Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
SAMARBEID MED INNSØKENDE / VEILEDER I NAV
1. Kontakt med innsøkende.
2. Brev til NAV.
FØR START / INNSØKNINGSPROSEDYRER
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Forhåndssamtale.
Innsøkning.
Registrering.
Tildeling av koordinator.
Første samtale med ny medarbeider.
Rådgivende Utvalg.
INTRODUKSJONSFASEN
9. Første møte i avdeling.
10. Egenvurdering ved oppstart.
11. Forenklet arbeidsavtale.
12. Oppstartsmelding.
13. Første dag på jobben.
14. Opplæringsplan i avdeling.
15. Eventuell fadderordning.
ARBEIDSPRAKSIS
16. Individuell aktivitetsplan.
17. Første medarbeidersamtale.
18. Arbeidsavtale.
19. Daglig oppfølging / tilrettelegging.
20. Høyt fravær og tildeling av arbeidsoppgaver.
21. Akademiet.
22. Egenvurdering.
23. Fravær.
24. Medarbeidersamtale.
25. Trekantsamtale med veileder NAV.
26. Samtaler med Koordinator.
27. Ved behov for ansvarsgruppe.
28. Møter med: - Behandler, - Psyk. sykepleier, Ansvarsgruppe, - Andre.
29. Kvartalsrapporter.
30. Delta på Jobb Klubb.
31. Utvikling / forventet måloppnåelse.
AVSLUTNING
32. Basismøte.
33. Overgang til AB.
34. Avslutningssamtale.
35. Sluttmelding.
36. Registrering av resultat.
37. Sluttattest.
38. Sluttrapport.
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
DOKUMENTASJON
ANSVAR
DELTAKELSE
All kontakt med
innsøkende instans/
Veileder i NAV
skal loggføres i CAPITECH
Alle som har
kontakt med
innsøkende
instans
SAMARBEID MED INNSØKENDE / VEILEDER I NAV
1.
Kontakt med
innsøkende
instans
Når en person søkes inn til KIM-senteret, forutsettes det et tett
samarbeid med innsøkende/veileder i NAV.
a) Det er innsøkende som er bestiller av arbeidspraksisen.
b) Arbeidsleder skal fortløpende holde innsøkende
oppdatert ved endringer i praksisen.
c) Arbeidsleder bør avtale med den enkelte innsøkende
instans om hvordan denne kontakten skal være.
2.
Brev til NAV
Fra 15.11.2010 skal post til Nav skannes. Dette gjøres på Alnabru. www.nav.no
Dokumenter kommer direkte inn i et elektronisk arkiv etter
skanningen.
For at post som vedrører en person skal komme i hans eller
hennes elektroniske arkiv må det tas ut en forside på www.nav.no
Det krever personens person.nr. og post.nr. Forsiden får en
strekkode som identifiserer denne personen og dette brukes i
skanningen.
Adressen til det stedet papirene skannes står på forsiden.
For KIM-senteret betyr dette at dere fra 15.11. må hente ut
forside på den personen dere skal sende inn rapport på.
All oppfølging som vedrører arbeid og aktivitet skal skannes.
Forsiden eller vedleggene som sendes må ikke stiftes, ha binders,
kaffeflekker på strekkoden osv...
Følgende dokumenter skal skannes fra 15.11.10:
o Dagpenger
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 2 av 31
Alle som skal
sende brev til
NAV
UTFØRES
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
DOKUMENTASJON
o
o
o
o
o
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES
Individstønad
AAP (Arbeidsavklaringspenger)
Uføre
Arbeid og aktivitet (aktivitetsplan, egenvurdering,
legeerklæring, rapporter fra arbeidsmarkedsbedrifter)
Tilleggsstønader (bussepenger o.l.)
FØR START / INNSØKNINGSPROSEDYRER
3.
Forhåndssamtale. Ulike inngangsprosedyrer:
(krav.spes. NAV)
a) Veileder i NAV tar kontakt for informasjon og omvisning
sammen med mulig medarbeider. Koordinator og eventuelt
også arbeidsleder gir info om KIM-senteret og avdeling.
Veileder i NAV sender søknad etter møtet.
b) Søknad kommer fra innsøkende instans / veileder i NAV
uten foregående samtale/info. Koordinator har en samtale
med søker (mulig ny medarbeider) i etterkant.
c) Søker tar selv kontakt for info. og omvisning. KIM-senteret
tar en forhåndsamtale og henviser til NAV for innsøking.
Koordinator
(Arbeidsleder)
Ved
henvendelse
ang. søknad
Administrasjon
Fortløpende
KIM-senteret likestiller prosedyre a, b og c, og forutsetter at både
søknad er mottatt og første samtale er avhold innen saken tas opp
gjennom Rådgivende Utvalg. (RU)
4.
Innsøkning
Medarbeider søker arbeidspraksis ved KIM-senteret via veileder i
NAV
Søknadene skal registreres i
”post inn”
Når søknaden er registrert,
legges de i mappe for nye
søknader i låsbart arkiv.
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 3 av 31
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
5.
Registrering
DOKUMENTASJON
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES
Superbruker for CAPITECH (koordinator 1.) registrerer ny
medarbeider i APS inn i datasystemet CAPITECH.
For mer informasjon:
H:\MALER og RUTINER Attføringsfaglig team\
Rutiner for registrering av
medarbeidere/deltakere
Superbruker
CAPITECH
Fortløpende
Superbruker levere opplysninger (navn, adresse, m.m.) om den
nye medarbeider til Kontoret, slik at det kan lages mappe
m/omslagsark
For mer informasjon:
Arbeidsbeskrivelser ved
kontoret:
Registrering av nye
medarbeidere
Kontoret
etter
registrering
Ny medarbeider registreres i Hovedliste.
Hovedliste er lagret:
G:\A1-mappe\ HOVEDLISTEmedarbeidere
Kontoret
samme uke
Ny medarbeider registreres inn på saksliste til Rådgivende Utvalg.
(RU)
Saksliste:
G:\A1-mappe\RÅDGIVENDE
UTVALG\Innkallinger
Rådgivende Utvalg
Kontoret
samme uke
Brev om mottatt søknad sendes søker. (kopi NAV)
Mal:
G:\A1-mappe\RÅDGIVENDE
UTVALG\MALER - RU\ MAL Bekreftelse på mottatt
søknad
Kontoret
(Attføringsfaglig
leder er
ansvarlig)
Brev skrives ut og legges i
personal mappe for
medarbeider i låsbart arkiv.
Brev slettes fra PC.
6.
Tildeling av
koordinator
Attføringsfaglig team fordeler nye søkere.
