NORDB YTLINET B ORETTS LAG FOLLO BOLIGBYGGELAG Referat fra Stvremøtet onsdag 11. iuli 2012 Tilstede: Helge Sørum Steffen Larsen Torunn Franang Tove Mangård Fravær: Jan Åge Eriksen Saknr. 0712012 Godkjenning av protokoll fra styremøte 6.juni 2012.07 .12 Vedtak: Referat fra møtet 6. juni ble enstemmig godkjent og underskrevet. Sak nr. 08/2012 Gjennomgang av status Vedtak: - overtakelse av fellesareal og tekn. anlegg Overtakelsesprotokoll og lister etter overtakelse av fellesareal og p-kjeller tas til orienteringEtterkontroll er berammet til torsdag 23. august kl. 08.30 - Helge og Tove stiller på denne. Helge og Tove stiller også på et møte med entreprenøren fredag 13. juli kl. 1200 for giennomgang av FDV-dokumentasjon med mer. - Punkter til oppfølging som tas opp med entreprenøren fredag 13. juli: Branntetting, brannmerking og sjekke alle branndører at de lukker som forutsatt. Asfaltkant - innkjøring til p-kjeller Merking av giesteparkering ooNr. 1 - L5'o - forvillende? Samme nummer som i P-kjeller Renhold i p-kjeller, ute mellom blokkene og i fellesarealene i blokkene som ble lovet utført mandag 09. juli? Feil ved ventilasjonsanlegg? Har stoppet ved flere anledninger? utbedret? Guh.varmen og varmtvannet - er det i full drift? Melder om kalde gulv og dårlig varmt vann i dusjen. Dårlig vanntrykk - spesielt Det skal leveres oppslagstavle m/alu ramme 60 x 90 cm i hvert bygg - ref beskrivelsen Sak 09/2012 Gjennomgang av avtaler og kontrakter i forbindelse med borettslagets fellesarealer og tekniske anlegg. NORDBYTLINET BORETTSLAG FOLLO BOLIGBYGGELAG Vedtak: Styret gikk enstemmig inn for at styreleder Helge Sørum får fullmakt til å signere avtaler som skal på plass i forbindelse med drift og vedlikehold av tekniske installasjoner i borettslaget. Helge følger opp og tar kontakt med følgende firmaer for å få på plass avtaler og underskrifter: - Serviceavtale for heisene giennom Kone AS må purres opp - avtale må signeres Abonnement mottak brannalarm giennom Alarmsentral Brann øst avtale ble signert på møtet. Serviceavtale for brannalarmanlegg - purre opp leverandøren. Kontrakt Vestby Fjernvarme - avtale er skrevet under av utbygger men mangler underskrift fra Vestby Fjernvarme AS - mail datert 5. juli: bekreftelse at gravearbeider for rørnett kan begynne etter fellesferien. Purre opp underskrift på avtale fra VF. Serviceavtale med ventilasjonsleverandør Østfold Enøk og Ventilasjon AS - må puffes opp. Sak nr. 11/2012. Kravspesifikasjon (mal) for anbud renhold, vaktmestertjenester, snørydding etc. og definere alternative tilbydere. Vedtak: - - Renholdstjenester: Utkast til anbudsdokument ble gjennomgått og 3 tilbydere forespørres for prising av tilbud som styre vil ta stilling til. Helge og Tove tar befaring med disse fredag 13. juli. Vaktmestertj enester, snørydding etc. : Steffen Larsen sa seg villig til å være ansvarlig for skifting av lyspærer i fellesareal og p-kjeller. Rapportere lyskilder for brann- og rØmningslamper hvis det ikke lyser. Styret utarbeider eget HMS program for borettslaget. - Styret ble enige om å innhente anbud på vaktmestertjenester fra minimum 2- to selskaper. - Styret lager et utkast til anbudsdokument for vaktmestertjenester og tar kontakt for befaring. Av innhold nevnes bl.a: Plenklipping og opprensking i beplantede områder ved behov.Snøbrøyting og strøing ved behov. Holde sluk og avløp åpne, renske takrenner. Vårfeiing av asfalterte og steinsatte områder. Feiing av garasjeanlegget en gang pr. år Sjekking og smØring av låser og dørpumper Fjerning av iøyenfallende søppel. - NORDBYTLTNET BORETTSLAG FOLLO BOLIGBYGGELAG Sak