18.10.2012 HelseSør‐ØstRHF Godeoglikeverdigehelsetjenestertilallesom trengerdet,nårdetrengerdet,uavhengigavalder, bosted,etniskbakgrunn,kjønnogøkonomi. En praktisk tilnærming til gevinstrealisering Prosjekt2012‐ 10.10.2012 KnutHellwege SpesialrådgiverGevinstrealisering TeknologiogeHelse Innsatsområder Dette er Helse Sør‐Øst • 7sykehusområder‐ 10helseforetak – – – – – – – – – – AkershusuniversitetssykehusHF OslouniversitetssykehusHF SunnaassykehusHF SykehusetiVestfoldHF SykehusetiInnlandetHF SykehusetTelemarkHF SykehusetØstfoldHF SørlandetsykehusHF VestreVikenHF SykehusapotekeneHF • HelseSør‐Øst RHFsørgerfor spesialisthelsetjenestertil2,7millioner menneskeriregionen • HelseSør‐Øst RHFeier10helseforetak (=foretaksgruppen) • Detarbeidertilsammen70.000 medarbeidereihelseforetakene • Samletbudsjettforforetaksgruppener omlag60milliarder 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pasientbehandling Forskning Kunnskapsutviklingog godpraksis Organiseringog utvikling avfellestjenester Mobiliseringav medarbeidereogledere Bærekraftigutvikling gjennomgod økonomistyring Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og personlig økonomi 1 18.10.2012 Resultatmål og effektmål Avhengighet Håndsopprekning… Hvormangeavdereer, ellerharvært, prosjektdeltakereller prosjektleder? 2 18.10.2012 Håndsopprekning 2 Tenkdegveldiggodtom: Påettellerflereavde prosjekteneduhardeltatt i,‐ vet duat(alle) gevinstmålene/effektmål eroppnådd85%eller bedre? Årsaker ? (forarbeid‐gjennomføring‐etterarbeid) • Gevinstenekommunisert? • Realistiskegevinster (kategori/tid/volum)? • Engodinteressent‐analyse som blefulgtopp? • Gevinstavtale? • Planlagttiltak/aktiviteterift endringsledelse? • Styringpågevinstuttaks‐ risiko? • Gapanalysemedfra”nå” til”fremtidig”situasjonift virksomhetogprosess‐ utvikling? • Gjennomførtsystematiske målinger? 3 18.10.2012 Faktagrunnlag • (Kun)27%avgevinsteneoppgittikost/nytteanalysenoppnås (J.Ward mflere2006:Basertpå60storeengelskeorganisasjoner,3årsforskning,medmer) • Heletreavfireit‐prosjektersomsettesigangiNorgeoppnårikke gevinstmåleneforprosjektet (foretattavSynovate forkonsulentfirmaetDevoteam Davinci blantetutvalgpåomlag200beslutningstakereinvolvert iit‐prosjekterioffentligogprivatsektori2010). • ”Detvarkun5%somvarheltenigog25%somvarnoeenigiat foretakethargodkompetansepågevinstrealisering”. (Norsksenterforelektroniskpasientjournal(NSEP):EPJMonitor,Årsrapport2008,Oversiktoverutbredelseogbruk avIKTihelsetjenesten) • Halvpartenavomstillingersomiverksettesiarbeidslivet,mislykkespå etellerannettidspunktiprosessforløpet (Clegg &Walsh,2004;Kramer,Dougherty,&Pierce,2004) ”den store sammenhengen” Ressurser Prosjekt ”linjen” (IKT) ”linjen” (klinisk) Tid 4 18.10.2012 HSØ’s gevinstrealiseringsparaply HSØ’s tilnærming 1. 2. 3. 4. Tydeliggjøringav endringsbehovet medforventede gevinster Vurderenå‐ situasjonoppmot ønsketsituasjon ogdefinere nullinjeog måleparametre Gjennomføre endringen Måleograp‐ portereiforhold tilbesluttede gevinstermed referansetilklar nullinje 5 18.10.2012 PTO‐modellen (arbeids-) Prosesser Teknologi Organisasjon 6 18.10.2012 Hvis vi ikke vet hvor vi er, ‐hvordan vet vi da hvor vi skal gå ? ? ? ? ? Her er en påstand: Ingeninteressent, ‐ ingengevinst! 