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 4 av 31
Attføringsfaglig
team
ukentlig
Attf. forum
(2010 – ons.)
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
DOKUMENTASJON
Koordinator som har fått saken gjennomgår søknaden. Ved
usikkerhet om det er tilstrekkelig informasjon, ta kontakt med
veileder før Rådgivende Utvalg.
Punkter som må være med i søknaden:
a) søknad fra NAV underskrevet av søker
b) Konkret bestilling
c) ny legeuttalelse
7.
Første samtale
med ny
medarbeider
Det er koordinator som har første samtale med ny medarbeider
etter inntak. (Koordinators ansvar å kalle inn medarbeider til
samtale)
Det er en forutsetning at søknaden er gjennomlest før samtalen.
Likevel er det lurt å kvalitetssikre informasjonen med den nye
medarbeideren.
Det finnes en egen sjekkliste med spørsmål / tema som bør gås
igjennom ved første samtale med medarbeider. Denne sjekklisten
bør brukes som en ”huskeliste” under samtalen.
Noen
•
•
•
UTFØRES
For mer informasjon:
H:\MALER og RUTINER Attføringsfaglig team\
Sjekkliste. Gjennomgang av
nye søknader
Koordinator
rett etter
Attf. forum
For mer informasjon:
H:\MALER og RUTINER Attføringsfaglig team\
Sjekkliste: Første samtale
med ny medarbeider
Koordinator
Så raskt som
mulig etter at
medarb. har
blitt tatt inn.
Loggføres:
Referat fra møte skrives inn
som journalnotat i
medarbeiders mappe i
CAPITECH
av spørsmålene / temaene er
Hva ønsker du å få avklart?
Hva er ditt yrkesønske, mål med handlingsplanen?
Hva slags helseproblemer har du
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 5 av 31
ANSVAR
DELTAKELSE
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
8.
Rådgivende
Utvalg
DOKUMENTASJON
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES
Saksliste:
Innkalling avklares med attføringsfaglig team.
Saksliste og APS- og AB-lister sendes / leveres deltakerne til møtet G:\A1-mappe\RÅDGIVENDE
UTVALG\Innkallinger
en uke før møtet.
Rådgivende Utvalg
Kontoret
En uke før RU
Sakliste blir referert under attføringsfaglig kvarter på KIM-forum,
onsdag før Rådgivende Utvalg.
Attføringsfaglig leder
ons. før RU
For mer informasjon:
R:\KIM-Forum\Kim-forum
2010\Referater
Alle ansatte
Dette for at alle arbeidsledere skal vite hvor mange søkere det er
til hver avdeling.
Rådgivende Utvalg holdes 3. torsdag i måneden, med
representanter fra attføringsfaglig team (2 stk.) , NAV og NAV
kommune.
For mer informasjon:
G:\Rådgivende
utvalg\Referater
Attf. leder
3. torsdag i
mnd.
NAV’s
kontaktperson
Rådgivende Utvalg
(KIM-perm)
På Rådgivende Utvalg:
• Informerer attføringsleder og tilrettelegger i AB om status i
APS og AB.
• Er det formelt inntak av nye medarbeider.
• Attføringsfaglig leder kan ta opp vanskelige saker for å få
råd og veiledning av NAV.
• Gjensidig informasjon mellom KIM-senteret, NAV og NAV
kommune
• Man går igjennom nye regler og krav fra NAV
Referent på møtene er en repr. fra attføringsfagligteam.
Umiddelbart etter møtet skriver referenten ut referatet og leverer
det til kontoret.
For mer informasjon:
G:\Rådgivende
utvalg\Referater
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 6 av 31
NAV kommune
tilrettel. AB
(Arbeidsleder)
referent RU
(tilrettelegger
AB)
umiddelbart
etter RU
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
DOKUMENTASJON
Brev om utfall av møtet blir sendt søker(eventuell ny medarbeider)
etter RU. Kontoret sender kun ut brev til de som er tatt opp i PU,
og som står på ventetid
For mer informasjon:
Arbeidsbeskrivelser ved
kontoret:
Rådgivende Utvalg
Husk send kopi til veileder NAV
MAL:
Brev om inntak og ventetid
ANSVAR
DELTAKELSE
Kontoret
UTFØRES
senest en uke
etter RU
INTRODUKSJONSFASEN
9.
Første møte i
avdeling
På dette møtet deltar både koordinator og arbeidsleder sammen
med medarbeider. Dokumentet ”Informasjon gitt ved første
møte i avdeling” krysses av og signeres av både
medarbeider og arbeidsleder. Noen av temaene er:
a) Oppstartdato og arbeidstid i introduksjonsfasen.
b) Det skrives en forenklet arbeidsavtale.
c) KIM-perm blir levert ut og gjennomgått.
d) Informasjon om Akademiet.
e) Det blir opplyst om fraværsregler.
f) Medarbeider får utlevert et egenvurderingsskjema.
g) Omvisning i avdeling.
For mer informasjon:
R:\MALER og RUTINER –
Arbeidsledere\
Informasjon gitt ved første
møte i avdeling
Arbeidsleder
Koordinator
Medarbeider
Etter avtale
med
arbeidsleder
og
koordinator.
10.
Egenvurdering
ved oppstart
Det er to typer egenvurderingsskjema som brukes i arbeidspraksis
ved KIM-senteret. Det første skjema får medarbeider utlevert på
første møte i avdeling.
Mal:
Egenvurdering ved oppstart
(I) (KIM-perm)
Medarbeider
Leveres ut på
første møte i
avdeling.
I dette skjemaet skal medarbeider skrive noe om sine
forventninger og planer for arbeidspraksis. Noen av punktene er:
• Hva er hovedmålet med min attføring?
• Hvilket behov for bistand under oppstart mener jeg at jeg
trenger?
• Hvordan ønsker jeg å starte arbeidspraksisen i KIMsenteret?
Utfylt egenvurderingsskjema
legges i personal mappe for
medarbeider i låsbart arkiv.
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 7 av 31
Arbeidsleder er
ansvarlig for å
levere ut
skjemaet.
Skal leveres
arbeidsleder i
løpet av
andre
arbeidsuke.
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
DOKUMENTASJON
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES
Mal:
Forenklet arbeidsavtale.
(CAPITECH)
Arbeidsleder
Under første
møte i
avdeling
Oppstartsmelding Når en medarbeider begynner i APS skal det sendes en
oppstartsmelding til kontaktperson i NAV, dette for å være sikker
på at NAV og KIM-senteret har registrert samme startdato i et
tiltak.
