Case SEB: ”Skomakerens barn har også gode sko” SEB bruker Basware TEM • Mari Austrumdal – Økonomi • Chris Koren – Salg • Marianne Ovnerud – Salg 1 Basware 21.9.12 En umoden oppgjørsprosess er utfordrende for hele virksomheten Fly Reisebyrå Leiebil Reisebyråfaktura Fakturabetaling Voucher Faktura Fakturabetaling Hotell Faktura Kortfaktura Reiseregning Restaurant Taxi Bankkort Kontanter Økonomiavd. Reiseregning Forskudd Betale bankkort Faktura betaling Reiseutlegg Bensin Annet 2 Basware 21.9.12 Bensinkort 3 Basware 21.9.12 “ Føring av reiseregninger ble alltid utsatt og nedprioritert “ FØR 4 Basware 21.9.12 Dette må kunne gjøres på en annen måte.. • Kan reiseoppgjøret leveres på en enklere måte ? • Kan vi gjenbruke korttransaksjoner til reiseregninger, og finnes det er system som kan håndtere dette? • Dette var noen av spørsmålene vi stilte oss da vi så på effektivisering av reiseadministrasjonsprosessen. 5 Basware 21.9.12 Resultatet ble følgende Reise SEB Basware TEM Leder godkjenner Ansatt lager oppgjør Innkjøp Fil til regnskaps- Papirversjon Økonomi og lønnssystem Regnskapssystem Lønnssystem Ansattes lønn 6 Basware 21.9.12 NÅ 7 Basware 21.9.12 “ “ Smidigere og raskere "Nå kan jeg bare huke av for utgiftene jeg vil ha med, kun med noen tastetrykk…." 8 Basware 21.9.12 Fordeler for ansatte • • • • • • • • • • Mottar korttransaksjoner, slipper tasting God oversikt over alle utlegg Kommer hjem til ”ferdig utfylt” reiseregning Kan skrive reiseregninger ”hvor som helst” Tar kortere tid da tidligere reiser kan kopieres Enklere da kontering er forhåndsdefinert Oppgjøret tar kort tid Ansatte får igjen refusjon før forfall på faktura Alltid riktig kurs Påminnelse i form av e-post 9 Basware 21.9.12 Fordeler for økonomiavdelingen • • • • • • • • • Får raskere reiseregninger innlevert, unngår purringer Hele reiseregningsprosessen er forenklet – automatisert Minimert manuelle feil Bedre oversikt og kontroll Kan utføre arbeidet mer jevnt og unngår ”skippertak” Lettere å trekke ut tall til prognoser på kostnader Unngår Agio Frigjort tid brukes til andre mer spennende oppgaver Reduksjon i administrasjonskostnader 10 Basware 21.9.12 Så hva har vi spart? 11 Basware 21.9.12 Hva koster reiseregningsprosessen? Eksempel 7000 reiser, intern kost 400 kr/t Oppgave Hvem Tid (min) Andel Utfylling av reiseregning Ansatt 17 22% Attestering Registrere i økonomisystem Totale indirekte kostnader Overordnet 9 Økonomi 16 år pr. 20% Kontroll av reiseregning Økonomi Feilretting, purring, avsetning Økonomi Klargjøring for utbetaling Økonomi 6 8% Føring i regnskap Økonomi 6 8% Tidsforbruk (minutter) 78,0 100% Total tid (i timer) 1,30 12 Basware 21.9.12 13 11% 3 640 00011 kr 17% 14% 60% besparelse på reiseregningsprosessen for SEB Besparelse ved innføring av reiseregningssystem …med filoverføring til reiseregningssystem Reise 13 Basware 21.9.12 Kjøpsinfo overføres til reiseregning 40% +20% Reiseregning skrives og godkjennes Oppgjør utbetales Hvor mye har SEB spart? Totale årlige indirekte kostnader i dag 3 640 000 kr Besparelse med elektronisk reiseregning 40% Total besparelse Besparelse pr reiseregning 14 Basware 21.9.12 På Ytterligere besparelse ved 6år har SEB filintegrasjon fra Eurocard 13 20% Total besparelse: Reiseregningssystem og har spartav kjøpsinfo integrasjon MNOK 60% 1 456 000 kr 728 000 kr 2 184 000 kr 208 kr 104 kr 312 kr Spørsmål? 15 Basware 21.9.12
© Copyright 2024