Myter om Noark-5 Martin Bould

Et forsøk på å rydde opp i typiske Noark-5 myter
11. November 2015
Myter om Noark-5
Martin Bould
Det er mulig jeg skal drive selvpisking på vegne
av arkivmiljøet?
• En annen variant er selvsagt
selvrefleksjon og selvkritikk
• Men – jeg skal også gjøre et
annet grep – jeg skal skylde på
andre!
2
Mytene om Noark-5 fører til
• Dårlige kravspesifikasjoner fra de som ønsker nye Noark-løsninger
• Har bidratt til å styrke oligopolsituasjonen som innebærer at vi leverandører av
videreførte Noark-4 og Noark-3 løsninger har opprettholdt markedsandelene
• Har stoppet / hindret kommersialiseringer av fornuftige og gode og innovative noark5 løsninger
• Opprettholde detaljerte krav knyttet til oppfyllelse av funksjonalitet som reflekterer
historikken til Noark-standarden og eldre og videreførte krav uten at man vet hvorfor
• Fører til krav om saksbehandlingsfunksjonalitet – svært mange ikke liker og ikke
bruker
• Fører til dårlige realiseringer av ekte elektronisk
dokumentasjonsforvaltningsfunksjonalitet i løsningene
3
Mytene om Noark-5
Skyldes også svakheter med standarden
• Det er altså ikke bare slemme leverandører eller dumme kunder som er
forklaringen
• Det er lovverk (journalføringsplikten som har nesten forsvunnet som
arkivbestemmelse og blitt en bestemmelse for offentlighetsloven)
• Kunstig skille (med dagens briller) mellom fagsystemarkiv og sakarkiv
• Det er / var frykten for at standarden skulle utvannes
• Det er manglende dokumentasjonsforvaltningsbestemmelser i
arkivloven
4
Fact
• En rekke av dagens saksbehandlingsprosesser som foregår i standardiserte
dokumentsentriske noark-løsninger vil i morgen behandles utelukkende basert på
strukturerte data og metadata som kommer inn og populerer datafelt i spesialiserte
eller generiske arbeidsflater
• Den kommunale utvalgsmodulen var ikke den første spesialiserte
saksbehandlingsløsningen
• Flere og flere arbeidsoppgaver som foregikk i noark-flaten blir flyttet ut til
saksbehandlingsflater med spesialiserte metadata og registerfunksjonalitet
• Det vil bli slutt på at elektroniske skjemaer genererer «brev» samtidig som man bare
benytter noen få av de strukturerte dataene i skjemaene for å tilpasse de metadataene
som finnes i journalføringsløsningens etterkommer som dagens noarkløsninger
foreløpig representerer
5
Dette er mytene som skal kommenteres!
Noark-5 myter
1.
Når du velger standard hyllevare Noark-løsning så vet du hva du får
2. Du får en bedre Noark-løsning ved å krysse av for alle
saksbehandlingsfunksjonalitetskravene i standarden
3. Virksomhetsspesifikke metadata er ikke Noark
4. Saksbehandlingsfunksjonaliteten i Noark-5 standarden inngår som obligatoriske
krav og er nødvendig for å gjøre ting riktig
5.
Vår løsning har nå justert sikkerhetsfunksjonalitet slik at de oppfyller kravene i
henhold til Noark-5
6. Det store spranget skjedde fra Noark-3 til Noark-4
6
Myte nr. 1
Når du velger standard hyllevare Noark-løsning så
vet du hva du får!
NEI
• Alle noark-leverandørene har lest og fortolket standarden på ulik måte,
og vi leverandører har hatt ulikt fokus på ulik funksjonalitet og måten
den er realisert på
• Vi har ulik logikk når det gjelder tilgangsregime, sikkerhetsløsninger,
prioriteringer når det gjelder arbeidsflater og administrasjon
7
Myte nr. 2
Du får en bedre Noark-løsning ved å krysse av for alle
saksbehandlingsfunksjonalitetskravene i standarden
NEI:
• Desto mer funksjonalitet, desto større muligheter for feil, og jo potensielt vanskeligere
blir løsningen å bruke for saksbehandlerne.
• Det er viktig å tenke HVA løsningen skal brukes til av HVEM for å deretter bestemme
kravene
• Det er en svakhet ved anskaffelsen at man ikke VET hvordan løsningen skal brukes og
for sikkerhets skyld stiller krav til at man skal ha alle moduler og all funksjonalitet –
og så får man finne ut hvordan eller hva løsningen skal brukes til etterpå
Hvor mange av dere har løsninger (fagsystemer, og arkivsystemer med
moduler) dere ikke bruker?
8
Myte nr. 3
Virksomhetsspesifikke felt er ikke Noark
• Og det er derfor ikke nødvendig å la dem inngå i avleveringsuttrekket
JO!
