הוראות הפעלה
מיכפל נוכחות מהשעון...לתלוש בלחיצת כפתור הוראות הפעלה © מיכפל מיקרו מחשבים ( )3891בע"מ .כל הזכויות שמורות. המסגר 45תל אביב ,41235טל 31-4423383 .פקס 31-4423393 I מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה תוכן העניינים .1מבוא 4 ................................................................................................................ .3.3מטרת החוברת 5 ....................................... ................................ ................................ ................................ .3.2שרות הנוכחות של מיכפל 5 ......................... ................................ ................................ ................................ .2הגדרת ימי עבודה 5 ............................................................................................... .2.3ימי עבודה 4 .............. ................................ ................................ ................................ ................................ .3הגדרת משרות6 .................................................................................................... .1.3משרות 4 ................... ................................ ................................ ................................ ................................ .4הגדרת הסכמי העברה לשכר 7 ................................................................................. .5.3הסכם העברה לשכר 1 ................................ ................................ ................................ ................................ .5.2הגדרת שורת העברה לשכר 9 ....................... ................................ ................................ ................................ .5הגדרת אירועים 9 .................................................................................................. .4.3כללי 8 ...................... ................................ ................................ ................................ ................................ .4.2הגדרת אירוע 8 .......... ................................ ................................ ................................ ................................ .6הגדרת ימים מיוחדים 11 ........................................................................................ .4.3כללי 33 .................... ................................ ................................ ................................ ................................ .4.2הגדרת יום מיוחד 33 .................................. ................................ ................................ ................................ .4.1קישור יום מיוחד למשרות 33 ...................... ................................ ................................ ................................ .7שונות 12 ............................................................................................................. .1.3כללי 32 .................... ................................ ................................ ................................ ................................ .8קישור עובד לנוכחות וסדר עבודה מומלץ13 ................................................................. .9.3קישור עובד למערכת הנוכחות 31 ................ ................................ ................................ ................................ .9.2סדר עבודה מומלץ 35 ................................. ................................ ................................ ................................ .9מיכפל שעון ללא שעון (ש.ל.ש) 15 ............................................................................. .8.3כללי 34 .................... ................................ ................................ ................................ ................................ .8.2הפעלת מיכפל ש.ל.ש 34 .............................. ................................ ................................ ................................ .8.1דיווח היעדרות במיכפל ש.ל.ש 34 ................. ................................ ................................ ................................ .8.5דיווח פרויקטים במיכפל ש.ל.ש 34 ............... ................................ ................................ ................................ .8.4מנהל מערכת במיכפל ש.ל.ש 31 ................... ................................ ................................ ................................ .11נוכחות 18 .......................................................................................................... .33.3קליטת נתוני נוכחות 39 ............................ ................................ ................................ ................................ .33.2טיפול בתקלות 38 .................................... ................................ ................................ ................................ .33.1עדכון ידני של נתוני נוכחות 23 ................... ................................ ................................ ................................ .33.5דיווח אירועים 23 .................................... ................................ ................................ ................................ .33.4עדכון אירועים 22 .................................... ................................ ................................ ................................ .33.4יום מיוחד פרטי 22 .................................. ................................ ................................ ................................ .11מהנוכחות לשכר23 .............................................................................................. .33.3העברת נתוני נוכחות לעובד בודד 21 ........... ................................ ................................ ................................ .33.2העברת נתוני נוכחות לקבוצות עובדים 25 ................................... ................................ ................................ .12דוחות 25 ........................................................................................................... .32.3דוח נוכחות 24 ......................................... ................................ ................................ ................................ .32.2שמירת דוחות נוכחות 24 .......................... ................................ ................................ ................................ .32.1דוחות פרטיים 24 .................................... ................................ ................................ ................................ 2 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .32.5דוחות נוכחות ב 21 ....................... ................................ ................................ ................................ Excel .13עזרה ועזרים 28 .................................................................................................. .31.3עזרה (29 ..................................... ................................ ................................ ................................ )Help .31.2לחצני הפעלה במערכת הנוכחות 28 ............ ................................ ................................ ................................ .31.1התפריט הצף 13 ...................................... ................................ ................................ ................................ 1 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .1מבוא .1.1מטרת החוברת חוברת זו תסייע למשתמשים חדשים בהפעלת תוכנת הנוכחות של מיכפל. בחוברת זו תמצאו בין השאר מידע על: הגדרה/עדכון של ימי עבודה ,משרות ,והסכמי העברה לשכר. סדר עבודה מומלץ. מיכפל ש.ל.ש. עדכון נתוני נוכחות ואירועים. העברת נתוני נוכחות לשכר. הפקת דוחות נוכחות. החוברת תוכננה לשמש כחומר עזר בתפעול תכנת הנוכחות ואינה באה להחליף את ההדרכה הראשונית ואת ההסברים הניתנים באמצעות מסכי העזרה של התכנה ,ראה פרק 13בחוברת זו. ** שימו לב -חוברת זו מתייחסת אך ורק להיבט התפעולי של התוכנה. ** למען הנוחות בלבד ,החוברת כתובה בלשון זכר. .1.1שרות הנוכחות של מיכפל תכנת הנוכחות של מיכפל היא תכנה קלה להפעלה וידידותית למשתמש .אנו משוכנעים שתצליחו להפעיל את התכנה בקלות .