Digitalt planregister
Rettleiar digitalt planregister Rapport – Nordhordlandsprosjektet STATENS KARTVERK Forord I september 2009 inngjekk Statens kartverk avtale med Regionrådet Nordhordland IKS om å gjennomføre eit pilotprosjekt for digitalt plan register etter § 12 i den nye kart- og planforskrifta. Arbeidet starta i september 2009, og vart ferdigstilt i oktober 2010. Prosjektet har hatt slik samansetning: Styringsgruppe Kåre Wiik, Lindås kommune, leiar Anny Bastesen, Meland kommune Sigurd Langeland, Statens kartverk, prosjekteigar Prosjektleiar Torbjørn Trageton – Regionrådet Nordhordland IKS Prosjektgruppe Hilde Lillelid Jacobsen – Meland kommune Kjersti Furnes Soltvedt – Masfjorden kommune Trine Solberg Johansen – Statens kartverk Tommy Veland – Lindås kommune Prosjektleiar med prosjektgruppa frå venstre: Hilde Lillelid Jacobsen, Kjersti Furnes Soltvedt, Torbjørn Trageton, Trine Solberg Johansen, Tommy Veland Vi vonar at denne rettleiaren med sine vedlegg, vil vera til god nytte for kommunane i sitt arbeid med digitale planregister. Reglar og rammeverk for dei kommunale planregisterarbeida endrar seg over tid. Noko av inn haldet i denne rettleiaren kan ved det bli utdatert. Men mangt vil vera faktainformasjon med lang brukstid. Digitalt planregister 2 Vi vil til slutt takke alle som har medverka til det resultatet som no ligg føre. Ei særskild takk for tilbakemeldingar vi fekk i kvalitets sikringsrunden i sluttarbeidet med boka frå Magnar Danielsen, Miljøvern departementet, Endre Leivestad, Bergen kommune, Ida Rørbye, Sigurd Langeland og Tore Bø, Statens kartverk. Ei særskild takk òg til Øivind Mehlum, Statens kartverk som har stått for sluttarbeida med utsjånaden av produktet. Fotografi som er brukt i rettleiaren, er enten tekne av medlemene i prosjektgruppa eller tilsendt oss frå vedkomande til bruk i rettleiaren. Miljøverndepartementet er forkorta MD, Statens kartverk er forkorta SK og Nordhordland er forkorta NH i resten av dokumentet. Samandrag Rettleiaren gjev ei innføring i etablering drift, forvalting og vedlikehald av digitalt planregister. Prosjektet Digitalt planregister - Pilot Nordhordland, fortel om sine erfaringar knytt til etablering og bruk av digitalt planregister i regionen. Den teoretiske ramma for eit digitalt planregistersystem er såleis prøvd ut, og praktisk gjennomført så langt som det var mogleg ut frå dei tekniske løysingane som har vore tilgjenglege. Lov, forskrift, produktspesifikasjonar, datamodell, MD sin veileder og lovkommentarar er samanhalde, og gjev dei konklusjonar som denne rettleiaren fortel om. I vedlegg A er ei oversikt over dei aktuelle dokumenta. Kommunane vil ved oppfylte lovkrav ha eit verktøy som gjer analog planinformasjon lett tilgjengeleg i digital form, gratis på internett. Publikum, sakshandsamarar og vedtaksorgan får ved det ein oversiktleg og brukarvenleg informasjonskanal som dei kan nyttiggjere seg. Vedlegga til rettleiaren er supplerande tillegg til hjelp for kommunane og andre ved etablering og forvalting av digitale planregister som skal tilfredsstilla det nye lovkravet. Digitalt planregister 3 Innhald 1 Innleiing 7 1.1 Prosjektet Digitalt planregister – Pilot Nordhordland 7 1.2 Mål 7 1.3 Bakgrunn for digitalt planregister i Nordhordland 7 2 Formåla med digitalt planregister, heimelsgrunnlag og krav 8 2.1 Formål og definisjon for digitalt planregister 8 2.2 Heimelsgrunnlag og forskriftskrav til digitalt planregister 8 2.3 Minstekravet 8 2.4 Etablerings- og føringsmetodar for digitalt planregister 9 2.5 Når må ein kommune må ha eit digitalt planregister 9 2.6 Digital arealplan 9 3 Kvifor digitalt planregister? - ”Fem på gata” 10 4 Digitalt planregister - før, no og i framtida 11 4.1 Før lovkravet 11 4.2 Etter lovkravet 12 4.3 Naudsynt utvikling framover 12 5 Konvertering og supplering for eit komplett digitalt planregister 12 5.1 Arealplan ført i digitalt planregister før 01.01.2010 13 5.2 Arealplanar vedtekne før 01.01.2010 13 6 Etablering av digitalt planregister etter kart- og planforskrifta § 12 pkt. 1 – vedtekne og endra arealplanar 13 6.1 Val av registersystem 14 6.2 Installasjon av registersystem og eventuell filservar 14 6.3 6.4 Gjennomgang av kommunale arkiv og arkivdepot 6.5 Digitalt planregister Data og dokument som skal, bør og kan hentast frå arkiv14 6.3.1 ”Skal” – I kart- og planforskrifta § 9 15 6.3.2 ”Bør” – Om, eller når hendinga skjer 15 6.3.3 ”Kan” - Del 4. av produktspesifikasjonen 15 Gjennomgang av statlege og fylkeskommunale arkiv 6.5.1 Riksarkivet 6.5.2 Fylkesarkivet 6.5.3 Statleg arkiv 15 16 16 16 16 4 6.6 Dokumentsortering, klargjering og skanning 6.7 Arealplankart 6.7.1 Analoge arealplankart 6.7.2 Digitale arealplankart 17 17 17 17 6.8 Tildeling av Nasjonal arealplan-ID og plannamn 18 6.8.1 Nummereringssystem 18 6.8.2 Plannamn 19 6.8.3 Retningsliner for tildeling av Nasjonal arealplan-ID og plannamn 19 6.9 Innlegging av arealplanar i digitalt planregister 19 6.10 Planrelasjonar 19 7 Etablering av digitalt planregister etter kart- og planforskrifta § 12, pkt. 2 – mindre endringar av vedteken arealplan 20 7.1.1 Kva er mindre endring av ein plan? 20 7.1.2 Data og dokument som skal registerførast 21 8 Etablering av digitalt planregister etter kart- og planforskrifta § 12, pkt. 3 - dispensasjonar 21 8.1 Dokument og data 21 8.2 Georeferering 22 8.3 Objektkatalog 22 8.4 Symbol i kartet 22 9 Etablering av digitalt planregister etter kart- og planforskrifta § 12, pkt. 4 – mellombels forbod mot tiltak 22 23 9.1 Deleforbod nedlagt før 01.07.2009 10Etablering av digitalt planregister etter kart- og planforskrifta § 12, pkt. 5 – planar tatt under handsaming 23 11 Etablering av digitalt planregister etter kart- og planforskrifta § 12, pkt. 6 – motsegn og klage 23 12 Bortsetting av arbeid i samband med etablering av digitalt planregister 24 13 Forvalting og vedlikehald 24 13.1Kvalitetssystem for forvaltning og vedlikehald 25 13.2Oppdatering - kommunale data 25 13.3Oppdatering - fylkeskommunale og statlege plandata 25 13.4Tilgjengeleggjering av planinformasjon på internett, jf. § 14 i kart- og planforskrifta 13.4.1 Kommunane si heimeside (kommuneportalen) 13.4.2Kommunane sitt planregistersystem 26 26 26 Digitalt planregister 5 13.4.3Kommunane sin felles kartportal 13.4.4 Nasjonalt registersystem via Norge digitalt 14 Arkiv 26 27 27 14.1Årsversjonar jf. § 4 i kart- og planforskrifta 28 14.1.1 Årsversjon av planregister 28 14.1.2 Årsversjon av basiskart 29 14.1.3 Årsversjon av det offentlige kartgrunnlaget 29 14.1.4 Raster kopiar - nemnd i basiskart og det offentlige kartgrunnlaget 29 14.1.5 Det statistiske føremålskravet 30 14.1.6 Kvar gjer ein av årsversjonane? 30 15 Kostnader og finansiering 30 15.1Kostnader i samband med etablering av digitalt planregister 15.1.1 Å få på plass eit registersystem og eit driftsarkiv for innhaldet i planregisteret 15.1.2 Etablering av digitalt planregister etter kart- og planforskrifta § 12 15.1.3 Utarbeide tilbodsdokument m.v. 15.1.4 Eventuelt kjøp eller leige av utstyr, lokale o.l. 15.1.5 Opplæring 31 31 31 32 32 32 15.2Driftskostnader 15.2.1Kostnader til systemvedlikehald/utvikling, IKT-drift/leige av web-hotell 15.2.2Innlegging av nye data 15.2.3Dataforvalting. 15.2.4Opplæring av nytilsette og fagleg oppdatering 33 15.3Finansiering 15.3.1 Etableringskostnadene 15.3.2Driftskostnadene 34 34 34 16 Tips og triks 34 Vedleggsliste 35 33 33 33 33 Digitalt planregister 6 1 Innleiing 1.1 Prosjektet Digitalt planregister – Pilot Nordhordland I forordet er gitt ei kort orientering om prosjektet: Digitalt planregister – Pilot Nordhordland. Rettleiaren er ingen sluttrapport frå prosjektet, men ein delrapport med tilhøyrande vedlegg for følgjande spesifiserte prosjektmål: 1.2 Mål Mål 1 Å utarbeide ein rettleiar i etablering og forvalting av digitale planregister i samsvar med § 12 i plan- og kartforskrifta for kommunar som ønskjer å etablere digitale planregister etter Etableringsmetode 1 – eit plan registersystem som forvaltar alle data som tilhøyrer modellen. Mål 2 Å formidle erfaringane som kommunane i Nordhordland har tileigna seg i arbeidet med å etablere, forvalte, drifte og vedlikehalde eit digitalt planregister. 