Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444 עגול-סיכום מפגש שולחן Case Studies – BPM :מנחים עינת שמעוני פיני כהן Page 1 of 15 Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444 לקוחות נכבדים שלום, תודה למשתתפים במפגש שולחן עגול Round Tableבנושא .BPM בסיכום זה מובא סיכום עיקרי הדברים שעלו במהלך הדיון ,שנערך בתצורה של Case .Studies בתחום ה BPM-בשנתיים האחרונות חלה הבשלה מסוימת בשוק המקומי וכמה ארגונים החלו ביישום BPMבצורה אסטרטגית בארגון תוך ניהול תהליכי ליבה מרכזיים (לא רק תהליכי workflowאדמיניסטרטיביים). אולם ארגונים מספרים כי הכניסה לתחום BPMמאתגרת ומצריכה היערכות חדשה בארגון ושינוי תהליכי עבודה מבחינת תכנון תהליכים ,פיתוח ,קשר עם מחלקות עסקיות וכן תחזוקה וניהול שוטף של תהליכים אלה. במפגש קודם שערכנו בנושא BPMרוב הארגונים היו בשלבים מאוד התחלתיים של בדיקת התחום ורק ארגון או שניים יישמו בפועל פתרונות וסיפרו מניסיונם .לכן מפגש זה נערך בצורה מעט שונה – במקום "דיון חופשי" שני ארגונים הציגו יותר לעומק את היישומים שבוצעו אצלם בנושא BPMהלכה למעשה ,משתתפי הדיון האחרים הקשיבו ושאלו שאלות. מצ"ב סיכום עקרי הדברים שעלו במהלך המפגש .במפגש עלו נושאים מהותיים שתומצתו בסיכום כפי שעלו .אין בסיכום זה המלצה גורפת ללקוחות אלא מתן פרספרטיבה והצגה של ההתלבטויות שעלו במפגש ,כלומר " -מהשטח". מסיפורי הלקוח שהוצגו ניתן לראות כי הכניסה לתחום ה BPM-מציבה "סט חדש" של אתגרים לארגון ,וביניהם היערכות ארגונית שונה ,שינויים בצורת הניהול השוטף של המערכות/התהליכים החל בפיתוח דרך הבדיקות וכלה בביצועי המערכת: בתור תשתית לפרוייקט יש לבנות סביבת ESBחזקה ויציבה אין להיכנס לפרוייקט ללא הכנה של תשתית שליטה ובקרה מדוייקת לכל רכיבי המערכת ארגונים צריכים לסכם לעצמם איזה סוג לוגיקה תיכנס לשכבת ה BPM -ואיזה תישאר באפליקציות המקוריות ,כאשר ההמלצה באופן כללי היא להשאיר כמה שיותר מהלוגיקה העסקית מחוץ ל"קידוד" הפנימי ב.BPM - לעיתים הפרוייקט מחייב שיפור הזמינות של מערכות הקשורות לפרוייקט ,זאת מכיוון שזמינות פרוייקט כזה תלויה בחוליה החלשה ביותר ומטבע הדברים הפרוייקט מחבר מערכות רבות Page 2 of 15 Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444 לעיתים פרוייקט BPMמלווה בפרוייקט מיפוי תהליכים עסקיים ( .)BPAהאתגר בפרוייקטי מיפוי הנו שמירת העדכניות בטווח הארוך יחד עם זאת ,ארגונים מדברים על תועלת חשובה – והיא היכולת לבצע שינויים באופן יותר דינמי בתהליכים ,והשקיפות של התהליכים המאפשרת סוג ניהול שכזה. אנו צופים שבעתיד יותר ויותר ארגונים יישמו טכנולוגיות מתקדמות אלו. בברכה, עינת שמעוני ופיני כהן Page 3 of 15 Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444 תוכן: סיפור לקוח :יישום )IBM Process Server( BPMבחברת ביטוח 5................ ................................ רקע5........................ ................................ ................................ ................................ : תכנון היישום5............. ................................ ................................ ................................ : היישום5..................... ................................ ................................ ................................ : לקחים ודגשים6........... ................................ ................................ ................................ : פרויקט נוסף במקביל – תיעוד ומידול תהליכים עסקיים 7....................... ................................ Roadmapותכניות להמשך8......................... ................................ ................................ : תועלות של 8....................................... ................................ ................................ :BPM אמצעים להפחתת סיכונים8........................... ................................ ................................ : קריטריונים לבחירת מוצר8............................. ................................ ................................ : סיפור לקוח – יישום Oracle BPMבחברת תקשורת 9.............................. ................................ רקע9........................ ................................ ................................ ................................ : כמה זמן לקח ליישם? 10................................ ................................ ................................ תועלות10.................. ................................ ................................ ................................ : Roadmapותכניות להמשך10....................... ................................ ................................ : כמה אנשים תומכים ב BPM-בארגון? 11........... ................................ ................................ ממה להיזהר? מה לבדוק? 11......................... ................................ ................................ תגובות ספקים ויועצים 12................................... ................................ ................................ Page 4 of 15 Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444 סיפור לקוח :יישום )IBM Process Server( BPMבחברת ביטוח רקע: ניהול תהליכים מבוססי מסמכים צבר הרבה תאוצה כבר לפני הרבה שנים בחברת הביטוח, והחברה החלה לעבוד עם "פיילנט" (מערכת ניהול תוכן רחבה) כבר לפני כ 15-שנה. המערכת גם כיום עדיין מערכת מרכזית .הסביבה המחשוביתIBM ,VMWARE ,400AS : Websphereו. Linux\ Windows - לפני כ 3-שנים עמדה החברה בפני החלטה שנבעה מהצורך לחדש טכנולוגית את המערכות. האופציות שעמדו בפניה: .1 לשדרג את פיילנט לגרסת – 8Pהוחלט לא לשדרג ,שכן ,חברת הביטוח החליטה אסטרטגית ללכת לכיוון BPMכולל ולא לכיוון .Document Driven Flow .2 האופציה השנייה – וזו שאכן נבחרה לפני כשנה וחצי ,הייתה ללכת לכיוון Websphere Process ,Serverגם בשל העובדה שבארגן קיימת סביבת .Websphere – IBM תכנון היישום: הוחלט לעשות פיילוט לתהליכים חשובים מצד אחד (תהליך שבו גם יהיה מעורב מנכ"ל הארגון) ,אך מצד שני לא לתהליכים קריטיים הקשורים להכנסות החברה או ללקוחותיה החיצוניים (כך שאם הפרויקט נתקל בבעיות הוא לא משפיע על מה שקורה מחוץ לחברה). במקביל החליטו ללכת על דברים בתפעול השוטף של החברה אבל עם דדליין רחוק: תהליכים קיימים שכבר מנוהלים אבל הרגולציה משפיעה עליהם ומחייבת לשנותם. היישום: הפרויקט הראשון שפותח הוגדר כתהליך חשוב ומורכב .