Øyvind Kruse, Riksarkivet - Fullelektroniske arkiv og overgang til
Fullelektroniske arkiv og overgang til Noark 5 Anskaffelse av arkivsystem Kontaktkonferansen 6. mai 2014 Øivind Kruse Seksjon for elektronisk arkivdanning Bevarings- og tilsynsavdelingen Tema • Fullelektroniske system og overgang til Noark 5 – Bakgrunn og formål med Noark 5 – Brudd og kontinuitet – overgang fra Noark-4 til Noark 5 – Standard vs. System • Anskaffelse av arkivsystem – – – – Oppbygging og bruk av Noark 5-standarden Behovsanalyse og anskaffelse Saksbehandling og arkiv Videre utvikling av standarden Hvem er jeg? • Navn: Øivind Kruse • Stilling: Arkivar i Riksarkivet, Bevarings- og tilsynsavdelingen, Seksjon for elektronisk arkivdanning – – – – Jobber med forvaltning av Noark-standarden Tilsyn med elektronisk arkivdanning i statlig sektor Veiledning av arkivskapere i statlig og kommunal sektor Emneansvarlig for faget elektronisk arkiv ved Universitetet i Oslo, og underviser ved Arkivakademiet • Bakgrunn: – Kommer fra Kristiansund – Utdannet historiker – Jobbet 6 år i Kredittilsynets arkiv før jeg begynte på Ra Hva Arkivverket er og hva vi gjør • Arkivverket består av Riksarkivet, 8 statsarkiv og Samisk arkiv, samt Norsk helsearkiv under etablering • Våre viktigste oppgaver – Føre tilsyn med arkivarbeidet i staten, fylkeskommunene og kommunene – Ta vare på arkivmateriale fra statlige virksomheter – Bidra til at private arkiver blir tatt vare på, samt koordinere privatarkivarbeidet på nasjonalt plan i samarbeid med Norsk Kulturråd og andre nasjonale aktører – Gjøre materialet tilgjengelig for bruk – Formidle arkivenes samfunnsmessige betydning og inspirere til bruk • Riksarkivarens myndighet er hjemlet i arkivloven – Tilsynsansvaret og veiledningsplikt i § 7 • Herunder godkjenning av journalsystem – Opplysningsplikt til Riksarkivaren i § 8 Verden sett fra Riksarkivet… Arkivdanning offentlig/privat Tilsyn Papir Kontakt Elektronisk Tilsyn, veiledning Standardisering Arkivskapernes ansvar Depotfunksjoner og brukertjenester Brukerhenvendelser Konservering B/kvurdering Avlevering B/kvurdering Fysisk kontroll Digitalisering Aktiv formidling Katalogisering Testing, langtidslagring, vedlikehold Arkivverkets ansvar Nettkataloger Arkiv på nettet Digital informasjon varer evig… • … eller fem år, avhengig av hva som kommer først. • Digital informasjon forvitrer ikke – Mediet kan forvitre, men ikke bitstrømmen • Bitstrømmen varer evig – Vil vise samme resultat hver gang den leses, uten tap av informasjon – Så lenge den kan tolkes korrekt • Korrekt tolkning av en bistrøm krever software – Software som må kjøres på en hardware – en computer – En computer er en gjenstand som forvitrer • Men både hardware og software blir utdaterte lenge før de fysisk forvitrer Elektroniske dokumenter er flyktige • Kjennetegn ved elektronisk dokumentasjon – – – – – – Lett å kopiere Lett å distribuere Lett å endre Lett å flytte Lett å slette Lett å ødelegge • Og nettopp derfor – Vanskelig å holde kontroll over – Vanskelig å sikre at rett versjon blir bevart for ettertiden • I all praktisk forstand kan vi si at enhver ansatt blir sin egen arkivar Hva skal vi ta vare på her? • • Produksjonsvirksomheten: forlenget levetid for systemet sitt Museum: bevare/gjenskape opplevelsen – • Bibliotek: bevare innholdet – • Bevare opprinnelig sammenheng, at dokumentet ble brukt der og da Hva avgjør ambisjonsnivået?: – – Rosettasteinen, 196 f.Kr, dekret fra Ptolemaios V, skrevet på tre språk (hieroglyfer, demotisk og gresk) Det som gjør det mulig å reprodusere bildet og informasjonsinnholdet Arkiv: bevare dokumentasjonsverdi – • Det som gjør det mulig å gjenta inngraveringen (linjer og groper med eksakt dybde og bredde) – vise fortsatt fungerende prosess Hva gir oss autentiske arkivdokumenter? Hva venter samfunnet seg, og brukerne av arkivene? Null av fem journalført Dette var status i OEP da Aftenposten gikk inn i saken: •Helsedepartementet hadde journalført null av fem dokumenter. •Mattilsynet hadde journalført null av tre dokumenter. •Fiskeridepartementet hadde journalført to av fem dokumenter. •Statens legemiddelverk hadde journalført 16 av 26 dokumenter. Et par av dokumentene var journalført tre og et halvt år etter at de var innkommet. Hva er