l2l20l2 Praktiske oppgaver og informasjon til andelshavere. Styret gikk enstemmig inn for å lage en egen informasjonsmappe som til alle andelshavere og leietakere i borettslaget. Tove kjøper inn mapper og skilleark. Steffen trykker opp papirer etter bekreftelse på korrektur fra Helge/styret. Av innhold nevnes bl.følgende følgende: Vedtak: sendes ut Forslag til markiser: Helge kontakter et par firmaer for giennomgang og forslag. Styret vedtok enstemmig å gå for den farge på markiser som arkitekten har foreslått: o'Ensfarget - lys grå. Mellom fargekode NCS S 1000 N / S 1500 N / S 2000 N" Selv om arkitekten ikke anbefaler frontlapp og bordero gikk styret inn for å kunne ha det der det er hensiktsmessig i forhold til solskjermingen. Plassering av sykkelstativ - Ved befaring ble det bestemt å sette et sykkelstativ på venstre side ved nedkjøring til p-kjeller A og et annet mellom p-plass 19 og boddør. Strøm i bodene - Tove purrer opp henvendelse til entreprenøren o o Oppslagstavle i trapperom - entreprenøren skal levere en stk til hver blokk 60 x 90 cm med alu-ramme - Tove sjekker leveringen av disse. Hjemmeside og e-postadresse til borettslaget - tar dette opp på neste møte når Jan Åg. er tilstede. Borettslaget kan overta domenet Nordbytunet når alle leilighetene er solgt. Kontaktopplysninger til styret - Tove laver oppstilling på dette. Husordensregler - noen justeringer ble giort og endelig utkast utferdiges av Tove. Info MOVAR - tømmekalender og informasjon fra Movar - Tove ber om informasjon fra Movar. Branninfo og branninstruks - utkast ble giennomgått og justert - Tove korrigerer dette. Avlesing av strømmålere til leilighetene - sfyret gikk inn for å kunne lese av måIerne ca den 1. i hver måned og oversende dette til andelseierne slik at andelseierne ikke selv må lese av dette. Utarbeide et skjema hvor andelseierne og leietakerne opplyser navn og telefonnr, e-postadresse med mer for retur til styret Sosialt treff - "Bli kjent trefP'med grilling av pølser og hamburgere + drikke planlegges torsdag16. august kl. 18.00 - Tove laver utkast til invitasjon. Info bestilling av ekstra nøkler. Sak 1212012. Datoer for styremøter 2012. Følgende datoer ble berammet for styremøter i 20122 Vedtak: Onsdag 15. augustr12. septemberrlT. oktoberr14. november og12. desember. Møtene starter kl. 18.00 - sted blir annonsert i innkallingen. NORDBYTLINET BORETTSLAG FOLLO BOLIGBYGGELAG Sak nr 13/2012 Eventuelt. A) Div. innkjøp til borettslaget: - Lyspærer Gardintrapp Strøkasser Askebeger for oppheng. Søppelbøtter for oppheng HMS system for borettslaget Vedtak: B) Brannøvelse Tas opp på neste styremøte hvem som giør hva! Vedtak: Tas opp på neste møte hvordan dette bør giennomføres og beramme et tidspunkt for dette. Evt. kontakte brannvesenet for at de også kan være med på en slik øvelse? c) Dekkstativ Vedtak: låsbart? - oppheng av dekk ved parkeringsplass (ref. Husordensreglene) Steffen tar kontakt med noen firmaer som evt. har opplegg for slikt, bør være D) Skilting. Vedtak: - Seffe opp diverse skilter i fellesareal og p-kjeller/gjesteprakeringen: Røyking forbudt! Be entreprenØren om merking av dørene inn til bodområdene. Enighet om at skilter til postkassene bestilles med hvit bakgrunn og sort skrift, også opplyse leilighetsnr. Eks. L.NR. A33. E) Diverse papirer - til underskrift fra styret: Pantedokumenter til Husbanken Pantedokument for sikkerhet for andelseiernes innskuddsdel/egenkapital. Erklæring om kausjonsfritak Neste styremøte onsdag 16. august kl. 18.00 hos Steffen i A36. Godkjent styrereferat fra møte I l. juli 2012 i;.ffi"tr,.:{Å""e Varamedlem S'.',',)r*pfu