1. No category

Huldt & Lillevik
Ansattportal
Praktisk bruk
Oppdatert 2012-05-04
Innholdsfortegnelse
Innholdsfortegnelse
Om Huldt & Lillevik Ansattportal ................................................. 3
Beslutninger før du tar i bruk systemet ....................................... 4
Hvordan skal attesteringen foregå? ........................................ 4
Sette opp lønnssystemet ........................................................... 5
Oppdatere kundemelding ...................................................... 5
Sette opp systemet .............................................................. 5
Gi tilgang til opplysninger i Ansattportalen .............................. 7
Opprette brukere via veiviser ................................................ 9
Opprette bruker manuelt .................................................... 10
Tildele attestansvar ............................................................ 11
Sette opp personer ............................................................ 11
Sette opp lønnsarter........................................................... 12
Sette opp fraværskoder ...................................................... 13
Definere ansattkartotek ...................................................... 13
Definere lenker i Ansattportalen ........................................... 14
Definere registrè for kompetanseinformasjon ........................ 15
Definere tilgang til dokumenter i Ansattportal ........................ 15
For vanlige brukere ................................................................ 19
Starte systemet ................................................................. 19
Definere startside .............................................................. 20
Min profil .......................................................................... 20
Bruke ansattkartoteket ....................................................... 21
Endre egne personopplysninger ........................................... 22
Se på lønnsslipper .............................................................. 22
Se på brev/avtaler og andre dokumenter .............................. 23
Registrere/vedlikeholde pårørende ....................................... 24
Registrere og vedlikeholde kompetanse ................................ 25
Registrere egne timer ......................................................... 26
Opprette egne maler .......................................................... 28
Registrere timer pr uke ....................................................... 28
Registrere eget fravær ........................................................ 29
Rapportere timer og fravær ................................................. 31
Bestille nytt passord ........................................................... 33
For attestansvarlig.................................................................. 34
Hva attestansvarlige har adgang til å gjøre ........................... 34
Min profil .......................................................................... 35
Masseregistrere timer ......................................................... 36
Masseregistrere fravær ....................................................... 37
Kontrollere timer fra uke registrering .................................... 38
Opprette ny kostnadsbærer ................................................. 39
Attestere timer .................................................................. 39
Attestere fravær ................................................................ 40
For lønnsansvarlig .................................................................. 42
Overføre timer ................................................................... 42
 Aditro AS
-1-
Kom i gang
Innholdsfortegnelse
Overføre fravær .................................................................
Overføre personopplysninger til lønnssystemet ......................
For superbruker .....................................................................
Slette timer og fravær ........................................................
Skriv ut personer i Ansattportal ...........................................
Administrere brukerne av systemet ......................................
Hvis en bruker har glemt passordet .....................................
Aditro AS
-2-
42
43
45
45
45
45
45
Kom i gang
Om Huldt & Lillevik Ansattportal
Om Huldt & Lillevik Ansattportal
Huldt & Lillevik Ansattportal er et program laget for å kunne registrere
variabel lønn (timer) og fravær separat fra Huldt & Lillevik Lønn.
Hensikten med programmet er at personer i bedriften kan registrere
variabel lønn og fravær. Alle typer variabel lønn kan registreres, som for
eksempel timelønn, bonus og overtid. Fast lønn og andre faste ytelser
registreres i selve lønnssystemet.
Huldt & Lillevik Ansattportal har et ansatt kartotek hvor du kan søke på
alle ansatte i bedriften. Hvilken informasjon som skal være tilgjengelig
på den enkelte ansatte i ansatt kartoteket bestemmes av bedriften.
Under kompetansedelen kan de ansatte selv registrere og vedlikeholde
opplysninger om kurs, sertifisering eller andre kompetanseområder.
Bedriften definerer selv kompetanseområder og hva som skal registreres
på et kompetanseområde.
Hvis bedriften genererer elektroniske lønnsslipper kan brukerne se sine
lønnslipper i Huldt & Lillevik Ansattportal. Bedriften kan også velge å
legge brev/avtaler og andre dokumenter tilgjengelig for bruker og/eller
attestansvarlig. Det er mulig å laste opp dokumenter her, og disse vil da
også være tilgjengelige i Huldt & Lillevik Lønn.
Hvis systemet er satt opp til det, kan den enkelte ansatte endre egne
personopplysninger. Lønnsansvarlig kontrollerer og oppdaterer endrede
personopplysninger til lønnssystemet. Bedriften bestemmer selv hvilke
opplysninger den enkelte ansatte skal få adgang til å endre.
Attestansvarlig attesterer timer og fravær for "sine" ansatte.
Lønnsansvarlig overfører attesterte transaksjoner til lønnssystemet.
Huldt & Lillevik Ansattportal benytter felles informasjon med Huldt &
Lillevik Lønn.
Lønnsansvarlig/systemansvarlig setter opp hvem som skal ha tilgang til
Huldt & Lillevik Ansattportal og hvilke lønnsarter og fraværskoder som er
tilgjengelig.
 Aditro AS
-3-
Kom i gang
Beslutninger før du tar i bruk systemet
Beslutninger før du tar i bruk
systemet
Hvordan skal attesteringen foregå?
Hvilket nivå skal brukes som attestasjonsnivå?
Du må velge hvilken av disse kostnadsbærerne du vil bruke for å gi
tilgang til attestering:



Avdeling
Prosjekt
Element 1
Skal det kunne attesteres på enkeltpersoner?
I tillegg til å gi tilgang på kostnadsbærer kan du også gi attestansvarlig
tilgang til enkelte personer.
Skal attestansvarlig attestere egne timer og eget fravær?
Det er valgfritt om attestansvarlig skal attestere sine egne registreringer
eller ikke.
 Aditro AS
-4-
Kom i gang
Sette opp lønnssystemet
Sette opp lønnssystemet
Når du skal ta i bruk Huldt & Lillevik Ansattportal må du :