אמנם אין הרבה משתמשים שבתהליך זה אבל זהו תהליך מורכב שמערב גורמי חוץ (סוכנים וסוכנויות) .התהליך מתחיל מגורמי החוץ וקשור לאגפים פנימיים (אקטואריה וחשבות) ,הוא מגיע לאישור לגורמים הכי בכירים – מנכ"ל ,ראש אגף ביטוח חיים .מי שמנהל את המידע והתהליך הן המערכות התפעוליות .ה BPM -מבצעת את תזמון התהליך בין המערכות השונות והגורמים האנושיים השונים אך לא את הלוגיקה העסקית שלו. Page 5 of 15 Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444 החוקה נמצאת מחוץ לתהליך (מנוע חוקה) .התהליכים ב BPMהם פרמטריאליים. לקח קצת פחות משנה לעלייה לאוויר מהרגע שהמוצר היה אצלם -עלה בנובמבר .2009על הפרויקט עבדו במשך שנה מפתחת אחת במשרה מלאה וכחצי משרה בתשתיות .בתקופה זו לא היה ארכיטקט .נעשו שינויים בתשתיות לקראת סוף התקופה הזו – על כך בהמשך. קיבלו עזרה מ IBMבאותה תקופה. כיום (לאחר שאחת המערכות כבר עלתה לאוויר ועוד 3בדרך) יש כ 4-5מפתחים למערכות הנוספות (כלומר ,כאדם אחד לכל מערכת – בכל מערכת כמה תהליכים). לקחים ודגשים: במסגרת סקר קוד ש IBMביצעה ,למדו שבפרויקט הזה העמיסו יותר מדי על ה .BPMתפקידו של ה BPMלנהל את התהליך העסקי .אפשר תמיד בעזרת JAVAלהוסיף ולבנות עליו (מה שבין הניהול לבין הלוגיקה) .העמסה על BPMבאה לידי ביטוי בנושא תחזוקה (לא כ"כ ביצועים). אחת מהשאלות שעלו ויש לבחון מראש -באיזה UIלהשתמש? בתוך התהליך יש HUMAN TASK שהמשתמש צריך לאשר ...האם להשתמש ב UIשל BPMאו ב UIשכבר נמצא בשימוש בארגון – הן ב- UIשל מערכות קיימות או בנייה של UIבאמצעות פיתוח נקי ( .net javaלפי הסטנדרט בארגון)? האם לשלב ביניהם? בפיילוט שלהם הם השתמשו ב UIשל ה BPMתוך שילוב (כי לפעמים ה UIשייך למערכות תפעוליות). עצם ההטמעה של ה BPMמקדמת את תפיסת ה SOAבארגון ,מחייב לחשוב בתפיסה של שירותים – הפרדה בין 'שירות' למשהו שהוא חלק מתהליך במערכת תפעולית .בונים עכשיו באופן הדרגתי שירותים שלא היו קודם. אינטגרציה – אחד הנושאים הכי כואבים .ה – BPMשכבת ניהול תהליך שתפקידה להעביר את התהליך ממערכת למערכת ,משתמש למשתמש ,ממשימה למשימה .על התהליך הזה יושבות הרבה מערכות אחרות ולכן סוגיית האינטגרציה בין כל המערכות ל BPM -בצורה חלקה ,אמינה ,מנוטרת ,מאובטחת ועוד – הנה סוגיה מרכזית. האינטגרציה ה זו יוצרת אתגר בנושא תכנון הפיתוח והבדיקה .זה ששיניתי משהו קטן זה זניח לעומת איך זה משפיע על התהליך כולו? החלק הגדול של הבדיקות צריך להתרכז באינטגרציה .מספיק שמערכת אחת למטה וכל התהליך משתבש. Page 6 of 15 Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444 במסגרת הפרויקט עלו שאלות בתחום הארכיטקטורה .לדוגמה ,כיצד מדווחים על סיום משימה? מי שואל? מי דוגם? האם האפליקציה היא זו שאומרת "גמרתי לעבוד" או שה BPMבודק זאת מיוזמתו? שתי צורות העבודה נתמכות במערכת ,אבל מניסיונם ,הם למדו שבמקרים מסוימים צורה אחת יותר נכונה ,ובמקרים אחרים – השנייה יותר נכונה .