Oppfølging av medarbeidere i APS - KIM
Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. SAMARBEID MED INNSØKENDE / VEILEDER I NAV 1. Kontakt med innsøkende. 2. Brev til NAV. FØR START / INNSØKNINGSPROSEDYRER 3. 4. 5. 6. 7. 8. Forhåndssamtale. Innsøkning. Registrering. Tildeling av koordinator. Første samtale med ny medarbeider. Rådgivende Utvalg. INTRODUKSJONSFASEN 9. Første møte i avdeling. 10. Egenvurdering ved oppstart. 11. Forenklet arbeidsavtale. 12. Oppstartsmelding. 13. Første dag på jobben. 14. Opplæringsplan i avdeling. 15. Eventuell fadderordning. ARBEIDSPRAKSIS 16. Individuell aktivitetsplan. 17. Første medarbeidersamtale. 18. Arbeidsavtale. 19. Daglig oppfølging / tilrettelegging. 20. Høyt fravær og tildeling av arbeidsoppgaver. 21. Akademiet. 22. Egenvurdering. 23. Fravær. 24. Medarbeidersamtale. 25. Trekantsamtale med veileder NAV. 26. Samtaler med Koordinator. 27. Ved behov for ansvarsgruppe. 28. Møter med: - Behandler, - Psyk. sykepleier, Ansvarsgruppe, - Andre. 29. Kvartalsrapporter. 30. Delta på Jobb Klubb. 31. Utvikling / forventet måloppnåelse. AVSLUTNING 32. Basismøte. 33. Overgang til AB. 34. Avslutningssamtale. 35. Sluttmelding. 36. Registrering av resultat. 37. Sluttattest. 38. Sluttrapport. Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER DOKUMENTASJON ANSVAR DELTAKELSE All kontakt med innsøkende instans/ Veileder i NAV skal loggføres i CAPITECH Alle som har kontakt med innsøkende instans SAMARBEID MED INNSØKENDE / VEILEDER I NAV 1. Kontakt med innsøkende instans Når en person søkes inn til KIM-senteret, forutsettes det et tett samarbeid med innsøkende/veileder i NAV. a) Det er innsøkende som er bestiller av arbeidspraksisen. b) Arbeidsleder skal fortløpende holde innsøkende oppdatert ved endringer i praksisen. c) Arbeidsleder bør avtale med den enkelte innsøkende instans om hvordan denne kontakten skal være. 2. Brev til NAV Fra 15.11.2010 skal post til Nav skannes. Dette gjøres på Alnabru. www.nav.no Dokumenter kommer direkte inn i et elektronisk arkiv etter skanningen. For at post som vedrører en person skal komme i hans eller hennes elektroniske arkiv må det tas ut en forside på www.nav.no Det krever personens person.nr. og post.nr. Forsiden får en strekkode som identifiserer denne personen og dette brukes i skanningen. Adressen til det stedet papirene skannes står på forsiden. For KIM-senteret betyr dette at dere fra 15.11. må hente ut forside på den personen dere skal sende inn rapport på. All oppfølging som vedrører arbeid og aktivitet skal skannes. Forsiden eller vedleggene som sendes må ikke stiftes, ha binders, kaffeflekker på strekkoden osv... Følgende dokumenter skal skannes fra 15.11.10: o Dagpenger V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 2 av 31 Alle som skal sende brev til NAV UTFØRES Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER DOKUMENTASJON o o o o o ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES Individstønad AAP (Arbeidsavklaringspenger) Uføre Arbeid og aktivitet (aktivitetsplan, egenvurdering, legeerklæring, rapporter fra arbeidsmarkedsbedrifter) Tilleggsstønader (bussepenger o.l.) FØR START / INNSØKNINGSPROSEDYRER 3. Forhåndssamtale. Ulike inngangsprosedyrer: (krav.spes. NAV) a) Veileder i NAV tar kontakt for informasjon og omvisning sammen med mulig medarbeider. Koordinator og eventuelt også arbeidsleder gir info om KIM-senteret og avdeling. Veileder i NAV sender søknad etter møtet. b) Søknad kommer fra innsøkende instans / veileder i NAV uten foregående samtale/info. Koordinator har en samtale med søker (mulig ny medarbeider) i etterkant. c) Søker tar selv kontakt for info. og omvisning. KIM-senteret tar en forhåndsamtale og henviser til NAV for innsøking. Koordinator (Arbeidsleder) Ved henvendelse ang. søknad Administrasjon Fortløpende KIM-senteret likestiller prosedyre a, b og c, og forutsetter at både søknad er mottatt og første samtale er avhold innen saken tas opp gjennom Rådgivende Utvalg. (RU) 4. Innsøkning Medarbeider søker arbeidspraksis ved KIM-senteret via veileder i NAV Søknadene skal registreres i ”post inn” Når søknaden er registrert, legges de i mappe for nye søknader i låsbart arkiv. V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 3 av 31 Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER 5. Registrering DOKUMENTASJON ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES Superbruker for CAPITECH (koordinator 1.) registrerer ny medarbeider i APS inn i datasystemet CAPITECH. For mer informasjon: H:\MALER og RUTINER Attføringsfaglig team\ Rutiner for registrering av medarbeidere/deltakere Superbruker CAPITECH Fortløpende Superbruker levere opplysninger (navn, adresse, m.m.) om den nye medarbeider til Kontoret, slik at det kan lages mappe m/omslagsark For mer informasjon: Arbeidsbeskrivelser ved kontoret: Registrering av nye medarbeidere Kontoret etter registrering Ny medarbeider registreres i Hovedliste. Hovedliste er lagret: G:\A1-mappe\ HOVEDLISTEmedarbeidere Kontoret samme uke Ny medarbeider registreres inn på saksliste til Rådgivende Utvalg. (RU) Saksliste: G:\A1-mappe\RÅDGIVENDE UTVALG\Innkallinger Rådgivende Utvalg Kontoret samme uke Brev om mottatt søknad sendes søker. (kopi NAV) Mal: G:\A1-mappe\RÅDGIVENDE UTVALG\MALER - RU\ MAL Bekreftelse på mottatt søknad Kontoret (Attføringsfaglig leder er ansvarlig) Brev skrives ut og legges i personal mappe for medarbeider i låsbart arkiv. Brev slettes fra PC. 6. Tildeling av koordinator Attføringsfaglig team fordeler nye søkere. V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 4 av 31 Attføringsfaglig team ukentlig Attf. forum (2010 – ons.) Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER DOKUMENTASJON Koordinator som har fått saken gjennomgår søknaden. Ved usikkerhet om det er tilstrekkelig informasjon, ta kontakt med veileder før Rådgivende Utvalg. Punkter som må være med i søknaden: a) søknad fra NAV underskrevet av søker b) Konkret bestilling c) ny legeuttalelse 7. Første samtale med ny medarbeider Det er koordinator som har første samtale med ny medarbeider etter inntak. (Koordinators ansvar å kalle inn medarbeider til samtale) Det er en forutsetning at søknaden er gjennomlest før samtalen. Likevel er det lurt å kvalitetssikre informasjonen med den nye medarbeideren. Det finnes en egen sjekkliste med spørsmål / tema som bør gås igjennom ved første samtale med medarbeider. Denne sjekklisten bør brukes som en ”huskeliste” under samtalen. Noen • • • UTFØRES For mer informasjon: H:\MALER og RUTINER Attføringsfaglig team\ Sjekkliste. Gjennomgang av nye søknader Koordinator rett etter Attf. forum For mer informasjon: H:\MALER og RUTINER Attføringsfaglig team\ Sjekkliste: Første samtale med ny medarbeider Koordinator Så raskt som mulig etter at medarb. har blitt tatt inn. Loggføres: Referat fra møte skrives inn som journalnotat i medarbeiders mappe i CAPITECH av spørsmålene / temaene er Hva ønsker du å få avklart? Hva er ditt yrkesønske, mål med handlingsplanen? Hva slags helseproblemer har du V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 5 av 31 ANSVAR DELTAKELSE Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER 8. Rådgivende Utvalg DOKUMENTASJON ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES Saksliste: Innkalling avklares med attføringsfaglig team. Saksliste og APS- og AB-lister sendes / leveres deltakerne til møtet G:\A1-mappe\RÅDGIVENDE UTVALG\Innkallinger en uke før møtet. Rådgivende Utvalg Kontoret En uke før RU Sakliste blir referert under attføringsfaglig kvarter på KIM-forum, onsdag før Rådgivende Utvalg. Attføringsfaglig leder ons. før RU For mer informasjon: R:\KIM-Forum\Kim-forum 2010\Referater Alle ansatte Dette for at alle arbeidsledere skal vite hvor mange søkere det er til hver avdeling. Rådgivende Utvalg holdes 3. torsdag i måneden, med representanter fra attføringsfaglig team (2 stk.) , NAV og NAV kommune. For mer informasjon: G:\Rådgivende utvalg\Referater Attf. leder 3. torsdag i mnd. NAV’s kontaktperson Rådgivende Utvalg (KIM-perm) På Rådgivende Utvalg: • Informerer attføringsleder og tilrettelegger i AB om status i APS og AB. • Er det formelt inntak av nye medarbeider. • Attføringsfaglig leder kan ta opp vanskelige saker for å få råd og veiledning av NAV. • Gjensidig informasjon mellom KIM-senteret, NAV og NAV kommune • Man går igjennom nye regler og krav fra NAV Referent på møtene er en repr. fra attføringsfagligteam. Umiddelbart etter møtet skriver referenten ut referatet og leverer det til kontoret. For mer informasjon: G:\Rådgivende utvalg\Referater V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 6 av 31 NAV kommune tilrettel. AB (Arbeidsleder) referent RU (tilrettelegger AB) umiddelbart etter RU Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER DOKUMENTASJON Brev om utfall av møtet blir sendt søker(eventuell ny medarbeider) etter RU. Kontoret sender kun ut brev til de som er tatt opp i PU, og som står på ventetid For mer informasjon: Arbeidsbeskrivelser ved kontoret: Rådgivende Utvalg Husk send kopi til veileder NAV MAL: Brev om inntak og ventetid ANSVAR DELTAKELSE Kontoret UTFØRES senest en uke etter RU INTRODUKSJONSFASEN 9. Første møte i avdeling På dette møtet deltar både koordinator og arbeidsleder sammen med medarbeider. Dokumentet ”Informasjon gitt ved første møte i avdeling” krysses av og signeres av både medarbeider og arbeidsleder. Noen av temaene er: a) Oppstartdato og arbeidstid i introduksjonsfasen. b) Det skrives en forenklet arbeidsavtale. c) KIM-perm blir levert ut og gjennomgått. d) Informasjon om Akademiet. e) Det blir opplyst om fraværsregler. f) Medarbeider får utlevert et egenvurderingsskjema. g) Omvisning i avdeling. For mer informasjon: R:\MALER og RUTINER – Arbeidsledere\ Informasjon gitt ved første møte i avdeling Arbeidsleder Koordinator Medarbeider Etter avtale med arbeidsleder og koordinator. 10. Egenvurdering ved oppstart Det er to typer egenvurderingsskjema som brukes i arbeidspraksis ved KIM-senteret. Det første skjema får medarbeider utlevert på første møte i avdeling. Mal: Egenvurdering ved oppstart (I) (KIM-perm) Medarbeider Leveres ut på første møte i avdeling. I dette skjemaet skal medarbeider skrive noe om sine forventninger og planer for arbeidspraksis. Noen av punktene er: • Hva er hovedmålet med min attføring? • Hvilket behov for bistand under oppstart mener jeg at jeg trenger? • Hvordan ønsker jeg å starte arbeidspraksisen i KIMsenteret? Utfylt egenvurderingsskjema legges i personal mappe for medarbeider i låsbart arkiv. V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 7 av 31 Arbeidsleder er ansvarlig for å levere ut skjemaet. Skal leveres arbeidsleder i løpet av andre arbeidsuke. Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER DOKUMENTASJON ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES Mal: Forenklet arbeidsavtale. (CAPITECH) Arbeidsleder Under første møte i avdeling Oppstartsmelding Når en medarbeider begynner i APS skal det sendes en oppstartsmelding til kontaktperson i NAV, dette for å være sikker på at NAV og KIM-senteret har registrert samme startdato i et tiltak. Mal: Oppstartsmelding APS (CAPITECH) Koordinator Etter første møte i avdeling Første dag på jobben Loggføres: Referat fra møte skrives inn som journalnotat i medarbeiders mappe i CAPITECH Arbeidsleder Første dag på jobb Medarbeider kan fylle ut dette i avdeling eller hjemme. Utfylt skjema skal leveres arbeidsleder i løpet av andre arbeidsuke. Det utfylte skjemaet vil bli brukt som et arbeidsredskap: • Ved første medarbeidersamtale. • Når man lager den individuelle aktivitetsplan 11. Forenklet arbeidsavtale Ved første møte i avdeling skal det skrives en forenklet arbeidsavtale, med arbeidstid for de første 28 dagene (4 uker). Avtalen inneholder avtalt: a) Arbeidstid (min. 2 dager á 4 timer eller 3 dager á 3 timer) b) Arbeidsområde Det orienteres om at det utarbeides en mer omfattende arbeidsavtale etter 4/5 uker. 12. 