבנת מודל הנתונים הלוגי של המערכת ,צריכה להילמד לא רק מנקודת ראות עיני מנתח המערכות המאפיין מערכת חדשה ,אלא גם ואולי עוד יותר ,מנקודת ראות התחזוקה וניהול מערכת קיימת ,היינו ,איך "תופסים" את ה ERD -של מערכת קיימת ,מתעדים, משמרים ומתחשבים בו בכל שינוי שמוכנס למערכת .ובאופן דומה :הנדסת תהליכים ,הנדסת ממשקים ,הנדסת נפחים ועומסים ,תורת האובייקטים ,הנדסת אמינות ושרידות וכו'; ואולי מעל לכל, סיבוכיות ומורכבות תוכנה .איך "משתלטים" על תוכנה קיימת ,איך "מבינים" ומתעדים תוכנה ,איך מכניסים בה פונקציונאליות חדשה ושינויים ,תוך שמירה על יציבותה וחוסנה .מהו בכלל חוסן תוכנה וגמישות תוכנה? מעט הנדסת תוכנה שנלמדת ,נעשית כאמור בהקשר עם עולם הפיתוח בלבד .אין 11 הנדסת תוכנה לעולם התחזוקה ,כי לא מלמדים את מקצוע התחזוקה וניהול מערכות. איור מס' : 2הנדסת תוכנה והנדסת מערכות – ITהבסיס לניהול פרויקטים וניהול מערכות יישום שיטות וכלים מתקדמ ים בנוסף לשינויים בהכשרת אנשי ,ITאנו מציעים לשנות כיוון מעשי ומיידי בשטח ולהחיל את השיטות והכלים המתקדמים ,בעולם התחזוקה וניהול המערכות תחילה )או לפחות לצד עולם הפיתוח ובמקביל לו( .אין שום סיבה בעולם שטכניקות וכלים מתקדמים דוגמת :ניהול דרישות ,פיתוח בסבבים ויחידות מסירה ,שערי איכות ,ניהול סיכונים ,בחינת חלופות ,סקרי קוד ,מדדים ,ניהול תצורה ,אמידת עלויות ואפילו שיטות חדישות כמו אג'ייל ,לא ייושמו בעולם התחזוקה וניהול המערכות כאן ועכשיו! אין שום סיבה מוצדקת להשקעה המאסיבית של טכנולוגיות מתקדמות אלה בעולם הפיתוח ,בלי לנסות להיעזר בהן גם בתחזוקת המערכות הקיימות .למה לא לדרוש תיעוד של מודל הנתונים של מערכת קיימת? למה שלא ניישם את טכניקת שערי האיכות בתהליכי התחזוקה? למה שלא נשתמש בכלי BPM 11ההשלכות על מקצוע מנתחי המערכות ,כפי שכבר הערנו לעיל ,הן משמעותיות ביותר ואפשר שהגיע הזמן להגדיר מקצוע זה מחדש. עכ"פ ,המצב בו אין מנתח מערכות בתחזוקה איננו סביר .מקומו של מנתח/מהנדס מערכת בתחזוקה ובניהול השוטף הוא חיוני ביותר. העלייה השנייה ,43אזור 58002 ת.ד 122 .אזור 58190 www.methoda.co.il עמ' 5מתוך 14 טל03-6133336 : פקס03-6133435 : ניהול מערכות עמ' 6מתוך 14 מודרניים למיפוי תהליכים במערכות קנייניות? 12ובאופן דומה :שיטות ניהול תצורה ,מיפוי ממשקים, מדידת נפחים ,עומסים וביצועים ,תיעוד תהליכים ,התאמה לתקני אבטחת מידע וכו' .בודאי ובוודאי כלים לסקירת קוד קיים ו.Reverse Engineering - לשינוי גישה זה יש השלכות חשובות שרק חלק מהן נוכל לפרט במאמר זה .השינוי הוא לא במהות הנושאים ,שהרי הנדסת תוכנה היא הנדסת תוכנה כאמור ,אלא באופן בו אנחנו מסתכלים עליהם ומיישמים אותם; בעצם "הכפפתם" לעולם ניהול המערכות תחילה .