‫מיכפל נוכחות‬
‫מהשעון‪...‬לתלוש בלחיצת כפתור‬
‫הוראות הפעלה‬
‫© מיכפל מיקרו מחשבים (‪ )3891‬בע"מ‪ .‬כל הזכויות שמורות‪.‬‬
‫המסגר ‪ 45‬תל אביב ‪,41235‬טל‪ 31-4423383 .‬פקס ‪31-4423393‬‬
‫‪I‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫תוכן העניינים‬
‫‪.1‬מבוא ‪4 ................................................................................................................‬‬
‫‪.3.3‬מטרת החוברת ‪5 ....................................... ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.3.2‬שרות הנוכחות של מיכפל ‪5 ......................... ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.2‬הגדרת ימי עבודה ‪5 ...............................................................................................‬‬
‫‪.2.3‬ימי עבודה ‪4 .............. ................................ ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.3‬הגדרת משרות‪6 ....................................................................................................‬‬
‫‪.1.3‬משרות ‪4 ................... ................................ ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.4‬הגדרת הסכמי העברה לשכר ‪7 .................................................................................‬‬
‫‪.5.3‬הסכם העברה לשכר ‪1 ................................ ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.5.2‬הגדרת שורת העברה לשכר ‪9 ....................... ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.5‬הגדרת אירועים ‪9 ..................................................................................................‬‬
‫‪.4.3‬כללי ‪8 ...................... ................................ ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.4.2‬הגדרת אירוע ‪8 .......... ................................ ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.6‬הגדרת ימים מיוחדים ‪11 ........................................................................................‬‬
‫‪.4.3‬כללי ‪33 .................... ................................ ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.4.2‬הגדרת יום מיוחד ‪33 .................................. ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.4.1‬קישור יום מיוחד למשרות ‪33 ...................... ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.7‬שונות ‪12 .............................................................................................................‬‬
‫‪.1.3‬כללי ‪32 .................... ................................ ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.8‬קישור עובד לנוכחות וסדר עבודה מומלץ‪13 .................................................................‬‬
‫‪.9.3‬קישור עובד למערכת הנוכחות ‪31 ................ ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.9.2‬סדר עבודה מומלץ ‪35 ................................. ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.9‬מיכפל שעון ללא שעון (ש‪.‬ל‪.‬ש) ‪15 .............................................................................‬‬
‫‪.8.3‬כללי ‪34 .................... ................................ ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.8.2‬הפעלת מיכפל ש‪.‬ל‪.‬ש ‪34 .............................. ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.8.1‬דיווח היעדרות במיכפל ש‪.‬ל‪.‬ש ‪34 ................. ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.8.5‬דיווח פרויקטים במיכפל ש‪.‬ל‪.‬ש ‪34 ............... ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.8.4‬מנהל מערכת במיכפל ש‪.‬ל‪.‬ש ‪31 ................... ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.11‬נוכחות ‪18 ..........................................................................................................‬‬
‫‪.33.3‬קליטת נתוני נוכחות ‪39 ............................ ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.33.2‬טיפול בתקלות ‪38 .................................... ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.33.1‬עדכון ידני של נתוני נוכחות ‪23 ................... ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.33.5‬דיווח אירועים ‪23 .................................... ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.33.4‬עדכון אירועים ‪22 .................................... ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.33.4‬יום מיוחד פרטי ‪22 .................................. ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.11‬מהנוכחות לשכר‪23 ..............................................................................................‬‬
