24 miljoner - Upphandlingsbolaget

n
e
l
e
d
för
EN TIDNING FRÅN
GÖTEBORGS STAD
UPPHANDLINGSBOLAGET
# 1 2015
SÅ FÅR VI SCHYSST
SOPPA I
TANKEN
Flexibilitet gäller för
IT-KONSULTER
24 miljoner
SAMTAL I MOBILA NÄT
INLEDNINGSVIS
”Inte samma sak
som att köpa privat”
är inte lätt – det har jag berört vid flera
tillfällen. Det finns många faktorer och prioriteringar som ska vägas
in och lagstiftning, modeller och system att förhålla sig till. Hur det
ska kokas samman och smaka beror på vem man frågar, det vill säga
vilken roll man har och under vilka förutsättningar man arbetar.
När vi skapar ramavtal för staden vill vi naturligtvis skapa förutsättningar för att staden ska göra goda affärer. Men vi måste också
bygga ramavtalen så att de passar marknaden. För att öka kunskapen
om hur olika branscher är uppbyggda och
fungerar arbetar vi mer och mer med dialog.
På så sätt kan vi bättre precisera uppbyggnaden av ramavtalen och öka förutsättningarna
för att staden ska göra bra affärer.
upphandling och inköp
”Vi arbetar
alltmer med
dialog för att
öka kunskapen
om hur olika
branscher
fungerar.”
i arbetet med att skapa goda
affärer handlar om att följa upp hur avtal
har fungerat. Uppföljningsarbetet ligger till
grund för den framtida upphandlingen, vilka
krav vi ställer på leverantörerna och hur de
ska visa att de lever upp till dem. Om en
leverantör inte klarar av sitt uppdrag är det
viktigt att det får konsekvenser, även om det
innebär bekymmer.
Från den senaste kundundersökningen kan vi konstatera att våra
tjänster behöver möta era behov på ett bättre sätt. Det är något vi
tar på största allvar. Utifrån era synpunkter i undersökningen har vi
upprättat en handlingsplan för att utveckla vår verksamhet – hur detta kommer att bli i praktiken kommer vi
att berätta om löpande.
en annan del
vi dock ha i åtanke att det inte är
samma sak att handla upp inom offentlig sektor som
det är att göra inköp som privatperson. Och det ska
det inte vara.
Vi hoppas att du i detta numer ska få en bättre bild
av hur vi arbetar med uppföljning och hur vi vill
lyssna på dig. Ta nu med dig tidningen och gå ut
i solen – det är aldrig fel med lite ny energi!
foto anders västlund
2
LENA ÅHMARK
upphandlingsledare
kundrådgivare
Vad gör du på UHB?
– Jag är upphandlingsledare inom bygg
och projektleder upp­
handlingar – just nu
håller jag på med växter
i parti och minut.
Vad gör du på UHB?
– Jag tar emot samtal
och ger råd och stöd
kring inköp och avtal.
Jag trivs fantastiskt bra
och har blivit jättefint välkomnad. Det är ett öppet
klimat här – man hjälps
åt och vill varandras
bästa. Jag vet aldrig vad
som väntar när telefonen
ringer.
Hur trivs du?
– Det är väldigt
roligt att jobba i projekt
tillsammans med våra
avtalsgrupper, som ju är
experter på sina respektive områden.
Vad gjorde du innan?
– Då var jag upphandlare på Göteborgs universitet. En spännande
skillnad här på Upphandlingsbolaget är att den
politiska dimensionen
finns med och påverkar
upphandlingarna.
Vad gjorde du tidigare?
– Jag var enhetschef
på Grefab, Göteborgsregionens fritidshamnar.
Då satt jag på andra
sidan, som beställare,
vilket jag har nytta av
nu. Jag känner igen de
frågeställningar som kan
dyka upp vid beställning
och avtalssökning.
Postavtal sägs upp
I Winst hittar du alla ramavtal i sin helhet, inklusive
prislistor och annan viktig information. Vill du ha
löpande information om nya avtal – prenumerera
på Upphandlingsbolagets nyhetsbrev.
MER INFO på uhb.goteborg.se/for_inkopare
INGER EK
vd Upphandlingsbolaget
[email protected]
OMSLAGSBILD
Gatubolagets Peter tankar en av
stadens bilar. Hur Upphandlingsbolaget arbetar med uppföljning
av krav på drivmedel från pump
berättar vi om på sidan 16.
ELIN ALM
TIDNINGSBUDEN INOM VTD, Västsvensk tidningsdistribution, kommer inte längre att dela ut stadens
post. Ramavtalet har sagts upp i förtid och Postnord
tar över. Anledningen är brister i leveranssäkerheten,
mer information finns i Winst. 
i allt arbete måste
fördelen
Hallå där nyanställda!
Fördelen ges ut av Göteborgs Stad Upphandlingsbolaget AB
UPPHANDLINGSBOLAGET
Besöksadress: Kungsgatan 19
Postadress: Box 1111, 405 23 Göteborg
Telefon: 031-334 37 00
ANSVARIG UTGIVARE: Inger Ek
[email protected]
REDAKTÖR: Annelie Gärdmark
[email protected]
Vi gillar tips och synpunkter på tidningen.
Hör gärna av dig till oss!
BESÖK OSS PÅ WEBBEN
www.uhb.goteborg.se
PRODUKTION:
Medialaget Väst AB
www.medialaget.com
TRYCK
Sandstens tryckeri AB
Fördelen trycks på
Svanenmärkt papper.
INLEDNINGSVIS
Sänkta kostnader för service på
Appleprodukter
I STADEN FINNS TIOTUSENTALS produkter från Apple – telefoner, plattor och
datorer. Om de går sönder kan det leda till
stora kostnader – i de tidigare ramavtalen har service nämligen inneburit att de
trasiga produkterna bytts ut mot nya.
Därför har det tillkommit nya ramavtal
för Service av Apple produkter. De ska i
första hand gälla för produkter där garanti­
tiden gått ut eller snart kommer att gå ut,
och avser byte av trasiga delar.
Reparation i stället för utbytesenheter
innebär möjligheter till sänkta kostnader
och ger mindre miljöpåverkan. Dessutom är några av de nya ramavtals­
leverantörerna på detta område mindre
företag från Göteborg.
– Detta ställer också vissa krav på
beställare då de ska vara försiktiga med
att använda dessa ramavtal på nyinköpta
produkter med lång garantitid kvar. Ibland
kan det vara bra att rådgöra med oss på
Upphandlingsbolaget för att kunna använda rätt ramavtal och på rätt sätt, säger
upphandlingsledare Slavko Blazevic. 
Upphandlingsbolaget hjälper Färdtjänsten med en upphandling som ska användas av förvaltningar och bolag
när de har behov av bussresor med förare. Och med
att upphandla fast skolbusstrafik för två stadsdelar.
Ny utbildning
för upphandlare
FÖR ATT MÖTA BEHOVET av upphandlingskompetens på arbetsmarknaden
har utbildningsförvaltningen genom
Yrgo högre yrkesutbildning Göteborg,
startat en tvåårig utbildning till offentlig
upphandlare.
