1. No category

tester
tester
CRM-systemer
Vår største test av CRM-systemer noensinne:
Jobb bedre
sammen med
full oversikt
Hvordan kan du jobbe mer effektivt og få oversikt over arbeidsdagen? Hvordan skal du
følge opp eksisterende kunder og skaffe deg nye? Et CRM-system kan hjelpe deg med
alt dette. I tillegg jobber du bedre sammen med dine kolleger, og sykdom rammer ikke
bedriften like hardt.
Av Erik Andersen
A
lt går fortere i dag. Det forventes at du er tilgjengelig
overalt, og at du har full oversikt.
Hvem vil vel akseptere å måtte
ringe tilbake dagen etter fordi du
skal hente frem en saksmappe
fra arkivet? Kundene forventer
at deres sak er tilgjengelig umiddelbart, og at kundebehandleren
raskt ser hva som har skjedd tidligere. Samtidig er det ikke noe
poeng i å forsøke å selge nye varer
og tjenester til en kunde som er
en notorisk dårlig betaler og ikke
har gjort opp for tidligere salg.
Hvis kunden er misfornøyd med
en tidligere handel, er det nyttig
å kunne rydde opp i det før nye
salgsfremstøt blir gjort. Med telefonkontakt, SMS, e-post, brev og
direktemeldinger er det fort gjort
å miste oversikten. Med et fullt
utbygget CRM-system har du
full oversikt over å skaffe kunder,
pleie kunder og beholde kunder.
Grunnleggende CRM inneholder et kontaktregister med historikk og kalender. Alle systemene
har dette. Det som skiller systemene fra hverandre er hva de kan
gjøre i tillegg, og hvordan de kan
automatisere arbeidet. Tilgjengelighet er et annet viktig begrep.
Du vil gjerne nå CRM-systemet
38
på jobben, fra hjemmekontoret,
fra den bærbare på reise og via
mobiltelefonen.
CRM er en engelsk forkortelse
for Customer Relationship Management og kan oversettes til
norsk med kunderelasjonshåndtering. CRM var opprinnelig en
markedsføringsteori, men brukes
i dag mest om kundebehandlingsprogramvare. Det finnes veldig
mange CRM-systemer på markedet, faktisk flere slike systemer
enn det er regnskapssystemer.
Vi har testet seks systemer i tolv
varianter for å gi deg en oversikt
over noen av de mulighetene som
finnes, og hva som skal til for å ta i
bruk et slikt system.
Drifte selv eller leie en
SaaS-løsning
Blant årets deltakere er det bare
Mamut med sin hybridløsning
som krever en lokal installasjon.
Microsoft CRM og SuperOffice
gir deg et valg mellom en Onlineløsning og egen installasjon. Vi
har testet begge variantene.
Mamut kan naturligvis også fjerndriftes i Mamuts ASP-løsning. Det
gjelder også Microsoft CRM og
SuperOffice. 24SevenOffice, XS
Office og webofficeone er rene
PC WORLD NORGE NR. 5 - 2011
SaaS-løsninger hvor du ikke får
noe driftsansvar eller behov for
egne servere.
Mange selskaper med egen
server og IT-avdeling vil fint
kunne drifte en CRM-løsning selv,
og vår testing bekrefter dette.
Prisen på databasen vil ofte fordyre løsningen betydelig, med
mindre virksomheten allerede
har andre applikasjoner som kan
benytte den samme databaseserveren.
De minste installasjonene slipper unna med SQL Express, og
nyeste versjon som er 2008 R2,
støtter databaser på opptil 10
GB og kan dekke en del behov.
SQL Express er gratisversjonen av
Microsoft SQL Server som de aller
fleste benytter.
24SevenOffice
Pluss: Online-løsning med
fokus på tjenesteytende næringer
Minus: Høy pris over tid, fortsatt
ikke helt nettleseruavhengig
24SevenOffice tar mål av seg til å
ta over hele kontoret ditt, slik at
alt du trenger er en bærbar pc som
du kan koble til nettet hvor som
helst. Her er det ingen behov for
en sentral server da 24SevenOffice skal ta seg av alle administrative behov. Selv om 24SevenOffice har en solid regnskapsmodul,
er det ikke vanskelig å se at det er
CRM og prosjektstyring som er
programmets kjerne. I kombinasjon med gratis community-brukere kan du følge opp store prosjekter med systemet. Fullversjonen gir deg CRM, e-post, dokumenter, ordre, faktura, prosjektstyring, timeregistrering og regnskap. I tillegg finnes det en rekke
integrasjoner mot lønn, inkasso,
kredittvurdering, IP-telefoni og
webkonferanser. De har også en
internasjonal utgave som ikke
inneholder regnskapsmodul.
24SevenOffice har det siste
året jobbet videre med å overhale
modul for modul slik at målet om
full nettleseruavhengighet skal
nås. De er ikke helt der ennå, og vi
opplevde blant annet at vi måtte
sette Internet Explorer 9 i kompatibilitetsmodus for å få vist hovedmenyen. Bruken av Ajax medfører at det er ganske tunge sider
som skal lastes. 24SevenOffice
anbefaler å ha mange arkfaner
eller vinduer oppe samtidig, slik
Slik har vi testet
n Vi har et omfattende Windows
Server-nettverk tilgjengelig for
testen. Vi har to domenekontrollere, en Exchange Server og en
rekke virtuelle maskiner med Windows Server 2003, Windows XP,
Windows Vista, Windows Server
2008 R2 og Windows 7.
I denne testen har vi valgt å
installere Microsoft SQL Server
2008 R2 på både en virtuell
Windows Server 2008 R2 og
2003 Server. Den underliggende
serveren kjører VMWare ESXi
4.1U1 og har en Intel Xeon X3470
med fire kjerner på 2,93 GHz og
32 GB internminne. De virtuelle
maskinene er lagret på lokale
SATA harddisker. Denne virtuelle
serveren og databasen har blitt
brukt til installasjon av Mamut
Enterprise E5 CRM, Microsoft
CRM og SuperOffice 7. I tillegg
har vi mottatt en ferdig installert
utgave av SuperOffice 7 på en
virtuell Windows 7 Enterprise.
Selve testingen har foregått fra
en stasjonær pc med Windows 7
Ultimate og Office 2010 Enterprise, i tillegg til en liten bærbar
med Windows 7 Professional og
Office 2007. Alle programmene
er installert i norsk språkdrakt så
langt det har latt seg gjøre. Alle
servicepakker og oppdateringer er
installert.
Vi har også hatt møter eller
vært i kontakt med alle leverandørene slik at de kan fremheve de
viktigste funksjonene i programmene sine før vi selv tester. CRM
er så omfattende at det ville være
en uoverkommelig oppgave å
finne frem til alle funksjonene på
egen hånd.
PC WORLD NORGE NR. 5 - 2011
39
tester
tester
CRM-systemer
at du raskt kan bytte mellom sentrale deler av programmet. Når vi
er koblet til med vår fiberforbindelse, fungerer programmet helt
fint uten bruk av nettleserens arkfaner.
Det finnes flere forskjellige
typer månedsavtaler du kan
inngå med 24SevenOffice. Det
er full pakke med tilgang til alle
moduler til kr 500 pr. måned pr.
bruker, og du må ha minst en slik
bruker før du kan kjøpe de rimeligere alternativene. Du får også
en ekstra bruker for regnskapsfører og en lesebruker for revisor
inkludert i denne prisen. De som
ikke fører regnskap, kan klare seg
med CRM, prosjekt og faktura til
kr 400. Uten prosjektstyring er
prisen kr 350, og hvis du heller
ikke trenger å fakturere, er prisen
kr 300. Da får du full CRM, dokumentregister og e-post. Alle variantene gir innsyn i reskontroen,
og alle har kampanjemodulen.
Brukerstøtte er ikke inkludert i
prisen, så det anbefales å tegne
brukerstøtteavtale for en eller to
ressurspersoner i organisasjonen.
Det er også jobbet mye med hjelpesystemet det siste året så brukerne lettere klarer seg selv.
Det samme kontaktregisteret
brukes i alle moduler. Det er reskontro i regnskapsmodulen, telefonliste, prospektliste og aktivitetsliste. Du kan registrere selskaper og personer og lage koblinger
mellom disse. Mange-til-mangerelasjonen mellom kontaktpersoner og selskaper gjør at en person
enkelt kan kobles til mange selskaper og omvendt. E-postadresser og telefonnumre er tilknyttet koblingen, slik at du benytter
riktig adresse avhengig av hvilket
selskap henvendelsen til denne
personen gjelder.
I år møtes vi også av en ny
e-postklient som ligner på Outlook 2007. E-postadresser som
er registrert på kontaktkortet,
vil automatisk få en kobling som
gjør at innkommende e-poster
fra denne adressen legges inn i
CRM-systemet og blir tilgjengelig
for alle som har tilgang til kunden.
Her gjelder det å trå svært forsiktig da dette i noen tilfeller kan
medføre brudd på de strenge
reglene for innsyn i arbeidsta-
40
løpende sammenligner det virkelige salget med budsjettet. For
å styre salgsprosessen ytterligere,
kan du benytte Cases. Det er en
svært kraftig funksjon som lar deg
bygge opp et bibliotek med salgsprosesser hvor du kan krysse av
for utførte salgsoppgaver og milepeler underveis. Det er ikke det
samme som fullt skriptet arbeidsflyt, men kommer veldig nærme
med litt disiplin fra brukerne.