הנושאים שבחרנו לתאר בקצרה הם: • השלכות על משאבי אנוש • תיעוד מערכות • מחזור חיי המערכת • פורטפוליו מערכות השלכות על משאבי אנוש -צוותי התחזוקה השינוי ,אולי המרכזי בהצעתנו ,הוא לבחון מחדש את כל הגישה הניהולית והארגונית של צוותי התחזוקה .לראות בהם גורם חדשני ומוביל בארגון ולא משני או נחות ביחס לצוותי הפיתוח .לשדרג באופן משמעותי את הרמה המקצועית והמיומנות שלהם ,להעלות את המורל שלהם ,לתת בידם את הכלים החדשניים ביותר ולדרוש מהם בהתאם :תיעוד ,ניהול תצורה ,ניהול ידע ,שימוש חוזר ,ניהול סיכונים ,אמידת עלויות ,ניהול שינויים ,ניהול גרסאות ,ערנות עסקית וכו' .לשים על הראש שלהם את הכובע של מנהלי מערכות ,לתת להם את התואר הזה ,להכשיר אותם לתפקיד הזה ,לטעת בהם את האחריות הגדולה שיש להם לגבי תפקודו העסקי של הארגון וחוסנו ,יחד עם מתן הרגשה וטפיחה על השכם ,שהם בעצם נושאים את הארגון על כתפיהם. מסלול קליטת אנשים חדשים בחברה יהיה ,עד כמה שניתן ,בניהול מערכות תחילה ולא בפיתוח! שם הם יכירו מקרוב את הארגון ומטרותיו ,שם הם ייחשפו לתהליכים העסקיים של הארגון ,לשיטות ולכלים המתקדמים של הנדסת תוכנה וניהול מערכות .חלק מתפקיד מנהלי המערכות הוא לחנוך את העובדים החדשים )הצעירים( .על אלה האחרונים ,אפשר להטיל את משימות התיעוד ,שהעובדים הוותיקים אולי לא תמיד אוהבים ,כחלק מהכשרתם ולימוד המערכת .מנהלי המערכות יימדדו ,בין השאר ,על קיום תיעוד מינימאלי )כפי שדורשים היום כל תקני האיכות והרגולציות( ,ויטילו זאת על "צעירי הצאן". תיעוד מערכות בהמשך לנושא הקודם ,תיעוד הוא כידוע נושא כאוב ,בפרט בישראל .בעולם הפיתוח וניהול הפרויקטים המצב לכאורה קצת יותר טוב ,משום שבעצם תהליך הפיתוח נדרש תיעוד כגון :מסמך ייזום ,מסמך אפיון ,RFP ,ניתוח סיכונים ,השוואת חלופות ,ניהול שיקופים וסקרים ,תרחישי בדיקות וכו' 13.אלא שהניסיון מלמד ,ולא רק בישראל ,שלעיתים קרובות ,הגולם קם על יוצרו ,ואנחנו טובעים בעודף תיעוד ובעודף פירוט; במסמכים עבי כרס שאין שכרם בצידם .גם כאן ,אפשר לצפות לשינוי כיוון 12המונח מערכות קנייניות ) (Legacyהפך בשנים האחרונות "לשק החבטות" של הענף .כשם נרדף למערכות מיושנות" ,דינוזאוריות". כדאי לזכור שני דברים :א ,במקרים רבים אלה המערכות שעדיין נותנות את "הלחם והחמאה" של כולנו .ב ,סביר שמערכות האג'ייל, ה Web -ובוודאי ה ERP -המודרניים של היום ,יהפכו למערכות הקנייניות של מחר ,אז כדאי שנזדרז כולנו ונלמד מהר איך מנהלים מערכות קנייניות. 13האמריקאים קוראים לתיעוד מסוג זה.The system-to-be documentation : העלייה השנייה ,43אזור 58002 ת.ד 122 .