‫הנהלת חשבונות – נספח ‪7‬‬ ‫הנחיות לסיום שנת הלימודים‬ ‫א‪ .‬תשלומים ורישום הוצאות‬ ‫‪ .1‬יש לסיים את רישום ההוצאות (חשבוניות) של בית הספר עד ליום יציאת המזכירה‬ ‫לחופשה‪ ,‬בכל מקרה לא יאוחר מיום ‪( 31.7.XX‬הערה‪ :‬מומלץ לשלם לספקים לפני‬ ‫היציאה לחופשה)‪.‬‬ ‫‪ .2‬יש לדרוש מספקים להגיש את כל החשבוניות הקשורות לשנת הלימודים‪ .‬יש לקלוט‬ ‫במערכת את כל החשבוניות שהתקבלו בבית הספר (גם אלו שמתכוונים לשלם אותם‬ ‫במועד מאוחר יותר)‪.‬‬ ‫‪ .3‬שירותים שבוצעו וסחורות שהתקבלו בבית הספר בגין שנת הלימודים תשס"ו וטרם‬ ‫הוגשו בגינן חשבוניות או הוגשו חשבוניות עם ניכוי מס שונה מאפס ובי"ס טרם שילם‬ ‫את תמורתם‪ ,‬יש למלא את עלותם בנספח ‪ 7‬א' המצורף – "רשימת זכאים (הוצאות‬ ‫לשלם)" ‪ .‬יש לכלול חשבונות מים‪ ,‬חשמל וטלפון עבור חודש יולי‪ ,‬להם יש לבצע אומדן‬ ‫לפי העלויות ביולי בשנה הקודמת‪.‬‬ ‫‪ .4‬אין להוציא שיקים לספקים שונים ללא רישום חשבונאי במערכת כספים ‪.2000‬‬ ‫ב‪ .‬תקבולים‬ ‫‪ . 1‬יש לוודא כי כל התקבולים (שיקים) משוכרים הגיעו לחברת יובל חינוך‪ .‬אין להשאיר‬ ‫שיקים משוכרים בבית הספר‪.‬‬ ‫‪ .2‬יש לוודא כי כל ההכנסות והחזרי ההוצאות מעיריית תל אביב התקבלו‪ .‬במידה ולא‪ ,‬יש‬ ‫למלא את הרשימה המצורפת – נספח ‪7‬ב'‪ -‬רשימת חייבים (הכנסות לקבל) ולצרף‬ ‫אסמכתאות מעירית תל‪-‬אביב או מיובל חינוך‪.‬‬ ‫ג‪ .‬בנק‬ ‫‪ .1‬יש לרשום את כל הקבלות והחשבוניות הנמצאות בקופה הקטנה ולהעמיד את‬ ‫הקופה הקטנה על גובה המחזור שלה (בקופה הקטנה צריך להישאר מזומן בלבד)‪.‬‬ ‫‪ .2‬יש להפקיד בבנק את כל המזומנים שנותרו בקופת בית הספר (למעט קופה קטנה)‬ ‫עד ליום יציאה לחופשת הקיץ ‪.‬‬ ‫‪ .3‬יש להפקיד בבנק את כל השקים‪ ,‬כולל שיקים דחויים שהתקבלו‪ .‬יש לאגוד את השקים‬ ‫בחבילות של ‪ 18‬ולדאוג לקבלת אישור הפקדה‪ .‬בכדי להימנע מעיכוב בקבלת אישור‬ ‫ההפקדה מהבנק יש להפקיד את כל השקים לא יאוחר מיום ‪. 16.7.XX‬‬ ‫‪ .4‬יש להכין פרוטוקול קופה על גבי "נספח ‪7‬ד' ‪" -‬פרוטוקול קופת ביה"ס" המציין את‬ ‫סכום המזומנים והשקים שנותרו בכספת בית הספר (למען קופה קטנה‪ ,‬לא אמורים‬ ‫להיוותר יתרות)‪.‬‬ ‫ד‪ .‬כספי הורים‬ ‫‪ .1‬יש לוודא כי כל ההכנסות וההוצאות בכספי ההורים נרשמו‪.‬‬ ‫‪ .2‬יש לבדוק במאזן הבוחן של בית הספר האם קיימים עודפי גביה ב‪"-‬זוגות" (לכל פעילות‬ ‫בכספי הורים בנפרד) (ניתן להוציא מאזן בוחן לפי קוד מיון ‪ .)2‬במידה ועודף הגביה‬ ‫נמוך מ ‪ 10%‬יש לקבל אישור בכתב מוועד ההורים לגבי ניצול הכספים‪.‬‬ ‫‪ .3‬במידה ועודף התקבולים גבוה (מעל ‪ )10%‬בקבוצת ה"זוגות" בכספי ההורים‪ ,‬יש‬ ‫לפנות בכתב לכל אחד מההורים המשלמים ולבקש את הנחייתם לגבי השימוש ביתרה‬ ‫(החזרה או העברה לשנה הבאה)‪.