sende kundemelding og oppdatere kontrollsiffer
sette opp systemet
gi tilgang til opplysninger i Ansattportalen
Oppdatere kundemelding
1.
2.
Velg menyvalg Verktøy | Kundemelding.
Gå til vinduet der du velger program-modell og merk av feltet
Ansattportal og velg antall personer.
3.
Send kundemeldingen til Aditro. Adresse og faksnummer står på
kundemeldingen.
Du får et nytt kontrollsiffer fra Aditro. Dette kontrollsifferet trenger du
neste gang du godkjenner lønn. Registrer kontrollsifferet i menyvalg
Verktøy | Kontrollsiffer.
Du vil motta en tilleggsfaktura på oppgraderingen av systemet.
Sette opp systemet
1.
2.
Velg oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og mappen
Ansattportal.
Velg Ja i feltet Benytt Ansattportal.
 Aditro AS
-5-
Kom i gang
Sette opp lønnssystemet
3.
4.
5.
6.
Merk av feltet Direkte overføring av fravær til lønn hvis du
ønsker at oppgaven Fravær | Overføre til lønn skal starte
automatisk når du kjører valget Ansattportal | Overføre fravær.
Merk hvilke felt brukeren skal kunne endre under rammen Hvilke
personalopplysninger skal brukeren kunne endre?
Hvis du ønsker at informasjon om antall brukte egenmeldinger skal
vises i Ansattportalen merker du feltet Egenmeldinger.
Velg når systemet skal sende E-post i feltet E-post varsling. Velg
Nei hvis du ikke ønsker å benytte denne funksjonen. Velg Ja hvis
systemet skal sende melding når timer/fravær blir sendt til
attestasjon eller returnert. Velg Kun ved retur hvis systemet kun
skal sende melding når timer/fravær blir returnert. E-post adresse
som skal benyttes, angis under oppgaven Kartotek | Firmaoppsett
og mappen Oppsett integrasjon.
 Aditro AS
-6-
Kom i gang
Sette opp lønnssystemet
7.
8.
Merk feltet Opprette kostnadsbærere hvis attestansvarlig skal
kunne opprette nye kostnadsbærere via Ansattportalen.
Kostnadsbærerne blir da opprettet direkte i databasen i lønn.
Hvis du skal benytte funksjonen for E-post varsling i ansattportalen
må du oppgi navn på SMTP Server i menyvalget Verktøy |
Systemoppsett.
Gi tilgang til opplysninger i Ansattportalen
Før du tar bruk Ansattportalen må du angi hvilke








personer som skal være tilgjengelig for registrering
personer som skal opprettes som brukere
personer som skal ha attestansvar
lønnsarter som skal kunne registrere på
fraværskoder som skal kunne registrere på
felter (bilde) som skal vises i ansattkartotek
registrè for kompetanse som skal kunne registreres på
dokumenter bruker skal kunne se i Ansattportalen.
Fremgangsmåte
1. Velg menyvalg Verktøy | Veiviser Ansattportal.
Du får opp vinduet som viser personer i lønnssystemet.
 Aditro AS
-7-
Kom i gang
Sette opp lønnssystemet
2.
3.
4.
Når du kjører denne rutinen skjer følgende:

Systemet merker valgte personer slik at de er tilgjengelig i
Ansattportal.

Systemet oppretter valgte personer som brukere i
Ansattportal.
Du har to valg.
a) Ikke merk av feltet Opprett som bruker. De valgte personene
blir merket med at de er tilgjengelig i Ansattportal.
b) Merk av feltet Opprett som bruker. De valgte personene blir
opprettet som brukere og blir samtidig merket med at de er
tilgjengelig i Ansattportal.
Systemet oppretter brukere med brukernavn lik de to første
posisjonene i etternavnet + de tre første i fornavnet, forutsatt at
navnet er registrert med etternavnet først i lønnssystemet.
Hvis det er flere personer med navn som gir samme kode vil
veiviseren sette inn et siffer i siste posisjon i brukerkoden. For
eksempel OLOL1 hvis du har to Ole Olsen.
Brukeren opprettes uten passord. Når brukere av Huldt & Lillevik
Ansattportal logger på første gang, bør de legge inn passord. Hvis
klienten er satt opp med utvidet passordkontroll krever systemet at
bruker registrerer passord ved første pålogging.
Velg personene ved å bruke
eller
Klikk Neste.
Du får opp vinduet for lønnsarter.
 Aditro AS
-8-
.
Kom i gang
Sette opp lønnssystemet
5.
6.
Velg lønnsarter ved å bruke
eller
.
For å unngå feilregistreringer på uaktuelle lønnsarter, bør du kun
merke lønnsarter som det er aktuelt å bruke i Ansattportal.
Klikk Ferdig.
Opprette brukere via veiviser
Personer som skal registrere i Ansattportal må være definert som bruker
i lønnssystemet.
Det enkleste er å opprette brukere i menyvalg Verktøy | Veiviser
Ansattportal, se beskrivelse over.
Du kan opprette brukere i veiviseren så ofte du vil.
En person som er opprettet som bruker i veiviseren kan du ta fram i
menyvalg Fil | Bruker.
 Aditro AS
-9-
Kom i gang
Sette opp lønnssystemet
Her vises alle brukere av Huldt & Lillevik Lønn og Ansattportal.
Hvis du ansetter en ny person kan du alternativ velge å opprette
vedkommende som bruker av Ansattportal i dette menyvalget.
Opprette bruker manuelt
1.
Velg menyvalg Fil | Bruker.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Klikk
.
Angi koden som brukeren skal bruke ved pålogging.
Trykk [Enter].
Angi Navn.
Angi Utgår dato og Passord.
I feltet Tilgang til velger du Kun Ansattportal. (Systemet setter
Adgangsprofilen til Ingen tilgang, fordi feltet kun er aktuelt for
brukere av Huldt & Lillevik Lønn.)
8.
9.
Klikk
.
Klikk i mappen Ansattportal.
10. Kontroller at feltet Adgangsprofiler har verdien Bruker.
11. Angi brukerens ansattnummer i feltet Personer.
12. Systemet velger kun aktiv klient under valgte klienter. Hvis brukeren
skal ha tilgang til flere klienter gjør du følgende:
a)
b)
c)
Merk aktuell klient under Tilgjengelige og klikk
.
Velg type tilgang til klienten i feltet Adgangsprofiler.
Angi brukerens ansattnummer i klienten i feltet Personer.
13. Klikk
 Aditro AS
.
-10-
Kom i gang
Sette opp lønnssystemet

Når en persons status endres til Sluttet under Kartotek |
Personer, vil adgangsprofilen i mappen Ansattportal bli
fjernet. Hvis personen begynner igjen, må han opprettes som
bruker i Ansattportalen på nytt.
Tildele attestansvar
Bruker må være opprettet i menyvalg Fil | Bruker.
1.
2.
3.
4.
5.
Velg menyvalg Fil | Bruker.
Hent opp brukeren som du skal tildele attestansvar.
Klikk i mappen Ansattportal.
Velg Attestansvarlig i feltet Adgangsprofiler.
Klikk mappen Attestasjonsnivå.
Her angir du hvem den attestansvarlige kan attestere for.
6.
Velg kostnadsbærer ved å merke feltet Avdeling, Prosjekt eller
Element 1.
Klikk i feltet Type og velg Kost.bærer eller Person.
Trykk [Ctrl+F] i feltet Nr og velg kostnadsbærer eller person.
Trykk [Pil Ned] for å legge inn flere kostnadsbærer eller personer.
7.
8.
9.
10. Klikk