Mal:
Oppstartsmelding APS
(CAPITECH)
Koordinator
Etter første
møte i
avdeling
Første dag på
jobben
Loggføres:
Referat fra møte skrives inn
som journalnotat i
medarbeiders mappe i
CAPITECH
Arbeidsleder
Første dag på
jobb
Medarbeider kan fylle ut dette i avdeling eller hjemme. Utfylt
skjema skal leveres arbeidsleder i løpet av andre arbeidsuke.
Det utfylte skjemaet vil bli brukt som et arbeidsredskap:
• Ved første medarbeidersamtale.
• Når man lager den individuelle aktivitetsplan
11.
Forenklet
arbeidsavtale
Ved første møte i avdeling skal det skrives en forenklet
arbeidsavtale, med arbeidstid for de første 28 dagene (4 uker).
Avtalen inneholder avtalt:
a) Arbeidstid (min. 2 dager á 4 timer eller 3 dager á 3 timer)
b) Arbeidsområde
Det orienteres om at det utarbeides en mer omfattende
arbeidsavtale etter 4/5 uker.
12.
13.
På medarbeiders første arbeidsdag får han/hun:
• Omvisning i avdeling.(Dersom medarbeider ikke fikk
omvisning på første møte i avdeling)
• Henvisning til garderobeplass og evt. arbeidsplass.
• En innføring i brannrutiner i avdeling. (Og eventuelle andre
Sendes til:
•
Kontaktperson i NAV
for KIM-senteret
(2010 – Line Grethe
Holand Husby)
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 8 av 31
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
DOKUMENTASJON
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES
På første arbeidsdag får medarbeider utdelt avdelingens
opplæringsplan.
For mer informasjon:
Arbeidsleder
Medarbeider
Utlevert
første dag på
jobb.
Opplæringsplanen skal brukes som et arbeidsverktøy for både
medarbeider og arbeidsleder gjennom hele introduksjonsfasen og
arbeidspraksisen.
Opplæringsplan for Kafé no.
19
•
HMS tiltak i avdelingen)
Utdelt Opplæringsplan for avdeling.
Arbeidsleder og medarbeider vil:
• Snakke om avdelingen og arbeidsoppgavene.
• Gå gjennom dokumentet ”Informasjon gitt ved første møte
i avdeling” som har blitt signert av medarbeider på første
møte i avdeling for å se om noe er uklart.
• Avklare forventninger medarbeider har, samt svare på
spørsmål rundt arbeidspraksisen.
• Avklare hvor ofte medarbeider skal delta på Akademiet.
(minimum en gang i uka)
• Avtale første medarbeidersamtale om 4 uker (Deretter er
det medarbeidersamtaler hver 6. uke)
Dersom medarbeider blir sliten i løpet av arbeidsdagen, og synes
at det er mye informasjon. Kan man gå igjennom informasjon i
løpet av de to første arbeidsdagene.
14.
Opplæringsplan i
avdeling
Opplæringsplanen gir en oversikt over alle arbeidsområder og
arbeidsoppgaver avdelingen kan tilby, og gir medarbeider et
innblikk i hva han/hun kan få opplæring i.
Opplæringsplan for Kontoret
Opplæringsplan for Datadrift
Opplæringsplan for Sirkulus
Opplæringsplan for Bygg og
Vedlikehold.
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 9 av 31
oppdateres
fortløpende
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
DOKUMENTASJON
ANSVAR
DELTAKELSE
For mer informasjon se de
ulike avdelingenes
opplæringsplaner
og
avdelingenes
arbeidsbeskrivelser
(Datadrifts kurshefter)
Arbeidsleder
Medarbeider
UTFØRES
I løpet av introduksjonsfasen og arbeidspraksisen noteres det
hvilke oppgaver medarbeider har prøvd ut og mestrer.
Planen oppdateres fortløpende, og er et tema på
medarbeidersamtalene. Ved tiltakets slutt er det viktig at en
oppdatert opplæringsplan blir signert av medarbeider og
arbeidsleder.
Arbeidsområde og arbeidsoppgaver:
Opplæringsplanen har en fullstendig oversikt over avdelingens
arbeidsområder og arbeidsoppgaver. Hvorvidt medarbeider skal få
opplæring og trening i alle arbeidsoppgavene er avhengig av NAVs
bestilling, medarbeiders ønske og konkrete mål.
Eksempel på arbeidsområde og arbeidsoppgave (kontoret):
• Arbeidsområde:
6. Oppdrag for Attføringsfaglig Team
• Arbeidsoppgaver:
6.2. Rådgivende Utvalg
6.3. Kvartalsrapporter
Hver avdeling har sin opplæringsplan, som er tilpasset avdelingens Mal:
funksjon, så utformingen av de ulike opplæringsplanene kan være Opplæringsplan for Kontoret
forskjellige.
Opplæringsplan for Kafé no.
Det er viktig at arbeidsleder evaluerer / går igjennom malen til
avdelingens opplæringsplan hver 6 måned for å oppdatere malen.
Dette for å sikre at:
• Nye arbeidsoppgaver som avdelingen har fått, står i
opplæringsplanen.
19
Opplæringsplan for Datadrift
Opplæringsplan for Sirkulus
Opplæringsplan for Bygg og
Vedlikehold.
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 10 av 31
Arbeidsleder
Hver 6 mnd.
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
DOKUMENTASJON
•
•
Utgåtte arbeidsoppgaver er slettet fra planen.
Opplæringsplanen er tilpasset avdelingens funksjon.
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES
Arbeidsleder
Første dag på
jobb
Se bunntekst på mal når
malen sist ble oppdatert.
Det vil gå fram av bunntekst i mal når planen sist ble oppdatert.
15.
Eventuell
fadderordning
Noen avdelinger har fadderordninger, der erfarne medarbeidere
hjelper nye medarbeidere med å finne seg til rette ved avdelingen.
• En fadder kan gjøre arbeidsoppgavene sammen med den
nye medarbeideren.
• De kan spise lunsj sammen.
• Fadderen kan introdusere den nye medarbeiderne for de
andre medarbeiderne
• Fadderen er tilgjengelig slik at medarbeideren kan spørre
om ting relatert til arbeidsoppgavene.
Loggføres:
Dersom medarbeider får en
fadder skrives det inn i et
journalnotat i medarbeiders
mappe i CAPITECH
Det er opp til arbeidsleder ved avdeling og vurdere hvorvidt en
fadderordning vil fungere ved deres avdeling.
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 11 av 31
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
DOKUMENTASJON
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES
I løpet av uke 4 eller 5 skal det skrives en Individuell
aktivitetsplan.