אזור 58190 www.methoda.co.il עמ' 6מתוך 14 טל03-6133336 : פקס03-6133435 : ניהול מערכות עמ' 7מתוך 14 שיתחיל דווקא בעולם ניהול מערכות ותחזוקה .ע"י שימוש בכלים וטכניקות חדשות ,ניתן לבנות, בקלות יחסית ,תיעוד מודולארי וקומפוננטיאלי )מרוכבב( המתמקד ברכיבים החשובים ביותר ,כל רכיב בנפרד ,ובהדרגה; יחד עם יכולת לחבר ולשזור הכל ל"ספר המערכת" אם וכאשר זה נדרש .מצב של "אפס תיעוד" הוא לעתים בסיס טוב יותר להכנסת טכניקות ,כלים ומתעדים )אנשי טכמרקום(, מאשר "עודף תיעוד" כפי שיש בפיתוח .תרשים ארכיטקטורה כללי ,תרשים ישויות המידע ,ERD טבלת ממשקים ,רשימת הדו"חות ,טבלת משתמשים והרשאותיהם ,טבלת נפחים ועומסים ,מנגנון אבטחת המידע וכו' ,הם דוגמאות לתיעוד מודולארי וקומפוננטיאלי .כל אחד מהם ייבנה בעזרת גלופה )תבנית( ייעודית ופשוטה; כל אחד מהם משקף באופן ברור חלק פעיל במערכת חיה ועובדת המשרתת את הארגון; לכל אחד מהם יש החזר השקעה ברור ומיידי בשיפור תהליכי התחזוקה והנצלת ידע. איור מס' : 3ערכה לתיעוד מערכות קיימות – MSD Modular System Documentation מחזור חיי מערכת הנושא אולי המדובר ביותר בניהול פרויקטים והנדסת תוכנה הוא מחזור חיים – ,Life Cycleנכון יותר מחזור חיי הפרויקט ) ,PLC (Project Life Cycleאו בשם שהיה מקובל בעבר SDLC (System ) .Development Life Cycleמונח זה מקבל מקום של כבוד בכל קורס של הנדסת תוכנה ובכל מתודולוגיה שמכבדת את עצמה .מתודולוגיות שונות מציגות ,כל אחת בתורה ,מחזור חיים כזה או אחר ,כאשר ההבדל ביניהם הוא שולי. איור מס' 4מציג מחזור חיים קלאסי של מערכת .IT העלייה השנייה ,43אזור 58002 ת.ד 122 .אזור 58190 www.methoda.co.il עמ' 7מתוך 14 טל03-6133336 : פקס03-6133435 : ניהול מערכות עמ' 8מתוך 14 איור מס' : 4מחזור חיים קלאסי ,כולל הוספת גרסאות ומהדורות ,חיבור לתכנית עבודה שנתית ותחקור מערכות. מחזור חיים זה ,כשמו כן הוא ,חושב "פיתוח" ,חושב "פרויקט" .הוספנו לו מצד אחד )צד שמאל למעלה( את הקשר לתכנית העבודה השנתית ,ומהצד השני )ימין למטה( את שלב תחקור והערכת מערכת )הפקת לקחים( .דגש חזק במחזור חיים זה מושם על שלבי התכנון )האפיון( והפיתוח )עיצוב ובנייה( .ואחריהם כמובן בדיקות והעברה לייצור .בקצה המנהרה יש שלב של "תפעול ותחזוקה" שבעצם איננו חלק מהותי של מחזור החיים .אין הגדרה ברורה מה בדיוק מצופה שיקרה שם ,אין הנחיות ברורות ו\או גלופות עבודה ,כפי שיש בשלבי הפיתוח .עצם ההכלה של תפעול ותחזוקה במשבצת אחת ואמירתם "בנשימה אחת" .ממחיש עד כמה עולם הפיתוח מנותק מעולם העשייה השוטפת. איור מס' 5מציג מחזור חיים של פיתוח בסבבים )יחידות מסירה(. העלייה השנייה ,43אזור 58002 ת.ד 122 .