‫אגף משאבי אנוש‬ ‫מדריך למאשר נוכחות‬ ‫תוכן העניינים‬ ‫‪ .1‬ברוכים הבאים לחילן‪-‬נט ‪2........................ ................................ ................................‬‬ ‫‪ .2‬הכניסה למערכת ‪2.................................... ................................ ................................‬‬ ‫‪ .3‬היכרות עם דף הבית ‪3.............................. ................................ ................................‬‬ ‫‪ .4‬מידע למאשר נוכחות ‪4............................. ................................ ................................‬‬ ‫‪ 4.1‬צפייה בנתוני עובד ‪4....................................................................................................‬‬ ‫‪ 4.2‬אישור דיווחי עובד ‪5....................................................................................................‬‬ ‫‪ .5‬איתור עובדים ‪9........................................ ................................ ................................‬‬ ‫‪ 5.1‬עץ ארגוני ‪9.................................................................................................................‬‬ ‫‪ .6‬האצלת סמכות ‪10 ..................................... ................................ ................................‬‬ ‫‪ .7‬דוחות ניהוליים ‪11 .................................... ................................ ................................‬‬ ‫‪ 7.1‬רשימת דוחות נפוצים ‪13 ..............................................................................................‬‬ ‫‪1‬‬ ‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬ ‫‪ .1‬ברוכים הבאים לחילן‪-‬נט‬ ‫● מערכת חילן‪-‬נט הינה מערכת עדכון נוכחות אינטרנטית לכל העובדים שמדווחים נוכחות‪.‬‬ ‫● העובדים יחתימו נוכחות בשעון הנוכחות‪.‬‬ ‫עדכוני נוכחות והיעדרות יושלמו בהזנה במערכת ויחייבו אישור של מאשר הנוכחות‪.‬‬ ‫● ניתן לצרף אישורים סרוקים ישירות לתוך המערכת‪.‬‬ ‫● ניתן לעדכן נתונים רק כשהמערכת פתוחה לעדכון‪.‬‬ ‫בדף הבית של המערכת רשומים התאריכים בהם המערכת סגורה‪.‬‬ ‫‪ .2‬הכניסה למערכת‬ ‫על מנת להיכנס למערכת מתחברים ל‪ mytau.tau.ac.il :‬עם שם המשתמש והסיסמה‬ ‫האוניברסיטאיים ובוחרים בחילן‪-‬נט נוכחות ושכר‪.‬‬ ‫לאחר הבחירה יש לעקוב אחר הוראות הכניסה המופיעות במכתב ברוכים הבאים למערכת‬ ‫חילן‪-‬נט‪.‬‬ ‫יש לשים לב כי מדובר בשתי סיסמאות נפרדות‪ :‬אחת ל‪ mytau-‬ושנייה לחילן‪-‬נט‪.‬‬ ‫* בבעיות כניסה למערכת ובבעיות הזנה יש לפנות למוקד התמיכה בטלפון (‪.640)8888‬‬ ‫** בבעיות הקשורות לכללי הנוכחות יש לפנות לרפרנט הנוכחות ביחידה‪.‬‬ ‫*** המידע העדכני לכניסה למערכת נמצא באתר משאבי אנוש‪hrweb.tau.ac.il :‬‬ ‫‪2‬‬ ‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬ ‫‪ .3‬היכרות עם דף הבית‬ ‫עם הכניסה למערכת מוצג דף הבית‪ ,‬המכיל ארבעה אזורי ניווט‪:‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪A‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪4‬‬ ‫‪3‬‬ ‫פירוט‪:‬‬ ‫‪ .1‬רצועת הניווט הראשית – כוללת את לשונית הנוכחות ולשונית ההגדרות האישיות‪.