IKAMR si offisielle melding

Årsmelding 2013
Årsmelding 2013
Side 1 av 25
Innhald
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Innleiing ........................................................................................................................................ 3
IKA Møre og Romsdal IKS .......................................................................................................... 3
Føremål og ansvarsområde............................................................................................................ 5
Styremøte ...................................................................................................................................... 5
Representantskapsmøte ................................................................................................................. 5
Likestilling .................................................................................................................................... 6
Forureining .................................................................................................................................... 6
Økonomi ........................................................................................................................................ 6
Det faglege arbeidet til IKA Møre og Romsdal - generell del ...................................................... 7
9.1
Eldre og avslutta arkiv i depot............................................................................................... 7
9.2
Personregister ........................................................................................................................ 8
9.3
Digitale arkiv ....................................................................................................................... 10
9.4
Privatarkivarbeid ................................................................................................................. 12
9.5
Kulturnett Møre og Romsdal............................................................................................... 12
9.6
FylkesFOTOarkivet ............................................................................................................. 15
9.7
Fylkessenter for digitalisering av kulturarven – SEDAK ................................................... 17
10.
Kurs, konferansar og andre arrangement ................................................................................ 18
10.1 Kontaktkonferansen ............................................................................................................ 18
10.2 KAI-konferansen ................................................................................................................. 19
10.3 Andre IKA arrangement: Seminar, kurs og foredrag .......................................................... 19
11.
Deltaking i utval, redaksjonar, prosjekt og møte .................................................................... 19
12.
Kompetanseutvikling .............................................................................................................. 21
13.
Publikasjonar/Skriv ................................................................................................................. 21
14.
Arkivdagen 2013 ..................................................................................................................... 22
Årsmelding 2013
Side 2 av 25
1. INNLEIING
2013 har vore eit utfordrande år på mange måtar. Året har vore prega av endringar i arbeidsstokken.
Fem personar har kome til og ein har slutta. Resultatet av dette er at IKAMR har fordobla
arbeidsstokken på eit par år. Dette er utfordrande på to måtar. Det eine er knytt til opplæring og
samkøyring av dei nytilsette. Det andre er knytt til organisasjonen. Det at arbeidsstokken vert større
krev fastare administrative og fagrelaterte rutinar. IKAMR har med bakgrunn i dette sett i gang eit
organisasjonsutviklingsløp. Løpet omfattar:



Internkontroll for faglege og administrative rutinar
Utarbeiding av ein løns- og kompetanseplan i samband med hovudoppgjeret
Utarbeiding av ein organisasjonsplan med arbeidsbestemmingar.
IKAMR har som siktemål å ha det meste av dette på plass i løpet av 2014.
På den faglege sida kjem ein ikkje utanom den formidable auken i talet på avleveringar. IKAMR
hadde i 2013 ei auke på rundt 50% i høve til året før. Om lag 900 hyllemeter vart avlevert totalt. Ein
naturleg konsekvens av dette er at talet på førespurnadar aukar i takt med dette. Når ein i tillegg veit
at det var ein auke i fjor i høve til året før der igjen, så seier det seg sjølv at dette byr på ein del
utfordringar. Ein ting går på å det å ta unna, ein annan ting går på evna til å formidle dette attende til
brukaren på ein akseptabel måte. Slurvar ein med avleveringane vil seinare betjening bli
skadelidande. IKAMR har teke konsekvensen av dette, og starta hausten 2013 med å utforme nye
avleveringsrutinar. Rutinar som i større grad er automatiserte og integrerte mot Riksarkivarens
registreringssystem ASTA. Desse rutinane skal vere med på å sikre kvaliteten på avleveringane,
samstundes som dei skal gjere IKAMR i stand til å ta imot langt fleire arkiv enn dersom ein hadde
halde fram med det manuelle systemet. Det er likevel viktig å presisere at ein for å lukkast er
avhenging av eit godt samarbeid med kommunane. Det vil alltid vere arkiv som er meir krevjande
enn andre og som ikkje lar seg presse inn i eit A4-system. Vi trur, alt tatt i betraktning, at
kommunane vil merke at prosessane vert meir effektive med det nye systemet.
Ein siste ting som eg vil trekke fram særskilt i frå 2013 er Arkivdagen, som IKAMR arrangerte for
første gong 9. november i fjor. Det var open dag i IKAMR sine lokale og kven som helst kunne
komme på besøk å få eit innblikk i kva IKAMR er for noko og kva for dokumentasjon vi sit på. Her
var utstillingar, føredrag, omvising i magasina, barnerom m.m. I tilknyting til denne dagen lanserte
også IKAMR si nye profilering. Ein stad mellom 150 og 200 menneske besøkte IKAMR denne
laurdagen, og hendinga var bra dekka av massemedia.
2. IKA MØRE OG ROMSDAL IKS
Selskapet vart formelt stifta på representantskapsmøte i Molde 28.06.2000. På eit ekstraordinært
representantskapsmøte i desember 2007 vart dei fire siste kommunane i fylket innlemma i selskapet
slik at det no er 37 eigarar inkludert Møre og Romsdal fylkeskommune.
Styret i 2013
Styremedlemar
Personlege varamedlemar
Perry Ulvestad, Rauma (leiar) frå 25.04.2013 Eli Karin Hagset, Molde til 26.04.2013
Jan Olav Szontheimer frå 26.04.2013
Karl Kjetil Skuseth, Kristiansund (nestleiar) Helga Grødal, Sunndal frå 25.04.2013
frå 25.04.2013
Årsmelding 2013
Side 3 av 25
Geir Håvard Ellingseter, Møre og Romsdal
fylkeskommune, frå 25.04.2013
Oddny Løvik, Haram
Kirsti Hoel, Vanylven
Nils-Gunnar Solli, Møre og Romsdal
fylkeskommune, frå 25.04.2013
Elin Haddal, Ulstein
Synnøve Hunnes, Sykkylven
Representantskapsleiar: Anita Vadseth Valle, Ålesund kommune
Nestleiar: Torbjørn Fylling, Ørskog kommune
Tilsette i selskapet var i 2013:
Arnt Ola Fidjestøl - Dagleg leiar
Torbjørn Aasen - IT-rådgjevar
Gunnar O. Morsund - Prosjektkoordinator
Vibeke Lunheim - Arkivar
Guro Flø - Arkivar (frå 01.09.2013)
Åsta Vadset - Arkivar (frå 01.02.2013)
Elisabeth Holst - Arkivar (frå 01.02.2013 til 30.07.2013)
Ingunn Vestnes - Arkivar (50 % stilling) - delvis finansiert med tilskot frå NAV
Kristian Hove - Arkivmedarbeidar - delvis finansiert med tilskot frå NAV
Sølvi J. Knudsen – Arkivmedarbeidar (deltid digitalisering og ordningsprosjekt)
Jan Aakvik - Redaktør for Kulturnett Møre og Romsdal - finansiert av Møre og Romsdal
fylkeskommune
Ragnar H. Albertsen - FylkesFOTOarkivar
Ottar André Breivik Anderson - Leiar SEDAK/fotograf (frå 01.05.2013)
Axel Karlsen - KDRS (engasjert ved Kommunenes Digitale Ressurssenter i Trondheim og delvis
finansiert med tilskot frå NAV)
Det fysiske arbeidsmiljøet ved selskapet har vore fullt ut tilfredsstillande. Det var ein del sjukefråvær
i 2013. Sjukefråværet er fordelt på fleire personar og utgjer ca 12 månadsverk til saman.
Arbeidsmiljøet er ikkje årsaka til sjukefråveret. Selskapet har elles eit bevisst forhold til likestilling i
tilsetjingssamanheng.