אזור 58190 www.methoda.co.il עמ' 8מתוך 14 טל03-6133336 : פקס03-6133435 : ניהול מערכות עמ' 9מתוך 14 איור מס' : 5מחזור חיים של פיתוח בסבבים ויחידות מסירה מחזור חיים של פיתוח בסבבים הוא היום המודל הנפוץ והמקובל ,בשל מספר גורמים כבדי משקל, ביניהם :הצורך בהיענות עסקית מהירה ) ,(Time to marketתקציבים מדודים ,הימנעות מהסתבכות בפרויקטים גדולים ,קבלת משוב מהשטח ועוד 14.אך יש לכך גם מחיר ,והוא ,הכנסת שלב התפעול והתחזוקה באופן הרבה יותר ברור אל תוך מחזור החיים של הפרויקט .שים לב לכל החיצים הנכנסים והיוצאים משלב זה ולקריטיות של בדיקות הרגרסיה! המחיר הוא בסיבוכיות של החזקת גרסה אחת בתפעול ובייצור ,יחד עם המשך הפיתוח במקביל .יד אחת מתפעלת ומתחזקת את המערכת ,כולל טיפול בתקלות ,הכנסת שינויים חיוניים וכו' ,בעוד היד השנייה מפתחת את יחידת המסירה הבאה שמהר מאד מתברר שאיננה המשך רציף ופשוט של יחידת המסירה הקודמת )יחידות המסירה הקודמות( .יש כאן משימה לא פשוטה של ניהול תצורה ותיאום בין התפעול והתחזוקה והמשך הפיתוח .תיקונים שהוכנסו ליחידת המסירה שבתפעול חייבים להיות מדווחים לצוותי הפיתוח העובדים על יחידת המסירה הבאה .אבל מבחינתנו ,זהו צעד גדול לכיוון התפיסה של ניהול מערכת כמשלימה לניהול פרויקטים .מבט ממוקד על המלבן התחתון שבאיור מס' , 5תפעול ותחזוקה ,יגלה לנו מחזור חיים חדש ושונה – מחזור חיים של מערכת .אבל אין צורך בזום או זכוכית מגדלת ,איור מס' 6מראה לנו את זה בבירור. 14ראה איור מס' 4לעיל שגם מודל פיתוח סדרתי \ קלאסי כולל תמיכה בגרסאות ומהדורות ,כך שההבדלים ביניהם הולכים ומטשטשים. מודל מפל המים )או מודל ,Vמודל Wאם משולב אבטיפוס( כבר מזמן אינו מקובל. העלייה השנייה ,43אזור 58002 ת.ד 122 .אזור 58190 www.methoda.co.il עמ' 9מתוך 14 טל03-6133336 : פקס03-6133435 : ניהול מערכות עמ' 10מתוך 14 איור מס' : 6מחזור חיים של מערכת – SLC System Life Cycle התהפכה התמונה! המבט כעת הוא על מחזור חיי מערכת IT System Life Cycle -שכולל תחזוקה שוטפת ועדכונים תקופתיים ,לצד "יציאה" לעולם ניהול הפרויקטים לצורך הוספת יחידות מסירה )מהדורה( או אפילו פיתוח דור חדש לגמרי של המערכת .כולל אפשרות שפיתוח זה מתבצע על מספר מערכות במקביל ועתיד לשנות את עצם הגדרתן .ראייה זו של ניהול פרויקטים כנובע מניהול מערכות, תגרום ,כך אנו מקווים ,לבחינה מתמדת של חלופות פשוטות וזולות יותר ,כולל תהליכי Reengineering והנצלת מערכות .ובמקרה של החלטה בכ"ז על פיתוח דור חדש ,תגרום להנצלת ידע ומיצוי התובנה והניסיון המצטבר במערכת הקיימת .נדירים המקרים בימינו שארגון מפתח מערכת חדשה מהיסוד, מסוג ואופי שלא היו מוכרים מקודם. "אין צורך להמציא את הגלגל ,צריך רק לשייף ולשמן גלגלים קיימים" )משה המוסכניק(. העלייה השנייה ,43אזור 58002 ת.