‫‪.33.3‬העברת נתוני נוכחות לעובד בודד ‪21 ........... ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.33.2‬העברת נתוני נוכחות לקבוצות עובדים ‪25 ................................... ................................ ................................‬‬
‫‪.12‬דוחות ‪25 ...........................................................................................................‬‬
‫‪.32.3‬דוח נוכחות ‪24 ......................................... ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.32.2‬שמירת דוחות נוכחות ‪24 .......................... ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.32.1‬דוחות פרטיים ‪24 .................................... ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪2‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪.32.5‬דוחות נוכחות ב ‪21 ....................... ................................ ................................ ................................ Excel‬‬
‫‪.13‬עזרה ועזרים ‪28 ..................................................................................................‬‬
‫‪.31.3‬עזרה (‪29 ..................................... ................................ ................................ ................................ )Help‬‬
‫‪.31.2‬לחצני הפעלה במערכת הנוכחות ‪28 ............ ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪.31.1‬התפריט הצף ‪13 ...................................... ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪1‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪ .1‬מבוא‬
‫‪ .1.1‬מטרת החוברת‬
‫חוברת זו תסייע למשתמשים חדשים בהפעלת תוכנת הנוכחות של מיכפל‪.‬‬
‫בחוברת זו תמצאו בין השאר מידע על‪:‬‬
‫‪ ‬הגדרה‪/‬עדכון של ימי עבודה‪ ,‬משרות‪ ,‬והסכמי העברה לשכר‪.‬‬
‫‪ ‬סדר עבודה מומלץ‪.‬‬
‫‪ ‬מיכפל ש‪.‬ל‪.‬ש‪.‬‬
‫‪ ‬עדכון נתוני נוכחות ואירועים‪.‬‬
‫‪ ‬העברת נתוני נוכחות לשכר‪.‬‬
‫‪ ‬הפקת דוחות נוכחות‪.‬‬
‫החוברת תוכננה לשמש כחומר עזר בתפעול תכנת הנוכחות ואינה באה להחליף את ההדרכה‬
‫הראשונית ואת ההסברים הניתנים באמצעות מסכי העזרה של התכנה‪ ,‬ראה פרק ‪ 13‬בחוברת‬
‫זו‪.‬‬
‫** שימו לב ‪ -‬חוברת זו מתייחסת אך ורק להיבט התפעולי של התוכנה‪.‬‬
‫** למען הנוחות בלבד‪ ,‬החוברת כתובה בלשון זכר‪.‬‬
‫‪ .1.1‬שרות הנוכחות של מיכפל‬
‫תכנת הנוכחות של מיכפל היא תכנה קלה להפעלה וידידותית למשתמש‪ .‬אנו משוכנעים‬
‫שתצליחו להפעיל את התכנה בקלות‪ .‬יחד עם זאת‪ ,‬בצעדיך הראשונים – ייתכן ויהיו לך‬
‫שאלות‪.‬‬
‫אל תהססו לפנות אלינו בכל בעיה‪.‬‬
‫השרות פועל‪:‬‬
‫בימים א' – ה' בין השעות ‪( 9:33 – 34:33‬בימי א‪-‬ה שבין ה‪ 3 -‬ל‪ 8 -‬לחודש ‪)9:33 – 31:33‬‬
‫בימי ו' בין השעות ‪( 9:33 – 32:33‬בימי ו' שבין ה ‪ 3-‬ל ‪ 8‬לחודש)‬
‫ניתן לפתוח קריאות שרות לתוכנת הנוכחות של מיכפל גם באמצעות המייל‪.‬‬
‫מספר הטלפון שלנו‪:‬‬
‫שרות‪( 31 – 4423383 :‬רב‪-‬קווי)‬
‫פקס‪31 -4431183 :‬‬
‫‪5‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪ .1‬הגדרת ימי עבודה‬
‫‪ .1.1‬ימי עבודה‬
‫לחץ על הכפתור‬
‫במסך שיתקבל‪ ,‬בחר בחוצץ ימי עבודה‪.‬‬
‫במסך זה תוכל להגדיר את סוגי ימי העבודה השונים הנהוגים בחברה‪.‬‬
‫לדוגמא‪ :‬הגדרת ימי עבודה לימי השבוע‪ ,‬הגדרת ימי עבודה לימי שישי וערבי חג וכדומה‪.‬‬
‫הגדרת ימי עבודה‪ ,‬הוא השלב הראשון בהגדרה של הסכמי העבודה‪.‬‬
‫או‬
‫להגדרת יום עבודה חדש‪ ,‬לחץ על הכפתור‬
‫לעדכון יום עבודה קיים‪ ,‬הקש פעמיים על יום העבודה אותו תרצה לעדכן‪.‬‬
‫יתקבל המסך הבא‪:‬‬
‫להגדרה או עדכון של יום עבודה‪ ,‬יש להתייחס לשלוש הלשוניות המופיעות בצידו השמאלי‬
‫העליון של המסך‪.‬‬
‫משמרת – מסך זה משמש להגדרת מסגרת העבודה (קשיחה או גמישה) וכן טיפול במצבים של‬
‫כניסה או יציאה מוקדמת או מאוחרת מהשעות המוגדרות ליום העבודה (עיגולים)‪.‬‬
‫הפסקה – מסך זה משמש להגדרת מועדי ומשך ההפסקה הניתנים לעובדים במהלך יום‬
‫העבודה‪ .‬ניתן להגדיר הפסקה על חשבון העובד או המעביד‪.‬‬
‫שעות נוספות – מסך זה משמש להגדרת דרך חישוב השעות הנוספות לעובד‪.‬‬
‫‪4‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪ .3‬הגדרת משרות‬
‫‪ .3.1‬משרות‬
‫לחץ על הכפתור‬
‫במסך שיתקבל‪ ,‬בחר בחוצץ משרות‪.‬‬
‫משרה הינה מתכונת עבודה שנתית לעובד מסוים או לקבוצת עובדים‪.‬‬
‫או‬
‫להגדרת משרה חדשה‪ ,‬לחץ על הכפתור‬
‫לעדכון משרה קיימת‪ ,‬הקש פעמיים על המשרה אותה תרצה לעדכן‪.‬‬
‫יתקבל המסך הבא‪:‬‬
‫הגדר עבור כל סוגי הימים (הרגילים והמיוחדים) את ימי העבודה המתאימים להם לפי‬
‫ההגדרות שנעשו במסך ימי העבודה – ראה סעיף ‪.2.1‬‬
‫במסך זה תוכל להגדיר‪:‬‬
‫‪ ‬משרות אמון‬
‫‪ ‬עבודה במשמרות‬
‫‪ ‬חישוב שעות נוספות ברמה יומית ‪,‬שבועית או חודשית‪.‬‬