– På dagens arbetsmarknad råder
brist på människor med kunskaper
om offentlig upphandling. När vi drog
i gång i höstas var det ett stort antal
sökande för en nystartad utbildning –
runt 200 till 30 platser, säger Mikaela
Eliasson, utbildningsledare på Yrgo.
De första studenterna är nu inne på
sin andra termin, och gör under våren
LIA (lärande i arbete) på bland annat
Upphandlingsbolaget. Bolaget är sam­
arbetspartner för utbildningen, tillsammans med flera offentliga verksamheter
i Göteborgsområdet. 
Värdetransport
mellan lokaler
NOKAS VÄRDEHANTERING AB blir fortsatt leverantör när ramavtalet Värdetransporter förnyas. I det ingår hämtning av
dagskassor, växelhantering, uppräkning
och insättning på konto. Men även andra
tjänster som är förenliga med värdetransport, som till exempel köp och hyra av
deponiskåp. I avtalet finns också den
nya tjänsten transport av medel mellan
lokaler.
– Det finns verksamheter som vill ha
hjälp med att köra pengar mellan sina lokaler i stället för att låta personalen göra
det och utsätta sig för risker, säger Anna
Övergaard, ansvarig för ramavtalet. 
Konventionellt
kött kompletterar
RAMAVTALSKATEGORIN Livsmedel –
Grossist, som omfattar enbart ekologiskt
kött, har kompletterats med ett avtalsområde för konventionellt kött. Orsaken
är att det finns för få produkter av ekologiskt kött för att tillfredsställa stadens
behov. Framför allt har äldreomsorgen
saknat vissa traditionella produkter.
– När det kommer nya ekologiska
produkter på marknaden kommer
motsvarade produkt av vanligt kött fasas
ut. Förhoppningsvis behövs inte det
nya avtalsområdet inom några år, säger
Ann Sagvall, upphandlingsledare på
Upphandlingsbolaget. 
LÄS MER www.uhb.goteborg.se
Nya avtal för
arboristtjänster
I HÖSTAS BLEV nya ramavtal för området arboristtjänster klara. Avtalen gäller
tjänster som exempelvis besiktning av
skadade och sjuka träd eller beskärning.
För mindre arbeten finns en fast prislista
men vid större åtgärder ska en förnyad
konkurrensutsättning mellan de fyra
leverantörerna göras. Vid akuta åtgärder
kan beställning göras direkt från de
antagna leverantörerna. 
Nytt bland konsulter
INOM RAVAVTALSKATEGORIN tekniska
konsulter har det sedan den 1 november tecknats nya avtal för: Bergteknik,
Data/Datanät/El-Larm/El-Tele-Bygg,
Geoteknik, Hydrogeologi, Miljötekniska
markundersökningar, Storkök, Tillgänglighet, Antikvariska konsulter bebyggelse
samt tekniska konsulter Yttre VA – Allmän
VA och tekniska konsulter Yttre VA –
Kvarters­mark.
Gällande hantverkstjänster finns det
nya avtal för Pumparbeten ABC och
Pumparbeten FKU. 
3
IT/DATA
Lägsta tillåtna pris
DET FINNS ALLTID EN risk att leverantörer i sina anbud använder sig av
så kallade strategiska priser på vissa
prispositioner.
Det innebär att de lämnar extremt
låga priser på tjänster som de inte har
för avsikt att leverera, vilket leder till att
de gynnas på de andra leverantörernas
bekostnad. För att komma tillrätta med
detta innehöll den senaste upphandlingen
av it-konsulter ett lägsta tillåtna pris, där
lägre priser inte ger någon fördel vid
bedömningen av anbuden.
– Det är ett sätt att förhindra oseriösa
anbud och se till att priserna i avtalen är
rimliga, säger Slavko Blazevic. Om vi har
lyckats med det är för tidigt att säga. 
4
IT/DATA
Flexibilitet
för digital följsamhet
Den digitala världen förändras allt snabbare, och
därmed också stadens behov. Därför är flexibilitet
under avtalsperioden ett av målen för de nya ram­
avtalen för it-konsulter.
– Behovet av it-konsulter varierar från år till år, både volymmässigt
och vilka sorters tjänster som efterfrågas. Det är ett område där nya
tjänster och kompetenser kan uppstå på ganska kort tid. För några
år sedan pratade till exempel ingen om appar. Vi känner helt enkelt
inte till framtidens behov, säger Slavko Blazevic, upphandlingsledare
för avtalskategorin it- och datakonsulter.
kunna hänga med i utvecklingen har målet
med de nya ramavtalen, som trädde i kraft i december, varit att
de ska vara flexibla och anpassas till nya behov. Avtalskategorin är
indelat i sju områden utifrån olika kompetenser. Leverantörerna
har möjlighet att i sin tur anlita underleverantörer under hela
ramavtals­perioden, men endast i ett led.
– Alla nya underleverantörer ska godkännas på förhand av oss på
Upphandlingsbolaget. Ramavtalsleverantörer ska på så sätt kunna
bibehålla sin kapacitet under hela avtalsperioden och kan också
delvis anpassa sina kompetenser till efterfrågan. Det här gör det
också möjligt för fler mindre företag att arbeta åt staden.
för att staden ska
för små eller specialiserade för att kvalificera
sig för någon av de övergripande avtalsområdena finns också en
annan möjlighet. Genom avtalsområdet Konsultmäklare kan beställare få tag på specialkompetens, till exempelvis uppgifter som ej
täcks av de övriga ramavtalen eller där de vanliga leverantörerna
inte erbjuder tillfredsställande kvalitet.
– Det är ett sätt att släppa in mindre leverantörer, men framför
allt att ge beställarna tillgång till ett bredare utbud.
I de nya ramavtalen har även avropssättet förenklats för både beställare och leverantörer på så sätt att förnyad konkurrensutsättning
bara behöver tillämpas på avrop som överstiger 100 000 kronor.
För att avtalen ska kunna fortsätta utvecklas, säger Slavko att det
är viktigt att Upphandlingsbolaget försöker få en bättre bild av hur
avtalen faktiskt används ute i verksamheterna.
– Jag tror att det skulle gagna Göteborgs Stad om vi blev bättre
på uppföljning – hur handlar vi, från vem, och varför?
för företag som är
Skrota datorn grönt
TUNGMETALLER, MILJÖGIFTER och känsliga dokument.
När stadens datorer och mobiltelefoner har tjänat ut finns
det mycket som behöver tas om hand på rätt sätt, både
rent fysiskt och innehållsmässigt. Därför finns inom ram­
avtalen för Data – hårdvara inklusive tjänster möjligheten
att lämna uttjänta datorer och annan hårdvara för återtag.
Det innebär att ramavtalsleverantörerna förbundit sig
att, mot ersättning, ta hand om datorn för destruktion
eller rekondition. Leverantören har också skyldighet att se
till att all information som lagrats på enheten raderas på
ett säkert sätt. 
