FRA PROSJEKT TIL DRIFT – PRINSIPPER OG ROLLER Stig Atle Gjøen, Gruppeleder Prosjekt, Helse Bergen Prosjektprosessen i Helse Vest Porteføljestyring Linje Porteføljestyringsprosessen Vurdering Prosjektstyring Etablering Gjennomføring Avslutning Initiering Prosjektledelse, styring og rapportering Kvalitet og test Gevinstrealisering og endringsledelse Fra prosjekt til drift • Mange prosjekter blir evige prosjekter • Greier ikke å overlevere til drift • Ressursene som er med i prosjektet driftet også løsningen • Lite hensiktsmessig Fra prosjekt til drift • Noen punktet for å få prosjektet over til drift – Utarbeid sluttrapport. Denne skal godkjennes av styringsgruppen. • Ansvaret skal da overtas av linjen – Ferdigstill og arkiver all dokumentasjon • Slik at linjen vet hva som er gjort og besluttet – Tilbakefør ressursene i prosjektet til linjen – Slutt fakturering til prosjektet Fra prosjekt til drift • Sjekkliste for overlevering – Opplæring er gjennomført • Både teknisk personell og brukeropplæring er gitt – Systemet et blitt overført til drift/produksjonsmiljøet og tatt i bruk – Videre endring følger SLA og endringsrutinen – Det er inngått drift/forvaltningsavtale mellom foretaket og Helse Vest IKT • Her inngår også avtale med 3-part (leverandør) Fra prosjekt til drift • Sjekkliste for overlevering – Utarbeidet ansvarskart. Viser klart hvem som har ansvar for hva – Dokumentasjon er ferdig • • • • Driftsdokumentasjon Brukerdokumentasjon Brukerstøttedokumentasjon Integrasjoner er dokumentert Prosjektprosessen i Helse Vest Porteføljestyring Linje Porteføljestyringsprosessen Vurdering Prosjektstyring Etablering Gjennomføring Avslutning Initiering Prosjektledelse, styring og rapportering Kvalitet og test Gevinstrealisering og endringsledelse Fra prosjekt til drift • Gevinstrealisering og endringsledelse – Starter i intieringsfasen og videre dokumentert i prosjektdirektivet • Nytteeffekter – Nytteeffekter beskriver hensikten med prosjektet, det vil si hvorfor vi kjører prosjektet, hvilke effekter vi ønsker å hente ut. En nytteeffekt kan være kvalitetsfremmende eller økonomisk, og skaper alltid verdi for noen, eksempler følger under. • Sluttleveranser – Hva skal prosjektet levere, dvs. lage eller utføre i løpet av dets levetid. Gevinstrealiseringsplan Mål/gevinst Indikatorer på (prosjektets måloppnåelse nytteeffekter) Mål/gevinst Indikatorer på (prosjektets måloppnåelse nytteeffekter) GevinstGevinst potensiale for (høyt, middels eller lavt) 0-linjemåling Når i tid Hvordan Frekvens Ansvarlig Ansvarlig Nødvendige Sentrale kan effekt på for å tiltak risikoeffekt for å faktorer inntreffer måles målinger rapportere realisere data 1. måling 2. måling 3. måling Gevinstmål Fra prosjekt til drift • Når prosjektet er ferdig er det linjen/driftsorganisasjonen som har ansvaret for å hente ut gevinstene. • Mer informasjon: – Prosjektmetodikk i Helse Vest – Gevinstrealisering og endringsledelse