Mamut Enterprise
One E3 CRM Bronze
Pluss: Enkelt å komme i
gang, svært mange
funksjoner inkludert
Minus: Litt manglende fokus på
nysalg, lite strømlinjeformet for
salgsplanlegging
Ny CRM Lite i 24SevenOffice gir
god oversikt med sine paneler.
Det er denne som vil bygges ut til
å ta over for den gamle modulen.
kers personlige e-post. Det er da
viktig at brukerne nøye følger
opp og bryter den automatiske
koblingen for avsendere som kan
tenkes å sende privat e-post. Det
går også an å styre hvem som skal
ha tilgang til e-post fra bestemte
adresser på overordnet nivå.
24SevenOffice sier at de er oppmerksomme på problemstillingen
rundt innsynet og kurser kundene
nøye i denne funksjonen.
24SevenOffice er i gang med
en full overhaling av CRM-modulen, men er i skrivende stund ikke
helt i mål. Den nye modulen mangler fortsatt en del funksjoner og
er tilgjengelig i systemet under
navnet CRM Lite. Den nye modulen gir deg bedre oversikt ved å
organisere all kontaktinformasjonen på paneler i stedet for arkfaner. Panelene organiserer seg
automatisk etter vinduets størrelse. Det er naturligvis de samme
dataene som vises i ny og gammel
modul, så de kan brukes om hverandre. Til slutt vil alle funksjonene
være på plass i CRM Lite, og da
PC WORLD NORGE NR. 5 - 2011
Gruppekalenderen i 24SevenOffice kan tilpasses visning av kalenderen
til en eller flere brukere samtidig for full oversikt.
vil den ikke være Lite lenger og
erstatte den gamle modulen fullt
ut. CRM Lite er nettleseruavhengig, men det er vanskelig å ta det
i bruk før hovedmenyen også er
uavhengig.
IP-telefoni fra Oyatel er integrert i programmet, men har foreløpig bare støtte for å ringe ut.
Samtidig er det store planer for
dypere integrasjon av Oyatels tjenester, og automatisk visning av
kundekortet ved innkommende
samtaler og logging av alle samtaler er underveis. Oyatel tilbyr også
klienter for nettbrett og smartmobiler som vil ha den samme integrasjonen med 24SevenOffice
som pc-klienten.
24SevenOffice er sterk på å
skaffe nye kunder. Du starter
med leads eller salgsmuligheter som skiller seg fra oppgaver
ved at du i tillegg kan opprette
et forventet salgsbeløp og styre
hvor langt i salgsprosessen du har
kommet i prosent. Ved å følge en
fastsatt salgsplan med dette verktøyet, blir det mulig for salgsleder å få frem såkalte forecasts.
Med forecasts mener vi rapporter over hvilke og hvor store salg
man kan forvente å få gjennomført i tiden fremover. For riktig å
fyre opp under selgernes konkurranseinstinkt, finnes det sanntidsrapporter som viser progresjonen
i salget. Her kan du enten følge
med som salgsleder, eller vise
dette på en storskjerm i salgsavdelingen. Salgsleder har også tilgang til et budsjettverktøy som
Mamuts CRM-løsning er en del
av Mamut 14 og tilbys nå bare
med One-konseptet for nye
kunder. Dette er den første testen
vi har hvor Mamut 14 deltar. Tidligere har vi testet Mamut 12.5
både som regnskapssystem og
CRM-system. Mamut har etter
amerikansk mønster galant
hoppet over versjon 13.
De fleste store nyhetene i
Mamut 14 er online-nyheter i
One-konseptet og i regnskapsog fakturamodulene. Spesielt har
de nå fått bred støtte for e-faktura
både inn og ut, og Altinn-støtten
er integrert i programmet (sitter
faktisk og skriver dette på en dag
hvor hele Altinn er nede grunnet
overbelastning – uten at det på
noen som helst måte er Mamuts
feil).
Mamut er som vanlig enkel
å installere, selv for Enterpriseutgaven. Her er Mamut best av
samtlige deltakere som tilbyr lokal
installasjon. Du kan koble deg til
en hvilken som helst eksisterende
SQL Server 2005 eller nyere,
og hvis du ikke har det, så laster
Mamut automatisk ned og installerer SQL Express 2008 R2. I vårt
tilfelle oppgraderte den automatisk en eldre SQL Express-versjon
som vi hadde på test-serveren fra
tidligere. Vi fikk da valget om vi
ville beholde den gamle versjonen eller ikke. Med versjon 14 har
også klientutrullingen blitt mer
Vi har alltid likt flytdiagrammene i Mamut. Det gir god oversikt over modulene i programmet og fungerer
også som meny.
effektiv, og Mamut legger klientfilene klar i en katalog på serveren slik at du slipper å laste dem
ned for hver enkelt pc. Slik var det
også i versjon 12, men det fungerer mye bedre nå. Mamut henter
også installasjonsfilene fra raske
servere, så vi får full fart på fiberlinjen vår.
Når den lokale installasjonen er
ferdig, må du velge deg et datasett for å koble det til Mamut
Online Desktop. Du kan bare
benytte en klient online, så flerklientmulighetene er ikke aktuelle
på nett. Ved hjelp av en veiviser,
oppretter du en Mamut Online
ID og registrerer den inn i programmet. Når den er på plass,
vil Mamut automatisk replikere
det utvalgte datasettet frem og
tilbake mellom din og Mamuts
database. Det er denne replikeringen som gjør at dine lokale data
blir tilgjengelig på nett.
Mamut Enterprise E3 CRM er
den enkleste flerbrukerløsningen
til Mamut. I E3 får du full CRMfunksjonalitet, ordre, fakturering,
budsjett og grunnleggende prosjekt. E3 har også full støtte for
kampanjer og aktiviteter. Tilbud
og kampanjer gjøres automatisk
ved å flette dokumenter i Word.
Her er det en rekke maler du kan
tilpasse selv. Du får også full tilgang til lagerstyring, som en viktig
resurs til å skrive tilbud til kundene. Siden E3 også støtter lønn,
har du et personalregister hvor du
får oversikt over de ansattes kompetanse og kan gjøre aktiviteter
mot de ansatte internt i bedriften.
Mamut er også alene om å tilby
nettbutikk som standard. Klientfunksjonaliteten gjør at du kan
fakturere for inntil 999 forskjellige
selskaper, selv om bare en av dem
kan benyttes på nett. Mamut har
full brukerstøtte inkludert i prisen
og et stort arkiv med hjelpedokumenter på nett.
Vi har tidligere ønsket at
Mamut kunne løfte frem forventet salgssum og salgsprogresjonsfeltene slik som konkurrentene gjør, men dette er fortsatt
begravd ganske dypt i programmet. Mamut har heller ikke like
stor fokus på nye kunder og det
er få nyheter i Windows-klienten siden i fjor. En av nyhetene er
mulighet for å krysse av for å utelate kunder fra masseutsendelser
og filtrering på dette ved utsendelser.
Fokuset og nyhetene finner du
i online-delen av programmet.
Mamut bygger stadig ny funksjonalitet inn i Mamut Online
Desktop Vi har tidligere sett
Online Kontakt, Online Aktivitet
og Online Kalender. Nå kommer
også Online Ordremodul. Tjenesten er i skrivende stund til betatesting, men vil bli tilgjengelig i løpet
av de kommende månedene. Fint
å kunne registrere ordre utenfor
kontoret slik at de er klare til fakturering for regnskapsavdelingen.
Her skulle nok mange hatt flerklientmuligheter i Online Desktop.
Utstyrsregisteret med utlånsoversikt har nå også blitt tilgjengelig online. Her kan du registrere og
administrere bedriftens utstyr og
eiendeler. Du kan registrere når
det blir utlånt og når det skal og
blir levert tilbake. Det finnes også
en rekke rapporter som gir deg
oversikt over hvor ting er hen.
I Mamut Online Desktop så er
det servicenivået som bestemmer
hvilke funksjoner som følger med.
For å vise spennet har vi valgt å
kombinere E3 med det rimeligste
PC WORLD NORGE NR. 5 - 2011
41
tester
tester
CRM-systemer
servicenivået Bronse, men for kr
200 ekstra i måneden pr. bruker,
kommer du opp på silver og ytterligere 200 gir deg gold. I Bronse
får du grunnleggende Mamut
Online Desktop med kontaktregister, eDokumenter, årsplanlegger, utstyrsregister, selskapsstatus og aktivitet i kalender. I
tillegg får du Microsoft-tjenester
som Exchange Online, Office
WebApps, SharePoint Online og
Lync Online. Mamut gir deg også
domeneregistrering, kundeundersøkelser, enkel online backup
og nettside med blogg, bildearkiv
og publiseringsløsning.
Mamut gir deg svært mange
tjenester i en løsning, og det er
best for deg som ikke har noen
av disse tjenestene fra før eller vil
bytte til Mamut. Hvis du bare skal
ha et CRM-system og har andre
løsninger fra før, vil du raskt ende
opp med å betale for tjenester du
ikke trenger.