Från 1 december finns nya ramavtal för Konsulter IT-data:
A. Verksamhetsutveckling och Strategi, B. Systemutveckling
och systemförvaltning, inkl webbutveckling, C. Ledning och
styrning, D. Infrastruktur och kommunikation,
E. Informationssäkerhet, F. Geografiskt informationssystem
(GIS), G. Tekniskt stöd och servicedesk, H. Konsultmäklare,
förmedling av IT konsulttjänster.
foto: istock photo
TEXT & FOTO KALLE LEKHOLM
5
RAMAVTAL TELEFONI
Mobila arbetssätt
ställer nya krav på telefoni
Ökad mobilitet samt effektiv och tillgänglig service. Det är några av målen
i Göteborgs Stads nya upphandling av
telefonitjänster.
Telefonin är viktig för Göteborgs Stad, den ska vara
till nytta för medborgarna och för medarbetarna. ­
I Göteborgs Stad pågår ett arbete inom ramen för
den nationella digitala agendan och Sveriges Kommuner och Landstings strategi för e-samhället. Målet
är ”enklare-öppnare-effektivare”. Det ställer nya och
ökade krav på stadens telefonitjänster och är utgångspunkten i stadens nya avtal inom telefoni.
En styrgrupp har arbetat utifrån mål och ramar för
att uppnå effektiv och tillgänglig service, verksamhetsnytta, kostnadseffektivitet och kostnadskontroll.
Avtalsgrupper, med representanter från stadens verksamheter och experter från respektive avtalsområde,
har sett över behovet. Tillsammans har de arbetat
fram krav på vad staden vill få ut av upphandlingen.
– Staden går mer och mer mot mobila arbetssätt
och ökade krav på tillgänglighet gör att avtalsgrupperna måste tänka vidare och nytt. Det gäller bland
annat ett uttalat behov av att använda fler kommunikationskanaler som e-post, chatt och sociala medier.
Det ska också vara möjligt för hemtjänstens personal
att via mobil eller läsplatta komma åt information
ute hos omsorgstagarna, säger Elisabeth Fröiseth, som
är ansvarig upphandlare för telefoni på Upphandlingsbolaget.
all telefoni. Efter noga
överväganden kom styrgruppen fram till att det vore
bättre för staden att dela upp upphandlingen i tre deinnevarande avtal täcker
6
lar: Operatörstjänster, Växel och Contactcenter inklusive
bland annat hänvisningssystem.
– Med den uppdelningen ville vi öppna upp för
fler leverantörer på marknaden att lämna anbud,
möjliggöra att få in spetskompetens och öka kvaliteten för respektive område och till rätt pris, säger
Elisabeth Fröiseth.
En uppdelning möjliggjorde också längre avtal när
det gäller Växel och Contactcenter. De upphandlades
som it-system och kan därmed ha längre avtalstider,
vilket är bra för kontinuiteten inom dessa områden.
– När det gäller operatörstjänsterna, är maxtiden
fyra år enligt LOU. Det har många fördelar. Vi är en
stor aktör på marknaden och det är bra att vi regelbundet kommer ut och gör konkurrensutsättningar.
Om vi skulle sitta på många och långa avtal kan vi
riskera att en del aktörer slås ut. Både vi och branschen är i ständig utveckling; det är ytterligare ett
argument för att komma ut på marknaden med inte
alltför långa tidsintervaller, säger Elisabeth Fröiseth.
även in marknaden att ge
sina synpunkter på hur kraven i upphandlingen ställts
och på att den delats upp i tre delar, genom en så
kallad extern remiss. Det kom in en del synpunkter,
men remissen godkände i stort sätt den uppdelning
som föreslagits.
Formuleringar och krav har också genomarbetats
internt på Upphandlingsbolaget så att de överensstämmer med lagar, mål och policys inom staden,
bland annat för social hänsyn, miljö och hållbarhet.
I avtalen för Fasta och mobila operatörstjänster finns
till exempel en öppning om dialog när det gäller
insatser för social hänsyn.
upphandlingsbolaget bjöd
FAKTA Upphandling
1. Telefoni – Operatörstjänster
A. Ramavtal för bland annat fasta
och mobila abonnemang, fasta
anknytningar och mobil datakommunikation. Tjänsterna kommer
att förpackas i ett lättöverskådligt
utbud så att det blir lätt för verksamheterna att beställa det som
passar just deras behov.
Tilldelades Tele 2, men har överklagats och fallet ligger nu hos
Kammarrätten.
B. Ramavtal för Automatiskt gene-
i 3 delar
rerade sms-tjänster. Leverantör från
1/10 är TeliaSonera Sverige AB.
2. Telefoni – Växel
Avtal för funktion av växel. Leverantör från 1/10 är Cygate AB.
3. Telefoni – Contactcenter
Avtal för telefonistarbetsplatser
med bland annat funktioner för
stadens kontaktcenter, hänvisningar och katalogdatabaser samt
svarsgrupper. Leverantör från
1/10 är TDC Sverige AB.
7
MILJONER
SMS SKICKAS VARJE ÅR
24
MILJONER
SAMTAL GÖRS I OPERATÖRENS
MOBILA NÄT PER ÅR
20
MILJONER
SAMTAL GÖRS FRÅN GÖTEBORGS
STADS VÄXEL PER ÅR
I december stod det klart vilka
leverantörer som tilldelats avtalen (se fakta­
ruta). Inom avtalen för Växel och Contactcenter
pågår arbetet tillsammans med leverantörerna med
att förbereda övergången till de nya systemen, vilket
ska ske den 1 oktober 2015.
Även ett implementeringsprojekt har inletts med
representanter från stadens alla verksamheter – 10
stadsdelar, 12 bolag och 17 fackförvaltningar – som i
dag har den kommungemensamma telefonitjänsten.
Uppdraget som lokal projektledare är att samordna
och leda det lokala arbetet samt informera berörda
användare och personalorganisationer så att övergången sker så smidigt som möjligt.
foto: emilia stasiak/istock photo
Operatörstjänster överklagade
I DECEMBER TILLDELADES Tele2 Sverige AB i upphandlingen av
Operatörs­tjänster, område Fasta och mobila operatörstjänster. En annan av
leveran­törerna ansökte då om överprövning, vilket avslogs av förvaltnings­
rätten den 17 mars 2015. Den 27 mars beslöt leverantören
att överklaga domen till kammarrätten.
– Vi avvaktar händelseutvecklingen. Nuvarande avtal går ut sista septem­
ber. Men medarbetare i verksamheterna behöver inte oroa sig. Staden kommer inte att stå utan telefoni på grund av detta, säger Elisabeth Fröiseth.
BIRGITTA LAGERLÖF
7
VERKSAMHETS- OCH ORGANISATIONSKONSULTER
NYTT UPPLÄGG
ska underlätta för beställarna
Bredare och tydligare definierat.
Nu hoppas Upphandlingsbolaget
att staden har hittat en bra form
för ramavtalen för verksamhetsoch organisationskonsulter.
Ramavtalskategorin för Verksamhets- och
organisationskonsulter, eller Managementoch organisationskonsulter som det
tidigare har kallats, har genom åren orsakat
visst huvudbry för staden.