• SGK-dokumenter finnes fortsatt! (hvem av dagens saksbehandlere har
hørt om SGK?). Secret fact - Den reelle funksjonaliteten i SGK
foreligger i dag helt andre steder enn i Noark-løsningen
• Det er lov å realisere løsningen på den måten
9
Myte nr. 3
Fortsatt
• Fra oss leverandører så er det lov å si at virksomhetsspesifikke felt ikke
inngår i uttrekket (det er en begrensning i løsningen dere har kjøpt),
• Men, dersom en forsvarlig kassasjons- og bevaringsvurdering og vedtak
fører til at fravær av virksomhetsspesifikke metadata innebærer
uhjemlet kassasjon, må dere brukere av løsningen sikre at denne
typen dokumentasjon blir bevart på en eller annen måte.
Selvsagt er dette funksjonalitet som ikke uten videre er realiserbar. Den
koster penger. I tillegg har den sjelden vært tema i anbudsforespørsler
gjennom de årene jeg har vært i bransjen.
10
Myte nr. 4
Saksbehandlingsfunksjonaliteten i Noark-5
standarden inngår som obligatoriske krav og er
nødvendig for å gjøre ting riktig
11
Svar til myte nr 4.
Nei
• Noark-løsningen må være i stand til å arkivere dokumentasjon fra
saksbehandlingsprosessene med nødvendige metadata som til sammen
oppfyller lovpålagte krav – og ikke minst (med utgangspunkt i arkivloven
som forsknings- og kulturhistorielov) også sekundærinformasjonsverdien
• Noark-løsningen må være i stand til å produsere de rapportene (for
eksempel offentlig journal mm) som man er pålagt for å sikre innsyn og
offentlighet
• Dersom eksterne saksbehandlingssystemer ivaretar dokumentfangst og
kvalitetssikring og rapporter er det åpenbart ikke nødvendig med en
arkivararbeidsflate som understøtter den elektroniske journalføringen fra
1740
12
Eksempel fra Utdanningsdirektoratet
• Har nå fire fagsystemintegrasjoner med noark-systemet sitt
• De har på trappene ytterligere to fagsystemer som vil helt direkte erstatte
saksbehandling som tidligere har foregått i noarkløsningen
• På sikt er det mulig at det meste av sakshandlingen foregår i andre
systemer og oppgaven til noark-løsningen deres blir å arkivere og
dokumentere
• EVRY må da for eksempel konkurrere med saksbehandlingssystemene til
vår egen organisasjon, til BEKK, og til andre som lager mer
hensiktsmessige arbeidsflater for å løse spesifiserte oppgaver enn
standardproduktet
13
Myte nr 5
Vår løsning har oppfylt sikkerhetskrav i henhold til
Noark
• Det foreligger i dag ikke noe annet enn overordnede
sikkerhetskrav i Noark-5 standarden
• Sikkerhetskravene er avhengig av formålet til løsningen. Strenge krav
til tilgangskontroll er avhengig av beskyttelsesbehovet og formålet
• OG ikke minst – man bør aldri avfeie et ønsket sikkerhetskrav fra
virksomheten med henvisning til at «det ikke er Noark»
14
Videreførte arkivarprosesskrav fra Noark-4
• Har bidratt til at mange løsninger ikke alltid har oppfylt tilstrekkelig
kravene til integritetssikring knyttet til dokumentasjon av
saksbehandlingen
• Men, på den annen side – er kravene gode nok for virksomheten er det
ikke nødvendig å prioritere forbedringer fra leverandørsiden, når
kundene etterlyser oppfyllelse av andre og mer synlige krav
15
Myte nr 6
Det store spranget var fra Noark-3 til Noark-4
• Det er et faktum at etter at vi fikk Noark-5 standarden har ikke
Riksarkivaren hatt behov for å gi dispensasjon fra Noark-krav systemer for
elektronisk saksbehandling (med tilhørende
dokumenthåndteringsfunksjonalitet)
• Noark-4 standarden var en fullverdig elektronisk saksbehandlingsløsning
for saksbehandling innenfor et avgrenset forretningsdomene, med en (for
liten?) støtte for fagsystemenes måte å organisere saksdanning og
dokumentasjon på.
• Med en N-5 løsning kan man i prinsippet arkivere (på en tilstrekkelig god
måte dokumentasjon fra et hvert fagsystem opp til pasientjournaler)
16
Allerede for 45 år siden (trygdesystemene)
• Oppstod den første elektroniske arkivdanningen i Norge og spør man
Justisdepartementets lovavdeling, vil den dokumentasjonen som
oppstod fra de systemene være journalpliktige
• I dag har Arkivverket mottatt en rekke elektroniske arkiver av
registerbasert type
• Det eneste nye ved overgang fra N3 til N4 var at man nå også bevarte
den elektroniske varianten av papirdokumentene. For øvrig noe som er
et overgangsfenomen i oppkomsten av all den saksbehandlingen som
nå foregår gjennom utveksling og gjenbruk av data i strukturert form
17