Hvis du bare skal ha et CRMsystem og har andre løsninger fra
før, vil du raskt ende opp med å
betale for tjenester du ikke trenger.
Mamut Enterprise
E5 CRM One Silver
Pluss: Alt du trenger både
lokalt og på nett
Minus: Testens aller dyreste
løsning
Mamut Enterprise E5 er Mamuts
største løsning i Enterprise-serien.
De har også Platinum over denne,
men den har vi aldri testet. Programmet og installasjonen er det
samme som alle andre Mamut
MBS-programmer. Forskjellen
utgjøres kun av lisensen din som
slår av og på de funksjonene du
betaler for.
Med E5 CRM har du tilgang til
samtlige CRM-funksjoner i programmet og i forhold til E3 CRM
er de viktigste utvidelsene utvidet
logistikkstatus, bedre prosjektstyring med kobling til Microsoft Project, timeregistrering og
resursstyring, telefoniintegrasjon
(TAPI), aktiviteter mot ansatte,
kjedehåndtering, reservasjon av
varer og utvidet nettbutikk. Travel
CRM er inkludert. Travel er en løsning hvor du kan replikere data-
42
benyttet Experian, mens mobilklienten benyttet Eniro. Vi forventer
at overgangen er fullført når du
leser dette. Du får god oversikt
over historikk, oppgaver og hendelser på hver enkelt kunde. Alle
hendelser som telefonsamtaler,
e-poster og brev registreres på
kundens aktuelle kontaktperson,
men det er også mulig å vise dem
direkte under kunden.
Kalenderen kan integreres med
Google Calendar og ligger også
tett opp til denne i funksjonalitet.
Her får du oversikt over oppgavene dine og lar deg avtale møter
med interne og eksterne personer. For de andre brukerne av systemet vil du enkelt kunne finne et
ledig tidspunkt. Kalenderen har
fått en rekke nye muligheter i år.
Du kan dra og slippe hendelser,
og filtreringen er forbedret. Vi har
også nevnt koblingen mot fraværsassistenten til Network Norway.
Det er en egen e-postklient
integrert i systemet. Det kan
Proweb har laget ny meny på vestre side og har en rekke såkalte windowbokser med nøkkeltallsinformasjon
som du kan plassere selv.
hente e-post fra en vanlig POP3eller IMAP-konto, og da blir dette
i praksis hovedmåten å lese og
skrive e-post på. Søk i e-postarkivet er forbedret i år. De har også
en mulighet for direkte kobling
mot en Exchange-server ved hjelp
av Webdav. Da kan e-posten synkroniseres begge eller bare en vei,
mot Exchange. Denne integrasjonen koster kr 19 pr. bruker i
måneden.
E-postklienten har gode funksjoner for å redigere e-posten, og
en enkel måte for å flytte e-poster
inn i CRM-systemet. Du klikker
bare på arkivér, og e-posten flyttes da fra e-postklienten og inn på
Mamut Online Desktop er et nettsted som kan vises i og utenfor Mamut-klienten. Her ser vi at brukergrensesnittet er en blanding av Office Ribbon-grensesnittet og tradisjonelle rullegardinsmenyer. Nytt er alle rettighetsinnstillingene du kan styre pr. bruker.
ene over på en bærbar pc så du
har tilgang hvis du er borte fra
kontoret uten nettforbindelse.
Endringene dine vil da replikeres
tilbake når du har kontakt med
kontoret igjen. Det er også mange
andre små ekstrafunksjoner som
du får med E5. Du finner full oversikt på Mamuts nettsider.
Vi har valgt å benytte servicenivået Silver sammen med E5 for
å illustrere bredden av funksjoner
du får på nett. I tillegg til Bronze
får du timeregistrering og snart
ordreregistrering i Mamut Online
Desktop. Du får større plass i
Mamut Online Backup og du får
lisens på Microsoft Office 2010 til
bruk på pc-en din. Vi forventer at
Office 365 som er webversjonen
av Office 2010 også blir tilgjengelig på dette service-nivået når den
kommer i løpet av våren. Mamut
forteller at de jobber intenst med
å integrere denne i sin Online-løsning.
Mamut One Enterprise E5 er
en altomfattende løsning for en
bedrift. Nå som One-konseptet
har blitt obligatorisk, har også
prisen blitt høyere for de som ikke
PC WORLD NORGE NR. 5 - 2011
har bruk for all online-funksjonaliteten. Heldigvis kan du selv mikse
og matche programversjoner og
servicenivåer til å passe din organisasjon. Mamut One passer aller
best for mindre virksomheter uten
egen IT-avdeling og IT-infrastruktur fra før. Her kan du overlate
nesten alt til Mamut.
Proweb web
officeone
Pluss: Omfattende SaaS-applikasjon, god mobil-integrasjon, lekkert
webgrensesnitt
Minus: Testens høyeste pris når
regnskapsprogrammet kommer i
tillegg
Proweb webofficeone er en ren
SaaS-løsning som vi tester for
andre gang. I år har de laget en
ny design på skjermbildene sine,
hvor menyen er flyttet fra toppen
og til venstre side. Det gjør det lettere å utnytte bredskjermer som i
dag er helt dominerende. Proweb
har et godt samarbeid med
Network Norway og fokuserer
veldig på mobil CRM. Mobilklienten har et webgrensesnitt med det
samme designet som pc-klienten,
men er tilpasset små skjermer.
Den eneste modulen som ikke
finnes på mobil, er fakturaklienten. Det betyr at i år er også dokumentregisteret på plass i mobilen.
I fjor var det Telenor som
Proweb fokuserte på med sin
Click2Call-funksjonalitet der du
kan bruke mobilen til å ringe fra
CRM-systemet, og Telenor Presence hvor du kan se om medarbeiderne er opptatt med å snakke
i mobiltelefonene sine eller ikke.
I år er fokuset flyttet til Network
Norway, og selv om Telenor-integrasjonen ikke er borte, er det nå
Network Norway som er i førersetet og har best integrasjon.
Network Norways fraværsassistent er blant annet integrert i
webofficeone. Proweb har også
laget integrasjon med Skype, slik
som blant andre Mamut har.
CRM-modulen var i fjor integrert med Experian hvor det var
gratis å hente firmaopplysninger.
Experian er ferd med å bli byttet
ut med Eniro, som er selskapet
bak Gule Sider. I skrivende stund
var det slik at søk på pc-klienten
PC WORLD NORGE NR. 5 - 2011
43
tester
tester
CRM-systemer
riktig sted i CRM-modulen. Det
gjøres automatisk ved at avsender eller mottakeradressen kobles
mot kontaktpersonens registrerte
e-postadresse. Hvis den aktuelle personen er med i bestemte
prosjekter, vil du få spørsmål om
du skal knytte e-posten til et av
disse prosjektene. Her er det dog
viktig å trå forsiktig siden det er
svært strenge regler for innsyn i
de ansattes e-post i Norge. Pass
derfor på at du ikke lager noen
automatikk på avsendere som du
også har privat omgang med.
Dokumentarkivet kan du bruke
til å laste opp dine eksisterende
dokumenter og redigere dem i
det programmet du måtte ønske
å bruke. Vanligvis er dette Microsoft Office-programmer, men det
er ingenting som hindrer deg i å
bruke noe annet. Integrasjonen er
automatisk ved at du får et spørsmål fra nettleseren din om du vil
lagre dokumentet tilbake i webofficeone når du lukker dokumentet. Det er også versjonskontroll
i dokumentregisteret, slik at du
enkelt kan gå tilbake til tidligere
versjoner av samme dokument.
I år er dokumentarkivet også tilgjengelig på mobilen. Det kan
være svært nyttig hvis mobilen
har støtte for å vise eller redigere
de dokumenttypene du benytter.
Salgsmodulen er en av de aller
mest omfattende modulene i
webofficeone. Det er her det
arbeides med salgene. Her kan du
starte ved å importere leads som
du enten kan importere selv via
for eksempel en Excel-fil, eller du
kan kjøpe de fra Experian. Importfunksjonaliteten er helt fri, og du
vil få en oversikt over alle kolonnene og kan koble dem som du vil
til et passende felt i salgsmodulen.
I salgsmodulen kan du lage
DM-er både på post og e-post, og
styre dette helt til du får et salg og
så føre det over i CRM-modulen
for senere oppfølging og fakturering. Du må naturligvis trå svært
varsomt med en DM på e-post,
men det er ingenting i veien for å
sende til eksisterende kunder som
har samtykket til dette. Det går
også an å starte et salg til en eksisterende kunde fra CRM-modulen, føre det over i salgsmodulen,
gjennomføre salget der og til slutt
føre det tilbake til CRM-modulen
igjen.
Underveis i dialogen med
kunden kan du planlegge når
salget skal være avsluttet og sannsynligheten for at det blir gjennomført. Inndelingen er litt grov
da du kun kan velge mellom 0 %,
25 % 50 %, 75 % og 100 %,
men rapporteringsmulighetene
er svært omfattende. Du vil kunne
få full oversikt over gjennomførte
og potensielle salg både i beløp
og over tid. Planen er å integrere
dette med et budsjettsystem i
fremtiden for full oppfølging.
Det er likevel allerede i dag
svært gode muligheter for å følge
opp selgerne og deres resultater.