For mer informasjon:
Rutiner for Individuell
aktivitetsplan (KIM-perm)
Koordinator
Uke 4 eller 5
etter oppstart
En individuell aktivitetsplan er en plan som skal vise hensikten
med gjennomføringen av tiltaket, blant annet hvilke behov
medarbeideren har, hva hun/han ønsker å få hjelp til og hun/han
skal jobbe med i tiden ved KIM-senteret. Planen skal vise hvilke
mål som er satt for arbeidspraksisen og klargjøre ansvarsforholdet
mellom avdeling v/arbeidsleder, koordinator og medarbeider selv.
Malen:
Individuell aktivitetsplan.
(CAPITECH)
Det er koordinators ansvar å kalle inn til et møte der planen blir
skrevet og ansvar fordelt. Det er viktig at delmål og hovedmål i
planen både gjenspeiler medarbeiders ønsker og NAV’s bestilling.
Loggføres:
Referat fra møte skrives inn
som journalnotat i
medarbeiders mappe i
CAPITECH
ARBEIDSPRAKSIS
16.
Individuell
aktivitetsplan
(EQUASS)
Utfylt mal lagres i:
medarbeiders mappe i
CAPITECH.
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 12 av 31
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
DOKUMENTASJON
Hvordan bruke planen.
Ved KIM-senteret gjennomføres det medarbeidersamtaler hver 6.
uke. På annen hver medarbeidersamtale (dvs. hver 12. uke) skal
den individuelle aktivitetsplanen gås igjennom av medarbeider og
arbeidsleder.
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES
Arbeidsleder
Koordinator
Hver 12. uke
(medarb.
samtale)
Arbeidsleder
Uke 4 eller 5
etter oppstart
Det skrives arbeidsavtaler hver 3. måned som bygger på delmål og
hovedmål i planen.
Arbeidsleders ansvar:
Det er viktig at arbeidsleder skriver inn møtereferat i
CAPITECH fra alle møter/samtaler der den individuelle
aktivitetsplanen er tema.
Arbeidsleder varsler koordinator dersom planen skal endres.
Arbeidsleder kontakter veileder ved NAV ved eventuelle avvik
og dersom den individuelle aktivitetsplan ikke blir fulgt.
Koordinators ansvar
Koordinator er ansvarlig for at justeringene blir skrevet inn i
planen.
Koordinator sender veileder ved NAV en oppdatert individuell
aktivitetsplan dersom det er gjort vesentlige endringer i
planen.
17.
Første
medarbeidersamtale
Etter 4-5 uker har arbeidsleder og medarbeider den første
medarbeidersamtale. (Deretter samtale hver 6. uke, se under pkt.
om medarbeidersamtaler)
•
På medarbeidersamtalen oppsummerer medarbeider og
arbeidsleder introduksjonsfasen (de første 4 uker)
For mer informasjon:
Rutiner for
medarbeidersamtaler. (KIMperm)
Loggføres:
Referat fra møte skrives inn
som journalnotat i
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 13 av 31
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
DOKUMENTASJON
•
•
18.
Arbeidsavtale
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES
Mal:
Arbeidsavtale (CAPITECH)
Arbeidsleder
Uke 4 eller 5
etter oppstart
Behov for oppfølging og
tilrettelegging blir
dokumentert i journalnotat i
Arbeidsleder
Fortløpende
De går igjennom egenvurderingsskjema I som medarbeider medarbeiders mappe i
CAPITECH
har fylt ut og levert til arbeidsleder.
Det skrives en ny arbeidsavtale med varighet på 3
måneder.
Etter 4-5 uker lages det en ny arbeidsavtale. I arbeidsavtalen skal
det stå noe om:
• Arbeidstid.
• Hovedmål for arbeidspraksis.
• Mål for denne perioden.
• Arbeidsoppgaver.
• Opplæringsbehov.
• Spesielle utfordringer.
• Oversikt over medarbeidersamtaler framover.
• Når den Individuell aktivitetsplan skal lages/har blitt laget..
Arbeidsavtalen lages og signeres på medarbeidersamtale.
Arbeidsavtalen skal baseres på mål som er skrevet i den
Individuell aktivitetsplan. Dersom arbeidsavtalen blir skrevet før
den individuelle aktivitetsplan er skrevet ferdig og signert, er det
viktig at arbeidsleder sjekker at det er samsvar mellom
arbeidsavtale og den Individuelle aktivitetsplan.
Arbeidsavtalen har en varighet på 3 måneder. Dersom
medarbeider ønsker å endre avtalen før det har gått 3 måneder er
dette selvfølgelig mulig.
19.
Daglig oppfølging Arbeidsleders oppfølging av medarbeideren baserer seg på
/ tilrettelegging
tidligere samtaler med medarbeider, Individuell aktivitetsplan,
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 14 av 31
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
DOKUMENTASJON
Arbeidsavtale, Opplæringsplan m.m.
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES
Arbeidsleder
Koordinator
Ved behov
medarbeiders mappe i
CAPITECH
Medarbeideren har behov for ulik grad av oppfølging i løpet av
arbeidspraksisen, derfor veldig viktig med god dialog med
medarbeider. Det er ønskelig at medarbeider kommer med egne
innspill til deltakelse på arbeidsplassen, og selv tar ansvar for sin
arbeidsdag.
Målet er selvfølgelig at medarbeideren arbeider mer selvstendig i
løpet av tiltaket.
Ved behov for fysisk tilrettelegging av arbeidsplassen:
•
•
•
•
Avklar med medarbeider om han/hun har ergoterapeut
eller fysioterapeut.
Dersom medarbeider ikke har ergoterapeut/fysioterapeut,
ta kontakt med kommunale ergoterapitjenesten.
Få avklare hvilke hjelpemiddel det er behov for, med hjelp
av ergoterapeut/fysioterapeut.
Arbeidsleder eller koordinator skriver en søknad til
hjelpemiddelsentral med uttalelse fra ergoterapeut,
fysioterapeut og/eller lege.
Dersom man får avslag fra hjelpemiddelsentralen, avklarer
arbeidsleder eller koordinator muligheten for alternative
hjelpemiddel med Daglig leder.
Kontakt veileder ved NAV dersom det viser seg vanskelig / umulig
å få de hjelpemiddel som det er behov for.
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 15 av 31
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
20.
DOKUMENTASJON
Høyt fravær og
tildeling av
arbeidsoppgaver.
Dersom medarbeider har et fravær som er større enn 25 % kan
ikke medarbeider forvente å få beholde de arbeidsoppgaver som
han/hun opprinnelig er tildelt.
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES
Arbeidsleder
ved behov
Alle
medarbeidere
og ansatte ved
KIM-senteret
mandag
onsdag
torsdag
fredag
Grunnen til dette er at arbeidsoppgavene må bli gjort i løpet av ei
arbeidsuke uansett om medarbeideren er på jobb eller ikke.