אם אני כל הזמן דוגם והשרת נפל ,אז אני יכול להכניס את כל המערכת ל LOOP-בעייתי ולפגוע בביצועים של כל הארגון .אם שרת נפל (ולאחר כמה זמן יעלה) אז אסקלציה של "מישהו לא שלח מסמך בזמן" יישלחו בטעות למנהל העסקי. BPMזו סביבה חדשה – לתכניתן ייקח זמן עד שיידע איך נכון לפתח ב .BPM טיפ חשוב :לבנות מאגר אנשים עם ידע בתוך הארגון ולא רק ידע חיצוני. ניטור עסקי – Business Activity Monitoringלעלות לאוויר מערכת מסוג זה בלי כלי שמאפשר ניטור עסקי ותשתיתי זה לא נכון ,כי אין שום דרך לראות באיזה מצב נמצא התהליך .חייב להיות מפותח יחד עם התהליך עצמו[ .הערת : STKIזוהי נקודה חשובה שלרוב ,ארגונים נוטים להתעלם ממנה .אנו ממליצים להתחיל עם רכיב ה BAM-ורכיב השו"ב התשתיתי כבר בשלבים ההתחלתיים הן מסיבה "שו"בית" של היכולת לנטר את התהליך ,והן מבחינה עסקית – שקיפות של התהליך ומה קורה איתו על מנת לשפר אותו] פרויקט נוסף במקביל – תיעוד ומידול תהליכים עסקיים פרויקט מקביל שהתנהל במחלקת האו"ש הנו תהליך מקיף של מיפוי כל התהליכים העסקיים בארגון (שעוד לא לגמרי הסתיים) .היום לא ניגשים לפיתוח של אף מערכת בלי שהתהליך העסקי מאושר בכלי המידול שנבחר – .ARISהמשתמש בכלי – מחלקת או"ש. בשאלת ה"קשר" בין כלי מידול תהליכים עסקיים ( )Arisלכלי אקטיבציית התהליכים בIT- ( ,)IBM Websphere Process Modelerבכלי ה BPMשל IBMיש רכיב מידול שנקרא - MODELERשיכול לקבל חבילת תיעוד תהליכים בצורה חצי אוטומטית מה .ARIS בכל פעם שיש הגדרה מחדש של תהליך עסקי ,הדבר מתבצע ע"י מחלקת האו"ש ,או לחילופין – באחריות הלקוח העסקי לעדכן את התהליך ב ARISגם אם זהו לא תהליך חדש, אלא רק שינ וי בתהליך קיים .כלומר ,נקודת המוצא היא תמיד התהליך העסקי ותיאורו ב- ,ARISהמוביל צריך להיות התהליך העסקי. בשלב תהליך האיפיון עובדים מול הלקוח .בחלק מהאיפיונים ,בייחוד באלה שבהם לא הסתיים מידול התהליך ב ,ARISהאו"ש מעורב. Page 7 of 15 Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444 יש תהליכים שקיימים כיום ב ARISלא ממוכנים עדיין ,והם לא בהכרח יהיו ממוכנים בהמשך. Roadmapותכניות להמשך: אסטרטגית ממשיכים עם גישת ה BPM-וחושבים שזו הדרך הנכונה .כרגע רק מערכת אחת בייצור (עם מספר תהליכים עסקיים) ,ויש עוד 3מערכות נוספות שנמצאות בפיתוח מתקדם ואמורות להיכנס בקרוב .חלק מהסיבות לעיכוב היא שבתחום הביטוח יש כל הזמן שינויים ברגולציה שצריך לעדכן בתהליך מה שמעכב את היציאה לדרך 2010 .תהיה "שנת ה"BPM בה יכניסו דברים חדשים שלא היו ממוכנים /תהליכים שכיום מנוהלים בטכנולוגיה ישנה. כמו כן ,הוחלט על שימוש ב Repository -של שירותים ( )WSRRבו השירותים העסקיים של הארגון בהיבטים של גרסאות ,מחזור חיים ו - Governance,נמצא בשלבי יישום. תשתית זו תהווה שלב ראשון בדרך לשילוב ה ESBלצורך הפעלת השירותים באופן דינמי ומבוקר ,כולל שרותי .mediation תועלות של :BPM נושא של רגולציות בתחום הביטוח הנו נושא המחייב היערכות לביצוע שינויים מהירים במערכות .