יחד עם זאת ,בצעדיך הראשונים – ייתכן ויהיו לך שאלות. אל תהססו לפנות אלינו בכל בעיה. השרות פועל: בימים א' – ה' בין השעות ( 9:33 – 34:33בימי א-ה שבין ה 3 -ל 8 -לחודש )9:33 – 31:33 בימי ו' בין השעות ( 9:33 – 32:33בימי ו' שבין ה 3-ל 8לחודש) ניתן לפתוח קריאות שרות לתוכנת הנוכחות של מיכפל גם באמצעות המייל. מספר הטלפון שלנו: שרות( 31 – 4423383 :רב-קווי) פקס31 -4431183 : 5 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .1הגדרת ימי עבודה .1.1ימי עבודה לחץ על הכפתור במסך שיתקבל ,בחר בחוצץ ימי עבודה. במסך זה תוכל להגדיר את סוגי ימי העבודה השונים הנהוגים בחברה. לדוגמא :הגדרת ימי עבודה לימי השבוע ,הגדרת ימי עבודה לימי שישי וערבי חג וכדומה. הגדרת ימי עבודה ,הוא השלב הראשון בהגדרה של הסכמי העבודה. או להגדרת יום עבודה חדש ,לחץ על הכפתור לעדכון יום עבודה קיים ,הקש פעמיים על יום העבודה אותו תרצה לעדכן. יתקבל המסך הבא: להגדרה או עדכון של יום עבודה ,יש להתייחס לשלוש הלשוניות המופיעות בצידו השמאלי העליון של המסך. משמרת – מסך זה משמש להגדרת מסגרת העבודה (קשיחה או גמישה) וכן טיפול במצבים של כניסה או יציאה מוקדמת או מאוחרת מהשעות המוגדרות ליום העבודה (עיגולים). הפסקה – מסך זה משמש להגדרת מועדי ומשך ההפסקה הניתנים לעובדים במהלך יום העבודה .ניתן להגדיר הפסקה על חשבון העובד או המעביד. שעות נוספות – מסך זה משמש להגדרת דרך חישוב השעות הנוספות לעובד. 4 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .3הגדרת משרות .3.1משרות לחץ על הכפתור במסך שיתקבל ,בחר בחוצץ משרות. משרה הינה מתכונת עבודה שנתית לעובד מסוים או לקבוצת עובדים. או להגדרת משרה חדשה ,לחץ על הכפתור לעדכון משרה קיימת ,הקש פעמיים על המשרה אותה תרצה לעדכן. יתקבל המסך הבא: הגדר עבור כל סוגי הימים (הרגילים והמיוחדים) את ימי העבודה המתאימים להם לפי ההגדרות שנעשו במסך ימי העבודה – ראה סעיף .2.1 במסך זה תוכל להגדיר: משרות אמון עבודה במשמרות חישוב שעות נוספות ברמה יומית ,שבועית או חודשית. הגדרת אירועים אוטומטיים שונים כגון עבודה מחזורית ועוד. 4 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .4הגדרת הסכמי העברה לשכר .4.1הסכם העברה לשכר לחץ על הכפתור במסך שיתקבל ,בחר בחוצץ העברה לשכר. יתקבל המסך הבא: העברה לשכר מגדירה את רשימת מוני הנוכחות השונים אותם תרצה להעביר למערכת השכר לעובד מסוים או לקבוצות עובדים. המונים במערכת הנוכחות מתחלקים לשני סוגים :קבוע ואירוע. קבוע :מונים מסוג זה כוללים את נתוני הנוכחות הקשורים לעבודה כגון :שעות נוכחות, ימי עבודה ,שעות נוספות וכו. אירוע :מונים מסוג זה כוללים נתונים הקשורים לאירועים שונים שדווחו במערכת הנוכחות כגון :ימי חופש ,שעות מחלה ,ימי מילואים וכו. מונים פרטיים :מונים אלו ניתנים להגדרה במערכת הנוכחות ,בנוסף על המונים הקיימים בתוכנה ,בהתאם לצרכי הלקוח. להגדרת המונים הפרטיים בחר כפתור הסכמים > חוצץ שונות > כפתור מונים. רוב סוגי המונים ,צוברים את נתוני הנוכחות ב 3 -צורות :ימים ,חלקי ימים ושעות. הסכם העברה לשכר ,מגדיר מצד אחד את מונה המקור במערכת הנוכחות ומצד שני את היעד במערכת השכר. או לעדכון הסכם העברה להגדרת הסכם העברה לשכר חדש ,לחץ על הכפתור לשכר קיים ,הקש פעמיים על הסכם ההעברה אותו תרצה לעדכן .לפרטים ראה סעיף .4.2 1 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .4.1הגדרת שורת העברה לשכר להגדרת שורה בהסכם העברה לשכר לחץ על הכפתור יתקבל המסך הבא: קבוצת מוני נוכחות :בחר "קבוע" או "אירוע" .בחירת הקבוצה ,תשנה את רשימת מוני נוכחות אותם תוכל לבחור. מונה נוכחות :בחר מתוך הרשימה את המונה אותו תרצה להעביר למערכת השכר. סוג מונה :בחר את סוג המונה אותו תרצה להעביר ,ימים ,חלקי ימים או שעות. סוג יעד בשכר :בחר "רכיבי שכר"" .נוכחות"" ,ניצול" או "ניכויי רשות" .בחירת סוג יעד ישנה את רשימת היעדים לשכר אותם תוכל לבחור. יעד בשכר :בחר את שדה היעד בשכר .היעדים משתנים בהתאם לסוג היעד בשכר אותו בחרת. רכיב נפרד :במקרים בהם אתה מעביר לאותו רכיב שכר נתונים ממוני נוכחות שונים ,סמן שדה זה על מנת להציג את הנתונים בתלוש השכר בשורות נפרדות. פקטור :שדה זה מאפשר הגדלה או הקטנה של הערך שיועבר לשכר .לדוגמא :אם מונה מסוים צבר 9שעות והנך מעונין להעביר לשכר רק 43%מהערך במונה זה ,רשום בשדה הפקטור3.4 : יש לחזור על פעולה זו עבור כל מונה אותו תרצה להעביר ממערכת הנוכחות לשכר. 9 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .5הגדרת אירועים .5.1כללי לחץ על הכפתור ,במסך שיתקבל ,בחר בחוצץ אירועים. יתקבל המסך הבא: מסך זה מציג את רשימת האירועים שהוגדרו במערכת הנוכחות. אירועים הם מקרים או פעילויות שונות בהם העובד נוכח או נעדר ממקום העבודה ומתוגמל עבורם באופן רגיל או נפרד. או לעדכון אירוע קיים ,הקש פעמיים על להגדרת אירוע חדש ,לחץ על הכפתור האירוע אותו תרצה לעדכן .לפרטים ראה סעיף .5.2 .5.1הגדרת אירוע מסך זה משמש להוספה או עדכון של אירוע. שם :תן שם לאירוע אותו אתה מגדיר. קיצור :שם הקיצור יופיע בדוחות הנוכחות. תאור :רשום תאור מורחב לאירוע המוגדר. צבע( :אופציונאלי) ,בחר צבע שיבדיל את האירוע במסכי הנוכחות. העדרות :סמן vבשדה זה אם האירוע הוא מסוג העדרות. לאירועים שאינם אירועי העדרות ,יש להשלים את הגדרת האירוע בשדות הבאים: מחוץ לתקן :סמן vבשדה זה אם אירוע העבודה אותו אתה מגדיר אינו במסגרת העבודה והתפקיד של העובד ומשולם בנפרד משכרו הרגיל של העובד. קוד בשעון :כאשר אירועים מדווחים מהשעון ,רשום את הקוד בשעון הנוכחות שהוקצה עבור הגדרת האירוע. משך מרבי :הגדר את משך זמן האירוע .