När upphandlingen gjordes om under
2014/2015 arbetade därför avtalsgruppen,
bestående av beställare från staden, fram en
ny struktur för avtalen.
Avtalsgruppen diskuterade stadens behov och tog hänsyn till de synpunkter som
lyfts under förra avtalsperioden. Dessutom
fick alla leverantörer från tidigare avtal
möjlighet att komma in med sina tankar
och funderingar.
– vi ville att avtalen ska vara enklare att
använda, dels för beställarna men också för
leverantörerna. Inom staden har vi skapat
en egen struktur för hur vi delar in våra avtalsområden och det kanske inte alltid helt
stämmer överens med hur branschen och
8
tjänsterna fungerar, förklarar Mariah Collin,
ansvarig upphandlare.
I tidigare avtal var det viktigt att veta exakt vad man behövde hjälp med för att veta
inom vilket område beställningen skulle
göras. Nu gäller det istället att veta vilket
mål eller syfte man har: Står förvaltningen
eller bolaget inför en stor omorganisation,
behöver arbetsprocesserna förbättras, eller
behövs hjälp med framtagande av vision,
mål eller handlingsplaner?
FAKTA 4
områden
I dag består ramavtalskategorin
av fyra avtalsområden:
A Verksamhets- och organisationsutveckling, (ersätter hela ramavtals­
kategorin Management- och organisationskonsulter). I april 2015 är
området överprövat – se Winst för mer
information.
B Konsultmäklare
C1 och C2 som är Internrevision och
andra oberoende granskningar/utvärderingar och Förebyggande arbete
och utredningar inom oegentlighetsområdet, som är till för beställare inom
Göteborgs Stad.
– Tidigare fanns det många definierade
områden inom avtalskategorin. Men nu
kan beställarna använda sig av område A
oavsett om behovet avser bara en del av
eller omfattar hela förändrings- eller utvecklingsprocessen, förklarar Mariah.
av leverantörer som
kan tillhandahålla ett större antal konsulter
jämfört med tidigare. Men för att inte en
beställare ska riskera att stå utan konsulter
som kan tillgodose specialiserade behov,
finns område B: Konsultmäklare.
– Det är en leverantör med uppdraget att
hjälpa beställarna att hitta rätt specialist om
de tjänster de önskar inte kan tillgodoses
av leverantörerna inom områdena A, C1
och C2. Dessutom kan konsultmäklaren
användas om kapaciteten inom de andra
områdena inte räcker till.
Mariah påpekar att det är mycket viktigt
att beställarna i första hand vänder sig till
leverantörer inom område A, C1 och C2
innan de tar kontakt med konsultmäklaren
i område B.
i dag består område a
MARIA LAGERGRÉEN VÄSTLUND
UPPHANDLINGSBOLAGET & MARKNADEN
Viktigt med
SYNPUNKTER
från marknaden
– Vi har ju inte suttit helt isolerade från
marknaden tidigare, men det här sättet att
arbeta strukturerat för att få in synpunkter
från marknaden är nytt, säger upphandlingschef Göran Brunberg.
Han pratar om de provomgångar med
externa remisser och RFI (Request for
information) som Upphandlingsbolaget
gjorde för första gången under 2014. Det
är två sätt att ta in synpunkter från exempelvis leverantörer, inför upphandlingar.
Och försöken har gett mersmak.
– Det är en ytterligare dimension, ett till
verktyg i verktygslådan. Externa remisser
och RFI:er kan användas om vi ska upphandla ett nytt område, eller när vi känner
att vi behöver marknadens synpukter på
våra förfrågningsunderlag innan vi går in i
skarpt läge.
är det alltså
ytterligare en väg att ta in information,
vilket ger förutsättningar för mer kvalita­
tiva förfrågningsunderlag. Och för leverantörerna är det ett tillfälle att föra fram sina
åsikter och delvis påverka upphandlingarnas utformning.
– När vi får in svaren måste vi så klart
ta dem för vad de är. Leverantörerna har
sina skäl att svara som de gör, och vi får
hantera svaren utifrån det. Den analysen
kvarstår. Men vi tycker också att det är ett
sätt att bemöta och ta åt oss av den kritik
som finns mot att offentliga upphandlare
för upphandlingsbolaget
foto: anders västlund
Att ta in synpunkter från
leverantörerna kan leda till
bättre upphandlingar och högre
­acceptans från branschen.
inte alltid förstår marknaden. Min personliga uppfattning är att offentliga upphandlare får oförtjänt kritik från marknaden
och media. Att vara upphandlare är ett
kvalificerat yrke och inte alltid så enkelt
som många tycks tro.
Både externa remisser och RFI:er
publiceras på samma sätt som vanliga
upphandlingar, och vem som helst kan
skicka in synpunkter. Även om målgruppen i första hand är potentiella leverantörer, ser Göran Brunberg positivt på
att andra aktörer som fackförbund och
branschorganisationer svarar. Gensvaret
från leverantörerna på de nya metoderna
har hittills varit gott.
– Det har bara varit positivt, inget negativt.Vid något av tillfällena har vi inte fått
så mycket gensvar som vi hade hoppats på,
men man får tänka på att det här är nytt
för marknaden också.
FAKTA
Synpunkter
Vid extern remiss finns ett
preliminärt förfrågningsunderlag som Upphandlingsbolaget vill få in synpunkter på. Det kan fungera
som ett sätt att upptäcka
brister i underlaget innan
den skarpa upphandlingen
görs. Tanken är att underlaget ska bli så bra som
möjligt.
En RFI (Request for
information) görs i ett
tidigare skede än en extern
remiss. I en RFI ställs olika
frågor som bland annat
kan ge information om hur
marknaden ser ut och vad
den har att erbjuda.
KALLE LEKHOLM
9
UPPHANDLINGSBOLAGET & MARKNADEN
10
UPPHANDLINGSBOLAGET & MARKNADEN
UPPHANDLING
ett arbete i samverkan
På Västsveriges Upphandlingsdag minglade intresserade leverantörer med upphandlare från stad och
region, studenter och en minister.
– Det behövs fler platser där företag och offentliga
aktörer kan mötas, säger Mirja Färnstrand på Västsvenska Handelskammaren.
Upphandlingsdagen, som arrangerades för femte
gången av Västsvenska handelskammaren i samarbete
med Göteborgs Stad och Västra Götalandsregionen,
lockade runt 250 besökare till Chalmers kårhus.
Förutom mingel erbjöds seminarier om heta upphandlingsfrågor, och stjärnglans i form av civilminister
Ardalan Shekarabi (S). Syftet är att skapa en mötesplats mellan offentligt och privat och sprida kunskap om
upphandling.
– Våra medlemmar tycker det är svårt att nå fram
till upphandlande myndigheter och svara på upphandlingar. Med det här arrangemanget vill vi samla många
leverantörer och företrädare för det offentliga på samma
plats, så att de kan mötas. Och det känns som om vi
lyckas – man hör på surret i pauserna att folk är nöjda,
säger Mirja Färnstrand.