arkiv etter arkivloven? For er ikke alt dette begreper som betyr omtrent det samme, da? Vanlig forståelse: Saksrelevante Det skal Detsom vi legger i dokumenter, dvs. som Det som som kommer inn Det skal bevares Det som ergår arkivverdig journalføres -for sakarkivsystemet danner grunnlag til og ut fra for ettertiden journalføringsplikten (Noark) de vedtak vi fatter postrommet Arkivet omfatter det som blir journalført i Noark-systemet, dvs. det som går inn og ut av postrommet og blir vurdert som arkivverdig, og som brukes i saksbehandlingen som grunnlag for de vedtak vi fatter – saksrelevant informasjon Det er dette som skal avleveres til arkivdepot Det er dette arkivloven befatter seg med Eller…? Arkivforskriften § 2-6 og offentleglova § 10 Alle korrespondansedokumenter, som også er saksdokumenter, og som både har verdi som dokumentasjon og er gjenstand for saksbehandling Arkiveringsplikt Journalføringsplikt Bevaringsplikt Arkivloven § 6 Alle ”logisk avgrensete informasjonsmengder” (dvs. dokumenter) skapt som ledd i virksomheten, og som ikke kan arkivbegrenses, skal ordnes slik at de blir sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid Arkivloven § 9 Forbud mot å kassere uten etter samtykke fra Riksarkivaren Noark er lovpålagt • Arkivforskriften § 2-9 sier at offentlige organ ”normalt skal nytte” Noarkgodkjente system ved elektronisk journalføring • Forskrift av 1. desember 1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens forskrift), kapittel IX: – § 2-1, første ledd, sier at journalføring av elektroniske saksdokument som hovedregel skal skje i Noark-godkjente system – § 2-1, andre ledd, sier om elektronisk arkivering av saksdokumenter, at systemet må oppfylle kravene i Noark-standarden – § 2-2 om spesialiserte fagsystemer med journalfunksjoner • Mulig å søke om dispensasjon fra arkivforskriften § 2-9 • De øvrige bestemmelsene om journalføring gjelder allikevel uinnskrenket, særlig §§ 2-6 og 2-7 – § 2-3: elektronisk arkivering av saksdokumenter som ikke kommer inn under arkivforskriften § 2-6 trenger ikke arkiveres i Noark-system Historikk Noark Papirbasert journalføring siden 1740. Norsk arkivsystem utarbeidet som kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer for statsforvaltningen i 1984, samarbeid mellom Statens rasjonaliseringsdirektorat og Riksarkivet. 1987 ble den utvidet (Noark 2), nye rapporter og tillegg kom i 90/91 I 1994 ble de tidligere rapportene erstattet av Noark 3 Koark, tilsvarende spesifikasjon for kommunal sektor, kom i 1995. Noark 4 i 1999 inkluderte spesifikasjonene i Koark, og ble en felles standard for offentlig forvaltning Spesifikasjon av fullstendig elektronisk arkivsystem, med integrasjon av e-post og generelle saksbehandlingssystemer 13 Sak- og arkivsystemene • Særnorske systemer basert på Noark 4 – Noark-4 spesifikasjonen resulterte i 6 ulike systemer, men bare 4 som fikk fotfeste i markedet – Vanskelig for nye aktører å komme inn • Tar utgangspunkt i arkivfunksjonens behov – Sterk knytning mot journalføringstradisjonen i norsk offentlig sektor – Rettet inn mot behandling av enkeltsaker som starter med et innkommet brev – Utfordrende å bruke for annen type arkivering, og mangler standardiserte integrasjonsgrensesnitt mot fagsystemer I sak-/arkivsystemene skapes dokumentene direkte i saksmappa Noark 4/5 • Arkivstyring • Dokumenthåndtering • Saksgang Felles dokumentlager Men de fleste saksbehandlings- / fagsystemer har ikke godkjent arkiv Fagsystem Elektronisk Dokumentlager Fagsystem Sak/arkiv Fagsystem Register Database Elektronisk Fillager E-post Elektronisk Dokumentlager Elektronisk Arkiv Internett og intranett Samhandlingsrom Elektronisk Dokumentlager Elektronisk Dokumentlager Hovedtyper elektroniske arkivsystem • Arkivsystemer uten arkivdokumenter (jf. arkivforskriften § 2-14) – Dokumenterer transaksjoner – Dokumenterer ikke transaksjoner • Arkivsystemer med arkivdokumenter – Arkivsystemer med saksdokumenter (arkivforskriften § 2-13) • Generelle sakarkivsystemer • Spesialiserte sakarkivsystemer (spesialiserte fagsystemer med arkivdokumenter/saksdokumenter) – Arkivsystemer med andre typer dokumenter • Pasientjournalsystem, kart, tegninger, mv. Identifisering av arkivinformasjon • Fra et arkivsynspunkt: Mye av innholdet i