מערכת הנוכחות תשלים באופן אוטומטי את שעת סיום האירוע בהתאם למשך הזמן המוגדר. 8 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .6הגדרת ימים מיוחדים .6.1כללי לחץ על הכפתור ,במסך שיתקבל ,בחר בחוצץ ימים מיוחדים. יתקבל המסך הבא: מסך זה מציג את רשימת הימים המיוחדים שהוגדרו במערכת הנוכחות. ימים מיוחדים ,הם ימים שבו מתכונת העבודה שונה מהגדרת היום הרגיל שהוגדר .לדוגמא: ערב חג שחל באמצע השבוע ,משנה את מתכונת העבודה לאותו היום. או לעדכון יום מיוחד קיים ,הקש להגדרת יום מיוחד חדש ,לחץ על הכפתור פעמיים על היום המיוחד אותו תרצה לעדכן .לפרטים ראה סעיף 6.2 לקישור יום העבודה המיוחד למשרות ,בחר את היום המיוחד מתוך הרשימה ולחץ על מתחת לכותרת "הוספת יום מיוחד למשרות" .ראה סעיף .6.3 הכפתור .6.1הגדרת יום מיוחד מסך זה משמש להוספה או עדכון של יום מיוחד. שם :תן שם ליום המיוחד אותו אתה מגדיר. קיצור :שם הקיצור יופיע בדוחות הנוכחות. תאור :רשום תאור מורחב ליום המיוחד המוגדר. קוד זכאות :סמן vבשדה זה ,אם העובד זכאי לתשלום עבור היום המיוחד אותו אתה מגדיר צבע( :אופציונאלי) ,בחר צבע שיבדיל את היום המיוחד. 33 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .6.3קישור יום מיוחד למשרות מסך זה משמש לקישור היום המיוחד שהגדרת למשרות השונות המוגדרות בחברה וכן את סוג היום המאפיין את היום המיוחד בכל משרה. קימות שלש אפשרויות להגדרת יום מיוחד למשרה או למשרות. יום עבודה זהה לכל המשרות בחר אפשרות זו להוספת היום המיוחד לכל המשרות המוגדרות לחברה .בשדה בחר יום עבודה :בחר את יום העבודה המתאים ליום המיוחד מתוך ימי העבודה שהוגדרו בחברה במסך הסכמים > ימי עבודה. יום עבודה לפי יום מיוחד אחר במשרה בחר אפשרות זו להוספת היום המיוחד לכל המשרות המוגדרות בחברה .בשדה יום במשרה בחר מתוך רשימת הימים המיוחדים, את היום המיוחד המתאים ליום המיוחד אותו אתה מגדיר. לדוגמא :אם הגדרת יום מיוחד עבור חוה"מ סוכות, ותרצה להשתמש ביום המיוחד הזה גם עבור חוה"מ פסח .בחר עבור היום המיוחד חוה"מ פסח את היום המיוחד חוה"מ סוכות מתוך הרשימה. יום עבודה שונה בכל משרה אפשרות זו תציג רשימה של כל המשרות המוגדרות בחברה . עבור כל משרה ,בחר את יום העבודה המתאים ליום המיוחד ,מתוך ימי העבודה שהוגדרו בחברה במסך הסכמים > ימי עבודה. 33 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .7שונות .7.1כללי לחץ על הכפתור ,במסך שיתקבל ,בחר בחוצץ שונות. יתקבל המסך הבא: מסך שונות ,מאפשר לבצע הגדרות שונות לשימוש במערכת הנוכחות במספר נושאים: כותרות -שינוי הכותרות לשדות השעות הנוספות. עיגול כללי -הגדרות לעיגול יחידות זמן בתוכנת הנוכחות. זכאות בחג – הגדרת הקריטריונים המזכים תשלום בחג( .תשלום עבור יום חג נכון רק לימי חג שתקן העבודה בו שונה מ.)3- מקשים ייעודיים – הגדרת מקשים בשעון הנוכחות לדיווחים ייעודיים . מחלה – הגדרת טיפול המערכת בדיווח ימי מחלה אוטומטיים. שבת – רישום של שעות כניסה/צאת שבת במהלך השנה. מונים – הגדרת מונים "פרטיים" להעברת נתונים לשכר. הדפסה – הגדרת דוחות נוכחות "פרטיים" בחתכים שונים. אפשרויות – מאפשר הגדרה של שני נושאים: oגיבוי קובץ קריאות השעון שנטענו למערכת הנוכחות. oאפשרות העברת נתוני נוכחות לחודש משכורת הבא. הנקה – משמש להגדרת שעות ומשך תקופת ההנקה לקבלת ההטבה של "שעת הנקה". חיוב לקוחות – הגדרה להפקת דוחות לחיוב לקוחות לפי פרויקטים. 32 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .8קישור עובד לנוכחות וסדר עבודה מומלץ .8.1קישור עובד למערכת הנוכחות לחץ על כפתור או בתפריט בחר נתונים => פרטי עובדים => חוצץ משרה. לקישור עובד למערכת הנוכחות יש ללחוץ על הכפתור במסך שיתקבל עליך לבחור את הנתונים הבאים: הסכם עבודה – בחר את המשרה אליה שייך העובד מתוך רשימת המשרות הקיימות. הסכם העברה לשכר – בחר את הסכם העברה לשכר אליו שייך העובד מתוך רשימת הסכמי העברה לשכר הקיימים. לוח שנה – בחר את לוח השנה המתאים לעובד .ברירת המחדל הוא לוח מועדי ישראל. מספר תג – רשום את מספר התג של העובד כפי שמוגדר בשעון הנוכחות. מספר התג ישמש לזיהוי ההחתמות השייכות לאותו עובד. מספר תג קודם – במקרים בהם תג העובד הוחלף או נמחק ,שדה זה ישמור את מספר התג הישן לצורך זיהוי החתמות שנעשו לפני מועד החלפת או מחיקת התג. תוקף תג קודם עד -במקרים בהם תג העובד הוחלף או נמחק ,שדה זה ישמור את תאריך תוקף התג הקודם ,בדרך כלל יום השינוי. תום חופשת לידה – למימוש הזכאות ל"שעת הנקה" לאחר חופשת הלידה ,רשום בשדה זה את תאריך סיום חופשת הלידה .