.
Som standard vil attestansvarlig IKKE kunne attestere
egne timer og fravær. Hvis attestansvarlig skal ha
tilgang til å gjøre dette merker du feltet Attestere seg
selv.
Sette opp personer
Personer som skal være tilgjengelig i Ansattportal må merkes.
Dette gjør du i menyvalg Verktøy | Veiviser Ansattportal. Alle de
personene du velger i veiviseren blir tilgjengelig i Ansattportal.
Du kan også merke (eller avmerke) personer direkte.
 Aditro AS
-11-
Kom i gang
Sette opp lønnssystemet
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Velg oppgaven Kartotek | Personer.
Velg person.
Klikk mappen Andre opplysninger.
Merk feltet Vise i Ansattportal.
Hvis du skal benytte e-post varsling må du påse at korrekt e-post
adresse er oppgitt i mappen Telefon/E-post.
Hvis enkelte personer skal benytte en annen e-post adresse enn den
du har valg som standard (i oppgaven Kartotek | Firmaoppsett og
mappen Oppsett integrasjon) kan du overstyre dette i feltet Epost adresse for arbeidsflyt i mappen Telefon/E-post.
Klikk
.
Sette opp lønnsarter
Du kan legge inn grenseverdier for antall og beløp. Du kan også sette
opp at brukeren alltid må fylle ut merknadsfeltet.
1.
2.
3.
Velg oppgaven Kartotek | Lønnsarter.
Hent opp aktuell lønnsart.
Klikk i mappen Ansattportal.
4.
Merk feltet Vises i Ansattportal hvis denne lønnsarten skal kunne
brukes i Ansattportal.
Hvis du ønsker at en annen tekst enn lønnsartnavn skal vises i
Ansattportalen, angir du teksten i feltet Egen lønnsarttekst.
Merk feltet Obligatorisk merknad hvis brukeren alltid skal oppgi en
merknad ved registrering.
Oppgi Grenseverdi antall og Grenseverdi beløp. Hvis brukeren
registrerer verdier som er større enn grensen vil transaksjonen
merkes i kolonnen Val.feil i Ansattportal
5.
6.
7.
 Aditro AS
-12-
Kom i gang
Sette opp lønnssystemet
8.
9.
Merk feltet Overstyre sats hvis brukeren skal kunne angi sats på
transaksjon. Feltet er bare tilgjengelig hvis lønnsarten tillater
registrering av sats i lønnssystemet.
I feltet Klokkeslettangivelse styrer du angivelse av fra/ til klokke
ved registrering av timer i Ansattportal. Dette gjelder i oppgaven
Timer | Registrere og Timer | Masseregistrere.
a) Velg Nei hvis feltet fra/til klokke aldri skal registreres.
b) Velg Ja hvis feltet fra/til klokke skal være er åpent for
registrering.
c) Velg Obligatorisk hvis feltet fra/til klokke alltid MÅ registreres.
10. Klikk
.
Sette opp fraværskoder
Når du kjører menyvalg Verktøy | Veiviser | Ansattportal vil alle
fraværskoder merkes slik at de er tilgjengelig for registrering i
Ansattportal.
Hvis du vil at enkelte fraværskoder ikke skal være tilgjengelig i
Ansattportal følger du denne fremgangsmåten.
1.
2.
3.
Velg oppgaven Fravær | Fraværskoder.
Hent opp aktuell fraværskode.
Fjern merke i feltet Vises i Ansattportal.
4.
Klikk
.
Definere ansattkartotek
Du må definere hvilke felter som skal vises på de ansatte i
ansattkartoteket i Ansattportalen.
1.
Velg menyen Verktøy | Personal | Personalbildeoppsett.
2.
3.
Klikk
i feltet under Felt og velg hvilken informasjon du vil vise i
feltet.
Gjenta punkt 2 for hvert felt du vil vise.
4.
Klikk
 Aditro AS
.
-13-
Kom i gang
Sette opp lønnssystemet
5.
7.
Systemet fyller automatisk inn Feltbeskrivelse. Hvis du ønsker en
annen beskrivelse for et felt klikk i feltet og skriv inn beskrivelsen du
ønsker, og lagre på nytt.
Hvis du ønsker å vise bilde av ansatte i Ansattportalen merker du
feltet Vise bilde.
For å se resultatet av oppsettet klikk mappen Vise.
8.
Klikk
6.
.
Definere lenker i Ansattportalen
Du kan definere egen lenker for bedriften som blir tilgjengelig for alle
ansatte i menyen i Ansattportal.
1.
Velg menyen Verktøy | Ansattportal | Firmalenker.
2.
3.
Klikk
.
Oppgi nummer, navn og URL for lenken.
4.
Klikk
 Aditro AS
.
-14-
Kom i gang
Sette opp lønnssystemet
Lenker vises under menypunktet Egne lenker i Ansattportalen. Som
standard ligger Juridisk Atlas som første lenke. Denne har automatisk
autentisering slik at brukerne slipper å logge inn på nytt.
Definere registrè for kompetanseinformasjon
Hvis brukere skal registrere og vedlikeholde kompetanseinformasjon i
Ansattportalen må du definere registrè for de kompetanseområder du vil
registrere informasjon på.

1.
2.
3.
Hvis du allerede har tatt i bruk kompetanseregistrering i Huldt
& Lillevik Lønn vil disse registrene være tilgjengelig i
Ansattportalen uten at du trenger å gjøre noe mer.
Velg menyen Verktøy | Personal | Valgfrie registre.
Klikk mappen Søk for å se hvilke registrè som allerede finnes.
For å opprette et nytt register gjør du følgende:
a)
b)
c)
Klikk
.
Oppgi nummer og navn på registret.
Du kan definere inntil 6 felt pr kompetanseområde, 3 dato
felter, 2 tekst (nøkkelord) felter og 1 kommentar (fritekst) telt.
Legge inn rekkefølge og feltbeskrivelse for de feltene du skal
registrere for kompetanseområdet. Rekkefølge og feltbeskrivelse
angir rekkefølgen og tittel på kolonnene som vises når du
registrerer.
Definere tilgang til dokumenter i Ansattportal
Alle brukere i Ansattportal kan se sine egne lønnsslipper. I tillegg kan du
velge om andre dokumenter skal være tilgjengelig og for hvem.
1.
Velg menyen Verktøy | Personal | Personalbildeoppsett.
 Aditro AS
-15-
Kom i gang
Sette opp lønnssystemet
2.
Velg hvilke dokumenter vanlige brukere og attestansvarlig skal ha
tilgang til å se i Ansattportal under rammen Adgangskontroll
dokumenter. Du har følgende valg:
Adgang
Ingen
Kun brev
og avtaler
Kun annet
Alle