כאשר התשתית תהיה סגורה והמתודולוגיה תהיה מסודרת ,מאמינים שניתן יהיה להגיע לרווחים שניתנים לכימות בנושא תחזוקה ומהירות שינויים. אמצעים להפחתת סיכונים: יש סכנה שתמיד צריך להיזהר ממנה -לעשות משהו ב BPMשיביא לתפעול מאוד קשה בארגון .לכן חשוב לרוץ עם פיילוט שניתן ללמוד ממנו כמה שיותר ,ולהשקיע (בדר"כ כשנה) בבנייה מתאימה של ארכיטקטורה ותשתיות .בנו שכבת ,SOAמיפו ממשקים שנצרכים לצורך אותה מערכת ראשונה שעלתה וחשפו אותם. לשנות כמה שפחות את סביבת העבודה של המשתמש – בארגון הייתה מערכת ישנה קיימת שהמשתמש הכיר .הם לא רצו "לזעזע" מצד אחד אבל מצד שני היו חייבים לשנות בגלל אילוצי רגולציה .הפיתרון שנבחר -ה BPMעושה את ניהול התהליכים העסקיים ברקע, והמשתמש עובד ב UIשהוא רגיל. קריטריונים לבחירת מוצר: מה הידע שיש בארץ? איזה שירות נותן הונדור? Page 8 of 15 Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444 מה נותנת הסוויטה? האם קיימות יכולות ניטור ( – )BAMיכולת חשובה שלרוב מתעלמים ממנה? ניטור תשתיתי הנו חשוב מאוד ולצורך זה הם משתמשים במערכת ניטור ארגונית שבודקת המבוססת על קוד פתוח בשם ( NAGIOSשו"ב .)OPEN SOURCEלוקחים נתונים ממנו ומציגים אותו גם ללקוחות לא רק לתשתיות .בלי זה אי אפשר לדעת שהתהליך עובד כמו שצריך .בסופו של דבר המטרה היא להחזיר פידבק ללקוח ולהראות לו איפה התהליך תקוע. סיפור לקוח – יישום Oracle BPMבחברת תקשורת רקע: לפני הכנסת מערכת BPMבחברה היו קיימים הרבה ( WEB SERVICESכ )200-אך לא היה טיפול בצורה ריכוזית וכתוצאה מכך היו מקרים שבהם פותחה אותה לוגיקה פעמיים כמו כן לא הייתה קיימת תורת "ניהול תהליכים" בארגון גם תחזוקת הסביבה – המון קשרים של point to pointשמשפיעים אחד על השני הייתה בעייתית .הגיעו למסקנה שצריך וכדאי להיכנס לנושא ה BPM-בין השאר על מנת להפחית כמות של טעויות אנוש ,וכן הוחלט להיכנס לנושא ה ,ESB-תחת אותה פלטפורמה\פרוייקט. החלופות שנבחנו :טיבקו ,SUN ,אורקל (בתחילה נבחן BPELובהמשך – .)BEA פרמטרים לבחירת המוצר כללו בין השאר: עבודה עם סטנדרטים מקובלים (פתיחות של הכלי) כלי שקל לעבוד איתו ,לא קשה ללמוד אותו ("עזיבת ידע" של אנשים מתחלפים בארגון) קונקטיביות למערכות שונות ,ויכולת לבצע טרספורציות של מידע מקובץ XMLלטבלאות גרסאות – גרסה על גרסה ורק instancesחדשים ייכנסו לגרסה החדשה חיבוריות ל ACTIVE DIRECTORY עברית יכולת מוניטורינג של תהליכים עבודה עם SLA חוויית המשתמש של המפתחים (לאותו כלי יש גם VIEWשל או"ש) Page 9 of 15 Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444 הספק והאינטגרטור – מעורבות הספק (היצרן עצמו) ומחויבות שלו לפרויקט .גם בחירת האינטגרטור מאוד חשובה .עבדו עם מספר אינטגרטורים שונים ,כיום ליעם נבחרו לעבוד איתם. עוד פרמטר חשוב לבחירה הנו ה POCהכי טוב – ביצעו POCשל מספר חודשים החליטו על ,BEAשאורקל בדיוק קנו בזמנו ,הן לנושא BPMוהן לנושא .ESB הפרויקט הנבחר – תהליך פנייה ללקוחות אשר מצריך אינטראקציה בין משתמש לתהליכים אוטומטיים ממוכנים. כמה זמן לקח ליישם? הפרויקט ארך חצי שנה ,כולל העלאות תשתיות ,שרתים ,ו BAM-אונליין .