1.3 Bakgrunn for digitalt planregister i Nordhordland I 2003 inngjekk Regionrådet Nordhordland IKS avtale med Bravida Geomatikk AS (nå Geomatikk IKT AS) lisens- og driftsavtale for bruk av firmaet sitt digitale planregistersystem. Og dei 9 kommunane i IKS-et (Austrheim, Fedje, Gulen, Lindås, Masfjorden, Meland, Modalen, Osterøy og Radøy) inngjekk samordna avtalar med firmaet om konsulentbistand i samband med etablering av registeret. I 2005 blei eiga samordna vedtekt til då gjeldande § 5 i Lov om plan legging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven, heretter kalla pbl.) sett i kraft. Den lokale vedtekta fastset m.a. at alle som leverer inn forslag til reguleringsplanar eller endring av gjeldande plan, skal levere desse på vektorform og etter gjeldande SOSI-standard. Til hjelp for planleggjarane blei det i 2007 publisert eigen rettleiar kalla ”Startpakke for private planar”. Denne er oppdatert i høve endringane som kom i pbl. frå 1. juli 2009. Startpakken er tilgjengeleg på Region rådet Nordhordland IKS sin nettstad www.nordhordland.net og på nettstaden www.bing.nu under fana Plansak. I startpakken er m.a. internettlenke til den lokale kart- og planvedtekta, som etter overgangs reglane i ny pbl. gjeld til 01.07.2017. I 2009 blei Vaksdal kommune assosiert medlem av Regionrådet Nord hordland IKS. Avtalen med Geomatikk IKT AS blei utvida til også å gjelda Vaksdal kommune. Prosjektet: Digitalt planregister – Pilot Nord hordland femner såleis om dei nemnde 10 kommunane. Digitalt planregister 7 2 Formåla med digitalt planregister, heimelsgrunn- lag og krav 2.1 Formål og definisjon for digitalt planregister I Ot.prp. nr. 32 (2006-2007), finn vi formåla med eit digitalt plan register: ”Forenkling, effektivitet og fleksibilitet i planleggingen. Plansystemet skal ivareta to hovedfunksjoner: Det skal sikre gode hel hetsløsninger, langsiktige hensyn og samfunnsøkonomisk effektivitet, samtidig som det skal ivareta behovet for raske og forutsigbare avgjørelser for private og offentlige interessenter.” Å etablere, forvalte, drifte og vedlikehalde eit digitalt planregister har stor nytteverdi for samfunnet. Derfor har mange kommunar etablert slike register fleire år før dette faktisk vart eit lovkrav. Eit digitalt planregister har vore, og vil vere, til nytte for både kommunen si eiga forvaltning, for publikum, næringslivet og den lokal demokratiske prosessen. I § 2 i forskrift om kart, stadfesta informasjon, arealformål og kommunalt planregister (heretter kalla kart- og planforskrifta) er digitalt planregister definert slik: ”digitalt planregister, database med fullstendig og systematisert informasjon over endelig vedtatte arealplaner mv.” 2.2 Heimelsgrunnlag og forskriftskrav til digitalt planregister I § 2-2 i pbl. – er krav om digitalt planregister heimla, og lyder: Kommunene skal ha et planregister som gir opplysninger om gjeldende arealplaner og andre bestemmelser som fastlegger hvordan arealene skal utnyttes. Departementet kan gi forskrift om kommunalt plan register, herunder bruk av elektronisk planregister. I § 12 i kart- og planforskrifta – er krav til digitalt planregister gjeve, og lyder innleiingsvis: ”Digital arealplan som kommunen har hatt ansvar for å fremstille eller som den har krevd levert inn i digital form etter § 7 første ledd første punktum, skal føres inn i digitalt planregister...” Eit digitalt planregister på internett er det verktøyet som vil realisere måla nedfelt i pbl. § 2-2. 2.3 Minstekravet Digitalt planregisteret skal innehalda alle arealplanar som er vedtekne etter 01.01.2010 og alle kunngjorde planarbeid til handsaming etter 01.07.2009. I tillegg skal registeret ha ei planoversikt for gjeldande arealplanar vedtekne før 01.01.2010. Digitalt planregister 8 2.4 Etablerings- og føringsmetodar for digitalt planregister Det er to metodar for etablering av eit digitalt planregister. Etableringsmetode 1. Eit planregistersystem som forvaltar alle data som tilhøyrer modellen eller Etableringsmetode 2. Eit planregistersystem som vert forvalta i sam spel mellom sak/arkiv/eigenskapsregister for arealplanar/forvaltnings system for digitale arealplanar og planområde. Uansett kva for metode ein går for, må ein hugse på at den lokale løysinga, skal kommunisere med den framtidige nasjonale innsyns løysinga via Norge digitalt samarbeidet. Ein bør derfor vera konsekvent i all namnsetting og bruk av nøklar. Eit digitalt planregister, kan førast på tre ulike måtar: Føringsmetode 1. Digitalt planregister etter § 12 i kart- og plan forskrifta Føringsmetode 2. Planregister som planoversikt etter § 13 i kart- og planforskrifta Føringsmetode 3. Komplett digitalt planregister 2.5 Når må ein kommune må ha eit digitalt planregister Av MD sin rettleiar til forskrifta går det fram at kommunar som har etablert digitalt planregister, er pliktig til å ha eit planregister som til fredsstiller minstekrava gitt i § 12 i kart- og planforskrifta. For dei kommunane som ikkje har eit digitalt planregister frå før, må dei etablere dette om eller når ein av tre situasjonar har oppstått/oppstår: 1.Kommunen har hatt ansvar for å framstille ein digital arealplan 2.Kommunen har krevd levert arealplan i digital form etter § 7 første ledd første punktum i kart- og planforskrifta 3.Ved endring av gammal plan som ligg føre i SOSI Dette medfører i prinsippet at dei kommunane som ikkje har eit digitalt planregister i dag, om kort tid må etablere dette, eller allereie etter lov kravet skulle ha etablert det. 2.6 Digital arealplan For å kunne sortere under definisjonen ”digital arealplan”, må dokumenta for arealplanen vere digitale og arealplankartet ligge føre i vektorformat. Eit skanna arealplankart med vektorisert planomriss, gjev ikkje ein digital arealplan. For føring av arealplanar i digitalt planregister, skal planen ligge føre anten som ein digital arealplan, eller med skanna dokument og areal plankart med vektorisert planomriss. Arealplankartet bør i tillegg vera georeferert1 . 1 Skanna arealplananar i rasterform kan gjerast om til stadfeste biletdata ved såkalla georeferering ved hjelp av kjente koordinatsette for tilstrekkeleg mange punkt i plan kartet. Digitalt planregister 9 3 Kvifor digitalt planregister? – ”Fem på gata” Vi har spurt Fylkesmannen, ein byggjesakshandsamar, ein planleggjar, ein politikar og ”mannen i gata” korleis dei brukar innsyn i digitalt planregis ter og kva nytte dei har av at planinformasjon er tilgjengeleg på nett. Namn: Jostein Klette Yrke: Fylkesmannen i Hordaland Førstekonsulent ved Miljøvernavdelinga Fylkesmannen fungerer som eit kontrollorgan. Eg kontrollerar mest opp mot kommuneplanar. Ein del av planane er av litt eldre dato og vert sendt til oss i papirformat. Men kommunane nyttar meir og meir henvising til plan registeret når planane vert sendt på høyring. Vi ser det som ein fordel å finne planane digitalt på nett framfor å få dei i papirformat så sant registeret er oppdatert. Ved endring av planar er det ikkje alltid at den opprinnelige planen er med eller vert vist til på nettsidene. Det kan då vere vanskeleg å søke fram rett plan. Mulig at søkefunksjonen burde vore betra. Men samla sett er det positivt at planane vert tilgjengeleg gjort i eit digitalt planregister. Namn: Roald Kvingedal Yrke: Byggesakshandsamar i kommune Teknisk, miljø og landbruk i Masfjorden kommune Masfjorden kommune brukar BraPlan som sitt digitale planregister. Når eg jobbar med sakshandsaming brukar eg to PC-skjermar. Då er det greitt å ta opp planregisteret på den eine skjermen for å kontrollere søknadene mot aktuelle planar. Eg brukar også innsyn i registeret for andre kommunar for å få idéar til utarbeiding av føresegner til eigne planar. Når eg har kundar eller ansvarleg søkjar på telefonen sparar vi mykje tid på å guide kundane inn i planregisteret og kartportalen for å finne den informasjonen som kundane treng. Namn: Monica Eidsheim Eide Yrke: Byggingeniør, teknisk samfunnsplanlegging Areal og samferdsel - Rambøll Eg brukar planregisteret mykje i jobbsamanheng, til dømes ved oppstart av planarbeid og ved arbeid med planskildringar. Då går eg alltid inn via Bergens regionkart eller Nordhordlandskart o.l. for å sjekke reguleringsplanar i området rundt nytt planområde, sjekke kvar nytt planområde ligg i kommuneplan osv. Veldig greitt å kunne gå via kart, og direkte få opp gjeldande planar for det aktuelle området. Andre gonger finn eg planar eg treng innsyn i via kommunen sine heimesider direkte. Veldig nyttig at planane ligg på nett. Kan ikkje heilt sjå for meg korleis det hadde vore om dei ikkje gjorde det. Hadde nok vore veldig tungvindt i alle fall! Digitalt planregister 10 Namn: Håkon Matre Yrke: Politikar Ordførar i Masfjorden kommune og leiar av Regionrådet Nordhordland IKS Eg er neppe den mest aktive brukaren av tenesta, men når eg har bruk for å finna oversikt over planstatus for eit område, er planregisteret eit kjempegodt verktøy. Det at ein får med både vedtak, kart og for eksempel føresegner, gjør at dei fleste avklåringar kan skje online uavhengig av dag og tid på døgnet. Planregisteret vert stort sett brukt til å finna (eventuelle) planar for eit område der eg ikkje kjenner planstatus. Stort sett gjeld dette Masf jorden, men også i andre kommunar, spesielt i Nordhordland, har eg vore på besøk. Det at planinformasjonen finst på nettet, gjer at brukarane er uavhengig av dag og klokkeslett for å få tilgang til plan oversikta, og samstundes er det svært rasjonelt for dei kommunalt tilsette, som alternativt må ta seg av spørsmåla, kopiera og senda dokument m.v. Er planregisteret godt nok kjent ”på gata”? Namn: Irene Sætre Yrke: Student Studerar ved ingeniørhøgskulen i Bergen Eg brukar linken til Nordhordlandskart frå heimesida til kommunen for å finne m.a. plan informasjon. Eg syns det er greitt å leite på n ettet før eg eventuelt tar kontakt med kommunen for informasjon. 4 Digitalt planregister – før, no og i framtida. 