Det finnes to overordnede nivåer
i salgsmodulen. Den ene er salgsleder og den andre er kjedeleder.
Kjedeleder står naturligvis over
salgsleder og har oversikten over
flere kontorer samtidig.
Oppdragsmodulen med timeregistrering har vært gjenstand
for omfattende utvidelser. Tidligere var den rettet inn mot håndverkere og timeregistrering i vanlige bedrifter, men nå har de utvidet den til bruk i vikarbyråer og
rekrutteringsbyråer. En styrke
med denne modulen er fortsatt
mobilintegrasjonen hvor konsu-
Mobilklienten
til Proweb har
menyer med
samme design
som webklienten, men her får
du oversikt på
mindre skjermer.
lenter i felten vil kunne tilordnes
oppdrag fortløpende. Når et oppdrag er utført, sendes det automatisk over til fakturering.
Fakturamodulen har i år fått
støtte for multiklient slik at du
kan fakturere for mange selskaper samtidig. Det er en uvanlig
funksjon for en SaaS-løsning, da
koblingen mellom en person og
et selskap er utbredt. Webofficeone har integrert vareregister,
og en faktura er sluttproduktet
til en ordre eller et oppdrag. Som
i alle webløsninger er utskriftene
PDF-filer og fakturaen kan enkelt
skrives ut på papir eller sendes på
e-post. Proweb har laget integrasjoner med en rekke tradisjonelle regnskapssystemer som
for eksempel DI Systemer, Uni
Micro, tre varianter mot Visma,
Agro, DI, Axapta og Mamut.
Her foregår integrasjonen ved at
det eksporteres en fakturajournal som importeres i regnskapssystemet. Integrasjonen andre
Ny CRM-utfordrer fra UNI Micro
n UNI Micro som er vår regjerende
Best-i-test av regnskapsprogrammer, har også et CRM-system.
Dette er ikke noe eget program,
men en modul som leveres
sammen med Uni Økonomi V3.
UNI CRM er integrert med
Telefonkatalogen 1880 og kan
hente ut adresser og annen sel-
44
skapsinformasjon. Du kan sende
SMS og e-post fra systemet, og
det er integrert med Outlook. Du
har aktiviteter, salgsmål og salgsanalyse med grafer i Excel. Ved hjelp
av UNI Micros widget-system, kan
du publisere nøkkeltall og oppgaver på forsiden av programmet og
utenfor. Systemet har statistikk,
PC WORLD NORGE NR. 5 - 2011
kampanjer og er helintegrert med
regnskap, faktura og vareregister.
Du får også opp kredittinformasjon om kundene dine.
I løpet at 2011 eller 2012 vil
UNI Micro slippe UNI CRM som
et eget system. Samtidig vil det
utvides med masseutsendelse av
e-post, nyhetsbrev og kampanjer.
veien er ikke like
god, men hvis
du bruker OCR,
kan du importere filene fra
BBS i både regnskapssystemet
og webofficeone
slik at innbetalingene oppdateres
begge steder.
I tillegg til de tradisjonelle regnskapssystemene har Proweb også
laget integrasjon mot de webbaserte regnskapssystemene e-conomic og XLedger. Her er integrasjonen mer omfattende og skjer
automatisk i bakgrunnen mellom
Prowebs og regnskapssystemenes servere. Det finnes også integrasjon mot factoring-selskapene
Høkas Kredittadministrasjon og
Aktiv kapital samt inkassobyrået
Lindorff.
Webofficeone kommer i tre
versjoner og prisen er satt litt ned
fra i fjor. I tillegg er ikke lenger
brukerstøtte obligatorisk, så her
er det mer å spare i måneden
hvis ikke alle brukerne trenger
brukerstøtte. Basic koster kr 149
pr. ansatt pr. måned og gir deg
e-post, kalender, timeregistrering og dokumentarkiv. Tillegg for
brukerstøtte er 50 kroner. Hvis du
skal ha CRM, må du opp på CRMversjonen som i tillegg til CRM
også har oppdrag og faktura til kr
249 pr. ansatt pr. måned. Tillegg
for brukerstøtte er 100 kroner.
Fullversjonen CRM Pro gir deg
også salgsmodulen og DM-verktøyet til 349 kroner pr. ansatt pr.
måned. Tillegg for brukerstøtte
er 100 kroner også her. CRM Pro
inneholder i tillegg automatisk
kjørebok hvor du kan benytte en
GPS-mottaker til å dokumentere
nøyaktig hvor du har vært. Denne
modulen kan også bestilles separat.
Microsoft
Dynamics CRM
2011 Online
Pluss: Samme muligheter som om
du installerer selv, Windows Marketplace
Minus: Krever en del arbeid med å
rydde vekk alt du ikke trenger, treg
respons
De aller fleste forbinder Microsoft
med Windows og Office. Spør
du en IT-ansvarlig nevnes i tillegg
Exchange og SQL Server. Mange
er ikke klar over at Microsoft også
har avansert administrativ programvare i Dynamics-serien. Den
inkluderer det danskutviklede
regnskapssystemet Navision og
det amerikanskutviklede Dynamics CRM. Dette er store og
tunge systemer som er svært fleksible og tilpasningsdyktige.
CRM 2011 har en rekke nye
funksjoner som har kommet til
etter at vi testet CRM 4 for to år
siden. Microsoft hevder selv at
dette er første gangen de lanserer online-versjonen før den versjonen du installerer selv. Du får et
eget underdomene hos Microsoft
for din egen CRM Online-utgave.
Det betyr at du har din egen databaseinstans hos Microsoft, og det
blir da mulig å benytte utvidelser
som modifiserer databasen. Problematikken rundt multi tennant
eller flere selskaper i samme database, blir da fraværende. CRM
Online kjører faktisk ikke på Windows Azure, men benytter en
egen serverpark for CRM. Hovedfokuset for utviklingen av CRM
Velkomstbildet til Microsoft Dynamics CRM Online gir deg mange muligheter tilpasse instrumentbordet med
lekre grafer og oversikter.
2011 har vært: Enkelt og velkjent grensesnitt, intelligent (ved
at dashbordene oppdaterer seg i
sanntid) og samordnet (integrert
med Office-produktene). Dashbordet på åpningsbildet er sterkt
forbedret, og dashbordelementene (webparts) kan tilpasses fritt
og publiseres i mange forskjellige
sammenhenger, f.eks. via SharePoint.
CRM Online er naturligvis mye
enklere å komme i gang med enn
Ved å installere Outlook-klienten får du hele Microsofts CRM-klient inn
i Outlook enten du bruker Online- eller Server-utgavene.
om du velger å installere selv. Du
har akkurat de samme klientene
og de samme mulighetene til en
fast månedspris på 311 kroner pr.
bruker. I tillegg sparer du prisen
på SQL Server, og den er langt
ifra gratis. Dynamics CRM har to
alternative klienter. Den ene er
en ren webklient, og den andre
er en innstikksmodul til Outlook
som gir deg hele CRM-systemet
i e-postprogrammet ditt. Integrasjonen med Outlook er så sterk at
alle avtaler vises i Outlooks kalender, oppgaver i oppgavelisten
og kontakter i kontaktmappen.
Microsoft bruker denne integrasjonen til å synkronisere videre
med mobiltelefonen din. Omtrent
alle telefoner på markedet har en
eller annen form for synkronisering med Outlook.
Du kommer i gang med CRM
Online ved å registrere deg for en
demoversjon på nettet. Påloggingen gjøres ved hjelp av en Microsoft Live ID, og alle brukerne må
ha en slik. Det er litt upraktisk
for oss som tester, da det fort blir
sammenblanding med andre tjenester som vi er registrert for i
andre sammenhenger hos Micro-
soft. De ender i alle fall opp med
full oversikt. Selve Live ID-systemet er heller ikke fullt ut fornorsket, så selv om CRM Online er på
norsk, må du forstå nok engelsk til
å få Live ID på plass.
Når du er logget inn på webklienten, har du en rekke veiledere
for å komme i gang. Det ligger
også inne en del engelskspråklige
testdata du kan se på. Designet
er definitivt av samme generasjon som Office 2010, og det er
Outlook 2010 som gir den mest
sammenhengende design-følelsen. Inne på webgrensesnittet
kan du koble opp andre brukeres
Live ID-er og registrere nøkkeltall for foretaket. Du blir også tilbudt å laste ned CRM-klienten for
integrasjon med Outlook. Den er
rask å laste ned, men selve installasjonen tok ganske lang tid på
vår testmaskin. Vi testet at den
fungerte fint med både Outlook
2007 og 2010. Vi var dog plaget
av at både Outlook-klienten og
webklienten var ganske trege da
vi testet. Vi tolker det som at serverne er et stykke unna oss. Andre
vil kunne få bedre resultater, så
benytt prøvemuligheten flittig.
PC WORLD NORGE NR. 5 - 2011
45
tester
tester
CRM-systemer
Dynamics CRM er delt inn i en
rekke hovedområder som gjenspeiles i menyen. Arbeidsområdet
gir deg egne kunder og oversikt
over oppgavene dine. Salg jobber
med nye og gamle kunder og
inneholder markedsføringslister,
salgsmuligheter, konkurrentanalyse, vareregister, salgsmateriell,
tilbud, ordre og faktura. Markedsføring jobber med å skaffe kundeemner (leads) ved hjelp av kampanjer og salgsmateriell. Service
er innebygget helpdesk for eksisterende kunder. Her kan du følge
opp henvendelser, brukerstøtte
og klager fra kundene dine. Det er
nyttig for selgerne å se om kundene har noen utestående saker
og eventuelt ordne opp i dem før
nye salgsfremstøt.