‬‬ ‫‪ .2‬פירוט השגויים שלי וקישור לטיפול מהיר‪ -‬יפורט במסמך נפרד למדווח נוכחות‪.‬‬ ‫הפירוט מתייחס גם לנוכחות האישית של מאשר הנוכחות במידה ומחויב בדיווח‬ ‫נוכחות‪.‬‬ ‫‪ .3‬פירוט המשימות שלי וקישור לטיפול מהיר‪ -‬מציג את דיווחי העובדים הכפופים לי‬ ‫הדורשים את אישורי‪.‬‬ ‫‪ .4‬הודעות לעובד – הודעות אישיות ו‪/‬או הודעות האוניברסיטה‪ ,‬במידה וקיימות‪.‬‬ ‫‪3‬‬ ‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬ ‫‪ .4‬מידע למאשר נוכחות‬ ‫‪ 4.1‬צפייה בנתוני עובד‬ ‫למאשר נוכחות אפשרות צפייה בנתוני עובדיו‪ ,‬על פי ההרשאות שהוגדרו עבורו‪.‬‬ ‫על מנת לצפות בנתוני עובד ניתן לבחור בכל אחד ממסכי המערכת‪ ,‬תחת לשונית נוכחות‪.‬‬ ‫לדוגמה‪ ,‬נבחר בלשונית נוכחות‪ ,‬מסך יומן תיקונים‪:‬‬ ‫במסך המתקבל ניתן לדפדף בין העובדים במספר דרכים‪:‬‬ ‫‪ .1‬איתור עובד על ידי הקלדת שם העובד בתיבת החיפוש‪.‬‬ ‫‪ .2‬דפדוף באמצעות חיצי המערכת‪.‬‬ ‫‪ .3‬בחירה מתוך רשימות המערכת‪.‬‬ ‫‪4‬‬ ‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬ ‫‪ 4.2‬אישור דיווחי עובד‬ ‫כל דיווח ידני של עובד דורש אישור ממאשר הנוכחות ויוצר משימה לטיפולו‪.‬‬ ‫בדף הבית תוצג בפני מאשר הנוכחות רשימת המשימות לטיפולו‪ ,‬בצידו הימני התחתון של המסך‪:‬‬ ‫כמו כן‪ ,‬יוצג בכל רגע נתון קישור בראש המסך למספר המשימות לטיפול מאשר הנוכחות‪:‬‬ ‫‪5‬‬ ‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬ ‫על מנת לאשר דיווח נוכחות של עובד נלחץ על הקישור לטיפול‪:‬‬ ‫לחיצה על "לטיפול" מעבירה את מאשר הנוכחות למסך אישור נוכחות‪.‬‬ ‫במסך זה מוצגים דיווחי העובד לחודשים הנבחרים‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫דיווחים לאישור מאשר הנוכחות מוצגים בשורות צהובות‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫דיווחים חסרים בשורות ורודות‪ -‬נדרש דיווח ע"י העובד ולא ניתן לאישור בשלב זה‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫לאישור דיווח נסמן ‪ ‬בעיגול האישור ולאחר מכן נלחץ על כפתור שמור‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫לדחיית הדיווח נסמן ‪ ‬בעיגול הדחייה‪.‬‬ ‫‪ o‬תקפוץ חלונית שבה נכתוב את סיבת הדחייה‪.‬‬ ‫‪ o‬נלחץ על שמור וסגור‪.‬‬ ‫‪ o‬לסיום התהליך נלחץ על כפתור שמור שנמצא בתחתית השמאלית של המסך‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫במידה והעובד הזין הערה נוכל לעמוד מעל צלמית הערות על מנת להציגה‪.‬‬ ‫חשוב לקרוא את הערות העובד לעדכונים הידניים שביצע‪.‬‬ ‫‪6‬‬ ‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬ ‫ניתן לשנות את טווח התאריכים על ידי בחירה בחודש התחלה וחודש סיום‪:‬‬ ‫ניתן לסנן את רשימת הדיווחים ולהציג את כל הדיווחים‪/‬אלו שדורשים אישור‪/‬שגויים‪:‬‬ ‫על מנת לעבור לעובד הבא ניתן לדפדף בחיצי המערכת או ללחוץ על הקישור למשימות‬ ‫לטיפול‪ ,‬בראש המסך‪:‬‬ ‫אפשרות נוספת היא דפדוף אך ורק בין העובדים הדורשים אישור‪.‬‬ ‫על מנת לעשות זאת נלחץ על כפתור בחירת רשימה‪ .