13. På medarbeiders første arbeidsdag får han/hun: • Omvisning i avdeling.(Dersom medarbeider ikke fikk omvisning på første møte i avdeling) • Henvisning til garderobeplass og evt. arbeidsplass. • En innføring i brannrutiner i avdeling. (Og eventuelle andre Sendes til: • Kontaktperson i NAV for KIM-senteret (2010 – Line Grethe Holand Husby) V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 8 av 31 Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER DOKUMENTASJON ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES På første arbeidsdag får medarbeider utdelt avdelingens opplæringsplan. For mer informasjon: Arbeidsleder Medarbeider Utlevert første dag på jobb. Opplæringsplanen skal brukes som et arbeidsverktøy for både medarbeider og arbeidsleder gjennom hele introduksjonsfasen og arbeidspraksisen. Opplæringsplan for Kafé no. 19 • HMS tiltak i avdelingen) Utdelt Opplæringsplan for avdeling. Arbeidsleder og medarbeider vil: • Snakke om avdelingen og arbeidsoppgavene. • Gå gjennom dokumentet ”Informasjon gitt ved første møte i avdeling” som har blitt signert av medarbeider på første møte i avdeling for å se om noe er uklart. • Avklare forventninger medarbeider har, samt svare på spørsmål rundt arbeidspraksisen. • Avklare hvor ofte medarbeider skal delta på Akademiet. (minimum en gang i uka) • Avtale første medarbeidersamtale om 4 uker (Deretter er det medarbeidersamtaler hver 6. uke) Dersom medarbeider blir sliten i løpet av arbeidsdagen, og synes at det er mye informasjon. Kan man gå igjennom informasjon i løpet av de to første arbeidsdagene. 14. Opplæringsplan i avdeling Opplæringsplanen gir en oversikt over alle arbeidsområder og arbeidsoppgaver avdelingen kan tilby, og gir medarbeider et innblikk i hva han/hun kan få opplæring i. Opplæringsplan for Kontoret Opplæringsplan for Datadrift Opplæringsplan for Sirkulus Opplæringsplan for Bygg og Vedlikehold. V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 9 av 31 oppdateres fortløpende Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER DOKUMENTASJON ANSVAR DELTAKELSE For mer informasjon se de ulike avdelingenes opplæringsplaner og avdelingenes arbeidsbeskrivelser (Datadrifts kurshefter) Arbeidsleder Medarbeider UTFØRES I løpet av introduksjonsfasen og arbeidspraksisen noteres det hvilke oppgaver medarbeider har prøvd ut og mestrer. Planen oppdateres fortløpende, og er et tema på medarbeidersamtalene. Ved tiltakets slutt er det viktig at en oppdatert opplæringsplan blir signert av medarbeider og arbeidsleder. Arbeidsområde og arbeidsoppgaver: Opplæringsplanen har en fullstendig oversikt over avdelingens arbeidsområder og arbeidsoppgaver. Hvorvidt medarbeider skal få opplæring og trening i alle arbeidsoppgavene er avhengig av NAVs bestilling, medarbeiders ønske og konkrete mål. Eksempel på arbeidsområde og arbeidsoppgave (kontoret): • Arbeidsområde: 6. Oppdrag for Attføringsfaglig Team • Arbeidsoppgaver: 6.2. Rådgivende Utvalg 6.3. Kvartalsrapporter Hver avdeling har sin opplæringsplan, som er tilpasset avdelingens Mal: funksjon, så utformingen av de ulike opplæringsplanene kan være Opplæringsplan for Kontoret forskjellige. Opplæringsplan for Kafé no. Det er viktig at arbeidsleder evaluerer / går igjennom malen til avdelingens opplæringsplan hver 6 måned for å oppdatere malen. Dette for å sikre at: • Nye arbeidsoppgaver som avdelingen har fått, står i opplæringsplanen. 19 Opplæringsplan for Datadrift Opplæringsplan for Sirkulus Opplæringsplan for Bygg og Vedlikehold. V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 10 av 31 Arbeidsleder Hver 6 mnd. Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER DOKUMENTASJON • • Utgåtte arbeidsoppgaver er slettet fra planen. Opplæringsplanen er tilpasset avdelingens funksjon. ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES Arbeidsleder Første dag på jobb Se bunntekst på mal når malen sist ble oppdatert. Det vil gå fram av bunntekst i mal når planen sist ble oppdatert. 15. Eventuell fadderordning Noen avdelinger har fadderordninger, der erfarne medarbeidere hjelper nye medarbeidere med å finne seg til rette ved avdelingen. • En fadder kan gjøre arbeidsoppgavene sammen med den nye medarbeideren. • De kan spise lunsj sammen. • Fadderen kan introdusere den nye medarbeiderne for de andre medarbeiderne • Fadderen er tilgjengelig slik at medarbeideren kan spørre om ting relatert til arbeidsoppgavene. Loggføres: Dersom medarbeider får en fadder skrives det inn i et journalnotat i medarbeiders mappe i CAPITECH Det er opp til arbeidsleder ved avdeling og vurdere hvorvidt en fadderordning vil fungere ved deres avdeling. V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 11 av 31 Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER DOKUMENTASJON ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES I løpet av uke 4 eller 5 skal det skrives en Individuell aktivitetsplan. For mer informasjon: Rutiner for Individuell aktivitetsplan (KIM-perm) Koordinator Uke 4 eller 5 etter oppstart En individuell aktivitetsplan er en plan som skal vise hensikten med gjennomføringen av tiltaket, blant annet hvilke behov medarbeideren har, hva hun/han ønsker å få hjelp til og hun/han skal jobbe med i tiden ved KIM-senteret. Planen skal vise hvilke mål som er satt for arbeidspraksisen og klargjøre ansvarsforholdet mellom avdeling v/arbeidsleder, koordinator og medarbeider selv. Malen: Individuell aktivitetsplan. (CAPITECH) Det er koordinators ansvar å kalle inn til et møte der planen blir skrevet og ansvar fordelt. Det er viktig at delmål og hovedmål i planen både gjenspeiler medarbeiders ønsker og NAV’s bestilling. Loggføres: Referat fra møte skrives inn som journalnotat i medarbeiders mappe i CAPITECH ARBEIDSPRAKSIS 16. Individuell aktivitetsplan (EQUASS) Utfylt mal lagres i: medarbeiders mappe i CAPITECH. V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 12 av 31 Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER DOKUMENTASJON Hvordan bruke planen. Ved KIM-senteret gjennomføres det medarbeidersamtaler hver 6. uke. På annen hver medarbeidersamtale (dvs. hver 12. uke) skal den individuelle aktivitetsplanen gås igjennom av medarbeider og arbeidsleder. ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES Arbeidsleder Koordinator Hver 12. uke (medarb. samtale) Arbeidsleder Uke 4 eller 5 etter oppstart Det skrives arbeidsavtaler hver 3. måned som bygger på delmål og hovedmål i planen. Arbeidsleders ansvar: Det er viktig at arbeidsleder skriver inn møtereferat i CAPITECH fra alle møter/samtaler der den individuelle aktivitetsplanen er tema. Arbeidsleder varsler koordinator dersom planen skal endres. Arbeidsleder kontakter veileder ved NAV ved eventuelle avvik og dersom den individuelle aktivitetsplan ikke blir fulgt. Koordinators ansvar Koordinator er ansvarlig for at justeringene blir skrevet inn i planen. Koordinator sender veileder ved NAV en oppdatert individuell aktivitetsplan dersom det er gjort vesentlige endringer i planen. 17. Første medarbeidersamtale Etter 4-5 uker har arbeidsleder og medarbeider den første medarbeidersamtale. (Deretter samtale hver 6. uke, se under pkt. om medarbeidersamtaler) • På medarbeidersamtalen oppsummerer medarbeider og arbeidsleder introduksjonsfasen (de første 4 uker) For mer informasjon: Rutiner for medarbeidersamtaler. (KIMperm) Loggføres: Referat fra møte skrives inn som journalnotat i V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 13 av 31 Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER DOKUMENTASJON • • 18. Arbeidsavtale ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES Mal: Arbeidsavtale (CAPITECH) Arbeidsleder Uke 4 eller 5 etter oppstart Behov for oppfølging og tilrettelegging blir dokumentert i journalnotat i Arbeidsleder Fortløpende De går igjennom egenvurderingsskjema I som medarbeider medarbeiders mappe i CAPITECH har fylt ut og levert til arbeidsleder. Det skrives en ny arbeidsavtale med varighet på 3 måneder. Etter 4-5 uker lages det en ny arbeidsavtale. I arbeidsavtalen skal det stå noe om: • Arbeidstid. • Hovedmål for arbeidspraksis. • Mål for denne perioden. • Arbeidsoppgaver. • Opplæringsbehov. • Spesielle utfordringer. • Oversikt over medarbeidersamtaler framover. • Når den Individuell aktivitetsplan skal lages/har blitt laget.. Arbeidsavtalen lages og signeres på medarbeidersamtale. Arbeidsavtalen skal baseres på mål som er skrevet i den Individuell aktivitetsplan. Dersom arbeidsavtalen blir skrevet før den individuelle aktivitetsplan er skrevet ferdig og signert, er det viktig at arbeidsleder sjekker at det er samsvar mellom arbeidsavtale og den Individuelle aktivitetsplan. Arbeidsavtalen har en varighet på 3 måneder. Dersom medarbeider ønsker å endre avtalen før det har gått 3 måneder er dette selvfølgelig mulig. 19. Daglig oppfølging Arbeidsleders oppfølging av medarbeideren baserer seg på / tilrettelegging tidligere samtaler med medarbeider, Individuell aktivitetsplan, V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 14 av 31 Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER DOKUMENTASJON Arbeidsavtale, Opplæringsplan m.m. ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES Arbeidsleder Koordinator Ved behov medarbeiders mappe i CAPITECH Medarbeideren har behov for ulik grad av oppfølging i løpet av arbeidspraksisen, derfor veldig viktig med god dialog med medarbeider. Det er ønskelig at medarbeider kommer med egne innspill til deltakelse på arbeidsplassen, og selv tar ansvar for sin arbeidsdag. Målet er selvfølgelig at medarbeideren arbeider mer selvstendig i løpet av tiltaket. Ved behov for fysisk tilrettelegging av arbeidsplassen: • • • • Avklar med medarbeider om han/hun har ergoterapeut eller fysioterapeut. Dersom medarbeider ikke har ergoterapeut/fysioterapeut, ta kontakt med kommunale ergoterapitjenesten. Få avklare hvilke hjelpemiddel det er behov for, med hjelp av ergoterapeut/fysioterapeut. Arbeidsleder eller koordinator skriver en søknad til hjelpemiddelsentral med uttalelse fra ergoterapeut, fysioterapeut og/eller lege. Dersom man får avslag fra hjelpemiddelsentralen, avklarer arbeidsleder eller koordinator muligheten for alternative hjelpemiddel med Daglig leder. Kontakt veileder ved NAV dersom det viser seg vanskelig / umulig å få de hjelpemiddel som det er behov for. V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 15 av 31 Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER 20. DOKUMENTASJON Høyt fravær og tildeling av arbeidsoppgaver. Dersom medarbeider har et fravær som er større enn 25 % kan ikke medarbeider forvente å få beholde de arbeidsoppgaver som han/hun opprinnelig er tildelt. ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES Arbeidsleder ved behov Alle medarbeidere og ansatte ved KIM-senteret mandag onsdag torsdag fredag Grunnen til dette er at arbeidsoppgavene må bli gjort i løpet av ei arbeidsuke uansett om medarbeideren er på jobb eller ikke. 21. Akademiet Akademiet er et morgenmøte for alle i KIM-senteret, både medarbeidere og ansatte. Akademiet er et samlingssted for erfaringsutveksling og kompetanseheving for ansatte og medarbeidere. For mer informasjon: Akademiet (KIM-perm) Ukeplan Akademiet Referat Akademiet Hensikten med Akademiet: • Gi medarbeiderne kunnskap innen vårt fagområde og gi oppdatering på endringer som skjer. • Møtetrening ved at medarbeiderne får anledning til å delta i diskusjoner, holde innlegg, forberede og lede møtet. • En sosial arena, der medarbeidere kan møte andre kolleger fra andre avdelinger. Tema: • • • • • • Attføring og rehabilitering. Arbeidslivet. Arbeidspraksisen. KIM-senteret. Helse. Hverdagsmestring. V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 16 av 31 kl. 09.0009.45 Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER DOKUMENTASJON • • ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES medarbeidere ansatte minimum en gang i uka kontoret arbeidsledere hver uke Livskvalitet. Ulike Samfunnsspørsmål. Deltakelse Alle medarbeiderne skal delta på minst et Akademi i løpet av uka. Medarbeidere som har høy stillingsprosent bør delta oftere. Medarbeider blir informert om deltakelse i Akademiet på første møte i avdeling. 22. Egenvurdering Kontoret Sender ut Ukeplan for Akademiet til alle ansatte på E-mail. Arbeidsleder henger opp ukeplanen på avdelingen, slik at medarbeider ser hvilke tema som blir tatt opp denne uken. Ukeplan Akademiet Ei uke før medarbeidersamtalen, leverer arbeidsleder ut et egenvurderingsskjema (Egenvurdering II) til medarbeider. Skjemaet vil bli brukt som et arbeidsredskap i medarbeidersamtalen. Mal: Egenvurdering (II) (KIM-perm) Det er fint om medarbeider fyller ut skjema før medarbeidersamtalen. Dersom medarbeider synes det er vanskelig å skrive noe under de ulike punktene, trenger han/hun ikke å skrive noe. De ulike punktene/spørsmålene vil uansett bli tatt opp som tema under medarbeidersamtalen. Loggføres: Referat fra møte skrives inn som journalnotat i medarbeiders mappe i CAPITECH. Dette gjelder også en oppsummering av medarbeiders egne vurderinger. Arbeidersleder skriver referat fra medarbeidersamtale og V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 17 av 31 Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER DOKUMENTASJON ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES Medarbeider (Arbeidsleder) Ei uke før avtalt medarb. samtale Medarbeider Arbeidsleder Første sykedag medarbeiders egne vurderinger inn som journalnotat i CAPITECH. Notatet blir brukt som et underbilag til kvartalsrapporter og sluttrapporter Noen av punktene i egenvurderingsskjema: • Hva har jeg lært; a) i forhold til jobben? b) i forhold til min egen fungering (også helsemessig)? • Hvor langt har jeg kommet i forhold til min målsetting med å være i arbeidspraksis i KIM-senteret? • Er fravær et problem for meg? • Hva er årsaken til at jeg ønsker en ny periode i KIMsenteret? 23. Fravær Hvem skal meldingen gis til: • Melding om sykefravær skal varsles første sykedag. • Medarbeider må også ifra om hvor lenge det er grunn til å tro at en blir borte. • Medarbeider melder direkte til arbeidsleder eller til sentralbordet på telefon 73 84 23 50 som sender til Email til arbeidsleder. • Fraværet skrives inn i Oppmøtelisten for avdelingen. Egenmelding KIM-senteret er en IA-bedrift og ansatte kan derfor ved sykdom bruke egenmelding i til sammen 24 kalenderdager i løpet av en 12 måneders periode. Egenmelding kan ikke benyttes i mer enn åtte dager i strekk. For mer informasjon: Melding om sykefravær for medarbeidere (KIM-perm) Oppmøte: Oppmøteskjema Oppmøteskjema Oppmøteskjema 19. Oppmøteskjema Vedlikehold. Oppmøteskjema for kontoret. for Sirkulus. for Kafé No. for Bygg og for Datadrift. Mal: Egenmeldingsskjema (KIM-perm) V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 18 av 31 Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER DOKUMENTASJON ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES Legeattest Sykmelding Medarbeider Første fraværsdag Egenerklæring (Egenmeldingsskjema) Egenmeldingsskjema skal fylles ut første arbeidsdag etter sykdom og skrives ut, eller skrives på papirutgaver som finnes i KIMpermen. Utfylt skjema leveres arbeidsgiver samme dag. Det er arbeidsleder som skal få det utfylte skjemaet som senere legges i den enkeltes mappe hos koordinator. Sykefravær med egenmelding og med legeattest registreres og føres opp i kvartalsrapporten til NAV Tap av retten til å nytte egenmelding Medarbeidere som bruker for mange egenmeldinger må være forberedt på å legge fram legeattest. Legemeldt fravær KIM-senteret forlanger ikke ordinær sykemelding, men at legen skriver en attest som bekrefter at fraværet er nødvendig på grunn av sykdom. Legeattest/sykmelding er viktig dokumentasjon for medarbeidere som har fravær ut over ordinære egenmeldingsdager. Uten legeattest vil fravær bli betraktet som udokumentert og vil bli ført opp i kvartalsrapporten til NAV. Fravær og meldekort For å sikre riktig utbetaling er det viktig at NAV vet årsaken til fraværet. Fravær fra arbeidspraksisen skal markeres av på meldekortet. Udokumenter fravær For medarbeidere vil fravær som ikke varsles første dag bli registrert som udokumentert fravær. V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 19 av 31 Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER Rutiner ved udokumentert fravær Dersom medarbeider ikke har kommet på jobb i løpet av tre sammenhengende arbeidsdager, og ikke har varslet arbeidsleder (dvs. ved tre udokumenterte fraværsdager), skal arbeidsleder varsle koordinator. Dersom hverken koordinator eller arbeidsleder har hørt fra medarbeider på ei uke, skal koordinator skrive et brev til medarbeider, der koordinator ber medarbeider ta kontakt. Medarbeidersamtale ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES Loggføres: Skriv inn det som blir gjort for å få kontakt med medarbeider, samt kontakt med veileder i NAV som journalnotat i medarbeiders mappe i CAPITECH Koordinator Arbeidsleder