Dynamics CRM Online er et
svært kraftig verktøy. Du blir av
den grunn møtt av svært detaljerte og omfattende skjermbilder
med alle mulige funksjoner. For
veldig mange brukere blir dette
litt uryddig og svært forvirrende.
En av de viktigste funksjonene
er da muligheten til å ta vekk de
feltene og funksjonene som brukeren ikke trenger. Du kan lage
ulike tilpasninger for forskjellige
brukere. Du må da ta høyde for
å kalkulere inn en del konsulenttimer i starten for å tilpasse løsningen til ditt behov. Alle verktøyene
du trenger for å tilpasse og lage
dine egne integrasjoner, finnes
som standard i løsningen, men
det er ofte enklere og rimeligere
å få hjelp fra en partner eller kjøpe
ferdige løsninger.
Tilgjengeligheten til tredjeparts
løsninger øker dramatisk i løpet
av april da Windows Marketplace
lanseres i Norge. Microsoft forventer at det vil være et bredt utvalg av
norske CRM-moduler til salgs i den
nye applikasjonsbutikken.
Microsoft
Dynamics CRM
2011 Server
Pluss: Avanserte tilpasnings- og automatiseringsmuligheter, Windows
Marketplace
Minus: Litt omstendelige funksjoner
Microsoft CRM 2011 er selvfølgelig også tilgjengelig for deg som
vil installere og drifte den lokalt.
46
E-post-integrasjonen blir enkel når du har hele CRM-systemet inne i Outlook.
Windows Workflow Foundation.
Det er de samme to brukerDet vil lønne seg for deg som har
Her kan du styre arbeidsflyten
grensesnittene som vi benytmange brukere og allerede har en
til selgerne for å sørge for at de
tet i Online-versjonen, og det er
serverpark og SQL Server fra før.
benytter den aller beste metodikenkelt å flytte klienten frem og
Servermodulen krever Winken til å få kunden til å kjøpe. Her
tilbake. Forskjellen var at vi oppdows Server 2008 eller nyere og
kan du skripte hele arbeidsproseslevde betydelig bedre ytelse med
SQL Server. Internet Information
sen din. For hvert steg som avsluten lokal installasjon. Her var det
Server må være installert som en
tes, startes automatisk neste steg.
ingenting å utsette på hastigheserverrolle før installasjonen kan
Så snart du har hatt kontakt med
ten.
startes. Det samme gjelder .NET
kunden din, legges det automa Siden dette er et Microsoft-proFramework 4.0-pakken som du
tisk inn et nytt tidspunkt for avtale
dukt, bygger det naturligvis på en
finner på Windows Update.
i kalenderen, eller salget sendes
rekke teknologier og tjenester i
Selve installasjonen er enklere
videre til salgsleder for godkjenandre Microsoft-produkter. Med
enn man skulle tro for et så omfatning. Forgreninger av denne
tende system. Programmet
prosessen styres basert på
sjekker selv om det finnes
«Forskjellen var at vi oppstørrelse og type.
oppdateringer på nettet, og
levde betydelig bedre ytelse ordrens
Gode kunder trenger kanlaster ned disse ved behov.
med en lokal installasjon.»
skje ingen godkjenning,
Deretter forteller du hvor
mens andre må kredittsjekdatabasen befinner seg, og
kes på større ordre. Samtidig vedSQL Server i bunn er det SQL
så gjør installasjonsprogrammet
likeholdes prosentverdien med
Reporting Services som er rapdet som er nødvendig. Hele prohvor langt i prosessen salget har
portgeneratoren til CRM-systesessen tar ganske lang tid, men
kommet, og forecast-rapportene
met. Det finnes en rekke eksporgår stort sett av seg selv.
oppdateres nesten i sanntid.
ter med fletting eller dynamiske
Etterpå må du gå inn på den
Vi liker godt at det er overkomkoblinger til Microsoft Office. Et
lokale webserveren (http://sermelig å lage en god del utvidelser
godt verktøy er automatisert oppvernavn/) fra serveren hvor du er
og integrasjoner selv. Det er også
rettelse av pivot-tabeller i Excel.
logget på, med den samme admielegant at alle utvidelser og inte Microsoft Dynamics CRM
nistrator-brukeren du brukte til
grasjoner kan eksporteres til XMLkan integreres med en rekke
installasjonen. Vel inne som admifiler og importeres på nytt i en
andre systemer - først og fremst
nistrator, legger du inn firmainforannen installasjon. Det er slik du
fra Microsoft. Telefoni får du via
masjon omtrent på samme måten
får endringene dine over fra tesMicrosoft Lync (tidligere Office
som i CRM Online. Den viktigste
tinstallasjonen til produksjonsserCommunication Server).
forskjellen er at du kobler bruveren. Når du kjøper en integra Både i Online og lokalversjon
kerne til active directory-brukere
sjon fra en partner, er det også en
kan du styre salgsprosessen med
istedenfor Live ID-brukere.
PC WORLD NORGE NR. 5 - 2011
XML-fil du får.
Den minste utgaven heter
Workgoup Edition og tillater
opp til fem brukere. Den fungerer fint med gratisdatabasen
SQL Express. Denne utgaven er
ikke så interessant lenger, og vi er
enige med Microsoft når de sier
at så små kunder naturlig hører
hjemme i CRM Online.
Når du kjøper en serverlisens,
inkluderer det Software Assurance (SA) som gir deg brukerstøtte og oppdateringer i to år.
Deretter kan den fornyes for to
år av gangen slik det er vanlig
med Microsoft-lisenser. I tillegg
kjøper du en klientlisens til hver
bruker i form av en CAL. CALene kommer også med Software
Assurance. Du kan også kjøpe en
rimeligere CAL med bare lesetilgang. Startprisen blir ganske
høy, så dette egner seg ikke for
de minste virksomhetene. I prissammenligningstabellen vår har
vi regnet om på prisene og trukket SA ut av grunnprisen for å
bedre kunne sammenligne med
de andre deltakerne.
SuperOffice 7
Online
Pluss: Meget brukervennlig, egner
seg også for små selskaper.
Minus: Begrenset støtte for tilleggsmoduler og integrasjoner
Det er ikke hvert år SuperOffice
kommer med en ny hovedversjon. Etter fem år med SuperOffice SIX, har vi nå fått SuperOffice 7 i både Online og egen server-versjon. Vi har testet begge.
Online-versjonen ble lansert i fjor
og er nå oppgradert til versjon 7.
Online-versjonen er en ren webløsning og kommer i to utgaver.
Standardversjonen koster 295 pr.
bruker pr. måned og inneholder
den fulle SuperOffice-klienten
og tilbyr 5 GB lagringsplass totalt
for organisasjonen. Pro-versjonen
koster 395 pr. bruker pr. måned
og inkluderer SAINT-modulen,
har støtte for brukerdefinerte felt
og reporter studio. Her får organisasjonen 10 GB lagring som standard. Det er svært rimelig hvis du
trenger mer plass. SAINT-modulen som i serverutgave koster kr
Webklienten til SuperOffice inneholder en e-post-klient som kan brukes online.
23 000, gir deg støtte for vannmerker (som f.eks. den kjente
sinte babyen som vises for kranglete kunder), lager utvalg av
kunder som bør få oppfølging og
gir deg et datavarehus over alle
kunder.
SuperOffice er for mange synonymt med CRM, og det vises i
programmet. Klienten er svært
polert og har et vell av små detaljer som etter hvert blir uunnværlige for brukeren. Vi skal ikke
beskylde SuperOffice for å kopiere brukergrensesnittet sitt fra
noen andre, for på dette området er de helt i tet. SuperOffice
er også stolte av at BI nå tilbyr et
salgs- og salgsledelse-studium
hvor SuperOffice benyttes i
undervisningen.
Online-løsningen til SuperOffice tilbyr naturlig nok bare webklienten og ikke Windows-klienten. Disse er nå så nærme i funksjonalitet at det nesten ikke er
mulig så se forskjell. Vi har merket
oss noen ubetydelige forskjeller i
rullgardinsmenyene på toppen,
men det som er mest merkbart
er at webklienten har sin egen
innebygde e-postklient som støtter IMAP. Den blir da et alternativ til Outlook når du logger deg
på fra en maskin uten din vanlige e-postklient. Hastigheten til
SuperOffice Online er omtrent
den samme som for de andre
norske webløsningene, og betydelig raskere enn Microsoft CRM
2011 Online. SuperOffice Online
er hostet hos Visma i Norge, og
det gir dem et
forsprang over
Microsoft ytelsesmessig for
oss som sitter i
Norge.
SuperOffice har fokus på organisasjoner med 25 brukere eller
flere, men Online-løsningen er
godt egnet for mindre virksomheter, og mange av de minste
kundene bytter nå til denne løsningen. Hvis vi sammenligner
prisene så er de utlignet ved 20
brukere over 3 år. Ved flere brukere eller flere år, blir SuperOffice Server rimeligere. Her gjør vi
den svært viktige forutsetningen
om at du allerede har en server og
databasemotor som SuperOffice
kan bruke. Vi forutsetter også at
du installerer selv.