‬‬ ‫‪ .4‬יש לפרט בנספח ‪7‬ה' המצורף – "עודף תקבולים בכספי הורים הגבוהים מ –‬ ‫‪ "10%‬את סכומי ההכנסות וההוצאות במקרה של עודף תקבולים גבוה (מעל ‪)10%‬‬ ‫בצירוף הסבר ע"פ הדוגמא הבאה ‪:‬‬ ‫הכנסות טיולים ח' (כ‪)50780 .‬‬ ‫‪₪ 100,000‬‬ ‫הוצאות טיולים ח' (כ‪)51780 .‬‬ ‫‪₪ 80,000‬‬ ‫עודף תקבולים‬ ‫‪₪ 20,000‬‬ ‫שיעור העודף‬ ‫‪₪ 20,000 / ₪ 80,000 = 25%‬‬ ‫הסבר ‪ :‬הכיתה לא יצאה לטיול מתוכנן אחד‪.‬‬ ‫ה‪ .‬שאלון סוף שנה ‪ -‬שנת הלימודים תש‪X”X‬‬ ‫נא למלא את השאלון המצורף בנספח ‪ 7‬ו' – "שאלון סוף שנה"‪ .‬פרטי השאלון הכרחיים‬ ‫לסגירת שנת לימודים‪ ,‬לכן אבקשכם לקרוא בעיון רב את השאלות בשאלון ‪ ,‬להתייחס לכל‬ ‫הסעיפים בשאלון ולענות בדיוק מרבי‪.‬‬ ‫השאלון כולל פרטים כלליים (עמוד ‪ )1‬וצריך להיות חתום ע"י מנהל‪/‬ת בית הספר (עמוד ‪.)5‬‬ ‫בסעיף ‪ 2.0‬בשאלון ישנה התייחסות להכנסות מראש‪ ,‬המקבלות ביטוי בספרים (במאזן בית‬ ‫הספר)‪.‬‬ ‫נא לציין גם בנספח ‪7‬ג' המצורף "רשימת הכנסות מיועדות ‪"/‬צבועות" שלא מומשו‬ ‫במלואן (הכנסות מראש)" את הסכומים המפורטים על‪-‬ידיכם בשאלון‪.‬‬ ‫ו‪ .‬דוחות‬ ‫‪ .1‬ביום יציאת המזכירה לחופשה ובכל מקרה לא יאוחר מה‪. 31.7.XX -‬‬ ‫א‪ .‬להקליד את דפי הבנק נכון ליום העבודה האחרון של המזכירה ‪.‬‬ ‫ב‪ .‬לבצע התאמת בנק נכון ליום העבודה האחרון של המזכירה‪.‬‬ ‫ג‪ .‬אי ההתאמה היחידה האפשרית היא של המחאות שלא נפרעו בבנק‪.‬‬ ‫ד‪ .‬להפיק דו"ח התאמה בנק ו"מאזן בוחן ללא תקציב"‪.‬‬ ‫ה‪ .‬להפיק דוח הכנסות והוצאות לקייטנת קיץ תשס"ו(עודף הכנסות על‬ ‫הוצאות נכון ליום ‪ 31.7.XX‬יירשם כ"הכנסות מראש חוגים")‪.‬‬ ‫‪.2‬‬ ‫יש להגיש למשרדי יובל חינוך בע"מ במעטפה סגורה‪:‬‬ ‫‪ ‬מאזן בוחן ללא תקציב‬ ‫‪ ‬דף התאמת בנק‬ ‫‪ ‬רשימת זכאים (הוצאות לשלם)‬ ‫–‬ ‫מפורטת (נספח א')‬ ‫‪ ‬רשימת חייבים (הכנסות לקבל) – מפורטת (נספח ב')‬ ‫‪ ‬שאלון סוף שנה לשנה"ל תשס"ו‬ ‫‪ ‬רשימת הכנסות מיועדות‪"/‬צבועות" שלא מומשו במלואם‬ ‫(הכנסות מראש) – (נספח ג')‬ ‫‪ ‬פרוטוקול קופה‪( -‬נספח ד')‬ ‫‪ ‬עודפי תקבולים בכספי הורים הגבוהים מ ‪( 10% -‬נספח ה')‬ ‫‪ ‬גיבוי חלקי על גבי דיסק‬ ‫‪ .3‬בבתי הספר בהם פועלת עמותת הורים יש לצרף דוחות כספיים לשנת המס‬ ‫‪ 2005‬חתומים ע"י רו"ח‪.‬‬ ‫ז‪ .‬פתיחת מערכת הכספים לשנה"ל הבאה מותנית בהגשת כל החומר המפורט ‪.‬‬ ‫לידיעתכם‪ :‬שנת הלימודים במערכת "כספים ‪ "2000‬מתחילה ביום ‪. 1.1.XX‬‬ ‫החל ממועד זה ניתן יהיה לקבל אישור לפתוח את מערכת הנהלת החשבונות במערכת‬ ‫הכספים לשנת הלימודים הבאה‪.‬‬ ‫אין לפתוח את שנת הלימודים הבאה ללא אישור!‬