Arnt Ola Fidjestøl
Dagleg leiar
Torbjørn Aasen
IT-Rådgjevar
Ingunn Vestnes
Arkivar
Kristian Hove
Arkivmedarbeidar
Gunnar Morsund
Prosjektkoordiantor
Jan Aakvik
Redaktør Kulturnett MR
Vibeke Lundheim
Arkivar
Guro Flø
Arkivar
Åsta Vadset
Arkivar
Ragnar H. Albertsen Ottar André Brevik Anderson Sølvi J. Knudsen
Fotoarkivar
Leiar SEDAK/fotograf
Arkivmedarbeidar
FylkesFOTOarkivet
Fotograf: Ottar André Breivik Anderson
Årsmelding 2013
Side 4 av 25
3. FØREMÅL OG ANSVARSOMRÅDE
Selskapet skal arbeide for at arkivmateriale frå medlemane eller slikt materiale som desse tek ansvar
for, blir teke vare på og gjort tilgjengeleg for offentleg bruk, forsking og andre administrative og
kulturelle føremål, i samsvar med arkivlova.
Selskapet skal vere depotinstitusjon for medlemane sine melde- og konsesjonspliktige arkiv i høve til
Personopplysningslova.
Selskapet skal i samråd med medlemane arbeide for å utvikle effektive og rasjonelle arkivtenester hjå
medlemane, m.a. ved å assistere ved utarbeiding av arkivplan og oppbygging av arkiv, stå for
opplæring og rettleiing i arkivsystem og arkivrutinar, gje råd og ha tilsyn med arkivlokale, og utføre
anna arkivarbeid for medlemane.
Selskapet utfører arbeid for den einskilde medlem som står i høve til medlemen sin del av
driftstilskotet.
Selskapet kan etter nærare vedtak av styret prise visse tenester og slik ha eigne inntekter. Dei
tenestene som kan prisast skal i hovudsak vere slike som ikkje vil bli gjevne til alle medlemane, eller
medlemane vil ha ulik etterspurnad etter, eller tenester som ligg utanfor hovudføremål til arkivet.
Selskapet skal også kunne vere ein bidragsytar i problemstillingar knytt til private arkiv.
Til gjennomføring av spesielle prosjekt utanom dei ordinære arbeidsgåvene til arkivet, blir det søkt
finansiering frå medlemar eller andre som spesielt ønskjer prosjektet gjennomført.
Selskapet har høve til å ta på seg konsulentoppdrag for andre, når oppdragsgjevar betalar for
tenestene og det ikkje går ut over hovudoppgåvene til arkivet.
Definisjonen av føremål og ansvarsområde er uttømmande. Styret og representantskapet har ikkje
mynde til å fatte vedtak på område som ikkje er nemnt ovanfor.
4. STYREMØTE
Styret hadde fire ordinære møte i 2013, og i tillegg eitt i samband med representantskapsmøtet.
Styret handsama 38 saker i 2013.
5. REPRESENTANTSKAPSMØTE
Representantskapet er det øvste organet i selskapet og er samansett av ein representant for kvar av
eigarane. Representantskapsmøtet 2013 vart halde på Vestnes Fjordhotell 26.04.2013. 22 av eigarane
var representert, som utgjorde 73,968 % av eigardelane.
Årsmelding og rekneskap vart godkjent. Orientering om overordna mål og retningsliner for drifta
vart teke til vitande – inkludert at FylkesFOTOarkivet og SEDAK er lagt til IKAMR frå og med
01.01.2013. Styret fekk fullmakt til å fastsetje budsjett innanfor dei rammene som fastsette
kontingent og leigesatsar set.
For å få lovfesta kjønnsbalanse i styret vart Jan Olav Szontheimer, Molde vald som personleg
varamedlem for Perry Ulvestad i staden for Eli-Karin Hagset, Molde.
Årsmelding 2013
Side 5 av 25
6. LIKESTILLING
Styret i IKAMR er etter representantskapsmøtet 2013 samansett av fem medlemar, tre menn og to
kvinner. Av varamedlemane er tre kvinner og to menn. Av dei 10 fast tilsette ved slutten av 2013 var
seks menn og fire kvinner. Av to tilsette på engasjement var det ein av kvart kjønn. Selskapet har ein
løns- og tilsetjingspolitikk som ikkje diskriminerer mellom kjønna.
7. FORUREINING
Selskapet si verksemd forureinar ikkje det ytre miljø.
8. ØKONOMI
Interkommunalt arkiv for Møre og Romsdal IKS (IKAMR) er organisert som eit interkommunalt
selskap etter Lov om interkommunale selskap av 29.01.1999. Eigarane er alle kommunane og
fylkeskommunen i Møre og Romsdal. Eigar- og ansvarsdelane er fordelt i høve til folketal samt ein
grunnsum som er lik for alle kommunane. Fylkeskommunen sin eigardel er rekna ut frå ein basissum
og folketalet, men etter ein annan nøkkel enn kommunane.
Kontingenten i 2013 var kr 39.243 per kommune og kr 9,39 per innbyggjar. Fylkeskommunen
betalte kr. 56.575 i grunnkontingent og kr. 2,84 per innbyggjar. I tillegg kjem depotleige for eldre
arkiv. Kontingenten dekkjer personregistermateriale og elektronisk deponering.
IKAMR har no depot både i Kirkegata 10 og i Kirkegata 42 i Ålesund. Begge lokala er leigde, men
det er investert i reol- og sikringssystem.
Selskapet har ikkje lånegjeld ved årsskiftet.
Drifta er i all hovudsak basert på inntekter frå eigarane, dvs fylkeskommunen og kommunane og lagt
opp i samsvar med denne. Møre og Romsdal fylkeskommune har ytt tilskot til privatarkivarbeidet og
finansierer drifta av Kulturnett, SEDAK og FylkesFOTOarkivet. Årsresultatet av desse tre blir
balansert mot bunde fond slik at IKAMR i seg sjølv korkje blir belasta kostnadar eller tar ut
forteneste av desse.
Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS) vart skipa i juni 2010. IKAMR har
ein eigardel på kr 100.000 i dette tiltaket som er organisert som eit samvirke mellom åtte
kommunearkivinstitusjonar frå 01.01.2012.
Resultat på ordinær drift er sett til kr 580.486 som vert føreslått overført disposisjonsfond.
Driftsresultat på prosjekt som vert direkte finansiert utanfor ordinær drift vert ført mot bunde fond på
gjeldande prosjekt.
Lønsføring, utbetalingar og rekneskapsføring er utført av Ålesund kommune. Revisjonen er utført av
Søre Sunnmøre Kommunerevisjon IKS ved revisor Bodill Skeide.
Økonomien i selskapet vert vurdert som god, og det er godt grunnlag for vidare drift.
Årsmelding 2013
Side 6 av 25
9. DET FAGLEGE ARBEIDET TIL IKA MØRE OG ROMSDAL GENERELL DEL
9.1 Eldre og avslutta arkiv i depot
Arbeidet med eldre arkiv har i 2013 i hovudsak bestått av å rettleie kommunane i ordningsarbeidet,
planlegge og ta imot arkiv, sette opp arkiv i reolar og svare på førespurnadar frå både kommunar og
privatpersonar.
Deponeringar
Vi har mottatt 40 store deponeringar av både uordna, grovordna og ordna arkiv frå kommunane i
2013. Dette er meir enn ei dobling frå 2012. Til saman bestod desse aksesjonane på om lag 800
hyllemeter med eldre arkiv i 2013 frå totalt 10 kommunar samt Ålesundregionens Havnevesen og
Sunnmøre Regionråd. Dei som har deponert flest hyllemeter er Ålesund kommune, Kristiansund
kommune og Volda kommune. Halvparten av det deponerte materialet var ordna og listeført då det
kom til IKAMR.
Å motta arkiv er ei krevjande oppgåve for eit arkivdepot. Dette er oppgåver som, i tillegg til god
arkivfagleg og datateknisk kompetanse, også krev kunnskap om kommunal administrasjonshistorie
og om utviklinga av lovverka for offentleg sektor dei siste to hundre åra. For å effektivisere
avleveringsprosessen, lette arbeidet med oppsetting i reolar og syte for gjenfinning, har ein i 2013
utvikla og testa ut nye avleveringsrutinar for både personregister og eldre arkiv.