ד 122 .אזור 58190 www.methoda.co.il עמ' 10מתוך 14 טל03-6133336 : פקס03-6133435 : ניהול מערכות עמ' 11מתוך 14 פורטפוליו פרויקטים או מערכות כלי מרכזי בניהול מערכות הוא הפורטפוליו – .Systems Portfolio Managementפורטפוליו הוא בעצם רשימה פשוטה של כל המערכות בארגון שניתן למיינה בחתכים שונים ועל פי מאפיינים כגון: • זיהוי ושם המערכת ,מהדורה\גרסה • לקוח עיקרי )בעל המידע( • מנהל אחראי )ביחידת (IT • משאבי אנוש – מתחזקים ומומחים • טכנולוגיה ותשתיות • תקציב :הקצאה ,ניצול • מידע לניהול התחזוקה :לוג שינויים ,לוג תקלות ,לוג דרישות • מדדים ומחוונים )אינדיקאטורים( Dashboard - פורטפוליו בנוי בהיררכיה דו-כיוונית" .כלפי מעלה" -סיכום מידע ו"תמונת מצב" למנהלים; "כלפי מטה" -אפשרות Drill-downלמידע פרטני ומקצועי .מהרשימה הכללית ,תהיה בד"כ הפניה לסטאטוס מורחב של המערכת ומשם ,בהתאם לצורך ,לתיקיית )פורטל( המערכת המכילה את כל מידע הקשור במערכת :תיעוד ,נהלים ,אירועים ,כלים ,צוותים ,ספקים חיצוניים ,היסטוריה וכו' .פורטפוליו מערכות מתחבר היטב לנושא ניהול נכסים ושירותים ,כמוגדר ,למשל ,במסגרת .ITILניתן להחיל את השימוש בפורטפוליו בעזרת כלי האופיס )אקסל הוא כלי מעולה לניהול פורטפוליו( וליישם כלים מתקדמים יותר בהדרגה ולפי הצורך ובשלות הארגון .פורטפוליו המערכות ינוהל בנפרד ,אך בקשר הדוק עם פורטפוליו הפרויקטים בפיתוח – ,Projects Portfolio Managementכמוצג באיור מס' .7 איור מס' :7פורטפוליו מערכות ופורטפוליו פרויקטים העלייה השנייה ,43אזור 58002 ת.ד 122 .אזור 58190 www.methoda.co.il עמ' 11מתוך 14 טל03-6133336 : פקס03-6133435 : ניהול מערכות עמ' 12מתוך 14 נושא חשוב ומעניין שלא נוכל להתייחס אליו במאמר זה ,רק להזכירו ,הוא נושא התשתיות – מערכות התשתית כמשלימות למערכות המידע .במילים אחרות ,איך מנהלים פורטפוליו מערכות תשתית לצד פורטפוליו מערכות המידע )ושניהם ,לצד פורטפוליו הפרויקטים :מידע ותשתית(. איור מס' :8חיתוך מערכות מידע ותשתיות ניהול פורטפוליו היא משימה מרכזית של פונקצית (Office of the CIO) OCIOושל מנהל ITבארגון. נושאים משלימים לגישת ניהול מערכות המוצעת במאמר זה ,יש השלכות על תחומים ונושאים רבים שלא נוכל לפרט כאן .נזכיר רק כמה מהם בקיצור רב. – SOAתהליכים חוצי ארגון שיטת/טכנולוגיית (Service Oriented Architecture) SOAהיא ללא ספק בשורה חשובה שתופסת בהדרגה את מקומה בעולם ITוהניהול העסקי ובצמידות ביניהם .ה"בשורה" החשובה של SOAהיא ביסוס מערכות ITעל תהליכי שירות חוצי ארגון המותאמים לפעילות הארגון ולתהליכים העסקיים שלו ולא למבנה ההיסטורי והקשוח של מערכות מידע הקיימות .