SuperOffice Online tillater
ikke at du installerer tredjeparts
integrasjoner. Det er en begrensning som Microsoft ikke har i sitt
system. Vi mistenker at det skyldes at SuperOffice ikke gir hver
kunde sin egen databaseinstans
slik som Microsoft gjør, og at en
tilleggsmodul dermed må gjelde
alle eller ingen.
Det er noen få store og svært
mange små nyheter i versjon 7.
SuperOffice kaller dette en brukerstyrt utgivelse. SuperOffice har
nå fått støtte for webpaneler som
du kan tilpasse selv. Dette ligner
på det alle de andre har på forsidene sine og kan inneholde grafer
og lister over data med full drilldown-funksjonalitet. SuperOffice har laget et nytt arbeidsflytsystem som gjør at du kan tilpasse
salgs- og andre arbeidsprosesser
uten å skripte dem. For Onlineutgaven er det genialt siden skript
ikke kan benyttes. Vi har sett tilsvarende løsninger i andre CRMsystemer, men SuperOffices variant ser spesielt elegant og oversiktlig ut. SuperOffice har laget en
kraftig utvidelse av utvalg. Du kan
nå lage utvalg av alt, og er ikke
det nok, så kan du kombinere to
utvalg og hente frem union, snitt
eller de som er i den ene, men
ikke den andre. Fint hvis du allerede har kontaktet det ene utvalget. Med litt triksing kan du også
kombinere kombinasjonene, men
da begynner det å bli kompliserte
kombinerte kombinasjoner...
eMarkedsføring er en ny modul
i SuperOffice, servermodulen
koster kr 23 000 uavhengig av
antall brukere, men den er standard i Online-utgavene. Her kan
du lagre lekre nyhetsbrev som du
kan sende til de kundene som vil
ha det. SuperOffice har god funksjonalitet for å håndtere avmel-
PC WORLD NORGE NR. 5 - 2011
47
tester
tester
CRM-systemer
dinger og reservasjoner. Systemet
kan også håndtere feilmeldinger
og returer fra ugyldige brukere og
spamfiltre, men det er ikke noen
automatisk avmelding av slike
brukere.
Vi tok også en nærmere titt
på e-postklienten og koblet den
opp mot Exchange med IMAP.
Undertegnede har en svært stor
e-postboks med e-post tilbake
til 1995. Det er nesten 150 000
e-poster i ca. 300 mapper. SuperOffice klarte ikke å vise mer enn
tre nivåer på undermappene, og
når det ble for mange undermapper på ett nivå, dukket det ikke
opp noen rullefelter. Vi skulle også
gjerne sett at undermappene var
alfabetisk sortert slik som i Outlook, og at store og små bokstaver
ble vist riktig i mappenavnene. Til
SuperOffice sitt forsvar, kan man
si at mesteparten av disse e-postene burde befinne seg i CRMsystemet.
SuperOffice 7 Online gir en
enkel start med SuperOffice
og egner seg for de minste virksomhetene og de litt større som
ikke vil drifte selv. Hvis du trenger noen spesielle tilpasninger
eller moduler fra tredjepart, må
du installere på din egen server.
SuperOffice’ konsulenter hjelper
gjerne med å flytte dine data frem
og tilbake.
SuperOffice 7
Server
Pluss: Bredt utvalg av tilleggsmoduler, lave vedlikeholdskostnader
over tid.
Minus: Høy pris på tilleggsmoduler.
For de største brukerne er det
både praktisk og rimelig å instal-
SuperOffice har svært god integrasjon med Office 2010. Her i engelsk språkdrakt.
mot en lokal server. Vi opplevde
mange IT-ansvarlige.
lere SuperOffice lokalt. I disse
svært høy ytelse mot vår lokale
Når du bruker din egen installatilfellene starter du med å instaldatabaseserver, selv om både
sjon av SuperOffice, kan brukerne
lere SuperOffice CRM Server på
klient og server var virtuell og på
fritt velge hvilken klient de vil
din foretrukne database. Her er
samme maskin. Selv med fiberbruke. Hver bruker koster 2 900
SuperOffice helt spesiell i vår test
forbindelse mot Internett, er det
kroner i lisens, og klienten koster
siden den støtter mange forskjelingenting som slår en lokal instaldet samme. Det betyr at en bruker
lige databasemotorer. Derfor er
lasjon på ytelse. Vi merket det
koster kr 5 800 med en klient.
ikke serverinstallasjonen til Supersamme forholdet med
Office fullautomatisk slik som f.eks.
«Integrasjonen med Microsoft Office Microsoft CRM.
SuperOffice
Mamut er så god
2007 og 2010 er på mange måter
er norsk, men selges
på. Du må opprette
mer avansert enn Microsofts egen.»
i mange land. Det
databaseinstansen
finnes derfor på en
selv, og så vil instalrekke språk, og absolutt alle deler
Hvis brukeren vil ha både weblasjonsprogrammet til SuperOfav programmet er oversatt til det
og Windows-klient, blir det kr 2
fice opprette selve databasen.
aktuelle språket. Det gjelder til og
900 ekstra. Mobilklienten koster
De aller fleste brukerne av Supermed feltnavnene til databasen
kr 700 pr. bruker. Vi har regnet
Office benytter SQL Server, og i
når de vises i rapportgeneratoren.
pris med en klient selv om mange
SuperOffice 7 har installasjonen
Valuta er støttet så du kan selge
av konkurrentene har mobilklient
blitt litt enklere siden du ikke trentil mange forskjellige land samtisom standard.
ger å opprette skjemaet manudig. Du kan også ha flere sett med
Både web- og Windows-klienelt. Det er en forbedring som gjør
maler på hvert sitt språk. Vi opptene er svært raske når de jobber
jobben mer overkommelig for
levde at en av våre test-pc-er som
hadde engelsk Office 2010, automatisk ble installert med engelsk
Office-verktøylinje. Det er også
enkelt å endre språk for både
web- og Windows-klient for hver
enkelt bruker.
I SuperOffice
7 er det tidligere separate
produktet eJournal fullintegrert. Nå heter det
SuperOffice Customer Service, og
prisen er kr 23 000 for en servermodul uansett antall brukere. Vi
må heller ikke glemme eMarkedsføring, webpanelene, det nye
arbeidsflytsystemet og forbedringen av utvalgene. Du kan nå også
knytte en SuperOffice-bruker
til Active Directory og automatisk logge inn i SuperOffice med
samme bruker som for Windows
og Exchange. – Praktisk med sentrale passordregler og felles passordskifte! Mange SuperOfficebrukere har nemlig en stygg ten-
Den nye salgsguiden i SuperOffice liker vi svært godt.
dens til å bruke brukerens initialer
til både brukernavn og passord.
Med ekstern tilgang til web- og
mobilklienter er det spesielt uhel-
dig.
SuperOffice kan brukes som
det er, rett etter at du har installert
det. Det er bare å ta programmet
i bruk, og de aller vanligste funksjonene og rapportene ligger inne
som standard. Salgs-forecasts
er enkelt å få til uten noen kon-
Hva har skjedd med Visma CRM?
n Mange av våre faste lesere lurer
nok på hva som har skjedd med
fjorårets testvinner, Visma CRM.
Visma leverer Visma CRM side
om side med Visma SuperOffice.
Visma SuperOffice er vanlige
SuperOffice med en egen integrasjon for Visma Business. Visma
CRM er integrert med Visma
Global.
48
Visma sier at hvis du kjører
Visma Business, så er Visma SuperOffice løsningen for deg, og du skal
ha Visma CRM hvis du kjører Visma
Global. Visma CRM lever altså i
beste velgående og videreutvikles
stadig med tanke på bruk sammen
med Visma Global. Selv om Visma
CRM også kan brukes mot Visma
Business, er ikke dette noe sats-
PC WORLD NORGE NR. 5 - 2011
ningsområde og integrasjonen
videreutvikles ikke.
Visma SuperOffice er kun for
Visma Business, og prisene er de
samme som vanlig SuperOffice.
Her får du altså integrasjonen med
Visma Business på kjøpet. Andre
partnere har laget SuperOfficeintegrasjon til Visma Global så du
kan bruke SuperOffice mot den
også, men du får ingen slik løsning
fra Visma.
Visma ønsket ikke å sette Visma
CRM opp mot SuperOffice i en
sammenlignende test, og selv
om vi gjerne skulle ha med Visma
CRM, har det ikke lykkes oss å
få tilgang til programmet denne
gangen.
PC WORLD NORGE NR. 5 - 2011
49
tester
tester
CRM-systemer
figurering. Det er dog viktig å ta
med i betraktning at du må betale
ganske mye ekstra for ting som
rapportgeneratoren og koblinger
til regnskapssystemet ditt. Integrasjon med Microsoft Office og
Lotus Notes følger med som standard. Hvis du bruker Visma Business, kan du kjøpe Visma Superoffice hvor integrasjonen følger
med gratis fra Visma.
Det er likevel alle integrasjonene som er SuperOffices styrke.