Førespurnadar
I 2013 har IKAMR, i samarbeid med kommunane, fokus på ordning, registrering, tilgjengeleggjering
og formidling av arkiv via ulike formidlingskanalar som Arkivportalen og bruk av media. Dette fører
til at institusjonen blir meir synleg for brukarar av arkiv.
Dette igjen fører til at det blir meir press frå folk som ynskjer å vite kva vi har i magasina, og talet på
førespurnadar aukar. Til saman er det registrert 759 saker i Acos Websak. Dei fleste har med innsyn i
eller avlevering av arkivmateriale. Årets trend på innsynsfronten har vore stemmerettjubileet. I 2013
var det 100 år sidan kvinner fekk allmenn stemmerett i Noreg.
I tillegg har vi hatt fleire hundre rettleiingar på telefon og korrigeringar av avleveringslister og andre
arkivfaglege spørsmål frå både kommunane og eksterne kundar.
Lesesalen er godt besøkt. I overkant av 50 personar har besøkt lesesalen i 2013. Personar som er
innom lesesalen er interessert i sakarkiv frå sentraladministrasjonen, kladdelister, skattelister,
jordmorsprotokollar, valprotokollar, skuleprotokollar og ikkje minst formannskap og kommunestyre
protokoller. I tillegg reknar ein med at vi har hatt omvisingar i magasina for om lag 250 personar.
Asta
Det har blitt registrert 11 arkiv, 94 seriar og 638 arkivstykke og 4480 mapper i Asta i 2013.
Depot
Magasina våre er i stadig endring. Arkivmengda i depota våre har fordobla seg dei siste fire åra. Det
inneber ikkje berre eit auka krav til effektivitet og nytenking, men også eit betydeleg større materiale
å plassere, registrere, og ikkje minst ekspedere i ved spørsmål etter dokumentasjon.
Årsmelding 2013
Side 7 av 25
9.2 Personregister
IKAMR hadde per desember 2013 totalt henta inn 1430,87 hyllemeter med personregister. 85,2 av
desse hyllemeterane blei henta inn i 2013.
I 2013 vart det registrert 167 førespurnadar i Acos Websak på dette arkivmaterialet, mot 116 saker i
2012. Arbeidsmengda knytt til førespurnadar varierer stort. Dokumentasjon av rettar krev til dømes
at ein også må leite fram i arkiv som ikkje er av typen personregister. Sakshandsamingstida kan i
slike tilfelle bli opp mot ei veke.
Det vart registrert 119 saker i 2013 vedkomande godkjenning av lister og etikettar av
personregistermateriale for deponering, mot 95 frå året før.
Det er brukt tid på innsyn, gjenfinning og mottak av personregister. Det er betydeleg auke i talet på
førespurnadar angåande reglar, rutinar og lovverk i helse- og sosial-, skule- og barnehagesektoren.
Denne type førespurnadar kan vere alt frå innkjøp av lim til etikettar, kassasjon og
bevaringsvurderingar, til journalføring i sak- og journalsystem. I tillegg kjem mange spørsmål
angåande fagsystem særleg i helse- og omsorg og skule.
I tabellen under er personregisterseriane som vart avlevert i 2013 registrerte:
Kommune
Aure
Giske
Giske
Giske
Giske
Giske
Giske
Gjemnes
Gjemnes
Hareid
Herøy
Kristiansund
Kristiansund
Kristiansund
Kristiansund
Kristiansund
Kristiansund
Kristiansund
Kristiansund
Kristiansund
Kristiansund
Kristiansund
Kristiansund
Arkivskapar
Tustna legekontor
Godøy skule
PPT
Valderøy
omsorgsdistrikt
Fysio –
ergoterapitenesta
Fysio –
ergoterapitenesta
Fysio –
ergoterapitenesta
Legekontoret
Legekontoret
Helsestasjon
Pleie og
omsorgsavdelinga
Allanengen skole
Langveien
ungdomsskole
Fløya barnehage
Kultur og utdanning
Barnevernstjenesten
Hjemmetjenesten D3
Frei hjemmetjeneste
Rokilde sykehjem
Dalabrekka skole
Karihola barnehage
Frei oppvekstkontor
Bekkefaret bo - og
Talet på boksar
15
21
17
21
Talet på hyllemeter
1,5
2,1
1,7
2,1
6
0,6
1
0,1
2
0,2
24
13
70
143
2,4
1,3
7,0
14,3
11
1,1
2,1
21
3
54
34
8
7
22
8
1
22
11
Årsmelding 2013
0,3
5,4
3,4
0,8
0,7
2,2
0,8
0,1
2,2
1,1
Side 8 av 25
Rindal
Skodje
Skodje
Stranda
Sykkylven
dagtilbud
Skolekontoret,
voksenopplæring og
logopedi
Barne- og
familietjenesten
PPT
PPT
Synspedagogtjenesten
PPT
Audiopedagogtjenesten
MST-Teamet i M&R,
Sunnmørsheimen
Legekontor/helsetun
Skodje Helsestasjon
Legeseksjonen
PPT Norddal og Stranda
Pleie og omsorg
Sykkylven
Pleie og omsorg
15
1,5
Sykkylven
Barne- og
familietjenesten
Legesenter
PPT Ulstein og Hareid
Helserådet
Helserådet
Helserådet
Helserådet
Helse- og sosialsektoren
Klipra sjukeheim
Åse sjukeheim
Skarbøvik sjukeheim
Volsdalen aldersheim
Legegruppen i Klipra
PPT
PPT
PPT
PPT, Synspedagogen
PPT, Audiopedagogen
PPT, Audiopedagogen
PPT
PPT, syns- og audioped.
Sjukeheimsoverlegen
Sjukeheimsoverlegen
VH Flyktning
VH Flyktning
VH Flyktning
Skarbøvik sykehjem
Voksenopplæringssenter
Volsdalen skole
Spjelkavik barneskole
2
0,2
14
25
4
2
3
1
20
6
38
51
25
62
56
39
33
5
3
1
1
3
1
2
2
5
9
6
8
1
1
1,4
2,5
0,4
0,2
0,3
0,1
2,0
0,6
3,8
5,1
2,5
6,2
5,6
3,9
3,3
0,5
0,3
0,1
0,1
0,3
0,1
0,2
0,2
0,5
0,9
0,6
0,8
0,1
0,1
Molde
Molde
Molde
Molde
Molde
MR Fylke
Tingvoll
Ulstein
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
1,5
15
1,2
12
42
4,2
0,7
7
0,3
3
6
0,6
116
16
15
38
19
11,6
1,6
1,5
3,8
1,9
Årsmelding 2013
Side 9 av 25
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Ålesund
Spjelkavik
ungdomsskole
Spjelkavik
ungdomsskole
Spjelkavik
ungdomsskole
Spjelkavik
ungdomsskole
Ellingsøy barne- og
ungdomsskole
Blindheim
ungdomsskole
Åse skole
Vik skole
Vik skole
Lerstad skole
Blindheim
ungdomsskole
Kolvikbakken
ungdomsskole
Kolvikbakken
ungdomsskole
Klipra skole - klassene
for hørselshemmede
Skarbøvik
ungdomsskole
Nørvøy ungdomsskule
Nørvøy ungdomsskule
Skarbøvik helsestasjon
17
1,7
6
0,6
4
0,4
4
0,4
6
0,6
4
3
1
1
1
0,4
0,3
0,1
0,1
0,1
2
0,2
9
0,9
8
0,8
3
0,3
10
2
7
5
1,0
0,2
0,7
0,5
9.3 Digitale arkiv
KDRS - KAI Digitale RessursSenter
IKAMR og kommunearkivinstitusjonane (KAI) har hatt eit tett samarbeid i fagområdet digitale arkiv
(elektroniske arkiv). Både innanfor Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS),
og saman med KAI som enno ikkje har meldt seg inn i KDRS.