Hennes intryck är att många företag tycker upphandling
är krångligt, och att det finns en informationsbrist på
området. Samtidigt är hon positiv till Upphandlingsbolagets arbete tillsammans med leverantörerna.
– Jag tycker de jobbar väldigt bra. De är professionella och går att få tag i. Till exempel är de väldigt
proaktiva vad gäller social hänsyn, och berättar om hur
de arbetar med det. Och det är så klart jättekul att de
och Västra Götalandsregionen är med och arrangerar
Västsveriges Upphandlingsdag.
PÅ PLATS FANNS också ett antal studenter från
utbildningen till offentlig upphandlare på Yrgo högre
yrkesutbildning Göteborg.
– Jag tycker det är fantastiskt att den här utbildningen
har dragit i gång i Göteborg. I dag finns en kunskapsbrist på båda sidor, och det här är förhoppningsvis ett
steg mot att upphandling betraktas som ett eget yrke i
framtiden. Och för de studenter som är här i dag är det
ett bra tillfälle att lära sig mera och knyta kontakter inför
framtiden.
KALLE LEKHOLM
Mirja Färnstrand, Väst­
svenska handelskammaren

”Varje år görs upphandlingar för mellan 600 och 900 miljarder kronor i
Sverige. Det är en väldigt stor del av vår offentliga ekonomi. Ändå har en
nationell politik saknats. Därför behövs en nationell upphandlingspolitik,
som vi ska ta fram i samråd med forskning, myndigheter och leverantörer.”
Civilminister Ardalan Shekarabi (S), på Västsveriges Upphandlingsdag
foto: svante örnberg
11
UPPHANDLINGSBOLAGET & MARKNADEN
Hallå där!
ANGELICA
STRANDBERG
Kommunikatör
VGR inköp
LINN SANDMARK
Jurist på advokatfirman Lindahl
GUNNAR
ARVESTÅHL
försäljnings­
ansvarig Acando
Sverige
Varför är du här på Västsvenska
upphandlingsdagen?
Hur har dagen varit?
Vi på Västra Götalalandsregionen
är medarrangörer tillsammans med
Västsvenska handelskammaren och
Göteborgs Stad. Jag är här för att
svara på frågor från leverantörer
om regionens inköp.
– Det är väldigt kul att träffa så
mycket folk, knyta kontakter och
visa upp att Västra Götalands­
regionen satsar framåt. Vi har till
exempel som första landsting i
Sverige anställt kvalitetstekniker
som ska arbeta med uppföljning ­
av våra ramavtal.
Offentlig upphandling är ett av
våra specialområden, och i dag är
jag här för att marknadsföra vår
nya bok om LUF som ges ut av
Norstedts Juridik.
– Dagen har varit jättebra! Bra
mingel och ett bra initiativ. Jag
har fått många småfrågor, som
exempelvis var direktupphandlings­
gränsen ligger. Annars är sociala
hänsyn och miljökrav i upphandlingar heta områden just nu.
Jag är försäljningsansvarig för
sydvästra Sverige på Acando. Vi är
ett it- och manage­mentkonsultbolag
och en stor del av vår målgrupp är
här i dag.
– Vi arbetar mycket för den
offen­tliga sektorn, så det är kul att
höra hur de tänker. Föredraget om
uppföljning under avtalsperioden
var intressant. Det är ett område
som offentlig sektor har börjat
jobba med mer och mer. De ligger
fortfarande efter näringslivet, men
knappar in.
Jag utbildar mig till offentlig
upphandlare och är här för att ta
del av föreläsningarna och skaffa
kontakter.
– Dagen har varit bra och lärorik.
Dess­utom är det en bra chans att
knyta kontakter inför praktiken senare under utbildningen. Det bästa
är upplägget, att man själv får välja
ALEJANDRO
mellan massa olika föreläsningar.
HERNANDEZ
Student, Yrgo högre Sociala hänsyn är ett område som
jag tycker är särskilt intressant.
yrkesutbildning
12
KUNDUNDERSÖKNING
Underlag till förbättringar i
800 öppna svar
Låga betyg i 2014 års kund­
undersökning, men tack vare
800 öppna svar och närmare
100 uppföljningssamtal har
Upphandlingsbolaget möjlighet
att göra förbättringar som gör
skillnad.
Under 2014 infördes Winst som e-handelssystem för alla stadens förvaltningar.
Detta gjorde att Upphandlingsbolaget för
första gången kunde skicka ut kundundersökningen till alla medarbetare i
förvaltningarna som gör beställningar på
stadens ramavtal. Enkäten skickades ut
till 10 000 personer (jämfört med 3 800
år 2011) och 2 500 av dessa svarade.
– Årets NKI sjönk från 52, år 2011 till
38, och undersökningen visar att vi inte
lever upp till kundernas förväntningar,
säger Annelie Gärdmark, chef för avdelningen Kommunikation och kund.
en analys av resultatet visar att det kunderna inte är nöjda med ofta är kopplat
till funktionaliteten i Winst. Det är svårt
att hitta rätt avtal och de upplever att
avtalen inte täcker deras behov.
– Vi vet att många är nya som beställare eller sällananvändare och vi behöver
bli bättre på att kommunicera med dem.
Att kundnöjdheten är låg är något som
Upphandlingsbolaget tar på största allvar.
Snart efter att slutrapporten levererades
påbörjades arbetet med att ta fram en
handlingsplan.
– Vi fick in drygt 800 förbättringsförslag och synpunkter. Vi utgick från dessa
när vi arbetade fram vår handlingsplan
och kom fram till fem förbättringsområden: Winst, ramavtal, service och stöd,
kommunikation samt organisation.
förbättringsområde har flera
åtgärder kunnat identifieras och dessa är
sammanställda i en handlingsplan.
– Vi hamnar ofta i ett läge där kritik
riktas mot oss, men där det egentligen
är faktorer som vi inte kan styra över
som ligger till grund. Upplever våra
kunder att det är svårt att hantera Winst
måste vi ha en dialog med leverantören
av systemet för att se om de kan göra
förbättringar. Upplever kunderna att det
inom varje
KUNSKAP är nyckeln
NÄR UPPHANDLINGSBOLAGET analyserade vilka ­
olika grupper av beställare som gett vilka betyg i kundunder­
sökningen kunde de konstatera att utbildning och kunskap är
en nyckel till kundnöjdhet.
– De som är vana beställare, som förstår LOU, och har lärt sig
Winst, är mer nöjda som kunder. Upphandlingsbolaget behöver
därför erbjuda fler utbildningar både inom offentliga inköp och
Winst. Det ska vi göra i samverkan med Intraservice som ansvarar för systemet. Vi är mitt i arbetet med att tillsammans ta fram
ett utbildningsupplägg för detta, säger Annelie Gärdmark.
är svårt med beställningar kan vi göra
fler utbildningsinsatser. Vi vet att det
finns svårigheter – och det ligger i vårt
uppdrag att hjälpa våra kunder att hantera dessa svårigheter – med information,
utbildning och support.
”Det intresset ska vi
verkligen ta vara på.”