3.
Beskrivelse
Kun tilgang til å se egne lønnsslipper.
Tilgang til egne lønnsslipper og brev/avtaler lagret
under Brev og avtaler i oppgaven Kartotek |
Personopplysninger og mappen Filer/dokumenter.
Tilgang til egne lønnsslipper og dokumenter lagret
under Annet i oppgaven Kartotek |
Personopplysninger og mappen Filer/dokumenter.
Tilgang til egne lønnsslipper og alle dokumenter
lagret i oppgaven Kartotek | Personalopplysninger
og mappen Filer/dokumenter.
Brukere som har adgang til “Kun brev og avtaler”, “Kun annet”
og “Alle”, vil også ha tilgang til å laste opp dokumenter i
ansattportalen.
Klikk
.
Saldohåndtering
Hvis du har tatt i bruk saldohåndtering i Huldt & Lillevik Lønn, kan du
også få se dette i Ansattportalen under Personalinformasjon |
Personopplysninger. Dette forutsetter at du i Huldt & Lillevik Lønn i
menyvalget Kartotek | Saldohåndtering haker av for Vise i
Ansattportalen på de saldohåndteringstypene du ønsker å se i
Ansattportalen. Saldoen vil ikke være oppdatert før lønnsperioden med
transaksjoner er godkjent i Huldt & Lillevik Lønn.
 Aditro AS
-16-
Kom i gang
Sette opp lønnssystemet
Single Sign-On
Hvis du som bruker har aktivert Single Sign-On i Huldt & Lillevik Lønn
5.0, vil du i påloggingsbildet til Ansattportalen få opp en ny linje som sier
“Husk meg som (brukernavn).
 Aditro AS
-17-
Kom i gang
Sette opp lønnssystemet
Haker du av her, vil du neste gang du logger deg på Ansattportalen
komme rett inn uten å taste brukernavn og passord. Hvis du har tilgang
til flere klienter, vil du komme innom påloggingsbildet kun for valg av
klient.
 Aditro AS
-18-
Kom i gang
For vanlige brukere
For vanlige brukere
Kapitlet beskriver hva vanlige brukere har adgang til å gjøre i systemet
og hvordan oppgavene utføres.
Vanlige brukere har adgang til å:

registrere egne timer/fravær

rapportere egne timer/fravær

endre utvalgte personopplysninger hvis systemet er satt opp
med dette

søke i ansattkartoteket

registrere og vedlikeholde kompetanseinformasjon

se på egne lønnsslipper

se på andre dokumenter hvis systemet er satt opp for dette

laste opp dokumenter hvis systemet er satt opp for dette
Starte systemet
1.
2.
3.
Start systemet ved å gå til web-adressen du har fått oppgitt av
systemansvarlig.
Du kommer inn i vinduet der du oppgir brukernavn og passord.
Oppgi brukernavn og passord.
Husk at systemet skiller på store og små bokstaver i passordet.
Klikk Logg inn.
Når du har logget deg inn ser du hovedmenyen til venstre, som vist
nedenfor.
 Aditro AS
-19-
Kom i gang
For vanlige brukere
Definere startside
Når du har logget deg inn i Ansattportalen velger du startsiden systemet
skal hente opp som standard når du logger på systemet.
Klikk
og velg foretrukket startside. Neste gang du logger deg på
Ansattportal starter den funksjonen du har valgt, og menypunktet
Startside er ikke lenger tilgjengelig.
Du kan senere endre startside under Min profil.
Min profil
Her kan du velge startside, se hvilke lønnsarter du har tilgjengelig ved
registrering og endre ditt passord. Du bør gjøre dette første gang du
logger inn i systemet.
1.
Velg oppgaven Personalinformasjon | Min Profil.
2.
Hvis du skal endre foretrukket startside klikk
og velg aktuell side,
og klikk deretter Oppdater.
Her vises hvilke lønnsarter som er tilgjengelig ved registrering under
Timer.
Hvis ingen lønnsarter er merket betyr dette at du har tilgang til alle
lønnsarter. Hvis enkelte lønnsarter er merket er kun merkede
lønnsarter tilgjengelige. Det er attestansvarlig som bestemmer
hvilke lønnsarter en bruker skal ha tilgang til.
For å endre passord:
a) Oppgi Gammelt passord.
b) Oppgi Nytt passord og bekreft det i feltet Gjenta nytt passord.
c) Klikk Endre.
Du får opp en dialog der systemet bekrefter at passordet er endret.
3.
4.
 Aditro AS
-20-
Kom i gang
For vanlige brukere