databaser er i klasse med stillaser, emballasje o.a. hjelpemidler – Produksjonshjelpemidler, hyller og skap tas ikke med i tillegg når vi bevarer papirmateriale. – BK-vedtak fattes ikke for kontormiljøer. • Innsynsrettigheter er knyttet til logisk informasjon • Vi må kunne definere informasjons- eller funksjonstyper i systemene • Vedtak om bevaring er knyttet til informasjonsserier, og gjelder uavhengig av det system de finnes i til enhver tid – Vi må også kunne nøye oss med å trekke ut det som representerer den bevaringsverdige arkivinformasjonen – Men uttrekksmetoden kan være forskjellig for ulike formål og systemtyper Formålet med arkiv(danning) Records management • Formålet er å sikre at vi har en effektiv og systematisk kontroll av produksjon, mottak, forvaltning, bruk og avhending av Records • Inkludert prosesser for fangst og forvaltning av bevis for og informasjon om forretningsaktiviteter og transaksjoner i form av Records Arkivloven m/forskrifter • Skal sikre arkiv med stor kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at de blir tatt vare på og gjort tilgjengelige for ettertiden • Inkludert bestemmelser om fangst og forvaltning av dokumenter frem til avlevering Records og arkivdokument Records Arkivdokument • Informasjon skapt, sendt, mottatt og bevart som bevis, og informasjon av en organisasjon eller person, med den hensikt å oppfylle juridiske, kontraktsmessige eller egenpålagte forpliktelser • Dokumenterer en aktivitet eller handling, som støtter en funksjon • Hovedfunksjon: sikre bevisverdi • Arkiv: – dokument som blir til som ledd i en virksomhet • Dokument: – en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremvisning eller overføring • Arkivdanning – Følger av journalføringsplikten og dokumentasjonsplikt nedfelt i eller nærmere detaljert i annen lovgivning Hva er journalføring? • Systematisk og fortløpende notering (”logging”) av opplysninger om inn- og utgående dokumenter i saksbehandlingen – – – – – – Journaldato ≈ tidspunkt for mottak/forsendelse Om avsender/mottaker Om dokumentene, hva de handler om Datering på dokumentet Sammenhengen mellom dem og plasseringen av dem i arkiv Ekspedisjons- eller avskrivningsdato, samt avskrivningsmåte • Instrument for å kontrollere/styre behandlingsoppfølging og arkivering – Saksbehandler, tidsfrister, mv. Journalen • Journalen er oversikten over det som ble behandlet i virksomheten – virksomhetens puls • Viktig kilde for granskningskommisjoner • Ofte brukt som bevis i rettssaker – Når fikk virksomheten vite hva? – Hvor troverdig er journalen som bevis på at vi ikke har mottatt en henvendelse? Hva er det så Noark skal gjøre? Arkiv er dokumenter skapt som følge av forretningsaktiviteter, og skal fungere som bevis for disse aktivitetene. Arkivets primærformål får betydning for langtidslagringen. • Lagring av ferdigstilte dokument • Strukturering av dokumentene gjennom påføring av metadata •Sikre at dokumenter blir fanget som autentiske og pålitelige bevis på virksomhetens aktiviteter Arkivdepotets behov for langtidslagring og tilgjengeliggjøring gjør at det må stilles krav til arkivdanning, periodisering og bortsetting hos arkivskaper • Bestandige informasjonsbærere • Metode for håndtering av teknologiskifter • Frysing av dokument, sikring av dokumentasjonsverdi • Frem til avhending, dvs. avlevering eller kassasjon •Sikre at dokumentenes integritet og anvendelighet blir vedlikeholdt • Bruken av materialet, formålet med bevaringen Fangst Noark Forvaltning Bevaring Tilgjengeliggjøring Slik er systemene blitt til… Publiserer Tilsyn Oppslag Forvaltningsorganet Pålagt å bruke Noe ”arkivgreier” for arkivtjenesten Riksarkivaren Men hva er godkjent? Spesifiserer Noark Leverandør-kunde Men hva er levert? Men hva med ledelsen og IKT-enheten? Utvikle system Leverandøren Har ”godkjent system” Ledelsens styringsrett 24 ”Teknisk” vs ”kvalitet” De andre ”solene” DT, NSM Skalert kravstruktur i Noark 4 • Forskjellige nivåer: – – – – O: obligatorisk basisversjon uten elektronisk arkiv O1: utvidet versjon, men uten elektronisk arkiv O2: fullstendig versjon med elektronisk arkiv O3: tillegg for arkivering av dokumenter uten journalføring – A: anbefalinger(kan være tillegg til O, O1 eller O2) • Integrering med andre systemer (tillegg): – E: – S: – U: integrering med e-post integrering med saksbehandling integrering med utvalgsbehandling Alternative bruksmåter – de fire typiske O Noark basis O2 El-arkiv O+U Utvalg O2 + U + + "Full pakke" Noark og SGK Noark som innbygd funksjonalitet i saksbehandlingssystem (SGK) (eller: SGK som saksbehandlingsomgivelse for Noark-system) Lagringen av saksdokumenter (og tilgangen til dem) er underlagt Noarks arkivstyring 27 Hva slags system ”er” Noark-4? Elektronisk journalføring Elektronisk arkivering av saksdokumenter Generell saksbehandling ― Saksgang, saksoppfølging, dokumentflyt, dokumentproduksjon ... Manuell dokumentfangst ― Inngående: skannet papirdokument, e-post ― Utgående: tekstbehandlingsdokument sendt på papir, epost Spesifikasjon av et komplett system ― Tilgangsstyring, brukeradministrasjon, adresseregister, administrativ oppbygning....... Eksport/avlevering av Noark-data Noarksystem 1 Noarksystem 2 Noarksystem 3 Noarksystem 4 Eksport Eksport Eksport Eksport SPESIFISERT FORMAT FOR EKSPORT, inkludert avlevering til statlige/ kommunale arkivdepoter (XMLspesifisert i Noark-4) Import (Vilkårlig) NOARKSYSTEM Gjenfinning Brukertjenester Noark 4 fungerer bra for mange, men... Kan oppleves for rigid, f.eks. når det gjelder tilgang Kan hindre gode løsninger ved nye samarbeidsformer Vanskelig å integrere med fagsystemer - Fagsystem: standardisert saksbehandling hvor dokumentproduksjon inngår Håndterer ikke nye former for elektronisk kommunikasjon, f.eks. selvbetjeningsløsninger på web Åpner ikke for automatisert dokumentfangst Problematisk å utvikle løsninger basert på generelle dokumenthåndteringssystemer (Documentum, Meridio) Vanskelig å få godkjent overføringsformat Sannsynlig årsak: Noark 4 er definert som et komplett system Hvor står vi i dag? • Noark 5 publisert i juli 2008 – Nye versjoner siden, siste versjon 3.1 fra mars 2013 • Vi endret betydningen av akronymet Noark – Noark 1-4: Norsk arkivsystem – Noark 5: Norsk arkivstandard • 14 løsninger godkjent – 5 løsninger: komplette saksbehandlings- og arkivsystem • 2 med endelig godkjenning – 5 løsninger: kjerne for saksdokumenter • 1 med endelig godkjenning – 2 løsninger: kjerne for dokumenter som ikke er saksdokumenter – 1 løsning: spesialisert løsning for en kunde – 2 løsninger: kjerne for digitalisering av objektmapper • 1 med endelig godkjenning • Og vi er i godkjenningsprosess med en til, foreløpig godkjenning Kravspesifikasjon vs. standard • Hva innebærer det at forkortelsen Noark har endret betydning, fra Norsk arkivsystem (Noark 1-4) til Norsk arkivstandard (Noark 5)? • Noark-4 kunne brukes som kravspesifikasjon, dvs. systemløsning kunne programmeres direkte på bakgrunn av standarden • Med Noark 5 er det meningsløst å lage en kravspesifikasjon basert på ”alle obligatoriske krav i Noark 5” – man må selv finne ut hvilket system man trenger! – Noark 5 er en ramme for arbeidet med kravspesifikasjon, hvor man må være konkret på hva systemet skal brukes til og hvordan 32 Noark 5 angir HVA, ikke HVORDAN Noark 5 definerer ikke et system, men et kravsett som vil legge til rette for ulike løsninger Noark 5 definerer ikke tabeller eller attributter, men - Arkivstruktur Metadata Funksjonalitet Utvekslingsregler For deponering og avlevering er kravene sterke - Obligatoriske metadata skal inngå i uttrekket, enten de ligger innenfor eller utenfor Noark 5-kjernen 33 Noark 5 kjerne og Noark 5 komplett • Spesifiseringen av krav i Noark 5 er ordnet i tre lag eller nivåer: Noark 5 indre og ytre kjerne og Noark 5 komplett. – Kapittel 5 er indre kjerne – Kapittel 6 og 14 er ytre kjerne – Kapitlene 7-13 er ”komplett” Noark 5 indre kjerne Kapittel 5 • • Noark 5 kjernen inneholder grunnleggende funksjonalitet for journalføring og arkivering. Hovedfunksjonene ligger innen: - • I tillegg ligger det krav til de moduler som må inngå i kjernen. - • Arkivstruktur Regelverk for arkiv Datafangst Søking / fremhenting / vising Administrasjon av kjernen Bevaring og kassasjon Avlevering Disse kravene må oppfylles for at systemet skal kunne godkjennes som en Noark 5 løsning. Indre kjerne • Hvordan skal vi forstå Noark 5 indre kjerne? – "Arkivrommet" - stedet der arkivet oppbevares – Eller et sett av krav som er nødvendig for at løsningen