21.
Akademiet
Akademiet er et morgenmøte for alle i KIM-senteret, både
medarbeidere og ansatte. Akademiet er et samlingssted for
erfaringsutveksling og kompetanseheving for ansatte og
medarbeidere.
For mer informasjon:
Akademiet (KIM-perm)
Ukeplan Akademiet
Referat Akademiet
Hensikten med Akademiet:
• Gi medarbeiderne kunnskap innen vårt fagområde og gi
oppdatering på endringer som skjer.
• Møtetrening ved at medarbeiderne får anledning til å delta
i diskusjoner, holde innlegg, forberede og lede møtet.
• En sosial arena, der medarbeidere kan møte andre kolleger
fra andre avdelinger.
Tema:
•
•
•
•
•
•
Attføring og rehabilitering.
Arbeidslivet.
Arbeidspraksisen.
KIM-senteret.
Helse.
Hverdagsmestring.
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 16 av 31
kl. 09.0009.45
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
DOKUMENTASJON
•
•
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES
medarbeidere
ansatte
minimum en
gang i uka
kontoret
arbeidsledere
hver uke
Livskvalitet.
Ulike Samfunnsspørsmål.
Deltakelse
Alle medarbeiderne skal delta på minst et Akademi i løpet av uka.
Medarbeidere som har høy stillingsprosent bør delta oftere.
Medarbeider blir informert om deltakelse i Akademiet på første
møte i avdeling.
22.
Egenvurdering
Kontoret
Sender ut Ukeplan for Akademiet til alle ansatte på E-mail.
Arbeidsleder henger opp ukeplanen på avdelingen, slik at
medarbeider ser hvilke tema som blir tatt opp denne uken.
Ukeplan Akademiet
Ei uke før medarbeidersamtalen, leverer arbeidsleder ut et
egenvurderingsskjema (Egenvurdering II) til medarbeider.
Skjemaet vil bli brukt som et arbeidsredskap i
medarbeidersamtalen.
Mal:
Egenvurdering (II)
(KIM-perm)
Det er fint om medarbeider fyller ut skjema før
medarbeidersamtalen.
Dersom medarbeider synes det er vanskelig å skrive noe under de
ulike punktene, trenger han/hun ikke å skrive noe. De ulike
punktene/spørsmålene vil uansett bli tatt opp som tema under
medarbeidersamtalen.
Loggføres:
Referat fra møte skrives inn
som journalnotat i
medarbeiders mappe i
CAPITECH. Dette gjelder
også en oppsummering av
medarbeiders egne
vurderinger.
Arbeidersleder skriver referat fra medarbeidersamtale og
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 17 av 31
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
DOKUMENTASJON
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES
Medarbeider
(Arbeidsleder)
Ei uke før
avtalt
medarb.
samtale
Medarbeider
Arbeidsleder
Første
sykedag
medarbeiders egne vurderinger inn som journalnotat i CAPITECH.
Notatet blir brukt som et underbilag til kvartalsrapporter og
sluttrapporter
Noen av punktene i egenvurderingsskjema:
• Hva har jeg lært;
a) i forhold til jobben?
b) i forhold til min egen fungering (også helsemessig)?
• Hvor langt har jeg kommet i forhold til min målsetting med
å være i arbeidspraksis i KIM-senteret?
• Er fravær et problem for meg?
• Hva er årsaken til at jeg ønsker en ny periode i KIMsenteret?
23.
Fravær
Hvem skal meldingen gis til:
• Melding om sykefravær skal varsles første sykedag.
• Medarbeider må også ifra om hvor lenge det er grunn til å
tro at en blir borte.
• Medarbeider melder direkte til arbeidsleder eller til
sentralbordet på telefon 73 84 23 50 som sender til Email til arbeidsleder.
• Fraværet skrives inn i Oppmøtelisten for avdelingen.
Egenmelding
KIM-senteret er en IA-bedrift og ansatte kan derfor ved sykdom
bruke egenmelding i til sammen 24 kalenderdager i løpet av
en 12 måneders periode. Egenmelding kan ikke benyttes i mer
enn åtte dager i strekk.
For mer informasjon:
Melding om sykefravær for
medarbeidere (KIM-perm)
Oppmøte:
Oppmøteskjema
Oppmøteskjema
Oppmøteskjema
19.
Oppmøteskjema
Vedlikehold.
Oppmøteskjema
for kontoret.
for Sirkulus.
for Kafé No.
for Bygg og
for Datadrift.
Mal:
Egenmeldingsskjema
(KIM-perm)
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 18 av 31
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
DOKUMENTASJON
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES
Legeattest
Sykmelding
Medarbeider
Første
fraværsdag
Egenerklæring (Egenmeldingsskjema)
Egenmeldingsskjema skal fylles ut første arbeidsdag etter sykdom
og skrives ut, eller skrives på papirutgaver som finnes i KIMpermen. Utfylt skjema leveres arbeidsgiver samme dag.
Det er arbeidsleder som skal få det utfylte skjemaet som senere
legges i den enkeltes mappe hos koordinator. Sykefravær med
egenmelding og med legeattest registreres og føres opp i
kvartalsrapporten til NAV
Tap av retten til å nytte egenmelding
Medarbeidere som bruker for mange egenmeldinger må være
forberedt på å legge fram legeattest.
Legemeldt fravær
KIM-senteret forlanger ikke ordinær sykemelding, men at legen
skriver en attest som bekrefter at fraværet er nødvendig på grunn
av sykdom.
Legeattest/sykmelding er viktig dokumentasjon for
medarbeidere som har fravær ut over ordinære
egenmeldingsdager. Uten legeattest vil fravær bli betraktet som
udokumentert og vil bli ført opp i kvartalsrapporten til NAV.
Fravær og meldekort
For å sikre riktig utbetaling er det viktig at NAV vet årsaken til
fraværet. Fravær fra arbeidspraksisen skal markeres av på
meldekortet.
Udokumenter fravær
For medarbeidere vil fravær som ikke varsles første dag bli
registrert som udokumentert fravær.
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 19 av 31
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
Rutiner ved udokumentert fravær
Dersom medarbeider ikke har kommet på jobb i løpet av tre
sammenhengende arbeidsdager, og ikke har varslet arbeidsleder
(dvs. ved tre udokumenterte fraværsdager), skal arbeidsleder
varsle koordinator.
Dersom hverken koordinator eller arbeidsleder har hørt fra
medarbeider på ei uke, skal koordinator skrive et brev til
medarbeider, der koordinator ber medarbeider ta kontakt.