Husk at systemet skiller på store og små bokstaver i
passordet.
Bruke ansattkartoteket
I ansattkartoteket kan du søke på alle ansatte i bedriften.
1.
Velg oppgaven Ansattkartotek.
2.
Du kan oppgi person-id eller deler av navnet i søkefeltet for person.
Hvis du skal søke i ansattkartoteket, klikker du
. Du får opp
følgende skjermbilde:
3.
Skriv inn hele eller deler av navnet på personen du skal søke på i
feltet Description.
Klikk Search.
Klikk på personen du vil se informasjon om.
4.
5.
6.
Du kan også bla på personer i ansattkartoteket ved klikke
under bildet.
 Aditro AS
-21-
Kom i gang
For vanlige brukere
7.
Hvis du vil sende en e-post til en ansatt klikker du
.
Endre egne personopplysninger
Hvis systemet er satt opp til det, kan du endre egne personopplysninger.
Lønnsansvarlig overfører de endrede personopplysningene til
lønnssystemet.
Du kan for eksempel endre adresse og telefonnummer. Bedriften
bestemmer selv hvilke opplysninger den enkelte ansatte skal få adgang
til å endre.
Systemet må være satt opp slik at den enkelte har lov til å endre egne
personopplysninger.
1.
Velg oppgaven Personalinformasjon | Personopplysninger.
2
3.
Endre aktuelle personopplysninger.
Klikk Lagre.
Se på lønnsslipper
Du kan se på lønnslipper som er generert fra lønnssystem. Ny lønnsslipp
legges ut etter hver lønnskjøring, dersom lønnsansvarlig generere og
lagre lønnslipper i databasen.
1.
Velg oppgaven Personalinformasjon | Lønnslipper.
 Aditro AS
-22-
Kom i gang
For vanlige brukere
2.
Hvis du vil se på en lønnsslipp klikker du på linken under PDF ikonet.
Se på brev/avtaler og andre dokumenter
Du kan se brev/avtaler og andre dokumenter som er arkivert i
lønnssystemet. Du må være tildelt rettigheter til å se på brev/avtaler og
andre dokumenter. Det er lønnsansvarlig som tildeler rettigheter.
1.
Velg oppgaven Personalinformasjon | Brev/avtaler eller
oppgaven Personalinformasjon | Annet.
2.
Klikk på linken under Word ikonet for å se på innholdet i et
brev/avtale.
Laste opp dokumenter
Hvis du er tildelt rettigheter til å se på brev/avtaler og andre
dokumenter, har du også mulighet til å laste opp dokumenter her.
Dokumentene vil du etter opplasting finne igjen i menyvalget Annet i
Ansattportalen, og også i oppgavevalget Kartotek |
Personalopplysninger | Filer/Dokumenter i Huldt & Lillevik Lønn
5.0.
1.
Velg oppgaven Personalinformasjon | Brev/avtaler eller
oppgaven Personalinformasjon | Annet.
 Aditro AS
-23-
Kom i gang
For vanlige brukere
2.
3.
4.
Klikk Browse og finn dokumentet du skal laste opp.
Klikk Laste opp filen.
Dokumentet vil du nå finne igjen under menyvalget Annet i
Ansattportalen, og det vil også være tilgjengelig i Huldt & Lillevik
Lønn 5.0.
Registrere/vedlikeholde pårørende
Du kan endre og vedlikeholde informasjon om dine pårørende.
Informasjonen som registreres her oppdateres direkte i lønnssystemet.
1.
2.
Velg oppgaven Personalinformasjon | Pårørende.
Hvis du skal opprette en ny pårørende gjør du følgende:
a)
b)
Klikk
.
Legg inn informasjon om den pårørende.
c)
Klikk
i feltet Relasjon og velg hvilken relasjon du har til den
pårørende.
Hvis den pårørende du registrerer er din hovedkontakt merker
du feltet Hovedrelativ.
Klikk Lagre.
d)
e)
 Aditro AS
-24-
Kom i gang
For vanlige brukere
3.
Hvis du skal vedlikeholde opplysninger om dine pårørende gjør du
følgende.
a) Hvis du har mer enn en pårørende må du først velge hvilken du
skal vedlikeholde. Dette gjør du ved å klikk
pårørende vises.
b)
c)
d)
til høyre for der
Velg Personen du skal vedlikeholde.
Registrer inn endinger.
Klikk Lagre.
Registrere og vedlikeholde kompetanse
Du kan registrere og vedlikeholde kompetanseinformasjon. Registrè for
registrering av kompetanse må være opprettet i lønnssystemet. Det er
lønnsansvarlig som gjør dette.
1.
Velg oppgaven Kompetanse og aktuelt kompetanseområde.
 Aditro AS
-25-
Kom i gang
For vanlige brukere
2.
Hvis du skal opprette en ny linje gjør du følgende.
a)
b)
3.
4.
Klikk
.
Fyll inn aktuelle felter.
c) Klikk
.
Hvis du skal endre en registrering gjør du følgende.
a)
b)
Klikk
på linjen du skal endre.
Utfør endringer.
c)
Klikk
.
Hvis du skal slette en registrering klikker du
slette.
på linjen du skal
Registrere egne timer
1.
2.
3.
Velg oppgaven Timer | Registrere.
Du registrerer i øvre halvdel av vinduet. Registreringene vises i
nedre halvdel av vinduet.
Under registreringsdelen kan du velge å se timer med forskjellig
status. Under status I arbeid ser du registreringer som ikke er
sendt til attestering. Transaksjoner som attestansvarlig eventuelt
har returnert vises også med status I arbeid.
Velg lønnsart.
Oppgi dato, enten ved å skrive inn datoen eller ved å klikke
datofeltet og velge i kalenderen.
bak
Noen snarveier:

4.
Ønsker du dagens dato, skriver du d og går til neste felt.
Systemet fyller da inn dagens dato.

Du kan oppgi en gitt dag i inneværende måned og gå til
neste felt. Systemet fyller da inn inneværende måned og år.
Hvis du for eksempel skriver 05 i oktober 2009, fyller
systemet inn 05.10.09.
Oppgi evt klokkeslett for når dette arbeidet startet og sluttet.
 Aditro AS
-26-
Kom i gang
For vanlige brukere
5.
6.
7.
Hvis du ikke angir antall vil systemet beregne antall ut i fra angitte
klokkeslett, ved lagring av transaksjonen.
Klokkeslettet overføres ikke til lønnssystemet, men er til informasjon
for den som skal godkjenne timelisten.
Registrer antall, sats og/eller beløp.
Oppsettet på lønnsarten bestemmer hva du kan registrere.
Registrer eventuelt en merknad.
Lønnsarten kan være satt opp slik at du må oppgi en merknad.
Registrer eventuelt avdeling, prosjekt og element.
Oppsettet av lønnsarten bestemmer om du kan registrere avdeling,
prosjekt og element.
8.
Du lagrer ved å klikke Lagre eller trykke [ENTER] når du står i
siste felt.
9. Utfør punkt 2-8 for hver nye registrering.
10. Når du har kontrollert registreringene, gjør du følgende:
a) Høyreklikk inne i området hvor registreringene vises.
b) Merk linjene som skal sendes til attestering. For å merke alle
høyreklikker du og velger Merk alle.
c) Klikk Send.
Disse registreringene blir da flyttet under status Til attestering.
 Aditro AS
-27-
Kom i gang
For vanlige brukere

For å endre en registrering, dobbeltklikker du aktuell
registrering og endrer i registreringsfeltene øverst i vinduet.
Du kan endre sortering på registreringene i tabellen nederst
ved å klikke kolonneoverskriften til feltet du vil sortere på.
Du setter opp hvilke felt som skal vises i tabellen nederst ved
å høyreklikke i tabellen og merke av feltene som skal vises.
Opprette egne maler
Du opprette egne maler for registrering av timer pr uke i. Dette gjør at
registreringen blir enklere og mer effektiv.
1.
Velg oppgaven Timer | Maler.
2.
Klikk Ny mal. Skriv inn navn og beskrivelse på malen og klikk
Lagre.
Klikk Ny linje. Velg lønnsart for denne linjen.
Angi antall (beløp) i feltet Verdi, hvis du ønsker at lønnsartlinjen
skal fylles ut med en standardverdi.
Velg hvilken avdeling, prosjekt eller element lønnsarten skal
belastes.
3.
4.
5.
6.
7.
Klikk
for å lagre linjen.
Gjenta pkt 3 – 6 for hver lønnsartlinje du skal legge til.
Registrere timer pr uke
Du kan velge å registrere timer pr uke slik at registreringen blir enklere
og mer effektiv.
 Aditro AS
-28-
Kom i gang
For vanlige brukere
Forutsetninger

Du må første ha opprettet en mal for å benytte denne
oppgaven.
1. Velg oppgaven Timer | Registrere pr uke.
2.
3.
4.
5.
Velg hvilken mal du skal benytte ved registrering i feltet Mal.
Velg hvilken uke du skal registrere på ved å klikke på pilen til
venstre/høyre for aktuell uke. Systemet viser fra og til dato for uken
du velger.
Registrer/korriger timer for aktuell uke og klikk Lagre.
Når uken er ferdigregistrert, klikk Send for å sende timene til
attestering.
Registrere eget fravær
1.
2.
3.
Velg oppgaven Fravær | Registrere.
Du registrerer i øvre halvdel av vinduet. Registreringene vises i
nedre halvdel av vinduet.
Under registreringsdelen kan du velge å se fravær med forskjellig
status. Under status I arbeid ser du registreringer som ikke er
sendt til attestering. Transaksjoner som attestansvarlig eventuelt
har returnert vises også med status I arbeid.
Velg Fraværskode.
Oppgi fraværets varighet, enten ved å skrive inn datoene eller ved å
klikke
 Aditro AS
bak datofeltet og velge i kalenderen.
-29-
Kom i gang
For vanlige brukere
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Noen snarveier:

Ønsker du dagens dato, skriver du d eller t og går til neste
felt. Systemet fyller da inn dagens dato.

