eForum Gevinstrealisering Hva - hvem – når – hvorfor? Seminar om Digital forsendelse Trondheim 27.05.2014 Asle Brustad Sterkt fokusert fra sentralt hold DFØ – Direktoratet for økonomistyring: • «Gevinstrealisering handlar om å sørgje for at gevinstane som er venta av eit prosjekt eller eit tiltak, faktisk blir realiserte.» • Laget en omfattende veiviser i 2010 DIFI – Direktoratet for forvaltning og IKT: • Har implementert dette i alle faser på www.prosjektveiviseren.no , se http://www.prosjektveiviseren.no/bibliotek/tverrgaende/gevinstrealisering Felles for disse to er at det er relativt omfattende materiale, og krevende å ta i praktisk bruk. «Konkret betyr det å flytte fokuset:» Fra tekniske innføringsprosjekter Til også fokus på endringsprosesser Fra kostnadskontroll Til også å ivareta gevinster Fra kost-/nytteanalyser Til Nytte-/kost analyser og gevinstoppfølging Fra manglende kobling til virksomhetsbehov Til Nytte/kost analyser med fokus på strategiske mål Fra interessenter ”utsatt” for prosjektet Til interessenter involvert i prosjektet Fra prosjektleveranser Til også å omfatte gevinstrealisering Hva - hvem – når – hvorfor? KommIT: • Har laget en «kokebok» i gevinstrealisering med tilhørende maler/verktøy i excel • Vi har brukt dem i Fosenregionen, ser greit ut å bruke • De har også laget en del videoer på dette temaet. • Vi skal se på introduksjonsfilmen – som er på ca. 6 minutter • NB: Følg med på det dere utfordres på helt på slutten! • Hvilke refleksjoner gjør dere rundt dette? Eksempel fra prosjekt Døgnåpen Digital Forvaltning Fosen (DDF) Portalanskaffelse – fra teknologi til organisasjonsutvikling • Det ble etter hvert klart at kravspesifikasjon og konkurransegrunnlag var for teknologifiksert • Vi kom fram til at det måtte gjennomføres delprosjekter for – kommunikasjonsstrategi inkl. grafisk design og interaksjonsdesign (Leverandør: Tibe-T) – arbeidsprosesser, dvs. valg at tjenester for digitalisering samt analyser og forbedringer av valgte prosesser (Leverandør: PWC) • Gode resultater fra begge ble overlevert styringsgruppen (rådmannsgruppen) fredag 23. mai • Det har vært en spennende og lærerik reise! • Begge vil være verdifulle grunnlag for utforming av endelig versjon av kravspek på portalleveransen! Arbeidsprosessanalyser – og forbedringer «Prosess for hver enkelt tjeneste (som er prioritert/valgt ut): • • Kartlegging av dagens arbeidsprosess Blanke ark – beskrive hvordan vi ønsker fremtidig prosess Realisering – hvordan komme nærmest mulig ønsket prosess Dette vil sannsynligvis avdekke gevinstpotensial som gir grunnlag for gevinstrealiseringsplan.» Prioriteringsmodellen - tjenester som skal digitaliseres basert på kost/nytte-vurderinger Litt forenkling kan man vel skimte… Dagens prosess Ønsket prosess Synliggjøring av gevinstpotensial • I utlysningen på arbeidsprosesser ble det også stilt krav til at det skulle utarbeides en gevinstrealiseringsplan basert på KommIT sitt verktøy (på den ene prosessen som ble valgt gjennomgått) – KS – KommIT har nylig utviklet en veileder kalt «Gevinstkokebok». Vi forsøker å forholde oss lojalt til slike sentrale tiltak og ønsker å bruke denne metoden i våre prosjekter. – Beskriv hvordan dere kan synliggjøre potensielle gevinster som kan innarbeides i denne modellen. – Beskriv også hvordan og når det vil være gunstig å foreta en evaluering av om gevinstene er hentet ut i henhold til de designede arbeidsprosessene og gevinstrealiseringsplanen. Gevinstrealiseringsplan • PWC har utarbeidet gevinstrealiseringsplan – så langt det lar seg gjøre på dette stadiet • Den må følges opp videre utover i prosjektet – i henhold til det prosjektveiviseren.no legger opp til Hvem som blir berørt Endringsanalyse Gevinstanalyse Koblingen til Svar Ut • I første omgang vil det kanskje være arkiv og posttjenesten som får en gevinst ut av innføringen av Svar Ut? • Det blir viktig å gjennomføre både arbeidsprosessanalyser og gevinstanalyser for hver enhet/tjenesteleveranse som tar i bruk løsningen Og målet var altså… …å flytte fokuset: Kurs til høsten! • Vi (denne gang vil det si STFK - eTrøndelag) jobber med å lage kurs på dette til høsten (september – oktober) – i regi av eForum så klart! • Vi er 2 pers. som har deltatt på kurs hos KS Agenda • Vi jobber sammen med KommIT mtp. å tilrettelegge en regional variant av dette kurset som vi vil tilby kommuner, fylkeskommuner osv. i Trøndelag • Vi vil muligens legge opp til at deler av dagen blir delt i «fagspor», dvs. eget spor for rådmenn, et for fagansvarlige/kommunalsjefer, et for IKT-ansvarlige osv. • Følg med – foreløpig invitasjon kommer ila. et par uker! TAKK FOR MEG!