KDRS har hatt to opne fagseminar for IT-arkivarar i KAI (IKA og byarkiv) med gjestar og
føredragshaldarar frå fagmiljø og leverandørar. Seminara samla IT-arkivarar både frå KDRS sine
eigne tilslutta KAI og dei mest aktive av dei andre KAI (IKA og byarkiv).
KDRS telefon- og nettmøte for IT-arkivarane blir halde månadleg og det gir auka samarbeid og
kompetanseheving.
Kommunane - Arkivplan og digitale avleveringar
Kommunane - Arkivplan
IKAMR brukar oppslag i elektroniske skjema i arkivplan.no som eit verktøy til å dokumentere dei
ulike einingane sin bruk av sakarkiv og fagsystem. Arbeidet med å integrere skjema for elektroniske
Årsmelding 2013
Side 10 av 25
system opp mot Betty er fullført (Arkivverket og KAI sitt plansystem for oversikt over arkivdanning
og uttrekk/deponering av papir- og elektroniske system).
Kommunane – Noark sak- og arkivsystem
IKAMR har framleis ikkje motteke uttrekk i Noark 4 eller 5-format med eller utan fullelektroniske
dokument. Hovudårsaka er som tidlegare manglar i leverandørane sine system og uttrekksmodular,
samt høge konsulentkostnadar og manglande avtalar i leveransar av sakarkivsystem. Sak- og
arkivsystem i uttrekk og under arbeid i digitalt depot er derfor baserte på tabelluttrekk og det
handterast greitt fordi mottatte system i hovudsak er KOARK (Noark 3)-baserte.
IKAMR har arbeidd med sak- og arkivsystemuttrekk frå systema Forum Winsak (KOARK/Noark 3),
nyare system Kontor 2000 og ePhorte (KOARK/Noark 3 og Noark 4 utan fullelektroniske
dokument). For Acos Websak samt Acos sosial som er Noark 4-basert på Acos Websak, skal
IKAMR på kurs med Acos for å kunne ta uttrekk av desse systema i 2014. Fleire kommunar har
avtalt uttrekk av sakarkivsystem i 2014 og deponering av første uttrekk frå IKT-Orkide ePhorte med
12 kommunar er ei viktig målsetjing.
Sak- og arkivsystem i digitalt depot IKAMR
- Ferdig arkivpakke AIP: 25 stk
- Arkivpakke SIP mottatt/under arbeid: 41 stk
- Total mengde sak- og arkivsystem i digitalt depot IKAMR: 66 stk
- Nye sak- og arkivsystem arkivpakke SIP mottatt i 2013: 3 stk
Kommunane - Fagsystem
IKAMR har mottatt og handsama fagsystem frå kommunane, der dei ulike systema også er testa med
nye verktøy for å validere, migrere og gjere desse tilgjengelege frå langtidslager i IKAMR sitt
digitale depot.
IKAMR har samarbeidd med andre KAI for å kunne ta vare på gamle fagsystem med dokument og
pasientjournalar frå Visma Unique. Kommunen kan då søke om dispensasjon frå Riksarkivaren for å
sleppe papirutskrift av fagsystemet, men i staden få deponert systemet elektronisk i digitalt depot.
Fagsystem i digitalt depot IKAMR
- Ferdig arkivpakke AIP: 13 stk
- Arkivpakke SIP mottatt/under arbeid: 29 stk
- Total mengde fagsystem i digitalt depot IKAMR: 42 stk
- Nye fagsystem arkivpakke SIP mottatt i 2013: 1 stk
Handsaming av datauttrekk og digitalt depot
Riksarkivet og KDRS testar det nye nasjonale/regionale depotforvaltingsystemet ESSARch, men
dette arbeidet er dessverre enda forsinka slik at oppstart blir i 2014. Dei enkelte Noark sak- og
arkivsystem og fagsystem som er arbeidd med vil bli brukt som mal for andre kommunar med
tilsvarande system. Dei fleste kommunane vil ha nytte av den tida som er brukt for å definere tabellar
og generell beskriving av desse systema.
Uttrekk som er ferdig i arkivformat/arkivpakke (AIP) er derfor laga med utgangspunkt i eit standard
tabelluttrekk der beskriving av tabellar, felt og koplingsnøklar er dokumenterte i tilhøyrande
ADDML-fil slik Riksarkivaren si forskrift krev.
Uttrekk som ikkje er ferdig i arkivformat blir lagra som ein uttrekkspakke (SIP) i digitalt depot i
påvente av arbeidet mot arkivformat/arkivpakke (AIP). Metodar kan der vere standard tabelluttrekk
eller valt Noark arkivformat 3 (KOARK), 4 eller 5. Gamle uttrekk blir utan fullelektroniske
dokument, medan nyare uttrekk kan bli laga som eit fullverdig Noark-uttrekk, til dømes med Acos
uttrekksmodul, URD ePhorte uttrekksmodul eller andre verktøy.
Årsmelding 2013
Side 11 av 25
Formidling av avleverte system
IKAMR har arbeidd vidare for at vårt eigenutvikla system frå KAI-miljøet, Universell Relasjons
Database (URD), kan fungere som eit verktøy i prosessane frå uttrekk, via omarbeiding vidare til
formidling av avleverte system. Dette arbeidet fortset, og når Riksarkivet lanserer Betty med URD i
2014 vil KAI få bruke dette som den første stabile publiserte versjon av URD. Det er ein stor fordel
at Riksarkivet har URD med i si verktøykasse for digitale arkiv.
Vi har testa både tidligare deponerte system og nye uttrekk inn mot URD. IKAMR vil ha nok
erfaring med å bruke URD til at systemet kan brukast aktivt til formidling. URD kan også validere
data opp mot gjeldande uttrekksformat (Noark 4, Noark 3 og etter kvart Noark 5). Det er også laga
skript for å generere både Noark 3, Noark 4 og Noark 5-uttrekk frå system som er lasta inn.
Prosjekt innan digitale arkiv
IKAMR deltek i Betty-prosjektet si referansegruppe. Betty er Arkivverket og KAI sitt plansystem for
oversikt over arkivdanning og uttrekk/deponering av papir- og elektroniske system og vil bli sett i
drift i 2014. IKAMR vil starte pilotinstallasjon av Betty første del av 2014.
IKAMR deltek i KDRS-prosjektet ”Utforming av felles prosesser og rutinar for digitalt skapt
materiale”. KDRS skal saman med sine medlemar skape felles prosessar og rutinar basert på TRACstandarden. Det skal i utforminga av prosessar og rutinar takast omsyn til KAI sine utfordringar,
samt leggast til rette for bruk av depotstyringssystem som Riksarkivet har valt. Desse rutinane fører
til at dei ulike KAI vil samlast om einsarta rutinar for arkivdanning, arkivforvaltning, uttrekk,
formidling og arbeid med arkivpakkar i depotforvaltningsystemet.
IKAMR deltek i testfasen av Riksarkivprosjektet ”Ny metodikk for bevaring og tilgjengeliggjøring”.
Prosjektet testar nye verktøy for uttrekk av elektroniske system og formidling av systema i ettertid.
9.4 Privatarkivarbeid
IKA har tatt imot 14 mindre arkiv i privatarkivordninga i 2013.
Åsta Vadset hjå IKAMR har vore engasjert av A.M. Liaaen til å ordne og registrere arkivet til det
eldste skipsverftet i Ålesund. Dette omfattar om lag 150 hyllemeter og er deponert hjå Liaaen. Det er
planar om å digitalisere delar av arkivet hjå IKAMR. Næringshistorisk foreining som er ein
organisasjon i nært samarbeid med IKAMR har vore lite aktiv. Dei vil no finansiere digitalisering av
skipsteikningar frå Kverndokk og Eldøy i Ålesund og frå Storvik Mekaniske AS i Kristiansund.