Du kan oppgi en gitt dag i inneværende måned og gå til
neste felt. Systemet fyller da inn inneværende måned og år.
Hvis du for eksempel skriver 05 i februar 2010, fyller
systemet inn 05.02.10.
Ved fravær med varighet mindre enn en dag oppgir du klokkeslett
for fraværets start- og sluttidspunkt.
Registrer Fraværsprosent.
Du skal kun angi fraværsprosenten ved gradert sykemelding.
Registrer eventuelt Merknad.
Du lagrer ved å klikke Lagre eller trykke [ENTER] når du står i
siste felt.
Utfør punkt 2-7 for hver nye registrering.
Når du har kontrollert registreringene, gjør du følgende:
a) Merk linjene som skal sendes til attestering. For å merke alle
høyreklikker du og velger Merk alle.
b) Klikk Send.
Disse registreringene blir da flyttet under status Til
attestering.
 Aditro AS
-30-
Kom i gang
For vanlige brukere

For å endre en registrering, dobbeltklikker du aktuell
registrering og endrer i registreringsfeltene øverst i vinduet.
Du kan endre sortering på registreringene i tabellen nederst
ved å klikke kolonneoverskriften til feltet du vil sortere på.
Du setter opp hvilke felt som skal vises i tabellen nederst ved
å høyreklikke i tabellen og merke av feltene som skal vises.
Rapportere timer og fravær
Du kan skrive ut transaksjoner som er registrert via Ansattportal. Du kan
også lage en egne mal med forhåndsdefinert sortering og utvalg.
Fremgangsmåte - ny rapport eller mal
1. Velg oppgaven Timer | Rapporter eller Fravær | Rapporter.
2. Skriv inn en overskrift på rapporten i feltet Rapportoverskrift.
3. Velg hvilke data du vil rapportere ved å merke aktuell status(er) til
høyre for Status. Vil du rapportere alle data uavhengig av status
merker du feltet Alle.
4. Flytt person fra Tilgjengelige ansatte til Valgte ansatte.
 Aditro AS
-31-
Kom i gang
For vanlige brukere
5.
6.
7.
8.
Hvis du ønsker å rapportere transaksjoner for en utvalgt periode
angir du datointervallet i feltene Fra dato og Til dato.
Hvis du ønsker å rapportere for en bestemt kostnadsbærer velg
aktuelle kostnadsbærer i feltene Avdeling, Prosjekt eller Element.
Velg ønsket sortering i feltet Sortering.
Velg eventuelt hvilke lønnsarter du skal skrive ut ved å angi
lønnsartnummer i feltet Lønnsarter. Du velger registreringene ved
å angi fra- og tilverdier som skal med. Du angir bindestrek mellom
fra- og tilverdiene og blank mellom forskjellige angivelser.
Eksempel
10
10 20
10-20
Betydning
Ta med registreringer med lønnsart nummer 10
Ta med registreringer med lønnsart nummer 10 eller
20
Ta med registreringer med lønnsartnummer fra og
med 10 og til og med 20.
9. Klikk Søk for å vise registreringer med utvalget du har valgt.
10. Høyreklikk i tabellen for å velge hvilke kolonner du ønsker med på
rapporten.
11. Klikk Skriv ut rapport for å skrive ut en rapport med
registreringene.
12. Hvis du ønsker å opprette rapporten som en mal du kan benytte
senere gjør du følgende:
a) Skriv inn navnet på malen i feltet Navn på mal.
 Aditro AS
-32-
Kom i gang
For vanlige brukere
b)
Hvis malen skal kunne deles av flere brukere (attestansvarlige)
merker du feltet Delt.
c) Klikk Lagre.
13. Hvis du skal lage en ny rapport eller mal klikk Nullstill for å starte
på nytt.
Fremgangsmåte – benytte en mal ved utskrift
1. Velg oppgaven Timer | Rapportere eller Fravær | Rapportere.
2. Velg malen du skal benytte for utskrift av rapportere i feltet Mal.
3. Klikk Søk for å vise registreringer med utvalget du har valgt.
4. Klikk Skriv ut rapport for å skrive ut en rapport med
registreringene.
Fremgangsmåte – slette en mal
1. Velg oppgaven Timer | Rapportere eller Fravær | Rapportere.
2. Velg malen du skal slette i feltet Mal.
3. Klikk Slett mal.
Bestille nytt passord
Hvis du har glemt passordet til pålogging i Ansattportal kan du bestille
nytt passord i påloggingsbildet.
Klikke på lenken Glemt passord? Du får opp et nytt påloggingsbilde
hvor du angir brukernavn og klikker Få nytt passord. Systemet generer
nytt passord og sender dette til din e-post adresse.
 Aditro AS
-33-
Kom i gang
For attestansvarlig
For attestansvarlig
Kapitlet beskriver hva attestansvarlig har adgang til å gjøre i systemet
og hvordan oppgavene utføres.
Hva attestansvarlige har adgang til å gjøre
Attestansvarlig har adgang til å attestere timer og fravær for personer i
sin avdeling (de han/hun har attestansvar for).
Attestansvarlig bruker Ansattportal på samme måte som en vanlig
bruker når hun skal:










logge seg på
registrere timer/fravær
opprette maler
rapportere timer/fravær
søke i ansattkartoteket
endre utvalgte personopplysninger hvis systemet er satt opp
med dette
registrere og vedlikeholde kompetanseinformasjon
se på egne lønnsslipper
se på andre dokumenter hvis systemet er satt opp for dette
laste opp dokumenter hvis systemet er satt opp for dette
Attestansvarlig har tilgang til seg selv og ansatte hun har attestansvar
for i Ansattportal. Dette betyr at attestansvarlig må velge aktuell person
før hun kan registrere opplysninger i Ansattportal.
Dette gjelder for eksempel i oppgaven Timer | Registrere. Her ligger
feltet Ansatt åpent.
For å søke opp en ansatt gjør du følgende:
 Aditro AS
-34-
Kom i gang
For attestansvarlig
1.
Oppgi person-id eller deler av navnet i søkefeltet for ansatt. Hvis du
skal søke på ansatte, klikker du
skjermbilde:
2.
3.
4.
5.