Annelie Gärdmark
att det är just kundbe­
mötandet och utbildningarna som beställarna är mest nöjda med hos Upphandlingsbolaget.
– Kunderna tycker att det är lätt att
komma i kontakt med Upphandlings­
bolaget och att de blir trevligt bemötta.
De tycker också att utbildningarna ger
nytta. Det intresset ska vi verkligen ta
vara på, säger Annelie.
och faktum är
MARIA LAGERGRÉEN VÄSTLUND
72 %
tycker att de möttes av ett trevligt och
korrekt bemötande i sin kontakt med
Upphandlingsbolaget.
13
PERSONALVÅRD
Missbruk och beroende av alkohol är något som drabbar
minst var tjugonde person. Som anställd i Göteborgs Stad
kan man nu via nya ramavtal få behandling i öppen vård
eller på behandlingshem.
Vård till gagn
för stadens anställda
S
tatistik från CAN (centralförbundet
för alkohol- och narkotikaupplysning) visar att ungefär en halv miljon
människor i Sverige missbrukar eller är
beroende av alkohol. I verkligheten är det
troligtvis betydligt fler. Alkoholism är fortfarande tabubelagt och något som många
lever med i hemlighet.
Enligt lag har arbetsgivaren ett rehabiliteringsansvar. Genom den nya ramavtalskategorin Behandling av stadens medarbetare vid
beroende eller missbruk av alkohol blir det nu
lättare att hjälpa en anställd med alkoholproblem.
– Ramavtalen omfattar både öppenvård
och behandlingshem och det är möjligt
att välja den form som passar individen
bäst. Det finns ingen rangordning mellan
leverantörerna, säger Lina Bryngelsson som
är ansvarig för upphandlingen.
följer tolvstegsmodellen. Det är en etablerad behandlingsform
som användes överlägset mest inom staden
även innan ramavtalen kom till stånd.
En av leverantörerna är Aleforsstiftelsen som arbetar med både alkohol- och
drogberoende. De erbjuder dels öppen vård
en halv dag i veckan under ett år och dels
vistelse på behandlingshem i fyra veckor.
– Tolvstegsmodellen handlar om att ta av
sig sin ryggsäck och titta i den – på vilka
konsekvenser alkoholen har i livet och vad
samtliga behandlingar
14
som behövs för att jag ska kunna leva ett
bra och nyktert och liv med kvalitet, säger
Malin Sandberg som är ställföreträdande
verksamhetschef på Aleforsstiftelsen.
de första tre stegen
av modellen. Från sjukdomskännedom,
till att acceptera hjälp, till att lägga upp en
handlingsplan för hur man ska arbeta vidare
med sin sjukdom. De övriga nio stegen
bygger på eget arbete, med stöd från Anonyma Alkoholister.
– Målet är att bli självförsörjande på sitt
tillfrisknande. Att lära sig att hitta sätt att
hantera sjukdomen och skapa livskvalitet
som nykter. Annars är det lätt att falla tillbaka in i missbruket, säger Malin Sandberg.
behandlingen omfattar
behandlingen är att skydda
medarbetarnas integritet. Där har leverantörerna ansvar för att, vid en ny förfrågan,
meddela om de har ett pågående behandlingsuppdrag från Göteborgs Stad. Beställaren kan då besluta om de ska vända sig till
en annan upphandlad leverantör.
– Du måste kunna sitta och prata öppet
utan att behöva tänka på vad du säger, utan
att behöva ta hänsyn till om det till exempel
finns en lärare från dina barns skola i samma
behandlingsgrupp. Staden är inte så stor,
säger Lina Bryngelsson.
en viktig del av
ÅSA REHNSTRÖM
FAKTA Avtalsområdet
Ramavtalskategorin Behandling av stadens
medarbetare vid beroende eller missbruk
av alkohol består av två avtalsområden:
Öppenvård
Konsultbyrån Valet
Nämndegården
Aleforsstiftelsen
Behandlingshem
Provita
Nämndegården
Aleforsstiftelsen
FRITT OCH ANONYMT
med hjälp genom personalvårdsprogrammet
foto: istock photo
Ibland kan ett samtal förändra allt.
Via ramavtalet Personalvårdsprogram
kan anställda i staden få hjälp med
personliga och arbetsplatsrelaterade
problem via fem fria och anonyma
samtal med experter.
Ibland kan man behöva hjälp med att lösa svåra
knutar i privatlivet. Ramavtalet för Personalvårdsprogram ger stadens bolag och förvaltningar möjlighet att ansluta sig till en tjänst som erbjuder de
anställda fem anonyma samtal med olika experter.
Avtalets leverantör är SOS International. De
har experter inom allt från juridik, ekonomi och
psykologi. De kan även hjälpa till med problematik
kring stress, alkohol, droger och spelmissbruk samt
sociala, samlevnads-, familje- och relationsproblem.
– Om du inte vet om din arbetsplats är ansluten
kan du vända dig till din HR-avdelning och fråga.
De kan även hjälpa till med kontaktuppgifter, säger
Lina Bryngelsson på Upphandlingsbolaget.
uppger sitt ärende får man en
telefontid med den expert som passar ens ärende
bäst. Alla anställda har rätt till fem samtal per
ärende och alla är anonyma. Det finns också möjlighet att få en besökstid om man hellre föredrar det.
– Att få prata om det som skapar oro och stress
kan räta ut många knutar. Genom att få tips och råd
och bli lotsad till var det går att söka vidare hjälp
kan många problem lösas innan de blir för stora.
när man ringer och
ÅSA REHNSTRÖM
15
UPPFÖLJNING
Hårda miljökrav utmanar
LEVERANTÖRER AV DRI Hårda miljökrav är något som politikerna
i Göteborg eftersträvar. Ett område där
leverantörerna har fått anstränga sig är
inom upphandlingarna av drivmedel.
Upphandlingsbolaget och trafikkontoret
kontrollerar kontinuerligt att leverantörerna lever upp till kraven.
Det två ramavtalskategorier som är aktuella för de
hårda miljökraven och efterföljande granskningar
är Drivmedel från pump och Eldningsolja drivmedel till
depå. Dessa båda ramavtalskategorier har i dag löpt
i tre år och på Upphandlingsbolaget sitter upphandlingsledare Homer Taghizadeh mitt i arbetet med att
förbereda inför nästa omgång.
– I avtalen finns en bilaga med särskilda kontraktsvillkor där vi ställer hårda krav bland annat på miljö
och spårbarhet. Leverantörer ska helt enkelt kunna
visa varifrån råoljan kommer – hela vägen ner i
kedjan, säger han.
gäller att de ska kunna visa
dokument på att de lever upp till de ställda kraven.
Något som kontrolleras kontinuerligt under avtals­
tiden av Upphandlingsbolaget tillsammans med
trafikkontoret.
– När någon leverantör haft bristfällig dokumenta­
tion har de fått lite tid på sig att komplettera. En
chans att förklara vad bristerna beror på och hur de
tänker åtgärda dem. Om de inte kan göra det är vårt
alternativ att sätta ner foten och häva avtalet. Det har
vi dock inte behövt göra gällande drivmedel.