מיכפל תזכה את העובדת ב"שעת הנקה" על פי התנאים המוגדרים במסך :הסכמים > חוצץ שונות > כפתור הנקה ,החל מהתאריך הרשום. נוכחות בלבד -סמן vבשדה זה אם יש עובדים במערכת השכר שמוגדרים לצורך מעקב נוכחות בלבד( .עובדים אלה אינם מקבלים שכר בחברתכם). שים לב ,אין חובה לשייך את כל העובדים למערכת הנוכחות .לדוגמא עובדים שאינם מדווחים כניסה/יציאה. עובד שאינו משויך למערכת הנוכחות ,לא יופיע ברשימת העובדים המטופלים במערכת הנוכחות. 31 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .8.1סדר עבודה מומלץ להלן סדר הפעולות המומלץ לביצוע בתום כל חודש עבודה. .3קליטת נתוני נוכחות משעון/קובץ – ראה סעיף .33.3 .2הדפסת דוחות נוכחות לבדיקת חוסרים של דיווחי כניסה/יציאה – ראה סעיף .32.3 .1עדכון נתוני נוכחות חסרים :כניסה/יציאה ,חופשות ,מחלות וכו' – ראה סעיף 33.1ו.33.5- .5העברת נתוני נוכחות לתלושי השכר – ראה פרק .33 .4חישוב תלושים במערכת השכר. .4שמירת דוחות נוכחות בקובץ – ראה סעיף .32.2 המלצה קליטת נתוני הנוכחות מספר פעמים בחודש ,תחסוך לחץ עבודה של עדכון נתוני נוכחות חסרים או שגויים לקראת סוף החודש. 35 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .9מיכפל ש.ל.ש (שעון ללא שעון) .9.1כללי מיכפל ש.ל.ש הינה מערכת לדיווח שעות כניסה ,יציאה ,אירועים או פרויקטים מהמחשב האישי של כל עובד ,ללא צורך בשעון נוכחות פיזי. מיכפל ש.ל.ש היא מערכת משלימה למודול "מיכפל נוכחות" וניתן להזמינה ממיכפל בהתאם לצורכי העסק שלך. מיכפל ש.ל.ש אינה דורשת עדכון מלא של תוכנת מיכפל ,אולם נדרשת התקנה מקומית של תוכנת ש.ל.ש בכל מחשב ברשת בו מדווחים. משיכת נתוני הנוכחות ממיכפל ש.ל.ש לתוך מערכת הנוכחות לצרכי מעקב ,השלמת נתונים והפקת דוחות נוכחות ,מבוצע בדומה לכל שעון נוכחות אחר (ראה סעיף 11.1במסמך זה). מיכפל מיכפל ש.ל.ש כוללת: מסך דיווח כניסה ויציאה של העובד. אפשרות דיווח היעדרויות ,בהתאם להרשאות (אופציונאלי). אפשרות דיווח פרויקטים ע"י העובד (אופציונאלי). מסך ניהול מיוחד למנהל המערכת להגדרת מיכפל ש.ל.ש והרשאות דיווח. .9.1הפעלת מיכפל ש.ל.ש לדיווח במערכת ש.ל.ש בכל אחת מהתחנות ברשת בה מותקנת המערכת ,יש להקיש על הצלמית ).(Icon יתקבל המסך הבא: תצוגת דיווח אחרון שבוצע לחץ כאן לחץ כאן לדיווח כניסה לדיווח יציאה 34 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .9.3דיווח היעדרות במיכפל ש.ל.ש מיכפל ש.ל.ש מאפשרת לעובדים לדווח על ימי/שעות היעדרות (חופש ,מחלה וכו) בהתאם להרשאות שהוגדרו לעובדים במסך ניהול המערכת – ראה סעיף .8.4 במסך הנוכחות. לדיווח היעדרות ,לחץ על הכפתור במסך שיתקבל: בחר את האירוע לדיווח בטל סימון זה לדיווח אירוע בטווח שעות .9.4דיווח פרויקטים במיכפל ש.ל.ש מיכפל ש.ל.ש מאפשרת לעובדים לדווח כניסה/יציאה על עבודה בפרויקטים שונים במקרים בהם החברה אותה אתה מנהל הוגדרה לעבודה בפרויקטים במסך חברה >-חוצץ כללי > כפתור מ.נוכחות. בחר את הפרויקט עליו תרצה לדווח לחץ כניסה לאחר בחירת הפרויקט 34 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .9.5מנהל מערכת במיכפל ש.ל.ש בתפריט בחר תחזוקה => נוכחות => תצורת שעוני נוכחות במסך שיפתח ,בחר את השורה "מיכפל ש.ל.ש" ולחץ על הכפתור יתקבל המסך הבא: בחר כפתור זה לניהול רשימת העובדים שמדווחים במיכפל ש.ל.ש. ניתן לעדכן את שמות המשמשים ,סיסמאות כניסה למערכת והרשאות לדיווח כניסות/יציאות והיעדרויות במיכפל ש.ל.ש. אין לפתוח משתמשים חדשים כאן ,רישום ראשוני מועבר מתוכנת השכר ! בחר בכפתור זה לעדכון רשימת הפרויקטים המותרים לדיווח. אין לפתוח פרויקטים חדשים כאן ,רישום ראשוני מועבר מתוכנת השכר! בחר בכפתור זה לעדכון רשימת ההיעדרויות המותרים לדיווח. אין לפתוח אירועי היעדרויות חדשים כאן ,רישום ראשוני מועבר מתוכנת השכר ! בחר בכפתור זה לקבלת רשימת נתוני הנוכחות של העובדים בזמן אמת. בחר בכפתור זה להעברת נתוני נוכחות ל"היסטוריה". בחר בכפתור זה להגדרות ראשוניות וכלליות של מיכפל ש.ל.ש. יש לגבות באופן סדיר את תיקיית דיווחי העובדים במערכת ש.ל.ש שברשת !!! שם המחיצהMskTimeLogData : 31 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .11נוכחות .11.1קליטת נתוני נוכחות בתפריט בחר נוכחות => קליטת נתונים => קליטת נתונים מסך קליטת נתוני נוכחות ,מאפשר יבוא של נתוני הנוכחות מתוך הקבצים או שעוני הנוכחות שברשותך. שים לב ,אם אתה קולט נתוני נוכחות מקובץ ,יש ליצור תחילה את הקובץ לקליטה ,בעזרת תוכנת השעון .