Medarbeidersamtale
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES
Loggføres:
Skriv inn det som blir gjort
for å få kontakt med
medarbeider, samt kontakt
med veileder i NAV som
journalnotat i medarbeiders
mappe i CAPITECH
Koordinator
Arbeidsleder
Etter 3
dagers
sammenh.
fravær
Arbeidsleder
Minimum en
gang i uka
Arbeidsleder
Medarbeider
Hver 6 uke.
Malen:
Brev med logo
(CAPITECH)
Dersom det har gått 14 dager uten at arbeidsleder og
koordinator har hørt fra medarbeider, varsler koordinator
veileder ved NAV. Veileder ved NAV og koordinator vurderer om
medarbeider skal skrives ut av tiltaket.
Brev til NAV lagres i:
medarbeiders mappe i
CAPITECH.
Registrering av fravær:
En gang i uka registrerer arbeidsleder alt fravær ved avdelingen.
Arbeidsleder tar utgangspunkt i avdelingens Oppmøteliste og fyller
inn den enkelte medarbeiders OPPMØTELISTE.
Mal:
R:\OPPMØTELISTE\Mal
oppmøteliste
Oppmøtelista for den enkelte medarbeider er underbilag for
rapportene som skrives
24.
DOKUMENTASJON
Hver 6. uke har medarbeider og arbeidsleder en formell
medarbeidersamtale. Det er viktig at disse samtalene blir skrevet
inn som referat i CAPITECH, mye av informasjonen som kommer
fram i disse samtalene danner grunnlaget for rapportene som
skrives og sendes til NAV.
Medarbeidersamtalene tar utgangspunkt i:
Oppmøteliste for den enkelte
medarbeider:
R:\OPPMØTELISTE\2010
For mer informasjon:
Rutiner for
medarbeidersamtaler.
(CAPITECH)
Loggføres:
Referat fra møte skrives inn
som journalnotat i
medarbeiders mappe i
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 20 av 31
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
DOKUMENTASJON
•
•
•
•
Egenvurderingsskjema.
Arbeidsavtale.
Opplæringsplan.
Den individuelle aktivitetsplan.
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES
Loggføres:
Referat fra møte skrives inn
som journalnotat i
medarbeiders mappe i
CAPITECH
Arbeidsleder
Koordinator
hver 12. uke
eller ved
behov
Loggføres:
Referat fra møte skrives inn
som journalnotat i
medarbeiders mappe i
CAPITECH
Koordinator
Ved behov
CAPITECH
På annenhver medarbeidersamtale (hver 12. uke) inviteres
veileder i NAV til å være med.
På annenhver medarbeidersamtale (hver 12. uke) går medarbeider
og arbeidsleder igjennom den Individuell aktivitetsplan.
Også koordinator kan delta på medarbeidersamtalene dersom
medarbeider eller arbeidsleder ønsker dette.
25.
Trekantsamtale
Veileder i NAV inviteres hver 12. uke til å være med på
med veileder NAV medarbeidersamtale.
Det er også viktig å invitere veilederen ved NAV på en
trekantsamtale utenom medarbeidersamtalene dersom dette anses
som viktig for arbeidspraksisen og attføringsløpet.
Det er hovedsakelig arbeidsleder som inviterer til slike møter, men
også koordinator kan gjøre det.
26.
Samtaler med
Koordinator
Medarbeider kan til en hver tid be om en samtale med
koordinator. Til det daglige forholder medarbeider seg til
arbeidsleder ved avdeling, men dersom han/hun ønsker å snakke
med koordinator om noe i stedet for arbeidsleder, er det greit å be
om et møte med koordinator.
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 21 av 31
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
DOKUMENTASJON
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES
Loggføres:
Hva som blir gjort og referat
fra møte skrives inn som
journalnotat i medarbeiders
mappe i CAPITECH
Koordinator
Arbeidsleder
Ved behov
Loggføres:
Referat fra møte skrives inn
som journalnotat i
medarbeiders mappe i
CAPITECH
Arbeidsleder
Koordinator
Ved behov
Enkelte ganger kan det være greit at både koordinator og
arbeidsleder deltar på møte med medarbeider, slik at
ansvarsfordelingen blir klar.
27.
Ved behov for
ansvarsgruppe
Behov for ulike former for bistand avklares under
medarbeidersamtaler og gjennom arbeidet i avdeling.
Ved avdekking av store og grunnleggende behov vil det bli tatt
kontakt med veileder ved NAV og kommunens helse og
velferdstjeneste for et møte. Ved et spesifikt behov formidler vi
kontakt med riktig instans
• Det er som regel arbeidsleder som avdekker et behov.
• Koordinator tar kontakt med veileder ved NAV og andre
som bør delta på et møte.
Det er ikke KIM-senteret som skal starte en ansvarsgruppe, KIMsenteret melder et behov.
28.
Møter med:
- Behandler
- Psyk. sykepl.
- Ansvarsgruppe
- Andre
Ved behov deltar koordinator eller arbeidsleder i samtaler / møter
med andre instanser. Dette kan være en ansvarsgruppe eller
lignende.
Behovet for deltakelse avgjøres for hver enkelt medarbeider. Det
er viktig at arbeidstrening eller jobb er et tema på slike møter
dersom arbeidsleder eller koordinator skal delta.
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 22 av 31
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
29.
Kvartalsrapporter
(krav.spes. NAV)
På bakgrunn av dokumenterte opplysninger om arbeidspraksisen
til medarbeideren, utarbeides det hvert kvartal en rapport om
medarbeideren, som sendes veileder ved NAV.
Ved KIM-senteret sendes det rapporter til NAV 15. februar, 15.
mai, 15. august og 15. november.
DOKUMENTASJON
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES
For mer informasjon:
NAV’s Kravspesifikasjoner
for APS (KIM-perm)
Koordinator
1. – 15 febr.
1. – 15. mai
Rutiner for rapportering til
NAV.
(KIM-perm)
1. – 15. aug.
1. – 15. nov.
Mal:
Rapportene skal være skrevet av koordinator og gjennomgått og
Kvartalsrapport (CAPITECH)
underskrevet av medarbeider, arbeidsleder og koordinator i løpet
av en 14 dagens periode. Det vil si at koordinatorene har avsatt tid
til å skrive rapporter i de to første ukene i februar, mai, august og
november.
Personvern.
I rapportperioden (d.v.s. de to første ukene i februar, mai, august
og november) skal alle rapporter som er klare for gjennomlesning,
ligge i konvolutter. Dette for å ivareta personvernet til den enkelte
medarbeider. Det er kun medarbeider, medarbeiders arbeidsleder
og koordinator som har tilgang til innholdet i konvolutten, d.v.s.
rapport med eventuelle vedlegg.