har arkiv • Et arkiv består av dokumenter – Vanligvis i tekstform, men behøver ikke være det – Fysiske og elektroniske dokumenter • Dokumentene må være organisert i en arkivstruktur – Arkivets "indre orden" (indre proveniens) – I utgangspunktet bør elektroniske arkiver være ordnet på samme måte som fysiske arkiver – Arkivstrukturen i Noark 5 er fleksibel for å kunne tilpasses alle typer arkiver 36 Arkivstrukturen Arkivets indre orden ― Samme logiske orden både for fysiske og elektroniske arkiver Bygd opp av arkivenheter ― Jf. arkivrom, arkivskap, hengemapper, omslag osv. i papirbaserte arkiver 37 Saksmappe, møtemappe Inngår i et hierarki ― Øverste nivå er arkiv, nederste er dokumentobjekt som inneholder referanse til selve det elektroniske dokumentet Aktiviteter, funksjoner, prosesser, transaksjoner Arkivenhetene består av metadata Journalposter, ”records” Hoveddokument, vedlegg Versjoner, varianter (skjermet/offentlig), formater Arkiv – arkivskaper Serier, perioder, forskjellig klassifikasjon, sakarkiv/ fagsystem… Arkivstrukturen er fleksibel Alle arkivenheter er obligatoriske ved sakarkiver 0..1 arkiv 1 1..* underarkiv enten/eller 1..* arkivdel 1 0..* registrering For en del fagsystem kan eventuelt klassifikasjonssystem, klasse, mappe og dokumentbeskrivelse utgå 1 0..* dokument objekt 38 Dokumentfil 1 Elektronisk dokument Avleveringsformatet i Noark 5 • Avleveringsuttrekket består av metadata og dokumenter • Skal (vanligvis) omfatte alle mapper og dokumenter som tilhører en avsluttet arkivdel (dvs. en avsluttet arkivperiode) • Metadata avleveres i et hierarkisk XML-format – Basert på arkivstrukturen, metadata er nøstet inn i hverandre – En stor XML-fil, alternativt egne filer for hver mappe – Vedlegg: XML Skjema for avleveringsuttrekket (definisjon av struktur og innhold i XML-fila) • Dokumentene avleveres i formater som er godkjent av Riksarkivaren • Offentlig journal og løpende journal for samme arkivperiode skal følge med som utskrifter 39 Noark 5 ytre kjerne Kapittel 6 • For at kjernen skal fungere i et helhetlig arkivsystem miljø, må kjernen stille noen krav til de aktuelle ’valgfrie’ systemer som benyttes i miljøet. • Mellom Noark 5 kjerne og aktuelle fag- og forvaltningssystemer ligger det en ’gråsone’ • I denne ’gråsonen’ ligger Noark 5 sine krav til eksterne moduler/systemer. • Disse kravene er å anse som en del av Noark 5 kjerne og må oppfylles for at systemet skal kunne godkjennes som en Noark 5-løsning. Noark 5 ytre kjerne • • Frysing av metadata og dokument Saksbehandling – • Elektronisk kommunikasjon – • • 41 E-post, kryptering og elektronisk signatur, masseimport, elektroniske skjema for utfylling over Internett, elektronisk dokumentutveksling, migrering Møte- og utvalgsbehandling Rapporter og statistikker – • • Utlån, saksfordeling, oppsplitting og sammenslåing av mapper, avskrivning, presedens, sakspart Arkivoversikt, offentlig journal, løpende journal, restanseliste, forfallsliste, avgraderingsliste, kassasjonsliste, liste for bortsetting, avlevering og overføring Sikkerhet og tilgangsstyring Administrativ oppbygging, brukeradministrasjon, roller og tilknyttede rettigheter, bruksfunksjonalitet Noark 5 komplett Kapittel 7-13 • Innen enkelte områder er det behov for å spesifisere krav og anbefalinger til de valgfrie fag- og administrasjonssystemer som inngår i en ’komplett’ Noark 5 løsning. • Dette er spesifikasjoner som da berører gitte fagsystem som inngår som del av en komplett Noark 5 løsning. • Dette utgjør det ytterste laget av funksjonalitet i Noark. • Kravene til de ytre fagsystemene er ikke en del av Noark 5 kjernekrav. Noark 5 komplett • Saksbehandlingsløsninger – • • • E-postløsninger Møte- og utvalgsløsninger Statistikker – • • • 43 Adresseregister, saksoppfølging, dokumentproduksjon, dokumentmaler, saks- og dokumenthistorikk, dokumentflyt, arbeidsflyt Saksmappe- og dokumentoversikt, restansestatistikker, saksbehandlingstid, antall journalposter og mapper over tid, behandling av innsynsbegjæringer Brukeradministrasjonsløsninger Sikkerhets- og tilgangsløsninger Logg- og sporingsløsninger Saksbehandling - arkiv • Viktigste grepet i Noark 5: skille mellom saksbehandling og arkiv – Arkiv: Noark 5 kjerne • Dokument produsert som ledd i virksomheten, og