‫‪ ‬הגדרת אירועים אוטומטיים שונים כגון עבודה מחזורית ועוד‪.‬‬
‫‪4‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪ .4‬הגדרת הסכמי העברה לשכר‬
‫‪ .4.1‬הסכם העברה לשכר‬
‫לחץ על הכפתור‬
‫במסך שיתקבל‪ ,‬בחר בחוצץ העברה לשכר‪.‬‬
‫יתקבל המסך הבא‪:‬‬
‫העברה לשכר מגדירה את רשימת מוני הנוכחות השונים אותם תרצה להעביר למערכת השכר‬
‫לעובד מסוים או לקבוצות עובדים‪.‬‬
‫המונים במערכת הנוכחות מתחלקים לשני סוגים‪ :‬קבוע ואירוע‪.‬‬
‫‪ ‬קבוע‪ :‬מונים מסוג זה כוללים את נתוני הנוכחות הקשורים לעבודה כגון‪ :‬שעות נוכחות‪,‬‬
‫ימי עבודה‪ ,‬שעות נוספות וכו‪.‬‬
‫‪ ‬אירוע‪ :‬מונים מסוג זה כוללים נתונים הקשורים לאירועים שונים שדווחו במערכת‬
‫הנוכחות כגון‪ :‬ימי חופש‪ ,‬שעות מחלה‪ ,‬ימי מילואים וכו‪.‬‬
‫‪ ‬מונים פרטיים‪ :‬מונים אלו ניתנים להגדרה במערכת הנוכחות‪ ,‬בנוסף על המונים‬
‫הקיימים בתוכנה‪ ,‬בהתאם לצרכי הלקוח‪.‬‬
‫להגדרת המונים הפרטיים בחר כפתור הסכמים > חוצץ שונות > כפתור מונים‪.‬‬
‫רוב סוגי המונים‪ ,‬צוברים את נתוני הנוכחות ב‪ 3 -‬צורות‪ :‬ימים‪ ,‬חלקי ימים ושעות‪.‬‬
‫הסכם העברה לשכר‪ ,‬מגדיר מצד אחד את מונה המקור במערכת הנוכחות ומצד שני את היעד‬
‫במערכת השכר‪.‬‬
‫או לעדכון הסכם העברה‬
‫להגדרת הסכם העברה לשכר חדש‪ ,‬לחץ על הכפתור‬
‫לשכר קיים‪ ,‬הקש פעמיים על הסכם ההעברה אותו תרצה לעדכן‪ .‬לפרטים ראה סעיף ‪.4.2‬‬
‫‪1‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪ .4.1‬הגדרת שורת העברה לשכר‬
‫להגדרת שורה בהסכם העברה לשכר לחץ על הכפתור‬
‫יתקבל המסך הבא‪:‬‬
‫קבוצת מוני נוכחות‪ :‬בחר "קבוע" או "אירוע" ‪ .‬בחירת הקבוצה‪ ,‬תשנה את רשימת מוני‬
‫נוכחות אותם תוכל לבחור‪.‬‬
‫מונה נוכחות‪ :‬בחר מתוך הרשימה את המונה אותו תרצה להעביר למערכת השכר‪.‬‬
‫סוג מונה‪ :‬בחר את סוג המונה אותו תרצה להעביר‪ ,‬ימים‪ ,‬חלקי ימים או שעות‪.‬‬
‫סוג יעד בשכר‪ :‬בחר "רכיבי שכר"‪" .‬נוכחות"‪" ,‬ניצול" או "ניכויי רשות"‪ .‬בחירת סוג יעד ישנה‬
‫את רשימת היעדים לשכר אותם תוכל לבחור‪.‬‬
‫יעד בשכר‪ :‬בחר את שדה היעד בשכר‪ .‬היעדים משתנים בהתאם לסוג היעד בשכר אותו בחרת‪.‬‬
‫רכיב נפרד‪ :‬במקרים בהם אתה מעביר לאותו רכיב שכר נתונים ממוני נוכחות שונים‪ ,‬סמן‬
‫שדה זה על מנת להציג את הנתונים בתלוש השכר בשורות נפרדות‪.‬‬
‫פקטור‪ :‬שדה זה מאפשר הגדלה או הקטנה של הערך שיועבר לשכר‪ .‬לדוגמא‪ :‬אם מונה מסוים‬
‫צבר ‪ 9‬שעות והנך מעונין להעביר לשכר רק ‪ 43%‬מהערך במונה זה‪ ,‬רשום בשדה הפקטור‪3.4 :‬‬
‫יש לחזור על פעולה זו עבור כל מונה אותו תרצה להעביר ממערכת הנוכחות לשכר‪.‬‬
‫‪9‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪ .5‬הגדרת אירועים‬
‫‪ .5.1‬כללי‬
‫לחץ על הכפתור‬
‫‪ ,‬במסך שיתקבל‪ ,‬בחר בחוצץ אירועים‪.‬‬
‫יתקבל המסך הבא‪:‬‬
‫מסך זה מציג את רשימת האירועים שהוגדרו במערכת הנוכחות‪.‬‬
‫אירועים הם מקרים או פעילויות שונות בהם העובד נוכח או נעדר ממקום העבודה ומתוגמל‬
‫עבורם באופן רגיל או נפרד‪.‬‬
‫או לעדכון אירוע קיים‪ ,‬הקש פעמיים על‬
‫להגדרת אירוע חדש‪ ,‬לחץ על הכפתור‬
‫האירוע אותו תרצה לעדכן‪ .‬לפרטים ראה סעיף ‪.5.2‬‬
‫‪ .5.1‬הגדרת אירוע‬
‫מסך זה משמש להוספה או עדכון של אירוע‪.‬‬
‫שם‪ :‬תן שם לאירוע אותו אתה מגדיר‪.‬‬
‫קיצור‪ :‬שם הקיצור יופיע בדוחות הנוכחות‪.‬‬
‫תאור‪ :‬רשום תאור מורחב לאירוע המוגדר‪.‬‬
‫צבע‪( :‬אופציונאלי)‪ ,‬בחר צבע שיבדיל את האירוע במסכי‬
‫הנוכחות‪.‬‬
‫העדרות‪ :‬סמן ‪ v‬בשדה זה אם האירוע הוא מסוג העדרות‪.‬‬
‫לאירועים שאינם אירועי העדרות‪ ,‬יש להשלים את הגדרת‬
‫האירוע בשדות הבאים‪:‬‬
‫מחוץ לתקן‪ :‬סמן ‪ v‬בשדה זה אם אירוע העבודה אותו אתה מגדיר אינו במסגרת העבודה והתפקיד של‬
‫העובד ומשולם בנפרד משכרו הרגיל של העובד‪.‬‬
‫קוד בשעון‪ :‬כאשר אירועים מדווחים מהשעון‪ ,‬רשום את הקוד בשעון הנוכחות שהוקצה עבור‬
‫הגדרת האירוע‪.‬‬
‫משך מרבי‪ :‬הגדר את משך זמן האירוע‪ .‬מערכת הנוכחות תשלים באופן אוטומטי את שעת סיום‬
‫האירוע בהתאם למשך הזמן המוגדר‪.‬‬
‫‪8‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪ .6‬הגדרת ימים מיוחדים‬
‫‪ .6.1‬כללי‬
‫לחץ על הכפתור‬
‫‪ ,‬במסך שיתקבל‪ ,‬בחר בחוצץ ימים מיוחדים‪.‬‬
‫יתקבל המסך הבא‪:‬‬
‫מסך זה מציג את רשימת הימים המיוחדים שהוגדרו במערכת הנוכחות‪.‬‬
‫ימים מיוחדים‪ ,‬הם ימים שבו מתכונת העבודה שונה מהגדרת היום הרגיל שהוגדר‪ .‬לדוגמא‪:‬‬
‫ערב חג שחל באמצע השבוע‪ ,‬משנה את מתכונת העבודה לאותו היום‪.‬‬
‫או לעדכון יום מיוחד קיים‪ ,‬הקש‬
‫להגדרת יום מיוחד חדש‪ ,‬לחץ על הכפתור‬
‫פעמיים על היום המיוחד אותו תרצה לעדכן‪ .‬לפרטים ראה סעיף ‪6.2‬‬
‫לקישור יום העבודה המיוחד למשרות‪ ,‬בחר את היום המיוחד מתוך הרשימה ולחץ על‬
‫מתחת לכותרת "הוספת יום מיוחד למשרות"‪ .‬ראה סעיף ‪.6.3‬‬
‫הכפתור‬
‫‪ .6.1‬הגדרת יום מיוחד‬
‫מסך זה משמש להוספה או עדכון של יום‬
‫מיוחד‪.‬‬
‫שם‪ :‬תן שם ליום המיוחד אותו אתה מגדיר‪.‬‬
‫קיצור‪ :‬שם הקיצור יופיע בדוחות הנוכחות‪.‬‬
‫תאור‪ :‬רשום תאור מורחב ליום המיוחד‬