Lage konvolutter:
• Før rapportperioden leverer Attføringsfaglig team liste over
medarbeidere som det skal skrives rapport om til kontoret
• Det er medarbeiderne på kontoret er ansvarlig for å lage
disse konvoluttene, men de har aldri tilgang til innholdet i
dem
For mer informasjon:
Arbeidsbeskrivelser kontoret:
Kvartalsrapporter
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 23 av 31
Koordinator
Rapportperiodene
Kontoret
(Koordinator)
1. februar
1. mai
1. august
1. november
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
Kvartalsrapportene skrives med grunnlag i:
a. Medarbeidersamtaler avholdt i løpet av kvartalsperioden.
b. Medarbeiders egen vurdering.
c. Eventuell møter ned koordinator.
d. Eventuelle eksterne møter.
e. Oversikt over fravær.
DOKUMENTASJON
ANSVAR
DELTAKELSE
Underbilagene til rapportene
er ført som journalnotat i
medarbeiders mappe i
CAPITECH
Arbeidsleder
Koordinator
Mal:
Koordinator
Innhold i kvartalsrapport:
Kvartalsrapport
(CAPITECH)
a. Startdato.
b. Hvilken periode rapporten omhandler.
Kvartals rapport lagres på:
c. Status og utvikling i forhold til mål handlingsplanen fra NAV medarbeiders mappe i
CAPITECH
lokalt.
d. Arbeidsoppgaver.
Kvartal rapport sendes til:
e. Aktiviteter.
1. Original sendes veileders
f. Oppfølging i perioden.
NAV arbeid
g. Forholdet mellom helse, yrkeshemning og arbeid.
2. Kopi sendes til deltaker
3. Kopi legges i mappa
h. Videre planer i gjennomføringen av tiltaket.
Ferdigskrevet kvartalsrapport skal gjennomleses av medarbeider
og arbeidsleder. Arbeidsleder informerer medarbeider om
hans/hennes rett til å komme med korrigeringer i rapporten
dersom det er behov for det.
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 24 av 31
Koordinator
Arbeidsleder
Medarbeider
UTFØRES
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
30.
Delta på Jobb
Klubb.
(Egentlig et internt
kurs arrangert for
AB deltakere)
31.
Utvikling /
forventet
måloppnåelse
DOKUMENTASJON
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES
Kontoret sender ut kvartalsrapportene.
For mer informasjon:
Arbeidsbeskrivelser kontoret:
Kvartalsrapporter
Kontoret
15 februar
15. mai
15. august
15. november
Medarbeidere som er snart klare for ut i jobb, kan delta på Jobb
Klubb. Jobb Klubb er egentlig et tilbud til deltakerne i AB, men
dersom det er plass på kurset kan også medarbeidere som er i
APS få delta.
For mer informasjon:
Oppfølging av deltakere i AB
- Interne kravspesifikasjoner
(KIM-perm)
Tilrettelegger
AB
Koordinator
Jobb Klubb (KIM-perm)
På Jobb Klubb får medarbeiderne hjelp og undervisning om bl.a.:
• Skrive søknader og CV.
• Arbeidslivets regler.
• Jobbintervju m.m.
Utvikling i løpet av arbeidspraksisen måles opp mot den
Individuelle aktivitetsplan:
• NAV's bestilling.
• Medarbeiders ønske.
• Konkrete del- og hovedmål.
Loggføres / dokumenteres i:
1. Medarbeidersamtaler
2. Kvartalsrapporter
3. Andre journalnotat ang.
utvikling / forventet
måloppnåelse
Utvikling/ forventet måloppnåelse er et viktig tema i alle
medarbeidersamtaler og kvartalsrapporter.
Ved forventet måloppnåelse:
Arbeidsleder vurderer medarbeider som klar til å gå videre i
attføringsløpet (f.eks. AB) eller søke seg jobb, når medarbeider:
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 25 av 31
Arbeidsleder
Koordinator
m.m.
Fortløpende
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
DOKUMENTASJON
•
•
•
•
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES
Blir tryggere og utfører arbeidsoppgavene mer selvstendig.
Utfører oppgavene selvstendig.
Selv tar ansvar for sin arbeidsdag.
Bistår nye medarbeidere med å løse oppgaver.
Ikke forventet måloppnåelse.
Dersom arbeidsleder ser etter 3 måneder at man ikke får den
forventet måloppnåelse, vil arbeidsleder kalle inn til et møte med
NAV om framdrift i tiltaket, og eventuell avslutning.
Ved 3 mnd.
AVSLUTNING
32.
Basismøte
Behov for basismøte
Dersom det viser seg at helsetilstanden til medarbeider er dårlig
og arbeidsleder ser at bestillingen til NAV ikke samsvarer med det
medarbeider klarer å oppnå, kontakter arbeidsleder koordinator for
å diskutere helsetilstanden og behovet for basismøte.
Loggføres:
Samtaler i forbindelse med
helsetilstand skrives inn som
journalnotat i medarbeiders
mappe i CAPITECH
Ofte har medarbeider i disse tilfellene et stort fravær. Det kan
hende at de møter på jobb, men ikke klarer å utføre de
arbeidsoppgaver de er satt til og/eller klarer ikke å jobbe den
arbeidstid som er avtalt.
Dersom arbeidsleder og koordinator ikke ser det som
hensiktsmessig å fortsette med arbeidspraksisen, kalles det inn til
et basismøte der det diskuteres videre tiltaksløp, eventuelt
mulighet for uføretrygd
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 26 av 31
Koordinator
Arbeidsleder
Ved behov
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
DOKUMENTASJON
ANSVAR
DELTAKELSE
For mer informasjon:
Koordinator
Kontoret
Arbeidsbeskrivelser
kontoret:
Kontoret
Koordinator ber kontoret om hjelp til å kalle inn til basismøte, og
Basismøter
kontoravdelingen kontakter alle som skal delta i møtet, og blir enig
med møtedeltakerne om møtested, -dato og –tidspunkt. Kontoret
sender ut brev til alle som skal delta på basismøte.
Deltakere på basismøte:
• Medarbeider
• Arbeidsleder
• Koordinator
• Veileder ved NAV
• Lege
• eventuelle andre instanser
Konklusjon av basismøte:
Dersom konklusjonen av basismøtet er at medarbeider skal:
• Søkes uføre.
• Prøves ut i annen type tiltak.
• Få medisinsk behandling.
Loggføres:
Referat fra møte skrives inn
som journalnotat i
medarbeiders mappe i
CAPITECH
Koordinator
Arbeidsleder
Loggføres:
Referat fra møter om
overgang til AB skrives inn
som journalnotat i
medarbeiders mappe i
CAPITECH
Arbeidsleder
Medarbeider skrives ut av tiltaket.