הנחיות לביצוע פעולה זו תוכל לקבל מהחברה ממנה רכשת את השעון. מסך סיכום קליטה ושגויים סמן את השעון או הקובץ ממנו מתבצעת הקריאה במסך שיתקבל: .3סמן בטבלה את שורת השעון או הקובץ ממנו מתבצעת קליטת נתוני הנוכחות. .2לחץ על הכפתור יש לחזור על סעיפים 3ו 2-עבור כל קובץ או שעון המופיע בטבלה. לקליטת דיווחי הנוכחות ברצף ,ניתן לסמן את כל הקבצים/שעונים המופיעים בטבלה וללחוץ על הכפתור בתום קליטת הנתונים ,יוצג בחלקו השמאלי של המסך מידע על טעינת הנתונים כולל תקלות או שגיאות שזוהו בקליטה להסברים על התקלות והפתרון המוצע ראה סעיף 11.2במסמך זה. בסוף עיבוד הנתונים לחץ על הכפתור 39 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .11.1טיפול בתקלות מסך זה מציג מידע סטטיסטי על ביצוע קליטת נתוני הנוכחות מקבצים או משעוני נוכחות. מספר קריאות השעון שהיו בקובץ הקליטה טווח התאריכים של קריאות השעון בקובץ הקלט מידע סטטיסטי על תקלות שזוהו בקליטה. והדפס את דוח השגויים. לחץ על כפתור התייחס לפעולות הרשומות בטבלה הבאה בהתאם לסוג השגיאה המופיע בטבלת השגויים. סוג השגיאה הסבר פתרון מוצע תקלות בקליטה .3אין קשר עם שעון הנוכחות. .2אין נתונים בשעון. .1לא נמצא קובץ קליטה במקום המוגדר במסך. .5בעיית הרשאות אצל המשתמש. נתונים שגויים בקובץ קריאות נוכחות. יופיע בדרך כלל אחרי ביצוע של "קליטה חוזרת" .המערכת זיהתה קריאה זהה לאותו תאריך/דקה. נמצאו מספרי תגים בקובץ הנוכחות שאינם משויכים לאף עובד במערכת השכר של מיכפל. לסעיפים 3,2,1 פנה לתמיכה של ספק השעון/קובץ. לסעיף 5העזר בטכנאי המחשבים/איש הרשת שלך. קריאות מחודשים קודמים קימות קריאות נוכחות לחודש/ים שלפני החודש הנוכחי. קריאות שגויות קריאות כפולות קריאות יתומות פנה לתמיכת הנוכחות של מיכפל. מצב זה אינו דורש טיפול מאחר ושום נתון לא השתנה במערכת הנוכחות. .3שייך את מספר התג לעובד הנכון במסך עובדים>משרה>כפתור מ.נוכחות .2שייך את הקריאות היתומות לעובד הרלוונטי במסך נוכחות>תחזוקה>תיקון קריאות יתומות 38 צריך להיות , 1אחרת ,הנתון מצביע על קריאות מהחודש הקודם שלא נקראו/נקלטו. לדוגמא :בוצעה קליטה אחרונה ב 24-לחודש הקודם .בקליטה של החודש הנוכחי יופיעו הקריאות של הימים האחרונים מהחודש הקודם שלא נקלטו. אופן הטיפול :באמצעות דוח שיציג את הקריאות הללו .על סמך הדוח עליך להחליט כיצד לפעול (תיקון ידני). מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .11.3עדכון ידני של נתוני נוכחות מסך זה מציג את דיווחי כניסה/יציאה כפי שנקלטו משעוני הנוכחות או טופלו ידנית לאחר הקליטה. יום העבודה המוגדר לעובד דיווחי כניסה/יציאה דיווחי אירועים (חופש ,מחלה וכו) מסך זה ,מאפשר להשלים דיווחי כניסה/יציאה עבור ימים בהם לא בוצע דיווח בשעון הנוכחות מכל סיבה שהיא וכן לדווח אירועים מיוחדים. דיווח שעות לעדכון או השלמה של דיווח ,בחר את טור כניסה/יציאה עבור היום המתאים ורשום את השעה ברצף של 5ספרות( .עבור שעה 9:13רשום )3913 דיווחים מיוחדים (בלחיצה על הלחצן הימני בעכבר) בתפריט שיפתח ,בחר את סוג הפעילות אותה תרצה לבצע בנוסף לקליטת נתוני כניסה/יציאה. לדוגמא :חופשה ,מחלה ועוד או פעילויות שונות במהלך היום כגון השתלמויות ,פגישות ועוד. .1דיווח אירוע – בחר את האירוע המתאים (כגון :חופשה ,מחלה וכו) ליום או הימים המדווחים מתוך רשימת האירועים שהוגדרו במסך ההסכמים בחוצץ אירועים .ראה סעיף .11.4 .2עדכון אירוע – בחר באפשרות זו על מנת לעדכן אירוע קיים או למחוק אירוע שדווח .ראה סעיף .11.5 .3יום מיוחד פרטי – בחר את היום המיוחד מתוך רשימת הימים המיוחדים שהוגדרו במסך ההסכמים בחוצץ ימים מיוחדים .שים לב ,דיווח יום מיוחד פרטי משנה את הגדרת יום העבודה ,כפי שמוגדר במשרתו של העובד ,להגדרת היום המיוחד הפרטי ראה סעיף .11.6 .4דוח נוכחות – בחר אפשרות זו להצגת דוח הנוכחות לעובד או העובדים. 23 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .11.4דיווח אירועים מסך זה מאפשר קליטה של אירועים שונים במסגרת הדיווח החודשי של העובד. בחירת סוג האירוע בחר את אופי האירוע דיווח מחלה אוטומטי :סמן vבשדה זה אם ברצונך לדווח ימי מחלה אוטומטיים (דיווח מחלה לפי חוק). ימי המחלה האוטומטיים מוגדרים במסך מחלה (הסכמים >-חוצץ שונות >-כפתור מחלה). ** בדיווח מחלה אוטומטי ,אין צורך לבחור אירוע בשדה "סוגי אירועים". סוגי אירועים :בשדה זה בחר את סוג האירוע אותו תרצה לקלוט. תאריך התחלה :רשום את תאריך התחלת האירוע ,ניתן גם לבחור את יום תחילת האירוע בלוח השנה המופיע בצידו השמאלי של המסך. העובד אינו נוכח :בחר את דרך דיווח האירוע מתוך הרשימה להלן. .1יום מלא :משך האירוע הינו בהתאם לתקן היומי. .2בתחילת היום :עבור משרה קשיחה בלבד ,האירוע ידווח החל מתחילת היום כפי שמוגדר ביום העבודה ועד להחתמה הראשונה באותו היום. .3בסוף היום :האירוע ידווח מההחתמה האחרונה ועד סוף היום כפי שמוגדר ליום העבודה. .4במהלך היום :בחר באפשרות זו על מנת להשלים "חוסרים" שקרו במהלך היום .במידה ואין החתמה כל היום -התוכנה תיצור אירוע לכל היום לפי תקן יום העבודה. .5זמן מסוים :בחר אפשרות זו על מנת להוסיף אירוע בין החתמת הכניסה והיציאה של יום העבודה. .6מתקדם :ניתן לבקש ש"אחוז חיוב" יהיה שונה מ .333%לחץ על הכפתור ורשום את אחוז החיוב הרצוי. לדוגמא :כאשר עובד יוצא לחופש ביום שישי והמעסיק רוצה שלא ירשם לעובד יום חופש מלא אלא רק חצי יום חופש ,בשדה "אחוז חיוב" רשום . 