4.1 Før lovkravet Dei første digitale planregister så langt vi kjenner til blei utvikla i Oslo og Bærum kommune starten av 1990 åra (ulike system). Dette var før det låg føre lovfesta krav eller nasjonal standard for digitale plan register. Oslo hadde sitt registersystem rimeleg komplett i 1995 til internt bruk. (Internettilgang til registeret er ennå ikkje på plass; men internettilgang til planinformasjonen er sikra på annan måte.) Etter kvart kom nye kommunar og kommunale system til. Det var behovet og rasjonaliteten av å ha slike register i kommunane som var drivkrafta for utviklinga av dei register som kom i bruk. Så vidt vi har fått opplyst, var Trondheim kommune den første som gjorde sitt digitale planregister tilgjengeleg på Internett (2002). Tre program-/systemleverandørar såg her ein framtidig marknad og sette i gang utvikling av digitale planregister. Dette skjedde i kontakt med ein eller fleire brukarkommunar. Digitalt planregister 11 Følgjande firma hadde utvikla system for digitale planregister før lovkravet kom: •Bravida Geomatikk AS (nå Geomatikk AS) •Norconsult AS •Norkart AS (nå Norkart Geoservice AS) I og med at det ikkje låg føre nokon nasjonal standard eller lovreglar for eit slikt register, var dei ulike systema som var i marknaden ulike både kva gjaldt oppbygging, datainnhald og funksjonalitet. 4.2 Etter lovkravet Med den nye pbl. fekk ein spesifiserte nasjonale krav til kommunane sine digitale planregister, krav som gjekk ein god del vidare enn det dei utvikla planregistersystema dekte. Systemleverandørane fekk dermed ei utfordring i å vidareutvikla sine system til minimum å dekka alle krava i dei nasjonale spesifikasjonane for det digitale planregisteret. I dag er det berre dei tre nemnde firma som er systemleverandørar for digitale planregister. Nytt er at Geomatikk AS samarbeider med firma Geodata AS i vidareutviklinga. Det ligg utanfor prosjektet å skildre likskap og ulikskap ved eksisterande system. 4.3 Naudsynt utvikling framover I tillegg til at systemet skal tilfredsstilla krava i § 12 i kart- og plan forskrifta, bør systemleverandørane også sjå til at: •Systemet har gode og intuitive søkefunksjonar •Systemet har gode rapportgeneratorar •Systemet har velfungerande lenkefunksjon •Systemet gjev brukar god og lettlest presentasjon av status i høve registerinnhaldet •Systemet har gode integrasjonsløysingar, eks. SAK/arkiv/Matrikkel, tar omsyn til NOARK, GeoIntegrasjonsprosjektet og framtidig nasjonalt planregister. 5 Konvertering og supplering for eit komplett digitalt planregister. For dei kommunane som hadde eit digitalt planregister før lovkravet kom, vil no kunne få eit komplett digitalt planregister, dersom dei gjer bestemte konverteringar og suppleringar. Dette krev at program leverandørane oppgraderer sine system i tråd med datamodellen for digitalt planregister. Det er stilt krav til kva eksisterande digitale planregister må gjere av suppleringar og konverteringar. Utover dette er det opp til kommunen i kva grad dei ønskjer å oppfylle krava i § 12 også for eldre planar. Digitalt planregister 12 5.1 Arealplan ført i digitalt planregister før 01.01.2010 For arealplanar, vektor og analog, som allereie var ført i digitalt plan register før 01.01.2010, gjeld dette: •Plan id – treng ein ikkje å konvertere til Nasjonal Arealplan-ID, men for å ha eit einsarta og oversiktleg register med likt søkjegrunnlag bør ein ha lik identifikasjon på alle planar. •Digitalt omriss av planområde skal vere i SOSI versjon 4.0. 5.2 Arealplanar vedtekne før 01.01.2010 For arealplanar som var vedtekne før 01.01.2010, som kommunen i ettertid ønskjer å føre i digitalt planregister, gjeld dette: •Arealplanen skal registrerast med nasjonal Arealplan ID og reglane i kart- og planforskrifta skal nyttast på planen så langt dei passar. Planområdet skal alltid vere innteikna på kart •Arealplanen må oppfylle minimumskrava som gjeld for digitalt plan register •Arealplanen må minst vere koda i SOSI plan versjon 4.0 •Alle mindre endringar og dispensasjonar som blir vedteken etter at planen er ført i registeret, skal også førast i registeret For analoge planar vil vi tilrå at ein georefererer arealplakartet. Dette for synleggjering av planane i internettbaserte kartportalar saman med anna kartinformasjon. 6 Etablering av digitalt planregister etter kart- og planforskrifta § 12 pkt. 1 – vedtekne og endra arealplanar I det følgjande er omtalt dei eingangoppgåvene ein kommune må/bør gjera for å få eit planregister som tilfredsstiller •Krava i § 12 i kart- og planforskrifta •Prosjekttilrådde krav •Etableringsmetode 1. (Eit planregistersystem som forvaltar alle data som tilhøyrer modellen for planregisteret) Dei fleste gjeldande offentleg arealplanar er vedtekne i medhald av plan- og bygningslova frå 1924, 1965, 1985 eller 2008. (Lova av 1924 er kalla bygningslov. Ho inneheld reglar om arealplanar. Det gjeld òg bygningslovene frå 1800 talet. Bygningslovene blei endra fleire gonger i si levetid.) I datamodellen for planregisteret er nærare skildra registrering av planar, også etter eldre planlover. Kommunar som har etablert digitale planregister, har som strategi å registrera dei ferskaste planane først. Deretter går ein suksessivt attende i tid og registrere eldre vedtekne og framleis gjeldande planar oppdatert med dei endringane som er gjort. Ved det vil ein via planregisteret på sikt kunna visa kva som er Digitalt planregister 13 gjeldande plan i kommunen. Dette er ein strategi som òg blir fylgt av kommunane i NH i tillegg til at ein for slike planar vurderer alternativet oppheving av planen før ein startar registreringsarbeidet. Kart- og planforskrifta krev om at kommunane skal ha eit digitalt plan register med informasjon om alle gjeldande arealplanar og kunngjorde planarbeid som vedkjem kommunen. Dette inneber at kommunane også må klargjere om det skulle finnast vedtekne arealplanar innan kommunen gjort av andre offentlege styresmakter, og registerføre desse planane/planarbeida. Generell ansvarsregel for dokumentasjon av gjeldande arealplanar og registerføringa av denne ligg til kommunen, uavhengig av kva for instans som har gjort vedtak i saka og har arkivansvaret. For tips og erfaringar knytt til etablering av digitalt planregister, syner vi til to erfaringsdokument, eit frå Meland og eit frå Lindås kommune. (Vedlegg E og F.) 6.1 Val av registersystem Her kan kommunen velja mellom å sjølv laga eller å få tilgang til ferdig utvikla registersystem som tilfredsstiller forskriftskrava. Det siste vil vera basert på avtale som gir aktuell tilgang. Slik avtale kan vera ein samarbeidsavtale med kommune som har eit eigeutvikla system eller som eine- eller interkommunal avtale med ein systemleverandør av digitalt planregister. 6.2 Installasjon av registersystem og eventuell filservar Informasjonen som brukarane skal få kjennskap til, innsyn i og ned lastingstilgong til, må vera arkivert på ein slik måte at dette er mogeleg. Dette kan for eks. skje ved bruk av kommunal/interkommunal filservar eller webhotell. Systemleverandørane tilbyr webhotell for sine system kundar. Ei slik løysing er basert på årleg leige og kan inngå i avtalen om systemkjøp. 6.3 Data og dokument som skal, bør og kan hentast frå arkiv Det er viktig å ha klart for seg, at det er krav til kva for data ein skal føre i registeret, og kva for dokument ein skal ha tilgang til via registeret. (Sjå nedanfor.) I registersystemet skal m.a. følgjande data førast: Plantype, vedtaksdato og/eller ikraftsetjingsdato, kunngjeringsdato, planstatus, identifisering av vertikalnivå, type planføresegner, lov referanse, forslagstillar m.m. Uttømande liste over data er gitt i Nasjonal produktspesifikasjon for arealplan og digitalt planregister – Del 4. (heretter kalla Del 4 av produktspesifikasjonen). Digitalt planregister 14 Planregisteret skal ikkje innehalda eller gje tilgang til heile planarkivet, men eit utval av dei viktigaste dokumenta, i tillegg til SOSI filar. (Ei uttømmande liste er gitt i Del 4. av produkt spesifikasjonen. Sjå illustrasjonen der.) Registersystema som er på marknaden er ikkje ferdigutvikla for integrasjon mot SAK/ARKIV. Ein må derfor ennå ei tid gjere manuell dobbel registrering av visse data og dokument. 6.3.1 ”Skal” – I kart- og planforskrifta § 9 •Arealplankart, her under teiknforklaring •Planføresegner (-bestemmelser) •Planskildring I tillegg kjem vedlegg eller illustrasjonar som er gjort juridisk bindande gjennom føresegnene. Eksempel på dette er krav i føresegnene om utbyggingsavtale og detalj regulering. 6.3.2 ”Bør” – Om, eller når hendinga skjer •Mindre endring – vedtak og kart som syner endringa 6.3.3 ”Kan” - Del 4. av produktspesifikasjonen •Saksførebuing/saksframlegg ved sluttbehandling (inkl. konsekvens analyse og ROS-analyse) •Vedtak ved sluttbehandling (inkl. ev. motsegn/klage og avgjerd) •Kunngjering / oppstartsmelding med kart som syner planen sitt dekkingsområde •Klage •Motsegn •Rapport •Georeferert plankart 6.4 Gjennomgang av kommunale arkiv og arkivdepot Start med å få ei oversikt over dei arkiva som inneheld arealplanar for aktuell kommune. Internt i kommunen er det fleire arkiv ein må vite om. Av desse kan nemnast, fjernarkiv, arkiv for dei to føregåande kommunestyre periodane, arkiv for inneverande kommunestyreperiode og gards- og bruksnummer arkiv. Organiseringa av arkiv vil ofte vera ulik frå kommune til kommune. Etter arkivlova og forskriftene til den skal kommunale arkiv leverast til eit arkivdepot etter 25-30 år. Kommunen gjer avtale med ved komande depotforvaltar. For dei fleste prosjektkommunane er det Interkommunalt arkiv for Hordaland som er deira arkivdepot. P.g.a. kapasitetstilhøve er det eit etterslep hos dette depotet i høve til sett tidsfrist for avlevering. Dette kan og vera tilfelle for andre kommunale arkivdepot. Digitalt planregister 15 Legg merke til at det har vore fleire arkivnøklar opp gjennom åra etter som arkivlova har gjennomgått endringar. 