33.
Overgang til AB
En mulig avslutning på arbeidspraksisen i KIM-senteret kan, etter
avtale med veileder på NAV, være at medarbeider søkes inn i AB.
Arbeidsevne og antatt stillingsprosent skal være avklart før
medarbeider er klar for AB.
Arbeidsleder tar kontakt med en tilrettelegger i AB og avtaler en
samtale med medarbeider og tilrettelegger AB.
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 27 av 31
UTFØRES
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
DOKUMENTASJON
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES
Mal:
Overgangsmelding APS – AB
(CAPITECH)
Koordinator
Når overgang
til AB er
bestemt.
Loggføres:
Referat fra møte skrives inn
som journalnotat i
medarbeiders mappe i
CAPITECH
Arbeidsleder
Koordinator
Veileder NAV
Overgang til AB skal være avklart med veileder på NAV.
34.
Dersom medarbeider går over fra APS til AB skal det sendes en
overgangsmelding til veileder i NAV, dette for å være sikker på at
NAV og KIM-senteret har registrert samme start og sluttdato i et
tiltak.
En samtale om hvorfor tiltaket skal avsluttes og en evaluering av
arbeidspraksisen. Veileder på NAV og koordinator skal inviteres til
møtet.
Avslutningssamtale
UNNTAK:
Medarbeideren har uteblitt fra arbeidspraksis, og verken
koordinator og arbeidsleder får kontakt med medarbeider.
35.
Sluttmelding
Mal:
Når en medarbeider slutter i APS skal det sendes en sluttmelding
til kontaktperson i NAV, dette for å være sikker på at NAV og KIM- Sluttmelding APS
(CAPITECH)
senteret har registrert samme sluttdato i et tiltak.
UNNTAK:
Dersom en medarbeider går over fra APS til AB ved KIM-senteret
sendes en overgangsmelding til veileder ved NAV isteden.
36.
Registrering av
resultat.
Når tiltaket avsluttes skal koordinator registrerer:
• Sluttårsak
• Tid i tiltaket
• Hvorvidt medarbeider har nådd de mål som er satt i den
Individuell aktivitetsplan.
(Overgangsmelding APS - AB)
Sendes til:
•
Kontaktperson i NAV
for KIM-senteret
(2010 – Line Grethe
Holand Husby)
Registrer i skjema:
H:\RAPPORTERING\
Måloppnåelse for
medarbeidere i APS
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 28 av 31
Koordinator
Når sluttdato
er bestemt
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
DOKUMENTASJON
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES
Mal:
Sluttattest (CAPITECH)
Arbeidsleder
Frist:
Skal legges
ved
sluttrapport
Det skal utarbeides en sluttrapport for hver enkelt medarbeider.
Rapporten skal besvare på bestillingen.
For mer informasjon:
NAV’s Kravspesifikasjoner
for AB og APS. (CAPITECH)
Koordinator
Sluttrapport for medarbeidere skal oversendes veileder ved NAV
senest 14 dager etter at medarbeideren er skrevet ut av KIMsenteret
sendes senest
14 dager
etter
sluttdato
Rutiner for rapportering til
NAV. (CAPITECH)
Sluttrapport skal inneholde:
• Beskrivelse av faktiske forhold:
a) Formålet med gjennomføringen av tiltaket.
b) Start- og sluttdato.
c) Fravær. Det skal utarbeides en oppgave over antall
timer og dager fordelt på årsak.
• Gjennomføring:
a) Medarbeiderens arbeidsoppgaver.
b) Eventuelle kurs, sertifikater etc.
c) Omfang av eventuell ekstern
kvalifisering/arbeidstrening, i forbindelse med
Mal:
Sluttrapport APS (CAPITECH)
De spørsmål det skal svares ja eller nei på i forbindelse Individuell
aktivitetsplan er:
• Har KIM-senteret svart på NAV’s bestilling?
• Har medarbeider fått oppfylt sitt ønske/mål med oppholdet
ved KIM-senteret?
37.
Sluttattest
(NAV krav.spes.)
Alle som avslutter et tiltak ved KIM-senteret skal ha en sluttattest.
Denne skal kunne brukes ved jobbsøking.
Kopi av sluttattest skal legges ved Sluttrapporten som sendes NAV.
38.
Sluttrapport
(NAV krav.spes.)
Sluttrapport lagres på:
medarbeiders mappe i
CAPITECH
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 29 av 31
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
DOKUMENTASJON
•
•
•
opplæring, arbeidstrening eller som et ledd i en
formidling.
d) Ulike aktiviteter
Vurdering av medarbeider
a) Hvilke interesser og ressurser har kommet frem under
opphold i tiltaket.
b) Forholdet mellom helse/yrkeshemming og arbeid.
c) I hvilken grad hindrer yrkeshemmingen utførelse av
arbeid som har vært forsøkt, i hvilken grad kreves
spesiell tilrettelegging av arbeidet.
d) Arbeidstempo
e) Selvstendighet. Initiativ til å utføre oppgaver, behov for
oppfølging og instruksjon.
f) Stabilitet/utholdenhet. Presist frammøte om morgenen
og etter pauser, være til stede på den tilviste
arbeidsplassen gjennom arbeidsdagen,
g) Jobbutførelse. Hvordan jobben utføres i forhold til
oppsatte kvalitetskrav hos tiltaksarrangøren.
h) Samarbeid. Hvordan samarbeidet fungerer med
overordnede og kolleger og om deltakeren løser
oppgaver tilfredsstillende i fellesskap med andre
i) Motivasjon
j) Oppfølging av attføringsplanen. Antall samtaler om
planen, eventuelle endringer og brudd.
Resultater fra jobbsøking og evt. yrkesveiledning:
a) Arbeidssøkeraktivitet. Antall jobber vedkommende
har søkt, tiltaksarrangørens innsats.
b) Utdanningsaktivitet. Søkt skoler, søkt kurs.
c) Karriereveiledning
Resultater:
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 30 av 31
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES
Oppfølging av medarbeidere i APS
Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret.
OPPGAVER
DOKUMENTASJON
a) Medarbeiderens status ved avslutning av tiltaket
b) Eventuelle forslag til videreføring.
Rapporten signeres av medarbeideren og koordinator. Dersom
medarbeider ikke ønsker å signere rapporten skal dette fremgå av
egen kommentar.
Sluttattest som medarbeideren kan bruke ved jobbsøking, skal
vedlegges rapporten.
Sluttrapport sendes til:
1. Original sendes veileders
NAV arbeid
2. Kopi sendes til deltaker
3. Kopi legges i mappa
V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc
Side 31 av 31
ANSVAR
DELTAKELSE
UTFØRES