som ikke arkivbegrenses • Omfatter både dokumentfangst, forvaltning av arkivdokumenter og produksjon av arkivuttrekk for overføring til arkivdepot – Saksbehandling: vurdering av informasjon knyttet til en intern eller ekstern problemstilling og utarbeidelse av det nødvendige grunnlag for en beslutning eller et vedtak • Stort sett er det bare krav til kjernen som er obligatoriske – Standarden stiller krav til arkiveringen – Krav til saksbehandling/krav som påvirker saksbehandler kun i den grad det er nødvendig for ivaretakelse av arkivmessige krav Noark 5 kjerne • Noark 5 spesifiserer krav til en arkivkjerne – Den spesifiserer ikke en kjernemodul • Stiller krav til HVA, ikke HVORDAN – Kjernekravene kan realiseres som en kjernemodul • Dvs. et minimumssystem som tilfredsstiller kjernekravene, og som må integreres med andre system – Det viktige er at løsningen oppfyller kravene • Uavhengig av om de oppfylles i en kjerne, i et fagsystem som snakker med en kjerne, et system med innebygd kjerne… – Noark 5 er ikke en IT-standard • Stiller ikke krav til hvordan det skal løses • Stiller krav til hvordan det skal dokumenteres – Arkivdokumenter – Metadata Forskjellige Noark 5-løsninger 1 2 3 Standardsystem for saksbehandling og arkivering Desentralisert arkivering Flere fagsystemer deler samme arkiv Fagsystem Generell saksbehandling Arkiv Fagsystem Sak/arkivsystem Arkiv Arkiv Fagsystem Arkiv Arkiv Fagsystem 1 Fagsystem 2 Trenger vi Noark 5? Ikke noe krav om å oppgradere til Noark 5 Alle nye løsninger må godkjennes etter Noark 5 Dagens Noark 4-systemer vil kunne ”oppgraderes” til Noark 5, med omtrent samme funksjonalitet Noark 5 gir større fleksibilitet Avleveringsformatet er endret - Enklere å implementere for leverandørene, enklere å produsere for arkivskaperne, og enklere å teste og håndtere for arkivdepotene - Dere har Noark 5 når leverandøren har fått godkjent den versjonen dere har iht. Noark 5 standard, dvs. primært implementert avleveringsformatet Når bør vi tenke Noark 5 da? – Vi har et fagsystem som håndterer arkivdokumenter, men som i dag ikke har godkjent arkiv – Vi trenger et nytt system for å løse en (ny) oppgave, og Noark-4 egner seg ikke – …? Situasjonen i dag (?) Generelt system 1 Arkivkjerne Fagsystem 2 Fagsystem 3 Flere mulige løsninger… Generelt system 1 Fagsystem 2 Fagsystem 3 Arkivkjerne Arkivkjerne Arkivkjerne Portal Generelt sb-system Fagsystem 1 Fagsystem 2 Felles arkivkjerne Portal Fagsystem 1 Fagsystem 2 Fagsystem 3 Arkivkjerne Arkivkjerne Arkivkjerne Generelt Fagsb-system system 1 Fagsystem 2 Felles arkivkjerne ”Brownfield” eller ”greenfield” systemutvikling? Standarden må brukes ”riktig” • Pålagt å bruke for journalføringspliktige saksdokument – Skal kunne brukes på andre typer arkiver med arkivdokument • Kan ikke brukes som kravspesifikasjon – Noark-4 ble brukt slik – ”…alle obligatoriske Noark-krav…” • Behovsdefinering forutsetning for kravspesifikasjon – Standarden brukes i arbeidet med kravspesifikasjon • • • • Hvilke krav blir obligatoriske Hvilke andre krav blir aktuelle Hvilke svar gir standarden, og hvilke svar må vi finne selv Hvor mange kjerner – og hvorfor? En anskaffelse – er en prosess Behovsavklaring Behovsdefinering Kravspesifikasjon Konkurransegjennomføring Innføring/ gevinstrealisering Behovsavklaring • Grunnlaget for videre arbeider • Sentralt spørsmål : Hvorfor? • Beskrive formål og klart definere gevinster en søker å realisere gjennom et prosjekt • Forankring og etablering av prosjekt gjennom vedtak formålsbeskrivelse og gevinstplan (hos ledelsen) Trenger vi egentlig et nytt system? • Trenger vi et nytt sak og arkivsystem, eller kan vi få mer ut av det vi allerede har? – Bedre opplæring, bedre rutiner, mer oppfølging… – Følge opp leverandør, bedre vedlikeholdsavtale… • Hvorfor er vi ikke tilfreds med dagens system? – – – – Mangelfull funksjonalitet? Misfornøyde brukere? Tekniske problemer? Service fra leverandør? • Eller er det noe helt annet vi trenger? Behovsavklaring • Viktig å skille mellom problemer som skyldes – Organisasjonsmessige forhold • Mangelfull opplæring • Manglende etterlevelse av rutiner • Manglende oversikt, styring og kontroll – IT forhold • Lite brukervennlige grensesnitt/ gammel teknologi • Manglende/ ønskelig funksjonalitet • Drift og/eller systemutforinger – Leverandør • Tjenestekvalitet • Kvaliteten på tjenesteavtaler • Kundebehandling • Hva vi skal gjøre er avhengig av hva som er utfordringen! Behovsdefinering - arbeidsstøtte • Hvilke arbeidsprosesser skal støttes – Hva er det vi jobber med, og hva skal støttes av dette systemet? • Ulike prosesser har behov for ulik IT- støtte – Noark 4/5 komplette systemer er laget for generelle saksbehandlingsprosesser – Noen (mange) saksprosesser har behov for mer tilpasset støtte (fagsystemer) – Prosjekter passer dårlig i IT- støtte utarbeidet for generell saksbehandling (resultat: manglende arkivdannelse) Behovsdefinering – arbeidsstøtte (2) • Saksbehandling – en prosess som utføres for å behandle saker på vegne av en virksomhet og som leder fram til en autorisert beslutning – Generell saksbehandling – Spesialiserte saksprosesser • Kjerneprosesser (fagsystemer) • Støtteprosesser (anskaffelse, rekruttering osv) • Prosjektarbeid – En form for verdiverksted – Flere personer skaper noe sammen – Ikke entydig flyt fra start til mål Behovsdefinering - arkiv • Hvilke arkivdokumenter skal fanges i løsningen? – Hvorfor skal vi fange disse arkivdokumentene? – Hvor lenge skal de bevares? (Bk-vedtak?) – Hvilke andre karakteristika ved dem er nødvendige? • Compliance - arkivdanning som dokumentasjon på overholdelse av juridiske krav, forretningsbehov og økonomiske krav • Alle forretningsprosesser bør dokumenteres som arkivdokumenter, men hvor detaljert skal man være? – Har saksbehandler mulighet for å utøve skjønn? – Hva er risikoen for søksmål, og hva må vi da kunne dokumentere? – Virkningen det har på folk, på økonomien, miljøet eller samfunnet • Hvilke versjoner skal tas vare på, og hvilke endringer i dokumentet må dokumenteres? – Intern ansvarsfordeling, dokumentasjon på beslutningsprosessen Kravspesifikasjon • Bruke analysegrunnlag fra behovsdefinering til å kravstille hva nytt system skal gjøre • Identifisere, formulere og prioritere krav • Kravformulering – Funksjonelle • Hva en skal kunne gjøre med systemet • Brukerhistorier (tekstlige og modeller) – Ikke-funksjonelle • Hva systemet skal gjøre • Systemkrav • Tekniske krav Men hva skal vi kjøpe? • Det er stor forskjell på en kniv og en kniv • Spesialisert • Allsidig Hvilke krav bør stilles til et saksbehandlingssystem? • At det kan benyttes til å støtte opp under og dokumentere saksbehandlingen • At dokumentene som dokumenterer saksbehandlingen blir forsvarlig arkivert – Hva er forsvarlig arkivert? – Hvilke løsninger må til for at dokumentene blir forsvarlig arkivert? – Sikkerhetskrav Det handler om kontroll • Et offentlig organ er opprettet for å utføre et forvaltningsoppdrag hjemlet i lov – Arkivdanningen skal først og fremst understøtte dette formålet – Kravene fra arkivmyndigheten kommer i tillegg Men det er ingen motsetning mellom disse to hensynene • Påstand: Enhver virksomhet må ha ett eller annet system for internkontroll – Telle pølser når dagen starter og slutter, og kontrollere hvor mye penger som ligger i kassa mot hva som burde vært der – Større, mer komplekse virksomheter trenger systemer som er noe mer sofistikerte Hvor står vi i dag? • Fortsatt Noark 4-system dominerer markedet – Komplette arkivsystem med noe funksjonalitet for saksbehandlere – Primært fått endret avleveringsformatet – ellers lite nytt – Kun én måte å arkivere dokument på: som en journalpost i en sak • Noen i ”miljøet” har begynt å ta Noark 5 på alvor – Men det virker som de aller fleste fortsatt ikke helt forstår hva som er greia med Noark 5 • Hvilke muligheter den åpner for • Hvordan bruke standarden • Hvorfor har ikke Noark 5 blitt en større suksess? Utfordringer med Noark 5 • Standarden er vanskelig tilgjengelig – Først og fremst en pedagogisk utfordring – Arkivskaperne må forstå hvordan standarden skal brukes • Mange arkivskapere ønsker en kravspesifikasjon – Ser helst at noen har gjort jobben for dem – At standarden skal gi svar • på hvordan arkivdanning skal foregå, • hvordan rutinene bør utformes, • hvilke krav de kan stille til saksbehandlere • Vanskelig å forså hva en Noark 5 kjerne er Videre utvikling • Det viktigste i standarden bør beholdes – – – – Fokus på kjernekrav for arkiv i en løsning Arkivstruktur og