6.5 Gjennomgang av statlege og fylkeskommunale arkiv Tilgang og innlegging av statlege og fylkeskommunale arealplanar skjer i samsvar med rutine som er fastlagd i samarbeidsavtalar. Mal for slike avtalar, sjå vedlegg C og D. Sidan det her gjeld avtalar mellom offent lege instansar, har vi funne det unødvendig å ta inn reglar om endring, misleghald m.v., (noko som er standardmoment i malar for offentlege kjøp av varer og tenester). Ved behov for endring og om ting ikkje fungerar som føresett, er dette noko avtalepartane ordnar opp i sjølv. For arealplanar i samband med omforming eller overføring av energi, jf. pbl. § 1-32 har, og skal NVE, framleis vera planansvarleg vedtaksorgan. 6.5.1 Riksarkivet Utgangspunktet for å finna dei eldste kommunalt vedtekne arealplanane, er om og når bygningslova av 1924 har vore gjeldande i kommunen eller del av denne og om eldre bygningslover har vore gjeldande i kommunen eller del av han. Planar og tilhøyrande vedtekter etter desse lovene skulle sendast til departementet for godkjenning. Eksemplar av plan og vedtekt finst derfor i Riksarkivet om ein ikkje skulle finna dei i kommunen sitt arkiv eller kommunalt arkivdepot. Derimot skulle ikkje planendringar rapporterast til nasjonalt godkjenningsorgan. Så vedtekne endringar av desse planane må hentast i eige arkiv eller kommunalt arkivdepot. 6.5.2 Fylkesarkivet Arealplanar vedtekne av fylkeskommunen. Fylkeskommunane blei oppretta som eige forvaltingsnivå i 1973 og fekk frå då av ansvaret for utarbeiding av fylka sine arealplanar (innført som tillegg til pbl. av1965 i 1973). For avtale om tilgang til fylkeskommunale arealplanar og planarbeid, finst det i vedlegg C ein avtale-mal. 6.5.3 Statleg arkiv Arealplanar vedtekne av staten. Her kan nemnast arealplanar vedtekne av staten i medhald av veglova, jernbanelova, og vassdragslova. Grunna leveringsplikt etter 25-30 år vil Arkivverket (statsarkiva/Riksarkivet) kunne ha slike planar. For avtale om tilgang til NVE sine arealplanar og planarbeid, finst det i vedlegg D ein avtalemal. 2 Tiltak som er unntatt fra loven Rørledninger i sjø for transport av petroleum omfattes ikke av loven. For anlegg for overføring eller omforming av elektrisk energi som nevnt i energiloven § 3-1 tredje ledd gjelder bare kapittel 2 og 14 Digitalt planregister 16 6.6 Dokumentsortering, klargjering og skanning Sortering av dokumenta etter plantype og vedtaksår, fjerning av stiftar, med påfylgjande skanning. Hugs at dokumenta skal ligge føre i godkjent digitalt arkivformat, jf kapittel 14. Lagringsstruktur, stad og namning av skanna dokument må avklarast. Om erfaringar frå slikt arbeid, sjå vedlegg E og F. Skanning av dokumenta som ikkje ligg føre i digitalt format er ei om fattande oppgåve, og bortsetjing av arbeidet kan vurderast. Jf. kap. 12. 6.7 Arealplankart Arealplankart kan ligge føre i to typar format. 1.Analogt format, som vil seie raster, og er berre tilgjengeleg på papir. 2.Digitalt format, som vil seie at planen er å finne på eit digitalt medium. Dette kan igjen delast opp i om planen er: - Vektorisert, og ligg føre i f.eks ei SOSI fil, - Eller skanna til for eksempel ei .pdf fil Merk at arealplankartfiler skal namnast spesielt, slik det går fram av Del. 1 av produktspesifikasjonen, kap. 1.8. 6.7.1 Analoge arealplankart Analoge arealplankart må ein digitalisere planomrisset for (i siste SOSI versjon), og arealplankartet med teiknforklaring må skannast. For å kunne synleggjere arealplanen i internettbaserte innsynsløysingar må ein i tilegg georeferere arealplankartet. 6.7.2 Digitale arealplankart For best mogeleg oppnåing av dei overordna måla for den offentlege planforvaltinga, bør gjeldande arealplankart vera på vektorform i sam svar med nasjonal standard. Dette er eit omfattande arbeid som krev både tid og ressursar. Tilrådinga er derfor at ein i første fase sikrar at alle nye planar og plan endringar tilfredsstiller krava og at planansvarleg instans må gjennom føre arbeidet med digitalisering av eldre arealplankart over tid. For fleire av desse vil det mest rasjonelle vera å oppheva planane og deretter utarbeide nye når behovet måtte oppstå. I dei fleste kommunane i pilotprosjektet blei kravet om at arealplankart og planendringar skal vera i digital form i samsvar med gjeldande nasjonal standard, vedtektsfesta i 2005 gjennom lokal kartforskrift3 3 I § 7 i kart- og planforskrifta er gitt følgjande heimel: ”Kommunen kan kreve at den som fremmer privat forslag til detaljregulering skal levere planen i digital form. Kommunen skal så tidlig som mulig i planprosessen informere om at slikt krav kan bli aktuelt. Geodata som kommunen skal stille til rådighet for forslagsstiller, skal i så fall også foreligge i digital form.” Digitalt planregister 17 For kommunar som ikkje har tilsvarande lokal vedtekt til eldre pbl. som i Nordhordlandsregionen, kan kommunane i medhald av § 7 i kart- og planforskrifta gjera eit generelt vedtak om at alle planforslag skal leverast på digital form i samsvar med MD sine spesifikasjonar for digitale planar, og at planforslag skal vera vedlagt SOSI kontroll dokument som syner at dei tekniske krava til planmaterialet er oppfylt. Grunngjevinga for vår tilråding er omsynet til rasjonell sakshandsaming og til likebehandling av dei som fremjar planforslag. Eit generelt vedtak bør fremjast i kommunen sitt politiske utval for plansaker då vedtaket har økonomiske konsekvensar for forslagsstillar. Vedtaket er eit saksførebuande vedtak. Det er såleis ingen klagerett på pålegg kommunen gjer i medhald av § 7 i kart- og planforskrifta. Kommunane i NH-regionen har berre positive erfaringar med eit slikt pålegg. 6.8 Tildeling av Nasjonal arealplan-ID og plannamn Nasjonal arealplan-ID er eit nummer som eintydig identifiserer vedtekne arealplanar og kunngjorde arealplanarbeid i Noreg. Mange statlege planarbeid er i registersamanheng kommunale planar fordi det er kommunen som har vedtakskompetansen. Statens veg vesen, Jernbaneverket og andre statlege grunneigarar m.v. fremjar sine planar på same måte som kommunen og private for handsaming og vedtak i kommunen. Desse planane blir tildelt Nasjonal arealplan-ID av kommunen og registerført som kommunal plan. Av opplysingane i registeret går det fram kven som har vedteke arealplanen og kven som er forslagsstillar. For dei planarbeida som vert slutthandsama av kommunane, inngår det i forvaltingssystemet for planregistret at planarbeid som kommunen startar opp, blir tildelt nasjonal arealplan-ID og –namn i samband med kunngjeringa. For planarbeid som blir starta av andre (offentlege eller private), har kommunane som er med i dette pilotprosjektet, etablert ein felles standardisert referatmal frå lovfest krav om oppstartmøte, jf. § 12-8 i pbl.. I malen står som standard tekst, at kommunen skal kvalitetssikre utkastet til offentleg kunngjering av planoppstart. Dette sikrar at kommunane på ein rasjonell måte blir gjort kjend med kunn gjeringane. 6.8.1 Nummereringssystem Nasjonal arealplan-ID er bygd opp med følgjande koder: Administrativ einigsnummer + planidentifikasjon. I utkast til nasjonal produktspesifikasjon for planregisteret, SOSI Plan 4.3 er administrativ einingsnummer definert slik: ”Administrativenhetsnummer er enten kommunenummer (KOM i SOSI), fylkesnummer (2-sifret kode) eller landkode NO som representerer staten.” Planidentifikasjonen kan med fordel bestå av enten oppstart- eller vedtaksår og eit løpenummer innafor året. Digitalt planregister 18 Kommune: 12562010001 = første kommunale kunngjorde planarbeid i 2010 eller plan som ikkje tidlegare er tildelt arealplan-ID, (i dette eksemplet Meland kommune, kom.nr. 1256). Fylkeskommune: 1220100001 = første fylkeskommunale kunn gjorde planarbeid/vedteken plan i 2010 som blir ført i registeret for dei k ommunane i fylket som planarbeidet/planen vedkjem, i dette eksemplet Hordaland, fylkes.nr. 12). Statleg: NO20100001 = første statlege gitte konsesjon/kunngjort konsesjonssøknad eller planarbeid/vedteken plan i 2010 som blir ført i registeret for dei kommunane det vedkjem. 6.8.2 Plannamn I Nasjonal produktspesifikasjon for arealplan og digitalt planregister – Del 1, pkt. 1.1.2 er det forklart korleis namning av arealplanar skal gjerast. Plannamn skal starte med plantype, og elles vere i samsvar med lov om stadnamn. Eks: Detaljregulering for Kattnakken – del av gnr. 12 bnr. 10. 