Betyg och Intyg HeadCom Education vägledning för Chefer & Arbetsledare Av Sven-Erik Nyberg HeadCom Education © 2013 All rights reserved HeadCom Solutions Intyg och Tjänstgöringsbetyg. Som arbetsgivare eller som personalansvarig chef, operativ chef eller liknande har du en skyldighet att skriva intyg eller betyg när den anställde så önskar eller har behov av eller när hon avslutat sin anställning. Den anställde har också rätt att efterfråga ett anställningsintyg under tiden hon arbetar. Formellt så skiljer man alltid på intyg och betyg. Det finns normalt tre olika former av intyg och betyg och dessa tre är Arbetsgivarintyg, Tjänstgöringsintyg och Tjänstgöringsbetyg. Arbetsgivarintyg. Ett arbetsgivarintyg är en formell tidrapport som talar om hur lång tid den anställde har arbetat. Tid avser även antal arbetade timmar per månad. Denna form av arbetsgivareintyg finns färdiga klara att fylla i och efterfrågas oftast av AF och a-kassa eller liknande. 2 Tjänstgöringsintyg. Ett tjänstgöringsintyg är ett arbetsintyg som den anställde kan fråga efter och har behov av under sin pågående anställning. Ett intyg av denna form är inte ett tjänstgöringsbetyg i sin mening utan ett intyg som talar om att den anställde är anställd och som informerar bland annat om följande:      Den anställdes personuppgifter Den tid då den anställde har arbetat inom företaget. Befattning som den anställde har i företaget eller har haft i företaget. Redogör kortfattat om den anställdes arbetsuppgifter. Tala om eventuella ansvarsområden och eventuella förtroendeuppdrag som den anställde har eller kan tänkas ha haft. Ett tjänstgjöringsintyg är ett konkret intyg gällande tid och arbetsuppgifter. Ett intyg av detta slag skall inte innehålla några värderingar och/eller omdömen av den anställde skötsamhet eller kompetens. På ett intyg bör man lämna referensnamn om den anställde så önskar. 3 Tjänstgöringsbetyg. I motsats till ett tjänstgjöringsintyg innehåller ett personligt betyg värderingar och omdöme från nuvarande chef. Som chef finns det en del viktiga punkter som är av stor vikt att tänka på innan man skriver ett formellt betyg åt en person. Punkter som jag här skall förklara. Det är arbetsgivarens skyldighet att skriva ut ett betyg efter det att den anställde har slutat sin anställning. Den anställde bör dock efterfråga ett betyg för man får inte ett betyg av automatik hos alla arbetsgivare. Även om man har en kortare anställningstid har den anställde rätt att få ett betyg även om det kan vara lite svårare att göra korrekta värderingar och bedömningar av den anställdes insatser. Som chef har du ett stort ansvar på dig att formulera så korrekta, objektiva och rättvisa värderingar och bedömningar av den anställdes insatser, skötsamhet och övriga kompetenser och egenskaper som möjligt. Försök att alltid skriva så objektivt och ärligt du någonsin kan. Kom ihåg att de skrivna omdömena också skall motsvara de muntliga referenser som sedan kan komma att efterfrågas. När du skriver ett betyg bör du tänka på att inte använda gamla utslitna clicheer, floskler och s.k. fikonspråk. Glöm ”hemliga koder” och sånt snack, det finns inte. Skriv alltid korrekt och återspegla alltid verkligheten. Använd heller inte för många upprepande förstärkningsord, det förhöjer inte betyget utan det ökar istället trovärdigheten och äktheten både för dig som chef och för den anställde. Ett betyg som är ”uppblåst” och förskönat är inte lika trovärdigt. Ge inga negativa värderingar och omdöme i ett betyg det kan vara kränkande inte bara för den anställde utan det ger även en hel del negativa signaler om dig som chef och ditt eget omdöme och kompetens som chef. Var hellre lite mera kortfattad i dina värderingar om den anställde inte har levt upp till dina och företagets förväntningar. 