9.5 Kulturnett Møre og Romsdal
Kulturnett har i 2013 hatt eit hovudfokus på å få ”avdelinga” til å fungere i sitt første driftsår. Dvs at
FylkesFOTOarkivet og SEDAK kom i drift og at arbeidsoppgåvene ein har tatt på seg vert utført. Ein
skal ikkje legge skjul på at usemja med Stiftinga Sunnmøre Museum (SSM) omkring
FylkesFOTOarkivet har tatt mykje tid. Når det gjeld SEDAK så vart det ein grundig
tilsetjingsprosess og ny leiar kom på plass 01.05.2013. I mellomtida tok fylkesfotoarkivaren hand om
SEDAK og gjorde ein framifrå innsats.
Årsmelding 2013
Side 12 av 25
Siste halvdel av 2013 var fokuset på ny nettstad 1814-2014 som er eit samarbeid mellom ABMinstitusjonar i fylket omkring Noreg sitt 200-års jubileum. Dei siste månadane var prega av at ein
kollega vart sjuk og Kulturnett tok over ein del funksjonar omkring økonomi og drift.
Kulturkalender
Norsk Kulturråd (NK) varsla nedlegging av den nasjonale kalendertenesta i 2012. Vi søkte difor om
kr 150 000,- som vi fekk utbetalt i 2013 og i den samanheng fekk vi laga eit nytt skjema for
registrering og ei betre side for vising av arrangement. Kulturnett MR søkte midlane saman med
Kulturnett Trøndelag, men dei la ned sitt Kulturnett og samarbeid om utvikling utan forvarsel. Vi
vart difor sittande aleine med alt arbeidet opp mot utviklarane, noko som ikkje var ein optimal
situasjon. Sluttresultatet er likevel blitt bra og dekkjer vårt behov. Både det nye skjemaet og visinga
av kalenderen på Kulturnett fungerer tilfredstillande.
Digitalt fortalt (Df)
I skrivande stund er det 375 artiklar på Df, dvs ein merkbar nedgang frå føregåande år. Dette kjem
nok av eit mindre fokus frå oss regionalt og frå sentrale myndigheiter ut mot regionane. Totalt sett
har Df passert 3645 forteljingar og skal i åra som kjem vere en av departementet sine hovudsatsingar.
Månadens kulturminne
Månadens kulturminne som er kopla mot Df er, som tidlegare år, den mest leste artikkelserien vi har.
Stadnamn
Her har arbeidet stoppa heilt opp. Dei siste 10 kommunane ser seg ikkje råd til å få stadnamn på nett.
Hareid har i skrivande stund varsla at dei treng hjelp frå Kulturnett i 2014 for å verte ferdig med
arbeidet.
Samarbeidspartnarar i fylket
Samarbeidspartnarane for Kulturnett er dei same som føregåande år. Kommunane er viktige for
Kulturnett og dei fleste er formelt interessert i kulturdugnaden og dei digitale tenestene.
Kulturnyhende frå kommunane kjem sjeldan til Kulturnett Møre og Romsdal. Det er større
institusjonar innafor kulturfeltet som sender pressemeldingar og anna redaksjonelt stoff som vi nyttar
som nyheiter på heimesida vår. Vi vil for 2013 trekkje fram Jazzfestivalen, Nordic Light, Ålesund
Kunstforening, Operaen i Kristiansund, Kunstsenteret i Møre og Romsdal, Galleri EogE.
Forholdet til Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane
Vi er nøgd med tenester som Sogn og Fjordane leverer til oss. Men vi merkar oss noko meir nedetid
på databasetenester og ein aukande ustabilitet i Fotobasen og Stadnamnbasen.
Forholdet til Kulturnett.no og NK
Sidan Norsk Kulturråd legg ned dei fleste tenester som ABM-utvikling stod for så er ikkje det store
samarbeidsgrunnlaget til stades. Vi ser det som positivt at vi har fått midlar til både 1814-2014
prosjektet og ny Kulturkalender. Vi har vore lova nokon nye tenester som Kunstnarleksikon, men har
ikkje høyrt noko meir. Det er og usikkert når storsatsinga på Natur- og Kulturreiser vert mogleg å
overføre til regionane og om Kulturnetta skal ha noko rolle i arbeidet.
Deltaking i prosjekt
1814-2014 jubileet
Kulturnett Møre og Romsdal har saman med ABM-sektoren i fylket opprette ein nettstad
http://1814mrfylke.no for 200-årsjubileet. Kulturnett fekk allereie 19.12.2012, kr 250 000,- til
prosjektet. I mai 2013 heldt vi kurs i WordPress for ABM-sektoren i Molde. Dette var eit førebuande
kurs for dei som skal fylle nettstaden med innhald. Prosjektet er eit godt eksempel på eit godt
tverrfagleg samarbeid. IKAMR v/Kulturnett er den formelle søkaren og har hovudansvar for
Årsmelding 2013
Side 13 av 25
prosjektet. Redaktørgruppa klarte ikkje å få på plass ny nettstad hausten 2013. Mykje av forklaringa
ligg i at to personar slutta i sine stillingar, medan ein tredje var på veg ut av si prosjektstilling. Dette
kunne kanskje vore handtert betre frå vår side, men andre situasjonar gjorde at dette ikkje vart
prioritert.
Midlane vart sett av på fond til 2013, og deretter til fond for 2014. ABM-institusjonane legg ned ein
betydeleg eigeninnsats i prosjektet. I skrivande stund vert nettstaden lansert for dei vidaregåande
skulane i fylket. Deretter skal pressemelding sendast til aviser.
Ny Kulturkalender
Vi gjer merksam på at Kulturnett Trøndelag er lagt ned og at dei også trekte seg frå vidare samarbeid
om kalender. Arbeidet vart fullført og skjema lagt ut for registrering. Det fungerer tilfredstillande og
vi ser no ei lita auke i arrangement.
Flåværsleia
Flåværsleia er SSM sitt prosjekt. Arbeidet med Flåværsleia har vorte mindre for Kulturnett MR sin
del i 2013. SSM har primært vore ute etter kompetansen som Kulturnett sit på i forhold til det
digitale.
Digitalt Kulturformidling på Vestlandet
Kulturnett sa seg i 2013 villig til å forlenge si deltaking i prosjektet, men trass i purring frå vår side
har det vore lite kontakt. Det har berre vore eit møte i Bergen (inviterte oss sjølve) kor vi vart
oppdatert på prosjektet og framtidige planar. Prosjektet er initiert og finansiert av Hordaland
fylkeskommune.
Prosjektet skal i første omgang produsere ei digital formidlingsløysing til mobile plattformer som
haustar data frå nasjonale databasar og gjer dette lett tilgjengeleg for brukaren. Eksempel på
databasar som kan nyttast er mellom anna Digitalt fortalt, Digitalt museum, Wikipedia mm. Ved
bruk av GPS-teknologi og kartfesting av all informasjon er tanken at ein brukar skal kunne finne
relevant kulturinformasjon om sine næraste omgjevnadar. Det vil truleg vere bra om sluttproduktet er
tre separate mobilapplikasjonar, ein for kvart fylke, der dei tre fylkeskommunane sjølve står
ansvarlege for innhaldet på kvar sin del.
Aktivitet
Aktivitet på konferansar og føredrag har vore lavt. Det skyldast i hovudsak prioritering av ny
Kulturkalender, 1814-2014-prosjektet og arbeidsoppgåver ved slutten av året som ikkje var planlagt.
Konferanse utan føredrag
Årskonferanse Norsk Kulturråd i Bergen 13.112013-14.11.2013.
Føredrag
Føredrag om Kulturnett Møre og Romsdal hjå Sykkylven Frivillighetssentral 06.03.2013.
Arrangert kurs i WordPress
Kurs i WordPress 14.05.2013 og 15.05.2013.