6.8.3 Retningsliner for tildeling av Nasjonal arealplan-ID og plannamn For kommunane i pilotprosjektet gjeld følgjande retningsliner for til deling av nasjonal arealplan-ID og plannamn: •Den instansen som har vedtakskompetansen tildeler Nasjonal areal planan-ID og plannamn til planarbeid og planar som etter forskrifta skal førast i registeret •Nasjonal arealplan-ID og namn blir tildelt i samband med kunngjering av oppstart av tiltak etter pbl. § 1-3 andre ledd (konsesjonssøknad ved kraftutbygging o.l.) •Vedtekne planar som blir registerført i ettertid skal så langt råd er få kronologisk rekkefølgjenummer, men det skal ikkje skje endring i rekkefølgjenummera til registerførte planarbeid/planar •Registrering av fylkeskommunale- og statlege arealplanarbeid og ved tekne planar skal skje i samsvar med inngåtte avtalar 6.9 Innlegging av arealplanar i digitalt planregister Denne delen av etableringa vert styrt av kva for registersystem kommunen har valt. Opplæring og rettleiing i forhold til register systemet står leverandøren for. For erfaringar i registerføring i BraPlan, sjå vedlegg E og F. 6.10 Planrelasjonar Når ein driv med planarbeid vil ein ofte møte på at det eksisterar ein eller fleire planar for heile eller deler av området som det blir utarbeidd plan for. Det er då viktig å avklare om den nye planen skal erstatte desse heilt eller delvis, og om dette gjeld arealplankartet eller føresegnene. Digitalt planregister 19 I datamodellen er det nemnd 5 ”planforholdstyper.”, og i Del 4. av produktspesifikasjonen er desse nøye forklart. Hovudregelen er uansett at nyare plan går føre eldre plan, og plan av høgare rang går føre plan med lågare rang. Som eksempel på løysing av føring av planrelasjonar, kan vi vise til Geomatikk IKT si BraPlan løysing, sidan det er denne regionen nyttar. Sjå vedlegg K. 7 Etablering av digitalt planregister etter kart- og planforskrifta § 12, pkt. 2 – mindre endringar av vedteken arealplan I medhald av §§ 11-17 og 12-14 i pbl. kan kommunestyre delegere å slutthandsame mindre endring av eksistrerande plan. Slike endringar skal registrerast som hending til den planen saka gjeld. Dersom plan endringa er ei større endring, skal saka ha ny arealplan-ID. 7.1.1 Kva er mindre endring av ein plan? Kriteriet for om ei endring av ein plan er av kategori mindre endring er om avgjerd i saka kan gjerast på delegasjon, jf. pbl. § 11-17 andre setning4 og pbl. § 12-14 andre ledd5. For reguleringsplan finn ein og underkategorien små endringar. Dette er endringar som kan delegerast til administrasjonen å gjennomføre. Eksempel på små endringar er reint tekniske rettingar i gjeldande plankart der ein i ettertid registrerer avvik mellom plan- eller formåls grenser i ulike vedtekne planar og det i skildringa står at dei skal vera samanfallande. Dette gjeld òg for konstaterte mindre avvik mellom plankart og råderettsgrenser fastlagt i matrikkelen i dei tilfella plan skildringa føreset samanfall. (Er avvika større, vil dei måtta hand samast politisk, enten som mindre endring eller som sak som ikkje kan delegerast). I kap. 4.4.7.6 i Del 4 av produktspesifikasjonen er gitt utfyllande informasjon om omgrepet mindre endring. 4 Kommunestyret kan delegere myndighet til å vedta mindre endringer i planen i samsvar med kommunelovens regler. 5 Kommunestyret kan delegere myndigheten til å treffe vedtak om mindre endringer i reguleringsplan eller til å vedta utfyllinger innenfor hovedtrekkene i reguleringsplanen. Små endringer kan delegeres til administrasjonen. Digitalt planregister 20 7.1.2 Data og dokument som skal registerførast I følgje forskrifta skal følgjande data og dokument for mindre endringar vera tilgjengelege i planregisteret: •Vedtaksdato •Saksnummer •Kart som syner vedteken endring Mange små endringar blir gjort av kommunen utan at det ligg føre noko ”sak” og saksnummer eller endringsvedtak. Men kommunen skal syta for etterviseleg dokumentasjon for alle endringane som blir gjort og dato for når dei er gjort. Ein endringslogg i registersystemet kor slike små endringar og anna kan dokumenterast hadde løyst denne utfordringa. 8 Etablering av digitalt planregister etter kart- og planforskrifta § 12, pkt. 3 – dispensasjonar Alle godkjente dispensasjonar frå gjeldande arealplanar, som etter pbl. og kart- og planforskrifta skal vere ført i planregisteret, skal førast i registert med vedtaksdato, saksnummer og nasjonal arealplan-ID til plan det er dispensert frå. Dette går fram av § 12 i kart- og plan forskrifta. Dette er eit svært omfattande krav, og det trengst ei nærare avklaring på om det kan finnast unntak for nokre dispensasjonstypar, som eks. dispensasjonar frå avstandskrav. MD sin rettleiar har ikkje utdjupa dette. Og det er ikkje utarbeidd nokon produktspesifikasjon for dispensasjonar. Så her er det litt å ta stilling til for kommunen til nærare avklaringar måtte koma. Føring av gitte dispensasjonar i registeret skal skje som ei hending til den arealplanen dispensasjonsvedtaket vedkjem. Men, ein bør i tillegg kunne søkje opp alle dispensasjonar, uavhengig av kva for arealplan han gjeld. Ved det kan ein lett halda reie på tal og type av dispensasjon som er registrert, og vedtak som er gjort. Det vil vera eit godt hjelpemiddel i utøvinga av kommunens dispensasjonspolitikk og publikums og mynde si oppfølging av praksisen. 8.1 Dokument og data Det er ikkje eit krav at ein skal legge ved saksdokument til dis pensasjonar, men valet bør vere der, slik at dispensasjonsvedtak og arealplankart, eller internettlenke til kommunen sitt digitale sak-/arkiv system er å finne via digitalt planregister. Data som skal registerførast er m.a. vedtaksdato, saksnummer og nasjonal arealplan-ID. Uttømande liste over data er gitt i Del 4. av produktspesifikasjonen. Digitalt planregister 21 8.2 Georeferering Kommunen har krav på seg til å georeferere visse dispensasjonar. Kva for typar dette gjeld, går fram av kart- og planforskrifta § 12. Kommunane kan om dei ønskjer det, georeferer alle godkjente dis pensasjonar frå arealplan, noko som kan vere oversiktleg sidan ein uansett må føre alle desse i registeret. Nokre kommunar vil nok også sjå seg godt tent med å føre avslag på dispensasjonssøknader, og også georeferere desse. Dette må avgjerast i kommunen i frå starten av, slik at ein får meir heilskapelege statistiske registreringar av dispensasjonar. 8.3 Objektkatalog Pilotprosjektet har utarbeidd eit forslag til ein objektkatalog for dispensasjon på grunnlag av godkjent datamodell for planregisteret. Den ligg som vedlegg i .xml, jf. vedlegg G. Vi har søkt Statens kartverk om å inkludere denne delen i ny versjon av nasjonal objektkatalog. 8.4 Symbol i kartet Sjølv om det ikkje er formulert som eit krav i planforskrifta, er det også for dispensasjonsvedtaka som for plan og planarbeid, svært viktig at brukarane kan sjå i kart kvar dispensasjonsvedtaka er gjort. I pilot prosjektet er det utvikla og teke i bruk symbol for symbolisering av dispensasjonar. Symbola ligg ved som .jpg .bmp og .png, jf. vedlegg G. Statens kartverk kan komme med ein standard på dette området seinare. Avslått dispensasjon (fargar i RBG): Raud ramme og tekst: Raud 255, Grøn 0, Blå 0 Rosa fyllfarge: Raud 255, Grøn 153, Blå 204 Godkjent dispensasjon Mørkegrøn ramme og tekst: Raud 0, Grøn 128, Blå 0 Lys grøn fyllfarge: Raud 153, Grøn 204, Blå 0 9 Etablering av digitalt planregister etter kart- og planforskrifta § 12, pkt. 4 – mellombels forbod mot tiltak I planregisteret skal areal som det er nedlagt mellombels deleforbod etter kap. 13 i pbl., registrerast med fylgjande data; vedtaksdato, saks nummer og nasjonal arealplan-ID til planar eller planarbeid som er omfatta av forbodet. Digitalt planregister 22 Etter pbl. kan kommunen og staten legge ned mellombels deleforbod. Statlege deleforbod vert m.a. sendt vedkomande kommune. Yttergrensene for deleforbodsarealet bør registrerast og forvaltast som eige datalag i den digitale plandatabasen. For arealplanar der ein berre har planomrisset i digital vektorform og plankartet i raster, bør ein registrera ei vektorfil i gjeldande SOSI-standard for omrisset til forbods arealet og knyta den til planane som er omfatta av forbodet. Kommunen må ha rutine for sletting av informasjonen når tida for for bodet er ute! 9.1 Deleforbod nedlagt før 01.07.2009 Rettleiaren til MD seier ingen ting om dette. Men for søkjar og den som sakshandsamar dele- og byggesakene i kommunen, er det viktig å ha lett tilgang til alle nedlagde bygge/deleforbod også dei som er gjort i medhald av tidlegare pbl. og som framleis er gjeldande. I NH blir derfor også desse eldre og framleis gjeldande forbodsareal registrert på same måte som sakene avgjort i medhald av kap. 13 i pbl. 10 Etablering av digitalt planregister etter kart- og planforskrifta § 12, pkt. 5 – planar tatt under handsaming Det som først bør leggjast i digitalt planregister, er dei arealplansakene som er i arbeid. Dette gjeld både planar etter ny og gammal pbl. Data som skal førast i registeret er nasjonal arealplan-ID og plan området innteikna på kart. Uttømande liste over data er gitt i Del 4. av produktspesifikasjonen. 