‫המוגדר‪.‬‬
‫קוד זכאות‪ :‬סמן ‪ v‬בשדה זה‪ ,‬אם העובד זכאי‬
‫לתשלום עבור היום המיוחד אותו אתה מגדיר‬
‫צבע‪( :‬אופציונאלי)‪ ,‬בחר צבע שיבדיל את היום‬
‫המיוחד‪.‬‬
‫‪33‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪ .6.3‬קישור יום מיוחד למשרות‬
‫מסך זה משמש לקישור היום המיוחד שהגדרת למשרות השונות המוגדרות בחברה וכן את סוג‬
‫היום המאפיין את היום המיוחד בכל משרה‪.‬‬
‫קימות שלש אפשרויות להגדרת יום מיוחד למשרה או למשרות‪.‬‬
‫יום עבודה זהה לכל המשרות‬
‫בחר אפשרות זו להוספת היום המיוחד לכל‬
‫המשרות המוגדרות לחברה‪ .‬בשדה‬
‫בחר יום עבודה‪ :‬בחר את יום העבודה המתאים‬
‫ליום המיוחד מתוך ימי העבודה שהוגדרו בחברה‬
‫במסך הסכמים > ימי עבודה‪.‬‬
‫יום עבודה לפי יום מיוחד אחר במשרה‬
‫בחר אפשרות זו להוספת היום המיוחד לכל‬
‫המשרות המוגדרות בחברה‪ .‬בשדה‬
‫יום במשרה בחר מתוך רשימת הימים המיוחדים‪,‬‬
‫את היום המיוחד המתאים ליום המיוחד אותו‬
‫אתה מגדיר‪.‬‬
‫לדוגמא‪ :‬אם הגדרת יום מיוחד עבור חוה"מ סוכות‪,‬‬
‫ותרצה להשתמש ביום המיוחד הזה גם עבור חוה"מ‬
‫פסח‪ .‬בחר עבור היום המיוחד חוה"מ פסח את היום‬
‫המיוחד חוה"מ סוכות מתוך הרשימה‪.‬‬
‫יום עבודה שונה בכל משרה‬
‫אפשרות זו תציג רשימה של כל המשרות המוגדרות‬
‫בחברה ‪.‬‬
‫עבור כל משרה‪ ,‬בחר את יום העבודה המתאים‬
‫ליום המיוחד‪ ,‬מתוך ימי העבודה שהוגדרו בחברה‬
‫במסך הסכמים > ימי עבודה‪.‬‬
‫‪33‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪ .7‬שונות‬
‫‪ .7.1‬כללי‬
‫לחץ על הכפתור‬
‫‪ ,‬במסך שיתקבל‪ ,‬בחר בחוצץ שונות‪.‬‬
‫יתקבל המסך הבא‪:‬‬
‫מסך שונות‪ ,‬מאפשר לבצע הגדרות שונות לשימוש במערכת הנוכחות במספר נושאים‪:‬‬
‫‪ ‬כותרות ‪ -‬שינוי הכותרות לשדות השעות הנוספות‪.‬‬
‫‪ ‬עיגול כללי ‪ -‬הגדרות לעיגול יחידות זמן בתוכנת הנוכחות‪.‬‬
‫‪ ‬זכאות בחג – הגדרת הקריטריונים המזכים תשלום בחג‪( .‬תשלום עבור יום חג נכון רק‬
‫לימי חג שתקן העבודה בו שונה מ‪.)3-‬‬
‫‪ ‬מקשים ייעודיים – הגדרת מקשים בשעון הנוכחות לדיווחים ייעודיים ‪.‬‬
‫‪ ‬מחלה – הגדרת טיפול המערכת בדיווח ימי מחלה אוטומטיים‪.‬‬
‫‪ ‬שבת – רישום של שעות כניסה‪/‬צאת שבת במהלך השנה‪.‬‬
‫‪ ‬מונים – הגדרת מונים "פרטיים" להעברת נתונים לשכר‪.‬‬
‫‪ ‬הדפסה – הגדרת דוחות נוכחות "פרטיים" בחתכים שונים‪.‬‬
‫‪ ‬אפשרויות – מאפשר הגדרה של שני נושאים‪:‬‬
‫‪ o‬גיבוי קובץ קריאות השעון שנטענו למערכת הנוכחות‪.‬‬
‫‪ o‬אפשרות העברת נתוני נוכחות לחודש משכורת הבא‪.‬‬
‫‪ ‬הנקה – משמש להגדרת שעות ומשך תקופת ההנקה לקבלת ההטבה של "שעת הנקה"‪.‬‬
‫‪ ‬חיוב לקוחות – הגדרה להפקת דוחות לחיוב לקוחות לפי פרויקטים‪.‬‬
‫‪32‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪ .8‬קישור עובד לנוכחות וסדר עבודה מומלץ‬
‫‪ .8.1‬קישור עובד למערכת הנוכחות‬
‫לחץ על כפתור‬
‫או בתפריט בחר נתונים => פרטי עובדים => חוצץ משרה‪.‬‬
‫לקישור עובד למערכת הנוכחות יש ללחוץ על הכפתור‬
‫במסך שיתקבל עליך לבחור את הנתונים הבאים‪:‬‬
‫‪ ‬הסכם עבודה – בחר את המשרה אליה‬
‫שייך העובד מתוך רשימת המשרות‬
‫הקיימות‪.‬‬
‫‪ ‬הסכם העברה לשכר – בחר את הסכם‬
‫העברה לשכר אליו שייך העובד מתוך‬
‫רשימת הסכמי העברה לשכר הקיימים‪.‬‬
‫‪ ‬לוח שנה – בחר את לוח השנה המתאים‬
‫לעובד‪ .‬ברירת המחדל הוא לוח מועדי‬
‫ישראל‪.‬‬
‫‪ ‬מספר תג – רשום את מספר התג של העובד‬
‫כפי שמוגדר בשעון הנוכחות‪.‬‬
‫מספר התג ישמש לזיהוי ההחתמות‬
‫השייכות לאותו עובד‪.‬‬
‫‪ ‬מספר תג קודם – במקרים בהם תג העובד הוחלף או נמחק‪ ,‬שדה זה ישמור את‬
‫מספר התג הישן לצורך זיהוי החתמות שנעשו לפני מועד החלפת או מחיקת התג‪.‬‬
‫‪ ‬תוקף תג קודם עד ‪ -‬במקרים בהם תג העובד הוחלף או נמחק‪ ,‬שדה זה ישמור את‬
‫תאריך תוקף התג הקודם‪ ,‬בדרך כלל יום השינוי‪.‬‬
‫‪ ‬תום חופשת לידה – למימוש הזכאות ל"שעת הנקה" לאחר חופשת הלידה‪ ,‬רשום בשדה זה את‬
‫תאריך סיום חופשת הלידה‪ .‬מיכפל תזכה את העובדת ב"שעת הנקה" על פי התנאים‬
‫המוגדרים במסך‪ :‬הסכמים > חוצץ שונות > כפתור הנקה‪ ,‬החל מהתאריך הרשום‪.‬‬
‫‪ ‬נוכחות בלבד ‪ -‬סמן ‪ v‬בשדה זה אם יש עובדים במערכת השכר שמוגדרים לצורך מעקב נוכחות‬
‫בלבד‪( .‬עובדים אלה אינם מקבלים שכר בחברתכם)‪.‬‬
‫שים לב‪ ,‬אין חובה לשייך את כל העובדים למערכת הנוכחות‪ .‬לדוגמא עובדים שאינם‬
‫מדווחים כניסה‪/‬יציאה‪.‬‬
‫עובד שאינו משויך למערכת הנוכחות‪ ,‬לא יופיע ברשימת העובדים המטופלים‬
‫במערכת הנוכחות‪.‬‬
‫‪31‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪ .8.1‬סדר עבודה מומלץ‬
‫להלן סדר הפעולות המומלץ לביצוע בתום כל חודש עבודה‪.‬‬
‫‪ .3‬קליטת נתוני נוכחות משעון‪/‬קובץ – ראה סעיף ‪.33.3‬‬
‫‪ .2‬הדפסת דוחות נוכחות לבדיקת חוסרים של דיווחי כניסה‪/‬יציאה – ראה סעיף ‪.32.3‬‬
‫‪ .1‬עדכון נתוני נוכחות חסרים‪ :‬כניסה‪/‬יציאה‪ ,‬חופשות ‪,‬מחלות וכו' – ראה סעיף ‪ 33.1‬ו‪.33.5-‬‬
‫‪ .5‬העברת נתוני נוכחות לתלושי השכר – ראה פרק ‪.33‬‬
‫‪ .4‬חישוב תלושים במערכת השכר‪.‬‬
‫‪.4‬שמירת דוחות נוכחות בקובץ – ראה סעיף ‪.32.2‬‬