All dokumentation som Upphandlingsbolaget får
till sig om hur leverantörerna lever upp till kraven, är
underlag för kommande upphandlingar.
– Nu när vi sitter med förfrågningsunderlagen till
nästa ramavtalsperiod måste vi ta ställning till om
de krav vi ställde förra gången var relevanta, om de
var för låga eller om de rent av var höga för leverantörerna att leva upp till, och utifrån den analysen
bestämma hur vi ska göra nästa gång, säger han.
för leverantörerna
16
Genom
återkommande
uppföljning av
kraven kontrolleras
att drivmedlet
för stadens bilar
är så sjysst och
miljövänligt
som möjligt.
Homer kan inte svara på hur den kommande upphandlingen kommer att se ut. Han konstaterar dock
att de miljökrav som ställdes var väldigt hårda, men
att det också finns en politik som förordar just det.
som ligger bakom miljökraven
som ställs inom ramavtalsområdena för drivmedel
kommer från trafiknämnden, därför arbetar trafikkontoret och Upphandlingsbolaget tillsammans med
uppföljningen inom avtalen.
– Trafikkontoret har den specialistkompetens som
de politiska beslut
UPPFÖLJNING
Ökat fokus på
UPPFÖLJNING
Att följa upp de krav som ställts på leverantören i
en upphandling är en viktig uppgift för avdelningen
Specialist och uppföljning. Det handlar helt enkelt
om att se till att leverantörerna håller vad de lovar
och att stadens beställare får det som
beställts.
VMEDEL
foto: anders västlund
Carin Bergdahl, du är ansvarig
för avdelningen. Kan du förklara
vad som är ert uppdrag?
– Avdelningen Specialist och
uppföljning skapades i samband
med vår omorganisation bland annat för att vi ville ha större fokus
på uppföljning av de krav som
ställs i upphandlingarna och hitta
metoder för att följa upp på ett
mer systematiskt och konstruktivt
sätt. Vi ställer hårda krav och det
är viktigt att vi kontrollerar att
leverantörerna lever upp till dessa.
behövs för uppföljningen, konstaterar Homer och
bollar frågan vidare till Mats-Ola Larsson på trafikkontoret.
– Vi på trafikkontoret hjälper till att definiera vilka
krav man kan ställa inom ramavtalskategorin för
att leva upp till de politiska beslut som finns.Vi kan
fastställa principer och tillsammans med Upphandlingsbolaget se till att de tillämpas, säger Mats-Ola
Larsson.
MARIA LAGERGRÉEN VÄSTLUND
Kontrollerar ni alla krav i alla
ramavtal?
– Vi har inordnat ramavtalskate­
gorierna i två grupper som är
kopplade till avtalens strategiska
betydelse för staden. Här har vi
bland annat tittat på hur komplexa
ramavtalen är, områdets karaktär
vad gäller till exempel hållbarhet, miljöpåverkan eller CSR. På
de avtal som hamnar på nivå 1,
det vill säga avtal som är av stor
betydelse för staden, kommer
vi att jobba med mycket omfattande uppföljningar. På de avtal
som hamnar på nivå 2, kommer vi
arbeta med reaktiv uppföljning.
Hur arbetar ni rent praktiskt?
– Under året som har gått
sedan omorganisationen genomfördes har vi arbetat fram en ny
projektmodell som vi nu har börjat
implementera. Den innebär att vi
har en process som löper på från
det att arbetet med ramavtalet
inleds tills dess att avtalstiden är
slut. I detta är det tydligt definierat
vad som ska göras, när det ska
göras och hur det ska levereras.
”Vi har en process
som löper på från
det att arbetet med
ramavtalet inleds
tills dess att avtals­
tiden är slut.”
Carin Bergdahl
Vem ska göra uppföljningarna?
– Beställarna ska följa upp att
de fått det som de har beställt,
i rätt tid, till rätt pris. Leverantörerna har ansvar för att lämna
statistik, information och vad det
är de har levererat för typ av produkt eller tjänst. Ett av momenten
inom den planerade uppföljningen
för ramavtal som definierats till
nivå 1, är att träffa leverantörer
eller prata med dem på telefon för
att stämma av under avtalstidens
gång.
Vad kan hända om en leverantör
inte sköter sig eller fullt ut lever
upp till de krav som ställts?
– Vi har möjlighet att släcka ner
leverantörens avtal i Winst så det
inte längre är beställningsbart, till
dess att vi fått klarhet i vad som
hänt. Utredningen kan leda till att
avtalet hävs eller att vi öppnar
upp leverantören för beställning
i Winst igen.
17
UPPFÖLJNING
Uppmärksammad
revision i Kina
När Upphandlingsbolaget gjorde en
revision av arbetarnas villkor på
Canons kopiatorfabrik i Kina var det
första gången något liknande hänt
den japanska elektronikjätten.
– Det blev en jättestor fråga som gick hela vägen till
högsta ledningen i Tokyo, säger Helena Sagvall på
Upphandlingsbolaget.
Under två dagar i juni besökte revisorer på uppdrag av Upphandlingsbolaget Canons fabrik för multifunktionsskrivare i Kina. Produktionsanläggningen
samt arbetarnas bostäder och villkor kontrollerades
och 53 slumpvis utvalda arbetare intervjuades.
– Kina har en förhållandevis bra arbetslagstiftning,
men tyvärr följs den inte alltid, vilket är anledningen
till att vi gjorde revisionen, säger Helena Sagvall.
Syftet är att kontrollera att de krav som
Upphandlings­bolaget ställer på leverantörerna efterföljs.
– Kraven, och revisionerna, är ett av våra sätt att
bidra till Göteborgs Stads mål om social hållbarhet
och etisk konsumtion.
att förhållandena på fabriken
överlag var goda – inget barnarbete eller tvång
förekom och lönenivån låg 35 procent över miniminivån.Vad gäller arbetstid upptäckte revisorerna
att vissa arbetare jobbat för mycket övertid, vilket
Canon sedan dess har bemött och delvis åtgärdat.
– De kinesiska revisorerna på plats tyckte att det
var ett bra ställe med inhemska mått mätt. Vad gäller
övertiden så var det en del arbetare som jobbade för
mycket, men enligt våra revisorer var det frivilligt och berodde på att de ville spara ihop pengar.
Det styrktes genom både dokumentation och en
majoritet av de slumpvisa intervjuerna, säger Helena
Sagvall.
genomgången visade
Upphandlingsbolagets revision
uppmärksamhet – detta var första gången som en
revision gjordes för att kontrollera arbetarnas villkor.
– Det var en lång process med många möten med
jurister, och frågan var uppe på hösta ledningsnivå
hos canon väckte
18
hos Canon. Men de gick med på det,
och i efterhand har Canon Sverige
varit positiva till att revisionen gjordes
och själva använt resultaten, säger
Helena.
Hon tror att Upphandlingsbolaget
i och med revisionen lyft frågan om
arbetsvillkor internt hos elektronik­
företaget.
– Målsättningen med våra revisioner
är ju inte att vi ska häva avtalen, utan
att bidra till förbättring.