Kurs
Kurs i SEFRAK hjå Kulturavdelinga i Møre og Romsdal fylkeskommune 24.04.2013.
Møter
Møte omkring FylkesFOTOarkivet med SSM 22.01.2013, 08.02.2013, 11.03.2013, 30.05.2013.
Møte omkring prosjektet 1814-2014 19.02.2013.
Møte med Skodje kommune omkring SEFRAK og kulturminne 29.05.2013.
Møte med styreleiar omkring drift IKA 22.08.2013.
Møte omkring Digital Kulturformidling på Vestlandet hjå Hordaland Fylkeskommune 13.11.2013
Årsmelding 2013
Side 14 av 25
Møte på Byarkivet i Bergen omkring digitalisering og lagring 15.11.2013
Styremøte IKAMR 13.12.2013
Anna
DIS-dugnad. Ansvarleg på dugnad for foto 30.04.2013, 03.09.2013, 17.09.2013, 15.10.2013 og
26.11.2013.
Henting av skipsarkiv (Kverndokk og Eldøy) Ålesund 19.09.2014
Henting av Oksavik-arkivet (foto) 31.10.2013
Arkivdagen 09.11.2013. Høgdepunktet i 2013.
9.6 FylkesFOTOarkivet
Innleiing
FylkesFOTOarkivet (FAK) flytta 01.01.2013 frå Aalesunds museum (ÅM) til IKAMR. FAK har ei
fast stilling og fekk i 2013 eit offentleg tilskot på kr 670.000.
Hovudoppgåver
 Formidling av bilete og nyregistrering med fokus på nye og ”gamle” fotografarkiv.
 Konsulentarbeid og digitalisering for og ved Nordmøre museum
 Flytting, innreiing og klargjering til drift i nye lokale under IKAMR i Kirkegata 10.
Fagleg arbeid
Samarbeid med musea
Nordmøre museum, konsulentarbeid, digitalisering og registrering (prosjekt sidan 2007).
Samarbeid med sogelag
Kurs i fotoregistrering Aukra og Ørsta
Digitalisering og registrering: Stranda sogelag, Ørskog historielag og Sande sogelag
Samarbeid med kommunar
Samarbeid om fotografarkiv med Sunndal, Ørsta og Volda.
Her nemnast særskilt mykje samarbeid med Sunndal kommune om fotografarkivet frå Magne
Mulvik.
Samarbeid, nasjonalt
Overføring av Widerøebilete til Nasjonalbiblioteket og samarbeid gjennom det Nasjonale nettverket
for foto som FAK/IKAMR er medlem av.
Samarbeid, andre
Olgun Oksavik i Haram: Overtaking av fotograf Sverre Oksavik sitt arkiv.
”DIS-gjengen”
I alt var det 27 dugnadskveldar med DIS-gjengen. Oppgradering/registrering av fotograf Moa og
fotograf Sponland sine arkiv vart prioritert. I tillegg innføring av brukarkommentarar.
Formidling
FAK sine bilete vert i hovudsak formidla gjennom databasen Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane driv
for oss. Tilgang til bileta skjer gjennom ulike portalar.
Samla omsetning for sal av bilete og fototenester var i 2013 på kr 139.000 inkl. mva.
Årsmelding 2013
Side 15 av 25
FylkesFOTOarkivet i tal
31.12.2012
31.12.2013
Tilvekst 2013
Bilete i alt *
243 457
254 418
10 961
Bilete i nettbasen, internt søk
163 292
172 239
8 947
Bilete i nettbasen, eksternt søk
145 035
153 531
8 496
Av desse: Nordmøre museum
23 410
27 383
3 973
Brukarkommentarar
8 600
10 000
1400
Arkiv/samlingar under FAKf:
1 174
1 244
70
I omgrepet «bilete» meiner vi her negativ, glasplater og papirkopiar (reflekskopiar) eksklusive
dublettar..
* Tal bilete FAK disponerer iflg register. I tillegg kjem Sponlandarkivet med 60-70.000
glasplater, og omlag 150.000 bilete i fotografarkiv som ikkje er kvantifiserte og bilete frå eigen
dokumentasjon. Samla tal bilete FAK disponerer er omlag 500.000.
Heimesider
FAK fekk nye heimesider i 2013: www.fylkesfotoarkivet.no
Småhendingar frå arbeidet vert prioritert saman med linkar til foto-databasen.
Magasinarbeid
Ordningsarbeid har ikkje vore prioritert i 2013 utover ompakking av Mulvik-arkivet frå Sunndal og
magasinering av Oksavik-arkivet frå Haram.
Seminar - Møter (utvalde)
2013.04.17: Arkivkonferansen 2013, foredrag
2013.05.05: Landskonferanse i fotobevaring, Kristiansand
2013.11.09: Arkivdagen 2013, fotoutstilling mm.
2013.11.26: Wikipediaseminar, Oslo
Frå utstillinga til FylkesFOTOarkivet, Arkivdagen 2013 (Foto: RAL)
Ekstrahjelp
Sølvi J. Knudsen har assistert FAK i ”ad-hoc”-økter i om lag 70 timar.
Økonomi - Ressursar
FAK sine inntekter i 2013 var på kr 139.000. Fordelinga mellom sal av bilete og arkivavgifter, og sal
av tenester/praktisk arbeid, var om lag 50-50.
Årsmelding 2013
Side 16 av 25
Ymse
I samband med flytting av FAK frå ÅM til IKAMR har det i 2013 vore fleire møter mellom partane
for å avklare rettar og bruk av FAK sitt arkiv. Desse samtalene var ikkje ferdige ved årsskiftet.
9.7 Fylkessenter for digitalisering av kulturarven – SEDAK
Innleiing
Senter for digitalisering av kulturarven (SEDAK) vart fast etablert 01.01.2013. Finansiert med ei
100% stilling av Møre og Romsdal fylkeskommune. Organisatorisk knytt til IKA Møre og Romsdal,
og lokalisert saman med IKA Møre og Romsdal, Kulturnett og FylkesFOTOarkivet. Endra namn i
oktober 2013 til Fylkessenter for digitalisering av kulturarven (SEDAK).
Hovudoppgåver
 Vidareføring av prosjekt under arbeid som var starta i prosjektperioden
 Opplæring og kurs for ny leiar
 Vidareutvikling og kvalitetssikring av arbeidsmetodikk.
Oppdrag
Møre og Romsdal fylkeskommune - SEFRAK
Kristiansund kommune – prøvedigitalisering av 150 år gamle skøyte frå Kirkelandet
Nordmøre museum – prøvedigitalisering av skipsteikningar Storvik
Fylkesbiblioteket – MøreRom – oppdeling og tilpassing av materiale frå prosjektperioden
Sunnmøre Museum – digitalisering av «Gavlen»
Næringshistorisk Forening – digitalisering og formidling av skipsteikningar Kverndokk og Eldøy
Fortidsminneforeningen Sunnmøre – protokoll
Herøy kommune – møtebok 1888-1901
Oppdrag internt
SEDAK har vore involvert i arbeidet med den nye profilen til IKA Møre og Romsdal, Kulturnett,
FylkesFOTOarkivet og SEDAK. Koordinering og prosjektstyring saman med grafisk designar og
intern organisasjon. Produksjon av utstilling og materiale til Arkivdagen 2013, samt fotografering av
alle tilsette og utforming av julekort har vore gjennomført.
SEDAK har også vore delaktig med henting av fotoarkiv gjennom FylkesFOTOarkivet og
avleveringar av arkiv til IKA Møre og Romsdal.
Fagleg arbeid
SEDAK har arbeidd med å vidareføre prosjekt som var starta i prosjektperioden. Det har vore stort
fokus frå den nye leiaren å få sett seg godt inn i rutinar og prosedyrar for arbeidet. Intern og ekstern
opplæring og kurs har tatt mykje av tida. Vidareutvikling og kvalitetssikring av arbeidsmetode på
utstyr og programvare har det likevel blitt tid til. Overføring av programvare til ny juridisk eigar IKA
Møre og Romsdal og oppsett av produksjonsline har også vore prioritert.