המימוש של התהליך עצמו -כחודשיים לא כולל הבדיקות. תהליך ההטמעה מובל על ידי האו"ש ,מדידת הצלחות של נציגים נעשה על ידי בדיקה אונליין של התהליכים. תועלות: דיווח ב REAL TIMEמאפשר למדוד הצלחת נציגים בזמן אמיתי וכן לבדוק "אירועים" שצריך לטפל בהם באופן מיידי לפני כן לא הייתה גישת ניהול "תהליכים" .התוצאה של הכנסת גישת תהליכים היא שאי אפשר לעשות מעקפים לתהליכים. נושא התמיכה בשינויים (שעלה קודם) -אפשר בקלות לשנות דברים בתהליך ללא צורך בהדרכות,התהליך מוביל לשינוי. Roadmapותכניות להמשך: כרגע במחלקת ה IT-עובדים עם הכלי ובאו"ש עדיין לא ,הכוונה היא כן לחזק את מחלקת האו"ש עם כלים כאלה. כיום קצת התהפכו היוצרות והמשתמשים העסקיים מבקשים פיתוח של תהליכים .התיעדוף של התהליכים תלוי בסוג הפרויקט ,דחיפות ,וברמת הבשלות. מתכננים בפרויקטים הבאים לעשות יותר דברים במקביל .כבר הגדירו תהליכים שיאפיינו מול הלקוחות. המשך גישת ה - SOAפיתוח שירותים שיעשו להם .REUSE Page 10 of 15 Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444 כמה אנשים תומכים ב BPM-בארגון? יש ארכיטקט (עוסק באיפיון ואיך לעשות דברים בראייה של 2 ,)SOAמפתחים – ESBו .BPM העלייה לאוויר הייתה חלקה .גם מבחינת האינטואיטיביות של המשתמשים בעבודה מול ה – WORKSPACEתור המשימות .פרוייקט נוסף בפיילוט בנושא סבב אישורים -קלאסי. כרגע יש את התהליך הזה שהתלהבו ממנו .רוצים לנהל את כל המשימות היוצאות שם והם כבר באיפיון. ESBרץ ,רוצים שהכל יעבור דרכו ולא .PEER TO PEER כתבו שירות כללי לטיפול בשגיאות. ניטור עסקי – אין להם כרגע .ה BAMמשמש למידע ב .REAL TIMEיש שימוש ב BAM אצל האחמ"שים לראות משימות ופילוחים .רואים מידע ב"טלוויזיה" במוקד – על בסיס ה BAMבמוצר. ממה להיזהר? מה לבדוק? מכיוון ש BPM -היא חבילה סגורה ,אין נראות מלאה למה שקורה בתוך הכלי כלומר ב BPMיש בעיה שלא יודעים מה קורה בטבלאות .כדי לפתור זאת ,הם כותבים לטבלה חיצונית כדי שה DWייקח ויפתח אם מישהו רוצה דוחות על מה שקורה. ה WORKSPACEשל הכלי מוגבל כרגע ולא עונה לגמרי על דרישות המשתתפים ( אחד המשתתפים ציין כי ה UIאמור להיות מורחב בגרסה הבאה) .הלקוחות דורשים דברים פרטניים לגבי ה"( UIכפתור בצבע הזה") .כרגע משתמשים ב Workspaceשל הכלי להראות משימות ,שוקלים להעביר את זה לפיתוח פנים ארגוני מבוסס SPSואולי להראות שם משימות. Page 11 of 15 Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444 תגובות ספקים ויועצים: תגובת חברת אדוונטק -חטיבת אורקל ()JAVA כלי ה BPMשל היום ביחד עם כלי המידול שבתוכם מאפשרים ליצור מציאות בה האפיון והפיתוח יהיו מסונכרנים יותר מתמיד .מנתח המערכות שהיה מורגל לתאר את הדרישות בצורה תיאורית יכול היום למדל תהליכים וליצור שכבת ביניים בין האפיון לבין הפיתוח. שכבה זו מבטאת בשפה יותר טכנולוגית את האפיון ומאפשרת למאפיין לשולח את התהליך לסביבת הפיתוח שם המפתח מקבל קוד שממנו ניתן להתחיל לעבוד .