Etter 3 dagers sammenh. fravær Arbeidsleder Minimum en gang i uka Arbeidsleder Medarbeider Hver 6 uke. Malen: Brev med logo (CAPITECH) Dersom det har gått 14 dager uten at arbeidsleder og koordinator har hørt fra medarbeider, varsler koordinator veileder ved NAV. Veileder ved NAV og koordinator vurderer om medarbeider skal skrives ut av tiltaket. Brev til NAV lagres i: medarbeiders mappe i CAPITECH. Registrering av fravær: En gang i uka registrerer arbeidsleder alt fravær ved avdelingen. Arbeidsleder tar utgangspunkt i avdelingens Oppmøteliste og fyller inn den enkelte medarbeiders OPPMØTELISTE. Mal: R:\OPPMØTELISTE\Mal oppmøteliste Oppmøtelista for den enkelte medarbeider er underbilag for rapportene som skrives 24. DOKUMENTASJON Hver 6. uke har medarbeider og arbeidsleder en formell medarbeidersamtale. Det er viktig at disse samtalene blir skrevet inn som referat i CAPITECH, mye av informasjonen som kommer fram i disse samtalene danner grunnlaget for rapportene som skrives og sendes til NAV. Medarbeidersamtalene tar utgangspunkt i: Oppmøteliste for den enkelte medarbeider: R:\OPPMØTELISTE\2010 For mer informasjon: Rutiner for medarbeidersamtaler. (CAPITECH) Loggføres: Referat fra møte skrives inn som journalnotat i medarbeiders mappe i V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 20 av 31 Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER DOKUMENTASJON • • • • Egenvurderingsskjema. Arbeidsavtale. Opplæringsplan. Den individuelle aktivitetsplan. ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES Loggføres: Referat fra møte skrives inn som journalnotat i medarbeiders mappe i CAPITECH Arbeidsleder Koordinator hver 12. uke eller ved behov Loggføres: Referat fra møte skrives inn som journalnotat i medarbeiders mappe i CAPITECH Koordinator Ved behov CAPITECH På annenhver medarbeidersamtale (hver 12. uke) inviteres veileder i NAV til å være med. På annenhver medarbeidersamtale (hver 12. uke) går medarbeider og arbeidsleder igjennom den Individuell aktivitetsplan. Også koordinator kan delta på medarbeidersamtalene dersom medarbeider eller arbeidsleder ønsker dette. 25. Trekantsamtale Veileder i NAV inviteres hver 12. uke til å være med på med veileder NAV medarbeidersamtale. Det er også viktig å invitere veilederen ved NAV på en trekantsamtale utenom medarbeidersamtalene dersom dette anses som viktig for arbeidspraksisen og attføringsløpet. Det er hovedsakelig arbeidsleder som inviterer til slike møter, men også koordinator kan gjøre det. 26. Samtaler med Koordinator Medarbeider kan til en hver tid be om en samtale med koordinator. Til det daglige forholder medarbeider seg til arbeidsleder ved avdeling, men dersom han/hun ønsker å snakke med koordinator om noe i stedet for arbeidsleder, er det greit å be om et møte med koordinator. V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 21 av 31 Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER DOKUMENTASJON ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES Loggføres: Hva som blir gjort og referat fra møte skrives inn som journalnotat i medarbeiders mappe i CAPITECH Koordinator Arbeidsleder Ved behov Loggføres: Referat fra møte skrives inn som journalnotat i medarbeiders mappe i CAPITECH Arbeidsleder Koordinator Ved behov Enkelte ganger kan det være greit at både koordinator og arbeidsleder deltar på møte med medarbeider, slik at ansvarsfordelingen blir klar. 27. Ved behov for ansvarsgruppe Behov for ulike former for bistand avklares under medarbeidersamtaler og gjennom arbeidet i avdeling. Ved avdekking av store og grunnleggende behov vil det bli tatt kontakt med veileder ved NAV og kommunens helse og velferdstjeneste for et møte. Ved et spesifikt behov formidler vi kontakt med riktig instans • Det er som regel arbeidsleder som avdekker et behov. • Koordinator tar kontakt med veileder ved NAV og andre som bør delta på et møte. Det er ikke KIM-senteret som skal starte en ansvarsgruppe, KIMsenteret melder et behov. 28. Møter med: - Behandler - Psyk. sykepl. - Ansvarsgruppe - Andre Ved behov deltar koordinator eller arbeidsleder i samtaler / møter med andre instanser. Dette kan være en ansvarsgruppe eller lignende. Behovet for deltakelse avgjøres for hver enkelt medarbeider. Det er viktig at arbeidstrening eller jobb er et tema på slike møter dersom arbeidsleder eller koordinator skal delta. V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 22 av 31 Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER 29. Kvartalsrapporter (krav.spes. NAV) På bakgrunn av dokumenterte opplysninger om arbeidspraksisen til medarbeideren, utarbeides det hvert kvartal en rapport om medarbeideren, som sendes veileder ved NAV. Ved KIM-senteret sendes det rapporter til NAV 15. februar, 15. mai, 15. august og 15. november. DOKUMENTASJON ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES For mer informasjon: NAV’s Kravspesifikasjoner for APS (KIM-perm) Koordinator 1. – 15 febr. 1. – 15. mai Rutiner for rapportering til NAV. (KIM-perm) 1. – 15. aug. 1. – 15. nov. Mal: Rapportene skal være skrevet av koordinator og gjennomgått og Kvartalsrapport (CAPITECH) underskrevet av medarbeider, arbeidsleder og koordinator i løpet av en 14 dagens periode. Det vil si at koordinatorene har avsatt tid til å skrive rapporter i de to første ukene i februar, mai, august og november. Personvern. I rapportperioden (d.v.s. de to første ukene i februar, mai, august og november) skal alle rapporter som er klare for gjennomlesning, ligge i konvolutter. Dette for å ivareta personvernet til den enkelte medarbeider. Det er kun medarbeider, medarbeiders arbeidsleder og koordinator som har tilgang til innholdet i konvolutten, d.v.s. rapport med eventuelle vedlegg. Lage konvolutter: • Før rapportperioden leverer Attføringsfaglig