Utarbeidet av: Thea Thingnes og Evelyn Ravnestad Godkjent av: Gerd Johannessen Oppdatert: 17.11.2011 Rutinebeskrivelser for permisjoner 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Fødsels- og foreldrepermisjon Omsorgspermisjon Permisjon uten lønn ved overgang til ny stilling Permisjon uten lønn ved overgang til ny stilling for professor Utdanningspermisjon Permisjon uten lønn i samband med langvarig sjukdom Velferdspermisjon og eksamenspermisjon – delegert til instituttleder Søknad om opplæring – delegert til instituttene Foreldrepermisjon Oppgave/Aktivitet 1. Søknad sendes på eget skjema til instituttleder/ administrasjonssjef for påtegning og videresending til fakultetet. Utføres av: Ansatt Institutt Tidspunkt/ frist Innen 3 måneder før permisjonss tart Linker Statens personalhåndbok Link til wiki: Skjema for foreldrepermisjon Rutinebeskrivelser Vedlegg til søknaden: -bekreftelse på termindato - kopi av NAV-skjema; krav om foreldrepenger - originalt NAV-skjema vedr gradert uttak av permisjon (dersom det er aktuelt) 2. Fakultetet kontrollerer at opplysninger i søknaden er riktige. Sjekkliste: opptjente retter, utløpsdato ved midlertidig ansatte, at antall uker er korrekt i forhold til lønnsprosent, Nav-side informasjon og link til skjema Fakultet 1 ferieavvikling 3. Søknad blir innvilget Fakultet med kopi til institutt og lønnskontor 4. Paga: Fakultet - Skjema for fødselsog adopsjonspermisjon - Endringsskjema dersom forlengelse av tilsettingsforhold (rekrutteringsstillinger) 5. Lønnskontor Lønn registrerer/overfører skjema i Paga og søker refusjon av foreldrepenger fra NAV (inntekts- og skatteopplysninger sendes NAV) Frist for refusjon er senest tre måneder etter påbegynt permisjon Omsorgspermisjon Oppgave/Aktivitet 1. Søknad skal sendes instituttleder/ administrasjonssjef for påtegning og videresending til fakultetet 2. Fakultetet kontrollerer opplysningene og utløpsdato på tilsettingsforholdet 3. Søknad blir innvilget med kopi til institutt og lønnskontor 4. Paga: - Permisjonsskjema - Fraværsregistrering - Endringsskjema dersom utløpsdato skal forlenges (rekrutteringsstillingar) 5. Lønnskontor overfører paga-skjema og sørger for korrekt lønnsprosent Utføres av: Ansatt Tidspunkt/ frist 3 mnd før permisjonsstart Vikarordning Linker Statens personalhåndbok Arbeidsmiljøloven Fakultet Fakultet Fakultet Lønn 2 Permisjon uten lønn ved overgang til ny stilling Oppgave/Aktivitet 1. Søknad skal sendes instituttleder/administrasjonssjef for påtegning og videresending til fakultetet 2. Fakultetet kontrollerer opplysningene 3. Søknad blir innvilget med kopi til institutt og lønnskontor 4. Paga: - Permisjonsskjema - Fraværsregistrering 5. Lønnskontor overfører skjema og sørger for stopp av lønn Utføres av: Ansatt Tidspunkt/frist Linker Søknad senest innen den 1. i måneden før permisjonen starter Vikarordning Fakultet Permisjon uten lønn ved overgang til ny stilling for professor Oppgave/ Aktivitet Sakene skal behandles i fakultetsstyret Utføres av: Tidspunkt/ frist Linker Retningslinjer POA: 3 Utdanningspermisjon Oppgave/ Utføres Aktivitet av: 1. Søknad sendes ansatt institutt for uttalelse og evt. anbefaling Tidspunkt/ frist 2-3 mnd. før perm.start Linker Personal- og organisasjonsavdelingen: Arbeidsmiljøloven (AML) § 12-11: Statens personalhåndbok (SPH) pkt 9.11 2. Søknad med uttalelse/anbefaling sendes fakultetet i ephorte 3. Søknad behandles og innvilges etter gjeldende regler 4. Paga: -Permisjonsskjema -Fraværsregistrering 5. Lønnskontor overfører pagaskjema og sørger for stopp av lønn Institutt Fakultet Fakultet Permisjon uten lønn i forbindelse med langvarig sykdom – overgang til midlertidig uførepensjon Oppgave/ Aktivitet 1. Søknad skal sendes instituttleder/ administrasjonssjef for påtegning og videresending til fakultetet 2. Kvalitetssikre opplysninger i søknad 3. Søknad videresendes som internt notat til POA med anbefaling av permisjon Utføres av: Ansatt Tidspunkt/frist Linker 3 mnd før permisjonsstart institutt 4 4. POA behandler søknaden Velferdspermisjon og eksamenspermisjon – delegert til instituttleder Oppgave/Aktivitet Utføres av: Tidspunkt/ frist Instituttleder/instituttst yrer/avdelingsledere har fått delegert fullmakt til å innvilge velferdspermisjon med lønn inntil to uker pr. kalenderår innenfor UiB sine retningslinjer, samt permisjon for eksamens- og lesedager i henhold til Særavtale om permisjon og økonomiske vilkår ved etter- og videreutdanning, kurs m.v. (jfr. Statens Personalhåndbok). Søknad om opplæring Oppgave/Aktivitet Utføres av: Søknad om institutt opplæring. Dette er delegert til instituttene ved MOF Linker Velferdspermisjon: Eksamenspermisjon Personalmelding ang eksamen osv Tidspunkt/ frist Linker: Søknadsskjema 5