4 Ett tjänstgöringsbetyg skall och bör alltid innehålla nedanstående information: Anställningstid. Datum för anställningens början och anställningen slutdatum. Tala om eventuella avvikelser exempelvis studieledig eller tjänstledig. Tala aldrig om eventuella långtidssjukskrivningar. Anledning. Tala om varför anställningen har upphört, exempelvis att den anställde har slutat på egen begäran eller är uppsagt på grund av arbetsbrist. Det kan också vara säsongsanställning, vikariat eller annat tidsbegränsat arbete i form av projektanställning eller liknande. Befattnings- och Arbetsbeskrivning. Tala om vilken befattning eller befattningar som den anställde har haft i företaget. Redogör också helt kortfattat vad den anställde har haft för arbetsuppgifter. Har den anställde haft en lång tid i företaget kanske hon har haft olika uppgifter och befattning, ansvarsområden och liknande. Berätta om eventuella befordringar och förtroendeuppdrag. Objektiva och korrekta värderingar. Berätta om hur den anställde har uppfyllt företagets högt ställda krav, exempelvis ”NN har utfört sina ansvarsuppgifter och arbetsuppgifter på ett mycket förtjänstfullt sätt”. Tala om hur samarbete och samspelet med gruppen, kollegor och chefer har fungerat. Hur den sociala kompetensen fungerar helt enkelt. Ansvar och samarbete är nyckelord för många arbetsgivare. Berätta om den anställde har haft kundkontakter och övriga externa kontakter och relationer och om hur dessa i så fall har sköts. Berätta också om förändrings- och utvecklingsbenägenheten och hur flexibel den anställde har varit. Denna punkt är rätt viktig för många arbetsgivare. Om den anställde har haft en chefsroll eller ledarroll skall det alltid tydligt framgå hur den anställde har fungerat i sin ledarroll och chefsroll. Detta skall du berätta om ur många olika vinklar då chefs- och ledarroller är mycket komplexa. I detta fall kan du exempelvis ta hjälp av chefens kompetenshjul i detta kompendium och gradera de olika delarna. Det är också viktigt att du gör en punktlista upp de olika ansvarsuppgifterna som chefen har haft. Ett chefsbetyg är viktigt och en mycket viktig handling för den anställde. 5 Ett betyg kan exempelvis alltid avslutas med följande ord: ”…Varför vi varmt kan rekommendera NN till liknande arbetsuppgifter och tjänster till de som har behov av hans tjänster i sin organisation”. Tala också om vem i företaget som kan lämna och stå till tjänst med referenser, exempelvis ” …undertecknad står gärna till tjänst med ytterligare referenser”. Till sist, tänk på att den anställde faktiskt har sin fulla rätt att få ett nytt skrivet betyg om hon inte är nöjd. Detta kan bero på alltför negativa omdömen och värderingar där den anställde kan komma i dålig dager. Tänk därför på att aldrig använda negativa värderingar i dina omdömen i ett formellt Tjänstgjöringsbetyg. 6 Följande HeadCom Chefsguider™ har utgivits av HeadCom Education Concept; 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 8-punkts strategi för nya arbetsledare och chefer. Självpresentation och autenticitet. Ansvar och ansvarsfördelning. Motivation och om konsten att motivera. Den Lärande Organisationen. Konkreta konfliktlösningar. Arbetsledningen i ett förändringsarbete. Att bygga DreamTeam. Medarbetarsamtal. Att ge Feedback. Mentorskap och Fadderskap. Empati och Respekt i ledarskapet. Ledarskapets tre grundbultar. Betyg och Intyg. Rekrytering och rekryteringsprotokoll. Regelbunden information och infomöten. Skiftformer och schemaläggning. Att skapa och organisera förbättringsgrupper. Att gradera kompetens. De fem kompetensnycklarna. Definition Personalansvar. Kurs- och presentationsteknik. FIRO-modellen. Joharis fönster. SSM, Sensible & Smart Management. Fokus på bra medarbetarskap. Att utveckla sin erfarenhet. Företagsorganisation Utveckling av effektivare team. Att bedöma chefer, ledarskapet och tjänster i organisationen. 31. Internutbildning HeadCom Education Chefsguider i serien om Personalansvar är skriven Sven-Erik Nyberg ©. All rights reserved HeadCom Solutions 2013. Personal- och Chefsutveckling 7