team liste over medarbeidere som det skal skrives rapport om til kontoret • Det er medarbeiderne på kontoret er ansvarlig for å lage disse konvoluttene, men de har aldri tilgang til innholdet i dem For mer informasjon: Arbeidsbeskrivelser kontoret: Kvartalsrapporter V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 23 av 31 Koordinator Rapportperiodene Kontoret (Koordinator) 1. februar 1. mai 1. august 1. november Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER Kvartalsrapportene skrives med grunnlag i: a. Medarbeidersamtaler avholdt i løpet av kvartalsperioden. b. Medarbeiders egen vurdering. c. Eventuell møter ned koordinator. d. Eventuelle eksterne møter. e. Oversikt over fravær. DOKUMENTASJON ANSVAR DELTAKELSE Underbilagene til rapportene er ført som journalnotat i medarbeiders mappe i CAPITECH Arbeidsleder Koordinator Mal: Koordinator Innhold i kvartalsrapport: Kvartalsrapport (CAPITECH) a. Startdato. b. Hvilken periode rapporten omhandler. Kvartals rapport lagres på: c. Status og utvikling i forhold til mål handlingsplanen fra NAV medarbeiders mappe i CAPITECH lokalt. d. Arbeidsoppgaver. Kvartal rapport sendes til: e. Aktiviteter. 1. Original sendes veileders f. Oppfølging i perioden. NAV arbeid g. Forholdet mellom helse, yrkeshemning og arbeid. 2. Kopi sendes til deltaker 3. Kopi legges i mappa h. Videre planer i gjennomføringen av tiltaket. Ferdigskrevet kvartalsrapport skal gjennomleses av medarbeider og arbeidsleder. Arbeidsleder informerer medarbeider om hans/hennes rett til å komme med korrigeringer i rapporten dersom det er behov for det. V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 24 av 31 Koordinator Arbeidsleder Medarbeider UTFØRES Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER 30. Delta på Jobb Klubb. (Egentlig et internt kurs arrangert for AB deltakere) 31. Utvikling / forventet måloppnåelse DOKUMENTASJON ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES Kontoret sender ut kvartalsrapportene. For mer informasjon: Arbeidsbeskrivelser kontoret: Kvartalsrapporter Kontoret 15 februar 15. mai 15. august 15. november Medarbeidere som er snart klare for ut i jobb, kan delta på Jobb Klubb. Jobb Klubb er egentlig et tilbud til deltakerne i AB, men dersom det er plass på kurset kan også medarbeidere som er i APS få delta. For mer informasjon: Oppfølging av deltakere i AB - Interne kravspesifikasjoner (KIM-perm) Tilrettelegger AB Koordinator Jobb Klubb (KIM-perm) På Jobb Klubb får medarbeiderne hjelp og undervisning om bl.a.: • Skrive søknader og CV. • Arbeidslivets regler. • Jobbintervju m.m. Utvikling i løpet av arbeidspraksisen måles opp mot den Individuelle aktivitetsplan: • NAV's bestilling. • Medarbeiders ønske. • Konkrete del- og hovedmål. Loggføres / dokumenteres i: 1. Medarbeidersamtaler 2. Kvartalsrapporter 3. Andre journalnotat ang. utvikling / forventet måloppnåelse Utvikling/ forventet måloppnåelse er et viktig tema i alle medarbeidersamtaler og kvartalsrapporter. Ved forventet måloppnåelse: Arbeidsleder vurderer medarbeider som klar til å gå videre i attføringsløpet (f.eks. AB) eller søke seg jobb, når medarbeider: V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 25 av 31 Arbeidsleder Koordinator m.m. Fortløpende Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER DOKUMENTASJON • • • • ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES Blir tryggere og utfører arbeidsoppgavene mer selvstendig. Utfører oppgavene selvstendig. Selv tar ansvar for sin arbeidsdag. Bistår nye medarbeidere med å løse oppgaver. Ikke forventet måloppnåelse. Dersom arbeidsleder ser etter 3 måneder at man ikke får den forventet måloppnåelse, vil arbeidsleder kalle inn til et møte med NAV om framdrift i tiltaket, og eventuell avslutning. Ved 3 mnd. AVSLUTNING 32. Basismøte Behov for basismøte Dersom det viser seg at helsetilstanden til medarbeider er dårlig og arbeidsleder ser at bestillingen til NAV ikke samsvarer med det medarbeider klarer å oppnå, kontakter arbeidsleder koordinator for å diskutere helsetilstanden og behovet for basismøte. Loggføres: Samtaler i forbindelse med helsetilstand skrives inn som journalnotat i medarbeiders mappe i CAPITECH Ofte har medarbeider i disse tilfellene et stort fravær. Det kan hende at de møter på jobb, men ikke klarer å utføre de arbeidsoppgaver de er satt til og/eller klarer ikke å jobbe den arbeidstid som er avtalt. Dersom arbeidsleder og koordinator ikke ser det som hensiktsmessig å fortsette med arbeidspraksisen, kalles det inn til et basismøte der det diskuteres videre tiltaksløp, eventuelt mulighet for uføretrygd V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 26 av 31 Koordinator Arbeidsleder Ved behov Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER DOKUMENTASJON ANSVAR DELTAKELSE For mer informasjon: Koordinator Kontoret Arbeidsbeskrivelser kontoret: Kontoret Koordinator ber kontoret om hjelp til å kalle inn til basismøte, og Basismøter kontoravdelingen kontakter alle som skal delta i møtet, og blir enig med møtedeltakerne om møtested, -dato og –tidspunkt. Kontoret sender ut brev til alle som skal delta på basismøte. Deltakere på basismøte: • Medarbeider • Arbeidsleder • Koordinator • Veileder ved NAV • Lege • eventuelle andre instanser Konklusjon av basismøte: Dersom konklusjonen av basismøtet er at medarbeider skal: • Søkes uføre. • Prøves ut i annen type tiltak. • Få medisinsk behandling. Loggføres: Referat fra møte skrives inn som journalnotat i medarbeiders mappe i CAPITECH Koordinator Arbeidsleder Loggføres: Referat fra møter om overgang til AB skrives inn som journalnotat i medarbeiders mappe i CAPITECH Arbeidsleder Medarbeider skrives ut av tiltaket. 