7 18.10.2012 Interessent‐tilnærming i TOGAF* Interessent • Etindivid,engruppeellerenorganisasjon(ellerdeleraven organisasjon)medinteresseri,ogsomeropptattavutfallet tiltaket/prosjektet.Ulikeinteressentermedulikerollervilvære opptattavforskjelligeforhold ”Opptattav” • Hvilkesentraleforholdsominteressenteneropptattav.Detkanf.eks væreavgjørendeviktigtingsom:systemetsfunksjon,utvikling, forvaltningellerdrift,herunderytelse,stabilitet, informasjonssikkerhet,integrasjonermedmer Synspunkt • Synspunkterensamlingavbeslekteteforhold/tingsom interessenteneropptattav.Etsynspunkterdetsomersettfraet ståsted. Ståsted • Beskriverhvilketståstedvedkommendehar.Etsynspunkterdetdu ser,etståstederderduserfra‐ utsiktspunktetellerperspektivsom avgjørhvaduser *TheOpen GroupArchitecture Framework (TOGAF)version 9 Rubiks kube sett fra 3 ”Viewpoints” • F.eks Helsepersonell (”ser”blå,rød,gul) • F.eks IT‐personell (”ser”oransje,hvitoggrønn) • Balanseringavinteressentenes ønsker ogbehov. 8 18.10.2012 Gapanalyse 9 18.10.2012 Tre kjernespørsmål: • Hvaerdetviønskeråoppnå? – Fastsettegevinstområderoggevinstmål • Hvordanvetviatenendringerenforbedring? – Hvakan vimålepå?Kvantitativtog kvalitativt? • Hvamåviigangsetteavtiltakforånåmålet? – Hvaskalvislutte med? – Hvaskalviendre/gjørebedre? – Hvaskalvibegynne med? Om endringsprosesser og potensielle ”negative” gevinster… • Hvordanfåmeddeansatteiendringsprosesser (Albrecht,1985): – Vimåpåvirkederesoppfatningavforandringen,få demtilåseatdeternoeåhenteiden. ”Denbestemåtenåfåfolktilåakseptereen forandringpå,eråsørgeforatforandringener enforbedringogsåfordem, slikdeserden.” – Dettekanbety åmodifisereforandringenellerå gjørekompromisserigjennomføringsfasen. – Detkanogsåinnebæreåutviklerealistiske forventningertilderesreaksjon. 10 18.10.2012 Både økonomiske og ikke‐økonomiske gevinster, ‐ for å tilfredsstille alle interessentene Forholdsomikkekanmålesdirekte,kanevt målesindirekte. Kandetikke måles,skaldetikketasmedsomengevinst. Om måleparametere og målinger… • Selveprosessenmedåfinnemåleparameterneer verdifullfordidenbidrartileierskapog forpliktelserift tiltakogaktiviteter. • Alleavskygninger: – Fraestimater– viaadhoc‐målinger – til kvalitetsikrede datauttrekk – kartleggfordeler/ulemperdeforskjellige metodene.Værtydeligpåvalgetog konsekvenseneavdette.(tidsforbruk, nøyaktighet,kostnadervedvalgetetc) ”Syre‐testen”: Harvienellerfleremålingersomdekkerhver enkeltavinteressentene,‐og ermålingen(e) relevante fordisse? 11 18.10.2012 Nå‐situasjonen vil være forskjellig…. Felles nytt mål: Arbeidsprosesser: A – B – C Endring: Klinikk 3 -F Endring: Klinikk 1 –D –E +B +C Endring: Klinikk 2 –E +C Dagens: Klinikk 3 A–B–C-F Dagens: Klinikk 2 A–B–E Dagens: Klinikk 1 A–D–E 12 18.10.2012 Kommunikasjon: Hva må vi igangsette av tiltak for å nå målet? 1. Hvilkearbeidsoppgaver skalvislutte med? 2. Hvilkearbeidsoppgaver skalendres? 3. Hvilkearbeidsoppgaverer nye? Eierskap og forpliktelser med mer … • Hvilkeforetningsprosesserblirpåvirket? – Hvem”eier”disseprosessene,oghar vedkommendeeierskapogikkeminsthar den/deforpliktetsegtilendringen? • Hvamåtilavaktiviteter/tiltakforatdisse prosesseneskalkunneendres? – Hvemutførerdisseaktivitetene,ognår? – Hardeforpliktetsegtildette? – Hvemkontrollererataktiviteteneerutført? • Hvordanpåvirker vikultur,adferdog holdningerifm endringen? 