הדרך "הטבעית" למימוש ארכיטקטורת SOAהיא בנייה של מערכות מידע חדשות המבוססות על ארכיטקטורה זו ועל גישת (Business Process Management) BPMהמשלימה וכן טכנולוגיית .(Enterprise Service Bus) ESBעם זאת ,הניסיון שנצבר עד כה ,מראה שביסוסה של ארכיטקטורת SOAעל עולם הפיתוח וניהול הפרויקטים אינו מספק .חשיבה מחודשת של SOAכמחוברת לעולם ניהול המערכות ,תוך הסתמכות רבה על תהליכי ,Reengineeringשיפור ממשקים והנצלת מערכות קיימות ,עשויה לקדם את הנושא בצורה הרבה יותר מהירה ומעשית ,גם אם לא אופטימאלית. מבט חדש על ניהול דרישות נושא זה נזכר כבר בעקיפין ,בפיסקה לעיל על שינוי התפיסה של מחזור חיי מערכת מול מחזור חיי הפרויקט .חלק ניכר מעולם "ניהול הדרישות" מוכוון פיתוח ומסייע בעצם בתהליכי האפיון .יש העלייה השנייה ,43אזור 58002 ת.ד 122 .אזור 58190 www.methoda.co.il עמ' 12מתוך 14 טל03-6133336 : פקס03-6133435 : ניהול מערכות עמ' 13מתוך 14 התייחסות מתודולוגית נרחבת לנושא ,בעולם הפיתוח ,כולל חלוקה לדרישות משתמש ,דרישות פונקציונאליות ודרישות מערכת ומעקב אחריהם לאורך שלבי הפרויקט .ארגונים משקיעים לא מעט בהטמעת שיטות ,כלים והדרכות בנושא חשוב זה ,לצד יצירת ציפיות גבוהות מהמשתמשים )הלקוחות( לגבי יכולות המערכות החדשות .לדעתנו ,כדאי לשקול להנחיל תהליכי ניהול דרישות בעולם ניהול המערכות תחילה ,או לפחות במקביל לעולם הפיתוח ,כפי שאכן קורה בפועל בארגונים רבים .לנושא זה יש קשר הדוק עם הנושא הבא. רת"ק ITBR - רת"ק )רפרנט תקשוב( או ) ITBR (IT Business Representativeהוא נציג המשתמשים או מומחה היישום ,ומשמש איש קשר דו-צדדי בין הלקוח )אגף בארגון הנעזר בשירותי מחלקת ,ITאליו הוא שייך במבנה הארגוני( ובין מחלקת 15.ITתפקידו לרכז את כל דרישות הלקוח )המשתמשים( ,לתעדף אותם ,לעקוב אחר הביצוע ,לאשר אפיונים ,לתעדף ולאשר שינויים ,להשתתף בבדיקות ,לסייע בהטמעת המערכת וכו' .ארגונים רבים מכירים יותר ויותר בנחיצות פונקציה זו ,הן בפיתוח והן בתחזוקה השוטפת ,אך מתקשים באשר לאופן מימושה .לדעתנו ,כדאי לשקול לממש פונקציה זו בעולם ניהול המערכות תחילה ,או לפחות במקביל לעולם הפיתוח ,כפי שאכן קורה בפועל בארגונים רבים. הערכת מערכות – System Assessment הערכה תקופתית של מערכת היא תהליך מרכזי בניהול מערכות .גם כאן ,חשוב להדגיש שלא מדובר בהערכת הפרויקט )תחקור( המתבצעת ,בארגונים רבים X ,שבועות או חודשים לאחר סיום הפרויקט במטרה להפיק לקחים וללמוד ממנו לטוב או לרע ,לגבי ניהול פרויקטים בארגון .