מיותר לציין את השורה הארוכה של היתרון כגון צמצום זמן פיתוח ,יצירת שפה משותפת בין הלקוח/מאפיין לפיתוח ועוד החל מהשנה השנייה או השלישית של פרויקט ה .BPMהיכולת ליהנות מפרות אלו תגדל במידה וצוות הפרויקט ישמור על מספר עקרונות חשובים: • יש לשאוף למצב בו הפיתוח לא צריך לחלוטין לגעת בקוד המגיע מהמידול. • במידה ויש צורך ,יש לקבוע סדר פעולות ( )Check Listקבוע של עדכון הקוד בכל פעם כאשר מתקבל מודל חדש כדי לשמור על מסגרת עבודה אחידה • מאפיינים ומפתחים חייבים לעבוד צמוד מאד כבר משלבי האפיון הראשוניים כדי שהמאפיין ידע לייצר מודלים ברי מימוש • חשוב להבין שלא קיימת הגדרה חד משמעית היכן יושבת הלוגיקה העסקית .לפעמים מטעמי ביצועים וסיבות אחרות לא צריך להיצמד לתיאוריות הקלאסיות של BPMבנושא .העיקר זה לתעד לטובת הדורות הבאים. • יש לחזק ולטפח את האמון ההדדי ושיתוף הפעולה בין האפיון לפיתוח במציאות בה התלות בין הצדדים גבוהה מתמיד בדמות מודלים של המאפיין שהופכים לקוד אצל המפתח .נכון שמדובר במושגים מעולם משאבי האנוש אך בלעדיהם תשכחו מפרויקט BPMאמיתי ואפקטיבי לאורך זמן Page 12 of 15 Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444 תגובת חברת - One1ליעם ה, workspace -המשמש כממשק המשתמש ( ,)task listמספק פונקציונאליות רבה העונה על מרבית דרישות המשתמשים .יכולת חשובה של הכלי היא היכולת להתאימו (לקסטמו) למשתמשים שונים .בנוסף מספק ה API BPM-עשיר ,עבור לקוחות המעדיפים להשתמש בממשק שונה ( ,emailאו ממשק אחר הקיים בארגון) . בגרסה הקרובה של המוצר ,ממשק ה workspace -יהיה מבוסס על , Oracle ADFוכך יורחבו משמעותית יכולותיו. לגבי נראות התהליכים .ה BPM-שומר מידע רב לגבי התהלכים ,הן לגבי התהליכים הקיימים והן לגבי אלה שזה מכבר הסתיימו .באמצעות APIשמסופק עם הכלי ומערך , DASHBOARDSניתן להציג מידע מדויק על מצב התהליכים וכן לבצע ניתוח היסטורי. בנוסף ניתן להגדיר )key performance indictors( KPIובאמצעותם לבצע ניתוח ביצועים של התהליכים. נקודות נוספות שיש לחשוב עליהם בעת מימוש פתרון : BPM תהליך -BPMי ,המבצע אינטגרציה עם מספר מערכות ,מועד להיכשל כתוצאה מבעיה באחת המערכות .על כן יש לייחס חשיבות גדולה לטיפול בחריגות וכישלונות .יש לוודא שקיימת היכולת לשליטה ידנ ית על זרימת התהליך ,כך שניתן יהיה להחזיר תהליך לנקודה בה כשל (לאחר טיפול בבעיה) או לשנות את זרימת התהליך .כמו כן יש לוודא שהוגדרו תהליכי פיצוי ()compensation על מנת להחזיר המצב לקדמותו במידה ולא ניתן להמשיך בתהליך. תהליכים –BPMים עשויים להיות ארוכי טווח ומנגד קיים לעיתים קיים צורך לשנותם .בזמן עדכון תהליך יש לתת משקל להשפעת העדכון על תהליכים רצים .באמצעות מנגנון עדכון גרסאות יעיל ניתן לעדכן תהליך רץ באופן כזה שלא יפגע בו ועם זאת יאפשר לו להחיל את השינויים. Page 13 of 15 Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444 תגובת חברת IFN יש להפריד בין מנועי BPMלצורך אינטגרציה בין תהליכים ותתי-מערכות באירגון למנועי BPMלתמיכה בתהליך אירגוני עיסקי כמו יישוב תביעה או אישור תיק בנייה. בעקבות חוסר הגמישות של תהליכי PBMלטיפול בחריגים (למשל ,פיצול תהליך בנקודה מסויימת) עולם התוכנה משתדרג לבזוורד חדש Case Management :שהוא מושג רחב יותר להתנהגות per caseעל בסיס מנוע חוקים /data +מסמכים +היסטוריה ותבניות. התיחסות ל case study-הראשון :לפני נסיוננו ,הטריגר למרבית התהליכים באירגונים מונע ממיסמכים :תביעה שהתקבלה בדואר ,חוזה שהתקבל בפקס ,חשבונית שהתקבלה באימייל. הבסיס להצלחה הינו ב Collaboration -ובשיתוף מידע ב kit -של מסמכים בפורמטים שונים ,ממערכות שונות ,מידע מובנה ולא מובנה ,קבצי וידיאו ,אמיילים תוך הגדרת מנוע החוקים בתהליך .