metadata Fleksibilitet til å kunne brukes på flere typer løsninger Avleveringsformatet • Kanskje også ta skrittet fullt ut? – Rendyrke standarden som en arkivkjernestandard – Fremheve hvordan og hvilke ulike krav blir obligatoriske avhengig av hva løsningen skal brukes på – Fjerne en del funksjonelle krav – Grunnleggende skal standarden handle om hvordan prosesser, transaksjoner, mv. skal dokumenteres i løsningen Hva jobber vi med konkret? • Arbeidsliste med større og mindre endringer – Vurdering av enkeltkrav – Gjennomgang av enkeltkapittel • Kravene til frysing av dokument og metadata (?) • Kravene til avskrivning (?) • Kravene til elektronisk kommunikasjon (?) – Avlevering og uttrekk • Får vi med alt bevaringsverdig fra systemene? • Samsvar mellom Noark og øvrige krav til overføring? • Velfungerende godkjenningsordning Tjenestegrensesnittet • Det er satt i gang et prosjekt som jobber med det – Ledet av KS – Arbeidsgruppe med 14 medlemmer: leverandører og brukergrupper representert – Skal ha ”noe” ferdig til sommeren • Tar utgangspunkt i Geointegrasjonsstandarden – Angir grensesnittstandarder og prinsipper for samspill mellom fagsystemer og saks-/arkivsystemer innenfor kommunal sektor • Skal definere tjenester som dekker alle krav i standarden – Kan være snakk om inntil 200 operasjoner – Skille mellom obligatoriske og valgfrie tjenester • Standarden må revideres på noen punkt parallelt med utvikling av tjenestegrensesnitt – Alle objekter må få systemID – Obligatoriske krav med tanke på avlevering – ikke krav hvor det er klart når de er obligatoriske – Velge syntaks for søk? – … Nye mappetyper og metadata • Eiendomsdata: – – – – – – – • Bygningsnummer Gårdsnummer Bruksnummer Festenummer Seksjonsnummer Bolignummer Adresse (finnes) Plandata: – – – – – – – Opprinnelig PlanIdent Plan-IDent Plannavn Planstatus Plantype Vedtaksdato Area • Persondata – – – – – – – – – – – – – – – DUF-nummer Fødselsnummer/ Organisasjonsnummer Navn (finnes) Adresse (finnes) Telefon (finnes) Kontaktperson (finnes) Epost (finnes) Yrke Skole Barnehage Kjønn Sivilstatus Barn Nasjonalitet Inntekt • Organisasjonsdata: • • • • • Fødselsnummer/ Organisasjonsnummer Navn (finnes) Kontaktperson (finnes) Sektorform Virksomhet/Art/Bransje • Annet: • • Primærnøkkel i fagsystem Godkjenning/attestering Hva jobber vi med (2)? • Metadata – Virksomhetsspesifikke metadata – Metadata for nye mappetyper og registreringstyper • Byggesaksmappe, personmappe, osv. • Periodisering – Strengere kontroll av kravene til periodisering ved godkjenning av løsninger? – Andre måter å gjøre det på enn dagens regler til periodisering? • Klassifikasjon – I norsk forvaltning mister arkivnøkkelen betydning ved overgang til elektronisk arkiv – I internasjonal teori (MoReq, ISO 15489) blir klassifikasjon stadig viktigere • Arkivdanning – records management – Øke fokus på bevisverdi, juridiske og administrative behov – Uavhengig av bevaringsverdig, avlevering Supplement til standarden? • Utvidelser – Semantisk web, RDF, osv? – Interoperabilitet? • Veiledninger mv. – Fortettet Noark med obligatoriske krav? – Noark 5 for private? Innsalgsbrosjyre? • Terminologi – Sakarkiv, fagsystem, Noark kjerne og komplett, mv. – Hva mener vi med begrep, hvilken betydning får begrepsbruken, mv? • Noark og bevisverdi – Arkivregelverket tillater elektronisk arkivering – for arkivformål – I hvilken grad kan vi si at korrekt bruk av Noark gir troverdige dokumenter som kan brukes som bevis i en rettssak? Begrepet arkivdokument (”record”) er i ferd med å endres • Korrespondanse går ikke lenger via postmottakene • Arkivdokumenter er ikke lenger enkle binære objekt – Med assosierte metadata lagret separat • Isteden får vi (har vi) strukturerte data – Med data og metadata i samme innkapsling, uttrykt i XML • Vi har rimelig kontroll på ”digitaliserte papirdokumenter” – Eller elektroniske dokumenter som etteraper egenskapene til papirdokumenter – E-post hører til en viss grad i denne kategorien • Genuint digitalt skapte dokumenter har vi i liten grad løsninger for – Multimedia (dokumenter med innebygget video, lyd, mv., eks. websider) – Dynamiske og interaktive dokumenter (animasjon, prøver på nett, mv.) – Modeller, hvor saksbehandlingen foregår i modellen
© Copyright 2024