11 Etablering av digitalt planregister etter kart- og planforskrifta § 12, pkt. 6 – motsegn og klage Motsegner til arealplanar og klage på planvedtak skal registerførast som ei hending. Ansvarleg registerførar ser til at motsegn og klage vert registerført omgåande. Det er ikkje krav om at sjølve dokumenta om motsegn og klage vert vist i digitalt planregister, men datamodellen har dette som ein opsjon. Motsegner som ikkje blir tekne til følgje av planmyndet, medfører utsetting av iverksetting av heile eller deler av planen til motsegna er endeleg avgjort6. 6 Motsegn flytter eigentleg kompetansen til å vedta planen til MD, jf. pbl. § 5-6 og rund skriv T-5/95 og T-2/09 Digitalt planregister 23 Ved klage som ikkje blir teken til følgje, må planmyndet klargjere i sitt vedtak om klagen skal ha utsettande verknad for heile eller deler av planen til klagen er avgjort. Ved registrering av planvedtaket skal planstatus for planar med utsett iverksetting registrerast som ”Vedtatt plan med utsatt rettsvirkning”. Når klage/motsegn er endeleg avgjort, inneber dette uansett endring av planstatus i registeret og eventuelt endring av vedteken plan. 12 Bortsetting av arbeid i samband med etablering av digitalt planregister Kommunen må avgjere om heile eller delar av jobben fram mot ferdig digitalt planregister skal setjast bort. Dersom kommunen vel å setje bort alt arbeidet eller deler av det, må kommunen stille spesifikasjonskrav. Sjekkliste for problemstillinga bortsetting av tenester ved etablering av digitalt planregister ligg som vedlegg B. Basert på erfaringar, rår vi kommunen til å sjølv å skanne alle plan dokument som høyrer til den einskilde arealplanen dersom kommunen har tilgang til tilfredsstillande utstyr. Dokumenta bør lagrast som .pdf filar for lett og enkel betjening av dokumenta når dei seinare skal inn i det digitale planregisteret. Det same gjeld arealplankarta. Sjølve skanninga av arealplankartet krev utstyr som ikkje alle kommunar har. Dette kan derfor setjast bort til ekstern oppdragstakar. Dei skanna arealplanane i rasterform kan så gjerast om til stadfeste biletdata ved georeferering. Kommunen kan velje om dei sjølv vil digitalisere omriss av planen, eller setje det bort. I Nordhordland og Gulen vart dette i starten sett bort. Seinare har ein av kommunane kjøpt tenleg skannarutstyr, jf. vedlegg E, og k ommunane sjølv digitaliserer planomrisset. 13 Forvalting og vedlikehald Eit digitalt planregister er eit dynamisk registersystem som krev •Eit kvalitetssystem for forvaltning og vedlikehald •Oppdatering •Tilgjengeleggjering Digitalt planregister 24 13.1 Kvalitetssystem for forvaltning og vedlikehald Kommunen sitt forvaltingssystem7 for planregisteret vil i praksis vera ein del av kommunen sitt kvalitetssystem for plandelen i pbl. og integrert i dette. Der gjeld tilsvarande reglar som MD har presisert i sine merknader. Kommunen må halda dette vedlike i høve til endringar som skjer i regel verk, verktøy og interne organisatoriske tilhøve. Dersom kommunen òg har systemansvaret for registeret, teknisk drift eller deler av desse tenestene, vil kommunen sitt system for plan registeret vera ein tilsvarande integrert del av kommunen sitt kvalitet system for IKT tenestene. Alternativt vil dette vera ekstern teneste leverandør sitt ansvar. Kommunen må i det tilfelle stilla krav om at leverandøren har dette og om tilgang til dokumentasjonen. 13.2 Oppdatering - kommunale data Av kart- og planforskrifta § 15 går det fram at planoppstart og kunn gjorde hendingar med ny eller endring av plan skal vera registerførd før kunngjering skjer. Skal kommunen kunna oppfylle desse krava, må kommunen ha utkast til kunngjering av oppstart av private plan arbeid til kontroll og tildeling av Nasjonal arealplan-ID og plannamn før kunngjering skjer. Dette har kommunane i NH, som nemnd, sikra gjennom sin standard referatmal for oppstartmøtet. Dei andre kunn gjeringane i den kommunale planprosessen er kommunen sitt ansvar. Både føringar i samband med kunngjeringar og andre data som skal førast i registeret, er fastlagt i kommunane sitt forvaltingssystem for pbl. Skulle ikkje kommunen sitt kvalitetssystem for pbl. vera oppdatert i høve til dei siste endringane, må det koma på plass snarast. Og kommunen må ikkje gløyma si oppdatering av systemet i takt med rammeendringar som skjer. 13.3 Oppdatering - fylkeskommunale og statlege plandata Kommunen si plikt til å oppdatere registeret med fylkeskommunale og statlege arealplanar, må kommunen sikra ved samarbeidsavtalar. Til hjelp for kommunane vil dei i vedlegga C og D finna malar for slike avtalar. I NH er malane brukt i interkommunale avtalar der ein av kommunane har ansvaret for oppdateringa av alle planregistra i regionen for denne informasjonen. Oppstart og endring av statlege og fylkeskommunale planar fylgjer rutinar for oppdatering i digitalt planregister på lik line med kommunale planar. 7 I § 15 i forskrifta første ledd er det stilt følgjande krav: Kommunen skal ha system for forvaltning og vedlikehold av sitt planregister som sikrer at det blir løpende oppdatert. Opplysninger om nye vedtak og andre endringer skal føres inn i registeret snarest mulig. Vedtak som krever kunngjøring skal være ført inn i registeret innen kunngjøringen finner sted. I MD sine merknader til §15 finn du ei fin og god grunngjeving for systemkravet og dei krav ein har til kvalitetssystemet. Digitalt planregister 25 13.4 Tilgjengeleggjering av planinformasjon på internett, jf. § 14 i kart- og planforskrifta For dekkingsområdet til kommunane i pilotprosjektet er den allmenne innsynsretten til planinformasjon, aktiv deltaking i planprosessen og nedlasting av data i den form dei er tilgjengelege, mogeleg via tre ulike nettadresser: 1.Kommunane sine heimesider 2.Kommunane sitt felles planregistersystem BraPlan http://braplan.geoweb.no/braplan/ 3.Regionen sin kartportal www.nordhordlandskart.no 13.4.1Kommunane si heimeside (kommuneportalen) Kommuneportalane er ulikt organisert. Her vil ein på framsida normalt finna nyhende i høve til planar og planarbeid, mens dokumenta for den einskilde arealplanen vert lagt andre stader i portalen og etter varierande system. Det kan by på problem å finna fram til plan dokumenta. Den kartmessige oversikta er normalt ikkje råd å få. 13.4.2Kommunane sitt planregistersystem Alle kommunane i regionen har same planregistersystem (http://braplan.geoweb.no/braplan/) der informasjonane er organisert kommunevis og etter same standard. I vedlegg F er det ei skildring av bruk av systemet slik det var i ein eldre versjon. Det gjev lett tilgang til opplysingar om eksisterande planar og planarbeid og tilhøyrande plan dokument, men ingen kartmessig samla oversikt. 13.4.3Kommunane sin felles kartportal I regionen sin kartportal, (www.nordhordlandskart.no) får ein synleg gjort kvar i kommunen ulike planar gjeld, kvar det er kunngjort plan arbeid, nedlagt mellombels dele- og byggeforbod/forbod mot tiltak og med tida lokaliseringa til dei registrerte dispensasjonsvedtaka. Frå desse objekta i kartportalen er det internettlenke til tilhøyrande infor masjon i digitalt planregister så langt kartportalen er oppdatert med aktuelle lenker. Regionen sin kartportal har nyleg fått ny systemløysing. For tida vert det arbeidd med å gjera tilgangen til planinformasjonen vesentleg enklare enn slik han er primo sept. 2010. Så langt får ein raskt oversyn over kvar i regionen det ligg føre vedtekne reguleringsplanar eller er planar i arbeid. Ved at ein på oppslagssida vel karttypen reguleringsplanar får ein dette bilete: Digitalt planregister 26 Oppslagsbilete for karttypen reguleringsplanar Kvar arealplan-ID er her presentert ved eit symbol. Ved zooming blir planomrissa for kvar arealplan synlege. Ved hjelp av infoknapp til høgre får vi opp lenke til planregister og lese-/nedlastings tilgang til aktuell informasjon. For kommunar som har andre kartportalsystem, finst løysingar som i prinsippet gjev tilsvarande resultat. 13.4.4Nasjonalt registersystem via Norge digitalt Kart- og planforskrifta § 14 siste ledd krev: Kommunen skal sørge for at data fra digitalt planregister etter § 12 annet ledd bokstav a til f er tilgjengelig for nedlasting via den n asjonale geografiske infrastrukturen (Norge digitalt) etter de til enhver tid gjeldende spesifikasjoner som gjelder for dette samarbeidet. I dette ligg det mykje uavklara, men målet er å få til ein nasjonal inn synsløysing av alle dei kommunale planregistersystema. Eit prosjekt på dette vil starte opp i løpet av hausten 2010, og ein vonar at Geo Integrasjonsprosjektet vil ha mykje å sei for korleis dette vert utforma. 14 Arkiv Det er gjennomgåande i alle dokument utarbeidd i samband med digitalt planregister, at på spørsmål omking arkiv, vert det berre vist vidare til arkivlova. På Riksarkivet sin nettstad8 er det ei oversiktleg og forklarande side om kva som er gode og gyldige digitale arkivformat. Dette må ein passe nøye på å følgje ved etablering av digitalt planarkiv. 