היכולת להפעיל מנגנוני BPMעל תשתית ( ECMניהול תוכן אירגוני) אחודה ,איחסון התוכן האירגוני באופן יעיל ,תוך אפשרות מיפתוח וחיפוש על כלל המידע האירגוני הינו מפתח להצלחה. חשובה היכולת לתייק תוך כדי התהליך מסמכים ,אמיילים ,פקס וכן לשלב במנוע החוקים פעולה על סמך מסמך או ערך במסמך או סוג מסמך שהתקבל ושהוזנק לתהליך. ועוד טיפ :שיהיה לכם מנוע סימולציה ל .BPM -לבדיקת משמעויות פיצול תהליך/הוספת שלב? כמה זמן יקח לסגור תביעה אם נוריד את זמן התקן לטיפול בשלב מסויים? אם משולב מנוע BIב – ,PBMתוכלו להעזר במידע על סמך היסטוריה של תהליכים שנסגרו. Page 14 of 15 Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444 תגובת חברת מטריקס נסיוננו בשטח מראה ,כי מרבית ההשקעה במערכות תהליכיות ,כאלה שמבוססות על פלטפורמות BPMאו על פיתוח עצמי ,הוא דווקא בשינויים ותחזוקה של התהליך העסקי בו אותן מערכות תומכות .התועלת של מערכת BPMצריכה גם להמדד במידה שאותה פלטפורמה ערוכה לתחזוקה שוטפת של אותם "חלקים נעים" במערכות התהליכיות ,באופן שיראה חסכון במשאבים הדרושים לתחזוקת התהליך מול פיתוח עצמי. עבור לקוחותינו ,במיוחד במגזר הפיננסי ,חשובה היכולת לעצב תהליכים קיימים בהתאם לדרישות השוק או הרגולטור ,בצורה מבוקרת ,אשר תאפשר הרצה ובדיקות של השינויים ע"י כלי אופטימיזציה אוטומטיים אותם המוצר מספק ,תוך כדי הסתמכות על יכולות מובנות במוצר המבטיחות תיעוד מלא של כל השינויים על גרסאותיהם מחד ,ותאפשר דינאמיות עסקית בפרטים של התהליך באופן שיהיה ניתן לתחזוקה במשאבים מינימאליים ,ואף יאפשר שיקוף ברור לקבוצות העסקיות המנחות את התהליך מאידך. כמו כן ,אחד התחומים הנמצאים במוקד תשומת הלב של ארגונים פיננסיים רבים ,הם תהליכים "רכים" ההולמים את תהליכי הליבה של הארגון ,ומאפשרים שיתוף פעולה אינטואיטיבי בין הגורמים המקצועיים בארגון המניעים את התהליך .לקוחות רבים משתמשים באינטגרציה הטבעית של מוצרי BPMמסויימים לסביבת הפורטל הארגוני של מיקרוסופט ) ,(SharePointכדי לענות על צרכים בתחום .Case Managementיישום לדוגמא הוא כזה המטפל בתביעות ביטוח הדורשות עבודת מחקר ובירור .כלי הBPM - מנהל תהליכים מובנים סביב מחזור החיים של התביעה ,כגון איסוף חומר מהשטח (תצלומים ,עדויות) ,טיפול של המחלקה המשפטית ודואג לאכיפה של תהליך תקין וזמני תגובה שירותיים .החיבור עם SharePointתומך בעבודה משותפת של הצוותים המנהלים את מחזור החיים של התביעה ויוצר פורטל עסקי ,אליו ניגשים חברי הצוות ביוזמתם ,או כחלק מהתהליך המובנה ,כדי לנהל את התוכן ה"רך" של התהליך ,כגון מסמכים ותצלומים, או כדי לחלוק מידע לגבי נושאי המפתח המגדירים התומכים בתהליך .עבור הארגון ,אותו פורטל משימתי והתהליכים הקשורים אליו ,הם יישות אחת הנשמרת ומתועדת במאגרי החברה .לכן ,פעמים רבות הגדרת התהליך הארגוני כוללת גם הגדרה של מאפיינים מתחום ניהול תוכן או מסמכים. Page 15 of 15
© Copyright 2024