‫המלצה‬
‫קליטת נתוני הנוכחות מספר פעמים בחודש‪ ,‬תחסוך לחץ עבודה של עדכון נתוני נוכחות חסרים או‬
‫שגויים לקראת סוף החודש‪.‬‬
‫‪35‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪ .9‬מיכפל ש‪.‬ל‪.‬ש (שעון ללא שעון)‬
‫‪ .9.1‬כללי‬
‫מיכפל ש‪.‬ל‪.‬ש הינה מערכת לדיווח שעות כניסה‪ ,‬יציאה‪ ,‬אירועים או פרויקטים מהמחשב‬
‫האישי של כל עובד‪ ,‬ללא צורך בשעון נוכחות פיזי‪.‬‬
‫מיכפל ש‪.‬ל‪.‬ש היא מערכת משלימה למודול "מיכפל נוכחות" וניתן להזמינה ממיכפל בהתאם‬
‫לצורכי העסק שלך‪.‬‬
‫מיכפל ש‪.‬ל‪.‬ש אינה דורשת עדכון מלא של תוכנת מיכפל‪ ,‬אולם נדרשת התקנה מקומית של‬
‫תוכנת ש‪.‬ל‪.‬ש בכל מחשב ברשת בו מדווחים‪.‬‬
‫משיכת נתוני הנוכחות ממיכפל ש‪.‬ל‪.‬ש לתוך מערכת הנוכחות לצרכי מעקב‪ ,‬השלמת נתונים‬
‫והפקת דוחות נוכחות‪ ,‬מבוצע בדומה לכל שעון נוכחות אחר (ראה סעיף ‪ 11.1‬במסמך זה)‪.‬‬
‫מיכפל מיכפל ש‪.‬ל‪.‬ש כוללת‪:‬‬
‫‪ ‬מסך דיווח כניסה ויציאה של העובד‪.‬‬
‫‪ ‬אפשרות דיווח היעדרויות‪ ,‬בהתאם להרשאות (אופציונאלי)‪.‬‬
‫‪ ‬אפשרות דיווח פרויקטים ע"י העובד (אופציונאלי)‪.‬‬
‫‪ ‬מסך ניהול מיוחד למנהל המערכת להגדרת מיכפל ש‪.‬ל‪.‬ש והרשאות דיווח‪.‬‬
‫‪ .9.1‬הפעלת מיכפל ש‪.‬ל‪.‬ש‬
‫לדיווח במערכת ש‪.‬ל‪.‬ש בכל אחת מהתחנות ברשת בה מותקנת המערכת‪ ,‬יש להקיש על‬
‫הצלמית )‪.(Icon‬‬
‫יתקבל המסך הבא‪:‬‬
‫תצוגת דיווח‬
‫אחרון שבוצע‬
‫לחץ כאן‬
‫לחץ כאן‬
‫לדיווח כניסה‬
‫לדיווח יציאה‬
‫‪34‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪ .9.3‬דיווח היעדרות במיכפל ש‪.‬ל‪.‬ש‬
‫מיכפל ש‪.‬ל‪.‬ש מאפשרת לעובדים לדווח על ימי‪/‬שעות היעדרות (חופש‪ ,‬מחלה וכו) בהתאם‬
‫להרשאות שהוגדרו לעובדים במסך ניהול המערכת – ראה סעיף ‪.8.4‬‬
‫במסך הנוכחות‪.‬‬
‫לדיווח היעדרות‪ ,‬לחץ על הכפתור‬
‫במסך שיתקבל‪:‬‬
‫בחר את‬
‫האירוע לדיווח‬
‫בטל סימון זה‬
‫לדיווח אירוע‬
‫בטווח שעות‬
‫‪ .9.4‬דיווח פרויקטים במיכפל ש‪.‬ל‪.‬ש‬
‫מיכפל ש‪.‬ל‪.‬ש מאפשרת לעובדים לדווח כניסה‪/‬יציאה על עבודה בפרויקטים שונים במקרים‬
‫בהם החברה אותה אתה מנהל הוגדרה לעבודה בפרויקטים במסך‬
‫חברה ‪ >-‬חוצץ כללי > כפתור מ‪.‬נוכחות‪.‬‬
‫בחר את‬
‫הפרויקט עליו‬
‫תרצה לדווח‬
‫לחץ כניסה‬
‫לאחר בחירת‬
‫הפרויקט‬
‫‪34‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪ .9.5‬מנהל מערכת במיכפל ש‪.‬ל‪.‬ש‬
‫בתפריט בחר תחזוקה => נוכחות => תצורת שעוני נוכחות‬
‫במסך שיפתח‪ ,‬בחר את השורה "מיכפל ש‪.‬ל‪.‬ש" ולחץ על הכפתור‬
‫יתקבל המסך הבא‪:‬‬
‫בחר כפתור זה לניהול רשימת העובדים שמדווחים במיכפל ש‪.‬ל‪.‬ש‪.‬‬
‫ניתן לעדכן את שמות המשמשים ‪,‬סיסמאות כניסה למערכת והרשאות‬
‫לדיווח כניסות‪/‬יציאות והיעדרויות במיכפל ש‪.‬ל‪.‬ש‪.‬‬
‫אין לפתוח משתמשים חדשים כאן ‪,‬רישום ראשוני מועבר מתוכנת השכר !‬
‫בחר בכפתור זה לעדכון רשימת הפרויקטים המותרים לדיווח‪.‬‬
‫אין לפתוח פרויקטים חדשים כאן ‪,‬רישום ראשוני מועבר מתוכנת השכר!‬
‫בחר בכפתור זה לעדכון רשימת ההיעדרויות המותרים לדיווח‪.‬‬
‫אין לפתוח אירועי היעדרויות חדשים כאן ‪,‬רישום ראשוני מועבר מתוכנת‬
‫השכר !‬
‫בחר בכפתור זה לקבלת רשימת נתוני הנוכחות של העובדים בזמן אמת‪.‬‬
‫בחר בכפתור זה להעברת נתוני נוכחות ל"היסטוריה"‪.‬‬
‫בחר בכפתור זה להגדרות ראשוניות וכלליות של מיכפל ש‪.‬ל‪.‬ש‪.‬‬
‫יש לגבות באופן סדיר את תיקיית דיווחי העובדים במערכת ש‪.‬ל‪.‬ש שברשת !!!‬
‫שם המחיצה‪MskTimeLogData :‬‬
‫‪31‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪ .11‬נוכחות‬
‫‪ .11.1‬קליטת נתוני נוכחות‬
‫בתפריט בחר נוכחות => קליטת נתונים => קליטת נתונים‬
‫מסך קליטת נתוני נוכחות‪ ,‬מאפשר יבוא של נתוני הנוכחות מתוך הקבצים או שעוני הנוכחות‬
‫שברשותך‪.‬‬
‫שים לב‪ ,‬אם אתה קולט נתוני נוכחות מקובץ‪ ,‬יש ליצור תחילה את הקובץ לקליטה‪ ,‬בעזרת תוכנת‬
‫השעון‪ .‬הנחיות לביצוע פעולה זו תוכל לקבל מהחברה ממנה רכשת את השעון‪.‬‬
‫מסך סיכום‬
‫קליטה ושגויים‬
‫סמן את השעון‬
‫או הקובץ ממנו‬
‫מתבצעת‬
‫הקריאה‬
‫במסך שיתקבל‪:‬‬
‫‪ .3‬סמן בטבלה את שורת השעון או הקובץ ממנו מתבצעת קליטת נתוני הנוכחות‪.‬‬
‫‪ .2‬לחץ על הכפתור‬
‫‪ ‬יש לחזור על סעיפים ‪ 3‬ו‪ 2-‬עבור כל קובץ או שעון המופיע בטבלה‪.‬‬
‫‪ ‬לקליטת דיווחי הנוכחות ברצף‪ ,‬ניתן לסמן את כל הקבצים‪/‬שעונים המופיעים בטבלה‬
‫וללחוץ על הכפתור‬
‫בתום קליטת הנתונים‪ ,‬יוצג בחלקו השמאלי של המסך מידע על טעינת הנתונים כולל תקלות או‬
‫שגיאות שזוהו בקליטה‬
‫להסברים על התקלות והפתרון המוצע ראה סעיף ‪ 11.2‬במסמך זה‪.‬‬
‫בסוף עיבוד הנתונים לחץ על הכפתור‬
‫‪39‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪.11.1‬טיפול בתקלות‬
‫מסך זה מציג מידע סטטיסטי על ביצוע קליטת נתוני הנוכחות מקבצים או משעוני נוכחות‪.‬‬
‫מספר קריאות‬
‫השעון שהיו‬
‫בקובץ הקליטה‬
‫טווח התאריכים‬
‫של קריאות השעון‬
‫בקובץ הקלט‬
‫מידע סטטיסטי על‬
‫תקלות שזוהו‬
‫בקליטה‪.‬‬
‫והדפס את דוח השגויים‪.‬‬
‫לחץ על כפתור‬
‫התייחס לפעולות הרשומות בטבלה הבאה בהתאם לסוג השגיאה המופיע בטבלת השגויים‪.‬‬