‬המערכת יוצרת רשימות באופן דינמי‪,‬‬ ‫בוחרים ברשימה חסר אישור נוכחות ומדפדפים עם חיצי המערכת‪.‬‬ ‫‪7‬‬ ‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬ ‫ניתן להשתמש באשף אישור הנוכחות‪.‬‬ ‫בדף הבית יש ללחוץ על קישור לטיפול במשימות נוכחות באמצעות האשף לחץ כאן‪:‬‬ ‫לחיצה על הקישור תפתח מסך מסונן‪ ,‬שמציג אך ורק את העובדים שלהם קיימים דיווחים‬ ‫שדורשים את אישור מאשר הנוכחות‪.‬‬ ‫לחיצה על שם העובד (בצד ימין של המסך) תציג רק את הדיווחים שדורשים אישור‪:‬‬ ‫אישור דיווחי עובד ‪ -‬סיכום הפעולות‪:‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫‪.2‬‬ ‫‪.3‬‬ ‫‪.4‬‬ ‫‪8‬‬ ‫בדף הבית באזור משימות לטיפולי לוחצים על קישור לטיפול‪.‬‬ ‫במסך שמתקבל מאשרים את הדיווחים הרצויים‪.‬‬ ‫לוחצים על כפתור שמור‪.‬‬ ‫עוברים לעובד הבא על ידי לחיצה על הקישור למספר המשימות בראש‬ ‫המסך‪.‬‬ ‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬ ‫‪ .5‬איתור עובדים‬ ‫במסך זה ניתן לאתר עובד‪ ,‬מתוך רשימת כפיפיו של מאשר הנוכחות‪.‬‬ ‫על מנת לאתר עובד נכנס ללשונית ניהול ונבחר במסך איתור עובדים‪.‬‬ ‫במסך שנפתח מוצגים שתי לשוניות‪:‬‬ ‫‪ .1‬עץ ארגוני‪.‬‬ ‫‪ .2‬חיפוש עובד‪.‬‬ ‫‪ 5.1‬עץ ארגוני‬ ‫לשונית זו מציגה את היררכית העובדים והפעולות שנדרש לבצע לגביהם עפ"י הצלמית שבמקרא‪.‬‬ ‫בראש המסך ניתן לאתר עובד על פי שם העובד או ת‪.‬ז‪ .‬או על ידי שימוש בשדות החיפוש‪.‬‬ ‫בנוסף ניתן ללחוץ על כפתור חיפוש מתקדם‪ ,‬לאפשרויות חיפוש נוספות‪.‬‬ ‫לחיצה על שמו של עובד מסוים תציג תפריט אפשרויות המאפשר אפשרויות ניווט כגון‪:‬‬ ‫צפייה ועדכון בנתוני העובד ואישור דיווחיו הידניים‪ ,‬על פי הרשאת מאשר הנוכחות‪:‬‬ ‫בכל מקרה של חוסר תאימות בעץ האירגוני (עובדים לא קיימים‪/‬לא מתאימים) נא לפנות לאדמין‬ ‫היחידה (שם האדמין מופיע בדף הבית של המערכת)‪.‬‬ ‫‪9‬‬ ‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬ ‫‪ .6‬האצלת סמכות‬ ‫למאשר הנוכחות קיימת אפשרות להאציל בהיעדרו את סמכויות הטיפול בעובדים ואישור‬ ‫דיווחיהם לגורם אחראי ממלא מקום‪.‬‬ ‫הגורם שנבחר כמואצל יקבל הרשאת צפייה בנתוני הכפיפים ויוכל לאשר‪/‬לעדכן את נתוני‬ ‫הנוכחות שלהם‪ ,‬בזהה להרשאת מאשר הנוכחות המאציל‪ ,‬לכן יש לשקול היטב את העיתוי‬ ‫והגורם להאצלת הסמכות‪.‬‬ ‫ניתן להאציל את הסמכות לתקופה של עד ‪ 60‬יום‪.‬‬ ‫על מנת לבצע את האצלת הסמכות עליך לפנות לאדמין היחידה אשר יבצע את ההאצלה במערכת‪.‬‬ ‫שם האדמין מופיע בדף הבית של המערכת‪.‬‬ ‫‪10‬‬ ‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬ ‫‪ .7‬דוחות ניהוליים‬ ‫במערכת סט של דוחות ניהוליים לשימוש מאשר הנוכחות‪.‬‬ ‫הדוחות מוצגים בחלוקה לשלוש קטגוריות‪:‬‬ ‫‪ ‬נוכחות גולמי – מכיל דוחות שהנתונים בהם הינם לפני חישוב‪ ,‬לדוגמה‪ :‬דיווחים‬ ‫שגויים‪ ,‬יומן תיקונים‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫נוכחות מחושב – מכיל דוחות שהנתונים בהם לאחר חישוב יומי‪/‬חודשי‪,‬‬ ‫לדוגמה‪ :‬דוח ניצול חופשה‪ ,‬מחלה‪ ,‬שעות נוספות‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫משאבי אנוש – לדוגמה‪ :‬ימי הולדת ואלפון עובדים‪.