. Du får opp følgende
Skriv inn hele eller deler av navnet på personen du skal søke på i
feltet Beskrivelse.
Klikk Søk.
Klikk på personen du skal bruke.
Registrere øvrige opplysninger på samme måte som for vanlige
brukere.
Når attestansvarlig registrerer timer og fravær på seg selv og
sine ansatte lagres disse med status Til attestering.
Min profil
Attestansvarlig endrer startside og passord på samme måte som en
vanlig bruker. I tillegg kan attestansvarlig velge å begrense lønnsarter
som skal være tilgjengelig for ansatte hun har attestansvar for.
1.
2.
Velg oppgaven Personalinformasjon | Min Profil.
Velg hvilke lønnsarter som skal være tilgjengelige ved registrering.
Systemet viser alle lønnsarter som er merket Vises i Ansattportal i
oppgaven Kartotek | Lønnsarter i Huldt & Lillevik Lønn.
a) Hvis ingen lønnsarter er merket betyr dette at alle lønnsarter er
tilgjengelige ved registrering.
 Aditro AS
-35-
Kom i gang
For attestansvarlig
b)
3.
Hvis du merker en eller flere lønnsarter, vil kun merkede være
tilgjengelige.
Klikk Lagre for å oppdatere endringer.
Masseregistrere timer
Du kan masseregistrere timer på lønnsarter. Du velger da først lønnsart
og deretter hvilke personer som skal registreres med denne lønnsarten.
1.
Velg oppgaven Timer | Masseregistrere.
2.
3.
Velg Lønnsart.
Flytt personer du skal registrere transaksjoner på fra Tilgjengelige
ansatte til Valgte ansatte.
Gjør deretter følgende:
a) Registrer dato.
b) Oppgi eventuelt klokkeslett for når dette arbeidet startet og
sluttet.
Hvis du ikke angir antall vil systemet beregne antall ut i fra
angitte klokkeslett, ved lagring av transaksjonen.
Klokkeslettet importeres ikke til lønnssystemet, men er til
informasjon for den som skal godkjenne timelisten.
c) Registrer Antall, Sats og/eller Beløp.
Oppsettet på lønnsarten bestemmer hva du kan registrere.
d) Registrer eventuelt Merknad.
Lønnsarten kan være satt opp slik at du må oppgi en merknad.
4.
 Aditro AS
-36-
Kom i gang
For attestansvarlig
e)
f)

Angi eventuelt avdeling, prosjekt og element (1-5).
Oppsettet av lønnsarten bestemmer hva du kan registrere.
Klikk Lagre.
For å endre en registrering, dobbeltklikker du aktuell
registrering og endrer i registreringsfeltene øverst i vinduet.
Du kan endre sortering på registreringene i tabellen nederst
ved å klikke kolonneoverskriften til feltet du vil sortere på.
Du setter opp hvilke felt som skal vises i tabellen nederst ved
å høyreklikke i tabellen og merke av feltene som skal vises.
Masseregistrere fravær
Du kan masseregistrere fravær pr fraværskode. Du velger da først
aktuell fraværskode og deretter hvilke personer som skal registreres med
denne fraværskoden.
1.
Velg oppgaven Fravær | Masseregistrere.
2.
3.
Velg Fraværskode.
Flytt personer du skal registrere fravær på fra Tilgjengelige
ansatte til Valgte ansatte.
Gjør deretter følgende:
a) Registrer dato.
b) Ved fravær med varighet mindre enn en dag oppgir du
klokkeslett for fraværets start og slutt.
4.
 Aditro AS
-37-
Kom i gang
For attestansvarlig
c)
d)
e)

Klokkeslettet brukes for å beregne antall timer i Huldt & Lillevik
Lønn for korttidsfravær, og er nytting informasjon for den som
skal godkjenne fraværet.
Registrer Fraværsprosent.
Du skal kun angi fraværsprosenten ved gradert sykemelding.
Registrer eventuelt Merknad.
Klikk Lagre.
For å endre en registrering, dobbeltklikker du aktuell
registrering og endrer i registreringsfeltene øverst i vinduet.
Du kan endre sortering på registreringene i tabellen nederst
ved å klikke kolonneoverskriften til feltet du vil sortere på.
Du setter opp hvilke felt som skal vises i tabellen nederst ved
å høyreklikke i tabellen og merke av feltene som skal vises.
Kontrollere timer fra uke registrering
I oppgaven Timer | Registreringsrapport kan du (attestansvarlig)
skrive ut rapport for kontroll av ukeregistrering.
Her kan du velge å skrive ut registreringsoversikt over grupper
(avdeling/prosjekt/element) eller enkelt personen du har attestansvar
for.
 Aditro AS
-38-
Kom i gang
For attestansvarlig
Valg
Betydning
Utvalg
Velg utvalg på dato eller uke. Oppgi datointervall eller
uke i feltet til høyre. Hvis kun registreringer i
ukeregistrering skal vises, merk feltet Kun
ukeregistreringer.
Velg å vise personer hvor timeantall er mindre enn
angitt antall, eller som ikke har levert timer for angitt
uke. Velg Ingen hvis du ikke skal ha kontroll på antall
timer.
Velg status for transaksjoner som skal vises.
Kontroll
Status
Opprette ny kostnadsbærer
Hvis du i Huldt & Lillevik Lønn har åpnet for at attestansvarlig skal kunne
opprette nye kostnadsbærere via Ansattportalen har attestansvarlig et
eget oppgavevalg for dette. For mer informasjon om hvordan du setter
opp dette, se Sette opp systemet.
1.
2.
3.
4.
Velg oppgaven Timer | Ny kostnadsbærer.
Velg type kostnadsbærer i feltet Kostnadsbærertype.
Skiv inn navn, nummer og eventuell utløpsdato på kostnadsbæreren
du skal opprette.
Klikk Lagre.
Attestere timer
Attestansvarlig må attestere alle timene før de kan overføres til
lønnssystemet.
Forutsetninger

Du må være logget inn som attestansvarlig.
Fremgangsmåte
1.
2.
Velg oppgaven Timer | Attestere.
Velg aktuelle personer.
Du ser alle registreringene til attestering for personene du har valgt.
 Aditro AS
-39-
Kom i gang
For attestansvarlig
3.
4.
5.