‫סוג השגיאה‬
‫הסבר‬
‫פתרון מוצע‬
‫תקלות בקליטה‬
‫‪ .3‬אין קשר עם שעון הנוכחות‪.‬‬
‫‪ .2‬אין נתונים בשעון‪.‬‬
‫‪.1‬לא נמצא קובץ קליטה במקום‬
‫המוגדר במסך‪.‬‬
‫‪ .5‬בעיית הרשאות אצל המשתמש‪.‬‬
‫נתונים שגויים בקובץ קריאות נוכחות‪.‬‬
‫יופיע בדרך כלל אחרי ביצוע של‬
‫"קליטה חוזרת"‪ .‬המערכת זיהתה‬
‫קריאה זהה לאותו תאריך‪/‬דקה‪.‬‬
‫נמצאו מספרי תגים בקובץ הנוכחות‬
‫שאינם משויכים לאף עובד במערכת‬
‫השכר של מיכפל‪.‬‬
‫לסעיפים ‪3,2,1‬‬
‫פנה לתמיכה של ספק‬
‫השעון‪/‬קובץ‪.‬‬
‫לסעיף ‪ 5‬העזר בטכנאי‬
‫המחשבים‪/‬איש הרשת שלך‪.‬‬
‫קריאות מחודשים‬
‫קודמים‬
‫קימות קריאות נוכחות לחודש‪/‬ים‬
‫שלפני החודש הנוכחי‪.‬‬
‫קריאות שגויות‬
‫קריאות כפולות‬
‫קריאות יתומות‬
‫פנה לתמיכת הנוכחות של מיכפל‪.‬‬
‫מצב זה אינו דורש טיפול מאחר‬
‫ושום נתון לא השתנה במערכת‬
‫הנוכחות‪.‬‬
‫‪ .3‬שייך את מספר התג לעובד‬
‫הנכון במסך‬
‫עובדים>משרה>כפתור מ‪.‬נוכחות‬
‫‪ .2‬שייך את הקריאות היתומות‬
‫לעובד הרלוונטי במסך‬
‫נוכחות>תחזוקה>תיקון קריאות‬
‫יתומות‬
‫‪38‬‬
‫צריך להיות ‪ , 1‬אחרת‪ ,‬הנתון‬
‫מצביע על קריאות מהחודש‬
‫הקודם שלא נקראו‪/‬נקלטו‪.‬‬
‫לדוגמא‪ :‬בוצעה קליטה אחרונה‬
‫ב‪ 24-‬לחודש הקודם‪ .‬בקליטה של‬
‫החודש הנוכחי יופיעו הקריאות‬
‫של הימים האחרונים מהחודש‬
‫הקודם שלא נקלטו‪.‬‬
‫אופן הטיפול‪ :‬באמצעות דוח‬
‫שיציג את הקריאות הללו‪ .‬על‬
‫סמך הדוח עליך להחליט כיצד‬
‫לפעול (תיקון ידני)‪.‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪ .11.3‬עדכון ידני של נתוני נוכחות‬
‫מסך זה מציג את דיווחי כניסה‪/‬יציאה כפי שנקלטו משעוני הנוכחות או טופלו ידנית לאחר‬
‫הקליטה‪.‬‬
‫יום העבודה‬
‫המוגדר לעובד‬
‫דיווחי‬
‫כניסה‪/‬יציאה‬
‫דיווחי‬
‫אירועים‬
‫(חופש‪ ,‬מחלה‬
‫וכו)‬
‫מסך זה‪ ,‬מאפשר להשלים דיווחי כניסה‪/‬יציאה עבור ימים בהם לא בוצע דיווח בשעון הנוכחות‬
‫מכל סיבה שהיא וכן לדווח אירועים מיוחדים‪.‬‬
‫דיווח שעות‬
‫לעדכון או השלמה של דיווח‪ ,‬בחר את טור כניסה‪/‬יציאה עבור היום המתאים ורשום את השעה‬
‫ברצף של ‪ 5‬ספרות‪( .‬עבור שעה ‪ 9:13‬רשום ‪)3913‬‬
‫דיווחים מיוחדים (בלחיצה על הלחצן הימני בעכבר)‬
‫בתפריט שיפתח‪ ,‬בחר את סוג הפעילות אותה תרצה לבצע בנוסף לקליטת נתוני כניסה‪/‬יציאה‪.‬‬
‫לדוגמא‪ :‬חופשה‪ ,‬מחלה ועוד או פעילויות שונות במהלך היום כגון השתלמויות‪ ,‬פגישות ועוד‪.‬‬
‫‪ .1‬דיווח אירוע – בחר את האירוע המתאים (כגון‪ :‬חופשה‪ ,‬מחלה וכו) ליום או הימים המדווחים‬
‫מתוך רשימת האירועים שהוגדרו במסך ההסכמים בחוצץ אירועים‪ .‬ראה סעיף ‪.11.4‬‬
‫‪ .2‬עדכון אירוע – בחר באפשרות זו על מנת לעדכן אירוע קיים או למחוק אירוע שדווח‪ .‬ראה‬
‫סעיף ‪.11.5‬‬
‫‪ .3‬יום מיוחד פרטי – בחר את היום המיוחד מתוך רשימת הימים המיוחדים שהוגדרו במסך‬
‫ההסכמים בחוצץ ימים מיוחדים‪ .‬שים לב‪ ,‬דיווח יום מיוחד פרטי משנה את הגדרת יום‬
‫העבודה‪ ,‬כפי שמוגדר במשרתו של העובד‪ ,‬להגדרת היום המיוחד הפרטי ראה סעיף ‪.11.6‬‬
‫‪ .4‬דוח נוכחות – בחר אפשרות זו להצגת דוח הנוכחות לעובד או העובדים‪.‬‬
‫‪23‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪.11.4‬דיווח אירועים‬
‫מסך זה מאפשר קליטה של אירועים שונים במסגרת הדיווח החודשי של העובד‪.‬‬
‫בחירת סוג‬
‫האירוע‬
‫בחר את אופי‬
‫האירוע‬
‫דיווח מחלה אוטומטי‪ :‬סמן ‪ v‬בשדה זה אם ברצונך לדווח ימי מחלה אוטומטיים (דיווח מחלה לפי חוק)‪.‬‬
‫ימי המחלה האוטומטיים מוגדרים במסך מחלה (הסכמים ‪ >-‬חוצץ שונות ‪ >-‬כפתור מחלה)‪.‬‬
‫** בדיווח מחלה אוטומטי‪ ,‬אין צורך לבחור אירוע בשדה "סוגי אירועים"‪.‬‬
‫סוגי אירועים‪ :‬בשדה זה בחר את סוג האירוע אותו תרצה לקלוט‪.‬‬
‫תאריך התחלה‪ :‬רשום את תאריך התחלת האירוע‪ ,‬ניתן גם לבחור את יום תחילת האירוע בלוח‬
‫השנה המופיע בצידו השמאלי של המסך‪.‬‬
‫העובד אינו נוכח‪ :‬בחר את דרך דיווח האירוע מתוך הרשימה להלן‪.‬‬
‫‪ .1‬יום מלא‪ :‬משך האירוע הינו בהתאם לתקן היומי‪.‬‬
‫‪ .2‬בתחילת היום‪ :‬עבור משרה קשיחה בלבד‪ ,‬האירוע ידווח החל מתחילת היום כפי שמוגדר‬
‫ביום העבודה ועד להחתמה הראשונה באותו היום‪.‬‬
‫‪ .3‬בסוף היום‪ :‬האירוע ידווח מההחתמה האחרונה ועד סוף היום כפי שמוגדר ליום העבודה‪.‬‬
‫‪ .4‬במהלך היום‪ :‬בחר באפשרות זו על מנת להשלים "חוסרים" שקרו במהלך היום‪ .‬במידה ואין‬
‫החתמה כל היום ‪ -‬התוכנה תיצור אירוע לכל היום לפי תקן יום העבודה‪.‬‬
‫‪ .5‬זמן מסוים‪ :‬בחר אפשרות זו על מנת להוסיף אירוע בין החתמת הכניסה והיציאה של יום‬
‫העבודה‪.‬‬
‫‪ .6‬מתקדם‪ :‬ניתן לבקש ש"אחוז חיוב" יהיה שונה מ ‪ .333%‬לחץ על הכפתור‬
‫ורשום את אחוז החיוב הרצוי‪.‬‬
‫לדוגמא‪ :‬כאשר עובד יוצא לחופש ביום שישי והמעסיק רוצה שלא ירשם לעובד יום חופש‬
‫מלא אלא רק חצי יום חופש‪ ,‬בשדה "אחוז חיוב" רשום ‪. 51%‬‬
‫‪23‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪ .11.5‬עדכון אירועים‬
‫מסך זה מאפשר לעדכן או למחוק אירועים שדווחו במסך הנוכחות של העובד‪.‬‬
‫לחץ למחיקת‬
‫אירוע‬