Faglege besøk
Bergen Byarkiv, Bergen
Hordaland fylkeskommune, Bergen
PhaseOne AS, København Danmark
Det Kongelige Bibliotek, København Danmark
Statens Museum for Kunst, København Danmark
Årsmelding 2013
Side 17 av 25
Heimesider
SEDAK har hatt eigne heimesider oppretta i prosjektperioden. Denne har det ikkje vore fokus på i
2013, men er planlagt «ny-designa» og oppdatert i 2014. Dette er knytt opp mot dei nye nettsidene
for IKA Møre og Romsdal.
Bemanning
Sølvi J. Knudsen har jobba med digitaliseringsarbeid for SEDAK. Dette har primært vore SEFRAKmateriale, men ho har også vore involvert i dei andre prosjekta.
Sølvi har delteke på interne kurs og opplæring knytt til SEDAK-arbeid.
Søknadar
SEDAK søkte midlar i høve utlysninga til kreative næringar frå Møre og Romsdal fylkeskommune.
Prosjektet «Refleks» var tenkt som eit forprosjekt for ein ny, utvida søknad. Innhaldet gjekk på
opphavsrett og fysiske møteplassar mellom kulturinstitusjonane og dei private aktørane i
kulturnæringa. Samarbeidspartnarar var Jugendstilsenteret, Nasjonalbiblioteket og Møre og Romsdal
Fotograflaug. Søknaden fekk ikkje tildelingar.
Kurs - Seminar
 Wordpress – Pål Ødegaard (2 dagar), Molde
 Workshop i identifisering og bevaring av fotografisk og digitale materiale –
Preus Museum (3 dagar), Horten
 Online webinar Capture One Software (1 time), Ålesund
 Årskonferanse 2013 - Norsk Kulturråd (2 dagar), Bergen
 Informasjonsmøte Nordisk Kulturfond (1 dag), København Danmark
 ACOS – internt kurs IKA Møre og Romsdal (1 dag), Ålesund
10. KURS, KONFERANSAR OG ANDRE ARRANGEMENT
10.1 Kontaktkonferansen
Konferansen var på Scandic Hotel i Ålesund 23.05.2013-24.05.2013. Det var 70 deltakarar frå 29
kommunar og fylkeskommunen. I tillegg var det sju personar frå IKAMR og seks eksterne
føredragshaldarar.
Karen-Sofie Pettersen
Arbeidsforskningsinstituttet
Ivar Fonnes
Riksarkivar
Årsmelding 2013
Side 18 av 25
Tema var:
- Rettighetsdokumentasjon v/Karen-Sofie Pettersen - Arbeidsforskningsinstituttet
- Bevaring og kassasjon v/Arnt Ola Fidjestøl - IKAMR
- Arkivmeldinga v/Riksarkivar Ivar Fonnes og Geir Håvard Ellingseter - Nestleiar i Norsk Arkivråd
- Elarkiv: Open kjeldekode og Noark 5 kjerne i praksis v/Christian Lundvang - NXC
- Elarkiv: Demo og uttrekk og formidlingløysing for eit fagsystem v/Torbjørn Aasen - IKAMR
- Innbinding v/bokbindermester Leif Espen Skjegstad - Maske emballasje
- Elevdokumentasjon v/arkivsjef Turid Holen - IKA Vest-Agder
- Dialogkafe – diskusjon om den digitale innbyggjar
Gunnar Morsund var som vanleg ein framifrå Quizstyrar.
Dialogcafe - Tema ”Den digitale innbyggjar”
Det er populært med dialogcafe. Det er nyttig å diskutere med andre kommunar. Det var god stemning og livleg
diskusjon i gruppene.
10.2 KAI-konferansen
Kommunearkivkonferansen (KAI-konferansen) var i 2013 i Balestrand, med Fylkesarkivet i Sogn
og Fjordane som vert. Hovudtema var ”Arkiv i endring”. Konferansen samlar tilsette ved
kommunearkivinstitusjonar over heile landet. I tilknyting til konferansen vert det lagt diverse
samarbeidsmøte for desse arkivinstitusjonane. IKAMR var på konferansen representert ved Vibeke
Lunheim, Ingunn Vestnes, Torbjørn Aasen, Guro Flø, Åsta Vadset og Arnt Ola Fidjestøl. Lunheim
deltok på eigarmøte Arkheion. Fidjestøl deltok på leiarmøte og var møteleiar på eigarmøte i
Arkivplan.no. Aasen deltok på nettverksmøte eArkivar.
10.3 Andre IKA arrangement: Seminar, kurs og foredrag




Innlegg for Skodje sogelag om IKAMR og kjelder på nett
Innlegg på Forskerforbundet sitt seminar for tillitsvalgte i ABM-sektoren. Tema var
Arkivarforeningens undersøkelse om løn- og stillingspolitiske forhold
Arkivkurs for IKA Hordaland
Foredrag på Riksarkivet, for Riksarkivet, KAI-institusjonane og Kulturrådet om strategisk
tenking i handtering av Privatarkiv
11. DELTAKING I UTVAL, REDAKSJONAR, PROSJEKT OG
MØTE
PROSJEKT
Betty
Betty er Arkivverket og KAI-sitt nye plansystem for oversikt over arkivdanning og
uttrekk/deponering av papir- og elektroniske system. Betty er allereie sett i drift i Riksarkivet og kan
Årsmelding 2013
Side 19 av 25
settast i drift hjå andre arkivinstitusjonar i løpet av 2014. For meir informasjon sjå under punkt 9.3
SAMDOK-prosjektet
Riksarkivet har sett ned tre grupper for oppfølging av Arkivmeldinga. Desse skal arbeide med
strategi som skal gi retning til arbeidet framover. Gruppene fordeler seg på følgjande
satsingsområde:
Kommunale arkiv
Privatarkiv
Arkiv i e-forvaltning
Fidjestøl deltek i gruppa for Privatarkiv. Han deltok på to møter i 2013.
Helsedirektoratet sin revisjon av EPJ-standarden
Fidjestøl satt i prosjektgruppa, og deltok på tre telefonmøte.
1814-2014 200 årsjubileet i Møre og Romsdal
Aakvik og Lunheim deltek i eit tverrfagleg prosjekt for feiringa av 200-års jubileet for grunnlova
saman med andre ABM-institusjonar i fylket. Kulturnett Møre og Romsdal med Aakvik har
hovudansvar for prosjektet. Les meir om prosjektet under den faglege delen til kulturnett punkt 9.5
og ta ein kik på nettsida http://1814mrfylke.no/
ANNA
Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurs Senter (KDRS)
Møter
IKA deltok på to KDRS elarkivseminar på DORA i Trondheim.
IKA deltok på ti telefonmøte med KDRS elarkivgruppe.
IKA deltok på fem telefonmøte om prosjekt KDRS prosesser og rutinar.
IKA deltok på eitt strategimøte.
IKA deltok på årsmøte.
Fidjestøl deltok som representant for eigarane i møte med IKA Trøndelag, Kulturrådet og dagleg
leiar av KDRS.
Arkivarforeningen
Lunheim er leiar i Arkivarforeningen, ei fagpolitisk foreining under Forskerforbundet. Styret har hatt
sju ordinære styremøte i 2013.
Fagbladet Arkheion
Lunheim er valt inn i redaksjonskomiteen til Arkheion for to nye år i eigarmøte på Balestrand i
september 2013. Det var ikkje andre møte enn eigarmøtet i 2013.
KS sin faggruppe for arkiv
Fidjestøl deltok på to møte.
Leiarmøte for Kommunale arkivinstitusjonar
Fidjestøl deltok på tre leiarmøte. Eit av dei gjaldt spesifikt for IKS-institsjonar.