‬‬ ‫על מנת להציג את רשימת הדוחות בוחרים בלשונית דוחות ניהוליים‪:‬‬ ‫לאחר הבחירה בסוג הדוח יוצג מסך בו ניתן לבחור את הפרמטרים הבאים‪:‬‬ ‫‪11‬‬ ‫‪‬‬ ‫טווח התאריכים הרצוי‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫האוכלוסייה המשתתפת – כל העובדים (הכפיפים שלי והכפיפים שלהם)‪ ,‬עובדים‬ ‫הכפופים לי ישירות או עובדים על פי בחירה מרשימה‪ .‬במידה ונלחץ על כפתור בחירת‬ ‫עובדים נוכל לבחור עובדים ספציפיים לדוח או את אחת מרשימות העובדים שיצרנו‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫סוג הפלט – ‪ PDF , Excel ,HTML‬או ישירות להדפסה‪.‬‬ ‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬ ‫‪‬‬ ‫מומלץ לבחור בפורמט ‪ HTML‬כיוון שהפלט הוא קליקבילי (לחיץ) וניתן לגשת‬ ‫ישירות לנוכחות העובד ע"י לחיצה על שם העובד או על מספר העובד‪.‬‬ ‫בנוסף‪ ,‬לאחר הפקת דוח ‪ HTML‬ניתן להמירו ל‪ Excel-‬או להדפיסו ע"י לחיצה‬ ‫על האופציה הרצויה בצד השמאלי העליון של הדוח‪.‬‬ ‫בדוחות מסוימים נוכל לבחור פרמטרים נוספים‪ ,‬המתאימים לסוג הדוח‪ .‬לדוגמה בדוח דיווחי‬ ‫נוכחות והיעדרות נוכל לבחור את כל סוגי ההיעדרות או היעדרות מסוימות בלבד‪:‬‬ ‫על מנת להפיק את הדוח לוחצים על כפתור בצע‪.‬‬ ‫‪12‬‬ ‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬ ‫‪ 7.1‬רשימת דוחות נפוצים‬ ‫נוכחות גולמי‪:‬‬ ‫‪‬‬ ‫דיווחים לא מאושרים ‪ -‬דיווחי עובדים שעדיין לא אושרו על ידי מאשר הנוכחות‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫נוכחות והיעדרות מרוכז ‪ -‬דיווחי נוכחות והיעדרות לפי יום‪ ,‬כולל התייחסות לאישור‬ ‫מאשר הנוכחות וכן את פרטי המדווח (ניתן להפיק כדף נפרד לכל עובד ע"י לחיצה על‬ ‫קיבוץ לפי עובד)‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫דיווחי נוכחות חסרים ‪ -‬עובדים שחסרה להם כניסה ו‪/‬או יציאה ו‪/‬או דיווח יום שלם‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫דיווחי נוכחות היעדרות ‪ -‬בדוח זה ניתן לבחור סמל ספציפי מדווח‪ ,‬לדוגמא כל העובדים‬ ‫שדיווחו חופשה בתקופה שנבחרה‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫דיווחים שגויים ‪ -‬ניתן לבחור שגוי ספציפי‪ ,‬או מספר שגויים‪ ,‬לדוגמא כל העובדים שחסר‬ ‫להם טופס אישור‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫יומן תיקונים ‪ -‬מכיל את כל הדיווחים הידניים שנעשו במערכת לעובד‪ ,‬כולל זמן דיווח‬ ‫ופרטי מדווח (קובץ לוג)‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫יומן תיקונים מסוכם ‪ -‬מכיל את סך הדיווחים הידניים לכל עובד‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫דוח האצלות סמכות ‪ -‬תמונת מצב של האצלות סמכות במערכת‪.‬‬ ‫נוכחות מחושב‪:‬‬ ‫‪13‬‬ ‫‪‬‬ ‫היעדרויות ‪ -‬מכיל את מכסת ניצול זכות ויתרת ההיעדרות‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫נוכחות מחושבים יומי ‪ -‬נתונים מגיליון הנוכחות מפורטים ברמה יומית‪.‬‬ ‫‪‬‬ ‫נוכחות מחושבים חודשי – נתונים מגיליון הנוכחות מסוכמים ברמה חודשית‪.‬‬ ‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