‫‪ .11.6‬יום מיוחד פרטי‬
‫מסך זה מאפשר קליטה של ימים מיוחדים במסגרת הדיווח החודשי של העובד‪.‬‬
‫בחר את היום‬
‫המיוחד‬
‫השתמש באפשרות זו אם ברצונך לשנות את התקן המוגדר עבור יום העבודה אותו אתה מעדכן‪.‬‬
‫יום מיוחד‪ :‬בחר את היום המיוחד מתוך רשימת הימים המיוחדים שהוגדרו במסך הסכמים חוצץ‬
‫ימים מיוחדים‪.‬‬
‫תאריך התחלה‪ :‬רשום את תאריך תחילתו של היום המיוחד‪ ,‬ניתן גם לבחור את תחילת היום‬
‫המיוחד בלוח השנה המופיע בצידו השמאלי של המסך‪.‬‬
‫מספר ימים‪ :‬בחר את משך הזמן המוגדר עבור היום המיוחד אותו בחרת‪.‬‬
‫‪22‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪ .11‬מהנוכחות לשכר‬
‫‪ .11.1‬העברת נתוני נוכחות לעובד בודד‬
‫מסך זה מציג את סיכום נתוני הנוכחות של העובד לפני העברת הנתונים לשכר‪.‬‬
‫העברת נתוני הנוכחות לעובד מבוצעת עבור כל עובד בנפרד‪.‬‬
‫להעברת נתונים לקבוצת עובדים לשכר ראה סעיף ‪.11.2‬‬
‫נתוני נוכחות‬
‫שיעברו לשכר‬
‫טבלת סיכום‬
‫נתוני נוכחות‬
‫‪ ‬טבלת מוני נוכחות (צידו הימני של המסך) מציגה את רשימת כל מוני הנוכחות שהוגדרו בהסכם ההעברה לשכר‬
‫של העובד – כפתור הסכמים => חוצץ העברה לשכר‪.‬‬
‫‪ ‬טבלת נתונים להעברה לשכר (צידו השמאלי של המסך) מציגה את רשימת המונים שיועברו למערכת השכר‬
‫לחישוב תלוש השכר של העובד‪.‬‬
‫‪ ‬להעברת נתוני הנוכחות לשכר לחץ על הכפתור‬
‫שים לב‪:‬‬
‫‪ ‬טבלת מוני נוכחות‬
‫‪ o‬בטבלה זו מוצגים כל המונים שמוגדרים בהסכם ההעברה לשכר‪ ,‬כולל מונים שסך הכמות בהם היא אפס‪.‬‬
‫‪ o‬טור הכמות מציג את הערך המלא של המונה גם אם הוגדר עבורו פקטור שונה מאחד‪.‬‬
‫‪ ‬טבלת נתונים להעברה לשכר‬
‫‪ o‬בטבלה זו מוצגים רק מונים שיעברו לשכר עם הערך המחושב (מידה והוגדר עבורם פקטור שונה מאחד)‪.‬‬
‫‪ o‬הרכיב יוסר – הודעה זו תופיע ליד כל מונה שהיה עם ערך בחודש קודם ואילו בחודש הנוכחי ערכו אפס‪.‬‬
‫‪21‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪ .11.1‬העברת נתוני נוכחות לקבוצות עובדים‬
‫בתפריט בחר חישובים => תלושים => חישוב תלושים רציף‬
‫חודש משכורת‪ :‬בחר את חודש השכר‪.‬‬
‫חישוב נוכחות‪ :‬בחר באפשרות‬
‫המתאימה‪:‬‬
‫‪ - 1‬לא לחשב – בחר באפשרות זו‬
‫לחישוב כל התלושים ללא יבוא של‬
‫נתוני הנוכחות‪.‬‬
‫‪ - 1‬לחשב – בחר באפשרות זו לחישוב‬
‫כל התלושים של העובדים בצורה‬
‫רציפה כולל נתוני נוכחות‪.‬‬
‫‪ - 2‬לחשב נוכחות בלבד – בחר‬
‫באפשרות זו ליבוא נתוני הנוכחות של‬
‫העובדים בצורה רציפה ללא חישוב‬
‫התלושים‪.‬‬
‫"בחירת עובדים"‪:‬‬
‫בחר את טווח העובדים עליהם תרצה להפעיל את החישוב הרציף ולחץ על כפתור‬
‫‪25‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪ .11‬דוחות‬
‫‪.11.1‬דוח נוכחות‬
‫בתפריט בחר דוחות => דוחות נוכחות => דוח נוכחות‬
‫במסך זה תוכל לבחור את סוג דוח הנוכחות‪ ,‬העובדים וסדר ההדפסה המבוקש לדוח אותו‬
‫אתה מבקש להדפיס‪.‬‬
‫סוג הדוח‪ :‬מערכת הנוכחות של מיכפל מאפשרת לכל משתמש להגדיר דוחות פרטיים בנוסף על‬
‫דוח הנוכחות הסטנדרטי בשדה סוג דוח‪ ,‬בחר את הדוח אותו תרצה להפיק מתוך רשימת‬
‫הדוחות שהגדרת‪.‬‬
‫שים לב‪ :‬אם לא הגדרת דוחות פרטיים המערכת תציע להפיק את דוח הנוכחות הסטנדרטי‪.‬‬
‫‪ .11.1‬שמירת דוחות נוכחות בקובץ‬
‫מיכפל ממליצה לשמור את דוחות הנוכחות של כלל העובדים כחלק משגרת העבודה החודשית‪.‬‬
‫בחר את סוג הדוח אותו תרצה לשמור ואת האפשרות כל העובדים ולחץ על הכפתור‬
‫בדוח שיוצע על המסך‪ ,‬בחר בתפריט העליון את האפשרות‬
‫המלצות לשמירת דוחות הנוכחות‪:‬‬
‫‪ ‬צור תיקיה שונה עבור כל שנת מס‪.‬‬
‫‪ ‬צור תת‪-‬תיקיה בכל שנת מס עבור כל חברה בנפרד (במידה והנך מנהל מספר חברות)‪.‬‬
‫‪ ‬מומלץ לכלול בשם הקובץ את חודש השכר ומספר החברה‪ .‬לדוגמא‪" :‬נוכחות ‪"34333‬‬
‫‪24‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪.11.3‬דוחות פרטיים‬
‫בחר כפתור נוכחות => חוצץ שונות => כפתור הדפסה‬
‫מיכפל מאפשרת להגדיר דוחות נוכחות פרטיים בנוסף לדוח הנוכחות הסטנדרטי‪.‬‬
‫‪‬תוכל לבחור את הנתונים שיוצגו בדוח הנוכחות‪ ,‬בנוסף לשעות כניסה‪/‬יציאה שיוצגו באופן‬
‫קבוע בדוחות‪ ,‬מתוך רשימת הנתונים המופיעים בחלקו השמאלי של המסך‪.‬‬
‫‪‬בחר את המונים אותם תרצה להציג בדוח הנוכחות הפרטי ולחץ על הכפתור‬
‫‪ ‬לשינוי סדר הופעת המונים בדוח הנוכחות אותו אתה מגדיר‪ ,‬סמן בחלקו הימני של המסך‬
‫בהתאמה‪.‬‬
‫או‬
‫את המונה אותו בחרת ולחץ על הכפתור‬
‫‪ ‬תוכל לבחור את אחד מהדוחות הפרטיים שהגדרת כ"דוח בררת מחדל"‪ .‬בבחירה של דוח‬
‫נוכחות‪ ,‬המערכת תציע להפיק את הדוח הפרטי שהגדרת כ"דוח בררת מחדל"‬
‫‪ ‬אין הגבלה למספר הדוחות הפרטיים אותם ניתן להגדיר במערכת הנוכחות‪.‬‬
‫‪24‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪.11.4‬דוחות נוכחות ב ‪Excel‬‬
‫לקוחות המשתמשים בגרסת המנהלים של תוכנת השכר‪ ,‬יכולים להפיק דוחות ‪ Excel‬לריכוז‬
‫נתוני נוכחות שונים וביקורת כניסה‪/‬יציאה‪.‬‬
‫בתפריט בחר קובץ => ייצוא => נתונים ל ‪Excel‬‬
‫להלן רשימת הגיליונות אותן ניתן להפיק באפשרות זו‪:‬‬