מדובר בהערכת המערכת ,היינו בדיקה תקופתית של עמידתה בארבעת מדדי האיכות העליונים ,כולם או חלקם: .1רלוונטיות עסקית – פונקציונאלית .2טכנולוגיה והנדסיות .3כלכליות ,עלויותROI , .4מינהל וחוקתיות תוצאות הערכת המערכת תקבע אם יש תוחלת בהמשך ניהול המערכת בשיטות שציינו לעיל ,או שיש לבצע פעולה יסודית יותר של שידוד מערכות :איחוד מערכות ,פיצול המערכת ,התמרת הטכנולוגיה \או היישום ,היינו מעבר לניהול פרויקט. בתהליך הערכת מערכת באה לידי ביטוי בצורה מיטבית טכניקת התיעוד הקומפוננטיאלי .תיעוד זה ישרת את תהליך ניהול הפרויקט אם וכאשר יוחלט עליו. סיכום במאמר זה ,ניסינו להעמיד את עולם "ניהול המערכות" כשווה ערך )לפחות( לעולם ניהול הפרויקטים ולטעון שבהסטת תשומת לב הנהלת ITוהנהלת ארגון האם לכיוון של ניהול מערכות ,עשוי הארגון 15לפונקציה זו יש שמות רבים ,IT Business Coordinator ,BRM (Business Representative Manager) :מת"ק )מתאם תקשוב( ,משתמש מוביל ואולי גם מה שמתודולוגיית אג'ייל מכנה .Product Ownerבמפת"ח הוא נקרא :לקוח – מומחה היישום. אנחנו בחרנו ברת"ק – ITBRכשם זמני .מדהים לגלות שלפונקציה כ"כ חשובה ומרכזית ,אין שם מוסכם!. העלייה השנייה ,43אזור 58002 ת.ד 122 .אזור 58190 www.methoda.co.il עמ' 13מתוך 14 טל03-6133336 : פקס03-6133435 : ניהול מערכות עמ' 14מתוך 14 לקבל תשואה משמעותית על נכסיו הקיימים והחזר השקעה מיידי על הכנסת תכנים ,כלים וטכנולוגיות חדשות .התשואה הכפולה של ניהול מערכות נובעת מהגורמים הבאים: .1ייצוב הקיים וסיוע לתפעול העסקי השוטף .השקעה במה שמביא לארגון את ההכנסות היום ,לא מחר, .2שיפור מיידי של יכולת תגובה עסקית מהירה – – Time to marketבלי לחכות לפרויקטים גדולים חדשים, .3שדרוג והנצלת מערכות קיימות .חיסכון בפיתוחים מיותרים, .4סיוע לפיתוחים חדשים ע"י הנצלת ידע ,שימוש חוזר ותהליכי ,Reengineering .5שילוב טכנולוגיות וכלים חדישים באופן מדוד והדרגתי הנותן החזר השקעה קצר טווח, .6ניצול מיטבי של משאבי אנוש של הארגון ,שדרוג כח האדם שבתחזוקה ,העלאת המורל והמוטיבציה ,הגדרה מחודשת של מסלול הכניסה של עובדים חדשים לארגון. הדגש על ניהול מערכות אינו פוגע בניהול פרויקטים ולא בא במקומו .לזה האחרון ,שמור מקום של כבוד בעולם ניהול ITותחומים אחרים .השמת הדגש על ניהול מערכות ,מלבד היתרונות המיידיים שהיא נותנת לארגון כאמור ,גורמת לניהול פרויקטים להיות בוגר ואחראי יותר .כל פרויקט נולד מצורך אמיתי כאשר ניהול מערכות מיצה את עצמו .כל פרויקט בא מעולם העשייה של הארגון וחוזר אליו ולא מתיימר ליצור "עולם חדש" מן היסוד .המשותף בין שני העולמות רב מהמפריד כפי שמוצגת באיור מ' 9המסכם. איור מס' :9בין ניהול מערכות וניהול פרויקטים – רב השווה מהמפריד. העלייה השנייה ,43אזור 58002 ת.ד 122 .אזור 58190 www.methoda.co.il עמ' 14מתוך 14 טל03-6133336 : פקס03-6133435 :
© Copyright 2024