INTERNREVISJON Dokument ID: P_02 1. Grunnlag Som et ledd i den nødvendige overvåkingen og kontinuerlige forbedringen av kvalitetsog miljøstyringssystemet, skal det utføres en intern revisjon av systemet minst en gang per år. Hensikten med denne revisjonen er å kontrollere at definerte prosesser og prosedyrer blir utført slik de er beskrevet i manualverket, og eventuelt avdekke og belyse de tilfeller hvor det er avvik mellom beskrivelse og utførelse. Revisjonen vil i utgangspunktet være en systemrevisjon, noe som innebærer at det er systemet (kvalitets- og miljøstyringssystemet) som skal revideres, og ikke for eksempel en spesifikk kontrakt. Revisjonen skal utføres horisontalt, noe som innebærer at det skal gjøres sjekker av forhåndsdefinerte prosesser eller prosedyrer uavhengig av hverandre, og derfor ikke nødvendigvis følge den logiske rekkefølge som utføres i det daglige virke. Hva som skal revideres skal være definert i en revisjonsplan. Mer informasjon om revisjonsplanen finnes under punkt 3. 2. Revisor Intern revisjonen kan i prinsipp utføres av hvem som helst, med unntak av den som er ansvarlig for prosessen som skal revideres. Dette er på grunn av at man ikke skal gjøre en kontroll av sitt eget ansvarsområde, hvor man er å regne som inhabil. I kapittel 1.1 i Håndboken for Kvalitets- og Miljøstyring finnes det en kryssreferanseliste som også inneholder navnet på den som er ansvarlig for de respektive prosessene. Denne vil derfor gi en føring i forhold til hvem som regnes som inhabile i forhold til en intern revisjon. En revisjon kan således utføres av flere personer, hvor områdene fordeles for å unngå inhabilitetsutfordringen. Intern revisjonen kan også gjøres av en ekstern part under forutsetning av at denne får alle nødvendige tilganger i TF Anlegg sine systemer og dokumentasjon, samt tilgang til å intervjue nødvendig personell for å få klarhet i hvordan prosessene fungerer i praksis. Den eksterne parten må derfor også få mulighet til å komme til og få befare det praktiske arbeidet der dette ansees som nødvendig. For å sikre kvalitet og effektivitet i intern revisjonen, bør den eller de som skal utføre revisjonen ha en viss grunnkunnskap om hvordan dette bør gjennomføres. I tillegg bør personen(e) ha evne til å vurdere situasjonene objektivt og nøytralt, samt kunne fremstille resultatet på en saklig og forståelig måte. 3. Revisjonsplan For å sikkerstille at intern revisjonen dekker hele systemet over en lengre periode, skal det etableres en revisjonsplan som definerer hva som skal revideres ved hver revisjon. Denne revisjonsplanen skal fastsettes av ledelsen, som har mulighet til å revidere den i forbindelse med den fastsatte ledelsens systemevaluering. Revisjonsplanen skal inneholde de forskjellige prosessene i systemet som skal revideres, med et anbefalt tidsintervall mellom hver gang de gjennomgår en revisjon. Den skal i tillegg inneholde et minimum antall stikkprøver som skal kontrolleres under revisjonen. Denne revisjonsplanen skal benyttes av den/de som skal uføre revisjonen under planleggingsfasen, og skal være førende for gjennomføringsplanen. Navn på dokument: Rev.nr: Sist revidert av: Revisjonsdato: Side: P_02 Internrevisjon 1.0 RoF Consulting 14/11-2013 1 av 3 INTERNREVISJON Versjon 1.0 Ledelse I. Revider plan Internrevisjonsplan II. Beslutt internrevisjon XI. Gjennomgå rapport XII. Avvik ? J XVI. Beslutte oppfølging XVII. Behov N for oppfølgingsrevisjon ? N VII. Utfør gransking, steg 2 IV. Send varsel til ansvarlige ledere VI. Utfør gransking, steg 1 Internrevisjonsrapport VIII. Utfør gransking, steg 3 J XXI. Utfør oppfølgings-revisjon XIII. Arkiver XXII. Rapporter og arkiver Revisor III. Planlegg revisjon XVIII. Følg opp tiltak Ansvarlig leder V. Gjør nødvendige forberdelser. Klargjør stikkprøver X. Oppsummer og skriv rapport IX. Delta i gransking steg 3, om nødvendig XIV. Avvik ? J XIX. Planlegg og implementer tiltak XX. Rapporter N XV. Arkiver Klikk på prosesskartet for å åpne et større bilde 4. Planlegging og gjennomføring En intern revisjon skal besluttes av ledelsen i ledermøte, i forhold til tidspunkt for gjennomføring og hvem som skal utføre revisjonen. Den som skal utføre revisjonen skal så planlegge gjennomføring en i detalj, og ved hjelp av sjekklisten for intern revisjon. Denne planleggingen innebærer blant annet følgende elementer:       Hvilke områder eller prosesser som skal granskes. Hvem som skal utføre granskningen per område / prosess. Hvem som er ansvarlig for området / prosessen. Eventuelt hvor mange stikkprøver som skal granskes. Kort beskrivelse av hvordan granskningen planlegges gjennomført. Tidsrommet for gjennomføring per område / prosess. Del 1 av SL_01 Sjekkliste for internrevisjonen er avsatt til planlegging, mens del 2 er avsatt til gjennomføringen, inklusive det forberedende og avsluttende arbeidet. Intern revisjonen skal være en planlagt revisjon, og det skal derfor alltid gjøres avtaler med de respektive personer (ansvarlige ledere) i forkant av granskningen. I tillegg innebærer forberedelsene å innhente alle beskrivelser av prosessen samt hente frem nødvendige stikkprøver. Alle beskrivelser av prosessen kan innebære blant annet beskrivelsene i Håndbok for Kvalitets- og Miljøstyring, frittstående prosedyrer, relevante krav i ISO standarder, relevante krav i andre eksterne regelverk eller kontrakter. Selve gjennomføringen utføres i tre steg, først en granskning av systemets beskrivelse (håndboken, prosedyrer og lignende) opp mot eksterne krav (ISO og annet), deretter en granskning av dokumentert etterlevelse, og til sist en fysisk kontroll av etterlevelse ut i prosessen. Hvert steg kan resultere i anmerkninger, som da skal beskrives slik at det kan benyttes i forbedringsarbeidet senere. Navn på dokument: Rev.nr: Sist revidert av: Revisjonsdato: Side: P_02 Internrevisjon 1.0 RoF Consulting 14/11-2013 2 av 3 5. Rapportering og dokumentasjon Resultatet av internrevisjonen skal beskrives i en rapport til ledelsen. Denne rapporten skal utarbeides etter den fastsatte malen Adm_21 Internrevisjonsrapport, og skal inneholde en beskrivelse av hva som var planlagt (løses ved å legge ved en kopi av sjekklisten), hva som ble utført og ikke minst en utførlig beskrivelse av alle avvik, inkludert en evaluering av hvorfor avviket er oppstått og hvordan det foreslås rettet (korrigerende og forebyggende tiltak). Rapporten og annen relevant dokumentasjon skal oppbevares og arkiveres som beskrevet i kapittel 1.7 Dokumentasjon og registreringer i Håndbok for Kvalitets- og Miljøstyring. 6. Referanser Håndbok for Kvalitets- og Miljøstyring Revisjonsplan SL_01 Sjekkliste for Internrevisjon Adm_21 Internrevisjonsrapport Navn på dokument: Rev.nr: Sist revidert av: Revisjonsdato: Side: P_02 Internrevisjon 1.0 RoF Consulting 14/11-2013 3 av 3