51% 23 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .11.5עדכון אירועים מסך זה מאפשר לעדכן או למחוק אירועים שדווחו במסך הנוכחות של העובד. לחץ למחיקת אירוע .11.6יום מיוחד פרטי מסך זה מאפשר קליטה של ימים מיוחדים במסגרת הדיווח החודשי של העובד. בחר את היום המיוחד השתמש באפשרות זו אם ברצונך לשנות את התקן המוגדר עבור יום העבודה אותו אתה מעדכן. יום מיוחד :בחר את היום המיוחד מתוך רשימת הימים המיוחדים שהוגדרו במסך הסכמים חוצץ ימים מיוחדים. תאריך התחלה :רשום את תאריך תחילתו של היום המיוחד ,ניתן גם לבחור את תחילת היום המיוחד בלוח השנה המופיע בצידו השמאלי של המסך. מספר ימים :בחר את משך הזמן המוגדר עבור היום המיוחד אותו בחרת. 22 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .11מהנוכחות לשכר .11.1העברת נתוני נוכחות לעובד בודד מסך זה מציג את סיכום נתוני הנוכחות של העובד לפני העברת הנתונים לשכר. העברת נתוני הנוכחות לעובד מבוצעת עבור כל עובד בנפרד. להעברת נתונים לקבוצת עובדים לשכר ראה סעיף .11.2 נתוני נוכחות שיעברו לשכר טבלת סיכום נתוני נוכחות טבלת מוני נוכחות (צידו הימני של המסך) מציגה את רשימת כל מוני הנוכחות שהוגדרו בהסכם ההעברה לשכר של העובד – כפתור הסכמים => חוצץ העברה לשכר. טבלת נתונים להעברה לשכר (צידו השמאלי של המסך) מציגה את רשימת המונים שיועברו למערכת השכר לחישוב תלוש השכר של העובד. להעברת נתוני הנוכחות לשכר לחץ על הכפתור שים לב: טבלת מוני נוכחות oבטבלה זו מוצגים כל המונים שמוגדרים בהסכם ההעברה לשכר ,כולל מונים שסך הכמות בהם היא אפס. oטור הכמות מציג את הערך המלא של המונה גם אם הוגדר עבורו פקטור שונה מאחד. טבלת נתונים להעברה לשכר oבטבלה זו מוצגים רק מונים שיעברו לשכר עם הערך המחושב (מידה והוגדר עבורם פקטור שונה מאחד). oהרכיב יוסר – הודעה זו תופיע ליד כל מונה שהיה עם ערך בחודש קודם ואילו בחודש הנוכחי ערכו אפס. 21 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .11.1העברת נתוני נוכחות לקבוצות עובדים בתפריט בחר חישובים => תלושים => חישוב תלושים רציף חודש משכורת :בחר את חודש השכר. חישוב נוכחות :בחר באפשרות המתאימה: - 1לא לחשב – בחר באפשרות זו לחישוב כל התלושים ללא יבוא של נתוני הנוכחות. - 1לחשב – בחר באפשרות זו לחישוב כל התלושים של העובדים בצורה רציפה כולל נתוני נוכחות. - 2לחשב נוכחות בלבד – בחר באפשרות זו ליבוא נתוני הנוכחות של העובדים בצורה רציפה ללא חישוב התלושים. "בחירת עובדים": בחר את טווח העובדים עליהם תרצה להפעיל את החישוב הרציף ולחץ על כפתור 25 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .11דוחות .11.1דוח נוכחות בתפריט בחר דוחות => דוחות נוכחות => דוח נוכחות במסך זה תוכל לבחור את סוג דוח הנוכחות ,העובדים וסדר ההדפסה המבוקש לדוח אותו אתה מבקש להדפיס. סוג הדוח :מערכת הנוכחות של מיכפל מאפשרת לכל משתמש להגדיר דוחות פרטיים בנוסף על דוח הנוכחות הסטנדרטי בשדה סוג דוח ,בחר את הדוח אותו תרצה להפיק מתוך רשימת הדוחות שהגדרת. שים לב :אם לא הגדרת דוחות פרטיים המערכת תציע להפיק את דוח הנוכחות הסטנדרטי. .11.1שמירת דוחות נוכחות בקובץ מיכפל ממליצה לשמור את דוחות הנוכחות של כלל העובדים כחלק משגרת העבודה החודשית. בחר את סוג הדוח אותו תרצה לשמור ואת האפשרות כל העובדים ולחץ על הכפתור בדוח שיוצע על המסך ,בחר בתפריט העליון את האפשרות המלצות לשמירת דוחות הנוכחות: צור תיקיה שונה עבור כל שנת מס. צור תת-תיקיה בכל שנת מס עבור כל חברה בנפרד (במידה והנך מנהל מספר חברות). מומלץ לכלול בשם הקובץ את חודש השכר ומספר החברה .לדוגמא" :נוכחות "34333 24 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .11.3דוחות פרטיים בחר כפתור נוכחות => חוצץ שונות => כפתור הדפסה מיכפל מאפשרת להגדיר דוחות נוכחות פרטיים בנוסף לדוח הנוכחות הסטנדרטי. תוכל לבחור את הנתונים שיוצגו בדוח הנוכחות ,בנוסף לשעות כניסה/יציאה שיוצגו באופן קבוע בדוחות ,מתוך רשימת הנתונים המופיעים בחלקו השמאלי של המסך. בחר את המונים אותם תרצה להציג בדוח הנוכחות הפרטי ולחץ על הכפתור לשינוי סדר הופעת המונים בדוח הנוכחות אותו אתה מגדיר ,סמן בחלקו הימני של המסך בהתאמה. או את המונה אותו בחרת ולחץ על הכפתור תוכל לבחור את אחד מהדוחות הפרטיים שהגדרת כ"דוח בררת מחדל" .בבחירה של דוח נוכחות ,המערכת תציע להפיק את הדוח הפרטי שהגדרת כ"דוח בררת מחדל" אין הגבלה למספר הדוחות הפרטיים אותם ניתן להגדיר במערכת הנוכחות. 