Det er ti selskaper i Europa som
bare jobber med å lage integrasjoner til SuperOffice, og integrasjonen med Microsoft Office 2007
og 2010 er på mange måter mer
avansert enn Microsofts egen.
SuperOffice Ribbons utvider båndene i Word, Excel og PowerPoint
med en egen arkfane hvor du kan
vise tilleggsinformasjon og koble
til SuperOffice.
Partnerne har laget integrasjoner for omtrent alt som kan krype
og gå av e-postsystemer, regn-
skapssystemer og dokumentsystemer. Disse integrasjonene er
naturligvis ikke gratis, men kritiske
for en aktør som SuperOffice som
ikke har noe eget regnskaps- eller
fakturasystem. Integrasjonene
kan legges på alle mulige nivåer.
Du kan legge til knapper med
funksjoner og nye arkfaner overalt. Blant annet kan hele hovedvinduet puttes i en arkfane for å
lage helt nye applikasjoner inne i
SuperOffice.
En av de kraftigste funksjonene
er at hele klienten kan skriptes.
Det er slik SuperOffice integrerer
arbeidsflytmekanismene sine. Her
har du kraftige funksjoner helt på
linje med de til Microsoft. Du kan
selv eksperimentere med dette
ved å laste ned et av flere eksempelskript fra SuperOffice sine utviklingssider, og redigere disse. Det
krever dog en god del erfaring for
å tilpasse dette til en større organisasjon. Det er på dette nivået du
får behov for å benytte en part-
ner til å skreddersy løsningen
for din virksomhet. SuperOffice
kan brukes som det er, men det
har nesten ingen begrensninger
i å skalere oppover når behovet
melder seg. Skriptspråket er enten
JavaScript eller VBScript, som
mange kan fra før.
SuperOffice kan bli svært dyrt
hvis du trenger mange moduler
og mye konsulenthjelp, men med
en årlig vedlikeholdskostnad på
bare 18 % av nypris, blir det ikke
særlig dyrt å beholde programmet
over tid.
XS Office
Pluss: Rimelig løsning,
lekkert webgrensesnitt.
Minus: Begrenset e-posthåndtering i
dagens versjon
XS Office er det eneste produktet i
testen som har en helt gratis basisutgave. Det er ikke riktig å kalle
det CRM, men gratisbrukerne
kan samarbeide med CRM-brukerne. Det nærmeste vi kommer
dette er en gratis Communitybruker i 24SevenOffice. XS Office
har i likhet med tradisjonell programvare en trappetrinnsmodell,
slik at det blir rimeligere ved flere
brukere. De er de eneste som har
mer enn ett trinn i sin prismodell.
Det blir derfor veldig rimelig med
mange brukere.
XS Office har to utgaver som
kvalifiserer som CRM-systemer.
Professional til kr 299 pr. bruker
pr. måned gir deg full CRM, prosjekt, timeregistrering og meldingshåndtering, men er uten
fakturamodulen. Enterprise er
fullversjonen med Faktura og
en enkel lagerstyringsmodul og
koster 399 kroner pr. måned. Brukerstøtte utover de ganske omfattende hjelpedokumentene er ikke
inkludert i prisen. Det kan derfor
lønne seg å spandere en brukerstøtteavtale på en eller to personer. Prisen er fra 49 kroner i måne-
den og ikke spesielt avskrekkende.
Når du logger deg på XS Office,
møtes du av åpningsbildet hvor
du fritt kan plassere nøkkeltall-,
oppgave- og kalender-elementer.
Det er et rikt utvalg av ferdiglagde
moduler som du kan organisere
som du vil. Brukergrensesnittet
er lekkert, og det er støtte for alle
nettlesere.
XS Office har gode CRM-funksjoner med ferdiglagde rapporter og en oversiktlig salgsmodul
i Enterprise-versjonen. Alle rapportene kan eksporteres til Excel.
CRM-modulen inneholder ledetråder, distribusjonslister, salgsmuligheter med sannsynlighet og
kampanjer. Du kan også lage en
oversikt over konkurrentene dine
og vurdere dem.
Prosjektstyringsmodulen som
finnes i begge versjonene må
trekkes frem som et stort pluss.
Her har du full resursstyring og
Gant-grafer med fremdriftspla-
Faktatabell
Program
24SevenOffice
24SevenOffice
Mamut
Mamut
Utgave
CRM og Faktura
Fullversjon
Enterprise One
E3 CRM
Enterprise One
E5 CRM
2011 Online
Versjon
Mars 2011
Mars 2011
14.1.8541
14.1.8541
0
0
5 900
12 900
6000
0
4 788
9 576
Startkostnad
Vedlikehold server
Microsoft
Microsoft
Dynamics CRM Dynamics CRM
Proweb webofficeone
Proweb webofficeone
SuperOffice
SuperOffice
XS Office
XS Office
2011 Server
CRM Pro
CRM
7 Online
7
Enterprise
Professional
5.0.985
5.0.985
Mars 2011
Mars 2011
Mars 2011
Mars 2011
0
12 000
0
0
1 990
23 000
0
0
0
3 000
0
0
0
4 140
0
0
Startkostnad pr. bruker
0
0
2 900
4 900
0
6 000
0
0
0
5 800
0
0
Vedlikehold pr. bruker
4 200
6 000
2 388
5 976
3 732
1 500
4 176
2 976
3 576
1 044
4 788
3 588
-- obligatorisk?
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
2 første år
Ja
Ja
Ja
Nei
Ja
Ja
-- inkl. brukerstøtte?
Nei
Nei
Ja
Ja
Ja
Ja
Nei
Nei
Ja
Ja
Nei
Nei
24SevenOffice
24SevenOffice
Mamut
Mamut
Microsoft
Norge
Microsoft
Norge
Proweb
Proweb
SuperOffice
SuperOffice
XS Office
XS Office
21 54 81 00
21 54 81 00
800 82 315
800 82 315
23 500 500
23 500 500
33 48 32 32
33 48 32 32
23 35 40 00
23 35 40 00
40 00 70 02
40 00 70 02
24seven
office.no
24seven
office.no
mamut.no
mamut.no
microsoft.no
microsoft.no
proweb.no
proweb.no
superoffice.no
superoffice.
no
xsoffice.no
xsoffice.no
Leverandør
Telefon
Web
Pris 5 brukere i 3 år
68 400
90 000
60 520
132 940
55 980
73 500
62 640
44 640
55 630
80 080
71 820
53 820
Pris 10 brukere i 3 år
131 400
180 000
110 840
247 080
111 960
126 000
125 280
89 280
109 270
124 740
134 640
98 640
223 920
Pris 20 brukere i 3 år
50
257 400
360 000
211 480
475 360
Priser med 1
stk. fullversjon
og resten CRM
med faktura
Priser med bare
fullversjon
Priser med 1
stk. One E3 og
resten One E3
CRM tilleggsbruker. Bronze
servicenivå
Priser med 1
stk. One E5 og
resten One E5
CRM tilleggsbruker. Silver
servicenivå
231 000
250 560
178 560
216 550
214 060
242 280
170 280
Vedlikeholdsavtalen består
av to-årlig Software Assurance
(SA)-avtaler
som koster
halvparten av
kjøpsprisen.
SA-avtalen er
trukket ut for
sammenligningens skyld.
Brukerstøtte
er kr 100,- pr.
bruker pr.
måned ekstra.
Dette var obligatorisk i fjor.
Brukerstøtte
er kr 100,- pr.
bruker pr.
måned ekstra.
Dette var obligatorisk i fjor.
Startkostnader
gjelder ”kom
i gang”-konsulenttjenester.
Prisen gjelder
ikke Online Pro.
Vedlikeholdsavtalen er
18 % av
startprisen.
Prisen synker
med flere
brukere
Prisen synker
med flere
brukere
XS Office har et lekkert brukergrensesnitt som virker i alle nettlesere.
nen. Det er bare 24SevenOffice
som har noe tilsvarende i vår test.
Vi vil spesielt trekke frem at
saksbehandlingssystemet kan
brukes til brukerstøtte overfor kundene, og gi oversikt over
hvordan saken skrider frem fra
den er ny til den er lukket. Dette er
en modul som gjør mye av jobben
til det langt dyrere SuperOffice
Customer Service (tidl. eJournal)
uten tillegg i prisen.
Det forventes at du bruker
Outlook eller Mozilla Thunderbird til å lese og skrive e-post,
og du må laste ned og installere
en enkel innstikksmodul som lar
deg overføre e-poster og kontakter mellom e-postklienten og XS
Office. Støtten for Thunderbird
er unik i XS Office og gjør dem til
testens mest plattformuavhengige CRM-system. Thunderbird
finnes for en rekke plattformer i
tillegg til Windows. Her kan du ha
både MacOS og Linux på pc-en
din. Vi observerer som en kuriositet at plugin-modulen til Outlook
er temmelig nøyaktig ti ganger
større enn den til Thunderbird på
tross av at funksjonaliteten er lik.
Det hender altså at alternativ programvare gjør ting enklere.
Samhandlingsmodulen inneholder gruppekalender, møte- og
ressursbooking samt diskusjonsforum, kunngjøringer og avstemninger. Prosjektmodulen kan
knytte sammen hendelser og ressurser på tvers av kunder, leverandører og medarbeidere.
