Mobil app direkt mot NAV ger tillväxt utan flaskhalsar Med mobil app där varje arbetsledare kan följa leverantörernas materialpriser och skapa fakturor direkt mot Microsoft Dynamics NAV har El & Fastighetsdrift Stockholm skapat förutsättningar att växa utan att det administrativa arbetet skenar iväg. – Nu har vi allt på banan för att kunna skala upp verksamheten och lösningen fungerar klockrent, säger Thomas Riis, företagets ägare. El & Fastighetsdrift Stockholm AB arbetar med att utföra el-service till olika former av driftbolag, kommuner och bostadsrättsföreningar. Under de senaste fem åren har företaget vuxit kraftigt, från sju anställda och en omsättning på drygt tolv miljoner till dagens 28 anställda och en omsättning på cirka 31 miljoner. Expansionen innebär ökade krav på effektiv hantering av administrativa flöden. Tidigare arbetade de med ekonomin i en lösning som de vuxit ur. El & Fastighetsdrift stod inför utmaningen att på ett produktivt sätt hantera en allt större volym av transaktioner samtidigt som de skulle upprätthålla lönsamhet och kvalitet. Förutsättningarna för att kunna fortsätta växa hängde på om det gick att få till ett bättre arbetssätt i behandlingen av arbetsordrar och minska personberoendet i administrationen. – För att kunna växa utan att sitta med flaskhalsen att vara beroende av ett antal nyckelpersoner för att kunna fakturera var vi tvungna att göra något. Länge satt jag själv och fakturerade alla våra jobb från arbetsledarnas underlag, säger Thomas Riis, ägare av El & Fastighetsdrift Stockholm AB. Automatik och delegering Tillsammans med affärssystemet Microsoft Dynamics NAV, befintligt ärendehanteringssystem och applikationen Navcite ProApps skapades förutsättningarna för en ny organisationsstruktur. Målet var att öka graden av automatik och bereda vägen för ökat tillväxt och volymökning genom att fördela arbetsuppgifterna på fler och rätt personer. – Vi hade nog kunnat klara oss med det gamla affärssystemet ett tag till, men jag vill kunna växa ytterligare och kunna kopiera affärsupplägget till verksamheter utanför kommunen, förklarar Thomas Riis. Navcite ProApps ökar effektiviteten Ärenden och arbetsordrar skapas i dag i befintligt ärendehanteringssystem via olika typer av ingångar. Arbetsledaren bereder därefter ärendet, där sedan en serviceoperatör tilldelas uppdraget. Efter slutfört uppdrag återrapporterar serviceoperatören timmar, material och övriga kostnader direkt via handdator kopplat mot ärendehanteringssystemet. Efter granskning av ärendet avslutas det i ärendehanteringssystemet och överförs till Navcite ProApps där arbetsledaren slutligen behandlar fakturaunderlaget innan detta överförs till Microsoft Dynamics NAV. Navcite ProApps betyder mycket för den ökade effektiviteten och säkerheten i de administrativa flödena. – Efter att ha kört lösningen i ett halvår är jag mest nöjd med appen som gör att vi har fått ordning på våra attest- och faktureringsflöden där arbetsledarna skapar fakturaunderlag direkt på fältet via appen. Uppdaterade prislistor Att kunna fördela ansvaret på fler personer har varit ett mål från första samtalet med Navcite och nu görs bara den fysiska fakturan i NAV. Bokföringen sker direkt med underlag från Navcite ProApps. Fakturering och uppföljning av ärendet sker därefter i NAV där projektredovisningens fördelar tas till vara. – Dessutom sparar vi mycket tid genom att kunna ladda in prislistor från våra leverantörer direkt till Microsoft Dynamics NAV. På så sätt kan våra arbetsledare se till att vi behåller rätt marginaler mot våra inköpspriser och inte riskerar att fakturera använt material under inköpspris. Arbetsledaren kan direkt se marginalen på materialet i procent per rad och vi riskerar aldrig att räkna bort oss, förklarar Thomas Riis. Mobil och säker uppföljning Med möjligheten att följa upp företagets utveckling direkt via Microsoft Dynamics NAV:s inbyggda webbgränssnitt kan Thomas Riis sitta med sin surfplatta och göra uppföljningar. – När jag får in timmarna via appen kan jag också direkt se täckningsbidraget på den som utfört arbetet, men också mäta täckningsbidraget på använt och fakturerat material ned på radnivå. Jag kan också se på historiken fördelad på till exempel aktuellt projekt, objekt eller kund. ”Lösningen fungerar klockrent” Genom att göra den administrativa processen mindre personberoende med uppgifter som delegeras ut till respektive arbetsledare och slippa flaskhalsen med slutberedningen av fakturaunderlaget finns nu alla möjligheter för tillväxt och volymökning för El & Fastighetsdrift Stockholm utan att det administrativa arbetet skenar iväg. – Nu har vi allt på banan för att kunna skala upp verksamheten, och lösningen fungerar klockrent. Jag är mycket nöjd med samarbetet med Navcite. De är kunniga, lyhörda och har väldigt bra projektledare som även förstår andra system och hur de kan integreras. En viktig egenskap är att de kan stoppa saker vi hittar på när det behövs. Samarbetet känns betryggande, inte minst för att de varit med och byggt lösningen direkt efter våra behov. De lösningar de tagit fram, inte minst Navcite ProApps, är grymma, sammanfattar Thomas Riis. Det här har Microsoft Dynamics NAV gett El & Fastighetsdrift Stockholm AB • Förutsättningar för tillväxt utan flaskhalsar • Delegerad ärende- och fakturahantering • Uppdaterade leverantörspriser direkt i NAV • Säker och mobil uppföljning • Möjlighet att kopiera arbetssättet på nya verksamheter Fakta: El & Fastighetsdrift Stockholm AB • Omsätter ca 31 mkr • Har 28-tal anställda • Utför alla typer av elarbeten samt styr/regler och brandlarm. Lösningsansvarig Navcite Lars Nordlund, [email protected] 070-245 04 07