24 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .11.4דוחות נוכחות ב Excel לקוחות המשתמשים בגרסת המנהלים של תוכנת השכר ,יכולים להפיק דוחות Excelלריכוז נתוני נוכחות שונים וביקורת כניסה/יציאה. בתפריט בחר קובץ => ייצוא => נתונים ל Excel להלן רשימת הגיליונות אותן ניתן להפיק באפשרות זו: בקרת שינויים מאפשר לבצע השוואות בין שני חודשים שונים .התוצאה תוצג בערכים כמותיים ובאחוזים. דיווחי נוכחות דוח זה מציג את דיווחי הכניסות/יציאות לעובדים לתאריכים המבוקשים לפי חריגים :חוסרים בדיווח כניסה או יציאה ,דיווחים חסרים ליום וכו. דיווחים מהנוכחות לשכר דוח זה מרכז את הנתונים שיעברו ממערכת הנוכחות לשכר עבור כלל העובדים. העברה לשכר דוח בקרה המפרט את הרכיבים בתלוש השכר המופיעים ככמות Xמחיר .דוח זה נועד לעזור בבניית הסכמי העברה לשכר. מונים חודשיים פירוט/ריכוז המונים החודשיים בחתך עובדים ומחלקות. מונים יומיים פירוט/ריכוז המונים היומיים בחתך עובדים ומחלקות. פרויקטים מונים חודשיים פירוט/ריכוז המונים החודשיים בחתך עובדים ומחלקות עבור כל פרויקט המוגדר במערכת הנוכחות. פרויקטים מונים יומיים פירוט/ריכוז המונים היומיים בחתך עובדים ומחלקות עבור כל פרויקט המוגדר במערכת הנוכחות. רשימות דוח המציג בטבלה את מספר העובד ,מספר תג ,הסכם העבודה והסכם ההעברה לשכר אליהם משויך העובד. 21 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .13עזרה ועזרים .13.1עזרה ()Help מסכי עזרה – בזמן שימוש בתוכנה ניתן להציג דף הסבר לכל מסך במערכת הנוכחות באחת מהאפשרויות הבאות: הנמצא בחלק הימני העליון של המסך המוצג לחץ בעכבר על סימן השאלה ולאחר מכן עבור עם הסמן למקום כלשהוא במסך המוצג ולחץ על הלחצן השמאלי בעכבר. סמן באמצעות העכבר מקום כלשהו במסך המוצג ,והקש על הכפתור או הקש על המקש ].[F1 ניתן לקבל עזרה ופרוט נוסף עבור כל אחד ממסכי מערכת הנוכחות בסרגל הכלים לחץ על או בתפריט בחר עזרה => נושאי עזרה במערך השכר הסברים על מערכת הנוכחות ,ניתן לקבל בבחירה של "תפריטים (פקודות)" או בבחירה של "מסכים ושדות במיכפל" במסך לעיל. 29 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .13.1לחצני הפעלה במערכת הנוכחות לחצני ההפעלה משמשים לביצוע פעילויות או ניווט בין מסכי מערכת הנוכחות השונים .יש לבחור את הלחצן הרלוונטי בהתאם לפעילות הרצויה .חלק מהלחצנים ניתן למצוא בכל מסכי התוכנה וחלקם במסכים יעודים. להלן רשימת כפתורי ההפעלה העיקריים במערכת הנוכחות. לחצן תאור הפעולה שומר את הנתונים והשינויים שבוצעו במסך. לחץ לאישור הפעולה שבוצעה והמשך. מבטל את הפעולה הנוכחית וסוגר את החלון. סוגר את הפעולה או את החלון הנוכחי מבצע פעולה (קליטת דיווחי נוכחות, טיפול ביתומות וכו …). כפתור זה משמש להוספת שורה במסכי ההסכמים השונים – משרות ,ימי עבודה ,אירועים וכו. כפתור זה משמש להעתקת שורה (לאחר שסומנה) במסכי ההסכמים השונים – משרות ,ימי עבודה ,אירועים וכו כפתור זה משמש לביצוע בדיקת שימוש של משרה ,יום עבודה ,אירועים וכו במערכת הנוכחות. לחצן להדפסת הנתונים במסך עליו אתה עובד. לחצן להצגת דו"ח הערות לחצן זה אינו פעיל כל עוד לא בוצע שינוי כלשהוא במסך המוצג. לחץ על לחצן זה כדי לאפשר המשך ביצוע. הנתונים שעודכנו במסך לא ישמרו. מתקבל מסך אזהרה מפני יציאה ללא שמירת הנתונים. לחץ על לחצן זה כדי לצאת מבלי לבצע פעולה כל שהיא. לחץ על לחצן זה כדי להתחיל בביצוע הפעולה המבוקשת. לחץ על כפתור זה על מנת לבצע הגדרה לנתון חדש. מאפשר העתקת נתון קיים וביצוע שינויים נדרשים .לשם הנתון החדש יופיע "עותק של"... אם הנתון הוגדר אך לא נמצא בשימוש מערכת הנוכחות תציע למחוק את הנתון המיותר. הקשה על לחצן זה ידפיס את נתוני המסך במדפסת המוגדרת עבור תחנת העבודה מומלץ להצגת דוחות לפני הדפסה. ניתן לבצע הדפסה של הדו"ח מתוך תצוגת הדו"ח לחצן המופיע בצבע אפור מצביע על כך שהלחצן אינו פעיל. כל עוד לא בוצע שינוי של נתון דוגמה :לחצן השמירה יופיע בצבע אפור כלשהוא במסך .ברגע שתעדכן שדה ,יהפוך הלחצן למצב פעיל אם ברצונך לצאת מהמסך ללא רישום הנתונים וללא ביצוע הפעילות לחץ על . או על אם מיכפל תזהה שקודם לכן עדכנת שדה כל שהוא ,תתבקש להחליט אם ברצונך לשמור את הנתונים שעדכנת או לצאת ללא רישום הנתונים. 28 מיכפל נוכחות -הוראות הפעלה .13.3התפריט הצף בחלק ממסכי התוכנה ,ניתן לבצע פעילויות נוספות ועדכונים במסכים אחרים ללא צורך ביציאה מהמסך בו אתה עובד. אפשרות זאת מכונה "תפריט צף" וניתנת לביצוע על ידי הקשה בלחצן הימני בעכבר במסך בו אתה נמצא. בסיום עבודתך במסך שאליו עברת בעזרת הלחצן הימני ,המערכת תחזיר אותך אוטומטית למקום שבו היית כאשר הפעלת את התפריט הצף. הפעולות המוצעות לך בתפריט הצף ,משתנות בהתאם למסך בו אתה נמצא. דוגמא התפריט הצף במסך הסכמים > משרות מאפשר את הפעילויות הבאות: התפריט הצף במסך "נוכחות" מאפשר את הפעילויות הבאות: מומלץ ללחוץ על הכפתור הימני של העכבר כדי לבחון איזה תפריט צף עומד לרשותך במקום בו אתה נמצא. 13
© Copyright 2024