Timeregistreringsmodulen er
svært omfattende og funksjonsrik. Du kan registrere timer du
bruker på prosjekt og ordre. Det
er mulig å legge inn faktureringsgrad på timene hvis du ikke vil
fakturere timene fullt ut i en opplæringsfase. Vi har også hørt om
regnskapsføreren som ville ha 150
% faktureringsgrad i stedet for å
sette opp timeprisen. Her kan du
virkelig fakturere med gaffel. Der
er gode muligheter til å bli bevisst
på hva arbeidsdagen går med til.
Det er også muligheter for å styre
avspaseringer, overtid, ferie og
sykdom. Her kan du få en ferieplan for hele virksomheten og
godkjenne og tilpasse ferieavviklingen. Timeregistreringsmodulen
inneholder også kjørebok.
Dokumentregisteret er enkelt,
men funksjonelt. Det er ingen
egen integrasjon med Word eller
Excel, men det er enkelt bare å
klikke på et dokument, få det opp
i et tilhørende program, redigere
dokumentet, lukke programmet og automatisk lagre det tilbake i XS Office. Du kan lagre alle
typer dokumenter i arkivet og er
ikke låst til Word eller Excel. Ved å
legge inn dokumentlenker er det
mulig å benytte Google Docs. Det
er full versjonskontroll i registeret,
så det er lett å gå tilbake til en tidligere utgave.
Det er i Handels-modulen du
finner tilbud og faktura. Her er
det lagerstyring, valuta og bilagsjournaler og en rekke andre regis-
Selv om XS Office ikke har noen egen e-postklient, kan kundene dine
kommunisere med helpdesken din via et webskjema du kan publisere
på nettsiden din.
(Alle priser er ekskl. mva.)
PC WORLD NORGE NR. 5 - 2011
PC WORLD NORGE NR. 5 - 2011
51
tester
CRM-systemer
tre som vanligvis bare finnes i et
regnskapsprogram. XS Office
har manuell integrasjon med en
rekke regnskapssystemer i form
av import og eksport av bilagsjournaler og innbetalinger. De lager
gjerne flere vederlagsfritt hvis ditt
regnskapsprogram ikke er støttet
fra før. Du kan også automatisk
arkivere en rekke fakturaer i en
ZIP fil og ta vare på det som regnskapsdokumentasjon. XS Office
kan også bygges ut med en skannermodul som lar deg skanne inn
alle typer dokumenter og arkivere
dem online.
I fjor snakket XS Office varmt
om neste versjon som skal inkludere en e-postklient, flere språk
og ytterligere satsing på åpen kildekode. Den versjonen er fortsatt
et godt stykke unna, men langt
ifra skrinlagt.
Hvis du vil bruke XS Office
fra smartmobilen, anbefaler XS
Office at du bruker webgrensesnittet som det er og zoomer ut og
inn. De har likevel et eget grensesnitt spesielt tilpasset små skjermer for de enkleste mobilene som
du kan bruke hvis du vil.
Vårt valg
Årets test inneholder igjen
både store og litt mindre
systemer. Flere av deltakerne mener at de ikke kan
sammenlignes med alle
de andre i testen. Vi gjør
likevel en slik sammenligning da vi mener den er
mer aktuell enn noensinne
nå som også Microsoft
og SuperOffice har SaaSløsninger. Nå som Mamut
bare leverer One-konseptet til nye kunder, er den
tradisjonelle lokale installasjonen snart helt borte.
Noen produkter har høy
startpris og blir rimeligere
etter hvert. Andre løsninger starter moderat og
har fast pris uansett antall
brukere og hvor mange år
som har gått siden starten.
Vi observerer likevel at
med 20 brukere over tre
år, så er svært mange av
deltakerne sammenlignbare prismessig. Vi blir
derfor styrket i troen på at
vårt valg om å sammenligne alle, er riktig.
XS Office er outsideren i vår test. Den er
enkel, ser bra ut og er helt
uavhengig av Windows.
Prosjektstyringsmodulen
er omfattende og en
kundebehandlingsmodul
er inkludert. Den har
dog litt igjen til den blir
like tilpasningsdyktig og
omfattende som alle konkurrentene.
Mamut er et svært godt
regnskapssystem som vi
liker veldig godt. De har
vunnet mange tester og
stiller med to varianter av
sitt altomfattende Onekonsept. Med Mamut vil
du alltid få levert med en
full regnskapsmodul for
minst en bruker, og det er
ofte tilstrekkelig at bare en
bruker kan føre regnskap.
Med CRM-tilleggsbrukere
kan alle andre skaffe
kunder og følge opp henvendelser. Mamut CRM
er for deg som bruker
Mamut regnskap, men er
naturligvis ikke særlig inte-
grert med konkurrerende
regnskapsprogrammer.
Mamut mangler også litt
strømlinjeutforming av
salgsprosessen for å nå
helt opp. One E5 Silver
er totalt sett testens aller
dyreste løsning, men til
gjengjeld trenger du bare
en pc med Windows og
en nettleser for å komme
gjennom dagen. Når
Office 365 kommer inn i
løpet av våren, er en full
webutgave av Office
inkludert i konseptet.
Bedre integrasjon finnes
ikke, men det blir vanskelig å kombinere det med
andre leverandører.
24SevenOffice er på
mange måter like altomfattende som Mamut har
blitt, og de to er tøffe konkurrenter. Akkurat som i
Mamut må du ha minst
en full bruker med regnskapssystemet før du kan
legge til CRM-brukere.
Der hvor Mamut er et
regnskapsprogram med
CRM-modul, oppfatter
vi 24SevenOffice som et
CRM-system med regnskapsmodul. I likhet med
Mamut er det best om du
tar hele pakken med både
regnskap og CRM for å få
best utbytte av konseptet.
Proweb webofficeone
er aller best på integrasjon med mobiltelefonen.
Du som jobber ute med
telefonen som eneste
kontaktpunkt, vil ha stor
nytte av webofficeone.
Webofficeone sniker
seg forbi 24SevenOffice
på lavere pris og er godt
egnet for deg som har satt
bort regnskapene til et
regnskapsbyrå med eget
regnskapsprogram de
insisterer på å bruke.
Microsoft Dynamics
CRM er en svært kraftig
CRM-plattform. Selv
online-utgaven kan modifiseres og bygges ut og
om til det ugjenkjennelige.
Alle verktøyene du trenger
følger med programmet,
og prisen er ikke avskrekkende. Du må dog belage
deg på en del tidsbruk eller
konsulentbruk for å få satt
opp systemet slik at du får
maksimal utnyttelse av det
i din organisasjon.
SuperOffice vinner
igjen. Det betyr ikke at
de andre systemene er
dårlige eller at det ikke er
situasjoner der de er et
bedre valg. Det betyr rett
og slett at SuperOffice er
best på kjernefunksjonaliteten CRM. Med onlineversjonen kan den brukes
av både store og små, og
det er lett å komme i gang.
Selv om også SuperOffice
kan bygges ut og om til
det ugjenkjennelige, og
pådra deg uante kostnader til tilleggsmoduler og
konsulenter, er den fullt
brukbar ut av boksen.
SuperOffice er nitidig på
de små detaljene som
gjør den til et godt sted å
jobbe.
Program
24
Seven
Office
24
Seven
Office
Mamut
Mamut
Microsoft
Dynamics
CRM
Microsoft
Dynamics
CRM
Proweb
webofficeone
Proweb
webofficeone
SuperOffice
SuperOffice
XS
Office
XS
Office
Utgave
CRM og
Faktura
Fullversjon
Enterprise
One E3
CRM
Enterprise
One E5
CRM
2011
Online
2011
Server
CRM Pro
CRM
7 Online
7
Enterprise
Professional
Karakterer
Vekt
Komme i gang
7
6,0
6,0
4,0
4,0
4,5
3,5
6,0
6,0
5,5
3,0
6,0
6,0
Brukervennlighet
15
4,0
4,0
5,5
5,5
4,8
4,8
4,5
4,5
5,8
5,8
4,0
4,0
Funksjonsinnhold
15
4,2
4,8
4,0
5,0
5,5
5,5
4,5
3,5
4,5
5,0
3,5
3,0
Dokumentregister
10
4,5
4,5
4,5
4,5
5,0
5,0
5,0
5,0
5,5
5,5
5,0
5,0
Office-integrasjon
10
4,5
4,5
4,5
6,0
5,0
5,0
3,5
3,5
4,5
5,0
4,0
4,0
Salgsoversikt
13
5,0
5,0
3,5
3,5
5,2
5,2
5,0
5,0
5,8
5,8
4,0
2,0
Tilgjengelighet
10
4,0
4,0
5,0
5,0
5,0
5,0
5,5
5,5
5,5
5,5
5,0
5,0
Arbeidsflyt
10
4,5
4,5
3,0
3,0
5,5
5,5
3,5
3,5
5,5
6,0
3,5
3,5
Pris
10
3,0
2,0
4,0
1,0
3,5
3,5
3,0
5,0
4,0
4,0
3,2
5,0
Sluttkarakter
100
4,4
4,3
4,3
4,3
4,9
4,9
4,5
4,5
5,2
5,2
4,1
4,0
52
PC WORLD NORGE NR. 5 - 2011