33. Overgang til AB En mulig avslutning på arbeidspraksisen i KIM-senteret kan, etter avtale med veileder på NAV, være at medarbeider søkes inn i AB. Arbeidsevne og antatt stillingsprosent skal være avklart før medarbeider er klar for AB. Arbeidsleder tar kontakt med en tilrettelegger i AB og avtaler en samtale med medarbeider og tilrettelegger AB. V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 27 av 31 UTFØRES Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER DOKUMENTASJON ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES Mal: Overgangsmelding APS – AB (CAPITECH) Koordinator Når overgang til AB er bestemt. Loggføres: Referat fra møte skrives inn som journalnotat i medarbeiders mappe i CAPITECH Arbeidsleder Koordinator Veileder NAV Overgang til AB skal være avklart med veileder på NAV. 34. Dersom medarbeider går over fra APS til AB skal det sendes en overgangsmelding til veileder i NAV, dette for å være sikker på at NAV og KIM-senteret har registrert samme start og sluttdato i et tiltak. En samtale om hvorfor tiltaket skal avsluttes og en evaluering av arbeidspraksisen. Veileder på NAV og koordinator skal inviteres til møtet. Avslutningssamtale UNNTAK: Medarbeideren har uteblitt fra arbeidspraksis, og verken koordinator og arbeidsleder får kontakt med medarbeider. 35. Sluttmelding Mal: Når en medarbeider slutter i APS skal det sendes en sluttmelding til kontaktperson i NAV, dette for å være sikker på at NAV og KIM- Sluttmelding APS (CAPITECH) senteret har registrert samme sluttdato i et tiltak. UNNTAK: Dersom en medarbeider går over fra APS til AB ved KIM-senteret sendes en overgangsmelding til veileder ved NAV isteden. 36. Registrering av resultat. Når tiltaket avsluttes skal koordinator registrerer: • Sluttårsak • Tid i tiltaket • Hvorvidt medarbeider har nådd de mål som er satt i den Individuell aktivitetsplan. (Overgangsmelding APS - AB) Sendes til: • Kontaktperson i NAV for KIM-senteret (2010 – Line Grethe Holand Husby) Registrer i skjema: H:\RAPPORTERING\ Måloppnåelse for medarbeidere i APS V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 28 av 31 Koordinator Når sluttdato er bestemt Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER DOKUMENTASJON ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES Mal: Sluttattest (CAPITECH) Arbeidsleder Frist: Skal legges ved sluttrapport Det skal utarbeides en sluttrapport for hver enkelt medarbeider. Rapporten skal besvare på bestillingen. For mer informasjon: NAV’s Kravspesifikasjoner for AB og APS. (CAPITECH) Koordinator Sluttrapport for medarbeidere skal oversendes veileder ved NAV senest 14 dager etter at medarbeideren er skrevet ut av KIMsenteret sendes senest 14 dager etter sluttdato Rutiner for rapportering til NAV. (CAPITECH) Sluttrapport skal inneholde: • Beskrivelse av faktiske forhold: a) Formålet med gjennomføringen av tiltaket. b) Start- og sluttdato. c) Fravær. Det skal utarbeides en oppgave over antall timer og dager fordelt på årsak. • Gjennomføring: a) Medarbeiderens arbeidsoppgaver. b) Eventuelle kurs, sertifikater etc. c) Omfang av eventuell ekstern kvalifisering/arbeidstrening, i forbindelse med Mal: Sluttrapport APS (CAPITECH) De spørsmål det skal svares ja eller nei på i forbindelse Individuell aktivitetsplan er: • Har KIM-senteret svart på NAV’s bestilling? • Har medarbeider fått oppfylt sitt ønske/mål med oppholdet ved KIM-senteret? 37. Sluttattest (NAV krav.spes.) Alle som avslutter et tiltak ved KIM-senteret skal ha en sluttattest. Denne skal kunne brukes ved jobbsøking. Kopi av sluttattest skal legges ved Sluttrapporten som sendes NAV. 38. Sluttrapport (NAV krav.spes.) Sluttrapport lagres på: medarbeiders mappe i CAPITECH V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 29 av 31 Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER DOKUMENTASJON • • • opplæring, arbeidstrening eller som et ledd i en formidling. d) Ulike aktiviteter Vurdering av medarbeider a) Hvilke interesser og ressurser har kommet frem under opphold i tiltaket. b) Forholdet mellom helse/yrkeshemming og arbeid. c) I hvilken grad hindrer yrkeshemmingen utførelse av arbeid som har vært forsøkt, i hvilken grad kreves spesiell tilrettelegging av arbeidet. d) Arbeidstempo e) Selvstendighet. Initiativ til å utføre oppgaver, behov for oppfølging og instruksjon. f) Stabilitet/utholdenhet. Presist frammøte om morgenen og etter pauser, være til stede på den tilviste arbeidsplassen gjennom arbeidsdagen, g) Jobbutførelse. Hvordan jobben utføres i forhold til oppsatte kvalitetskrav hos tiltaksarrangøren. h) Samarbeid. Hvordan samarbeidet fungerer med overordnede og kolleger og om deltakeren løser oppgaver tilfredsstillende i fellesskap med andre i) Motivasjon j) Oppfølging av attføringsplanen. Antall samtaler om planen, eventuelle endringer og brudd. Resultater fra jobbsøking og evt. yrkesveiledning: a) Arbeidssøkeraktivitet. Antall jobber vedkommende har søkt, tiltaksarrangørens innsats. b) Utdanningsaktivitet. Søkt skoler, søkt kurs. c) Karriereveiledning Resultater: V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 30 av 31 ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES Oppfølging av medarbeidere i APS Interne kravspesifikasjoner ved KIM-senteret. OPPGAVER DOKUMENTASJON a) Medarbeiderens status ved avslutning av tiltaket b) Eventuelle forslag til videreføring. Rapporten signeres av medarbeideren og koordinator. Dersom medarbeider ikke ønsker å signere rapporten skal dette fremgå av egen kommentar. Sluttattest som medarbeideren kan bruke ved jobbsøking, skal vedlegges rapporten. Sluttrapport sendes til: 1. Original sendes veileders NAV arbeid 2. Kopi sendes til deltaker 3. Kopi legges i mappa V:\del 4 Utfyllende om KIM-senteret\4.11 Oppfølging av medarbeidere i APS - Interne kravspesifikasjoner - oppdatert okt10.doc Side 31 av 31 ANSVAR DELTAKELSE UTFØRES
© Copyright 2024