8 http://www.arkivverket.no/arkivverket/Offentlig-forvaltning/Avlevering/Elektroniskarkiv/Digitale-arkivformater Digitalt planregister 27 I forhold til § 4 i kart- og planforskrifta - årsversjonar, vert det naudsynt å seie litt meir. 14.1 Årsversjonar jf. § 4 i kart- og planforskrifta Føremålet med kravet er ”å etablere et årlig basisgrunnlag for å kunne utarbeide hensiktsmessige statistikker, som også viser endringer over tid”. I § 4 i kart- og planforskrifta står det: ”Kommunen skal ved utgangen av året utarbeide årsversjoner av plan registeret. Det samme gjelder det offentlige kartgrunnlaget så langt kommunen har ansvaret for dette.” I arealforvaltinga trengst det gode data også for endring som skjer over tid. Den teknologiske utviklinga har medført at brukarane vesentleg lettare enn tidlegare kan få fram slik kunnskap både for etterprøving av gjorde vedtak og vedtaksgrunnlag, for val av korrigerande tiltak, for nye planarbeid, driftstiltak, m.v. Ved at stadfast informasjon er tidfest, vil brukarane i teorien kunna få fram kunnskap om endring for fritt valde romlege og tidsmessige avgrensingar ved uttrekk frå aktuelle databasar. Kravet om årsversjonar er såleis eit ekstra sikringstiltak for i det minste å kunna ha og produsere kunnskap om endring relatert til visse datoar. 14.1.1Årsversjon av planregister Kravet om lagring av årsversjon av planregisteret gjeld i praksis berre geodata i SOSI. Kravet gjeld for vedtekne planar som er gjeldande ved utgangen av året. Utgåtte planar skal altså ikkje vere med slik regel verket er formulert. Men for å få totalbilete over endring i gjeldande plansituasjon gjennom året, bør også denne kategorien av planendring takast med i årsversjonen. Digitalt planregister 28 Tek ein årleg kopi av databasen som inkluderer registerdelen og vektor data, er ein i mål. Krav til plandata i digitalt planregister for planar vedtekne i SOSI 3.4 og før 01.07.2009 er eit vektorisert planområde, altså eit planomriss! Krav til plandata i digitalt planregister for planar vedtekne i SOSI 4.0 og etter 01.07.2009 er ein komplett digital arealplan, altså, ein vektorisert arealplan. Digitale planar lagt ut etter 01.07.2009 skal vera i siste gjeldande SOSI versjon. Planregisteret kan også innehalda eldre planar i versjon 4.0 om kommunen ønskjer det. 14.1.2Årsversjon av basiskart ”Skal arkivers gjennom arkivering av plankartet”, står det i rettleiaren. Basiskart vil seie FKB, med nokre tillegg innafor kulturminne. Om ”kommunen benytter databaser som kan gjenskape den aktuelle situasjonen på en valgt dato, vil krav om årsversjon være tilfredsstilt med tilfredsstillende arkivering av den til en hver tid oppdaterte data base”, i følgje MD sin rettleiar. Men, om du ikkje har dette, vit at om du har arealplankart i .pdf, kor basiskartet vert synt, har du oppfylt dette kravet. Å ta årlege kopiar av .pdf fila til ein plan som det ikkje skjer endringar med, er ikkje naudsynt. 14.1.3Årsversjon av det offentlige kartgrunnlaget Dette er ikkje direkte ein del av drifta av digitalt planregister. Kva for geodata er det tale om her? Definisjonen av dette er gitt i § 2 i kart- og planforskrifta, og er alt anna enn tydeleg: ”det offentlige kart grunnlaget, en samling geodata som kommunene, Statens kartverk og andre offentlige etater har ansvar for og som består av et representativt, systematisk og tematisk ordnet utvalg geodata knyttet til administrative, juridiske, fysiske, miljøfaglige og infrastrukturmessige forhold.” Eit prosjekt som skal greie ut nærare om dette kravet vert starta opp no i haust i regi av Statens kartverk. Følg med. MD sin rettleiar 9 seier at ”Årsversjon av det digitale offentlige kart grunnlaget bør både være i form av en fullverdig digital kopi i henhold til gjeldende SOSI-standard, og som kartblad i digitalt dokumentformat eller på papir.” Dermed vert kravet, slik å forstå: Du må enten ta SOSI eksport av end ringane, eller heile datasettet om dette er enklare, av dei geodataa som din kommune har originaldataansvaret for, og skrive dei ut til raster, kvart år. 14.1.4Raster kopiar - nemnd i basiskart og det offentlige kartgrunnlaget Statens kartverk produserer raster N5 data av FKB kvart år for heile landet. Det kan kanskje førebels sjåast på som tilstrekkelig oppfylling av raster kravet for både basiskart, og den delen av det offentlege kart 9 Veiledning til forskrift om kart, stedfestet informasjon, arealformål og digitalt plan register Digitalt planregister 29 grunnlaget som består av FKB data. Det nemnde prosjekt i regi av SK vil venteleg klargjere problemstillinga. 14.1.5Det statistiske føremålskravet I samband med kravet10 om å kunne utarbeide hensiktsmessige statis tikkar, vil ein kunne hente all naudsynt informasjon i frå årsversjonane, så sant ein har tatt kopi av databasen som inkluderer registerdelen. For dei som ikkje har ei slik årsversjonløysing, kan ein i staden eks portere all registrert informasjon for arealplanen til eit rekneark. Ein slik rapportjobb kan vere oversiktleg og fin å ha i samband med f.eks kommuneplanarbeid. Be din programleverandør av digitalt planregister om å sjå på dette. 14.1.6Kvar gjer ein av årsversjonane? Inntil anna løysing er presentert – brenn dei på ein cd. Legg denne i papirarkivet til kommunen. Oppsummering av årsversjon kravet Krav til årleg kopi av digitalt planregister: Database som inkluderer registerdelen og vektordata •Planomriss for planar i SOSI 3.4 og vedtekne før 01.07.2009 •Heile vektorplanen for planar vedtekne i SOSI 4.0 og etter 01.07.2009 •Arealplankartet i .pdf for planar vedtekne eller endra det siste året. Lurt å ha om ein ikkje tek kopi av databasen med registerdelen: •Rekneark med oversikt over all tilgjengeleg informasjon i digitalt plan register. Krav til årleg kopi av det offentlege kartgrunnlaget •SOSI fil av alle originaldata ein har, samt skrive dei ut til raster. Arkiver alt i kommunen sitt arkivsystem. 15 Kostnader og finansiering Først vert det sagt noko generelt om kostnadene ved etablering av digitalt planregister, dernest litt om dei årlege driftskostnadene og til slutt litt om finansiering av kostnadene. Storleiken av kostnadene vil variera til dels mykje frå kommune til kommune også mellom kostnadstypane. 10 I MD si rettleiing til § 12 i kart- og planforskrifta står følgjande: Digitale planregistre skal kunne avgi data til statistikkformål, og det er en forutsetning at planbasen kan brukes til direkte eller indirekte rapportering til KOSTRA og andre nasjonale baser innenfor dette området. Og vidare: ”Det enkleste for kommunen vil være å sette opp en standardisert nedlastingstjeneste hvor for eksempel Statistisk sentralbyrå (SSB) og andre gis tilgang. Normalt vil SSB kunne gjøre seg nytte av de vanlige nedlastingstjenester som brukes i Norge digitaltsamarbeidet.” Digitalt planregister 30 15.1 Kostnader i samband med etablering av digitalt planregister Her omtalt kva ein kan forvente av kostnader om ein: •Går for eit planregistersystem som forvaltar alle data som tilhøyrer modellen •Digitaliserer planomriss i gjeldande SOSI versjon, skanning og geo refererering av arealplankartet. Etableringa er ei investeringsoppgåve. Kostnadene er ein eingangs kostnad. Desse er: •Å få på plass eit planregistrersystem og eit driftsarkiv •Etablering av digitalt planregister etter kart- og planforskrifta § 12 •Utarbeiding av tilbodsdokument ved bortsetting av deler av arbeidet, forhandle, inngå avtale og utføre arbeid i samband med oppfølging av avtalen •Eventuelt kjøp eller leige av utstyr, lokale o.l. •Opplæring 15.1.1Å få på plass eit registersystem og eit driftsarkiv for innhaldet i planregisteret Sjå avsnitt. 6.2 og 6.3. Om ein skal ha driftsarkivet i kommunen, kan dette medføra behov for investering i auka kapasitet i høve til det kommunen har tilgang til. Det må undersøkast konkret kva kostnadene vil bli. 15.1.2Etablering av digitalt planregister etter kart- og planforskrifta § 12 Dette er kostnader som vil variere sterkt etter arkivtilstanden i kommunen, tal analoge planar og mengda av planendringar. Det er såleis problemfylt å gje tal for kor store kostnadene er med tilrette leggingsarbeida for å overføre plandokumenta til digital form. I NH er tilbakemeldinga at det for nokre av planane, kunne medføra svært mykje arbeid å finna dokumentasjonen for endringane som er gjort, jf. vedlegg E og F. I nokre tilfelle, der kjentfolk i kommunen visste at planen var endra og det baud på store problem å finna aktuell dokumentasjon, la ein av praktiske grunnar inn informasjon (eit dokument) om at planen ikkje var oppdatert og at kommunen kunne gje tilleggsinformasjon. Som eit grovt gjennomsnitt gjekk det i NH med ca 2 dagsverk per plan i tilrettelegginga for etterfølgjande arbeid (d.v.s. arbeida med tildeling av ID, skanning, georeferering, digitalisering av omriss og register føring). Desse kostnadene er mykje mindre, men vil variera med kor god tilrettelegginga er. Ved god tilrettelegging vil det til desse arbeida i gjennomsnitt gå med kring 2 timar per plan. Kostnadene med å registrere planrelasjonar er ein del av register føringsoppgåva. I tillegg kjem arbeidet med å leggja nasjonal areal plan-ID og –omriss i kartportalen, ei kurant oppgåve. Etablerings arbeida i høve til bygge/deleforbod vil normalt vera noko mindre ressurskrevjande enn for ein plan. Dette kjem seg av at desse sakene er relativt ferske. Noko som gjer tilgangen til informasjonen mindre arbeidskrevjande. Og endringar er svært sjeldne og til vanleg enkle å registrerføra. Digitalt planregister 31 Det er ønskjeleg òg å få registrert kunngjorde planarbeid. Dette skal gjerast når oppstart av arbeidet med arealplanen vert kunngjort. Då blir arealplanen tildelt nasjonal arealplan-ID, plannam og ført i registeret. Registerførd nasjonal arealplan-ID, planstatus, planomriss og internett lenke til planregister/-arkiv blir lagt inn i kartportalen og synleggjer ved det areal der det pågår planarbeid og milepælane i framdrifta av dette. Registrering av dispensasjonsvedtak gjeld berre for vedtak gjort etter 01.01.2010. Å finna fram sakene å få utført tilhøyrande registrering, har vi ikkje erfaringstal for. Vi trur at 1-2 timar per vedtak vil vera til strekkeleg. Organiseringa av arbeidet har innverknad på ressursbruken. Prinsippet ”Fullført sakshandsaming” gjev minst ressursbruk, d.v.s. at registerføringa av dispensasjonsvedtaket blir gjort av sakshandsamar som del av sluttføringa av saka. Etableringsarbeidet i høve fylkeskommunale og statlege arealplanar er lite ressurskrevjande for kommunen dersom ein har inngått avtalar i samsvar med malane i vedlegg C og D. Dertil vil dette gjelda svært få planar og planarbeid. 