13 18.10.2012 ”Gevinstbudsjett” og ”gevinstregnskap” både for alle økonomiske og ikke‐økonomiske gevinster 14 18.10.2012 Rapportering: når/hvor ? • Hvorofteskaldetrapporteres? • Hvemskaldetrapporterestil? • Hardedetrapporterestil,ansvarog myndighettilåkorrigerekursen? • Blirden”godehistorien”fortalt? – Ogtilhvem? • Feirerderedegodehistoriene? – ogretterdere(dvs:gjøromigjeneller korrigererkurs)iforholdtildetsomgikk galt? Noen ”øyeblikksbilder” fra vår metode/modell… 15 18.10.2012 Program og prosjektmetode – Integrert gevinstrealisering B1 B2 B3 B4 B6 B7 Gjennomføringsfase B8 Behovs-/ idéfase Foranalyse-/ konseptfase Første identifisering av gevinster i prosjektforslaget Oppdatere gevinster i prosjektforslaget Utarbeide gevinstrealiseringsplan Utarbeide gevinstrealiseringsplan Linjen måler og følger opp definerte gevinster Etablere gevinstavtaler Utarbeide risikoanalyse for gevinstrealisering Utarbeide risikoanalyse for gevinstrealisering Følge opp gevinstporteføljen Rapportere på gevinstrealiseringspotensial Rapportere på gevinstrealiseringspotensial Prosjekteier utarbeider sluttrapport gevinstrealisering Prioritere bl.a. på bakgrunn av gevinster Planleggings-/ forprosjektfase B5 Pilotfase Ibruktakelsefase Drifts / gevinstrealiseringsfase Rollefordeling: HSØ Gevinstrealiseringskonsept 16 18.10.2012 To typer risiko… Prosjektrisiko Gevinstrisiko 17 18.10.2012 Eksempel på tiltak: Gevinstoppfølging ‐ Risikovurdering av gevinstuttak ‐”Hva kan hindre oss i å få tatt ut gevinstene?” • Eksempler: – Deterikketilstrekkeligeierskapog forpliktelsertileffekteneift linjeledelsen(RHF/HF)somskal realiseregevinstene – Motstandiorganisasjonen avdesom oppleverennegativendringavegen arbeidssituasjon(blantannetnår arbeidsoppgaverblirvesentligendret ellervedavviklingavstillingernår arbeidsoppgaveropphører) – Løsningensomprosjektetleverer tilfredsstillerikkekravenetilordinær driftilinjen(foreksempelsåstøtter denikkedekliniskeprosessenesom denskullestøtte) – Løsningenerikketekniskstabil,har ikkegodnokytelse,ellertilfredsstiller ikkeandrekravtilløsningen(f.eks informasjonssikkerhet) HSØ har utarbeidet 7 eLæringsmoduler i Gevinstrealisering Interessentanalyse Metodekunnskap:Prosesskartlegging Gevinstavhengighetsmatrise Systematikkogverktøyunderstøttelse Goderådmedfagligforankring Understøtterreell problemløsning 18 18.10.2012 Anbefaling: • Absoluttminimum 3‐5%av programmet/prosjektetstotale timeantall,avsettestil gevinstplanlegging: – nedbryteprosjektetseffektmåltil relevantegevinstområder. – identifiserekonkreteøkonomiske ogkvalitetsmessigemålepunkt innenforhvertgevinstområde, herundermåltallforgevinster. – fasilitere arbeidetmedåidentifisere relevanteogrealistiskegevinster – utarbeidegevinstplanerisamarbeid medlinjen Målrettet og systematisk gevinstrealisering • Interessentanalyse • Skapeendringsberedskap iorganisasjonen • Prosessmodellering (nå ogfremtidigsituasjon) • Realismeigevinstpotensialet gjennomforpliktelserift linjeorganisasjonen • Styringpåbådeprosjektrisiko oggevinstrisiko • Systematiskoppfølging(målinger) avfastlagtekrav 19 18.10.2012 Nyhetsbrev og sosiale medier: www.helse-sorost.no/sosialemedier 20