Hvis du skal attestere timer for et bestemt tidsrom, for eksempel til
og med en dato, angir du dato i feltene Fra dato og Til dato.
Hvis en registrering skal sendes i retur til den ansatte, merker du
linjen, skriver årsak til avvising/retur, og klikker Returner.
Merk linjene som skal attesteres og klikk Attester. Hvis du skal
attestere alle linjene velger du Attester alle.
Attesterte timer får status Attestert og kan overføres til
lønnssystemet.
Hvis du ønsker å kontrollere timer før du attesterer kan du
skrive ut timer som ligger til attestering. Se Rapportere timer
og fravær for nærmere beskrivelse.
Attestere fravær
Alt fravær må attesteres før det kan overføres til lønnssystemet.
Forutsetninger

Du må være logget inn som attestansvarlig.
Fremgangsmåte
1. Velg oppgaven Fravær | Attestere.
2. Velg aktuelle personer.
Du ser alle registreringene til attestering for personene du har valgt.
 Aditro AS
-40-
Kom i gang
For attestansvarlig
3.
4.
5.

Hvis du skal attestere fravær for et bestemt tidsrom, for eksempel til
og med en dato, angir du dato i feltene Fra dato og Til dato.
Hvis en registrering skal sendes i retur til den ansatte, merker du
linjen, skriver årsak til avvising/retur, og klikker Returner.
Merk linjene som skal attesteres og klikk Attester. Hvis du skal
attestere alle linjene velger du Attester alle.
Attestert fravær får status Attestert og kan overføres til
lønnssystemet.
Hvis du ønsker å kontrollere fravær før du attesterer kan du
skrive ut fravær som ligger til attestering. Se Rapportere timer
og fravær for nærmere beskrivelse.
 Aditro AS
-41-
Kom i gang
For lønnsansvarlig
For lønnsansvarlig
Kapitlet beskriver hva lønnsansvarlig har adgang til å gjøre i Huldt &
Lillevik Lønn og hvordan oppgavene utføres.
Lønnsansvarlig har ansvar for å



overføre timer
overføre fravær
overføre endrede personopplysninger
Du velger selv hvor ofte du vil overføre timer og fravær til
lønnssystemet. Transaksjoner som overføres blir behandlet som om de
var registrert i lønnssystemet.
Overføre timer
Forutsetninger

Du må ha tatt sikkerhetskopi av dataene i lønnssystemet
(i menyvalg Verktøy | Systemvedlikehold).
Fremgangsmåte
1. Start Huldt & Lillevik Lønn.
2. Velg oppgaven Ansattportal | Overføre timer.
3. Systemet viser alle godkjente transaksjoner siden forrige overføring
av timer fra Ansattportal.
4. Kontroller transaksjonene og Returner de som ikke er korrekt.
a) Klikk på kolonneoverskrift for å sortere linjene i ønsket
rekkefølge. Dette er nyttig når du kun skal importere enkelt
transaksjoner eller returnere en transaksjon.
b) Høyreklikk i tabellen og eksportere alle opplysninger over til
Excel. Dette gjør det enklere å kontrollere data før overføring til
lønn.
5. Klikk Merk alle.
6. Klikk Skriv ut for å få en oversikt over timer som blir overført.
7. Klikk Overfør.
8. Lukk vinduet.
Overføre fravær
Forutsetninger

Du må ha tatt sikkerhetskopi av dataene i lønnssystemet
(i menyvalg Verktøy | Systemvedlikehold).
 Aditro AS
-42-
Kom i gang
For lønnsansvarlig
Fremgangsmåte
1. Start Huldt & Lillevik Lønn.
2. Velg oppgaven Ansattportal | Overføre fravær.
3. Systemet viser alle godkjente transaksjoner siden forrige overføring
av fravær fra Ansattportal.
4. Kontroller transaksjonene og Returner de som ikke er korrekt.
a) Klikk på kolonneoverskrift for å sortere linjene i ønsket
rekkefølge. Dette er nyttig når du kun skal importere enkelt
transaksjoner eller returnere en transaksjon.
b) Høyreklikk i tabellen og eksportere alle opplysninger over til
Excel. Dette gjør det enklere å kontrollere fravær før overføring
til lønn.
5. Klikk Merk alle.
6. Klikk Skriv ut for å få en oversikt over fravær som blir overført.
7. Klikk Overfør.
8. Lukk vinduet.
Hvis du har merket feltet Direkte overføring av fravær til lønn i
oppgavevalg Kartotek | Firmaoppsett i mappen Ansattportal, vil
programmet starte Fravær | Overføre til lønn automatisk.

For at brukerne skal se antall Brukte feriedager, Resterende
feriedager og Egenmeldinger i bildet med personopplysninger,
må fravær overføres til lønn.
Overføre personopplysninger til lønnssystemet
De endringene som brukerne har gjort i Ansattportal blir oppdatert i
lønnssystemet når du kjører denne rutinen.
Kontrollisten som du skriver ut viser gammel og ny verdi i de feltene som
er endret.
Forutsetninger

Du må ha tatt sikkerhetskopi av dataene i lønnssystemet
(i menyvalg Verktøy | Systemvedlikehold).
Fremgangsmåte
1. Velg menyvalg Ansattportal | Overføre personopplysninger.
 Aditro AS
-43-
Kom i gang
For lønnsansvarlig
Klikk Skriv ut og kontroller listen nøye.
2. Når listen er kontrollert klikker du Overfør.
Endrede personopplysninger blir oppdatert i lønnssystemet.
 Aditro AS
-44-
Kom i gang
For superbruker
For superbruker
Kapitlet inneholder aktuelt lesestoff for superbruker. Dette er
informasjon som andre brukere normalt ikke behøver å forholde seg til.
Slette timer og fravær
Du kan slette timer og fravær som ligger som overført i Ansattportal.
Denne rutinen kan du for eksempel kjøre i forbindelse med
årsavslutningen.
Du gjør dette i Huldt & Lillevik Lønn.
Fremgangsmåte
1. Velg menyvalg Verktøy | Slette | Klientdata.
2. Merk av feltet Transaksjoner og fravær i Ansattportal og klikk
OK.
Skriv ut personer i Ansattportal
Du kan skrive ut en liste over personer i Ansattportalen. Listen viser alle
personer som har en av følgende statuser:



Registreres på
Bruker
Attestansvarlig
Fremgangsmåte
1. Velg menyvalg Rapporter | Personalrapporter | Personer i
Ansattportal.
2.
Klikk
.
Administrere brukerne av systemet
For å opprette brukere i Huldt & Lillevik Lønn, leser du Opprette brukere
via veiviser eller Opprette bruker manuelt for nærmere beskrivelse.
Hvis en bruker har glemt passordet
Hvis en bruker har glemt passordet kan du som superbruker, endre
passord.
Fremgangsmåte
1. Start Huldt & Lillevik Lønn og logg inn som superbruker.
 Aditro AS
-45-
Kom i gang
For superbruker
2.
3.
4.
Velg menyen Fil | Bruker.
Hent opp aktuell bruker.
Angi nytt Passord.
5.
Klikk
 Aditro AS
.
-46-
Kom i gang