Rutiner når en ansatt dør i tjeneste/som ansatt Prosessen starter med: Melding om dødsfall Rydding av arbeidsplass Prosessen stopper med: Hva skal utføres Delaktiviteter (kronologisk rekkefølge) Ansvar for utførelse 1. Informasjon pr. e-post til institutt og ansatte Instituttleder/dekan 2. De enkelte enheter/avd. vurderer selv om de har behov for å stenge resten av dagen Instituttleder/dekan 3. Kondolansebukett vurderes Instituttleder/dekan 4. Samlingsstund - Vurder bruk av prest e.l. Praktisk tilrettelegging: lokale, lys, blomster o.l. Nærmeste leder De første dagene etter dødsfallet: Avklaringer i forbindelse med begravelse/bisettelse og evt. minnestund, kontakt med pårørende i den grad det er ønsket og nødvendig Informere eksterne arbeids-/møtefora Dekan/ instituttleder i samarbeid med nærmeste overordnet Bestille krans/bårebukett til begravelsen/bisettelsen (NB! Respektere avdødes/pårørendes ønske om evt. ikke blomster) Vurdere flagging på begravelsesdagen Dekan/instituttleder 9. Send info pr. mail om begravelse/ Minnestund til de ansatte på enheten Dekan/instituttleder 10. Vurdere behov for stenging under begravelsen/bisettelsen Dekan/instituttleder 11. Evt. deltakelse i begravelse/bisettelse og minnestund vurderes Dekan/instituttleder 12. Kontor/arbeidsplass må ryddes – etter begravelsen. Pårørende involveres etter behov Administrasjon ved enheten 5. 6. 7. 8. Dekan/instituttleder Vaktmester (HR-konsulent tar kontakt) Parallell rutine: Administrative rutiner i forbindelse med dødsfallet: Aktiviteter Stans av lønn og sluttmelding i Paga 1. Ansvar for utførelse HR-konsulent 2. Beskjed til Statens Pensjonskasse (SPK) om dødsfallet HR-konsulent 3. Tas ut fra telefonlister IT-seksjonen 4. Brev til pårørende med informasjon om:  utbetaling av lønn og feriepenger  gruppelivsforsikring fra SPK  etterlattepensjon fra SPK  bringe/ evt. hente private eiendeler innlevering av ID-kort og nøkler (SPK sender brev) HR-konsulent Videre følges rutine for avslutning av arbeidsforhold. Ved studenters dødsfall: Se Beredskapsplan for psykososial omsorg (vedlegg D til NTNUs sentrale beredskapsplan), kapittel 3.2: «Psykososial omsorg ved plutselig død blant studenter og/eller ansatte»