TEXT & FOTO: KALLE LEKHOLM
FAKTA Revisioner
• Upphandlingsbolaget har ett ramavtal på revision genom SKL Kommentus
inköpscentral, och samarbetar också med andra kommuner genom SKL för
att om möjligt göra gemensamma revisioner. I fallet Canon var det dock
UHB själva som stod bakom revisionen även om andra kommuner kan
använda sig av resultatet.
• Runt 2– 4 revisioner görs per år. Vid bedömningen av vilka avtalskategorier
som ska kontrolleras spelar flera faktorer in:
P Finns det kända problem i branschen?
P Förekommer långa leveranskedjor?
P I vilka länder finns produktionen?
P Omsättningen på ramavtal?
• Krav på produktionsvillkor ställs i de flesta varuupphandlingar. Även då
Upphandlingsbolaget inte bedömer att revision behövs kan man till exempel
begära in dokumentation och ha uppföljningsmöten med leverantörer.
STÖD FÖR SYNPUNKTER
”Skicka era synpunkter till oss”
Nu har det gått ett år sedan Upphandlingsbolaget införde Artur, ett ärendehanteringssystem med flera funktioner.
Alla frågor och synpunkter som kommer in från
beställare och leverantörer registreras i ett system.
Det gör att Upphandlingsbolaget verkligen kan få en
samlad bild om hur ramavtalen fungerar. Förutom att
samla på sig kunskap kan systemet också ge signaler
om något inte stämmer.
− Många frågor kan vara tecken på att något inte
fungerar som det ska inom avtalsområdet. Det är
vårt ansvar att reagera på dessa signaler och ta reda
på vad som ligger bakom för att på så vis kunna göra
de insatser som krävs. Det kan handla om utbildning
eller om att informationen behöver förtydligas på
ett eller annat sätt, förklarar Annelie Gärdmark, chef
för avdelningen Kommunikation & kund.
Vid en avtalsuppföljning eller inför en ny upphandling kan upphandlare hämta ut rapporter från
ärendehanteringssystemet på den avtals­kategori som
ska följas upp. Där finns alla synpunkter, frågor och
händelser som har registrerats under avtalsperioden.
Materialet analyseras för att på så sätt utveckla ramavtalen och verksamheten.
– Artur ger oss ett stöd som gör att vi kan säkerställa att alla kunder och leverantörer får svar.
Systemet ger oss möjlighet till kunskapsåterföring.
Komplicerade frågor och svar blir sökbara för all vår
personal och kunderna kan då få snabbare svar.
– Så skicka in era synpunkter till oss! Det är viktigt
för oss att ta del av era åsikter och önskemål så att
vi tillsammans kan se till att ramavtalen täcker era
behov, säger Annelie.
I den digitala databasen
Artur finns ett litet lejon
som leder användaren rätt.
”Det finns ett glapp mellan
upphandling och inköp”
I höstas var Inger Ek, vd på
Upphandlingsbolaget med
och startade Strategi­forum
för upphandlings- och
­inköpsfrågor.
– Det är en mötesplats där 14 direktörer och chefer på ledningsnivå i
Göteborgs Stads förvaltningar träffas
och diskuterar inköpsfrågor på en
övergripande och strategisk nivå.
Varför behövs det?
– Det finns ett glapp mellan det
dagliga arbetet med upphandlingar
och inköp som görs i staden, bland
annat av oss på Upphandlingsbolaget, och det långsiktiga perspektiv
som finns i övergripande policydokument och stadens budget. Strategiforumet är ett sätt att stärka den
kopplingen, och dessutom skapa
en enad syn på hur staden ser på
inköp- och upphandlingsfrågor.
Vad för frågor diskuterar ni?
– Strategiska frågor kring inköp
och upphandling. Allt från omvärldsanalys, hur exempelvis regelverk och
lagstiftning påverkar oss, till hur vi
ska förhålla oss gentemot marknaden eller hur stadens verksamheter
samarbetar i samordnad upphandling och uppföljning. Men också till
exempel hur Winst ska utvecklas och
förvaltas.
Vad har det gett för resultat?
– Detta innebär stora möjligheter
till utveckling. Forumet kommer till
exempel finnas med som referens i
den pågående översynen av stadens
upphandlings- och inköpspolicy.
En arbetsgrupp arbetar med att ta
fram ett förslag till en utvecklad
arbetsform för framtagande av krav i
upphandlingar. Jag ser forumet som
en början att lyfta inköps- och upphandlingsfrågor, och öka förståelsen
och kompetensen på alla nivåer i
staden.
På www.uhb.goteborg.se kan du hitta
protokoll från strategiforumets möten.
Inköpare möts
i nytt nätverk
SEDAN I HÖSTAS FINNS ett nätverk för
inköpare i Göteborgs Stads fackförvaltningar. Här kan Upphandlingsbolaget informera
om nyheter, men det är också en möjlighet
för förvaltningarna att prata med varandra om sina inköp och till exempel göra
gemensamma upphandlingar.
– Jag ser enorma fördelar i att öka
kontaktytorna mellan förvaltningarna och
utbyta erfarenheter mellan fackförvaltningarna. Våra verksamheter är olika, vilket
är bra för mångfalden i gruppen. Sedan
nätverket drog i gång pratar vi också mer
med varandra även mellan träffarna, säger
Carina Andersson, inköps- och avtalssamordnare på miljöförvaltningen.
Upphandlingsbolaget har hjälpt till med
att starta nätverket, men förvaltningarna
styr själva över innehållet.
– Det är en ömsesidig kommunikation
där de kan dela sina åsikter med oss och
varandra, säger Charlotta Martinsson, kundansvarig på Upphandlingsbolaget.
19
RETURADRESS
Göteborgs Stads Upphandlings AB
Box 1111
405 23 Göteborg
SVERIGE
PORTO BETALT
PORT PAYÉ
Hållbar
upphandling
Upphandlingsbolaget ska bidra till en hållbar
utveckling – ekonomiskt, ekologiskt och socialt.
I hållbarhetsredovisningen 2014 sammanfattas
fjolårets insatser. Här är några smakprov.
35 %
För att bidra till en hållbar marknad
ska Upphandlingsbolaget underlätta
för små och medelstora företag att
delta i upphandlingar. 2014 hade
35 procent av stadens leverantörer
mindre än 10 anställda.
2014:
2013:
71 %
64 %
GÖTEBORGS STADS
43 %
2014 var 71 procent av all fisk som
köptes in av staden MSC- och kravmärkt.
34 PERSONER fick anställning under 2014
i ett pilotprojekt för social hänsyn i tjänsteupphandling som drivs av Upphandlingsbolaget. Syftet är att använda upphandling som
ett sätt att skapa arbete för personer som
står långt från arbetsmarknaden.
andling
UPPHANDLINGS AB:S
2014
H
ållbar
upph
2012:
HÅLLBARHETSREDOVISN
ING
På uhb.goteborg.se
hittar du Göteborgs Stads
Upphandlingsbolagets
hållbarhetsredovisning för 2014.