15.1.3Utarbeide tilbodsdokument m.v. Dette er ein investeringskostnad som òg må takast med i reknestykket der deler av etableringsarbeida blir sett bort. Det er til stor nytte og økonomisk ressurssparande for partane å ha tilgang til utprøvde spesifikasjonar og avtalemalar å gå ut frå i arbeidet. Men det trengs likevel ein del eigeninnsats og kanskje kjøp av rådgjevingstenester i samband med spesifikasjonsarbeidet kjøp og oppfølging av avtalar. Erfaringa i NH er at interkommunalt samarbeid på denne sektoren kan gje store v instar i alle fall for kommunane. 15.1.4Eventuelt kjøp eller leige av utstyr, lokale o.l. Dersom kommunen skal utføra skanningsarbeida, trengs tilgang til kvalitetsfargeskannar av stort format for plankarta. For dokument skanning trengs tilgang til ein kvalitetsfargeskannar i A3. Ein del av eit effektivt tilretteleggingsarbeid er å skjerme ressurs personane som skal gjere arbeidet, og gje desse ein god arbeidsstad, der arbeidet kan gå uforstyrra. 15.1.5Opplæring Den eller dei i kommunen som skal utføra etableringa, må få turvande opplæring og rettleiing i forkant av arbeidet. Kostnadene vil variera alt etter kva bakgrunnskunnskapar vedkomande har. Ein del av tilleggs kunnskapen som trengs i arbeidet, kjem mest effektivt på plass gjennom å gjera arbeida. Digitalt planregister 32 15.2 Driftskostnader Dei årlege driftskostnadene for eit digitalt planregister er følgjande: •Kostnader til systemvedlikehald/utvikling •Kostnader til IKT-drift, alternativt leige av web-hotell •Innlegging av nye data etter kvart som kommunen fangar dei gjennom forvaltingsrutinane og samarbeidsavtalar •Dataforvalting •Opplæring av nytilsette og fagleg oppdatering 15.2.1Kostnader til systemvedlikehald/utvikling, IKT-drift/leige av web-hotell Storleiken av desse kostnadene må den einskilde kommune kalkulere for det som ikkje går fram av avtalar med tenesteleverandør. 15.2.2Innlegging av nye data Kommunen si organisering av arbeidet, kunnskapar hos utøvar og kva saksverktøy utøvaren har, vil verka sterkt inn på ressursbehovet og kostnadene. Prinsippet om fullført sakshandsaming vil under elles like vilkår medføre dei lågaste kostnadene og desse vil generelt vera låge. (Integrerte saksystem vil med tida kunna automatisere mestedelen av arbeida.) Ikkje minst vil fullført sakshandsaming, gje eit planregister som er dagleg oppdatert og dermed ha ein høg nytteverdi. Dersom oppdateringsarbeidet må takast i ettertid, vert det tyngre og meir ressurskrevjande, og ikkje minst: Nytteverdien av registeret vert redusert. 15.2.3 Dataforvalting Bruk og gjenbruk av data skapar verdiar. Dataforvaltinga inneber m.a.: •Formidling av kunnskap om kva data som det finst tilgang til gjennom det digitale planregisteret (marknadsføring) •Å ha eigna system og avtalar på plass for dataformidling og sjå til at dei fungerer tilfredsstillande •Formidling av data •Ha tenleg sikringssystem for data (at dataa ikkje går tapt eller blir for vanska). Marknadsføring kostar. Og kostnadene kjem før avkastinga. 15.2.4 Opplæring av nytilsette og fagleg oppdatering Fullført sakshandsaming vil normalt vera den mest effektive forma for sakshandsaming. Men i visse tilfelle kan det vera rasjonelt at andre utfører spesielle deler av sakshandsaminga. Typisk er det tilfelle med saksmottak, ekspederingsoppgåver og arkivdelen til dei kommunale sakene. Når det gjeld føring av planregisteret, er det ikkje uvanleg at dette så langt har vore ei oppgåve for geodataforvaltarane i kommunen. Dette er relativt enkle registreringsoppgåver som dei fleste saks handsamarane innafor arealforvaltning burde gjera sjølv. Ein dags opp Digitalt planregister 33 læring bør kunna dekke behovet. (Halv dag for dei som hittil har utført registreringsarbeid i tidlegare registersystem). Hjelpemiddel og regelverk er under stadig endring. Så det vil vera eit kontinuerleg behov for kunnskapsoppdatering. I høve til plan registeret er dette eit behov som bør dekkast som integrert kunnskaps oppdatering av sakshandsamarane. 15.3 Finansiering 15.3.1Etableringskostnadene Erfaringa frå NH er at det er svært mykje å spara ved interkommunalt samarbeid. For kommunane medførde dette at kostnadene til system kjøp, skanning, digitalisering av planomriss, georeferering og innlegging i registeret til saman kom berre på ca 15 % av dei totale etablerings kostnadene. Det er ”ryddekostnadene” som er dei heilt dominerande. Arbeida må utførast i kommunen, og av person som har turvande kunnskapar for arbeidet og innsikt i dei kommunale saks- og arkivrutinane. Kostnadene er investeringskostnader, men for dei fleste kommunane vil vera så små at det vil vera naturleg at dei blir finansiert over plan forvaltinga sitt driftsbudsjett. Eit digitalt planregister, dersom det er dagleg oppdatert, er eit effektiviseringsverktøy i den offentlege sakshandsaminga. Effektiviseringsvinsten bør i første fase gå til å dekke etablerings kostnadene. Dilemmaet er at dei siste kjem først. Dette må kommunen finna ei praktisk løysing på! Kommunen eller eit kommunesamarbeid kan søkja om tilskott til etablering av digitale planregister med grunngjeving i den effek tivisering og kvalitetsheving verktøyet medfører i forvalting av pbl. Dei kommunale skjønsmidlane som Fylkesmannen fordeler, er ei av fleire kjelder det kan søkjast om midlar frå. 15.3.2Driftskostnadene Dette er kostnader som kommunen heilt ut kan dekke gjennom sine saksgebyr etter pbl. og av inntekter frå kommersiell bruk av data gjort tilgjengeleg gjennom planregisteret. Også her er det pengar å spare ved interkommunalt samarbeid. 16 Tips og triks Det er mykje å setje seg inn i for den som skal etablere kommunen sitt digitale planregister. I tillegg til råd som er gitt tidlegare i denne rettleiaren, vil brukaren finna mykje nyttig informasjon til bruk ved etablering og den etterfølgjande forvalting av kommunen sitt digitale planregister (og planforvalting) i vedleggsdelen til rettleiaren. Nokre av desse vil ha lang brukstid, mens andre kan relativt tidleg bli utdatert. Digitalt planregister 34 Vedleggsliste Vedlegg Vedlegg Vedlegg Vedlegg Vedlegg Vedlegg Vedlegg Vedlegg Vedlegg Vedlegg Vedlegg Vedlegg A ...Aktuelle lenker og dokument du bør ha for handa B …Sjekkliste for bortsetjing av arbeid C …Samarbeidsavtale (mal) kommune – fylkeskommune D …Samarbeidsavtale (mal) kommune – NVE E …Digitale planregister - erfaringar frå Meland kommune F …Digitalt planregister – erfaringar frå Lindås kommune G …Milepælsdokument for arealplanar H…Rutinebeskrivelse for digitalt planregister I … Symbol for dispensasjonar J …Objektkatalog for dispensasjonar K …BraPlan – relasjonar mellom planar L …Difi avtalemal (nynorsk) Vedlegga B–L finnes i eigen zip-fil Vedlegg A. Aktuelle lenker og dokument du bør ha for handa Vikige internettadresser Veiledning til ny plan- og bygningslov - regjeringen.no Kart- og planforskriften, spesifikasjon, tegneregler m.v. - regjeringen.no Kommunalt planregister - regjeringen.no Planinformasjon : Statens kartverk Geointegrasjonsprosjektet - Arbeidsgruppe Plan Riksarkivet – digitale arkivformat Viktige dokument •Kortveileder •Lovkommentaren til PBL •Plan- og bygningsloven •FOR 2009-06-26 nr 855: Forskrift om konsekvensutredninger •FOR 2009-06-26 nr 861: Forskrift om kart, stedfestet informasjon, arealformål og kommunalt planregister (kart- og planforskriften) •Rundskriv T-2-09 - Ikraftsetting av ny plandel i plan- og bygningsloven •Ot.prp.nr. 32 -Om lov om planlegging og byggesaksbehandling •Veiledning til forskrift om kart, stedfestet informasjon, arealplan og digitalt planregister •Nasjonal produktspesifikasjon for arealplan og digitalt planregister - Del 0 •Nasjonal produktspesifikasjon for arealplan og digitalt planregister - Del 1 •Nasjonal produktspesifikasjon for arealplan og digitalt planregister - Del 2 •Nasjonal produktspesifikasjon for arealplan og digitalt planregister - Del 3.1 •Nasjonal produktspesifikasjon for arealplan og digitalt planregister - Del 4 •Datamodell for digitalt planregister •Digitale planregister - erfaringar frå Meland kommune : Statens kartverk Digitalt planregister 35
© Copyright 2024