‫בקרת שינויים מאפשר לבצע השוואות בין שני חודשים שונים‪ .‬התוצאה תוצג בערכים‬
‫כמותיים ובאחוזים‪.‬‬
‫דיווחי נוכחות דוח זה מציג את דיווחי הכניסות‪/‬יציאות לעובדים לתאריכים המבוקשים לפי‬
‫חריגים‪ :‬חוסרים בדיווח כניסה או יציאה‪ ,‬דיווחים חסרים ליום וכו‪.‬‬
‫דיווחים מהנוכחות לשכר דוח זה מרכז את הנתונים שיעברו ממערכת הנוכחות לשכר עבור‬
‫כלל העובדים‪.‬‬
‫העברה לשכר דוח בקרה המפרט את הרכיבים בתלוש השכר המופיעים ככמות ‪ X‬מחיר‪ .‬דוח‬
‫זה נועד לעזור בבניית הסכמי העברה לשכר‪.‬‬
‫מונים חודשיים פירוט‪/‬ריכוז המונים החודשיים בחתך עובדים ומחלקות‪.‬‬
‫מונים יומיים פירוט‪/‬ריכוז המונים היומיים בחתך עובדים ומחלקות‪.‬‬
‫פרויקטים מונים חודשיים פירוט‪/‬ריכוז המונים החודשיים בחתך עובדים ומחלקות עבור כל‬
‫פרויקט המוגדר במערכת הנוכחות‪.‬‬
‫פרויקטים מונים יומיים פירוט‪/‬ריכוז המונים היומיים בחתך עובדים ומחלקות עבור כל‬
‫פרויקט המוגדר במערכת הנוכחות‪.‬‬
‫רשימות דוח המציג בטבלה את מספר העובד‪ ,‬מספר תג‪ ,‬הסכם העבודה והסכם ההעברה‬
‫לשכר אליהם משויך העובד‪.‬‬
‫‪21‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪ .13‬עזרה ועזרים‬
‫‪.13.1‬עזרה (‪)Help‬‬
‫מסכי עזרה – בזמן שימוש בתוכנה‬
‫ניתן להציג דף הסבר לכל מסך במערכת הנוכחות באחת מהאפשרויות הבאות‪:‬‬
‫הנמצא בחלק הימני העליון של המסך המוצג‬
‫‪ ‬לחץ בעכבר על סימן השאלה‬
‫ולאחר מכן עבור עם הסמן למקום כלשהוא במסך המוצג ולחץ על הלחצן השמאלי‬
‫בעכבר‪.‬‬
‫‪ ‬סמן באמצעות העכבר מקום כלשהו במסך המוצג‪ ,‬והקש על הכפתור‬
‫או הקש על המקש ]‪.[F1‬‬
‫ניתן לקבל עזרה ופרוט נוסף עבור כל אחד ממסכי מערכת הנוכחות‬
‫בסרגל הכלים לחץ על‬
‫או בתפריט בחר עזרה => נושאי עזרה במערך השכר‬
‫הסברים על מערכת הנוכחות‪ ,‬ניתן לקבל בבחירה של "תפריטים (פקודות)" או בבחירה של‬
‫"מסכים ושדות במיכפל" במסך לעיל‪.‬‬
‫‪29‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪ .13.1‬לחצני הפעלה במערכת הנוכחות‬
‫לחצני ההפעלה משמשים לביצוע פעילויות או ניווט בין מסכי מערכת הנוכחות השונים‪ .‬יש לבחור‬
‫את הלחצן הרלוונטי בהתאם לפעילות הרצויה‪ .‬חלק מהלחצנים ניתן למצוא בכל מסכי התוכנה‬
‫וחלקם במסכים יעודים‪.‬‬
‫להלן רשימת כפתורי ההפעלה העיקריים במערכת הנוכחות‪.‬‬
‫לחצן‬
‫תאור הפעולה‬
‫שומר את הנתונים והשינויים שבוצעו‬
‫במסך‪.‬‬
‫לחץ לאישור הפעולה שבוצעה והמשך‪.‬‬
‫מבטל את הפעולה הנוכחית וסוגר את‬
‫החלון‪.‬‬
‫סוגר את הפעולה או את החלון הנוכחי‬
‫מבצע פעולה (קליטת דיווחי נוכחות‪,‬‬
‫טיפול ביתומות וכו …)‪.‬‬
‫כפתור זה משמש להוספת שורה במסכי‬
‫ההסכמים השונים – משרות‪ ,‬ימי‬
‫עבודה‪ ,‬אירועים וכו‪.‬‬
‫כפתור זה משמש להעתקת שורה (לאחר‬
‫שסומנה) במסכי ההסכמים השונים –‬
‫משרות‪ ,‬ימי עבודה‪ ,‬אירועים וכו‬
‫כפתור זה משמש לביצוע בדיקת שימוש‬
‫של משרה‪ ,‬יום עבודה‪ ,‬אירועים וכו‬
‫במערכת הנוכחות‪.‬‬
‫לחצן להדפסת הנתונים במסך עליו‬
‫אתה עובד‪.‬‬
‫לחצן להצגת דו"ח‬
‫‪‬‬
‫הערות‬
‫לחצן זה אינו פעיל כל עוד לא בוצע‬
‫שינוי כלשהוא במסך המוצג‪.‬‬
‫לחץ על לחצן זה כדי לאפשר המשך‬
‫ביצוע‪.‬‬
‫הנתונים שעודכנו במסך לא ישמרו‪.‬‬
‫מתקבל מסך אזהרה מפני יציאה ללא‬
‫שמירת הנתונים‪.‬‬
‫לחץ על לחצן זה כדי לצאת מבלי לבצע‬
‫פעולה כל שהיא‪.‬‬
‫לחץ על לחצן זה כדי להתחיל בביצוע‬
‫הפעולה המבוקשת‪.‬‬
‫לחץ על כפתור זה על מנת לבצע‬
‫הגדרה לנתון חדש‪.‬‬
‫מאפשר העתקת נתון קיים וביצוע‬
‫שינויים נדרשים‪ .‬לשם הנתון החדש‬
‫יופיע "עותק של‪"...‬‬
‫אם הנתון הוגדר אך לא נמצא בשימוש‬
‫מערכת הנוכחות תציע למחוק את‬
‫הנתון המיותר‪.‬‬
‫הקשה על לחצן זה ידפיס את נתוני‬
‫המסך במדפסת המוגדרת עבור תחנת‬
‫העבודה‬
‫מומלץ להצגת דוחות לפני הדפסה‪.‬‬
‫ניתן לבצע הדפסה של הדו"ח מתוך‬
‫תצוגת הדו"ח‬
‫לחצן המופיע בצבע אפור מצביע על כך שהלחצן אינו פעיל‪.‬‬
‫כל עוד לא בוצע שינוי של נתון‬
‫דוגמה‪ :‬לחצן השמירה יופיע בצבע אפור‬
‫כלשהוא במסך‪ .‬ברגע שתעדכן שדה‪ ,‬יהפוך הלחצן למצב פעיל‬
‫‪‬‬
‫אם ברצונך לצאת מהמסך ללא רישום הנתונים וללא ביצוע הפעילות לחץ על‬
‫‪.‬‬
‫או על‬
‫אם מיכפל תזהה שקודם לכן עדכנת שדה כל שהוא‪ ,‬תתבקש להחליט אם ברצונך‬
‫לשמור את הנתונים שעדכנת או לצאת ללא רישום הנתונים‪.‬‬
‫‪28‬‬
‫מיכפל נוכחות ‪ -‬הוראות הפעלה‬
‫‪.13.3‬התפריט הצף‬
‫בחלק ממסכי התוכנה‪ ,‬ניתן לבצע פעילויות נוספות ועדכונים במסכים אחרים ללא צורך ביציאה‬
‫מהמסך בו אתה עובד‪.‬‬
‫אפשרות זאת מכונה "תפריט צף" וניתנת לביצוע על ידי הקשה בלחצן הימני בעכבר במסך בו‬
‫אתה נמצא‪.‬‬
‫בסיום עבודתך במסך שאליו עברת בעזרת הלחצן הימני‪ ,‬המערכת תחזיר אותך אוטומטית למקום‬
‫שבו היית כאשר הפעלת את התפריט הצף‪.‬‬
‫הפעולות המוצעות לך בתפריט הצף‪ ,‬משתנות בהתאם למסך בו אתה נמצא‪.‬‬
‫דוגמא‬
‫‪‬‬
‫התפריט הצף במסך הסכמים > משרות מאפשר את הפעילויות הבאות‪:‬‬
‫‪‬‬
‫התפריט הצף במסך "נוכחות" מאפשר את הפעילויות הבאות‪:‬‬
‫מומלץ ללחוץ על הכפתור הימני של העכבר כדי לבחון איזה תפריט צף עומד לרשותך במקום בו‬
‫אתה נמצא‪.‬‬
‫‪13‬‬