Arkivplan.no
Fidjestøl deltok på eitt eigarmøte og på eitt arbeidsmøte.
Årsmelding 2013
Side 20 av 25
Kommunesamarbeidmøte Møre og Romsdal
Aasen deltok på møte med IKT-Orkide om ePhorteuttrekk i august.
Fidjestøl og Aasen deltok på møte med IKT-Orkide i november.
Møte med Fylkekommunen og Sunnmøre Museum i høve flytting av Fylkesfotoarkivet frå
Sunnmøre Museum til IKA Møre og Romsdal.
Fidjestøl og Aakvik deltok på tre møte med Sunnmøre Museum og eitt med Fylkeskommunen.
ASTA-stiftelsen
Fidjestøl deltok på to møter som vararepresentant i styret. I tillegg deltok han på eit styrekurs i regi
av stiftinga.
Møte med Riksarkivet
Fidjestøl møtte på møte med Riksarkivet der temaet var oppfølgjing av Arkivmeldinga.
Møte med Statsarkivet i Trondheim
IKA var i møte med Statsarkivet i Trondheim sine tilsynsrepresentantar. Tema var gjennomføring og
strategiar.
Personalmøte
Dagsmøte for dei IKA tilsette der organiasjonsutvikling av IKA var på dagsordenen. Møte
representerte ein ”kick-off” til eit organsiasjonsutviklingsløp som har som målsetjing å bli sluttført i
2014.
12. KOMPETANSEUTVIKLING






ASTA-kurs i import og dataformat - Aasen og Lunheim
ASTA-kurs - Vadset og Flø
ICA årlege konferanse i Brussel. Temaet var ”Accountability, transparency and Access to
Information” (ansvar, openheit og tilgang på informasjon) - Lunheim
Forskerforbundet sitt sektorseminar for tillitsvalde i ABM-sektoren - Lunheim
Arkivarforeningen sitt vårseminar og generalforsamling i mars. Tema Storingsmelding om
arkiv – Lunheim
Grunnopplæring for nye tillitsvalde Trinn 1 i oktober - Lunheim
13. PUBLIKASJONAR/SKRIV
I 2013 vart det publisert 10 artiklar på IKAMR si heimeside.
IKAMR kom med to høyringsuttaler til Riksarkivarens i 2013:
- Arbeid med strategiar og prioriteringar 2014-2017
- Arkivverket sitt tilsynsarbeid.
Årsmelding 2013
Side 21 av 25
14. ARKIVDAGEN 2013
Arkivdagen blir arrangert kvart år og er eit samarbeid mellom arkiv i heile Norden og omfattar alle
typar arkivinstitusjonar. Hensikta med Arkivdagen er å vekkje interesse for arkiva som samfunnet
sitt minne – både for fortid og framtid.
Arkivdagen 2013 var første gong IKAMR deltok på arrangementet, tema for 2013 var ”stemmer”.
Arkivmateriale frå heile fylket var lagt fram på dei ulike stasjonane med tema kvinner og val,
barnestemmer i arkiva, andre verdskrig, søk etter slekt, Bjørlykkearkivet og kultursøk og omvising i
magasina. Ein protokoll frå andre verdskrig skriven av motstandsrørsla XU, som vart funnen på ei
synfaring IKAMR gjorde ved Fagerlia vidaregåande skule tidlegare på hausten, var det store
trekkplasteret. Føredraget om protokollen og XU var så populært at det måtte haldast to gongar.
Arkivdagen 2013 vart ein stor suksess, det kom så mykje folk, og det var så fullt at vi til slutt mista
litt oversikta.
Vi fekk god mediadekking frå heile fylket både før og etter arrangementet.
Bra annonsering i forkant
Vi laga ein plakat som vi hengde opp på bibliotek og matbutikkar, laga eiga side på Facebook, sende ut invitasjonar på
Facebook og e-post. Vi hadde artiklar i Sunnmørsposten og Romsdals Budstikke og intervju på lokalradioen . Vi hadde i
tillegg annonse i Regionavisa og Nordre.
Foredrag
Jan Olav Flatmark heldt foredrag om XU i Møre og
Romsdal. Så populært var dette at det ikkje var plass til
alle som ville høyre. Han heldt derfor foredraget
to gongar. XU var den største og viktigaste
etterretningsorganisasjonen i Noreg under andre
verdskrig.
Årsmelding 2013
Mykje folk
Vi hadde håpa på at minst 50 personar ville kome
innom oss i løpet av dagen. Det kom rundt 150, vi
mista litt teljinga etter 100-120. Det var stappfullt
under det første foredraget til Flatmark.
Side 22 av 25
Barnehjørne
Pauseromet vart omgjort til eit koseleg barnehjørne.
Appelsin med sukkerbitar i, også kjent som “godteri
frå gamle dagar” fekk bein å gå på. Gamaldags snop
som kandissukker, kamferdrops og Kongen av
Danmark var kanskje ei ny oppleving for fleire.
Aktivitetar
Borna fekk teikne og fargelegge, legge puslespel laga
av innskanna gamle bilete, skrive med fjørpenn og
blekk, og med krit på gamal tavle.
Appelsinane kjem!
Oppvaskbenken er meir spennande enn appelsinane
For ein som veks opp i dag og er van med å gå på supermarknaden og handle allverdas tropiske frukter til dagleg, er det
kanskje ikkje særleg til stas, men då dei første appelsinane kom til landet sist i 1940-åra, var det nærmast som eit lite
under. At det verkeleg gjekk an! Slik ser en korleis tida er i endring, det som i dag er kvardagsleg, var for nokre år sidan
høgtid og fest. (Tekst frå Sulasoga ”Med blikk for Sula”)
Årsmelding 2013
Side 23 av 25
Stasjon for ”Barnestemmer frå arkiva”
Her kunne ein bla i klasseaviser og norskstilar frå ca.
1940 og veldig gamle karakterprotokollar. Vibeke
viste også barneteikningar etter drapa på Utøya i 2011
og brevet til julenissen frå ein gut i England adressert
til rådmannen i Kristiansund i 1962.
Stasjon for ”Andre verdskrig”
Torbjørn måtte steppe inn for Jan Olav Flatmark som
var opptatt med foredrag. Legg merk til den gamle
radioen og mikrofonen i bakgrunnen.
Stasjon for ”Kvinneleg stemmerett og val”
Mange protokollar/bøker var framhenta frå magasina
og Gunnar kunne svare på det meste.
I 2013 feira vi at det er hundre år sidan kvinner fekk
stemmerett på lik line med menn.
FylkesFOTOarkivet (FAK)
Her var det mykje spennande å sjå både for små og
store. FylkesFOTOarkivet har 500.000 bilete i
samlinga, 150.000 av desse er tilgjengeleg på nett.
Frå 2013 er FylkesFOTOarkivet i M&R ein del av
IKAMR.
Årsmelding 2013
Side 24 av 25
Omvising
Mange var interesserte i å få eit aldri så lite innblikk i
“det heilage”. Arnt Ola hadde mange rundar med
omvising i magasina.
Her er det orden. Vi har plass til over 16.000
hyllemeter med arkivmateriale.
(I lengde blir det 1,6 mil.)
Bjørlykkearkivet
FylkesFOTOarkivet hadde laga ei miniutstilling med
bilete frå arkivet etter fotograf Elias Bjørlykke (18891955). ”Bjørlykkearkivet” , arkivnr. 1, fekk FAK i
gåve i 1996. Arkivet består av over 1700 bilete frå tida
1915-1940, hovudsakeleg portrett, familie- og
gruppebilete, men og nokre frå arbeids- og
kvardagsliv.
Enkel matservering
Folk kosa seg med kaffi og kaker
Foto frå Arkivdagen:
Ragnar H. Albertsen og Åsta Vadset
Årsmelding 2013
Side 25 av 25